Fiche expérience

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Extranet des acteurs culturels du ValDAC
Mise en place d'un extranet des acteurs culturels (extranetculture.valdac.fr) permettant de favoriser les
échanges au sein du réseau d'acteurs culturels sur le ValDAC.
IDENTIFICATION
CONTENU DU PROJET
Politique régionale
OBJECTIFS ET ENJEUX
Terres à clic / CDRA XX ou
PNR XX
Le projet d'Extranet des acteurs culturels du ValDAC a pour objectif de favoriser
les échanges au sein du réseau d'acteurs culturels sur le ValDAC, mutualiser les
informations et contribuer à dynamiser l'offre culturelle sur le territoire. Ce n’est pas
un outil destiné au grand public.
(CARTE)
Périmètre
[…]
CONTEXTE ET ORIGINE DU PROJET
La Commission Culture du ValDAC a identifié des besoins de mise en réseau et
d’échanges d’information entre les acteurs culturels. Le projet initial s'est porté sur
la création d'un Répertoire des acteurs culturels, projet qui a ensuite évolué vers la
réalisation d'un outil extranet offrant plus de possibilités par rapport aux objectifs
fixés par le territoire.
PUBLICS VISES
Porteur du projet
[…]
Coût total
Réalisation XX
€ H,
XX jours chargé de
mission, XX jours AMO dans
le cadre de Terres à Clic
Projet opérationnel
depuis […]
Mots clés
L'extranet est destiné aux professionnels, ce n'est pas un outil grand public. Il
concerne particulièrement les acteurs culturels du territoire ValDAC : pôles
culturels, associations, MJC, intermittents du spectacle, collectivités, offices de
tourisme.
ACTIONS ET SERVICES PROPOSES
L'extranet propose les fonctionnalités suivantes :
•
Annuaire des acteurs culturels
•
E-mailing, listes de diffusion
•
Liste des salles sur le territoire
•
Agenda de la programmation
•
Conseils de pro (fiches pratiques)
•
Boîte à idées (forum de discussion)
[…]
Fiche d’expérience réalisée en
(mois / année) Par
( Prénom NOM Direction Région
Rhône-Alpes)
ETAPES DE MISE EN ŒUVRE (PHASES ET CALENDRIERS)
Début 2010 : Étude des besoins (rencontre de différents pôles culturels et
partenaires du Territoire : élus locaux, Ardèche Plein Coeur,…)
Juin-Août 2010 : rédaction du cahier des charges identifiant la trame de l’extranet
au regard des besoins repérés
Octobre 2010 : réalisation de l'outil par Noé interactive
Décembre et Janvier 2011 : présentation et validation des premières maquettes
Février 2011 : période de tests et première formation des gestionnaires et de
l’administrateur de l’extranet
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MOYENS MIS EN ŒUVRE
•
HUMAINS
La mise en place du portail s'est appuyée sur les compétences suivantes :
•
Chargées de mission Culture et Communication
•
AMO : Cabinet Triagoz dans le cadre de Terres à clic
•
L'agence Noé Interactive pour la réalisation technique
Partenaires associés : un groupe de travail a été constitué dès le départ avec les pôles culturels : La Comédie
de Valence, Le Train Théâtre, le Théâtre de Privas, l'association L'Equipée, l'Arche des métiers. Ces pôles
représentent des structures de taille diverses réparties sur l'ensemble du territoire ValDAC.
•
COMMUNICATION
La mise en place de l'extranet a été accompagnée des actions de communication suivantes :
•
•
Lancement officiel de l’extranet lors du temps festif du 1er avril
•
Mail d'information auprès des collectivités du territoire
•
Formation de gestionnaires qui feront ensuite le relais auprès de futurs utilisateurs…) ;
•
Collectivités et Offices de tourisme sont également un relais d'information auprès des associations
locales. Un guide d'utilisation de l'extranet leur a été remis afin de le présenter aux guichets d'accueil.
TECHNIQUE
L'extranet est développé à partir de la plateforme Open Source Joomla.
•
FINANCIERS
Mise en place du projet
DEPENSES
(nature)
FONCT
MENT
INVEST
MENT
RECETTES
(subvention)
MONTANT
%
Auto financement
100%
TOTAL
TOTAL
Fonctionnement annuel au delà de première année :
−
X jours /mois de chargé de mission
−
X €HT / an (détailler par poste : hébergement, maintenance, assistance éditoriale,
communication...)
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BILAN ET PERSPECTIVES
PHASE OPERATIONNELLE
•
DIFFICULTES RENCONTREES
[…] préciser les difficultés rencontrés dans la phase de mise en oeuvre du projet, préciser les points de
vigilance à avoir pour un territoire qui souhaiterait reproduire le projet
BILAN A 6 MOIS OU UN AN
•
OBJECTIFS REALISES
[…]
•
DIFFICULTES RENCONTREES APRES LA MISE EN LIGNE
[…] préciser les difficultés rencontrés dans l'utilisation au quotidien de l'outil (difficultés organisationnelles,
fonctionnalités ou services manquant...)
CRITERES D’EVALUATION
•
EVALUATION DE L'IMPACT DU PROJET
[…]
•
PERSPECTIVES D’EVOLUTION ET PERENNISATION DU PROJET
[…]
•
REPRODUCTIBILITE /TRANSFERABILITE
Le CDRA ValDAC dispose des codes sources de l'extranet des acteurs culturels du ValDAC. La société Noé
Interactive a autorisé l'utilisation de ces codes sources pour le transfert de l'outil auprès de certaines
structures de la Région Rhône-Alpes à savoir les CDRA et les PNR.
•
ELEMENTS MOTEURS ET FACTEURS CLES DE REUSSITE
Information autour de l’outil dès sa mise en route (lancement officiel de l’extranet lors du temps festif du 1er
avril, information auprès des collectivités du territoire, relais assuré par les gestionnaires auprès de futurs
utilisateurs,…) ;
Formation de gestionnaires pour une bonne appropriation de l’outil (sessions en février, avril et septembre
2011 assurées par le cabinet Noé Interactive) ;
Contribution régulière des gestionnaires en lien avec les utilisateurs dans la création de contenus et
l’actualisation des données – Favoriser en parallèle l'import/export des données pour ceux qui utilisent déjà
un outil de gestion ;
Relais d’information assuré par les Collectivités et les Offices de tourisme auprès des associations locales
pour conforter le réseau d‘utilisateurs (diffusion d’un mode d’emploi) ;
Animation de l'outil et de la communauté d'utilisateurs par l’administrateur et la chargée de mission Culturepatrimoine du CDRA ValDAC (informations, appel à projets annuel,… via la boîte à idées, conseils de pro,
newsletter, …).
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POUR ALLER PLUS LOIN...
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Le présent témoignage a été relu et validé par le porteur de projet