Présentation générale

Transcription

Description générale de
la solution Documalis.
Document : Description générale de la solution Documalis
Version : DS – 2.00
Mise à jour : 01 janvier 2013
Copyright 2013 – Tous droits réservés Scanpoint Software
Rev 1
Table des matières
1. Introduction ................................................................................................. 6
1.1
1.2
Le pendant Documalis entre physique et virtuel .................................................... 6
Dématérialiser … sans déstructurer ! ..................................................................... 7
2. Les différentes composantes de la solution Documalis ................................. 7
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Le module de capture universelle des documents .................................................. 7
Module de traitement et workflow des documents ............................................... 8
Module de signature électronique ......................................................................... 8
Module de stockage et consultation des documents .............................................. 8
Module de publication et d’archivage légal des documents ................................... 9
4. La notion de « Bannettes » ........................................................................ 10
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Les Bannettes sur le poste des utilisateurs ........................................................... 10
Les différents types de bannettes ........................................................................ 10
Les Bannettes Courrier ........................................................................................ 11
Les Bannettes de Collecte .................................................................................... 11
Les Bannettes de Routage ................................................................................... 12
Les Bannettes d’entrée et de sortie de Flux ......................................................... 12
Les Bannettes internes aux Flux........................................................................... 13
Les Bannettes Techniques ................................................................................... 14
Les « Docks » présents dans les Bannettes Documalis .......................................... 14
Le rôle des variables dans les Bannettes .............................................................. 16
5. La numérisation des documents entrants................................................... 17
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
Ergonomie sur écran tactile ................................................................................. 17
Numérisation unitaire ......................................................................................... 17
Numérisation par lots avec séparateurs ............................................................... 17
Utilisation de séparateurs avec codes à barre ...................................................... 18
Traitement OCR et signature des documents ....................................................... 18
Le concept Scan2box de numérisation sur écran tactile ....................................... 18
Capture documentaire en haute volumétrie ........................................................ 19
6. La Gestion du Courrier ............................................................................... 20
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
Une gestion de courriers entièrement visuelle ..................................................... 20
Le dispatching du courrier entrant dans les services............................................. 20
La numérisation des courriers ............................................................................. 21
Les gains attendus de la dématérialisation du courrier entrant ............................ 23
Archivage physique des courriers entrants .......................................................... 23
Délégation et absences ....................................................................................... 24
La gestion des délais de réponse.......................................................................... 24
Les réponses aux courriers entrants .................................................................... 24
La gestion des dossiers complexes ....................................................................... 25
La validation des courriers sortants ..................................................................... 25
La centralisation des éditions et de la mise sous plis ............................................ 27
Edition, mise sous plis et affranchissement externalisé ........................................ 28
Les gains attendus de la dématérialisation du courrier sortant ............................. 28
Une base documentaire par service ..................................................................... 28
Page 2
7. La Gestion Documentaire ........................................................................... 29
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
Un accès en mode Web ....................................................................................... 29
Les Bannettes accessibles depuis la GED .............................................................. 29
Les bases documentaires de la GED ..................................................................... 30
Les trois modes de recherche d’un même document ........................................... 31
Une GED visuelle et des résultats sous forme d’images ........................................ 32
Les opérations possibles depuis la GED ................................................................ 33
Le concept Documalis de « Copie PDF » ............................................................... 34
Le concept de pièces jointes Documalis ............................................................... 35
La gestion des droits d’accès à la GED .................................................................. 35
La gestion des droits d’accès dans les Bannettes .................................................. 36
L’import des données de la GED .......................................................................... 36
L’export des données de la GED........................................................................... 37
Mode de stockage et sauvegarde des documents de la GED ................................. 37
Le respect des normes et standards ..................................................................... 37
8. La notion de Variables................................................................................ 38
8.1
8.2
8.3
8.4
Les assistants de saisie des variables ................................................................... 38
Stockage et utilisation des variables dans la GED ................................................. 38
Les caractéristiques des variables Documalis ....................................................... 39
Export, Import et Archivage des documents au format ZDOC ............................... 39
9. La notion de Flux ........................................................................................ 40
9.1
9.2
9.3
Les Bannettes de Flux .......................................................................................... 40
Les Etapes de Flux ............................................................................................... 42
Les Processus spécifiques via l’atelier Documalis Designer ................................... 43
10. Les statistiques .......................................................................................... 44
10.1
10.2
10.3
10.4
Modélisation sous Excel (ou OpenOffice) ............................................................. 44
Sélection et alimentation du fichier de statistiques .............................................. 45
L’accès direct aux documents via une URL vers la GED ......................................... 45
L’usage des statistiques Documalis ...................................................................... 45
11. La reconnaissance automatique de contenu : RAD-LAD.............................. 47
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
Définitions .......................................................................................................... 47
Les technologies de reconnaissance Documalis .................................................... 48
OCR et Full texte Documalis ................................................................................ 48
La RAD pour le rangement automatisé des documents dans la GED ..................... 49
Les projets RAD-LAD Documalis ........................................................................... 49
L’interface de modélisation Documalis Modeler .................................................. 49
La notion de Vidéocodage Documalis .................................................................. 50
Les usages généralistes de la RAD-LAD ................................................................ 51
L’intégration avec les ERP et logiciels de comptabilité .......................................... 51
12. Le traitement de la Facture Fournisseur ..................................................... 52
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
La problématique de la facture fournisseur ......................................................... 52
Fonctionnement et gains attendus de la solution Documalis ................................ 52
L’analyse des factures fournisseurs...................................................................... 53
La lecture automatique des factures en mode sémantique .................................. 54
L’extraction de contenu de type lignes ................................................................ 54
Page 3
12.6
12.7
12.8
12.9
12.10
Génération d’écritures et intégration directe en comptabilité .............................. 55
L’ajout de justificatifs pour la facture .................................................................. 56
Rapprochement automatique des commandes, BRs et BLs .................................. 56
Les gains financiers attendus de la dématérialisation des factures ....................... 56
Les règles juridiques Françaises concernant l’archivage des factures .................... 57
13. Rédaction et travail collaboratif ................................................................. 58
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
Des modèles de documents ................................................................................. 58
Un éditeur de texte intégré ................................................................................. 59
Gestion des accès concurrents ............................................................................. 59
Conversion finale au format PDF ......................................................................... 60
Versionning et traces des documents dans la GED ............................................... 60
Formulaires de saisie et création dynamique de documents ................................ 60
14. Les modes d’installation de la solution Documalis ..................................... 61
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
14.6
14.7
L’installation sur un serveur interne .................................................................... 61
La solution en mode « Box »................................................................................ 61
Le mode serveur hébergé sur Internet ................................................................. 61
La location en mode SaaS .................................................................................... 62
La tarification des licences Documalis .................................................................. 62
Les prestations de maintenance disponibles ........................................................ 62
Mode de fonctionnement de la maintenance ..................................................... 62
15. L’architecture globale de la solution Documalis ......................................... 64
15.1
15.2
15.3
15.4
15.5
15.6
15.7
15.8
15.9
15.10
L’architecture globale Documalis ......................................................................... 64
Les serveurs de production .................................................................................. 65
Fonctionnement en mode Service Windows ........................................................ 65
Exécution piloté d’un processus Documalis.......................................................... 65
La Bannette Documalis : un Widget client optionnel ............................................ 65
Un format d’échange documentaire sécurisé : ZDOC............................................ 66
Une architecture moderne sur base Webservice et TCP/IP ................................... 66
Pas de Framework ni de dll à déployer ................................................................ 66
Le choix de la base de données ............................................................................ 67
Des pré-requis système minimalistes ................................................................... 67
16. Les prestations de mise en œuvre de la solution ........................................ 67
16.1
16.2
16.3
16.4
16.5
16.6
16.7
16.8
L’audit documentaire préliminaire : 1 à 2 jours .................................................... 67
Le cahier des spécifications : 1 à 3 jours ............................................................... 68
L’installation du serveur et sauvegardes : 0 à 3 jours ........................................... 68
Formation de l’équipe informatique - 0 à 5 jours ................................................. 68
Collecte des éléments documentaires et jeux d’essais - 0 à 2 jours ....................... 69
Paramétrages applicatifs - 0 à 10 jours ................................................................ 69
Tests unitaires et globaux - 0 à 3 jours ................................................................. 69
Formation des utilisateurs – 0,5 à 1 jour par groupe fonctionnel .......................... 69
17. Les bonnes pratiques de la dématérialisation globale ................................ 70
17.1
17.2
17.3
17.4
Ne pas sous-estimer les craintes des utilisateurs.................................................. 70
Accompagner le processus du changement.......................................................... 70
Conserver le rôle et les prérogatives des services ................................................ 71
Adapter les postes de travail ............................................................................... 71
Page 4
17.5 Travailler en mode Projet .................................................................................... 71
17.6 Voir plus loin … au-delà du premier projet ! ......................................................... 72
Page 5
1. Introduction
Ce document présente les grands concepts à la base de la solution Documalis.
Bien que non exhaustif, ce guide couvre les principaux aspects de la solution, incluant la
numérisation, l’indexation, la notion de bannette et de courrier, la gestion documentaire, les
circuits décisionnels et la signature électronique …
1.1 Le pendant Documalis entre physique et virtuel
Documalis est une solution de dématérialisation des documents d’entreprise qui repose sur
des bases traditionnelles de l’entreprise réelle. Il est ainsi facile de faire le parallèle entre
« la vraie vie » et le monde dématérialisé :
L’existant physique de l’entreprise
Le concept Documalis
La photocopieuse du couloir
La fonction native de Copie des Bannettes
Le tampon de dispatching interservices et de
photocopies rempli par la Direction
Le dispatching graphique des documents vers
les Bannettes services et utilisateurs
La distribution physique des courriers dans
l’entreprise
La circulation instantanée des documents dans
les Bannettes Courrier par drag&drop
Les casiers, pochettes ou parapheurs courriers des
différents services et utilisateurs
Les Bannettes Courrier des services et
utilisateurs
Les pochettes linéaires suspendues pour les
dossiers en cours de traitement
Les Dossiers de traitement collaboratifs de la
GED
La circulation des documents métiers entre
services
Les Flux de traitement et les Bannettes internes
associées à ces Flux
Les annotations au stylo, les signatures
manuscrites, tampons et post-its autocollants
Les commentaires électroniques, signatures
visuelles et via certificats, tampons et notes
dans la copie PDF des documents.
Les instructions effaçables au crayon de bois
Le champ Statut des documents, visible des
utilisateurs mais non archivé dans la GED.
La fiche de circulation du document avec visa des
différents acteurs concernés
La zone de Traçabilité intégrée aux documents
dans les bannettes et la GED
BANNETTES ET WORKFLOWS
La Gestion Documentaire d’entreprise contient
tous les documents numériques
Les bases documentaires de la GED et avec
droits d’accès par utilisateurs ou services
Les répertoires et sous-répertoires du plan de
classement de la GED
Les index et le moteur plein texte intégrés à la
GED
Le backup journalier des données de la GED sur
disque externe sécurisé
La gestion de droit centralisée et intégrée à
Documalis via Config Server
La borne de numérisation, et la Bannette de
Collecte des courriers et fax entrants
La Bannette de réception des télécopies,
recevant les documents au format numérique
GED
Le bâtiment qui abrite les utilisateurs et leurs
documents papiers
Les salles d’archives fermées à clef et accessibles à
certaines personnes ou services
Les armoires, rayons, cartons et pochettes qui
contiennent les documents archivés
Les cahiers ou listings d’index qui contiennent les
documents archivés
Les sécurités anti feux, sprinkler et copies
microfilm de sécurité
La gestion des clés, badges et codes d’accès aux
bâtiments, portes et armoires des bureaux
La boite aux lettres et l’ouverture des plis du
secrétariat
Le Fax papier traditionnel
Page 6
1.2 Dématérialiser … sans déstructurer !
Les processus de dématérialisation constituent souvent une étape importante dans la vie
quotidienne des salariés qui passent d’un support palpable (le papier) à un support
purement visuel (le PDF à l’écran).
Cette transition représente un réel traumatisme pour certains d’entre eux et il est important
de les accompagner dans ces changements afin de limiter les risques de rejet de
l’ensemble de la solution par des utilisateurs réticents … et il y en a toujours !
Quelques règles de bonnes pratiques à respecter au démarrage de ce genre de projet :

Changer le support sans changer l’organisation du travail, les tâches et les
rôles de chaque intervenant (tout du moins dans un premier temps)
 Respecter les prérogatives, droits et pouvoirs des différents responsables de
services (créer des espaces et GED propres aux différents services)
 Doubler ou augmenter la taille et la résolution des écrans pour un confort visuel
accru lors du traitement des documents au format PDF pour éviter des
réimpressions systématiques liées à des écrans non adaptés. En 2013, un écran 24
pouces 16/9ème ou deux écrans 19 pouces 4/3 ne sont plus un luxe, mais les outils
de travail adaptés pour des utilisateurs « ordinaires » entièrement dématérialisés.
 Démontrer aux utilisateurs que l’accès à la GED, ses traces et commentaires
permettent de retrouver les documents et de « se couvrir » vis-à-vis du travail
effectué sans devoir faire une photocopie « de sécurité ».
 Choisir un projet pilote dans un service dynamique pour tester in-situ la solution
sur un périmètre limité avant de lancer un déploiement à grande échelle. Présenter,
informer, impliquer et convaincre les futurs utilisateurs des avantages de la solution
plutôt que de leur imposer « un logiciel de plus ».
Une fois le cap du numérique accepté par les différents utilisateurs (3 à 6 mois en général),
il sera alors temps de penser à restructurer les processus internes à l’entreprise, à ajouter
les contrôles qualité, le respect des délais de réponse, les statistiques de productivité, la
recherche de la performance et de la réduction des coûts internes …
2. Les différentes composantes de la solution Documalis
La solution Documalis couvre l’ensemble des services documentaires nécessaires au cycle
de vie du document :








