Médecins sans frontières Suisse

Eté, automne 2006
Olaf Berkhuijsen
Médecins sans frontières Suisse
Centre de documentation (CEDOC)
Rapport de Stage
(partie A)
Tous droits réservés,
©Copyright 2006 par Olaf Berkhuijsen
Ce travail a été réalisé au Département Information documentaire, Haute Ecole de Gestion de Genève
Eté, automne 2006
Département Information documentaire
Haute Ecole de Gestion de Genève
Rapport de stage MSF
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O.Berkhuijsen
Partie A
Présentation générale de Médecins sans frontières
Médecins sans frontières est une ONG fondée en 1971 par des médecins, des journalistes et
des bénévoles soucieux de travailler en faveur des populations en difficulté. Son but : œuvrer
en faveur de populations en détresse, victimes de catastrophes quelles que soient leur nature :
la famine, des épidémies, la guerre, l’exil. MSF cherche également à sensibiliser l’opinion
publique du sort de ces populations civiles livrées à elles-mêmes et souvent délaissée des
médias.
MSF Suisse est installé depuis 1984 en Suisse. Les missions de MSF Suisse sont réparties sur
cinq terrains d’action appelés « desk ». Chaque desk coordonne avec les expatriés, présents
sur le terrain, l’aide destinée aux populations (par exemple, le desk 3 intervient au Niger, en
République du Congo et en Ouganda). Enfin le desk urgence agit dans les situations de crise.
Le centre de documentation de MSF Suisse
Le centre de documentation de MSF Suisse « CEDOC » est rattaché au département de la
communication de l’organisation. Il emploie quatre personnes, soit l’équivalent environ à trois
postes à 100% et une bénévole à 50%.
Le CEDOC a pour mission de collecter des documents en relation avec les différents terrains
d’action de MSF Suisse ainsi que des informations se rapportant à l’organisation en général.
Le centre de documentation doit rassembler les connaissances utiles pour l’aide destinée aux
populations en difficultés. Par la collecte et la diffusion d’informations, les besoins des
populations en danger peuvent être connus et circuler à l’intérieur de l’organisation.
L’information peut aussi servir à évaluer les risques que peut représenter l’engagement de
MSF dans des contextes de difficiles. Pour répondre à ces exigences, différents types de
document sont conservés : des monographies, des articles de presse, des documents
audiovisuels, des cdrom selon une classification propre à ce type de fonds1
Chaque jour, un important travail de veille est réalisé par les documentalistes à partir des
quotidiens romands, des dépêches d’agences de presse, ou des organisations internationales
comme l’ONU. Son but est de recueillir des informations de différentes natures, quelles soient
d’ordre politique, en rapport avec les pays où MSF intervient, relatives au domaine
géopolitique, humanitaire, médical et social. L’information est ensuite envoyée aux personnes
concernées. A la fin de chaque mois, les informations concernant chaque pays sont regroupées
et structurées selon un modèle bien précis. La table des matières, les différents titres, le corps
du texte sont agencés de la même manière.
D’autres tâches sont effectuées quotidiennement au CEDOC, propre à tout centre de
documentation, c’est-à-dire l’acquisition de nouveaux documents, le prêt, la gestion des
collections et les renseignements aux usagers. De plus, un travail de mise en valeur et de
diffusion de l’information est fait : envois de listes des nouvelles acquisitions, envois par la
bibliothèque opérationnelle2 de livres sur des thématiques bien définies. De même que des
1
Les documents sont classés en trois catégories : médicale, logistique et administration, géopolitique
La « BIBOP » se charge de commander et d’envoyer dans les différents pays des documents utiles à la gestion
et à l’organisation des missions.
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documents sont indexés et catalogués dans la base du CEDOC ou simplement rangés dans des
classeurs selon une thématique bien définie.
Le CEDOC consacre également une place importante aux périodiques et quotidiens : environ
50 périodiques sont disponibles, en format électronique et/ou en format papier. Ces
périodiques couvrent des domaines spécifiques à l’organisation. Outre les revues spécialisées,
on trouve des publications d’autres organisations oeuvrant dans l’humanitaire.
