REDIGER DES COURRIELS EFFICACES J1

Le courriel et moi ?
Atelier pratique
de réécriture de courriels
Les bonnes pratiques
Gérer ses mails
REDIGER DES
COURRIELS
EFFICACES
J1
Comment Bien utiliser sa
messagerie ?
Faciliter la lecture des mails
Mieux rédiger
XD_2012_FORM_rediger_courriel_efficace_J1.mmap - 22/09/2015 -
reconnaît la valeur juridique du
document électronique
Loi n°2000-230 du 13 mars 2000
portant adaptation du droit de la preuve
aux technologies de l'information et
relative à la signature électronique.
• redéfinit la preuve littérale admise par
le droit français en élargissant la
définition à l'ensemble des supports, y
compris électroniques• règle les litiges
en matière de preuves littérales
• définit la signature électronique.
Cette loi est complétée des décrets n°
2001-272 du 30 mars 2001 et décret
n°2005 du 10 août 2005
Valeur Juridique
Affaire suivie par
obligation de réponse
Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000
Signature
qualité
Prénom+Nom
Obligation de transmission
LOI n° 2013-1005 du 12 novembre 2013
Sauf exceptions, le silence de
l'administration vaut acceptation
Date entrée en vigueur
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La cible
Se fixer un objectif
et le tenir
Les choix rédactionnels
Le bon canal
Nom en majuscules
début mail
+courte
Restez poli
La formule de politesse
Gestionnaire d'absence
pour les longs échanges =
une seule salutation
coordonnées de la personne à contacter
en votre absence
Date de retour
Attention à l'orthographe
Les composants
Outlook
S'identifier
La signature
message
juridique
Environnemental
Les bonnes pratiques
Bon destinataire
Ouvrir sa messagerie 1 à 2X par jour
Eviter le multitâches
Lister les tâches pour grouper les envois
à une même personne
Ne pas céder à l'émotion et
répondre à chaud
Un seul sujet /mail
organiser réunion
ne pas utiliser le mail !
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agenda partagé
Google Docs
travailler sur un document
Centraliser l'info
doodle
organisation
tracabilité
hub
retour conversation téléphonique
Evite les aller retour de mail et de
version de fichier
30% - rapide
la lecture sur écran
Scannage/balayage
manque de temps
liste à puces
ATTENTION AUX MAJUSCULES
Arial
Code typographique
Police de caractère
Times New Roman
Calibri
Evitez l'italique
découper en paragraphes
Faciliter la lecture des mails
Structurer son mail
Mini Plan
Mettre en gras les informations importantes
Court
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Mail
Phrase
4 à 5 lignes
10 à 15 mots
Chronologique
SPRI
Ne pas laisser le champ vide
Spam
Mot d'action
Plus direct
+court
Mettre le texte uniquement dans le mail
si on connait bien la personne ex : Viens
tu à la réunion du 18/02 ?
tag
/projet
/domaine
Répondre
Comment Soigner
l'objet du courriel
Re
Si votre message, nécessite une
réponse, indiquez plutôt RSVP («
répondre s’il-vous-plaît ») dans l’objet
Mieux rédiger
Mention
Info
PVI
PTI
Pour avis
Urgent
Répondre dans l'objet quand c'est court,
ex. CONFIRMÉ_FDM qui veut dire Fin De
Message : pas nécessaire de relire le
corps du message (avec personnes
familières).
reprendre l'intégralité
répondre à un mail
répondre dans le corps du mail dans
une couleur différente
Du bon usage des émoticons
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Mettre en italique copie à ...lorsque les
destinaires en copie sont peu nombreux
La fonction cc : copie carbone
Bien choisir les personnes en copie pour
ne pas les inonder de mails
utile pour Marché public
Faire attention
La fonction cci: copie
carbone invisible
Ne pas modifier le message initial
Compresser le fichier (ex :zip)
transmettre
Transmettre un dossier composer de fichiers
FTP
Attention confidentialité
Free
OVH
Ex
Service en ligne
Transmettre un fichier volumineux (>10 Mo
Transmettre une pièce jointe
volumineuse
Comment Bien utiliser sa
messagerie ?
les pièces jointes
Messagerie instantanée
Référentiel interopérabilité
les formats
réception
lecture
Accusé
Modèles
Les listes de distribution
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Toucher
Méthode TTC
Traiter
Classer
boite de réception
Actions
En Attente
Archives
Dossiers
Mieux organiser sa messagerie
Tmp 2012
GTD
Newsletters
Pensez à la vider
Corbeille
Vider sa boite de réception
Utiliser le moteur de recherche
Gérer ses mails
Principes
Répondre si <2min
Newsletter
Les règles de message
Gérer sa boite mail: les fonctions de tri
Ne pas tout conserver dans sa
messagerie mais traiter l'information et
la rerouter au bon endroit
Mieux traiter ses mails
Transformer un mail en tâche
Exercice
choisir le bon moment
Ne pas répondre du tac au tac
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Mieux répondre aux mails