Collecte : quel que soit son format et son support d’origine,
Traitement : pour transformations technologiques, extractions d’informations,
Workflow : pour la circulation et la validation des documents entre les utilisateurs,
Signature : pour la signature électronique à caractère probant,
Stockage : pour la conservation sécurisée des documents dans la GED,
Consultation : pour retrouver et visualiser les documents dans la GED,
Publication : pour la mise à disposition des documents vis-à-vis de l’extérieur,
Archivage légal : pour la conservation légale et probante des documents originaux.
2.1 Le module de capture universelle des documents
Documalis dispose de tous les modules de capture des documents entrants :


Un module de numérisation haute volumétrie sur scanners professionnels
disposant de techniques de séparation automatique des pages et des documents,
Un module de capture via copieur multifonction des documents papier,
Page 7




Un module de capture des télécopies entrantes,
Un module de capture des emails indépendant de la messagerie,
Un module d’import automatique des documents par scrutation disque, FTP …
Un module d’import utilisateur via bannette de collecte ou téléchargement Web.
2.2 Module de traitement et workflow des documents
Documalis fournit de nombreux modules de traitement documentaires :








Un module de transformation PDF quel que soit le type de documents entrants :
images, texte, bureautique, emails, plans …
Un module de reconnaissance de caractères (OCR) afin de pouvoir exploiter le
contenu des documents papier numérisés,
Un module de reconnaissance de documents (RAD) pour automatiser et fiabiliser
le classement automatique des documents dans la GED ou les Workflows,
Un module de lecture de documents (LAD) pour minimiser les saisies nécessaires
à l’indexation riche des documents entrants,
Un module d’échange inter applicatif performant (EAI-ETL-SOA) afin de pouvoir
coupler le système documentaire à l’ensemble des systèmes d’information existants
(applications métiers, RH, compta, production, logistique …) dans les phases de
collecte, de RAD, de LAD et de Workflows.
Un module de workflow non contraint où les utilisateurs peuvent faire circuler les
documents entre eux pour information, avis ou distribution du courrier entrant …
Un module de workflow structuré sur base d’organigrammes dynamiques en
fonction des actions utilisateurs et des informations liées au document, mais qui doit
rester SIMPLE à paramétrer,
Une interaction forte entre le Workflow et la GED qui doivent partager les mêmes
documents, pour enrichir les index documentaires et la traçabilité globale à chaque
étape des workflows.
2.3 Module de signature électronique
La solution Documalis intègre la signature numérique sous toutes ses formes :



Un module signature individuelle pour les utilisateurs leur permettant de signer
très facilement un document PDF depuis leur poste à l’aide du certificat Internet de
niveau 1, 2 ou d’une clé de niveau 3 pour les opérations ponctuelles.
Un module de signature serveur sécurisé en charge de contresigner tous les
documents officiels issus des différents logiciels et systèmes documentaires internes
avant envoi vers les clients via le système de routage externe.
Un module de traçabilité de tous les documents signés qui engagent donc
l’entreprise, idéalement stockés dans la GED, à des fins de suivi ou de recherche
globale et uniforme avec tous les autres documents numériques de l’entreprise, que
ce soit pour les signatures individuelles ou les signatures serveurs.
2.4 Module de stockage et consultation des documents
Documalis dispose d’un module très performant de stockage des documents basé sur une
architecture 3 tiers :

Un module de stockage physique des documents sur disque dur NTFS sécurisé,
accessible par toutes les autres applications de l’entreprise, capable de supporter
des volumes de plusieurs Téraoctets sans complexité technologique ainsi qu’un
accès direct aux documents via partage de disque serveur.
Page 8






Un module d’indexation des documents indépendant du stockage basé sur les
bases de données relationnelles du marché (Oracle, SQL Server, MySql …) et
disposant d’un modèle relationnel simple, documenté et ouvert aux autres
applications métier via une API moderne de type Webservice/XML.
Un module d’indexation plein texte indépendant du stockage basé sur des outils
standards Microsoft et disposant d’une API moderne de type Webservice/XML.
Un module GED de recherche plein texte pour les utilisateurs à la recherche de
documents non indexés, pas encore indexés par le circuit de validation en cours ou
mal indexés (l’erreur est humaine !).
Un module GED de recherche par arborescence (aussi appelé plan de
classement) pour les utilisateurs habitués à exploiter une arborescence disque sous
Windows ou un disque réseau partagé pour classer leurs documents,
Un module GED de recherche par index (ou multicritères) le plus souple et le plus
performant possible, capable de traiter des documents partiellement indexés,
Un module GED de type « panier » permettant la collecte de documents dans la
GED au fil des recherches et des parcours documentaires, afin de constituer un
dossier dynamique contenant tous les éléments faciles à exporter ou à synchroniser
sur le poste de l’utilisateur pour un travail en mode nomade ou déconnecté.
2.5 Module de publication et d’archivage légal des documents
Documalis intègre un module performant de routage des documents sortants :






Un module d’édition des documents sur imprimantes locales, réseau, copieurs…
Un module d’édition externalisée des documents avec mise sous plis et remise
automatique à la poste, via un prestataire externe en sous-traitance,
Un module de dépôt des fichiers simple vers un répertoire, un disque réseau, un
espace FTP ou un site externe de publication des documents via http,
Un module d’échange des documents avec les autres applications sur base de
fonctions intégrées de type EAI-ETL-SOA ou d’une API simple et ouverte de type
Webservice/XML ou accès direct HTTP…
Un module de dépôt dans un coffre-fort électronique externalisé chez un tiersarchiveur garant de l’horodatage et de la valeur probante des documents déposés,
Un module d’import utilisateur via bannette de collecte ou téléchargement Web.
Au final, grâce à tous ces modules, le gain en efficacité, en agilité, en réactivité vis-àvis des demandes des clients, en coût global de possession (TCO) devient évident
pour l’entreprise, avec des ROI immédiatement démontrable.
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4. La notion de « Bannettes »
La solution Documalis repose sur un concept simple de Bannettes virtuelles qui remplacent
les bannettes, parapheurs, dossiers ou casiers physiques omniprésents dans l’entreprise
pour la gestion quotidienne des documents papiers entrants et sortants de l’entreprise.
Elles servent aux circuits d’informations, de gestion ou de validation des documents, aussi
appelés « Workflow » et fournissent des alertes et une interface conviviale aux utilisateurs,
en mode Web ou via le client portable installé sur leur poste.
4.1 Les Bannettes sur le poste des utilisateurs
Les Bannettes sont accessibles depuis le module de GED en interface Web ou via un
exécutable client Windows pour une ergonomie maximale.
Un développement spécifique pour iPhone est également disponible et fourni un accès à
distance via Webservice aux Bannettes Courrier, Parapheur, et Actions.
Au démarrage, la Bannette exige une authentification classique de type Utilisateur / Mot de
passe. Un système de connexion automatique à partir des identifiants Windows est
disponible pour éviter de se connecter plusieurs fois au système (single signon).
L’interface de la Bannette démarre comme un Widget présent sur le bureau et dans la
barre système de Windows, affiche les icônes des différentes Bannettes accessibles pour
l’utilisateur connecté avec son libellé et un compteur assorti d’une barre graphique de
remplissage qui permet de visualiser rapidement le nombre de documents restant à traiter.
Avec un double clic sur l’icône de la bannette, on accède à un écran entièrement
paramétrable sous forme de « Docks » fonctionnels qui présentent visuellement les
documents à traiter et les outils pour le faire. C’est en quelque sorte un bureau virtuel où le
papier est remplacé par le PDF et les stylos, tampons, post-its par leurs homologues
virtuels.
4.2 Les différents types de bannettes
Documalis propose plusieurs types de bannettes en fonction de leurs rôles fonctionnels
dans le processus de traitement des documents dématérialisés :




Les bannettes Courrier : réceptionnent le courrier entrant, autorisent le traitement
des réponses et la distribution libre entre utilisateurs et services.
Les bannettes de Collecte : sont chargées de collecter les documents en
provenance de sources variées (numérisation, fax, email, disque, drag&drop…) et
de la saisie d’index optionnels pour le classement et l’orientation des documents.
Les bannettes de Routage : ont pour rôle la publication des documents traités vers
l’extérieur (édition, email, fax, mises sous plis) ou les autres systèmes applicatifs
(portail, comptabilité, ERP, CRM, CMS, GED interne…).
Les bannettes d’entrée et de sortie de Flux: sont utilisées pour déclencher un
traitement spécifique sur un document. Le fait de déposer un document dans une
bannette d’entrée de Flux déclenche automatiquement le Flux associé, et le
document ressort dans la bannette de sortie de Flux une fois celui-ci terminé.
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

Les bannettes internes aux Flux : sont des étapes utilisateurs lors des workflows
de traitement composées de 3 variantes pour les étapes d’indexation (vidéocodage),
de validation (parapheur électronique) ou d’orientation (action workflow).
Les bannettes Techniques : autorisent la distribution du courrier, la visualisation
des documents en erreur ou supprimés par les utilisateurs.
4.3 Les Bannettes Courrier
Ces bannettes contiennent les documents entrants de type Courrier, Fax ou Email à traiter
par les différents services de l’entreprise.
En règle générale, on crée des bannettes individuelles pour toutes les personnes en charge
de traiter le courrier, ainsi que des bannettes de services qui servent au dispatching général
du courrier entrant.
La bannette du service collecte à la fois les documents numérisés par l’accueil ou le service
courrier, les fax propres au service (issus du copieur connecté dans le service) et les emails
entrants transformés en PDF qui nécessitent un traitement ou un archivage identique à un
courrier reçu.
Les bannettes Courrier permettent de visualiser les documents sous forme de vignettes,
d’accéder directement aux versions PDF, de tamponner, d’annoter, de signer la copie PDF
du document, d’ajouter des pièces jointes ou de créer une réponse à partir des modèles
prédéfinis et au final de classer dans la GED ou d’envoyer le courrier ou une copie vers
d’autres destinataires ou d’autres services.
Une traçabilité complète des actions réalisées et de la circulation du document est
disponible à tout moment au niveau de la bannette et au niveau de la GED.
4.4 Les Bannettes de Collecte
Ces bannettes ont pour principal rôle de collecter les documents entrants dans le système :



Dépôt de fichiers dans la bannette en glisser-déposer sur le poste de travail,
Interface de numérisation intuitive sur le poste de l’utilisateur (scanner local),
Borne de numérisation interactive et tactile (scanner réseau),
Page 11








Récupération automatisée des documents générés par les copieurs multifonctions
(scan et fax en général),
Collecte des emails dans des boites dédiées (protocoles POP et IMAP),
Collecte périodique de documents via les protocoles Ftp, Http, Webdav, Webservice
Intégration d’un addin dans Microsoft Office (barre d’outils dans Word, Excel,
Powerpoint et Outlook permettant l’envoi direct du document ou de l’email actif dans
les bannettes Documalis),
Scrutation d’un répertoire du nom de la bannette dans « Mes documents »,
Imprimantes virtuelles PDF sur le poste de travail de l’utilisateur ou partagées
depuis un serveur en réseau local,
Collecte des spools d’édition Windows, Unix, Linux et AS/400,
Et de manière plus générale, exécution périodique d’un scénario spécifique, conçu
avec Documalis Designer pour la collecte des documents (connecteur entrant).
Les bannettes de collecte autorisent l’indexation des documents entrants « à la volée » à
partir des variables locales ou globales déclarées pour ces bannettes. Ces index
contribuent souvent au plan de classement et au rangement des documents dans la GED.
Les bannettes de collecte peuvent être « bloquantes » et nécessiter une validation humaine
avant de transmettre les documents entrants.
Ces bannettes peuvent appliquer un prétraitement applicatif (Documalis Designer) sur tous
les documents entrants, afin de préparer les documents pour la GED ou le Workflow :
suppression des pages blanches, conversion PDF avec ou sans OCR, découpage en
multiples fichiers PDF selon séparateur ou tampon visuel, extraction d’informations
automatisée, contrôles applicatifs de contenu vis-à-vis d’applications tierces …
4.5 Les Bannettes de Routage
Ces bannettes autorisent la publication des documents vers les systèmes externes à
Documalis :








Impression locale ou sur des copieurs connectés en réseau,
Envoi par email ou télécopie à une ou plusieurs listes de destinataires,
Edition, mise sous plis et affranchissement automatisé via un prestataire externe,
Dépôt dans un répertoire local ou réseau du document et de ses informations,
Intégration vers les applicatifs comptables, ERP, CRM, Logistique…
Envoi vers un portail, une GED, un CMS externe, une base de donnée,
Transfert sur un serveur distant via FTP, HTTP, Webdav, Webservice …
Et tout autre scénario nécessaire à la publication du document pouvant être
développé très rapidement à l’aide de Documalis Designer (connecteur sortant).
Toutes les actions de publication sont conservées dans la GED Documalis de manière
automatique, afin de garantir la sécurité et la traçabilité intégrale des documents.
4.6 Les Bannettes d’entrée et de sortie de Flux
Ces bannettes particulières permettent de déclencher des traitements applicatifs,
documentaires ou des workflows spécifiques pour tous les documents déposés dans les
bannettes d’entrées de Flux.
Un Flux est au moins constitué de deux bannettes (entrée et sortie) et d’un certain nombre
d’étapes qui peuvent aussi utiliser des bannettes internes de Flux (vidéocodage, parapheur,
actions) :

La Bannette d’entrée de Flux peut être bloquante ou exiger la saisie d’un certain
nombre de variables obligatoires avant déclenchement du Flux associé. Elle permet
aussi d’assigner au document un certain nombre de variables (index dans la GED)
de manière automatique (valeurs par défaut) ou invisibles pour l’utilisateur (cachées)
Page 12

La Bannette de sortie de Flux est optionnelle si le document est entièrement traité
durant le Flux ou s’il est déplacé vers une autre bannette ou un autre Flux à
l’intérieur même du Flux. Elle est donc rarement visible sur les postes des
utilisateurs.
Pour déclencher un traitement particulier à partir d’une bannette de collecte ou de courrier, il
suffit donc aux utilisateurs de déplacer (drag&drop depuis l’interface graphique) le
document dans la bannette d’entrée de Flux correspondant au traitement associé et de
renseigner les éventuelles variables obligatoires.
Le document peut être conservé dans la bannette d’origine par l’utilisateur (Copy) ou
transmis au flux sans conservation locale (Move). Il est dans tous les cas accessible à tout
moment dans la GED au travers de l’interface de recherche en mode Web.
4.7 Les Bannettes internes aux Flux
Trois types de bannettes particulières sont accessibles à l’intérieur des Flux de traitement
pour les étapes manuelles nécessitant une intervention humaine :

La Bannette de Vidéocodage : permet la saisie assistée d’informations liées au
document, généralement associée à une étape préalable OCR, RAD ou LAD pour
préparer la saisie ou simplement afficher les valeurs pour contrôle par un utilisateur.

