Appel d`offre - Ministère de la Justice

Programme d'Appui au Secteur de la Justice en Côte d'Ivoire (ProJustice)
Appel d’offre (AO) No : 003
Développement du Logiciel du Système d'Information sur la Gestion des Procédures pour le
Ministère de la Justice, des Droits de l'Homme et des Libertés Civiles de la Côte d'Ivoire
Date de parution de l’AO:
29 juin 2015
Date de clôture du dépôt des dossiers de
pré-qualification et du formulaire
d'inscription
9 juillet 2015
Date et heure de clôture Pour les
Questions concernant l’AO:
16 juillet 2015 à 16 heures
Conférence préparatoire pour des
Questions en personne
17 juillet 2015 à 10 heures (GMT, heure
d’Abidjan), dans les locaux de ProJustice
Date et Heure pour Répondre aux
Questions:
24 juillet 2015
Date limite de soumission des
propositions:
17 août 2015 à 16 heures (GMT, heure d’Abidjan)
Evaluation des propositions
Du 24 au 28 août 2015
Pièces jointes:
1) Format et Plan de la Proposition Technique
2) Format et Plan de la Proposition de Gestion
3) Format et Plan de la Proposition de coûts
4) Formulaire d'Inscription des soumissionnaires de
ProJustice
5) Plan d’accès au bureau ProJustice
Le Programme d'appui au secteur de la Justice, également connu sous le nom de ProJustice, qui a
commencé ses activités le 15 Avril 2013, est un accord de coopération financé par l'USAID. C’est un
programme de cinq ans visant à renforcer l'administration judiciaire, à responsabiliser davantage les
acteurs du secteur judiciaire, et à améliorer l'accès du peuple ivoirien à la justice. Le projet travaille
principalement avec le Ministère de la Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Publiques
(MJDH), l'Institut National de Formation Judiciaire, les tribunaux pilotes, les bureaux des procureurs,
et les organisations de la société civile.
Dans le cadre du projet, ProJustice a élaboré un Plan Directeur de l’Informatique qui définit à long
terme la vision du MJDH concernant la modernisation de l'infrastructure informatique du secteur de
la justice et les étapes nécessaires pour réaliser la vision. Les deux principales composantes du plan
de modernisation sont (1) la modernisation du matériel informatique et (2) le développement d'un
logiciel de gestion des procédures qui permettra de créer un système pilote de gestion des procédures
à la disposition des tribunaux, les bureaux des procureurs, et le MJDH. Pour s’assurer que la mise en
Tetra Tech DPK
605 Market Street, Suite 800, San Francisco, CA 94105 USA
Tel +1.415.495.7772 Fax +1.415.495.6017 www.dpkconsulting.com www.tetratech.com
œuvre du système s’effectue d'une manière ordonnée, le MJDH et ProJustice envisagent d'effectuer
un programme pilote pour tester et valider le système de gestion des procédures dans les deux
tribunaux de Dabou et de Yopougon) et au MJDH. À cette fin, le MJDH devrait bientôt commencer
l'installation de l'équipement informatique sur les deux sites pilotes et au siège du MJDH. Dans le
même temps, ProJustice passera des marchés pour la création du logiciel de système de gestion des
procédures qui sera testé sur les deux sites pilotes et au MJDH. L'expansion future du système à
d'autres juridictions est possible sur la base des résultats obtenus au cours du programme pilote.
Vous êtes invité à soumettre une proposition conformément aux exigences du présent appel d’offre
(AO). Ce contrat sera attribué à travers un appel d’offres ouvert et équitable auquel toute
organisation répondant aux exigences de l’AO est admis à participer. A l’issue de cet AO, ProJustice
envisage l'attribution d'un accord de sous-traitance à prix fixe pour la création d’un logiciel pour le
système d’informatisation de la gestion des procédures qui sera installé et testé dans deux tribunaux
pilotes et au MJDH de la Côte d'Ivoire.
Les questions et demandes d'éclaircissements écrites concernant le présent dossier d’appel d’offre
peuvent être soumises à [email protected] au plus tard le 16 juillet 2015 à 16h00,
heure d’Abidjan. A la ligne Objet du courriel, veuillez indiquer: Appel d’offre (AO) N° 003
Veuillez noter que l'émission de cet appel d'offres ne contraint ProJustice ni à une attribution, ni au
paiement d'éventuels coûts liés à la préparation ou la soumission de propositions au titre du présent
appel d'offres.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au programme ProJustice.
Cordialement,
Daniel Dobrovoljec
Chef de Projet
TETRA TECH
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Table des matières
Lettre de Présentation……………………………………………………………….……...…...…1
Table des Matières………………………………………………………………….……................3
Section 1: Instructions Générales au Soumissionnaire ……………………………………….…5
1.1
Type de convention auxiliaire..………………………………………….….....…….…5
1.2
Conférence Préalable aux soumissions………………………………………...............5
1.3
Inscription pour la réception des notices...…..………………………………………..5
1.4
Soumission des propositions and et date de clôture………………………..………….5
1.5
1.5 Rejet des propositions ……………………...……………………………………...5
1.6
Engagement de Dépenses…...……………………………………..………...………...6
1.7
Selection du Soumissionnaire et spécifications...…………………….…..…………...6
1.8
Propositions………..…………………...………………………………..……..……....6
1.9
Questions et Réponses……………………………………………..………………...…6
1.10 Calendrier de l’AO………….…………………..……….…………………………..…6
1.11 Directives et Conditions de Sollicitation………….……..………………....…………..7
1.12 Langue…………...……………………………………..…….………………...….…...6
1.13 Conditions de paiement…………………………………………..….…………..…..…6
1.14 Lieu d'exécution ………..……………………………….………..………..…………..7
1.15 Durée de la convention………………………….………………..……….…………...7
1.16 Discussions de clarification..…………………………..………..……..……………....7
1.17 Negotiations………….……………………………….……………...………….……...7
1.18 Responsabilités du Soumissionnaire ………………………………..………..………..7
1.19 Offres/cotations.....……………………………………………………………………..7
1.20 Source/nationalité………………………………………………..….……….…………7
1.21 Documentation……………………………………………………...………….……….8
1.22 Propriété……………………….………………………………..……….……….…..…8
Section 2: Description/Termes de référence.………………………..……………………...……….9
2.1 Introduction………………………………………………………………………...……...9
2.2 Objectifs……………………………………………………………………..…………….9
2.3 Situation Actuelle …………………………………………………………...………...…10
2.4 Environment Opérationnel…………………………………………..…………..…….…10
2.5 Exigences du logiciel……………………..…………………….……………………..…11
TETRA TECH
3
2.6 Autres exigences………………………………………………………………….….….15
2.7 Garanties…………………………………………………………………………….…..16
2.8 Documentation………………………………………………………………………….. 16
2.9 Formation…………………………………..…………………………………………….16
2.10 Appui Après la Mise en Œuvre……..…………………………………………….…….18
2.11 Produits Livrables et Calendrier d’exécution…………….…………………………..…18
Section 3: Critères d’évaluation……………………………………………..……..……………....20
3.1 Informations Générales………………………………………………………………....20
3.2 Exigences de réactivité obligatoires …………………………………..……….........…20
3.3 Comité d’Examen…………………………………..………………………………..…20
3.4 Critères de sélection……………………………….……….............................................20
Pièces jointes
Annexe 1 : Format et Plan de la Proposition Technique ……………………………………………23
Annexe 2 : Format et Plan de la Proposition de Gestion ……………………………………………25
Annexe 3 : Format et Plan de la Proposition de coût………………………………………………...27
Annexe 4 : Formulaire d'Inscription des soumissionnaires de ProJustice…………………………...29
Annexe 5 : Plan d’accès au bureau ProJustice……………………………………………………….30
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SECTION 1: INSTRUCTIONS GENERALES AU SOUMISSIONNAIRE
1.1 Type d’Accord de sous-traitance
Il est proposé que si un accord de sous-traitance était conclu à la suite de cet appel d'offres, il soit un
contrat à prix fixe, en vertu de laquelle le soumissionnaire sera remboursé après l'achèvement et
l'acceptation des produits livrables convenus, assortis de jalons. L’accord de sous-traitance
contiendra les termes et conditions qui seront fournis au fournisseur choisi avant la négociation de
l’accord de sous-traitance. ProJustice peut entreprendre à son entière discrétion, la négociation avec
les soumissionnaires proposant des prix et bénéficiant d’autres facteurs prouvant qu’ils sont qualifiés,
responsables et capables d'effectuer le travail.
1.2 Conférence préalable aux soumissionnaires
Les soumissionnaires sont invités à assister à une conférence préalable aux soumissions, où ils seront
en mesure de poser des questions liées à cet AO le 17 juillet 2015 au siège de ProJustice, entre 10
heures et 12 heures (voir plan d’accès ci-joint en annexe 5 du présent document).
1.3 Inscription pour la réception des notices
Tout soumissionnaire ayant l’intention de soumettre une proposition pour le présent AO devrait
immédiatement s’inscrire auprès de ProJustice afin de recevoir les notices et des précisions relatives
à cet AO au cas où des informations supplémentaires seraient disponibles. Pour vous inscrire,
veuillez remplir le formulaire d'inscription des soumissionnaires de ProJustice (Annexe 4) et
l'envoyer par courriel à l'adresse indiquée sur le formulaire. S’il s’avérait nécessaire de réviser une
partie de cette demande de propositions avant que les réponses à cet appel d’offres ne soient reçues,
des additifs seront émis à tous les soumissionnaires qui se sont inscrits auprès de ProJustice dans le
cadre de cet appel d’offres.
1.4 Soumission des propositions et date de clôture
La proposition complète (contenant un original et quatre copies de chaque partie de la proposition)
doit être livrée au bureau du projet ProJustice à l'adresse indiquée ci-dessous (voir plan d’accès en
annexe 5). Les propositions doivent inclure tous les documents requis afin d'être examinés et doivent
être remis en mains propres (ou par service de messagerie) avant la date limite de soumission des
propositions (figurant sur la page de couverture) à:
PROJUSTICE
Procurement
Appel d’Offre N° 003
Attn: Jean-Luc Nguessan
II Plateaux Vallon
06 BP 1301 Abidjan 06
Côte d’Ivoire
Toutes les propositions doivent être soumises au projet ProJustice au plus tard à 16h00 le 17 août
2015. Les propositions reçues au bureau désigné ci-dessus après la date de dépôt ne pourront pas être
prises en compte.
Les références de l’entreprise, la proposition de gestion, la proposition technique, d'une part, et la
proposition financière doivent être déposées dans des enveloppes distinctes et scellées marquées à cet
TETRA TECH
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effet, les deux enveloppes seront incluses dans une enveloppe. Tous les documents inclus (aussi bien
techniques que financiers) doivent être soumis en un original et quatre copies.
Les propositions techniques et de gestion, ainsi que la proposition financière doivent être fournies
aussi bien en versions papier (dur) qu’électroniques.
Les propositions doivent être valides pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours, à partir de la
