Couverture et Table des matières

Documentik® FMP 6
Système de Gestion Intégrée des Documents (GID)
analogiques et des documents numériques
Guide de l’usager
Michel Roberge
2006
Éditions GESTAR
1400, avenue Saint-Jean-Baptiste - Bur. 206, Québec, Qc (Canada) - G2E 5B7
Métadonnées (DC: Dublin Core)
<DC:Title>Documentik® FMP 6 - Système de Gestion Intégrée (GID) des documents analogiques
et des documents numériques - Guide de l’usager </DC:Title>
<DC:Creator>Michel Roberge</DC:Creator>
<DC:Subject>Logiciel de gestion documentaire</DC:Subject>
<DC:Description>Cet ouvrage guide l’usagetr dans l’utilisation de l’ensemble des fonctions du logiciel Documentik® FMP 6 pour la gestion des dossiers et des documents d’une organisation.
</DC:Description>
<DC:Publisher>Éditions GESTAR</DC:Publisher>
<DC:Date.Issued>2006-01-31</DC:Date.Issued>
<DC:Type>Texte</DC:Type>
<DC:Format.medium>Imprimé</DC:Format.medium>
<DC:Identifier>ISBN 2-921571-17-X</DC:Identifier>
<DC:Source>Solutions Documentaires GESTAR</DC:Source>
<DC.Relation.references>Solutions documentaires GESTAR</DC.Relation.references>
<DC:Language>fr</DC:Language>
<DC:Rights>Michel Roberge; Éditions GESTAR</DC:Rights>
Éditions GESTAR
1400, avenue Saint-Jean-Baptiste - Bureau 206
Québec, Qc (Canada) G2E 5B7
Site Internet www.gestar.qc.ca (boutique en ligne)
Téléphone : (418) 877-5094
Fax :
(418) 877-6028
Courriel :
[email protected]
ISBN 2-921571-17-X
© Michel Roberge et Éditions GESTAR
Dépôt légal - 1er trimestre 2006
Bibliothèque nationale du Québec / Bibliothèque nationale du Canada
Imprimé au Canada
Documentik® FMP 6
Système Gestion Intégrée des Documents (GID)
analogiques et des documents numériques
Guide de l’usager
Table des matières
SECTION 1
INTRODUCTION
1.1. Contenu
1.2. Convention de licence d’utilisation
1.3. Caractéristiques générales
1.4. Démarrage de l’application
SECTION 2
GESTION DU SYSTÈME
2.1.1 Options
2.1.1.1 Modules
2.1.1.2 Valeurs par défaut
2.1.2 Critères de tri
2.1.3 Mots clés
2.1.4 Chemins d’accès
2.1.5 Références légales
2.1.6 Emprunteurs
2.1.7 Détenteurs
2.1.8 Gestion d’entrepôts : gabarits
© 2006 - Michel Roberge et Solutions Documentaires GESTAR
Module 2.1
Personnalisation
SECTION 3 - OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE
Module 3.1
Schéma de classification
3.1.0 Ce que vous devez faire
3.1.1 Ajouter une rubrique
3.1.1.1 Section - Identification
3.1.1.2 Section - Règle de conservation
3.1.1.3 Section - Accès & sécurité
3.1.1.4 Dupliquer la description d’une rubrique
3.1.2 Modifier la description d’une rubrique
3.1.3 Rechercher une ou des rubriques
3.1.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
3.1.3.2 Recherche rapide
3.1.4 Supprimer un ou des rubriques
3.1.5 Production des listes et rapports
3.1.5.1 Production de la liste instantanée des rubriques
3.1.5.2 Production des rapports
© 2006 - Michel Roberge et Solutions Documentaires GESTAR
Module 3.2
Subdivisions spécifiques®
3.2.0 Ce que vous devez faire
3.2.1 Ajouter une subdivision
3.2.1.1 Section - Identification
3.2.1.2 Section - Règle de conservation
3.2.1.3 Section - Accès & sécurité
3.2.1.4 Dupliquer la description d’une subdivision
3.2.2 Modifier la description d’une subdivision
3.2.3 Rechercher une ou des subdivisions
3.2.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
3.2.3.2 Recherche rapide
Table-2 DOCUMENTIK® FMP 6
Table des matières
3.2.4 Supprimer un ou des subdivisions