La Bannette d’action : affiche de 1 à 5 boutons personnalisés pour orienter le
document vers une branche spécifique du flux (débranchements applicatifs selon
une saisie ou un choix de l’utilisateur).
La Bannette de Parapheur Electronique : sert à valider et à signer les documents
de manière automatique (signature visuelle et/ou à base de certificat PDF) en
général pour les dirigeants et chefs de service.

Ces Bannettes (comme toutes les autres) peuvent bénéficier de connecteurs visuels, sous
forme de « Docks personnalisés », permettant la visualisation ou la saisie assistée
d’informations spécifiques et mettant en jeu des référentiels externes (accès à une base de
données, contrôles statistiques ou d’existence dans une ERP, liste d’utilisateurs, de
Page 13
services, de clients, de numéros de commande, de comptes tiers…) développés sur mesure
en Pascal- ou VB-Script pour les besoins de projets particuliers.
Les Bannettes internes aux Flux n’autorisent pas la suppression directe par l’utilisateur
(corbeille) pour éviter la terminaison du Flux sans trace du document traité, mais il est
possible de paramétrer le Flux de telle manière à ce que les boutons « Annuler » des
bannettes internes renvoient vers une étape de fin de Flux applicative.
4.8 Les Bannettes Techniques
Ces Bannettes ont des rôles prédéfinis dans le système de Workflow Documalis :



La Bannette de Distribution : autorise la ventilation d’un courrier ou d’un lot de
courriers vers différents interlocuteurs, avec des rôles différents selon la bannette
destinatrice (pour info, à lire, à traiter, à répondre …).
La Bannette Deleted : contient tous les documents supprimés manuellement par
les utilisateurs du système (comme la poubelle de Windows).
La Bannette Error : contient tous les documents en erreur, généralement issus de
Flux qui ont rencontré une anomalie, ainsi que les documents isolés collectés lors
d’un redémarrage suite à un crash machine ou arrêt forcé du système.
Les Bannettes Deleted et Error ne sont normalement visibles que par les administrateurs
fonctionnels ou techniques du système Documalis, alors que la Bannette de Distribution
peut être accessible à tous les utilisateurs en charge de traiter son courrier.
4.9 Les « Docks » présents dans les Bannettes Documalis
L’interface graphique des Bannettes est organisée sous forme de « Docks » ou zones
fonctionnelles ayant chacun un rôle bien précis. La diversité des écrans présents sur les
postes utilisateurs a conduit Documalis à cette présentation en Docks permettant à chaque
utilisateur de ranger ces zones comme bon lui semble sur 1, 2 ou 3 écrans physiques
connectés à son PC.
Les Docks fonctionnels les plus importants sont les suivants :

Le Dock des vignettes : présente la liste des vignettes de la première page des
documents pour une identification visuelle des documents à traiter. Le nom du fichier
Page 14











ou son « statut » apparait sous la vignette ainsi que des indicateurs visuels
d’urgence, de confidentialité et de délai de traitement peuvent apparaître en
superposition sur les documents à traiter.
La Dock de prévisualisation : affiche une grande vignette zoomable de la première
page, ce qui permet de voir instantanément le contenu du document, voire d’y lire
les informations essentielles à son traitement sans ouvrir le PDF associé.
Le Dock de visualisation PDF : affiche la copie PDF du document dans son
intégralité, avec les fonctions de recherche interne, de sauvegarde locale, de
réimpression du document, et ce, quel que soit le format original du document
archivé dans la GED grâce au concept de « Copie PDF » intégré à la GED.
La Dock des outils PDF : contient les outils d’annotation de la copie PDF (l’original
reste intact) pour y ajouter des tampons PDF, des annotations (équivalent du postit), des signatures graphiques (sans valeur légale) ou électroniques sur base de
certificats PFX ou de clés de signature de niveau 3.
Le Dock du courrier : contient les informations spécifiques au traitement du
courrier : son statut, sa date limite, ses indicateurs (urgent et confidentiel), la nature
du traitement : à lire, à répondre, à traiter, copie pour info…
Le Dock de saisie des variables : permet la saisie assistée des variables liées au
document, qui seront associées aux index de la GED et pourront servir au calcul
automatique du plan de classement servant à ranger le document.
La Dock de validation : contient les boutons de validation, refus, ou toute autre
action déclarée dans le paramétrage central de Config Server.
Le Dock des pièces jointes : permet de visualiser, ajouter, supprimer, créer des
pièces jointes associées au document courant qui se comporte alors comme un
dossier complet qui circule entre les utilisateurs. Très pratique pour conserver les
pièces jointes issues des emails et collectées dans le système.
Le Dock des traces : affiche toute la traçabilité associée au document.
Le Dock des informations : liste les propriétés, dates, propriétaires du document.
Le Dock de vidéocodage : pour la saisie assistée ou le contrôle des informations
issues de la RAD-LAD dans les flux métiers.
Les Dock spécifiques : paramétrés sur-mesure pour les projets spécifiques à l’aide
de l’atelier Dock Designer en Pascal-Script ou VB-Script. Autorise les contrôles en
temps réels lors de la saisie, l’accès aux référentiels métiers ou bases de données
externes liés à la compta, un ERP ou un CRM d’entreprise.
Page 15
L’accès aux Docks est lié au paramétrage de la Bannette dans Config Server, et seuls les
Docks essentiels peuvent être conservés pour les utilisateurs ordinaires. Les superviseurs,
chefs de services et administrateurs du système peuvent avoir accès à plus d’informations
dans des docks supplémentaires.
4.10 Le rôle des variables dans les Bannettes
Les Bannettes Documalis offrent la possibilité de saisir des variables associées aux
documents à chaque étape de leur traitement. Ces variables constituent des index dans la
Gestion Documentaire permettant des recherches multicritères sur les documents archivés.
Toute la partie indexation manuelle des documents est réalisée à l’aide de variables de
bannettes, contextuelles en fonction de la bannette qui propose le document à l’utilisateur.
Les variables peuvent être déclarées de manière globale, par utilisateur, par groupe
d’utilisateurs, pour une bannette donnée ou tout un groupe de bannettes.
Certaines variables peuvent être obligatoires et bloquantes au niveau de la bannette
(l’utilisateur ne pourra valider le document qu’après saisie des variables obligatoires),
d’autres peuvent être purement techniques à l’intérieur des Flux (par exemple pour router le
document vers une branche particulière du workflow) ou cachées à l’utilisateur (variables
sys_ non visibles dans la GED).
Les variables Documalis disposent d’éditeurs spécialisés pour leur saisie contextuelle
au niveau des bannettes : chaines, montants, dates, listes de valeurs, liste d’utilisateurs,
mots de passe, etc.
Page 16
5. La numérisation des documents entrants
L’étape de numérisation est essentielle au bon traitement de courrier entrant ou des
factures fournisseur et fait systématiquement partie des « bonnes pratiques » nécessaires
dématérialisation du courrier !
Documalis dispose des dernières technologies en matière de numérisation haute
volumétrie, de séparation automatique des documents et de dispatching graphique par les
responsables pour une productivité maximale.
5.1 Ergonomie sur écran tactile
Les solutions Documalis offrent une interface tactile
hautement ergonomique et productive pour les phases de
numérisation des documents papiers.
Cette interface simplifiée autorise le contrôle visuel des documents
numérisés à la vitesse optimale du scanner connecté, de 20 à 160
images par minute.
5.2 Numérisation unitaire
Documalis permet l’acquisition unitaire des
documents, en les passant l’un après l’autre
dans le scanner et en choisissant le
destinataire du courrier.
La solution Documalis permet également la
numérisation de documents via des scanners
individuels connectés sur les postes des
utilisateurs, depuis des photocopieurs réseau
et imprimantes multifonctions personnelles.
5.3 Numérisation par lots avec séparateurs
Le service courrier en charge de l’ouverture des plis
chaque matin doit disposer d’outils « industriels » de
numérisation des documents.
Documalis vous apporte le savoir-faire, le conseil et les
outils nécessaires à la numérisation haute volumétrie sur
scanner dédié à chargeur de pages, ou photocopieur
multifonction équipé d’une partie scanner performante.
Page 17
Les lots à scanner sont préparés lors de l’étape d’ouverture des courriers, assemblés en
piles et repérés avec des pages de séparation automatique du lot après numérisation. Ces
pages sont réutilisables et disposent d’un fond de couleur clair pour être facilement
repérables dans le lot scanné.
5.4 Utilisation de séparateurs avec codes à barre
Les pages de séparation peuvent contenir des indications sur la
nature des documents à numériser, sous la forme de codes à barre
facilement identifiables.
La solution Documalis permet d’exploiter ces informations de
manière optimale selon les modes d’implémentations retenus :



Identification du service destinataire (courrier)
Identification du type de document et détermination du
Workflow ou traitement associé (factures, devis, BC, BI)
Identification de la nature du document et de sa durée de conservation
Les lots ainsi constitués peuvent être homogènes ou hétérogènes et permettent de répartir
le traitement physique sur plusieurs personnes : ouverture des plis, tri des documents,
constitution des lots, passage au scanner, dispatching…
5.5 Traitement OCR et signature des documents
Le traitement de reconnaissance de caractères est une opération longue au
regard des performances des scanners actuels : compter 5 à 45 secondes
pour extraire un texte de qualité d’une image A4 en haute résolution.
Documalis intègre les
meilleurs moteurs
d’OCR du marché
avec la possibilité de
paralléliser les
traitements sur plusieurs
processeurs, selon les
contraintes de chaque
projet : volumétrie
journalière, délais de
mise à disposition, posttraitement OCR en tâche
de fond la nuit…
Les scénarios de
traitement sont
personnalisables par
client au besoin.
5.6 Le
concept
Scan2box de numérisation sur écran tactile
L’écran tactile de la Scan2box Documalis offre aux utilisateurs une ergonomie simplifiée
pour la numérisation en lots ou unitaire des documents : identification classique de
l’utilisateur à l’aide d’un mot de passe ou lecteur biométrique :
L’utilisateur choisit alors entre un traitement, un Workflow documentaire ou l’envoi du
courrier numérisé vers des destinataires physiques ou des services :
Page 18
S’ensuit les choix optionnels des critères d’acquisition et la numérisation proprement dite
avec prévisualisation des images en trois tailles :
Documalis intègre une détection/suppression de pages blanches et la possibilité de
déplacer les images dans le document numérisé en les glissant sur l’écran tactile.
L’indexation peut être réalisée sur l’écran tactile ou en post-traitement dans les bannettes et
écrans de vidéocodage.
5.7 Capture documentaire en haute volumétrie
La suite Documalis comporte également un module « Capture » d’acquisition
professionnelle en haute volumétrie capable d’afficher 1, 2, 4 ou 8 images simultanément à
la vitesse nominale du scanner jusqu’à 150 images/minute :
Les lots numérisés à haute vitesse sont stockés sur le disque dur puis traités en tâche de
fond via un scénario Process Server entièrement paramétrable.
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6. La Gestion du Courrier
La dématérialisation du courrier est un chapitre important au sein de la solution
Documalis version 5. C’est en règle générale la première étape nécessaire à conduire pour
tous les projets de dématérialisation plus orientés métiers qui utilisent les documents arrivés
au courrier (commandes, sav, factures, logistique…).
6.1 Une gestion de courriers entièrement visuelle
En mode traditionnel papier, le courrier est géré de manière visuelle. Le contenu de la
page permet d’identifier à l’œil les informations pertinentes pour son traitement :
nature du document, nom et coordonnées de l’expéditeur, objet et contenu du courrier.
Il ne viendrait à personne l’idée de créer une fiche papier à agrafer devant le document et qui reprendrait les
informations déjà présentes sur le document (date, expéditeur, objet …) Pourtant, de nombreuses solutions
courriers conçues il y a plusieurs années travaillent encore sur le concept de la fiche, plutôt que le concept du
visuel, parce qu’à de cette époque, la taille des écrans ne permettait pas la visualisation correcte des documents
PDF. Or les échecs les plus fréquents dans la dématérialisation proviennent de la pénibilité imposée aux
utilisateurs à la base du système à qui on demande de ressaisir un très grand nombre d’éléments dans la
« Fiche Courrier », sans aucune valeur ajoutée.
La qualité des écrans actuels, combinée à l’intelligence de reconnaissance de contenu des
logiciels modernes permet enfin de s’affranchir de la notion de fiche courrier.
Documalis est l’un des pionniers dans le domaine de la GED visuelle et propose des
solutions simples, ergonomiques et performantes, basées sur un dispatching graphique
des documents, une indexation de contenu en mode full texte basée sur un OCR
performant pour ne saisir que les données réellement utiles à la gestion du courrier.
6.2 Le dispatching du courrier entrant dans les services
La solution Documalis Courrier s’adapte très facilement à l’organisation de l’entreprise afin
de ne pas perturber les habitudes des utilisateurs lors de la mise en œuvre des premiers
processus de dématérialisation.
En règle générale, l’entreprise est organisée en services, avec un responsable du service
(ou une secrétaire de direction) en charge de la lecture quotidienne du courrier entrant, et
du dispatching dans ses équipes s’il ne traite pas le courrier lui-même.
Documalis reproduit à l’identique l’organisation papier au travers des Bannettes
courriers « services » qui sont traitées par le chef de service (ou sa secrétaire), et des
bannettes courriers « individuelles » pour chaque membre du service. On dispose en plus
de Bannettes partageables entre plusieurs individus ou un service tout entier, sur le principe
du « premier qui prend ».
Le dispatching se fait à l’écran par un simple glissé-déposé de la vignette du courrier
vers la Bannette destinatrice d’un individu dans le service, ou la Bannette d’un autre service
en cas d’erreur d’aiguillage du courrier (tout comme en papier).
La plupart du temps, ce sont les services généraux, l’accueil ou le service courrier qui
reçoivent les courriers le matin, ouvrent les plis, réalisent des « tas » par service puis
déposent les documents dans les boites ou bannettes physiques des différents services.
Page 20
Il en va exactement de même chez Documalis où l’équipe courrier est en charge de
numériser les courriers entrants, et de les dispatcher vers les services concernés de
manière visuelle à l’écran au via un pré-tri avant le scanner en utilisant des séparateurs
code à barres pour router automatiquement les lots vers les bons services.
Le dispatching Documalis peut comprendre plusieurs niveaux successifs des courriers, par
exemple : Sociétés -> Agences -> Services -> Utilisateurs.
La distribution du courrier peut aussi intégrer des points de passage obligés, comme
le parapheur du Directeur Général qui désire contrôler tout ce qui passe (on favorisera alors
une copie pour info) et/ou filtrer certains courriers sensibles afin d’éviter le dispatching dans
les services (il orientera alors ce courrier vers un espace de la GED sécurisé et non
accessible à ses collaborateurs).
6.3 La numérisation des courriers
Cette étape constitue souvent un frein aux projets de dématérialisation des documents
entrants si on n’équipe pas le service courrier d’un vrai scanner professionnel.
En effet, de nombreuses offres se contentent d’un scanner de base ou de l’utilisation du copieur connecté dans
le couloir pour numériser les documents, mais ce genre de solution est fortement anti-productif au niveau du
service qui ouvre les plis, qui ne verra dans la solution qu’une contrainte et une tâche de plus dans son travail
quotidien, source de conflits, de retards de numérisation (j’ai pas le temps !) et de travail mal fait : documents de
travers, nombreuses pages blanches non supprimées, bourrage et indisponibilité du copieur multifonction,
passage de pages en doublon et donc perte d’information.
Le service en charge de l’ouverture des plis doit à minima être équipé d’un scanner
professionnel :