date de dépôt de la proposition.
1.5 Rejet des propositions
ProJustice se réserve le droit de rejeter sans distinction toutes les propositions dans le cadre du
présent AO.
1.6 Engagement de dépenses
ProJustice n’est pas responsable des coûts encourus par les soumissionnaires pour la préparation de
la proposition ou pour une raison quelconque avant la délivrance d'un contrat de sous-traitance.
1.7 Sélection des soumissionnaires et spécifications
Les bénéficiaires seront sélectionnés sur la base de leur conformité avec les termes de référence cijointe, le temps de livraison et le prix. Les soumissionnaires doivent présenter leurs propositions sur
la base des éléments et des services énoncés dans la section 2 (Termes de référence). Le présent
appel d’offres est public et les soumissions sont ouvertes à tout soumissionnaire admissible.
1.8 Propositions
Pour être pris en compte, les soumissionnaires doivent soumettre une réponse complète à cet AO, en
utilisant le format prévu à l'annexe II. Chaque proposition doit être soumise à ProJustice. Les pages
doivent être numérotées pour faciliter la consultation. Les propositions doivent être signées par un
responsable habilité à les rendre contraignants pour le soumissionnaire.
1.6 Questions et réponses
Toute question relative à cet AO doit être soumise par écrit en Anglais ou en Français, par courrier
électronique à [email protected]
Les questions doivent être soumises au plus tard à 16 heures le 16 juillet 2015. Les réponses seront
données au plus tard 24 juillet 2015 par courriel. Les questions reçues et les réponses appropriées
sont transmises à tous les soumissionnaires participants qui se sont inscrits pour recevoir les notices
conformément à la section 5 ci-dessus. Les appels téléphoniques ne seront pas honorés.
1.10 Calendrier de l’Appel d’Offre
Date de Publication de l’Appel d’Offres:
29 juin 2015
Date de Clôture du Dépôt des Dossiers de Pré-qualification et des
Formulaires d’Inscription :
9 juillet 2015
Date et heure de clôture pour les questions concernant l’Appel
d’Offres:
16 juillet 2015 à 16 heures
Conférence Préalable à la Proposition:
17 juillet 2015 à 10 heures
(GMT, heure d’Abidjan), dans
les locaux de ProJustice
Date et heure de réponse aux questions:
Du 20 au 24 juillet, 2015
TETRA TECH
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Date limite de soumission des propositions:
17 août 2015 à 16 heures
(GMT, heure d’Abidjan)
Evaluation des propositions:
Du 24 au 28 août 2015
1.11 Lignes Directrices et Conditions de Sollicitation
ProJustice examinera les propositions et sélectionnera le soumissionnaire dont l'offre fournira la
combinaison de services la plus rentable incluant l'expérience acquise, les temps de disponibilité et
de livraison les plus favorables, et la meilleure valeur globale de service.
1.12 Langue
L’accord de sous-traitance qui résultera de cet appel d’offres sera attribué en langue française.
Modalités de paiement
Les modalités de paiement suivantes sont applicables et non négociables.
Le paiement sera effectué sur la base convenue des étapes définies dans l’accord de sous-traitance, en
attendant l'approbation finale du Chef de Projet.
1.13 Lieu d’exécution
Le travail de conception d’un Système Informatisé de Gestion des Procédures (SIGP) effectué en
vertu de l’accord de sous-traitance résultant de cet AO doit être effectué principalement dans les
locaux du soumissionnaire. Le soumissionnaire est tenu de fournir tout l'espace nécessaire, les
installations, et les outils pour son personnel. Le MJDH installera le LAN et le WAN dans les locaux
des deux tribunaux participant au projet pilote (Dabou et Yopougon) avant la période d'exécution du
présent contrat. Les réunions périodiques d'avancement, les réunions de bilan, les examens de
conception, ou les démonstrations peuvent être effectuées dans les locaux de ProJustice à Abidjan,
Côte d'Ivoire ou au besoin par Skype.
1.14 Produits Livrables
Le soumissionnaire doit achever tous les produits livrables conformément au calendrier de mise en
œuvre établi à l'article 2.11.
1.15 Discussions pour Clarification
Pendant le processus d'évaluation, les soumissionnaires qui atteindront un seuil minimum de 70
points sur un total de 100, pourraient être invités à faire une présentation de clarification orale ou
écrite sur leurs propositions au comité d'évaluation pour s’assurer d’une compréhension mutuelle
approfondie et de la réactivité du soumissionnaire aux exigences de la sollicitation. ProJustice initiera
toute demande de clarification, mais ne sera pas responsable de tous les frais engagés dans le cadre
de l'interview de clarification.
1.16 Négociations
Avant l'expiration de la validité de la proposition, ProJustice doit aviser par écrit le soumissionnaire
qui a présenté la proposition ayant obtenu le score le plus élevé et l’invitera à la négociation de la
convention auxiliaire. ProJustice se réserve le droit d'inviter le deuxième soumissionnaire à des
négociations parallèles. Le(s) représentant (s) autorisé(s) du soumissionnaire sera tenu d'être présent
en personne pour les négociations au bureau de Pro justice à Abidjan à moins que ProJustice ne
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renonce à cette exigence sur demande écrite. ProJustice n’est pas responsable des frais engagés par le
soumissionnaire avant l'attribution de l’accord de sous-traitance (voir section 1.6).
Les négociations s’étendront normalement sur cinq à sept jours. L'objectif est de parvenir à un accord
sur tous les points définis dans le présent document et de finaliser un projet de sous-accord par la
conclusion des négociations qui doit être examiné et signé par les deux parties.
À défaut d’un accord sur le contenu de l’accord de sous-traitance tel que stipulé dans le présent
document, ProJustice a le droit de mettre fin aux négociations et inviter le soumissionnaire détenteur
du deuxième meilleur score à des négociations.
ProJustice se réserve le droit d'attribuer tout ou partie de l'ouvrage décrit dans le présent AO à un ou
plusieurs soumissionnaires.
1.17 Responsabilités du soumissionnaire
Le soumissionnaire sélectionné devra assumer la responsabilité aussi bien de tous les produits et
services offerts dans sa proposition, que du travail proprement dit (tout ou partie de celui-ci), qu’il
soit effectué ou non par lui.
1.18 Offres financières
Les prix ne doivent pas inclure la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Une lettre d'exonération de la
TVA sera fournie au soumissionnaire retenu. Les prix proposés doivent rester valables pendant
quatre-vingt-dix (90) jours civils. Les prix proposés devraient inclure tous les manuels d'exploitation
et d'entretien, le volet formation, et les documents de certification.
1.19 Source / Nationalité
Le code géographique de ce projet est 935, défini comme étant toute région ou tout pays y compris
les États-Unis, et la Côte d'Ivoire, mais à l'exclusion de tout pays considéré comme étant une source
interdite. Aucun service ne peut être fourni par des fournisseurs originaires des pays désignés comme
étant des «sources interdites" par l'USAID. En outre, aucun approvisionnement ne peut se faire
auprès des pays d'origine désignés comme étant des sources interdites. Veuillez visiter le site Web
suivant pour plus d'informations et savoir si votre pays est sur la liste des pays interdits:
http://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1876/310.pdf
1.20 Documentation
Le soumissionnaire sélectionné est tenu de fournir des copies en versions papier et électronique de
tous les manuels d'exploitation et d’entretien, manuels de formation, des dessins et documents de
certification liés au et / ou conçus pour le logiciel en cours d’élaboration.
1.21 Propriété
Le titre et tous les droits associés à tous les produits de travail y compris la source et le code objet
développés par le soumissionnaire dans le cadre de ce projet reviennent à et demeureront en
possession de ProJustice / USAID et Tetra Tech DPK.
1.22 Coopération avec le Ministère de la Justice et les consortia
Le soumissionnaire / fournisseur sélectionné devra travailler en étroite coopération avec le Service
Informatique du Ministère de la Justice, pour le développement de la solution logicielle proposée. Le
fournisseur sélectionné offrira une formation détaillée au Service Informatique.
TETRA TECH
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Les soumissionnaires sont encouragés à développer un consortium avec une entreprise Ivoirienne de
TIC, qui devrait fournir des installations locales de maintenance et de formation après la durée de
l’accord de sous-traitance.
SECTION 2: TERMES DE REFERENCE
2.1 Introduction
Le Programme d'Appui au Secteur de la Justice, également connu sous le nom de ProJustice, est un
projet financé par l'USAID qui travaille avec le gouvernement de la Côte d'Ivoire pour améliorer la
prestation des services judiciaires et l'accès à la justice. Le projet travaille avec le Ministère de la
Justice, des Droits de l’Homme et des Libertés Civiles (MJDH), l'Institut National de Formation
Judiciaire, les tribunaux cibles, les bureaux des procureurs, et les organisations de la société civile.
Un plan directeur de l’informatique a été élaboré avec l'aide de ProJustice, qui définit la vision à long
terme du MJDH en ce qui concerne la modernisation de l'infrastructure informatique du secteur de la
justice et les étapes nécessaires pour réaliser la vision. Les deux principales composantes du plan de
modernisation sont (1) la modernisation du matériel informatique et (2) le développement d'un
logiciel de gestion des procédures qui, soutenu par la modernisation du matériel informatique, créera
un système de gestion des procédures qui sera utilisé par les tribunaux, les bureaux des procureurs et
le MJDH. Pour s’assurer que la mise en œuvre du système s’effectue d'une manière ordonnée, le
MJDH et ProJustice envisagent d'effectuer un programme pilote pour tester et valider le système de
gestion des procédures dans deux tribunaux et au MJDH. À cette fin, le MJDH devrait démarrer
l'installation de l'équipement informatique sur les sites pilotes. Dans le même temps, ProJustice se
prépare à se procurer des services pour le développer le logiciel du système automatisé de gestion des
procédures qui sera testé sur les sites pilotes. L'expansion future du système à d'autres juridictions est
possible sur la base des résultats obtenus au cours du programme pilote.
2.2 Objectifs
L'objectif de ce document est de présenter les termes de référence (TDR) du présent AO :
2.2.1 L’analyse, la conception et le développement d'un logiciel de gestion des procédures pour
suivre et gérer les affaires pénales et civiles dans les tribunaux, les bureaux des procureurs, et au
'MJDH en Côte d'Ivoire. En résumé, le logiciel doit permettre à l'utilisateur de:

