7.2. Relations

7.2 Relations avec nos fournisseurs et prestataires
de services
> Accueillir un visiteur
Questions-clés à se poser
?
• Cette personne seule dans le couloir, est-ce un
collaborateur d’Infrabel ou un visiteur qui devrait
être accompagné ?
• Suis-je sûr que le visiteur que j’attends est bien
renseigné (transports en commun à proximité,
parking, accès auquel il doit se présenter, salle de
réunion réservée) ?
• Dois-je prévoir un gilet jaune et/ou des équipements
de protection individuelle (chaussures de sécurité,
casque…) ?
!
Signaux d'alerte
• Je laisse des visiteurs se déplacer dans nos
infrastructures sans veiller à ce qu’ils soient
accompagnés.
• Je n’ai pas informé mon visiteur des règles de
sécurité en vigueur.
Quelles sont les règles et principes à suivre lors de la
passation et de l’exécution de marchés ?
ff Contexte
Pour mener à bien ses missions, Infrabel sollicite le concours
d’autres entreprises : fournisseurs, entrepreneurs, sous-traitants,... Le terme « fournisseur » utilisé dans le texte ci-dessous
concerne aussi bien les entreprises de travaux et de services que
de fournitures. En tant qu’entreprise publique, elle est soumise à
la législation sur les marchés publics qui impose des critères et
des procédures de sélection très stricts.
Ce chapitre comprend, outre le rappel de certaines dispositions et de principes légaux, des règles de nature déontologique à respecter lors des différents stades de la passation
et de l’exécution de marchés de fournitures, de travaux et de
services.
Ce chapitre s’applique à tous les membres du personnel
d’Infrabel qui interviennent dans la passation et l’exécution
des marchés. Il s’applique donc dès la publication du marché,
pendant la sélection des candidatures, la rédaction du cahier
spécial des charges, l’analyse des offres et les négociations
associées. Il s’applique également jusqu’à la fin de la phase
d’exécution du marché.
Ces règles relèvent exclusivement des relations entre les collaborateurs d’Infrabel et leur hiérarchie. Elles ne peuvent donc
en aucun cas être considérées comme génératrices de droits
au profit de tiers, et ne sont donc nullement opposables à
Infrabel par ceux-ci.
Le présent chapitre s’applique sans préjudice des dispositions
législatives et réglementaires en matière de marchés, des dispositions du code pénal et de celles contenues dans le statut
du personnel et ses règlements d’application.
98
99
Chaque dirigeant d’une unité concernée par cette matière
est tenu :
• de veiller à ce que les collaborateurs de son unité concernés
par l’application de la réglementation des marchés aient une
connaissance suffisante de cette matière.
• de porter le contenu de cette partie à la connaissance
des collaborateurs de son unité susceptibles de devoir
l’appliquer.
Je considère toujours le service responsable du marché (I-P,
I-I.61 ou I-AR.3) comme un partenaire privilégié dans les relations avec le fournisseur. Je n’hésite pas à lui poser mes questions en cas de doute sur ma manière d’agir.
Tout document contractuel doit être traité avec le niveau
« confidentiel » selon la politique d’Infrabel relative à la protection de ses informations :
• les documents générés lors de la phase de passation des
marchés (cahier spécial des charges, offres, procès-verbaux
de réunions de négociation, lettres, fax, e-mails entre
Infrabel et le fournisseur).
• les documents générés pendant la phase d’exécution des
marchés (commandes, factures, notes de réunion, échanges
de courriers).
Je m’informe du contenu des documents relatifs à la procédure d’Infrabel sur la protection des informations pour savoir
quelles sont les mesures à prendre pour gérer cette information avec ce niveau « confidentiel ». (voir annexe 2 Références
et documents, p.160)
Je prends entre autres les dispositions suivantes :
• Je mets les documents contractuels dans une armoire fermée
à clé lorsque je quitte le bureau pour une longue période.
• Je veille à ne pas parler de sujets relatifs à un marché dans un
lieu public, en particulier dans le train, sans avoir préalablement
vérifié qui se trouve à proximité.
100
ff Marche à suivre
Dans toutes mes relations avec les fournisseurs d’Infrabel, je
veille toujours à agir dans l’intérêt de notre société. Je prends
soin de traiter avec impartialité les entreprises qui participent
ou qui sont susceptibles de participer à des procédures de
marché public.