Les usagers du CEDOC sont les employés de l’ONG (le CEDOC n’est pas ouvert au public).
Les expatriés sont « briefés » avant leur départ sur le terrain. Les documentalistes leur
présentent les informations concernant les problèmes présents dans le pays dans lequel ils se
rendent. De plus, des dossiers d’informations générales3 sont régulièrement envoyés à ces
délégués en mission.
Le centre de documentation conserve aussi des informations médicales, techniques et légales
qui témoignent de l’action et des différentes « expériences » de MSF au cours des 35 ans
d’existence, bien que le CEDOC ne soit pas une bibliothèque de conservation. Cette partie du
fonds regroupe des informations utiles pour ceux qui coordonnent les missions depuis le siège
de Genève.
Les ressources du CEDOC sont également utiles pour faire connaître l’organisation à
l’extérieur, notamment pour la « recherche de fonds » ou le département de la
communication.
Le CEDOC a pour projet de changer son catalogue « Westhèque ». Celui-ci n’est plus très
performant et est uniquement consultable depuis les ordinateurs des documentalistes. Le
choix d’un nouveau catalogue se portera sur un logiciel libre. Les collaborateurs auront un
accès au catalogue depuis leur poste de travail. Le CEDOC prévoit de former les
collaborateurs à l’utilisation du catalogue. Pour mener à bien ce projet : les notices devront
être exportées vers la nouvelle base de données. Certains périodiques existant seront intégrés
dans la base de données, d’autres notices, en revanche, seront désherbées. Un travail de
réflexion sur la manière d’indexer sera fait. Le thésaurus « Westhèque » ne répond pas
toujours à la demande et aux exigences de l’organisation.
Le centre de documentation a aussi l’intention de numériser des cassettes VHS dont la
pérennité n’est pas assurée. Le CEDOC doit également effectuer un désherbage par souci de
garder des documents récents et parce que sa surface est limitée.
Travail accompli
Durant mon stage, j’ai effectué des tâches de manière régulière et répétitive que j’ai pu
organiser, plus ou moins, à ma manière. En revanche, d’autres travaux, je les ai réalisés qu’à
une seule reprise.
Une de ces tâches régulières consistait à enrichir le fonds documentaire. Un travail de
sélection d’articles de presse pertinents était fait dans des périodiques. Pour cela il fallait
survoler l’article, voir la problématique générale soulevée dans le texte et dans les parties qui
présentaient le sujet de l’article. Ces documents étaient ensuite indexés selon les usages du
3
Des « country report »et des « country profile » sont envoyés. Ces documents de « The Economist » décrivent
un pays au niveau socio-économique, politique ainsi que d’autres aspects importants de ce pays.
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CEDOC. Un document est, en priorité, classé par lieu géographique avant d’être classé par sa
thématique sujet4.
Une tâche, quasi quotidienne a été le catalogage des documents. Ces documents sont sur
différents supports : monographies, publications d’organismes humanitaires, cdroms destinés
aux personnels soignants ou aux populations elles-mêmes, DVD, cassettes VHS contenant des
reportages ou des documentaires (beaucoup de documents hors commerce).
Il fallait d’abord, référencer le document dans la base de données appropriée (vidéo ou
document). Pour un document audio-visuel une dizaine de champs était à remplir : titre,
émission, réalisateur, genre, durée, etc. Un résumé venait compléter la description. Mon
objectif était de décrire le document de telle sorte que l’on puisse rapidement savoir de quoi il
s’agissait. Mais aussi, utiliser les mots typiques qui caractérisent au mieux le document (en se
mettant à la place de l’usager). Sur l’Internet, des informations utiles pour la description des
documents peuvent être touvés. Des librairies en ligne contiennent des présentations de DVD
et de livres. En revanche, pour des documents provenant de petites ONG ou dans le cas de
reportages de télévision, il est nécessaire de visionner une partie du film, pour chercher à en
extraire l’essentiel. Dans le but d’obtenir des réponses pertinentes lors de la recherche d’un
document.