Créer, suivre et gérer les affaires pénales et civiles depuis l'enregistrement jusqu’à la décision
finale.

Générer des actes administratifs tels que les convocations, les mandats, actes de naissance,
les certificats de décès, etc.

Doter les tribunaux, les bureaux des procureurs, et le MJDH d’une puissante capacité de
production des rapports.
2.2.2 Déployer et tester le système de gestion des procédures dans deux tribunaux et au MJDH dans
le cadre d'un programme pilote. Le déploiement comprend l'installation du système sur les sites
pilotes, la formation du personnel local à l’utilisation du système, et les tests sur le terrain du
système.
2.2.3 Elaborer un programme de formation pour le MJDH pour le transfert des compétences
nécessaires à la mise en œuvre du système dans des juridictions judiciaires supplémentaires à
l'avenir.
TETRA TECH
9
2.2.4 Fournir des services de soutien du système post-mise en œuvre et son entretien sur les sites
pilotes.
2.3 Situation actuelle
Il n’existe aucun système automatisé de gestion des procédures en Côte d'Ivoire en ce moment.
L'écrasante majorité du traitement des dossiers et les tâches administratives effectuées par le pouvoir
judiciaire sont effectuées et enregistrées manuellement. Quoique les informations de base sur les
procédures sont enregistrées dans des registres manuels, les informations sont sujettes à erreurs
humaines et ne permettent ni des recherches d’informations spécifiques, et n’ont pas non plus la
capacité de produire des rapports automatisés. La gestion efficace de la charge et du flux de travail
judiciaire est entravée par l’absence d’une capacité de générer des rapports statistiques précis et
actualisés. Un système de suivi des dossiers basé sur Excel récemment mis en œuvre avec l'aide de
ProJustice dans les onze tribunaux pilotes du projet est utilisé par le personnel local de ces tribunaux
et il donne de bons résultats. Cependant, les systèmes de suivi ne sont pas en réseau et ne peuvent
fournir qu’un sous-ensemble des données requises par les gestionnaires des tribunaux.
2.4 Environnement de fonctionnement
Comme indiqué à la section 2.1, en vue de la mise en œuvre du Système Informatisé de Gestion des
procédures (SIGP), le MJDH est en train de moderniser l'infrastructure informatique sur les sites
pilotes. Le programme de modernisation informatique est guidé par les exigences énoncées dans le
Plan Directeur de l’Informatisation du Ministère de la Justice, ses tribunaux et ses prisons (Plan
Directeur). L'architecture du réseau envisagée dans le Plan directeur est décrite dans le schéma de la
figure 1 ci-dessous. En termes généraux, les améliorations comprennent l'installation d'ordinateurs
personnels (PC), des réseaux locaux (LAN) et des serveurs locaux pour les tribunaux, les bureaux des
procureurs et les prisons. Une connexion internet sera établie sur chaque site, fournie soit par un
fournisseur privé de services Internet ou via un intranet d'Etat ayant un service Internet. Un Wide
Area Network crypté (WAN) reliera les sites et le MJDH. Les serveurs locaux stockeront des
données sur les sites et les données locales seront sauvegardées sur un serveur central situé au
MJDH. L'architecture est conçue de sorte que chaque site (tribunal, bureau du procureur, prison, etc.)
ait la capacité d'utiliser le SIGP, même en cas de panne du WAN ou du service Internet.
TETRA TECH
10
Tunnel
encryptés
Encrypted
Tunnels
(VPN)
Site
#1
Site
ADSL
Réseau
SNDI
Internet
ou Internet
SiteSite
#2
ADSL
Encryption
VPN
Encryption
VPN
MJDH
Ministère
ADSL
Encryption
VPN
Figure 1: Architecture du réseau
L'acquisition et l'installation de matériel informatique sur les sites pilotes relève exclusivement de la
responsabilité du MJDH et on peut supposer que chaque site répondra aux exigences préalables
suivantes au moment du déploiement du SIGP pour le programme pilote: Un PC pour chaque
utilisateur avec le logiciel Microsoft Office et un navigateur internet, un anti-virus, un serveur local,
LAN, une connexion WAN sécurisée avec les autres sites pilotes, et internet. Le ministère de la
Justice comprend un service informatique d'environ 30 experts en informatique, avec lequel le
fournisseur sélectionné sera invité à travailler en étroite collaboration. Un spécialiste en informatique
devrait aussi être spécialement affecté et présent sur chaque site pilote.
Table: Plateforme et Spécifications
Platforme
Specifications
CPU= Core i3,
RAM = 4 GB,
Disque Dur = 500GB
OS = Windows 7
PCs
Navigateur internet = Firefox
Server Local
HP ML 350G8 – RAM 8 Go – SAS – hot swap 2,5’’ – DD
500 Go – 2 Cartes Ethernet
HP Proliant DL380p Gen8 E5-2620 P420i /1GB FBWC
RAM = 16 GB,
Server Central
Disque dur = 2* 500 GB
Câblage réseau = (CAT 6)
Switch = Switch Cisco 48 ports
LAN
Pare feu= Sonic Wall
TETRA TECH
11
Internet (ADSL) = ADSL Pro 8 Mbps
VPN= Sonic Wall
Router = Catalyst 3750-X
WAN
WS-C2750X-24P-S
2.5 Exigences du logiciel
Les principaux objectifs du logiciel de gestion des procédures sont les suivants:
• Créer la capacité à suivre et à surveiller les affaires civiles et pénales du dépôt jusqu’à leur
liquidation finale
• Générer les documents juridiques tels que les convocations, les mandats, les actes de naissance, et
les certificats de décès
• Enregistrer les informations personnelles des accusés détenus dans les centres de détention, suivre
leur parcours pendant la détention, et notifier le personnel des centres de détention des événements
judiciaires et partager l'information entre les agences
• Fournir des rapports sur le statut des dossiers, leur évolution, des statistiques sur la charge de travail
et des informations liées à la gestion.
2.5.1 Exigences générales
2.5.1.1 Environnement de développement des applications
Le système doit être conçu et développé à l'aide d’outils de la génération actuelle. Le fournisseur doit
identifier et justifier l'environnement de développement des applications, y compris les outils de
développement proposés, les méthodes et le(s) langage(s) de programmation.
2.5.1.2 Base de données
Le logiciel utilisera une base de données centrale nationale de type relationnel. Le fournisseur doit
identifier les produits du Système de Gestion de bases de Données Relationnelles (SGBDR) qui
seront utilisés pour accompagner le logiciel du fournisseur. Parce que le MJDH s’attend à ce que le
logiciel SIGP soit étendu à d'autres juridictions et organismes du secteur de la justice après la réussite
des tests dans les deux juridictions pilotes et le bureau central du MJDH, une solution qui réduit les
coûts initiaux et récurrents de la licence par site est privilégiée.
2.5.1.3 Langages de programmation
Il est fortement recommandé que l'application proposée soit basée sur le langage interprété et non
compilé. Cependant, les soumissionnaires sont libres de proposer et justifier l'utilisation de code
compilé. Les solutions développées en PHP ou ASP sont privilégiées.
2.5.1.4 Open Source
Le logiciel libre est préféré. Cependant, les fournisseurs sont libres de proposer des solutions de
logiciels fermés à moins que des garanties suffisantes quant à la qualité et, gardant à l'esprit que le
financement du projet se termine après trois ans, la durabilité du logiciel et son support après le
projet soient pris en compte dans la proposition
2.5.1.5 Fonctionnel dans l'environnement informatique existant
TETRA TECH
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Le logiciel doit être fonctionnel dans l'environnement d'exploitation tel que décrit au paragraphe 2.4
ci-dessus.
2.5.1.6 flexible
Le logiciel de gestion des procédures doit être conçu en ayant à l’esprit que le MJDH aura des
exigences en constante évolution. Les modifications des lois et des procédures judiciaires affectent
souvent la façon dont le système judiciaire gère les dossiers. Par conséquent, le logiciel doit être
capable de s’adapter à ces changements sans refonte importante. Si possible, le logiciel devrait
permettre de modifier la structure de base de données sans nécessiter une recompilation des
programmes qui ne sont pas directement affectés par les changements.
2.5.1.7 Extensible
Le logiciel devrait être facilement extensible pour faciliter l'expansion du système à d'autres