7.2.1 Consultations informelles
La consultation du marché s’effectue par le biais des procédures
de passation de marchés prévues par la législation. Je m’abstiens donc de prendre, avant d’entamer la procédure, des
contacts informels avec des candidats potentiels à l’obtention
d’un marché si ces contacts sont susceptibles de procurer un
avantage à ceux-ci dans le cadre d’une procédure à venir, ou
risquent de mettre à défaut la stratégie d’achat d’Infrabel.
De tels contacts informels pourront avoir lieu si leur objectif est
exclusivement de s’informer sur l’état du marché dans le secteur concerné. Ils devront en tout cas demeurer très limités et
avoir lieu en concertation avec les services responsables des
marchés. Il se peut en effet qu’une autre procédure d’achat
similaire soit en cours de passation de marché et que, dans ce
cas, il faille attendre avant de s’adresser au fournisseur.
Dans le même esprit, je respecte les processus de passation
des marchés définis par Infrabel, et je veille à ne pas perturber
les actions des services responsables des marchés dans le but
d’obtenir les meilleures conditions contractuelles pour Infrabel.
101
7.2.2 Lors de la passation de marchés
Le service responsable du marché, en tant que garant du respect de la législation sur les marchés publics, coordonne l’ensemble des activités en collaboration avec le client interne et
les autres services intervenant dans cette procédure.
Ce service gère aussi les contacts avec les fournisseurs.
L’avis de marché, le cahier spécial des charges et tous les
documents du marché doivent être rédigés dans le souci d’assurer un résultat optimal pour Infrabel, ainsi que le respect des
principes de concurrence et d’égalité de traitement entre les
soumissionnaires potentiels.
Je ne peux en aucune façon associer une firme ou une personne
physique étrangère à la société à la rédaction de ces documents
sauf dans des cas exceptionnels en accord avec le service responsable du marché.
Je n’appliquerai la procédure négociée sans publicité préalable
(= sans ouverture totale à la concurrence) que dans les hypothèses
énoncées limitativement par la loi. Même dans l’hypothèse où
l’absence de publicité préalable est autorisée par la loi, je veille
à consulter, si possible, plusieurs firmes. Le choix de ces firmes
doit se faire de façon objective.
• Je m’abstiens de fournir à tout fournisseur des informations
qui pourraient le favoriser par rapport à ses concurrents
dans le cadre de la procédure. En cas de besoin d’information
à communiquer au fournisseur, ou en cas de questions à lui
poser, je m’adresse au service responsable du marché, qui
transmet lui-même ces informations selon les procédures
conformes à la législation sur les marchés publics. Ce service
s’engage à me transmettre les réponses du fournisseur.
Si je suis chargé d’analyser des candidatures, je le fais avec
minutie et impartialité, en me fondant sur les critères de sélection préalablement fixés dans la publication de marché.
102
Si je suis chargé d’analyser des offres, je le fais avec minutie et
impartialité, en me fondant sur les critères d’attribution préalablement fixés dans le cahier spécial des charges.
Je respecte une grande discrétion dans tous les contacts avec
des tiers à la société, ainsi d’ailleurs qu’avec les membres du
personnel non concernés par le marché en cours de passation.
En particulier, je ne fournis aucun renseignement à aucun tiers
(y compris les soumissionnaires eux-mêmes) sur le nombre et
le contenu des offres, sur l’identité des soumissionnaires et sur
le processus interne d’analyse et de comparaison des offres.
Dans le cas de certaines procédures de marchés publics, des
réunions d’information peuvent être organisées avec les candidats sélectionnés en vue de leur fournir des explications sur
le contenu des documents du marché. Ces réunions sont toujours organisées par le service responsable du marché, avec la
présence des représentants du service technique.
En cas de négociations avec plusieurs soumissionnaires,
je veille à ce que chacun dispose des mêmes opportunités
d’améliorer éventuellement son offre.
Exemples :
• Toute demande de remise d’un nouveau prix doit s’effectuer
par le service responsable du marché, par écrit et de façon
identique pour chacun.
• On ne peut permettre à un soumissionnaire d’améliorer
substantiellement son offre sans donner la même
opportunité, si possible, aux autres soumissionnaires avec
lesquels la négociation est poursuivie.
Les services concernés rédigent un rapport de comparaison
des offres. Ce rapport, dûment motivé, doit proposer une argumentation aussi claire et précise que possible sur la comparaison des conditions contractuelles de chaque offre en se basant
sur les critères d’attribution du cahier spécial des charges.