A4 recto/verso en une passe (2 lampes et 2 optiques de lecture),
à chargeur de 50 pages minimum pour passer des lots,
acceptant des formats hétérogènes (du ticket CB à la plaquette couleur épaisse)
rapide : au minimum 20 pages/minute ou 40 images/minute en recto/verso
avec passage (quasiment) à plat pour éviter les bourrages fréquents.
Ce scanner devra également offrir les fonctionnalités suivantes au niveau matériel :



Détourage dynamique des pages (pour le multi-format)
Redressement des biais (pour des images toujours bien alignées)
Correction automatique de la luminosité et du contraste pour chaque document.
Ce scanner peut être individuel (ex Kodak i1120 à 500€ ht) et branché sur le poste de la
personne en charge de la numérisation. Documalis autorise alors la numérisation directe au
niveau des bannettes Courrier, Service ou de Distribution pour une insertion directe dans la
GED et le circuit courrier des documents unitaires, au fil de l’eau.
Ce scanner peut aussi être branché sur une Borne de Numérisation Tactile (à partir de
1690€ avec un Kodak i1120 et un écran tactile 20 pouces chez Documalis) à usage partagé, tout comme
Page 21
le photocopieur, et bénéficier des technologies avancées de traitement de lots importants
en volume, avec postprocessing des images et des lots en tâche de fond pendant que le
scanner continue à traiter les lots suivants.
En règle générale, les courriers sont ouverts, tamponnés et triés par service destinataires
en tas ou dans des bannettes physiques. En version dématérialisée, on ne change rien à ce
processus, hormis la suppression des agrafes et le remplacement du tampon « Reçu le… »
par un tampon Documalis sous forme de cible qui permettra le découpage ultérieur des
documents PDF. (Il existe une version du tampon cible avec horodateur pour ceux qui désireraient
absolument conserver le tampon daté sur les originaux papier et de gommettes en forme de cible pour ne pas
abimer les documents originaux précieux)
Une fois les lots constitués par service, l’utilisateur ajoute une page séparateur Documalis
qui comporte un patch (symbole de détection optique de séparateur) et un code à barres
dont le texte correspond au service destinataire. On prend alors le lot constitué avec son
séparateur en première page et on passe le lot complet au scanner rapide à chargeur en
une ou plusieurs fois puisque ces scanners professionnels autorisent le rechargement du
scanner pendant qu’il travaille ou l’ajout de lots et de pages en fin de numérisation. Les
pages numérisées apparaissent en temps réel sur l’écran de l’utilisateur ou sur la
borne tactile 20 pouces pour un contrôle visuel des documents avant validation du lot et
envoi pour traitement au système de GED.
Page 22
La page de séparateur qui route vers le service est en début de lot et peut facilement
être récupérée (recyclage et écologie), et aucune page supplémentaire (patch, page
blanche r/v) n’a été insérée dans le scanner pour la séparation unitaires des documents
grâce au « tampon cible » Documalis qui constitue une avancée technologique importante.
La séparation des différents documents envoyés à un même service se fait par
détection optique du tampon « cible » qui a été apposé sur toutes les premières pages
des documents. Un PDF avec OCR de « n » pages pour chaque document est généré au
final pour le service destinataire qui le reçoit dans sa Bannette « Service » au bout de
quelques minutes sans autre manipulation de la part du service courrier.
En mode de secours, il est possible d’utiliser le scanner des multifonctions connectés que Documalis sait
parfaitement utiliser pour la numérisation ponctuelle, mais la pénibilité du travail debout, la piètre qualité des
numérisations, les performances ralenties en recto/verso et le taux de bourrage lié au passage en « U » des
photocopieurs ne peut que nous inciter à ne pas les utiliser de manière intensive pour le traitement du courrier.
6.4 Les gains attendus de la dématérialisation du courrier entrant
Les gains de la dématérialisation sont nombreux et immédiats à ce niveau :












Gain de temps dans la circulation des documents entre services
Réduction des pertes de documents entre services
Gain de productivité au niveau des utilisateurs si on les a équipé d’écrans adaptés
Diminution des délais de réponse dûe à l’effet Bannette consultable par le chef
Gain de temps et de consommables importants sur les photocopies multiples
Gain de temps sur les classements et archivage des documents dans les services
Gain de place au niveau des bureaux et des armoires
Gain de temps sur les recherches de documents grâce à la GED
Meilleure réactivité face aux clients lors d’un appel téléphonique
Traçabilité intégrale des traitements associés à chaque document
Capacité à rechercher et à analyser les dysfonctionnements
Diminution des coûts globaux de gestion du courrier
La version la plus simple de l’implémentation du courrier dématérialisé chez Documalis
permet un ROI immédiat sans même initier les processus de workflow, de suivi des délais,
de Reporting sur les « hors délais », souvent très mal perçu au démarrage dans les
équipes.
C’est dans une seconde phase du projet que l’on paramètre les outils de pilotage Documalis pour « aider » et
comprendre les utilisateurs qui ont du mal avec la gestion quotidienne du courrier entrant.
6.5 Archivage physique des courriers entrants
Les documents originaux ne peuvent pas tous être détruits après numérisation.
En fonction des volumes entrants, des contraintes de place et des stratégies de sécurité
propres à chaque entreprise, des scénarios différents doivent être envisagés pour la
conservation et la circulation des originaux papiers.
Selon les métiers, il reste entre 10 et 30% d’originaux papiers qui doivent circuler
dans les services, pour signature et renvoi à l’expéditeur dans la plupart des cas.
Les autres documents peuvent être archivés ou détruits à la source, dès le service courrier.
On adoptera souvent un rangement des originaux par horodatage (et éventuellement
par service puisque le tri a été fait au niveau du scanner) avec des cartons d’archive sur
lesquels figurera une version manuscrite « Du xx/xx/xxx au xx/xx/xxx ». La GED
mémorisant la date de numérisation pour tous les documents introduits dans le système, il
devient très simple de retrouver le carton daté contenant l’original si celui-ci est rangé par
ordre chronologique en salle d’archive. Il est également simple dans ces conditions de
confier le carton à un prestataire de tiers-archivage comme Everial pour la conservation
externalisée à longs termes à des coûts au m² défiant toute salle d’archive « interne ».
Page 23
6.6 Délégation et absences
Documalis gère de manière simple l’absence des individus (congés,
indisponibilité…) grâce au concept de délégation présent dans Config Server.
maladie,
Chaque individu autorisé peut déléguer ses droits d’accès aux bannettes à une autre
personne qui sera en charge de traiter les documents présents dans ses bannettes durant
son absence. Cette délégation peut même se cascader dans le cas où le délégué est luimême absent.
Si la personne n’a pas pu planifier sa délégation à temps, l’administrateur fonctionnel ou
l’administrateur du service peut forcer la délégation dans Config Server.
Le délégué se connecte alors au système Documalis avec ses propres identifiants et
bénéficie (en plus de ses propres bannettes) d’un accès temporaire aux bannettes de la
personne absente le temps de la délégation, sans autre manipulation complexe.
Il n’y a pas usurpation d’identité puisque la personne qui a reçu la délégation se
connecte avec son propre nom et traite, valide et signe avec ses propres identifiants.
6.7 La gestion des délais de réponse
Pour certains courriers à caractères sensibles ou à délais contraints, Documalis propose
une gestion de délai par type de courrier, avec une date limite et des alertes visuelles au
niveau de la bannette, assortie à des rappels par email programmables à l’approche de
l’échéance.
La base de données relationnelle de la GED et les informations de Traçabilité présentes
dans le système autorisent la création de rapports spécifiques et d’écrans Web
d’interrogations en temps réel pour la gestion des statistiques du courrier, de son traitement,
des réponses apportées et des délais de renvoi.
Ces tableaux de bord et états sur-mesure sont fonction des critères de surveillance demandés. Ils sont
cependant souvent mal perçus des utilisateurs au démarrage de la solution et c’est la raison pour laquelle nous
préférons les mettre en place que dans un second temps, une fois que les utilisateurs ont passé le cap de la
dématérialisation et adopté le système pour son ergonomie et sa productivité.
6.8 Les réponses aux courriers entrants
La solution Documalis intègre nativement un mode de réponse aux courriers entrants.
Page 24
On dispose d’une base de modèles de réponses, paramétrable par service ou par
catégorie de courrier, pouvant être enrichie par chaque client au niveau de Config Server.
Un éditeur de texte sur le concept de Word est intégré à la Bannette Documalis. Il
permet d’importer facilement un document réponse à partir de la base des modèles
prédéfinis, et de le compléter directement sans sortir de la Bannette. On peut aussi partir
d’un modèle vierge ou d’un simple fond de page avec les références et les couleurs de la
société.
La réponse rédigée est alors automatiquement associée à la demande grâce à la
notion de pièce jointe présente dans Documalis. Le document ainsi rédigé peut ensuite être
imprimé ou envoyé par Email à l’aide d’un flux d’édition qui transformera la réponse éditable
en format PDF et le rangera dans la GED dans le plan de classement prédéterminé des
réponses, ou dans le dossier correspondant à la demande.
Il est aussi possible d’importer une réponse rédigée directement dans un traitement de texte
externe ou générée à partir d’un applicatif de gestion tiers, dont l’édition aura été capturée
grâce une imprimante virtuelle PDF en local.
Les réponses peuvent faire l’objet d’un Flux de « demande d’avis », y compris pendant
le cycle de rédaction collaboratif entre plusieurs intervenants et/ou d’un Flux de
validation par un sachant ou un supérieur hiérarchique
Au final, dans la GED, on retrouvera deux documents distincts :