juridictions au cours des phases ultérieures du déploiement. Bien que la portée de cet énoncé des
travaux soit limitée à la mise en œuvre du système sur les deux sites du programme pilote et au
bureau central du MJDH, la conception du logiciel devrait permettre l'expansion relativement facile
et rentable du système à des tribunaux, des bureaux de procureurs.
2.5.1.8 Langue de l’utilisateur final
La langue officielle parlée en Côte d'Ivoire est le français et le système juridique mène toutes les
activités officielles en Français. Les utilisateurs doivent donc être en mesure d'interagir avec le
système en Français.
2.5.1.9 Fonctions et champs de données
Les exigences énoncées dans la section 2.5.2, «Exigences fonctionnelles», ci-dessous contiennent les
fonctions générales globales du logiciel de gestion de dossiers. Cette liste n’est pas exhaustive et
servira uniquement comme un point de départ détaillé des discussions avec le MJDH et ProJustice
concernant l'élaboration d'un ensemble complet de fonctions.
Il n’existe pas d’analyse approfondie des champs de données et des types de données nécessaires
pour soutenir les fonctions du logiciel et le fournisseur sera tenu de déterminer des champs de
données supplémentaires nécessaires pour soutenir les fonctions du logiciel de gestion des
procédures.
Le système pilote de suivi des procédures fournit une bonne feuille de route pour les fonctions
d’enregistrement des dossiers, de programmation et de gestion de l’agenda, et les champs de données
utilisés dans le système de suivi devraient être incorporés autant que possible dans le logiciel de
gestion des procédures.
2.5.2 Exigences fonctionnelles
2.5.2.1 Ouverture d’une procédure
Les nouvelles procédures sont introduites dans le système et indexées afin que les informations
concernant le dossier puissent être enregistrées, consignées, conservées, récupérées, utilisées pour
générer des formulaires et autres documents, et combinées avec des informations provenant d'autres
dossiers pour élaborer des rapports sur les mouvements des dossiers. L'indice doit être maintenu tout
au long du cycle de vie de la procédure et devrait, servir d’interface facile entre les utilisateurs et des
autres parties du système tels que l’enregistrement, la programmation et la gestion de l’agenda pour
fournir toutes les informations sur cette procédure et les dossiers connexes. La capacité de l'indice
TETRA TECH
13
devrait servir d’interface entre les capacités d'enquête et de production des rapports pour des
affichages et des rapports plus variés.
2.5.2.2 Registre des Actions / Mise au rôle
Le registre des procédures, ou rôle, est le principal moyen d'enregistrement chronologique et
historique de la procédure. Il enregistre les résultats des événements conclus dans une procédure.
Font partie des exemples d'activités faisant normalement partie du dossier, le dépôt d'un document
par un avocat ou un justiciable ou toute autre plaidoirie réactive, la requête, l'avis d'appel ou la
délivrance d'un document tel qu’une convocation, un mandat, une ordonnance ou un jugement par le
tribunal ou le procureur. Les dates et les conclusions des auditions sont également consignées.
Le logiciel de gestion des procédures devrait créer le registre des actions en utilisant les saisies faites
à l’ouverture de la procédure et complétées par les saisies subséquentes. Au fur et à mesure que la
procédure avance et que les évènements connaissent leur aboutissement, des informations sommaires
sur les événements terminés sont introduites dans le dossier. Le logiciel devrait limiter la possibilité
de modifier ou supprimer les entrées d’évènements pour éviter qu’ils soient corrompus. La correction
des erreurs devrait s’effectuer par l'ajout d’entrées correctives au dossier.
Le logiciel doit également pouvoir afficher des écrans récapitulatifs du dossier par procédure dans un
ordre chronologique à partir de la date d'enregistrement.
2.5.2.3 Programmation
La fonction de programmation permet l'entrée des événements à venir, le maintien et l'affichage
d'informations sur des activités planifiées, et de surveiller le respect des horaires et des délais de
procédure. La fonction de programmation devrait rendre compte des dates butoir de la procédure et
des événements et alerter l'utilisateur lorsqu’elles risquent de ne pas être respectées.
La programmation contraste avec la mise au rôle en ce que la programmation s’intéresse aux
événements qui ne figurent pas encore sur le calendrier et ne se sont pas encore produits. La mise au
rôle est liée aux activités achevées.
2.5.2.4 Rappels, alertes utilisateur, et invites
Le système devrait générer des rappels, des alertes et des messages pour informer les utilisateurs de
l'imminence ou l’expiration des échéances programmées ou procédurales et des procédures n’ayant
aucun ‘’nouvel évènement ‘’ prévu.
2.5.2.5 Production de documents
Il s’agit d’activités liées à la production des documents officiels. De nombreux documents utilisés par
les tribunaux, le bureau du procureur contiennent un langage d’usage courant dans lequel sont insérés
le texte et les données qui se rapportent à un cas particulier. Pour contribuer à produire ces
documents fréquemment utilisés, le système de gestion des procédures devrait permettre aux
utilisateurs de créer, stocker et de maintenir des formes ou modèles de sortie contenant un texte
standard. Lorsque les utilisateurs ont un formulaire à remplir, le système est capable d'accéder au
modèle de sortie approprié et les données requises seront extraites de la base de données et / ou
manuellement fournies par l'utilisateur. Les documents peuvent être générés automatiquement suite à
un événement spécifique ou résulter de l'entrée de l'utilisateur et peuvent être imprimés et distribués
manuellement ou distribués par voie électronique.
2.5.2.6 Gestion d’agenda
TETRA TECH
14
Il s’agit d’activités en rapport avec la création de sujets liés à la gestion de l’agenda, y compris la
production, l’entretien et la distribution manuelle et électronique des calendriers judiciaires pour
chaque type d'audience et de procès. La gestion de l’agenda englobe par conséquent toutes les
procédures dans lesquelles des arguments, des témoins et des preuves sont envisagées par un
auxiliaire de justice.
La gestion de l’agenda a deux connotations. Tout d'abord, elle se réfère à la mise en place d'une
affaire dans une seule procédure. Deuxièmement, l’agenda se réfère à une liste de toutes les questions
qui seront entendues ou prises en considération par l'officier de justice ou un tribunal.
2.5.2.7 Audiences
Il s’agit des activités liées à l'enregistrement des résultats des événements judiciaires durant lesquels
des arguments, témoins, ou des preuves sont entendus par un magistrat. Cela englobe les procès, les
motions ou demandes, et les entrevues ou convocations.
2.5.2.8 Règlement des affaires
Il s’agit des activités liées à l'élimination de tout ou partie d'un dossier ou rejetant une ou plusieurs
parties individuelles en raison d'un jugement, une ordonnance, une défaillance, le retrait ou le
transfert à une autre juridiction.
La fonction de règlement concerne également la création d'un formulaire de jugement au moment du
règlement pour documenter les informations relatives au jugement. Le formulaire peut être distribué
manuellement ou électroniquement à d'autres unités du gouvernement, aux avocats ou aux
justiciables et aux accusés.
2.5.2.9 Suivi des dossiers
Il s’agit des activités liées à la création, le stockage, l'accès, le suivi, et l'élimination des dossiers
papier. Les dossiers physiques doivent être suivis à partir du moment où le dossier est lancé jusqu'à
ce que les fichiers soient détruits. Pour les dossiers papier, il s’agit du suivi de leur parcours physique
pendant le cycle de vie en tant que dossiers actifs, inactifs, archivés, et détruits.
2.5.2.10 Fonctions Statistiques et de Production de Rapports
Les rapports fournissent des statistiques sur l'état du dossier, le nombre de dossiers, le flux du travail
et la charge de travail aussi bien que d’autres informations liées à la gestion. Le système devrait avoir
les capacités de générer, afficher, imprimer et transférer électroniquement les rapports suivants:

Divers détails et rapports sommaires donnant des informations sur le registre des actions /
contenu du rôle pour des dossiers et groupes de dossiers spécifiques

Les missions actuelles et antérieures du juge et du procureur

Les rapports sur le nombre de dossiers - les statistiques sur chaque type de procédure et, au
besoin, la catégorie de la procédure à des intervalles de temps spécifiques de l’âge des
dossiers en attente, au début de la période, le nombre de dossiers déposés ou rouverts, le
nombre dossiers traités ou en retard, le nombre de dossiers en suspens à la fin de la période,
et les dossiers liquidés en termes de pourcentage des dossiers déposés.

Les rapports sur l’évolution des procédures- les statistiques sur chaque type de procédure et,
au besoin, la catégorie de la procédure à des intervalles de temps spécifiques de à l’âge des
dossiers en attente, l’âge du dossier à la liquidation, le nombre de dossiers en attente à chaque
étape majeure de la procédure, et le temps moyen entre les différentes étapes de la procédure.
TETRA TECH
15

Les statistiques sur la charge de travail – Les statistiques sur chaque catégorie et type de
procédure, les tendances (par exemple les changements de nombres et de pourcentages du
dépôt à la liquidation, le changement de pourcentage au niveau des documents déposés au
cours de périodes de rapport successives, l'âge des dossiers en attente au cours de périodes de
rapports successives.
Le système devrait aussi comprendre une fonctionnalité de rédaction de rapports qui permet aux
utilisateurs d'extraire des données nécessaires à partir de plusieurs fichiers et créer des rapports aussi
bien que les rapports ad hoc dans un format souple, défini par l'utilisateur. Ces rapports seront utilisés
à plusieurs fins, y compris encourager certains juges à s’améliorer, insuffler une concurrence saine
entre les tribunaux, et aider les autorités centrales quant à l’affectation et l’attribution des juges et des
dossiers et l’attribution des ressources.
2.6 Autres exigences
2.6.1 Gestion du Système
Les exigences liées à la gestion du système comprennent:

Un ensemble complet d'outils administratifs pour gérer les applications, les systèmes et les
ressources

Intégration à une solution de gestion d'application et de suivi de la performance conforme aux
normes du secteur.
2.6.2 Sauvegarde et Inventaire
Le système doit prévoir des procédures de sauvegarde et de récupération de toutes les données gérées
par le système. Les administrateurs du système doivent être en mesure de planifier une sauvegarde
automatique du système au niveau des deux serveurs locaux et centraux pendant que le système est
opérationnel. Les procédures de sauvegarde et de récupération doivent être clairement documentées.
2.6.3 Sécurité
Les exigences liées à la sécurité et l'intégrité du système sont:

Des contrôles de sécurité stricts pour empêcher l'utilisation du système et de ses données en
limitant l'accès privilégié à la fonctionnalité des applications, l’enregistrement des données,
aux éléments de données, le cas échéant

La possibilité de générer des rapports contenant des détails sur les tentatives de connexion
infructueuses. Les détails comprennent l'identification de l'utilisateur et l'heure, ainsi que les
données auxquelles in a tenté d'accéder, si possible,

une déconnexion chronométrée

une piste de vérification des transactions concernant toutes les modifications apportées aux
données sensibles

une capacité d’inter opérer avec les VPN, les serveurs intermédiaires et les pare-feu

aucune entrave aux dispositions de sécurité de base de données du système d'exploitation qui
protègent les données du système contre l’accès des utilisateurs non autorisés en dehors de
l'application
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16

un TLS pour protéger les données entre le client et le serveur et entre les serveurs, au
minimum.
2.6.4 Accès public
Le fournisseur doit prendre en compte et fournir des détails pour mettre à la disposition des
utilisateurs non enregistrés des informations sur le statut des dossiers sans compromettre la sécurité
du système.
2.7 Garanties
Le fournisseur doit fournir les détails concernant les garanties du logiciel ou l'absence de celles-ci.
2.8 Documentation
Le fournisseur doit fournir les documents suivants:

la documentation de l'utilisateur final (y compris le système d'aide en ligne et les manuels
imprimés)

la documentation de l'utilisateur final (y compris un système d’aide en ligne et des manuels
imprimés)

la documentation de l’utilisateur final expliquant comment réaliser toutes les tâches à l’aide
du système. Le système d'aide en ligne doit inclure des capacités d’aide contextuelle. Le
système d'aide en ligne et les manuels imprimés devront être modifiables par le MJDH pour
faciliter la possibilité d'ajouter à / modifier ou supprimer des informations