103
7.2.3Lors de l’exécution d’un marché
7.2.4Conflits d’intérêts en matière de marchés publics
Si je suis chargé de l’exécution d’un marché (par exemple la surveillance de l’exécution de ce marché ou la gestion du contrat),
je veille à tout moment à préserver les intérêts de la société,
notamment lors de l’examen des quantités exécutées, de l’analyse des états d’avancement, des vérifications et réceptions,…
Je veille également à respecter les conditions contractuelles.
En cas de nécessité d’adaptation de ces conditions, je prends
contact avec le service responsable du marché de sorte que
ces changements de conditions soient négociés de manière
favorable pour Infrabel.
Je vérifie avec minutie la bonne exécution par l’adjudicataire
de toutes ses obligations contractuelles et prends les mesures
légales adéquates lorsque des manquements sont constatés.
Questions-clés à se poser
?
• Est-ce je connais le service compétent (I-P, I-I.61
ou I-AR.3) pour conclure les marchés avec les tiers
prestataires ?
• Si je suis impliqué dans une procédure de sélection,
suis-je au courant de la procédure à respecter ?
!
Signaux d'alerte
• Je rédige un appel d’offres « sur mesure » pour un
prestataire que j’aurais préalablement choisi.
• J’ai promis à une entreprise x ou y d’obtenir un
marché auprès d’Infrabel.
104
Je connais un bon consultant en informatique. C’est le frère
d’un ami à moi. Puis-je faire appel à ses services ?
ff Contexte
Dans les relations avec des fournisseurs potentiels ou existants, un conflit d’intérêts peut survenir, quand le jugement
d’un membre du personnel peut être influencé au détriment
des intérêts d’Infrabel. La loi définit les cas dans lesquels une
personne se trouve en conflit d’intérêts (voir annexe 4, p.174).
Infrabel compte sur tous ses collaborateurs pour qu’ils soient
vigilants dans la conduite des affaires d’Infrabel et qu’ils soient
transparents dans le cas où un conflit d’intérêts viendrait à
surgir. L’objectivité des décisions prises par les membres du
personnel d’Infrabel doit être préservée tant en réalité qu’en
apparence.
Les membres du personnel doivent garder à tout moment leur
indépendance et leur objectivité de jugement par rapport à
des partenaires (potentiels), de façon à pouvoir agir dans le
seul intérêt d’Infrabel. Ils n’utilisent donc jamais leur position
dans l’entreprise pour obtenir des avantages indus et observent la discrétion et la retenue qui sied à leur fonction.
De même, les responsables d’équipe appliquent avec rigueur
et conscience les procédures établies pour garantir l’objectivité des décisions qu’ils sont amenés à prendre, en particulier
dans les procédures de passation et/ou d’exécution des marchés publics.
Ils ne tolèrent aucune forme de discrimination. Les responsables d’équipe impliqués dans une procédure de passation et/
ou d’exécution de marché s’abstiennent de toute attitude susceptible d’entacher la procédure d’un soupçon, fondé ou non,
de partialité, de favoritisme ou d’iniquité.
105
ff Marche à suivre
Mes intérêts personnels ne doivent pas interférer dans le traitement des opérations que je mène pour le compte d’Infrabel
ni créer une situation de conflit d’intérêts.
Celle-ci s’entend de toute situation dans laquelle mon pouvoir
d’appréciation ou de décision est susceptible d’être influencé
par la prise en considération d’intérêts nés de l’existence de
liens directs ou indirects que j’ai, à titre personnel, avec un
fournisseur. Ces liens sont directs lorsque je suis personnellement impliqué, indirects lorsqu’ils concernent des membres de
ma famille ou des proches.
Je suis informé et prends en compte le contenu de l’article 10
de la loi du 24.12.93 relative aux marchés publics (voir annexe 4,
p.174). Pour toute précision sur l’implication de cette disposition,
je peux consulter le service I-F3 (Legal Affairs).
Par ailleurs, à l’occasion des contacts suivis qui s’instaurent
avec un fournisseur, je peux être amené à nouer des liens
d’amitié avec mes interlocuteurs. Le domaine de ces relations
amicales ne peut, sans précaution, coïncider avec celui de mes
relations professionnelles au risque de donner l’impression
qu’un favoritisme personnel a guidé notre décision.
Si je noue des liens d’amitié avec un fournisseur, j’en informe
mon responsable d’équipe et le service responsable du marché. Je me garde également de toute intervention dans la relation commerciale menée avec ce fournisseur pour le compte
d’Infrabel, sauf autorisation écrite de ma hiérarchie.
Questions-clés à se poser
?
• Que dois-je faire si je sais qu’un fournisseur est
un ami personnel ou un parent du collaborateur
d’Infrabel chargé de la sélection ?