La demande originale (souvent en PDF) avec en pièce jointe la réponse au format
éditable (si on a besoin de refaire une réponse à partir de la première réponse)
La réponse renvoyée par courrier ou mail au format PDF (non modifiable) avec la
demande en pièce jointe (si on n’est pas dans le cadre d’une gestion par dossier
comprenant un grand nombre de correspondances unitaires dans le temps).
Toute cette gestion est entièrement personnalisable à l’aide des Flux Documalis. La
réponse peut être envoyée par un partenaire de mise sous plis externalisée qui se charge
de l’édition, la mise sous plis, l’affranchissement et le dépôt à la poste pour un coût
forfaitaire très intéressant au regard des budgets de fonctionnement internes.
6.9 La gestion des dossiers complexes
La Gestion Documentaire intégrée à Documalis offre toutes les fonctions nécessaires
de gestion de « dossier », afin de ranger les documents liés à un dossier dans un
répertoire commun, ou une arborescence complète pour les dossiers les plus complexes.
En règle générale, le critère de regroupement des documents est la référence du dossier
présente sur les différents courriers échangés, ce qui permet un rangement rapide via un
flux de classement qui utilise ce numéro unique pour classer les documents dans la GED,
indépendamment des Flux de type Bannette où circule « virtuellement » le document pour
information, traitement ou rédaction de la réponse.
La date et le type de document peuvent aussi servir à affiner le plan de classement à
l’intérieur du dossier dans la GED dont les pièces sont automatiquement classées via le flux
de traitement associé.
Ce type de gestion par dossier est fréquent dans le milieu Banques et Assurances, pour les
projets longs qui nécessitent le rangement de nombreuses pièces durant toute la vie du
dossier, ou la gestion des courriers pour des clients ou partenaires récurrents.
6.10 La validation des courriers sortants
La plupart des courriers importants sortants de l’entreprise doivent faire l’objet d’une
validation par un sachant, un directeur, un chef de service ou une personne accréditée.
Pour cela, deux types de Flux classiques sont souvent utilisés chez Documalis:
Page 25


Le Flux de « Demande d’avis » : il consiste à faire transiter une copie du document
vers différents utilisateurs compétents en charge de donner leur avis, ajouter des
informations ou des documents en pièce jointe et/ou commenter la réponse en cours
de rédaction. C’est généralement la personne qui demande un avis qui choisit
(librement) à qui il transmet la réponse grâce à une liste d’utilisateurs filtrée par
Documalis.
Le « Flux de Validation » : il permet de faire valider un document par un supérieur
ou une personne dûment habilitée à signer avec édition ou routage vers l’extérieur.
Ce flux peut comporter plusieurs intervenants devant valider séquentiellement ou en
parallèle selon le modèle d’implémentation retenu. Il est généralement assorti d’une
signature graphique ou électronique du document final.
La Bannette de Parapheur Electronique joue un rôle particulier dans les Flux sortants
Documalis car elle permet de présenter un document au signataire avec deux grandes
options « Valider » ou « Refuser », ainsi que les outils PDF habituels : tampon, post-it,
signature …
Page 26
6.11 La centralisation des éditions et de la mise sous plis
Documalis facilite également l’organisation du courrier sortant au sein du service courrier ou
du secrétariat en charge de l’affranchissement et de la remise à la poste.
Il est en effet très simple de prévoir un circuit électronique de documents sortants à base de
Bannettes Documalis pour :






Simplifier la rédaction à partir des modèles prédéfinis de courriers ou de réponses
Normaliser les pages d’entête et en particulier la position de l’adresse d’expédition
qui doit se situer à la bonne position pour les enveloppes à fenêtre,
Faire circuler le document entre les utilisateurs et les signataires pour validation
et signature graphique avant l’édition finale,
Déposer le document dans une Bannette d’édition et mise sous plis gérée par
le service courrier, en charge tous les soirs de contrôler les documents et leur
présentation, puis de lancer le processus d’édition groupée et de mise sous plis
centralisée pour une productivité maximale bien plus efficace qu’un traitement éclaté
au niveau de tous les utilisateurs de l’entreprise.
Le système apporte une numérotation automatique et centralisée des
documents sortants ainsi qu’un rangement automatique dans la GED sans
intervention manuelle.
On dispose immédiatement d’un accusé d’édition sur les documents ainsi que
de statistiques précises sur le volume de documents sortants, leur nature et la
répartition par services, ce qui permet rapidement des économies financières.
Le fait de centraliser les éditions, la mise sous plis via un système de Bannettes avec une traçabilité intégrale en
GED permet souvent de réduire les frais généraux de l’entreprise, en supprimant certains coûts cachés comme
la multiplication des ramettes papiers, des imprimantes personnelles, des enveloppes dans chaque service, des
Page 27
déplacements inutiles, des courriers personnels sans rapport avec les besoins de l’entreprise et du remplissage
des cahiers de courriers sortants...
6.12 Edition, mise sous plis et affranchissement externalisé
L’étape ultime de la dématérialisation du courrier sortant consiste à ne même plus
imprimer les documents dans l’entreprise, mais à externaliser cette tâche sans valeur
ajoutée chez un prestataire de service qui effectue l’édition, la mise sous plis,
l’affranchissement à tarif préférentiel (vu ses volumes) et le dépôt à la poste pour le compte
de la société.
Documalis fournit une solution élégante pour ce type de sous-traitance, intégrant un
stockage en GED des documents externalisés, un contrôle d’envoi au partenaire et un
accusé d’envoi récupéré lors du dépôt à la poste avec mise à jour des index correspondants
dans la GED interne pour une parfaite traçabilité des envois.
Documalis dispose de plusieurs partenaires géographiques pour ce type de traitement
externalisé, dont le coût à la page est presque toujours inférieur aux coûts internes lorsque
l’on compte correctement le papier, l’enveloppe, le coût des imprimantes, des
consommables, de l’entretien, des machines à mettre sous enveloppe, à affranchir et
surtout le temps passé cumulé dans l’entreprise (systématiquement le plus gros budget lors
de l’étude) par les secrétaires ou le service courrier pour effectuer toutes ces tâches.
6.13 Les gains attendus de la dématérialisation du courrier sortant
Les gains de la solution documentaires sont nombreux à ce niveau :












Gain de temps dans la rédaction et la circulation des documents sortants,
Sécurisation des procédures grâce aux workflows de signature des documents,
Homogénéisation des documents sortants grâce à la bibliothèque de modules,
Normalisation du classement des documents sortants dans la GED,
Numérotation automatique des courriers sortants grâce aux Bannettes de routage,
Gain de temps et de consommables importants sur les photocopies courrier,
Gain de temps sur les classements et archivage des documents dans les services,
Gain de place au niveau des bureaux et des armoires,
Gain de temps sur les recherches de documents grâce à la GED,
Meilleure réactivité face à l’interlocuteur lors d’un appel téléphonique,
Traçabilité intégrale des traitements associés à chaque document sortant,
Diminution des coûts globaux de gestion du courrier sortant.
6.14 Une base documentaire par service
Une des bonnes pratiques au niveau du courrier consiste à archiver les documents
traités par le service dans la Base Documentaire du service concerné, avec un
filtrage des droits d’accès élémentaire au niveau des utilisateurs du service.
Cela n’interdit pas les workflows de traitement transversaux interservices sur le document
en question durant son cycle de vie, mais limite les droits d’accès et de recherche à ce type
de document une fois le document traité et archivé dans le service concerné.
Il est bien entendu possible de définir des profils utilisateurs ayant accès à plusieurs
services simultanément et de manière transparente, pour certains chefs de services ou la
direction générale.
Page 28
7. La Gestion Documentaire
La gestion Documentaire est le pilier de tous les traitements Documalis : en effet, tous
les documents sont immédiatement insérés dans la gestion documentaire dès leur capture
(bannette de collecte en général) et y « vivent » durant tout le cycle de traitement des
documents.
Les documents les plus anciens sont souvent archivés dans une base documentaire
d’historique pour les séparer des documents « vivants », mais restent accessibles au sein
de la même GED, quel que soit le volume archivé : Documalis supporte facilement quelques
millions de documents sur quelques Téraoctets de disque dur.
7.1 Un accès en mode Web
La GED Documalis est accessible via un simple navigateur Internet disposant de
l’extension Adobe PDF Reader pour visualiser directement les documents, sur tous les
postes de l’entreprise, à partir du réseau interne, du global intranet multi-site ou même de
l’extérieur par le biais d’une liaison en tunnel VPN ou d’une communication sécurisée SSL.
Cette facilité d’accès permet aux dirigeants et personnel itinérants de traiter leurs
documents de l’extérieur, de chez eux, depuis un cybercafé, un ordinateur portable
équipé d’une carte WIFI ou 3G ou même d’un PDA ou d’un Smartphone type BlackBerry,
Windows Mobile, Android ou iPhone.
La connexion se fait de manière traditionnelle via une identification de type Utilisateur / Mot
de passe. Un mode de connexion sécurisé SSL est disponible au besoin chez Documalis.
Il est possible de créer des raccourcis de type URL pour se connecter et d’intégrer les
écrans de la GED Documalis dans un portail d’entreprise avec login automatique et
transparent pour l’utilisateur final : le concept de Single SignOn.
7.2 Les Bannettes accessibles depuis la GED
Les Bannettes Documalis sont directement accessibles en mode Web et sont
regroupées dans le menu principal « Bannettes ». Certains utilisateurs peuvent n’avoir
Page 29
qu’un accès restreint aux Bannettes, sans autorisation de recherche directe dans la GED,
lorsque leur rôle se limite au traitement des documents en mode Workflow.
Il est cependant dommage de ne pas fournir un accès en recherche aux documents traités
pour les utilisateurs disposant de Bannettes, parce que cela risque de mener au réflexe
d’impression des documents traités pour « se couvrir au cas où », alors que leur donner un
accès à la GED à ces documents permet facilement de démontrer qu’ils ont fait leur travail
via la traçabilité incorporée au système Documalis (pour éviter les copies « au cas où »).
Toutes les opérations classiques de la Bannette sont possibles sur les documents en
mode Web à l’identique de ce qui est fait dans la Bannette Windows.
7.3 Les bases documentaires de la GED
Le module de Gestion Documentaire intégré à Documalis permet de créer une
multitude de bases documentaires autonomes au sein du même serveur. Il est ainsi
facile de séparer physiquement et hiérarchiquement les documents des différents services
dont un certain nombre sont par nature confidentiels.
En règle générale, on retrouve une base documentaire par service « sensible » :







Direction générale, contrats, légal …
Comptabilité, gestion, finances …
Paie, ressources humaines …
Qualité, sécurité, hygiène …
Commerce, achats, ventes …
Fabrication, production, logistique …
Etc.
Les bases documentaires permettent aussi de séparer les documents par des
critères légaux ou administratifs en les rangeant dans des espaces séparés :



Courriers entrants et sortants, documents expédiés.
Base d’archivage à longs termes des documents « morts ».
Base de conservation légale des documents originaux (signés, horodatés…).
Page 30
7.4 Les trois modes de recherche d’un même document
Documalis propose trois modes de recherche différents et complémentaires dans la
GED afin de pouvoir retrouver tous les documents disponibles, avec un strict minimum de
classement et d’indexation de la part des utilisateurs lors de leur intégration :

Le mode de recherche Full Texte autorise des recherches sur le contenu et le nom
du document, en texte intégral (on peut rechercher les documents contenant
n’importe quel mot à l’intérieur). En règle générale, tous les documents entrants sont
OCRisés de manière automatique pour bénéficier d’une indexation full texte sans
saisie d’index par les utilisateurs). On bénéficie de filtres supplémentaires sur le type
de document, une plage de dates d’intégration dans la GED, une portion
d’arborescence dans le plan de classement et la taille du document. C’est le principe
de la recherche « à la Google ».

Le mode de recherche par Dossier ou Plan de classement est très proche de ce
qui se pratique sur un disque réseau partagé sous Windows, où il suffit de parcourir
les différents sous-répertoires pour trouver les documents qui y ont été rangés au
préalable. Ce mode opératoire est simple pour les utilisateurs habitués à Windows,
mais nécessite un rangement des documents parfois complexe ou pénible à réaliser
lors de l’intégration des documents dans la GED. C’est le principe de la recherche
« disque réseau Windows ». En règle générale, le plan de classement est plutôt
hérité automatiquement des index du document, pour éviter tout mauvais rangement
manuel par les utilisateurs.
Page 31

Le mode de recherche par Index multicritères permet de retrouver les documents
à l’aide d’une combinaison d’index attachés au document, issus de la source du
document, de la bannette de collecte, du workflow de traitement du document ou
d’une saisie manuelle d’index dans les variables des différentes bannettes
traversées. Ce mode de fonctionnement est très puissant sur les documents
structurés (spools, éditions sortantes, bulletins de paie, factures, bons de commande
et de livraison …) qui ont fait l’objet d’un traitement de type des processus de RAD,
de LAD et de vidéocodage
7.5 Une GED visuelle et des résultats sous forme d’images
Toutes les recherches présentent leurs résultats sous forme de tableaux ou de
vignettes de plusieurs tailles afin d’identifier visuellement le document à partir de la
première page.
Page 32
On bénéficie ainsi d’une recherche visuelle très proche de ce qui se fait en papier lorsque
l’on feuillette un classeur à la recherche d’un document précis. Dès que le document est
identifié, on peut basculer en vue PDF et consulter l’intégralité des pages du document.
Ce mode de visualisation des documents trouvés apporte un réel « plus » dans
l’identification du bon document parmi ceux qui ont été sélectionnés par la recherche
initiale, ce qui permet de gagner un temps considérable lors de l’indexation des documents
qui ne nécessite plus la ressaisie de toutes les informations du document : le mode Full
Texte couplé à la prévisualisation des documents fait généralement des « miracles » que
même Google ne fournit pas en standard dans sa recherche de contenu (on ne peut pas
voir l’aperçu des pages trouvées sans un plugin spécifique dans le navigateur).
7.6 Les opérations possibles depuis la GED
La GED Documalis autorise de nombreuses opérations sur les documents présents
dans la base documentaire selon un mode collaboratif avancé. Ces opérations sont
soumises à une gestion de droits par utilisateur, groupe et base documentaire, paramétrée
dans Config Server.
Les opérations les plus courantes sont les suivantes :











