Appel à Manifestation d`intérêt - ASOP

PROJET : « DE L’URGENCE EN SECU
ECURITE ALIMENTAIRE AUX MOYENS D’EXISTENCE
NCE DURABLES : CONSTRUIRE
LA RESILIENCE EN REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE
DEM
DU CONGO ».
.
APPEL D’OFFRE OUVERT LOCAL
APPEL A MANI
ANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/20
P/2016
FOURNITURE
ITURE DE SEMENCES DES CULTURES DE RENTE
NTE
Date de publication: juin 2016
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
Action Sociale et d’Organisation Paysanne, ASOP en sigle est une Organisation Non Gouvernementale de
Développement (ONGD) laïque et œcuménique opérationnelle au Sud-Kivu depuis 1991 et fonctionne sous l’arrêté
ministériel n°416/CAB/MIN du 2 juin 2003. Son siège social est sis n°003 avenue Nyofu1, commune d’Ibanda dans la
ville de Bukavu.
Sa vision : ‘’Un monde du Kivu où les partenaires à la base sont entreprenants, autosuffisants et donc résilients et
capables de faire face aux besoins sociaux de base’’.
La Mission de ASOP entant qu’organisation apolitique et laïque est la lutte contre la pauvreté et l’injustice subies
par les populations au Kivu et ce, à travers le renforcement des capacités, l’appui en intrants nécessaires, la
promotion des droits humains et de la bonne gouvernance ».
Ses valeurs sont : La dignité humaine, la solidarité, l’autopromotion, l’équité et la démocratie.
Ses principes sont: La participation, la neutralité, la redevabilité et le genre.
ASOP en partenariat avec Oxfam Solidarité accompagne les ménages des producteurs agricole du
groupement de Kalonge des villages de Mule, Mutale, Caminunu et Satidans la production, le stockage et la
commercialisation des cultures de rente notamment le haricot, l’arachide et le soja.
C’est dans ce cadre qu’elle invite les candidats intéressés à répondre au présent Appel d’Offre (AO). Dans ce
document se trouvent une description détaillée du produit, des spécificités d’emballage, de livraison ainsi que les
critères d’exclusion, de sélection et de choix.
Les soumissionnaires intéressés sont invités à soumettre leur offre pour « la fourniture des semences d’arachide
(variété Red Beauty), de haricot(variété D6 biofortifié) et de soja(variété impériale) » dans une enveloppe à
déposer au bureau de coordination de ASOP, sise n°003 avenue Nyofu, commune d’Ibanda à l’entrée de l’hôtel la
Roche.
Votre offre peut servir de base pour un contrat entre votre société et/ou organisation et ASOP.
Cependant, cet AO n’oblige en aucun cas ASOP à s’engager dans un achat et le présent appel d’offre ne doit être
interprété en aucun cas comme une offre de contrat avec votre société et/ou organisation.
La présente procédure d’achat pourra être interrompue à tout moment par ASOP pour des raisons internes à
l’organisation, sans qu’aucune indemnisation ne puisse être demandée par les soumissionnaires. Si ce cas se
présente, ASOP informera de manière adéquate les intéressés.
1. But
ASOP est une ONG nationale intervenant à la base dans cinq axes stratégiques à savoir :
La sécurité alimentaire ;
Gestion des risques des catastrophes et protection de l’environnement ;
Promotion de l'entrepreneuriat;
Amélioration de l'accès aux soins de santé primaires, à l'eau potable et le planning familial ;
Promotion des droits humains, de la bonne gouvernance et sécurisation foncière.
Le présent appel d’offre s’inscrit dans la réalisation des axes stratégiques I & III de son plan stratégique 2015-2020 .
ASOP en partenariat avec Oxfam Solidarité bénéficie d’une subvention de la DGD (Direction Générale de
Développement) pour la mise en œuvre du projet de Développement intitulé : « DE L’URGENCE EN SECURITE
ALIMENTAIRE AUX MOYENS D’EXISTENCE DURABLES : CONSTRUIRE LA RESILIENCE EN REPUBLIQUE
DEMOCRATIQUE DU CONGO »et prévoit d’appliquer une partie de cette subvention aux paiements dans le cadre du
présent marché. Aucune partie, exception faite d’ASOP, ne peut tirer des droits de la subvention ou n’aura de
réclamation à son égard.
2. Structure de l’offre
Les soumissionnaires intéressés sont invités à soumettre des offres qui contiennent trois (3) sections : administrative,
technique et financière.