• Si le fournisseur est un ami personnel, cela affecterait-il
la qualité de mon travail au sein d’Infrabel ?
• Mes collègues penseraient-ils que cela peut affecter
la qualité de mon travail ?
• Est-il possible que ma relation avec le fournisseur procure
un quelconque avantage à moi-même ou à ma famille ?
• Y a-t-il un risque que cela influence une prise de
décision de ma part chez Infrabel ?
• Ai-je le sentiment d’une quelconque obligation vis-à-vis
du fournisseur ?
• Serais-je dans l’embarras si mes collègues chez Infrabel
étaient au courant de la situation?
!
Signaux d'alerte
• L’entrepreneur retenu n’offre pas les meilleurs
conditions/prix.
• Certaines conditions déterminantes ne figurent pas
explicitement dans l’offre.
• Je me sens gêné vis-à-vis de mes collègues
concernant des avantages que j’ai reçus d’un
fournisseur.
106
107
7.2.5Cadeaux et gratifications
ff Marche à suivre
Un entrepreneur veut m’offrir un cadeau d’une valeur
symbolique. Suis-je obligé de le refuser ?
En tant que responsable d’équipe, je souhaite offrir un cadeau
à un client. Est-ce autorisé ?
Je peux accepter un cadeau, pour autant que cela ne me
donne pas le sentiment d’être redevable de quelque chose ou
puisse être interprété comme un moyen de me rendre redevable de quelque chose.
ff Contexte
Pour déterminer ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas, je
fais preuve de discernement et de prudence. En cas d’incertitude, je demande conseil à mon responsable. Pour éviter toute
ambiguïté :
• Je n’accepte que des cadeaux d’usage d’une valeur
symbolique qui ne peuvent être interprétés que comme une
manifestation de courtoisie. En cas de doute, je n’hésite pas
à demander l’avis de mon responsable d’équipe.
• Je refuse poliment mais fermement les cadeaux qui, au
regard de ces règles, apparaissent comme déplacés. Dans le
cas où l’expression d’un tel refus pourrait apparaître délicate,
j’en réfère à mon responsable d’équipe.
Pour autant qu’un collaborateur fasse preuve de bon sens et
de mesure et que son objectivité n’est pas altérée, les cadeaux
de valeur symbolique, destinés à servir les relations d’affaires,
sont généralement acceptables.
Une petite attention, cadeau ou faveur permet d’exprimer son
estime, une certaine reconnaissance. Soit sous forme tangible,
matérielle, soit sous forme de divertissements, de réductions,
de conseils professionnels gratuits ou de cours. Le fait d’accepter des dons ou des cadeaux peut toutefois mettre en danger Infrabel, son indépendance et son intégrité.
Par ailleurs, les usages professionnels veulent parfois que l’on
offre un cadeau à un partenaire commercial ou à un client.
Je ne sollicite aucun don ni aucune contribution auprès des
fournisseurs.
Je m’abstiens de bénéficier ou de faire bénéficier quiconque,
à titre personnel, de prestations ou d’avantages financiers
offerts par des fournisseurs, actuels ou potentiels, de notre
société.
S’il s’agit d’offrir un cadeau, les responsables d’équipe d’Infrabel privilégient les cadeaux symboliques (portant le logo
d’Infrabel) et à usage strictement professionnel. Ces cadeaux
à destination des partenaires professionnels externes peuvent
être demandés au service Corporate & Public Affairs.
>>>
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109
> Cadeaux et gratifications
Questions-clés à se poser
?
• Pourquoi ce genre de cadeau, à cette date ?
• Quelle est la motivation de la personne qui fait le
cadeau ?
• La personne qui m’a offert le cadeau attend-elle une
prestation en échange de ce cadeau ?
• Le cadeau n’est-il pas trop coûteux eu égard à la
situation ?
• Le cadeau est-il susceptible d’influencer mon
objectivité ?
• Mon impartialité serait-elle compromise d’une
manière ou d’une autre ou donnerait-elle aux autres
l’impression d’être compromise ?
• Cela poserait-il un problème, ou serais-je embarrassé
si je devais révéler le cadeau à mes collègues ou à
mes amis ?
7.2.6Invitations à des événements, séminaires et
voyages d’étude
J’ai été invité par un de nos fournisseurs à un événement sportif
qui aura lieu à Paris. Il paiera tous les frais, y compris les frais
de déplacement et de logement.
Un fournisseur m’invite à visiter son usine.