Visualisation de la copie PDF directement dans la GED,
Téléchargement du document original ou de sa copie PDF,
Ré-indexation du document en fonction des index déjà présents,
Déplacement du document vers une autre arborescence,
Ajout d’un tampon, d’un post-it, d’une signature à la copie PDF,
Ajout, visualisation ou suppression d’une pièce jointe,
Saisie d’un commentaire externe au niveau de la GED,
Envoi par Email, Fax, Impression, mise sous plis externalisée,
Renvoi du document vers une Bannette Courrier, Collecte, Flux ou Routage,
Suppression du document de la GED avec ou sans archivage préalable,
Versionning du document courant,
Page 33


Historisation vers la base de conservation « longue durée »,
Transfert vers le coffre-fort électronique d’un tiers archiveur.
La plupart de ces opérations sont possibles en mode unitaire ou en lots de documents
sélectionnés depuis une recherche quelconque.
Et bien sûr, depuis le menu de Bannette :






Lecture des Bannettes courrier,
Dispatching du courrier entre services et utilisateurs,
Indexation contextuelle des documents en vue de leur rangement dans la GED,
Validation, refus, revois entre Bannettes dans le cadre des Flux documentaires,
Accès au parapheur électronique pour signature légale en PDF,
Et toutes les autres opérations décrites au chapitre des Bannettes.
7.7 Le concept Documalis de « Copie PDF »
La GED Documalis dispose d’une fonction de création automatique de copie PDF
pour tous les documents entrants de type image, bureautique, texte, html … L’original au
format natif n’est bien entendu pas supprimé de la GED
Le document original est alors stocké avec sa copie PDF, ce qui présente l’énorme
avantage d’être lisible et imprimable depuis n’importe quel poste de travail équipé d’un
navigateur Web et du Reader PDF Adobe, même si ce dernier ne dispose pas de
l’application source ayant créé le document d’origine.
Page 34
Cette copie PDF permet aussi la création de vignettes de la première page du
document qui se révèlent extrêmement pratiques pour l’identification visuelle du document
dans la GED ou les Bannettes Documalis.
7.8 Le concept de pièces jointes Documalis
La solution Documalis intègre une logique de pièce
jointe similaire aux emails, ce qui permet de joindre des
fichiers à n’importe quel document, aussi bien depuis
l’interface Web de la GED que depuis la bannette sur le
poste utilisateur.
Tout type de document peut être joint au document
principal, et cette fonction est souvent utilisée pour :



Archiver des emails, en conservant la notion de
pièce jointe séparée
Annexer des justificatifs à un document principal,
comme les bons de livraison attachés à la facture,
les feuilles de présence attachées à la fiche de
formation, les tickets de caisse attachés à la note
de frais, etc.
Participer à une rédaction collaborative dans le cadre d‘une réponse complexe ou de
création de dossier.
Depuis la bannette Documalis, il est également possible
de numériser une pièce en direct pour l’attacher au
document principal, directement en PDF ou au format
image. La fonction de création de document éditable
collaboratif est un autre type de pièce jointe autorisé au
niveau de la bannette Documalis.
7.9 La gestion des droits d’accès à la GED
Plusieurs niveaux de sécurité sont mis en œuvre dans la solution Documalis pour
garantir la sécurité des documents archivés.
En premier lieu, c’est l’autorisation globale de connexion à la GED qui est contrôlé par une
option globale dans la déclaration de l’utilisateur Documalis au sein de Config Server.
Page 35
Ensuite les utilisateurs doivent être explicitement déclarés pour disposer d’un accès unitaire
sur chaque base documentaire du système, en fonction de ses droits personnels et de ses
groupes d’appartenance.
Le concept de base documentaire permet de simplifier la gestion des droits d’accès
aux différents documents à un niveau macroscopique, qui gère les autorisations de groupes
(fonctionnels, services) et d’utilisateurs individuels (direction, auditeurs) de manière simple
et efficace.
Une gestion plus fine des droits d’accès est disponible en version Corporate pour
affiner la gestion d’accès individuel aux différents dossiers de la GED, mais cela nécessite
une administration plus complexe et la définition de règles de typage et de rangement plus
complexes lors de la mise en œuvre, plus adaptée aux structures lourdes avec plusieurs
centaines ou milliers d’utilisateurs qu’aux PME axées sur une gestion simple et
pragmatique.
7.10 La gestion des droits d’accès dans les Bannettes
Les documents placés dans les Bannettes d’un utilisateur lui sont accessibles
temporairement, durant le temps de traitement nécessaire au sein de la Bannette
(courrier, indexation, validation, signature, publication…), même si le document en question
est physiquement placé dans une base documentaire ou une arborescence de la GED dont
l’accès est interdit à l’utilisateur en mode recherche.
Cela permet un réel travail collaboratif sur les documents de la GED, sans pour
autant les dupliquer pour le traitement de type Workflow, ni modifier les droits
d’accès en recherche au document dans la GED. Ce sont généralement les processus
métiers implémentés et les utilisateurs ayant un accès au document qui décident quel
traitement lui associer et à qui le communiquer.
7.11 L’import des données de la GED
Un scénario d’import en masse de données en provenance d’un disque dur ou d’un
répertoire réseau est disponible dans la solution Documalis, afin de récupérer facilement et
rapidement l’existant numérique présent dans l’entreprise. Il restitue un plan de classement
Page 36
identique et corrige les dates d’intégration dans la GED à partir des dates des fichiers
présents sur le disque source, ce qui permet de bénéficier du filtrage sur des critères de
dates du document.
Afin de bénéficier des apports de la recherche plein texte, les documents récupérés peuvent
subir un OCR automatique pour les images et PDF sans texte. Les documents de type
Bureautique et PDF avec du texte seront automatiquement indexés.
Le nom des sous-répertoires peuvent aussi être utilisés en tant qu’index si ceux-ci
représentent des informations exploitables pour les documents récupérés. Des scénarii sur
mesure sont facilement réalisables pour récupérer des documents historiques archivés
dans une autre GED ou base propriétaire.
7.12 L’export des données de la GED
Les documents stockés dans la GED sont très facilement exportables à partir du menu
d’administration de Document Server. Il suffit de sélectionner une base documentaire ou un
sous-répertoire et de lancer la procédure d’export vers un répertoire cible.
Les documents sont exportés avec toutes leurs métadonnées, ce qui représente un gage de
pérennité pour l’avenir.
7.13 Mode de stockage et sauvegarde des documents de la GED
La GED Documalis est capable de stocker de très gros volumes de documents sans
perte notoire de performances (plusieurs dizaines de millions de documents).
Pour cela, la GED utilise un stockage physique sur disque dur NTFS sécurisé côté serveur
(il n’y a aucun document sur les postes utilisateurs) couplé à une base de données SQL
Server, Oracle ou MySQL qui ne contient que les index (et pas les documents) et au moteur
d’indexation plein texte Microsoft Index ou Desktop Search.
La version gratuite SQL Server Express 2008 est recommandée et largement suffisante en
termes de performances pour les configurations de type PME jusqu’à 50 utilisateurs.
La sauvegarde de la GED en est grandement simplifiée : les documents sont sur un
disque physique très simple à sauvegarder ou à dupliquer par des processus de mirroring
de type RAID ou en réseau, la base de données et très peu volumineuse et une réplication
temps réel ou un export global quotidien à chaud est parfaitement envisageable. Quant au
moteur plein texte, inutile de sauvegarder ses données, puisqu’il sait reconstruire ses index
à partir des fichiers présents sur disque en cas de restauration de la GED.
7.14 Le respect des normes et standards
La solution Documalis est entièrement basée sur des normes et standards pérennes
et ouverts :












Fichiers PDF intelligents au format Texte-Image et PDF/A pour l’archivage,
Vignettes au format JPEG normalisé documentaire,
Gestion native des documents bureautique MS Office et OpenOffice,
Archivage unitaire des documents dans des fichiers ZIP normalisés,
OCR de qualité fourni par les éditeurs Nuance Scansoft ou Abby
Base de données relationnelle Microsoft SQL Server, Oracle ou MySQL,
Schéma de la base simple, accessible et ouvert aux clients,
Fichiers d’échanges au format ouvert XML,
Moteur d’indexation plein texte fourni par Microsoft,
Echanges normalisés via TCP/IP entre serveurs et clients/serveurs,
API de programmation ouverte et accessible en mode Webservice,
Moteur EAI/ETL/SOA/Documentaire intégré pour une connectivité maximale
Page 37
La solution Documalis respecte toutes les spécifications de la norme AFNOR 42-013
concernant la dématérialisation du papier.
8. La notion de Variables
Documalis utilise la notion de variable dans le paramétrage des Bannettes et des Flux,
qui correspondent aux index de la GED permettant d’effectuer des recherches multicritères
ou de classer les documents en fonction des Index saisis.
Les variables peuvent être déclarées localement au niveau de chaque Bannette ou de
manière Globale via le menu principal « Indexation » de Config Server.
Dans le cas de variables globales, celles-ci peuvent apparaître automatiquement dans
certaines catégories de Bannettes (ex la variable « Service destinataire » dans toutes les
Bannettes Courrier) et/ou pour certains utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs, ce qui laisse
une grande latitude de programmation.
8.1 Les assistants de saisie des variables
Les Bannettes Documalis permettent de saisir les variables déclarées au niveau de
cette Bannette par utilisateurs du Workflow. Les variables saisies sont attachées au
Document dans la Gestion Documentaire.
Si les variables ne sont pas typées (ce sont des données XML), il est cependant possible de
préciser un assistant de saisie pour chaque variable demandée à un utilisateur dans la zone
de saisie de la Bannette ou de la GED. Des assistants de base type « entier », « date »,
« nombre » sont disponibles dans Documalis, mais il est aussi possible de créer des
assistants personnalisés de type liste déroulante, masque de saisie ou liste d’utilisateurs
prédéfinis via le menu « Indexation/Editeurs » de Config Server.
Enfin il est possible de créer des docks de saisie entièrement personnalisables dans
la Bannette en langage Pascal- ou VB-Script, ce qui lève toutes les limites aux assistants de
saisie, autorisant le contrôle en temps réel, les accès à des bases de données ou des
services Web contextuels. Ceci est souvent utilisé pour la saisie des informations
techniques (code fournisseur, code tiers, ventilation analytique) liées à la facture et extraites
de la comptabilité fournisseur.
8.2 Stockage et utilisation des variables dans la GED
Les variables sont stockées par le module GED dans la base de données relationnelle
au niveau de chaque document. Un document peut comporter un nombre illimité de
variables associées qui sont disponibles sous forme d’index dans le mode de recherche
multicritère.
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La recherche multicritère permet de sélectionner des documents en fonction des variables
qu’il possède, en combinant différents critères avec des opérateurs de type égale, plus
grand, plus petit, contenant etc. Ces recherches sur les variables peuvent être
mémorisées dans la GED afin de les retrouver très rapidement la seconde fois.
8.3 Les caractéristiques des variables Documalis
Les variables Documalis sont toutes de type Chaine de caractères limitées à 4.000
caractères par variable en version 5.1
Elles sont définies par un nom technique n’autorisant ni les espaces ni les caractères
accentués, car ces variables peuvent être manipulées par des langages de programmation
de type Pascal- ou VB-Script. Cependant, il est possible de préciser un libellé au niveau des
variables globales qui sera présenté à l’utilisateur en remplacement du nom de la variable et
qui autorise espaces et accents.
8.4 Export, Import et Archivage des documents au format ZDOC
Le format d’export et d’archivage normalisé ZDOC utilisé par Documalis conserve
l’intégrité des variables associées aux documents.
Le format ZDOC est une archive ZIP cryptée grâce à un mot de passe sécurisé qui contient
le document, ses vignettes, sa copie PDF, ses variables, commentaires, traces et toutes les
informations existant dans la GED au moment de son exportation.
Il est possible de réintégrer une archive ZDOC dans la GED par dépôt dans un répertoire
d’intégration en mode Batch (arborescence Document Server\DocumentServer\ZDocIn) ou
par téléchargement unitaire depuis l’interface de la GED.
Le Fichier ZDOC peut contenir plusieurs documents dans la même archive, et il se présente
alors sous la forme d’un ZIP. Il existe une API et une dll Windows permettant aux
développeurs de manipuler des fichiers ZDOC de l’extérieur tout en respectant les
contraintes d’intégrité et de sécurité des documents ZDOC.
Page 39
9. La notion de Flux
La solution Documalis intègre nativement la logique de Workflows documentaires qui
permettent de faire circuler des documents (ou des informations) entre utilisateurs, selon
une logique plus ou moins structurée :



Les Workflows « Libres » : sont matérialisés par la gestion du Courrier au sens
Documalis, où les utilisateurs reçoivent des documents dans leur bannette et
décident librement de les annoter, commenter, traiter, puis de les transmettre à
d’autres utilisateurs ou d’autres services via un glisser-déposer sur les bannettes
destinatrices.
Les Workflows « Contraints » : sont réalisés à l’aide d’un Flux de traitement
Documalis qui enchaîne différentes étapes pouvant contenir des bannettes de Flux
prédéfinies pour l’indexation (vidéocodage), la signature (parapheur électronique) ou
les choix de validation et d’orientation des documents (actions).
Les Workflows « Mixtes » : peuvent associer une partie de circulation libre (c’est
l’utilisateur qui choisit la prochaine étape du workflow) et des règles de gestion plus
contraignantes (ex : double validation en fonction du montant de la facture à valider).
9.1 Les Bannettes de Flux
Un Flux Documalis est un Workflow constitué de 3 composantes :



Une bannette d’entrée pour déclencher le Flux en y déposant un document,
Des étapes de Flux qui s’exécutent séquentiellement ou selon une logique
applicative interne au Flux (valeur de variables, boutons choisis par les utilisateurs
dans les bannettes…)
Une bannette de sortie qui collecte les documents en fin de Flux.
La Bannette d’entrée permet un dépôt en drag&drop d’un document depuis le bureau d’un
utilisateur, une autre Bannette Documalis (souvent de type Courrier ou Collecte), une
numérisation directe dans l’entrée de Flux ou un enchaînement depuis un autre Flux. Cette
Bannette peut être visible sur le bureau des utilisateurs autorisés à démarrer directement le
Flux de leur poste.
Page 40
La Bannette de sortie récupère les documents en sortie de Flux si ceux-ci doivent être
contrôlés ou orientés manuellement en glisser-déposer vers une autre bannette. La plupart
du temps, le document traité dans le Flux ne ressort pas vers cette Bannette de Sortie (il est
cependant toujours dans la GED).
Page 41
Les Bannettes de Flux sont accessibles uniquement à l’intérieur des Flux et ce sont
les étapes de même nom qui permettent d’y placer des documents à traiter par les acteurs
du Workflow.