2
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
2.1. Section administrative
Cette section administrative devra contenir toutes les informations suivantes avec preuves à l’appui :
-
Nom du Soumissionnaire (de l’organisation/ou de l’Association/ou du multiplicateur local de semences) ;
Adresse postale du Bureau d’enregistrement du Soumissionnaire ;
Numéro de téléphone du soumissionnaire ;
Adresse email du soumissionnaire ;
Nom du représentant du Soumissionnaire ;
Statut légal de l’organisation/ de l’association / du multiplicateur de semences du Soumissionnaire ;
Déclaration sur l’honneur du respect des critères d’exclusion détaillé au point 2.3, du présent dossier d’Appel
d’Offre.
Cette section doit aussi comprendre :
- La copie de la carte d’électeur du soumissionnaire ou de son Représentant
- Une copie du statut légal de la société/organisation (même si cette organisation est une association)
- La déclaration sur l’honneur dûment remplie et signée.
L’ensemble des documents doivent être lisibles et à jour. ASOP se réserve le droit de vérifier l’authenticité de
tous les documents reçus.
2.2 Section technique
Dans cette section, il est demandé au soumissionnaire de donner une description technique et qualitative des
semences offertes. Le niveau de détail que vous serez capable de fournir sera important pour l’évaluation de
l’offre.
Dans la partie technique, le soumissionnaire est prié de fournir les documents suivants:
1. Le soumissionnaire fournira une fiche technique du ou des lot (s) de semences disponibles comprenant les
données suivantes :
• Spéculation ;
• Variété ;
• Lieu de production ;
• Saison culturale ;
• Quantités disponibles ;
• Date de récolte ;
• Date de conditionnement ;
• Date de livraison selon les modalités de livraison précisées le contrat. Un exemplaire est détaillé en
annexe du présent document d’appel d’offre.
• Le soumissionnaire fournira le certificat d’enregistrement auprès du SENASEM pour les saisons
agricoles 2016 A ainsi que la copie des preuves des visites de contrôle des champs par ce dernier.
2. La liste des clients passés et actuels et des quantités de produits similaires livrés (attestation de services
rendus)
Note : Les documents ci-dessus doivent être outre le français dans les langues nationales.
2.1.
Section financière
Veuillez noter que ASOP souhaite recevoir tous les prix en dollars américains (USD). Les prix indiqués dans le
présente offre devront rester valides au moins jusqu’à la date d’expiration du contrat d’achat.
Pour la partie financière de l’offre, veuillez-vous assurer de nous fournir les éléments suivants :
- Prix unitaire par spéculation
- Prix total parspéculation
Un exemplaire est détaillé en Annexe deux du présent document.
Remarque :
Les prix mentionnés dans l’offre financière ci-dessus devront inclure :
- les coûts liés aux analyses physiques par le SENASEM des semences livrées
- les coûts d’emballage et de livraison (le déchargement étant inclus) à Bukavu
3
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
Evaluation et attribution du contrat.
ASOP nommera un comité de sélection conformément à ses procédures. La procédure de sélection et d’octroi
respectera trois (3) différentes étapes, le but de chaque étape étant :
1. Etape d’exclusion : vérifier si les offres des soumissionnaires sont recevables et ont été fournies à
temps et si les critères d’exclusion sont fournis par les soumissionnaires ;
2. Etape de sélection : vérifier les qualités et capacités techniques et financière de chacune des offres qui
ont passé la première étape ;
.
3. Etape d’évaluation : évaluation sur la base des critères d'attribution, chaque offre ayant passé avec
succès les étapes d'exclusion et de sélection.
Note importante: Sur base des critères d'exclusion et de sélection, ASOP peut décider d'exclure les candidats de
l'appel d'offres qui ne répondent pas à ces critères
Veuillez prendre connaissance des chapitres suivants pour en apprendre davantage sur les détails de ces étapes
et sur ce que le soumissionnaire est censé fournir.
2.2.
Critères d’exclusion
Le non-respect des critères suivants avant et après la procédure d'appel d'offres mènera directement à l'exclusion
du candidat soumissionnaire:
1. Le candidat soumissionnaire ne devrait être, en aucun cas, impliqué dans la corruption, la fraude, la collusion
ou la coercition.
2. Le candidat soumissionnaire ne devrait pas être insolvable (banqueroute, sous la tutelle, géré par le tribunal
ou toute autre situation semblable).
3. Le candidat soumissionnaire ne doit pas avoir été reconnu coupable de faute professionnelle grave.
4. Le candidat soumissionnaire ne doit pas avoir été reconnu coupable de violation grave dans une autre
procédure d'appel d'offres.