Les procédures administratives du système

Les procédures d'installation.
2.9 Formation
2.9.1 La formation des Utilisateurs et du Personnel de Soutien Technique
Le transfert des connaissances et la formation sont d'une importance capitale pour le succès du
système et le fournisseur doit former le personnel judiciaire travaillant sur les sites du programme
pilote du système de gestion des procédures dont le tribunal de première instance de Yopougon, le
tribunal satellite de Dabou et le MJDH. Les informations sur les niveaux des membres du personnel
de chaque site du programme pilote sont fournies dans le tableau 2 ci-dessous, les niveaux des
membres du personnel des sites pilotes.
Le fournisseur doit noter que les compétences en informatique du personnel judiciaire sont
minimales. La plupart des employés ont une connaissance fonctionnelle de la façon de démarrer et
arrêter un ordinateur, du traitement de texte, et de la navigation Internet. Certains ont des comptes de
messagerie et savent comment envoyer et recevoir des messages. Des cours de base en informatique
peuvent être nécessaires avant le début de la formation sur le système de gestion des dossiers.
Le fournisseur doit d’abord envisager la formation du personnel informatique dans les domaines
pertinents. Cela permettrait au personnel informatique d’effectuer les tâches d'administration du
système qui doivent être accomplies avant la formation de tous les autres usagers de la justice.
Tableau 2: Niveaux du Personnel des Sites Pilotes
Sites Pilotes du
Programme SIGP
Judges
(Magistrats
Procureurs
(Magistrats
Parquet)
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Greffiers
Personnel
non
judiciaire
TOTAL
17
Siège)
MJDH
N/A
N/A
N/A
15
15
TPI de Yopougon
24
13
76
N/A
113
Tribunal
Satellite de Dabou
3
2
22
N/A
27
2.9.1.1 Plan de formation
Le fournisseur devra élaborer un plan de formation complet et doit inclure dans sa proposition un
programme de formation et une proposition de calendrier indiquant les heures et les jours de
formation par semaine, par localité (Dabou, Yopougon, à Abidjan MJDH). Le nombre de formateurs
doit également être précisé.
Le fournisseur doit tenir compte des conditions suivantes:

La formation aura lieu au tribunal pendant que le tribunal fonctionne. L'activité des tribunaux
ne doit être perturbée le moins possible

Les situations urgentes sont possibles, l'adaptation de manière quotidienne peut être
nécessaire

Les heures normales d’ouverture des tribunaux vont de 8h00 à16h00. Certains utilisateurs
peuvent avoir peu ou pas d'expérience dans l'utilisation des ordinateurs. Comme indiqué
précédemment, il est nécessaire de procéder à une séance d'initiation à l'informatique pour
certains utilisateurs avant de procéder à la formation sur le SIGP.
2.9.1.2 Manuels de formation
Le fournisseur doit produire deux manuels de formation, un pour les utilisateurs et un autre pour le
personnel de soutien des TIC. Les manuels doivent contenir toutes les informations nécessaires pour
la participation du personnel aux séances de formation et pouvant leur permettre d’être utilisés
comme des guides de référence après que la formation soit terminée.
2.9.2 Formation à la réplication du système
Sous condition de la réussite de la mise en œuvre du programme pilote du système de gestion des
dossiers, le MJDH a l'intention d'étendre le système de gestion des dossiers à des juridictions
supplémentaires. Ainsi, le MJDH souhaite acquérir les compétences nécessaires pour procéder à
l'installation du système et assurer la formation sur les nouveaux sites sans aide extérieure.
Le fournisseur doit former un groupe membres du personnel de soutien en informatique du MJDH
pour l’installation et le calibrage du logiciel de gestion des procédures sur les nouveaux sites
judiciaires, comme mentionné dans le tableau 2 ci-dessus. Le fournisseur doit élaborer un plan et des
supports de formation pour accompagner la formation devant permettre au personnel d'installer le
logiciel et former le personnel sur les futurs sites.
2.10 Activités de Soutien et d’Entretien après la mise en œuvre
Le fournisseur est tenu de fournir une assistance sur site sur une période de trois ans à compter de la
date d'acceptation finale du logiciel. Au minimum, le soutien sur place doit comprendre:
TETRA TECH
18

un service support et entretien du logiciel du SIGP

un service de support à l'utilisateur final

un service de support au Server et à l’équipement.
Le support logiciel comprend la réparation de tous les problèmes rencontrés avec les fonctions du
logiciel spécifiées dans cet énoncé.
L’assistance sur site peut être fournie par un représentant tiers. Le soumissionnaire doit inclure dans
sa réponse une description de l'assistance sur site qui sera fournie pour le logiciel. À cet égard, il
serait hautement préférable que le soumissionnaire implique dès le départ une société informatique
locale en tant que partenaire pour le développement, la mise en œuvre du logiciel, et le soutien sur
site.
2.11 Produits livrables et calendrier d'exécution
Cette section décrit les étapes décisives majeures et les principaux produits livrables du projet.
L'approche de mise en œuvre du projet se compose de trois cycles:

Le cycle d'évaluation et de développement

La mise en œuvre, y compris le déploiement du système, la formation, et l'acceptation

Le support après la mise en œuvre.
Les soumissionnaires sont libres de choisir une méthodologie de développement pour la conception,
le développement et la mise en œuvre du système de gestion des procédures sur les sites pilotes, mais
la méthodologie choisie et les plans de gestion et de communication doivent être décrits en détail
dans la proposition.
Un ensemble minimal de livrables sont décrits ci-dessous et doivent être abordés dans les plans de
travail détaillés des soumissionnaires:
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Produit livrable/Activité
Date
Gestion du Projet
Plan de Travail du Projet
Plan d’Assurance de la Qualité du Logiciel
Communications
Plan de communication: Pour permettre une communication efficace
et efficiente au sein de l'équipe du projet et les parties prenantes
(personnel des tribunaux et du ministère)
Architecture du SIGP
Modèle Physique des Données
Normes de la Base de Données
Normes de Développement des Applications
Conception de l’Architecture du système
Conception de l’Architecture du Logiciel
Plan du Test d’Acceptation
Developpement du SIGP
modèle des Données
Développement du Logiciel
Plan du Test d’Acceptation
Déploiement du SIGP et Formation (sites pilotes – 2 tribunaux, MJDH)
Plan de Mise en Œuvre
Activités de Mise en Œuvre
Plan du Test d’Acceptation
Formation pour le Transfert des Compétences
Plan de Mise en Œuvre
Activités de Mise en Œuvre
TETRA TECH
20
SECTION 3. CRITERES D'EVALUATION
3.1 Informations Générales
ProJustice a l’intention d'attribuer un accord auxiliaire résultant de cette sollicitation au
soumissionnaire responsable ayant la proposition la plus avantageuse, en tenant compte du prix et
d'autres facteurs. Par conséquent, la proposition initiale du soumissionnaire doit contenir les
meilleures conditions aussi bien de prix que du point de vue technique. S’il le juge nécessaire,
ProJustice se réserve le droit de mener des discussions avec le soumissionnaire. ProJustice peut
rejeter toute offre si une telle action est dans l'intérêt de ProJustice, du MJDH, ou de l'USAID;
accepter une offre autre que l'offre la moins coûteuse; et renoncer aux pratiques informelles et
irrégularités mineures dans les offres / devis reçus.
3.2 Exigences Obligatoires de Réactivité
Pour être admissible à la sélection, une proposition doit être (a) reçue en temps opportun du
soumissionnaire ; (b) dûment signée par le soumissionnaire ; et (c) formatée de telle sorte que toutes
les données sur les coûts soient séparées et non inclues dans la proposition de soumission technique.
3.3 Comité d'examen
Les propositions seront examinées et évaluées par un comité composé de membres du personnel
qualifiés sélectionnés par ProJustice. Ce comité recommandera la sélection de la proposition qu’il
jugera comme étant la plus avantageuse pour le Ministère de la Justice et ProJustice / USAID après
avoir examiné tous les facteurs d'évaluation.
3.4 Critères de sélection
L'évaluation sera faite par le Comité d'examen sur la base d’un système de points. Le contrat sera
attribué au soumissionnaire ayant le score le plus élevé.
Le Comité d'examen utilisera les critères d'évaluation suivants pour évaluer les propositions:
Tableau 1. Critères d’Evaluation