Puis-je accepter ces invitations ?
ff Contexte
Dans le cadre des relations professionnelles courantes avec
ses partenaires, les collaborateurs d’Infrabel sont parfois invités
à participer à des événements extérieurs, qu’il s’agisse d’événements sportifs, culturels, sociaux ou de séminaires ou voyages
d’étude. Chacun envisage sa participation éventuelle en fonction de l’intérêt d’Infrabel et se comportera en représentant de
l’entreprise.
Les invitations de tiers ne seront pas considérées comme
modestes et raisonnables si elles suscitent un sentiment ou
une impression d’obligation dans le chef du bénéficiaire.
!
Signaux d'alerte
Il est interdit d’offrir, donner ou recevoir un cadeau,
divertissement ou autre chose de valeur si:
• cela constitue une infraction à des lois ou
règlements.
• cela se fait en liquide ou d’une manière équivalente
(ex: chèques-cadeaux, emprunts, actions ou options
sur actions).
• quelque chose est exigé en échange du cadeau
(même si la valeur du cadeau est dérisoire).
110
111
ff Marche à suivre
Je n’accepte de participer à des événements sportifs, culturels
ou sociaux auxquels je suis invité à titre gracieux par des fournisseurs actuels ou potentiels d’Infrabel que pour autant que
ces événements :
• soient raisonnables et modestes en termes de valeur, non
seulement la valeur d’un événement unique mais également
la valeur totale des événements sur une période d’un an,
• ne puissent pas être interprétés comme une compensation
d’un service rendu ou espéré,
• aient une justification commerciale pertinente,
• ne soient pas cause d’embarras pour l’entreprise ou le collaborateur au cas où ces divertissements étaient rendus publics.
Lorsqu’une invitation implique des déplacements importants ou
d’une durée inhabituelle, ma participation doit être autorisée par
mon responsable d’équipe sous forme d’un ordre de mission.
Questions-clés à se poser
?
• L’événement s’inscrit-il dans le cadre normal de
la relation professionnelle établie (par ex. une
tradition) ?
• Ai-je le sentiment de bénéficier d’un privilège ou
d’une faveur ?
• Ai-je une idée de la valeur économique de l’invitation
qui m’est adressée ?
En cas de doutes, mon responsable d’équipe pourra contacter
le Compliance Officer pour avis.
Lorsque l’invitation émane d’une entreprise qui est candidate
ou soumissionnaire à une procédure en cours, nous nous abstiendrons d’accepter quelque invitation que ce soit.
Dans le cas d’une visite d’usine, d’un audit technique d’un
fournisseur, ou encore d’un voyage d’étude ou d’un séminaire
organisé par ce fournisseur, je ne peux envisager ma participation que lorsque le programme de ces opérations a un caractère professionnel, en relation directe avec ma fonction.
Lorsque ma mission concerne un audit technique ou une
réception, je garde une indépendance totale vis-à-vis du fournisseur de sorte que je puisse rédiger le rapport de ma visite
en toute liberté sur le contenu. Dans ce cas, je veille à ce que
tous les frais de mission (hébergement, repas, déplacement,…)
soient à charge d’Infrabel, sauf si le cahier spécial des charges
le stipule autrement.
112
!
Signaux d'alerte
• Infrabel ne serait jamais en mesure d’inviter des
relations commerciales à un tel événement.
• La participation à l’événement ou au voyage d’étude
serait difficile à justifier publiquement.
• Je participe à un événement ou à une visite à l’insu
de mes collègues.
113
7.2.7Repas d’affaires
Je suis invité par un de nos fournisseurs à un repas
d’affaires. Puis-je l’accepter ?
ff Contexte
Les repas d’affaires sont destinés à renforcer des relations professionnelles existantes avec les fournisseurs. Ils peuvent aussi
être destinés à résoudre des points bloquants entre le fournisseur et Infrabel, de manière à retrouver une situation win-win
(gagnant-gagnant).
ff Marche à suivre
Je ne les sollicite pas, et ne les accepte qu’avec une fréquence
raisonnable. Dans le souci d’une relation équilibrée, je veille à
une relative réciprocité.
Questions-clés à se poser
?
• Le repas s’inscrit-il dans le cadre normal de la relation
professionnelle établie (par exemple, une tradition) ?
• Ai-je le sentiment de bénéficier d’un privilège ou
d’une faveur ?
• Ai-je une idée de la valeur économique de l’invitation
qui m’est adressée ?
!
Signaux d'alerte
• Je participe à ce repas à l’insu de mes collègues.
• Mes collègues et/ou mon responsable d’équipe
m’ont déjà fait remarquer la fréquence élevée de
mes repas d’affaires.
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