5. Le candidat soumissionnaire ne devrait pas être en conflit d'intérêts dans le cadre de la procédure d'appel
d'offres actuelles.
6. Le candidat soumissionnaire et de ses éventuels sous-traitants respectent la législation sociale de leur pays
(qui concerne les contributions sociales, le respect des conditions de base pour le travail et le respect de
l'environnement)
7. Le candidat soumissionnaire s’engage à ne jamais utiliser le travail des enfants
8. Le candidat soumissionnaire ne doit pas falsifier des documents officiels requis pour la sélection.
2.3.
Déclaration sur l’honneur
Pour s'assurer que les candidats soumissionnaires ne sont pas dans une ou plusieurs des situations
mentionnées ci-dessus, ASOP exige que les soumissionnaires fournissent une «déclaration sur l'honneur»
dans lequel ils indiquent explicitement qu'aucun des critères d'exclusion ci-dessus leur est applicable. Les
candidats soumissionnaires qui n'enverront pas la «déclaration sur l'honneur» seront exclus de la
procédure d'appel d'offres.
ASOP se réserve le droit de procéder à une enquête plus approfondie afin de vérifie la réputation d'un
soumissionnaire.
2.4.
Critères de sélection
Sur la base des critères de sélection, le comité de sélection de ASOP décidera quelles offres seront qualifiées
pour continuer à l'étape de sélection finale notamment par la pondération du prix et de la qualité.
4
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
Veuillez prendre en compte que si les documents demandés sont manquants ou falsifiés, cela conduira à
la disqualification de la procédure d'octroi.
2.3.1
Capacité Technique et professionnelle
1. Les champs techniquement conduits et qui ont fait l’objet d’un suivi et d’un contrôle par le SENASEM seront
privilégiés ;
2. Les semences doivent être produites dans l’un des territoires suivants de la Province du Sud-Kivu : Territoire
de Kalehe. Kabare et Walungu Les semences doivent avoir été produites lors de la saison culturale 2015 A ;
3. Quantités disponibles par spéculation et par variété selon la liste proposée dans le Chapitre sept (Chap. 7) du
présent document ;
4. Preuve de l’expérience avec une organisation non-gouvernementale, de préférence internationale.
5. Toute autre preuve pertinente de la capacité technique et professionnelle.
2.3.2
Capacité légale et financière
Copie de l’Enregistrement juridique auprès des autorités compétentes prouvant le statut juridique de
l’association/organisation soumissionnaire (exemple : enregistrement au registre du commerce), sauf si le
soumissionnaire est multiplicateur de semences.
2.4 Critères d’octroi
ASOP attribuera le marché au candidat qui offre le meilleur rapport qualité/prix.
2.4.1
Critère d’octroi quantitatif
• Prix incluant toutes les taxes, les frais d’analyse, l’emballage et la livraison.
2.4.2
Critère d’octroi qualitatif
• Côte favorable obtenue par le soumissionnaire
• Une visite des stocks des fournisseurs ayant occupé les 3 premières postions.
Concernant le respect de la qualité des semences au niveau technique, il est fortement recommandé aux
soumissionnaires intéressés de porter une attention particulière :
• Aux stocks disponibles : prouvés à travers des visites réalisées offriront de facto de meilleures garanties ;
• A l’homogénéité des lots : les lots de semences fournies doivent être homogènes et ne pas être composés de
mélange de différentes variétés (un strict contrôle sera réalisé à ce sujet) ;
• Aux origines des semences et de leur âge (pas plus de 9 mois);
• Au fait que les semences ont été conditionnées dans les conditions requises (dépôt de conservation
répondant aux normes, avec des emballages conformes et les semences traitées avec des pesticides
adaptés contre les charançons et autres ravageurs.
2.5
Pas d’obligation d’octroyer
Veuillez noter que ASOP n'est pas tenue de retenir une des propositions soumises par les sociétés/organisations
dans le cas de révision budgétaire, d’insécurité dans la zone d’intervention nécessitant une révision des activités,
prix trop élevé des fournitures par rapport au budget initial, etc.
3
En outre, étant donné qu'un contrat sera attribué à l'offre qui est considéré comme la plus pertinente aux besoins
du projet concerné, ASOP n’est obligé en aucune façon à choisir l'entreprise/organisation qui offre le prix le plus
bas.