La dernière étape consistait à décrire le document en fonction d’une liste de vocabulaire
contrôlé du thésaurus. Comme pour le résumé, il fallait trouver les mots qui viennent
spontanément à l’esprit de l’usager, par une description générale qui couvre, au plus près, la
thématique du document. A mon sens, le thésaurus comporte des lacunes : l’ajout de certains
termes spécifiques, utile dans le contexte de MSF, auraient été nécessaire.
Ensuite, il fallait équiper le document selon une manière propre au cahier des procédures.
J’ai également effectué des tâches dont le but était la circulation et la valorisation des
ressources utiles aux collaborateurs. J’ai régulièrement envoyé sur le terrain les rapports EIU
(Economist Intelligence Unit). Ces documents sont mis à jour régulièrement et apportent un
éclairage sur les pays où MSF est présent.
Un autre travail de valorisation des ressources consistait à mettre en forme la compilation de
la veille. Cette tâche devait être faite à la fin de chaque mois. La table des matières, les
différents titres, le corps du texte devaient être structurés selon une procédure bien définie.
Un des objectifs du stage consistait à revoir le cahier des procédures. Ce cahier contient une
dizaine de marche à suivre pour effectuer différentes tâches. Par exemple, pour équiper un
support vidéo ou pour mettre en forme la compilation de la veille : une démarche précise est
demandée. C’est en utilisant ces procédures qu’il fallait voir si elles étaient claires et logiques.
Au total, je n’en ai utilisé que trois. J’ai modifié certaines instructions. Mais, en général, elles
me semblaient compréhensibles. A mon avis, il ne fallait pas rajouter trop de détails dans la
mesure où ceux-ci pourraient compliquer les procédures. Certaines modifications que j’ai
apportées ont été acceptées d’autres, en revanche, ont été jugé inutiles.
Le CEDOC m’avait également confié la tâche de réorganiser la présentation des périodiques
géopolitiques et médicaux en format papier. J’ai cherché à les classer en grandes catégories :
les quotidiens, les hebdomadaires, les mensuels, les revues spécialisées. Malheureusement,
ma manière de faire n’a pas été retenue. A mon sens, cette disposition était claire et suivait
4
Un article traitant de la misère au Soudan sera classé sous « Soudan » et non sous « Poverty »
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une certaine logique mais mes arguments n’ont pas suffi à convaincre la documentaliste en
charge des périodiques.
On m’a également demandé de faire des propositions d’acquisition de monographies pour le
fonds géopolitique. J’ai fait des recherches bibliographiques dans des librairies virtuelles. Ma
priorité était de privilégier les ouvrages récents et capables d’apporter un éclairage approfondi
et synthétique sur les pays concernés. La sélection d’ouvrages a été jugée pertinente.
Pendant mon stage, je me suis rendu à la bibliothèque de l’IUED pour voir si elle contenait
des ressources documentaires utiles pour les collaborateurs de MSF. J’ai remarqué qu’une
partie du fonds correspondait avec les thématiques de MSF ; notamment en rapport avec la
faim, l’aide alimentaire, la prévention des maladies et la santé publique. J’ai présenté à une
des documentalistes les fonds qui me semblaient avoir une valeur pour le CEDOC et pour
l’action de MSF.
L’ambiance de travail à MSF est agréable et je me suis senti à mon aise dans cette
organisation. Les collaborateurs sont motivés par ce qu’ils font. Pour ma part, cela faisait
longtemps que je voulais travailler dans l’humanitaire. Le travail était varié et en rapport
direct avec ce qui se passe dans le monde et je pouvais, en partie, l’organiser à ma manière.
Toutefois, je regrette le manque de disponibilité de certaines personnes pour répondre à mes
questions qui, à mon sens, avaient une utilité pour la réalisation de mon travail.
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