La Bannette de Vidéocodage (Indexing) permet un contrôle visuel du document et
des variables détectées durant le processus de lecture automatisée RAD-LAD. Il est
possible d’y saisir des variables supplémentaires non présentes dans le modèle
RAD-LAD, et même d’y afficher des Docks personnalisés de saisie assistée, en
particulier lorsqu’il s’agit de saisie d’information concernant les BC, BL ou Factures.
Un contrôle de cohérence est possible au niveau des variables, grâce aux règles
prédéterminées dans les projets RAD-LAD.
La Bannette de Parapheur Electronique (Signbook) permet de regrouper les
documents à contrôler ou à valider par un dirigeant qui doit aller à l’essentiel. Deux
boutons paramétrables sont présents dans cette bannette pour traiter les
documents, avec des libellés habituels « Valider » (ou Signer) et « Refuser ». Selon
le bouton choisi, le Workflow effectue un débranchement à l’étape associée.
L’utilisateur dispose aussi de toute la palette des outils PDF classiques de
Documalis: tampon, post-it, signature manuelle graphique ou numérique.
La Bannette d’Actions (Action) ressemble au parapheur électronique mais laisse
jusqu’à 5 choix et boutons pour valider le document : exemple 1-Renvoyer à la
compta, 2-Valider la facture, 3-Demande d’avis au DAF, 4-Signature supplémentaire
par le DG, 5-Engager un litige.
Ces Bannettes de Flux sont toutes regroupées sous le menu principal « Flux » de Config
Server.
9.2 Les Etapes de Flux
Les étapes de Flux sont en nombre variable en fonction de la complexité du Flux et
constituées d’instructions unitaires de type :








Etape Variable : permet d’affecter des variables documentaires de manière
contextuelle pour enrichir l’indexation du document (par exemple affecter la date
d’échéance à J+30 de manière automatique).
Etape Case : permet d’orienter le Flux en fonction de la valeur d’une variable du
document (par exemple faire valider par le DG les factures de plus de 10K€).
Etape Email : permet d’envoyer un email à des utilisateurs internes ou externes à
Documalis avec le document traité en pièce jointe optionnelle.
Etape BasketMail : permet de placer une copie du document dans une Bannette de
type Email en précisant un statut, un commentaire, une date limite et une action à
réaliser sur ce document (à lire, à répondre, à traiter, copie pour info…).
Etape Basket : permet d’envoyer le document dans une autre bannette de type
Collecte, Routage ou entrée d’un autre Flux en déclenchant le traitement associé.
Etapes Indexing, Signbook et Action : permettent de bloquer le Flux dans une
Bannette de traitement de type Vidéocodage, Parapheur Electronique ou Action afin
qu’un acteur du Workflow en charge de cette Bannette intervienne en appuyant sur
l’un des boutons de validation permettant d’orienter dynamiquement le Flux vers la
bonne étape : autorise des débranchements, des boucles, des choix multiples …
Etapes RAD, LAD et RAD-LAD : permettent d’effectuer les opérations d’analyse de
contenu sur les documents pour identifier son type et son contenu et l’affecter
automatiquement aux variables du document. Ces étapes sont généralement suivies
d’un contrôle via une étape de vidéocodage (Indexing)
Etapes PDF Comment, Signature et Stamp : permettent d’intervenir sur le visuel
de la copie PDF (et/ou des originaux PDF) pour y ajouter des post-its virtuels, des
tampons ou des signatures graphiques et numériques de manière automatisée dans
le Flux, généralement en sortie d’une bannette Parapheur ou Vidéocodage. Les
utilisateurs ont également la possibilité de réaliser ces actions manuellement dans
les Bannettes de Flux si elles disposent d’une autorisation dans Config Server.
Page 42


Etape Transform PDF : permet l’application des processus OCR sur le document
en cours, avec deux formats possibles en sortie : PDF optimisé avec Texte et Image
ou PDF/A spécifique pour les archives et conservation optionnelle du document
d’origine en pièce jointe.
Etape Process : permet l’exécution d’un scénario de traitement applicatif spécifique
réalisé à l’aide de l’atelier de développement de scenarii Documalis Designer.
Le paramétrage des différentes étapes permet de créer des traitements :





Séquentiels : les étapes les unes après les autres,
Parallèles : via plusieurs flux déclenchés en y plaçant le même document grâce à
l’étape Basket,
Arborescents : on choisit l’arbre parcouru grâce à l’étape Case,
Dynamiques : c’est l’utilisateur qui sélectionne une étape via les Bannettes de Flux,
En boucles : grâce à un débranchement conditionnel sur une étape précédente.
9.3 Les Processus spécifiques via l’atelier Documalis Designer
Documalis intègre un atelier de création de scenarii EAI/ETL/SOA/Documentaires
capables de traiter des documents et des informations issus du système
d’information extérieur à Documalis, de manière rapide et efficace.
L’atelier Documalis Designer bénéficie de 175 instructions et 440 commandes qui couvrent
la quasi-totalité des besoins d’interface entre les Documents et les systèmes existants :










Fonctions de manipulation de fichiers, y compris XML et INI,
Fonctions avancées de manipulation de bases de données (ETL),
Fonctions d’échanges inter applicatifs (API, Webservice, Exec, appel DLL…),
Fonctions d’échanges via les différents protocoles IP (http, ftp, pop, smtp, imap…),
Fonctions d’envoi et réception via Email, compatibles TLS (Google),
Fonctions de manipulation et de conversion d’images,
Fonctions de manipulation et de documents PDF et Bureautiques,
Fonctions de lecture de contenu : analyse de spools, OCR, RAD, LAD,
Fonctions de compression, de cryptage et d’empreintes,
Et des dizaines d’autres encore pour toutes les interfaces nécessaires à Documalis.
Page 43
Les scénarii ainsi développés peuvent être ensuite chargés dans les 3 moteurs de
Workflow de la solution Documalis et disponibles sous forme de connecteurs :



Dans la Bannette de Collecte (récupération de documents et prétraitements)
Dans la Bannette de Routage (publication d’un document selon scénario)
Dans l’Etape « Process » d’un Flux pour un traitement particulier sur le document.
10. Les statistiques
La solution Documalis intègre une gestion de statistiques à la fois
souple et très puissante, basée sur l’extraction d’information
dans la GED pour alimenter des feuilles Excel de restitution,
incluant tableaux, courbes et analyses de résultats
10.1 Modélisation sous Excel (ou OpenOffice)
La modélisation des documents statistique se fait sous Excel, elle est très simple et utilise
au minium deux feuilles de calcul et de présentation distinctes :

La feuille « data » qui sera renseignée automatiquement lors de l’exécution des
statistiques depuis l’interface utilisateur de la GED en mode Web. Le modèle ne
contient qu’une seule ligne en haut de page, avec dans chaque colonne le nom de la
variable ou de la propriété à renseigner lors de la fusion des statistiques.

Les autres feuilles du classeur Excel sont les pages de présentation des résultats,
grâce à des liens exploitant le contenu des cellules présentes dans la page « data ».
Il est ainsi possible d’insérer des calculs, des moyennes, des tableaux et des
représentations graphiques des données collectées dans la GED, de manière simple et
abordable aux utilisateurs non informaticiens (cela nécessite tout de même de maitriser la
présentation des données sou Excel).
Page 44
Les modèles de statistiques ainsi crées pourront être importés dans Config Server et
disponible pour une partie des utilisateurs en fonction de leur droits d’usage.
10.2 Sélection et alimentation du fichier de statistiques
Les éléments d’alimentation des statistiques sont des variables ou des informations liées
aux documents présents dans la GED Documalis.
A ce titre, une recherche de documents préalable est nécessaire à la fusion des statistiques
sur les documents sélectionnés. Cette liste de documents peut être librement réalisée et
affinée en exploitant les modules de recherche plein texte, par plan de classement ou par
requête multicritères dans la GED Documalis. Il suffit ensuite de sélectionner le bon modèle
de statistiques, de fusionner et de télécharger le document généré dynamiquement à la
demande de l’utilisateur.
10.3 L’accès direct aux documents via une URL vers la GED
La feuille Excel ainsi générée (ainsi que sa version PDF obtenue très facilement via un
Save as PDF dans Excel) peuvent intégrer des hyperliens d’accès direct aux documents
stockés dans la GED, grâce aux liens URL pointant directement sur la GED.
Le document original ou sa copier PDF sont ainsi accessibles d’un clic depuis le document
de statistique produit automatiquement.
Cette fonction est très pratique pour visualiser les documents hors délais, les tickets de
caisse agrégés dans une note de frais ou les factures fournisseur du mois répondant aux
critères d’extraction statistiques.
Un navigateur internet, ainsi que l’accès réseau ou Internet au serveur de GED sont les
prérequis de base pour l’affichage des documents liés aux statistiques.
10.4 L’usage des statistiques Documalis
Ces statistiques trouvent de multiples usages dans l’entreprise. La liste ci-dessous n’est
nullement exhaustive, mais fournit quelques axes d’utilisation récurrente :
Page 45






Statistiques de traitement du courrier entrant, volumétrie par service, temps de
circulation moyen, taux de réponse selon type de documents …
Temps de traitement des courriers sortants, liste des documents hors délais …
Création des fiches des notes de frais à partir des dépenses unitaires …
Justificatifs des frais liés aux interventions pour chaque client …
Statistiques de commande par fournisseur, période, produit …
Volume de ventes par client, nombre de devis archivés par mois …
Page 46
11. La reconnaissance automatique de contenu : RAD-LAD
Les technologies d’OCR et de codes à barres sont relativement anciennes dans le mode de
la dématérialisation (près d’une dizaine d’années) et largement répandues dans les
solutions du marché. Les technologies les plus intelligentes de Reconnaissance et de
Lecture Automatique des Documents (RAD-LAD) sont bien plus récentes, et réservés
jusqu’à ces dernier temps à des solutions coûteuses pour entreprises fortunées.
Heureusement, depuis 2010, Documalis propose des technologies RAD-LAD performantes
à des prix abordables pour répondre aux besoins de PME ou de services localisés des
grands comptes, avec des coûts d’acquisition dix fois moindre … pour un ROI réel et
démontrable sur de nombreux documents semi-structurés, dont le traitement de la Facture
Fournisseur.
11.1 Définitions
Derrière ces termes techniques se cachent des fonctionnalités de reconnaissance de
contenus documentaires pouvant multiplier le facteur de productivité et de retour sur
investissement dans des proportions très intéressantes :








OCR : Reconnaissance de caractères (Optical Character Recognition ou ROC en
français) dans les documents papiers numérisés via un scanner. Le principal but de
l’OCR est de générer des fichiers PDF « intelligents » comprenant une couche
image (pour restituer visuellement un document conforme à l’original) et une couche
texte (souvent transparente pour permettre l’indexation plein texte des documents
dans la GED).
RAD : Reconnaissance Automatique des Documents qui permet de déterminer
la nature des documents (BC, BL, Facture, Avoir…), leur émetteur (le fournisseur)
ou toute autre information globale nécessaire à son classement automatique dans
la GED (ex : Gestion/Fournisseur/Année/Factures).
LAD : Lecture Automatique des Documents qui permet d’extraire du texte et
certaines informations spécifiques du document (comme le montant TTC, le numéro
Siret du fournisseur ou la date de la facture à traiter).
Vidéocodage : interface utilisateur de contrôle ou ressaisie des informations
présentes visuellement dans un document, présentant côte à côte l’image
numérisés et les éléments à saisir (sans nécessiter la manipulation du papier). Les
technologies d’OCR permettent des opérations de glisser/déposer ou de
copier/coller entre les zones du document présenté en PDF texte-image et les
zones de saisie associées.
Le format PDF texte-image : est largement utilisé dans le cadre de la numérisation
des documents, et consiste à créer un fichier PDF multicouches incluant l’image et
le texte reconnu en OCR en superposition. L’image numérisée en fond de page
permet de respecter la fidélité de l’image à l’original (tampons, graffitis, notes au
crayon de bois….), quant au texte superposé en couleur transparente sur l’image, il
autorise l’indexation par le contenu full texte et les opérations de copier/coller pour
le vidéocodage par exemple.
La spécificité PDF/A : est un fichier PDF spécialement dédié à l’archivage
(explicitement cité dans la 42-013) des documents. Il limite les possibilités
d’interaction dans le PDF, mais reste compatible avec le format PDF texte-image
pour le traitement des images scannées.
Expression régulière : syntaxe (un peu barbare mais) très puissante pour la
recherche de chaînes de caractères structurées ou semi-structurées dans un texte,
souvent utilisée dans les processus de reconnaissance, de RAD ou de LAD
EAI, ETL, SOA : Respectivement Entreprise Application Intégration, Extract
Transform Load et Service Oriented Architecture, trois jolis termes anglais qui
définissent des outils de haut niveau nécessaires à l’interfaçage inter applicatif
simple et rapide si on veut éviter le développement spécifique point à point
Page 47


complexe à maitriser à terme à cause de l’effet spaghetti des interfaces. Ces
technologies permettent de créer des liens entre les documents insérés, capturés et
les applications métiers existantes de manière efficace.
API : il s’agit d’une interface de programmation entre deux logiciels (Application
Programming Interface). Dans le cas de la GED, du Workflow et de la Signature
électronique, il s’agit de la manière dont les applications (métiers) externes vont
pouvoir accéder aux documents en lecture, enrichissement, validation ou pour les
signer numériquement durant les processus métiers.
COLD : processus de capture informatique de documents à éditer, visant à
récupérer un flux d’impression multi documents (un spool en langage technique), à
le découper au niveau unitaire des documents, puis à extraire les informations
nécessaire à son archivage ou à son classement automatisé dans le module de
GED. Très souvent utilisé dans le cadre des bulletins de paie, des facturations
globales de fin de mois, des récapitulatifs mensuels ou annuels issus des logiciels
métier…
11.2 Les technologies de reconnaissance Documalis
Documalis intègre des moteurs puissants de reconnaissance de contenu, en se basant sur
les meilleures moteurs OCR disponibles et des technologies de RAD/LAD internes
performantes pouvant exploiter plusieurs modes de détection différents :