Critères d’Evaluation
Pourcentage
Mérites de l’Approche Technique Proposée
40%
Caractère raisonnable des coûts et compétitivité de la proposition
30%
Références de l’Entreprise ou du Consortium
10%
Mérites de l’Approche de gestion Proposée
20%
Les consortiums avec des sociétés informatiques Ivoiriennes sont vivement encouragés pour
cet accord de sous-traitance afin d'assurer de la durabilité de l’entretien local et permettre que
la capacité de partage des connaissances reste en Côte d'Ivoire.
3.4.1 Mérites de l'approche technique proposée:

Compréhension du problème. Il s’agit de la compréhension que le soumissionnaire a des
besoins de ProJustice qui ont généré cet AO, des objectifs visés par ProJustice en demandant
les services, et la nature des termes de référence en question.
TETRA TECH
21

Bien-fondé de l'approche. L'accent est mis sur les techniques proposées pour gérer les
objectifs du projet, y compris: le calendrier, le risque, le changement, le développement, les
tests et la mise en œuvre. Le plan de travail proposé, les méthodes de développement du
logiciel et la gestion de la configuration seront aussi pris en considération.

Solution technique. Il s’agit de la qualité de la solution technique proposée par le
soumissionnaire. La solution sera évaluée en fonction de sa conformité avec les termes et
conditions décrits dans la section 2 du présent AO, de l'énoncé des travaux, ainsi que
l'approche de développement du logiciel en temps opportun, l'assurance de la qualité et des
solutions proposées pour réduire les besoins récurrents ou excessifs d’entretien du logiciel
développé par le soumissionnaire .
3.4.2 Caractère Raisonnable Concurrentiel du Prix
Le soumissionnaire doit préparer une proposition de coûts en utilisant le modèle figurant à l'annexe 3
– Proposition de Coûts. La proposition des coûts devrait être accompagnée d'un narratif des coûts qui
fournit une description et une explication pour chacun des coûts proposés. Les soumissionnaires
peuvent modifier ou ajouter des rubriques aux modèles de budget, selon le cas, mais les principales
rubriques (coût du travail, les autres coûts directs, les coûts indirects et les honoraires fixes) doivent
demeurer et être budgétisés comme indiqué dans le modèle.
3.4.3 Références et expérience acquise
Il s’agit de la capacité du soumissionnaire à respecter les termes et conditions de l’AO, en particulier
les contraintes de temps et la qualité, la pertinence et la célérité des travaux / projets similaires
(récents) accomplis par le soumissionnaire.