Date de début et durée du contrat
Date prévue de signature de contrat : 21 juin 2016
La durée du contrat
: 18 jours à dater du 21 juin 2016
La date de fin prévue du contrat
: 8 juillet 2016
5
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
4
Durée et validité de l’offre
Rédaction DAO et autres documents relatifs au marché
Publication DAO
Date limite de réception des offres
Analyse des offres et gestion des plaintes
Publications des décisions
Signature contrat
Date des livraisons selon le contrat
06 juin 2016
07 juin 2016
14juin 2016
14 au 17 juin 2016
20 juin 2016
21 juin 2015
22 juin au 01 juillet 2016
5
Contact entre les soumissionnaires et ASOP
Pour toutes questions concernant l’Appel d’offre, ses conditions ou pour obtenir des détails, nous demandons aux
soumissionnaires de contacter le coordinateur de l’offre par email. De cette façon, ASOP est capable d'enregistrer
toutes les communications avec les soumissionnaires et partager des questions et réponses par le biais d’email
Les soumissionnaires peuvent communiquer avec ASOP pour des précisions sur l’AO, à travers l’adresse cidessous :
• M. le Coordinateur de l’offre : [email protected]
ASOP pourra également poser des questions aux soumissionnaires concernant le contenu de leur offre ou demander
des documents manquants.
6
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
6
Spécification du Produit
Veuillez trouver les produits demandés et les spécifications dans les chapitres ci-dessous.
Dans le cas où un ou plusieurs de vos spécifications de produits diffèrent de ce qui est demandé, veuillez nous en
aviser par une lettre séparée jointe au dossier d'appel d'offres. Veuillez indiquer quelles caractéristiques sont
différentes et pour quelle raison.
Spéculation
Haricot
Arachide
Soja
Variété (indicative)
D6 Biofortifiée
Red Beauty
Impériale
7. Modalités de livraison, quantité, place(s) et date(s)
Quantité nécessaire :
Spéculation
Haricot nain
Arachide
Soja
Variété (indicative)
Quantités disponibles pour l’ensemble des
variétés
11 000 kilos
11 000 kilos
11 000 kilos
D6 Biofortifiée
Red Beauty
Impériale
Les quantités précisées ci-dessus ne doivent pas être considérées comme définitives. ASOP se réserve le droit
de revoir ces quantités à la baisse ou à la hausse lors de l’octroi du présent marché selon les entretiens avec
les fournisseurs lors de la signature du contrat d’achat.
Livraison :
Les semences devront être livrées à Bukavu entre le 22 juin au 01 juillet 2016.
La période de livraison pourra néanmoins être revue selon les dates proposées par les fournisseurs dans leurs offres,
afin de leur permettre de terminer la récolte et la livraison. L’adresse exacte du site de livraison sera communiquée à
la signature du contrat. Une clause de pénalité sera inclue dans le contrat d’achat en cas de non-respect du contrat.
Conditions d’emballage et de marquage
Les semences de haricot et soja seront emballées dans les sacs de jute de 50kg à la charge du fournisseur. Les
semences d’arachide seront gousse et emballés dans les sacs en jute de 25kg à la charge du fournisseur.
Chacun des lots des variétés devra être certifié par le SENASEM.
ASOP se réserve le droit de procéder au triage des semences livrées. Les déchets pourront être retournés au
fournisseur et ce dernier se chargera alors du remplacement du poids des déchets par de nouvelles semences ayant
les mêmes caractéristiques techniques.
8. Clause de sous-traitance
Dans le cas où le soumissionnaire envisage de travailler avec un sous-traitant, cela doit être mentionné dans le fichier
d'appel d'offre. ASOP voudrait savoir quelle partie du travail sera sous-traitée et à quel organisme. Veuillez noter que
chaque sous-traitant sera soumis aux mêmes critères d’exclusion, de sélection et d'évaluation, ce qui demande que le
soumissionnaire et le sous-traitant envoie tous les documents pertinents tels que décrits.
9. Détails de contact et conditions d’envoi
a.
Date limite de l’Appel d’Offre
Veuillez envoyer votre offre à l’adresse ci-dessous, au plus tard le 14 juin à 12 heures.
Tout retard de dépôt de l'offre mènera à l'exclusion de la procédure d'attribution de ce marché!
7
APPEL A MANIFESTATION D’INTERET N° 02/ASOP/2016
ANNEXE 1
Description technique
Spéculat
ion
Haricot
nain
Arachide
Soja
Variété
Site
production
de
Quantité disponibles
à fournir en kg.
Date de récolte
Date
conditionnement
de
Nom et Signature du soumissionnaire
ANNEXE 2
Description financière
Spéculation
Variété
Quantité
(Kg)
Prix unitaire
(USD/ kg)
Haricot nain
Arachide
Soja
Nom et Signature du soumissionnaire
9
Taux de réduction
(USD/kg ou en %)
Prix total
(USD)