3.2.5 Production des listes et rapports
3.2.5.1 Production de la liste instantanée des subdivisions
3.2.5.2 Production des rapports
Module 3.3
Subdivisions uniformes®
3.3.0 Ce que vous devez faire
3.3.1 Ajouter une subdivision
3.3.1.1 Section - Identification
3.3.1.2 Section - Règle de conservation
3.3.1.3 Section - Accès & sécurité
3.3.1.4 Dupliquer la description d’une subdivision
3.3.2 Modifier la description d’une subdivision
3.3.3 Rechercher une ou des subdivisions
3.3.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
3.3.3.2 Recherche rapide
3.3.4 Supprimer un ou des subdivisions
Module 3.4
Subdivisions nominatives®
3.4.0 Ce que vous devez faire
3.4.1 Ajouter une Subdivision nominative®
3.4.1.1 Dupliquer une Subdivision nominative®
3.4.2 Modifier une Subdivision nominative®
3.4.3 Rechercher une ou des Subdivisions nominatives®
3.4.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
3.4.3.2 Recherche rapide
Guide de l’usager Table-3
© 2006- Michel Roberge et Solutions Documentaires GESTAR
3.3.5 Production des listes et rapports
3.3.5.1 Production de la liste instantanée des subdivisions
3.3.5.2 Production des rapports
3.4.4 Supprimer une ou des Subdivisions nominatives®
3.4.5 Production de la liste des Subdivisions nominatives®
SECTION 4 - UNITÉS DOCUMENTAIRES
Module 4.1
Dossiers
4.1.0 Ce que vous devez faire
4.1.1 Ajouter un Dossier
4.1.1.1 Lier un dossier à d’autres dossiers
4.1.1.2 Lier un dossier à des documents analogiques
4.1.1.3 Lier un dossier à des documents numériques
4.1.1.4 Dupliquer la description d’un dossier actif
4.1.1.5 Imprimer les étiquettes de dossiers
4.1.1.6 Ouverture annuelle de dossiers
4.1.2 Modifier la description d’un dossier
© 2006 - Michel Roberge et Solutions Documentaires GESTAR
4.1.3 Rechercher un ou des dossiers
4.1.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
4.1.3.2 Recherche rapide
4.1.4 Utiliser les dossiers
4.1.4.1 Emprunter un dossier
4.1.4.2 Retourner un dossier emprunté
4.1.4.3 Gérer des échéances
4.1.5 Déclasser un ou des dossiers
4.1.5.1 Transférer les dossiers semi-actifs
4.1.5.2 Disposer des dossiers inactifs
4.1.5.3 Modifier le statut d’un dossier
4.1.5.4 Réactiver un dossier
4.1.6 Supprimer un ou des dossiers
4.1.7 Production des listes et rapports
4.1.7.1 Production de la liste instantanée des dossiers
4.1.7.2 Production des rapports
Table-4 DOCUMENTIK® FMP 6
Table des matières
Module 4.2
Contenants
4.2.0 Ce que vous devez faire
4.2.1 Ajouter un Contenant
4.2.1.1 Dupliquer la description d’un contenant
4.2.1.2 Imprimer les étiquettes de contenants
4.2.2 Modifier la description d’un contenant
4.2.3 Rechercher un ou des contenants
4.2.3.1 Rechercher dans l’ensemble des rubriques
4.2.3.2 Recherche rapide
4.2.4 Utiliser les contenants
4.2.4.1 Emprunter un contenant
4.2.4.2 Retourner un contenant emprunté
4.2.5 Ajouter des dossiers par leurs numéros d’entrée
4.2.6 Supprimer un ou des contenants
4.2.8 Déclasser un contenant
SECTION 5 - MODULES COMPLÉMENTAIRES
Module 5.1
Gestion des entrepôts
5.1.0 Ce que vous devez faire
5.1.1 Créer des rangées d’étagères
5.1.2 Ajouter des étagères
5.1.3 Ajouter des tablettes
5.1.4 Placer des boîtes sur une tablette
Guide de l’usager Table-5
© 2006 - Michel Roberge et Solutions Documentaires GESTAR
4.2.7 Production des listes et rapports
4.2.7.1 Production de la liste instantanée des contenants
4.2.7.2 Production des rapports
4.2.7.3 Production des bordereaux