Les soumissionnaires sont tenus de soumettre les documents suivants:
• Liste et description d'au moins trois contrats / contrats de sous-traitance / contrats de prestataire sont
similaires à l'œuvre à accomplir dans le cadre du présent AO, et qui ont été réalisées au cours des
trois dernières années.
• Les coordonnées du client (nom, adresse, téléphone et adresse courriel du représentant du client)
avec l'autorisation à ProJustice de communiquer avec ces références pour solliciter des avis sur: la
qualité du travail effectué par le soumissionnaire; la rapidité de l'effort fait par le soumissionnaire; et
si le client utiliserait les services du soumissionnaire à nouveau à l'avenir.
3.4.4 Mérite de l'Approche de Gestion Proposée et les Qualifications du personnel:
Il s’agit de la compétence du personnel spécialisé qui sera affecté à ce travail par le soumissionnaire.
Les qualifications du personnel spécialisé seront mesurées par l'expérience et l'éducation avec un
accent particulier sur l'expérience dans la prestation de services similaires à ceux proposés dans la
réponse du soumissionnaire.
TETRA TECH
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ANNEXE 1 - FORMAT ET PLAN DE LA PROPOSITION TECHNIQUE
I. Référence de l’Entreprise
Veuillez étiqueter chaque section (A, B, C, etc.) comme indiqué ci-dessous. Commencez chaque
section sur une nouvelle page. Veuillez respecter le nombre maximum de pages pour chaque section
définis ci-dessous. Les soumissionnaires qui ne se conformeront pas au format requis pour la
proposition risquent de voir leur offre jugée non recevable.
A. Décrivez les services et les capacités générales de votre entreprise ou votre consortium (narratif: 2
pages au maximum)
B. Décrivez l'expérience de votre entreprise dans la réalisation des projets similaires. (narratif: 1
page au maximum)
C. Donnez la liste d’au moins trois (3) clients pour lesquels des services similaires ont été prestés et
décrivez la nature et la portée des services prestés.
i. Nom du Client:________________________________
Adresse:________________________________________
Nom du Contact:_____________________________
No de Téléphone:___________________________________
Description des Services prestés:
(narratif; maximum 1 page)
ii. Nom du Client N° 2:________________________________
Adresse:________________________________________
Nom du Contact:_____________________________
No de Téléphone:___________________________________
Description des Services prestés:
(narratif; maximum 1 page)
iii. Nom du Client N° 3:________________________________
Adresse:________________________________________
Nom du Contact:_____________________________
No de Téléphone:___________________________________
Description des Services prestés:
(narratif; maximum 1 page)
D. Identifiez le nombre de membres du personnel technique engagés ou devant être engagés par votre
entreprise qualifiés pour entreprendre le travail décrit, et décrivez leurs qualifications et
compétences.
Nombre de membres du personnel technique qualifiés: _____________
(Narratif; maximum 2 pages)
E. Décrivez votre entreprise et son organisation en tant que société principale pour cet appel d'offres,
avec des références aux sociétés mères et filiales.
(Narratif; maximum 1 page)
TETRA TECH
23
F. Décrivez les autres membres du consortium (le cas échéant), le fonctionnement de l'association
pour cet accord de sous-traitance, le type de relation et la communication entre les membres du
consortium pendant la durée de cet accord de sous-traitance, et la durée de la relation entre les
membres du consortium.
(Narratif: maximum 1 page)
G. Identifiez le nombre d'années pendant lesquelles votre entreprise / consortium a fonctionné en
Côte d'Ivoire. Joindre la documentation démontrant que votre entreprise est légalement organisée en
vertu des lois des États-Unis ou de la Côte d'Ivoire et est à plus de 50% détenue par les Ivoiriens ou
des citoyens Américains ou des résidents légaux, ou une combinaison de ceux-ci.
Années de fonctionnement de la Société ou du Consortium en Côte d'Ivoire: _____________
(Pièce jointe)
H. Décrivez le type de coopération et de relations de travail que votre société / consortium
développera avec le Service des TIC du MJDH.
(Narratif: maximum 1 page)
I. (Facultatif) Liste des brochures de l’entreprise ou autres documents publiés joints à vos documents
de soumission qui décrivent davantage votre entreprise.
(Liste; maximum 1/2 page)
II Approche technique
Décrivez l’approche technique du soumissionnaire au développement du logiciel du SIGP et son
installation sur les sites désignés au sein des tribunaux pilotes et au siège du MJDH de Côte d'Ivoire.
Veuillez étiqueter chaque section (A, B, C, etc.) comme indiqué ci-dessous. Commencez chaque
section sur une nouvelle page. Veuillez respecter le nombre maximum de pages pour chaque section
indiqué ci-dessous. Les soumissionnaires qui ne se conformeront pas au format requis pour la
proposition risquent de voir leur offre jugée non recevable.
A. Décrivez la compréhension que le soumissionnaire a de l'objet et les exigences clés de cet appel
d’offres. (Narratif; maximum 1 page)
B. Un récit détaillé décrivant l'approche technique proposée pour compléter les activités décrites dans
la portée du travail. Si le soumissionnaire est en train de conclure un partenariat avec d'autres
organisations pour l'achèvement des travaux, le récit doit non seulement définir clairement les rôles
et la portée de chaque partenaire mais aussi spécifier quelle organisation sera principalement chargée
d'assurer la mise en œuvre et l'achèvement des travaux. (Narratif; maximum 20 pages)
C. Une section pour l’identification des problèmes potentiels pour l'achèvement des travaux et la
présentation de solutions pour atténuer ces problèmes. (Narratif; maximum 2 pages)
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ANNEXE 2 – FORMAT ET PLAN DE LA PROPOSITION DE GESTION
Décrivez l'approche de gestion proposée par le soumissionnaire pour le développement du
logiciel du SIGP et son installation sur les sites désignés au sein des deux tribunaux pilotes de
Dabou et Yopougon et au siège du MJDH en Côte d'Ivoire.
Veuillez étiqueter chaque section (A, B, C, etc.) comme indiqué ci-dessous. Commencez chaque
section sur une nouvelle page. Veuillez respecter le nombre maximum de pages pour chaque section
indiqué ci-dessous. Les soumissionnaires qui ne se conformeront pas au format requis pour la
proposition risquent de voir leur offre jugée non recevable.
A. Approche générale de gestion proposée pour s’assurer que le calendrier est suivi et les objectifs
atteints; inclure les périodes de rapports sur l’état d’avancement des travaux et les méthodes de
production des rapports. (Narratif: maximum 2 pages)
B. Proposition d’adaptation / approche de gestion du changement pour adapter le logiciel du SIGP
dans divers endroits sélectionnés. (Narratif: maximum 1 page)
C. Entrez les dates d'achèvement prévues pour chacune des activités définies dans le calendrier
d’exécution des produits livrables et de mise en œuvre suivant. Veuillez étiqueter clairement les
nouvelles insertions en écrivant "INSERTION’’: (description du livrable / de l’activité inséré (e))".
Produit livrable/Activité
Date
1. Gestion du Projet
1.1 Plan de Travail du Projet
1.2Plan d’Assurance de la Qualité du Logiciel
2. Communication
2.1 Plan de communication:
3. Architecture du SIGP
3.1 Modèle Physique des Données
3.2 Normes de la Base de Données
3.3 Normes de Développement des Applications
3.4 Conception de l’Architecture du système
3.5 Conception de l’Architecture du Logiciel
3.6 Plan du Test d’Acceptation
4. Développement du SIGP
4.1 modèle des Données
4.2 Développement du Logiciel
4.3 Plan du Test d’Acceptation
5. Déploiement du SIGP et Formation (sites pilotes – 2 tribunaux,
MJDH)
TETRA TECH
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Produit livrable/Activité
Date
5.1 Plan de Mise en Œuvre
5.2 Activités de Mise en Œuvre
5.3 Plan du Test d’Acceptation
6. Formation pour le Transfert des Compétences
6.1 Plan de Mise en Œuvre
6.2 Activités de Mise en Œuvre
D. Fournissez un plan de produits livrables et de mise en œuvre par étapes. Identifiez les étapes
intermédiaires proposées dans chaque phase.
E. Fournissez les détails du plan de dotation proposé par le soumissionnaire conformément au
tableau ci-dessous (les rôles fournis ci-dessous sont destinées à servir d'exemples). Le tableau cidessous devrait inclure le personnel habituel de la Société ou Consortium, ainsi que les consultants.
Personnel
Tâches Principales et Responsabilités
Niveau d’ Effort (jours)
Poste dans le Projet
Gestionnaire du Projet
Analyste des bases de
Données
Architecte logiciel
Analyste des Systèmes
Developpeur de Logiciels
Test Analyst
Formateur
Pour l'évaluation du personnel, les soumissionnaires doivent joindre un curriculum vitae (CV) d’au
plus trois pages par CV qui décrit clairement le parcours scolaire du personnel, son expérience de
travail pertinente, les périodes d'exécution, les titres de fonction antérieurs, et toutes les licences
pertinentes. Les propositions techniques dans lesquelles ne figurent pas les CV du personnel proposé
seront disqualifiées.
TETRA TECH
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ANNEXE 3 - MODÈLE ET FORMAT DE PROPOSITION DE COÛTS
Le Soumissionnaire doit préparer une proposition de coûts en utilisant le modèle ci-dessous. La
proposition de coûts devrait être accompagnée d'un narratif des coûts expliquant chacun des coûts
proposés. (Narratif: 5 pages maximum)
MODELE DE PROPOSITION DE COUTS
A. Budget sommaire
Les soumissionnaires peuvent modifier éléments des modèles de budget ou y ajouter des éléments,
selon le cas, mais les principaux éléments (coût du travail, autres coûts directs et les coûts indirects,
honoraires) doivent rester et être budgétisés comme indiqué ci-dessous. Le soumissionnaire doit être
prêt à fournir des pièces justificatives à la demande, y compris les états financiers afin de vérifier les
coûts indirects et raisonnables des honoraires fixes, le cas échéant.
RUBRIQUE
TOTAL
Main-d’oeuvre Directe
$000,000.00
Autres Coûts Directs
$000,000.00
Coûts Indirects
$000,000.00
Coût Total
$000,000.00
Frais Fixes
$000,000.00
Coût Total Plus Frais Fixes
$000,000.00
B. Main-d’œuvre Directe
A l’aide du plan de dotation préparé en Annexe 2:( Format et Plan de la Proposition de Gestion)
Section E), faites une proposition de prix pour chacune des catégories de main-d'œuvre selon le
tableau ci-dessous. Les colonnes 1, 2 et 3 doivent correspondre le plan de dotation proposé à
l'Annexe 2.
CATEGORIES DE MAINTARIF
D’OUVRE
JOURNALIER
NIVEAU D’ EFFORT (Jours)
TARIF
JOURNALIER
COUT
Gestionnaire du Projet
Analyste de Données
Architecte Logiciels
Analyste des Systèmes
Développeur
Analyste de Test
Formateur
C. Autres Coûts directs
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Aux fins d'évaluation, les soumissionnaires proposeront les autres coûts directs qui seront nécessaires
pour achever le développement du logiciel du SIGP et son installation sur les sites désignés au sein
des deux tribunaux pilotes et au siège du MJDH en Côte d'Ivoire. Quelques exemples peuvent
inclure, mais ne sont pas limités à: la communication, l'impression / photocopie, messagerie /
affranchissement, les frais bancaires / de traitement des espèces, le transport, les per diems, etc.
DESCRIPTION
UNIT COST
QUANTITY
TOTAL
Total Direct Labor Costs
D. Coûts Indirects
Les soumissionnaires proposeront les coûts indirects conformément à une base de référence. Les
coûts indirects seront soumis à une procédure de vérification préalable à l'attribution de l’accord de
sous-traitance.
NOTE: Les tarifs ci-dessous, les plafonds, et les bases d’application sont à titre indicatif. Insérez les
informations basées sur la structure des coûts indirects du soumissionnaire.
BASE D’ APPLICATION
TYPE OF INDIRECT RATE
TAUX
Manipulation de l’Equipement
4.00%
Accord de sous-traitance
21.00%
Main-d’œuvre, Autres Coûts
Indirects
Frais généraux & administratifs
E. Coûts fixes
(E) Les soumissionnaires peuvent proposer un taux plafond pour les coûts fixes sous-forme de
pourcentage.
NOTE: Les taux et les bases d'application ci-dessous sont à titre indicatif. Insérez les informations
basées sur le taux proposé par le Soumissionnaire (le cas échéant).
TARIF FIXE
Tarif fixe
TAUX
BASE D’APPLICATION
X.XX%
Main-d’œuvre, Autres Coûts
Indirects
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ANNEXE 4 - Formulaire d'Inscription des Soumissionnaires
AO N°.: 003 Développement par ProJustice du Logiciel Système Informatisé de Gestion des
Procédures et son installation dans deux tribunaux pilotes (Dabou et Yopougon) et au Siège du
MJDH
Veuillez remplir le présent formulaire et retourner une copie à Projustice par courrier électronique à
[email protected] afin de recevoir les prochains courriers et notices relatifs liés à l’AO
A:
ProJustice Program
Mr.: Jean-Luc Nguessan
Attention de
E-mail:
[email protected]
Date:
______________________
Nom de l’Entreprise:
___________________________________________
Nom de
l’interlocuteur Officiel
pour les AO :
___________________________________________
Contact Principal
Titre (poste):
___________________________________________
Adresse courriel :
___________________________________________
Adresse de l’
Entreprise:
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
Telephone Bureau:
___________________________________________
Fax Bureau:
__________________________________________
N° Tel portable:
__________________________________________
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