Analyse sémantique : basée sur le contenu contextuel des documents, en
particulier des factures fournisseurs, afin d‘en extraire les informations sans devoir
modéliser unitairement les différents types de documents. On peut en attendre des
taux variables de 60% à 80% de réussite unitaire sur des champs factures de type
entête / pied de page (date, fournisseur, montant, échéance, numéro de facture…).
Recherche modélisée : très performante sur les documents structurés, avec
des taux de reconnaissance unitaire des champs pouvant atteindre 99% sur des
documents de bonne qualité traités avec un scanner professionnel. Inconvénient :
nécessite de modéliser chaque type de document, ce qui est acceptable pour une
centaine de fournisseurs, mais pas des milliers !
Apprentissage : mémorisation automatique par le système des règles de
gestion permet à un utilisateur de corriger les valeurs détectées en sémantique ou
en modélisation. Cette opération est effectuée en temps réel lors du traitement du
document courant dans la bannette de vidéocodage.
Documalis est l’une des rares solutions RAD/LAD du marché vous proposant à la fois
des technologies de modélisation et de lecture sémantique des factures , qui sont des
techniques complémentaires en fonction de la récurrence du fournisseur analysé.
11.3 OCR et Full texte Documalis
La recherche de documents par le contenu dans la GED (Full texte) nécessite que
tous les documents insérés contiennent des informations textuelles indexables.
Si c’est le cas nativement des documents bureautiques, ça ne l’est pas systématiquement
pour les documents issus d’une numérisation, d’un fax, d’un email ou d’une édition captée
au format électronique par une imprimante virtuelle ou un processus de COLD automatisé.
Les technologies d’OCR et le format PDF texte-image entrent alors en jeux pour
ajouter le texte non nativement présent dans les images numérisées et permettent
ainsi la recherche Full Texte sur tout type de document. On comprend ici l’intérêt d’utiliser
des documents PDF dans la GED Documalis par rapport aux solutions « un peu
anciennes » qui stockent des images TIFF et ne bénéficient pas des technologies l’OCR.
Page 48
11.4 La RAD pour le rangement automatisé des documents dans la GED
L’idée de Gestion Documentaire d’Entreprise doit tout de suite éveiller la problématique de
la volumétrie du nombre de documents insérés dans le système de GED, et donc de la
pénibilité des procédures de classement informatique, même si l’on gagne à terme
beaucoup de temps (et d’argent) sur le non rangement des documents papiers.
Les technologies de RAD permettent d’identifier la nature et le type de document de
manière simple, ce qui permet de dispatcher immédiatement les documents vers les bonnes
personnes pour traitement manuel ou les bonnes interfaces logicielles pour intégration
automatique sans intervention humaine.
A titre d’exemple, pour le rangement des factures fournisseurs, la RAD permet d’identifier
que le document est une facture de la société XYZ, et permet ainsi à la GED de ranger le
document dans une arborescence cohérente de type « Fournisseur/XYZ/factures/2010 ».
La lecture RAD sert également à déterminer le modèle de LAD à appliquer au document
dans le cas d’un traitement par modélisation.
11.5 Les projets RAD-LAD Documalis
Config Server permet la déclaration de différents projets RAD-LAD qui se fait au niveau du
menu « Indexation/RAD-LAD ». Il est possible de créer plusieurs projets RAD-LAD pour
l’analyse de différents types de documents : Factures, Bons de commande, Enquêtes,
Formulaires, Attestations de présence, Relevés bancaires …
Un projet RAD-LAD est caractérisé par :





Un nom et une description,
Une liste d’utilisateurs et de groupes autorisés à modéliser les documents,
Un ensemble de variables à rechercher dans les documents,
Une liste de contrôles unitaires sur les champs lus,
Une logique de contrôle global par Scripting des données lues.
L’analyse sémantique se fait via un processus spécifique appelé dans le Flux de
traitement des factures. Elle est livrée sous forme de scénario modifiable par les consultants
avec l’atelier de paramétrage optionnel Documalis Designer.
11.6 L’interface de modélisation Documalis Modeler
L’interface de modélisation se nomme Documalis Modeler et est accessible sur les
postes utilisateurs au travers de la Bannette. Les utilisateurs disposant du droit de
modéliser peuvent utiliser le menu contextuel accessible par clic droit sur l’icône de la
Bannette dans la barre d’outils Windows pour lancer le modéliseur (dans la Tray icon).
La Bannette de Vidéocodage propose également un accès direct au modéliseur
depuis le document en cours de traitement, pour ajouter ou modifier un modèle existant au
niveau de la base des modèles.
Page 49
Documalis Modeler propose un premier menu aux utilisateurs permettant de choisir le projet
RAD-LAD, puis de sélectionner un modèle ou d’en créer un nouveau. Une fois le modèle
sélectionné, un assistant de modélisation à 4 étapes fournit les fonctions essentielles :




Chargement de l’image servant à modéliser, par numérisation directe sur le poste
de l’utilisateur ou importation d’un fichier image ou PDF existant.
Détermination du modèle de document via la RAD exploitant des technologies
OCR plein texte ou sur zone et une combinaison de mots clés discriminants couplé
à un moteur d’expressions régulières, avec tests unitaires des mots-clés.
Application des règles de lecture des champs de manière globale au niveau du
document dans son ensemble (semi-sémantique, expressions régulière, réseaux
intelligents) ou via des zones spécifiques déterminées par des coordonnées
relatives indépendantes de la résolution de numérisation, avec test unitaire des
zones à lire dans le modèle.
Test globaux de bon fonctionnement du modèle en ré-exécutant l’ensemble de
l’analyse avec présentation des résultats similaires à l’interface de Vidéocodage de
la Bannette de même nom.
La base des modèles est gérée par l’application Documalis Recognize Server qui
mémorise les modèles de documents, leur paramétrage ainsi que les images de référence
ayant servi à la modélisation des champs.
11.7 La notion de Vidéocodage Documalis
Il s’agit d’une technique de saisie numérique d’index assistée par ordinateur, visant à mettre
côte à côte le document numérisé passé à l’OCR et des zones de saisies assistées par des
Page 50
assistants connectés au système informatique et exploitant des technologies de type glissédéposé entre le PDF-OCR et la zone de saisie pour éviter de retaper toute l’information au
clavier.
Ces écrans d’indexation servent également au contrôle et éventuelles corrections des
valeurs reconnues automatiquement au préalable par les processus de RAD et de LAD.
Il est très important que les personnes en charge de vidéocodage fréquent (secrétaires,
assistantes…) disposent de conditions de travail ergonomique pour garantir une productivité au
moins équivalente au travail traditionnel sur papier, ce qui se traduit par des postes exploitants 2
écrans informatiques (le premier pour l’image du document à traiter en remplacement du papier – le
second pour l’application de ressaisie, la GED, le Workflow ou toute autre application métier) ou à
défaut d’un écran de taille minimale 22 ou 24 pouces en résolution Full HD de 1920x1200 pixels.
11.8 Les usages généralistes de la RAD-LAD
Les processus de RAD-LAD peuvent également extraire de l’information de tout
document structuré ou semi-structuré :





Bons de commande, de Livraison, de préparation, d’intervention ….
Fiches de formation, de congés ou de planning,
Mandat, ordres à payer, RIB, lettre chèque,
Relevé bancaire, téléphoniques, de consommation.
Etc.
L’extraction des lignes de détails des relevés ou de certaines factures est possible
mais beaucoup plus complexe à paramétrer et fortement dépendant du modèle de
document analysé. Il nécessite l’intervention d’un consultant Documalis au niveau
programmation pour chaque type de document à traiter.
11.9 L’intégration avec les ERP et logiciels de comptabilité
Documalis embarque un véritable moteur de traitement inter-applicatif (EAI-ETL-SOA)
capable de communiquer rapidement et simplement avec les ERP, CRM, logiciels
d’achats, de comptabilité et de règlements existants dans l’entreprise.
Ce moteur de traitement et ses connecteurs rapides à mettre en œuvre permettent la
construction de passerelles entre les systèmes de gestion et la plateforme de
dématérialisation, afin de valider en temps réel la présence d’éléments clés comme un
numéro de commande dans le document traité, la concordance des montants lus et
attendus, la récupérations des informations fournisseurs au sein de l’ERP ou de la
comptabilité pour éviter toute ressaisie inutile, la lecture des codes tiers et d’imputation des
lignes de factures, la mise à jour des statuts de la commande dans l’ERP ou la création de
liens images, PDF ou URL entre les logiciels de gestion métier et la gestion documentaire
de l’entreprise.
Ces passerelles sont généralement construites sur mesure en fonction des besoins du
projet par les consultants Documalis en collaboration active avec les équipes informatiques
de l’entreprise ou avec le prestataire de service en charge de la maintenance de l’ERP.
Page 51
12. Le traitement de la Facture Fournisseur
Les coûts de traitement de la facture fournisseur méritent qu’on s’y attache plus
particulièrement, au regard des gains potentiels attendus. En effet, ce type de document
nécessite de longs et nombreux traitements humains (réception, pré-enregistrement,
validation, contrôle de livraison ou service fait, imputations comptables et analytiques,
classement, archivage) menant à des coûts de traitements moyens estimés entre 15 et 25€
par facture reçue selon les grands cabinets d’expertise financière.
12.1 La problématique de la facture fournisseur
Le traitement des factures fournisseur est une charge complexe, à haut niveau de
risque et de pénibilité pour le service comptable :












pénalités de retard suite au non-respect des délais,
problèmes de conformité des documents,
paiements incorrects ou en double,
perte d’opportunité de remise pour paiement,
levée des Crédit et Approvisionnement,
erreur de règlement ou mauvais fournisseur,
demandes téléphoniques répétées des fournisseurs,
création du reporting mensuel pour la direction,
trop d’aller-retour et de relances dans les services,
pourcentage de factures égarées,
coût de stockage des factures traitées,
turnover du personnel et temps inutile passé aux régularisations et aux litiges.
Ce traitement constitue également un budget important de toute entreprise amenée à
traiter quelques milliers de factures fournisseur par an qui se chiffre en dizaine de milliers
d’euros et qui peut facilement bénéficier des apports de la dématérialisation couplée
aux fonctions de workflow, de GED et de lecture automatique des données RAD-LAD.
12.2 Fonctionnement et gains attendus de la solution Documalis
Documalis propose une solution adaptée permettant de réduire les différents centres de
coûts de la facture fournisseur, de manière rapide et homogène :






Numérisation des factures à la source (plus de pertes)
Rangement des factures fournisseur en cartons d’archives à la sortie du
scanner (plus de transport du papier, de photocopies, de classement complexe dans
des classeurs, puis des cartons, puis en salle d’archive après 3 à 5 ans …)
Transformation au format PDF/A avec OCR (conservation légale à long termes et
recherches en plein texte dans la GED sur n’importe quel mots contenu dans la
facture : rappel du numéro de commande, code article, libellé en clair, adresse de
livraison etc.)
Reconnaissance automatique du fournisseur RAD pour rangement GED
automatisé et récupération automatique des éléments comptables (codes
comptables, analytiques par défaut, fait générateur, devis, conditions de règlement,
proposition d’écritures comptables, etc.)
Lecture automatique des informations entête et pied de page en LAD pour les
index en GED et les règles de workflow de validation (diminution de la charge de
travail comptable par extraction automatique de la TVA, des montants HT, des dates
et échéances)
Lecture complémentaire des lignes de factures, pour les fournisseurs récurrents,
à l’aide d’algorithmes d’extraction complexes et programmable en spécifique (gains
de temps et automatisation des lignes d’écriture comptables)
Page 52






Circuit de validation électronique de la facture, grâce aux bannettes Documalis,
pour vérification de la livraison, prestation ou du service fait, afin de pouvoir
comptabiliser les factures (gains de temps énormes, de photocopies, fax et relances
des valideurs)
Simplification des rapprochements BC/BL/Facture grâce à la collecte des bons
de commande émis imprimante virtuelle ou collecte de spools) et par la numérisation
des bons de transport et bons de livraisons pouvant être facilement attachés en
pièce jointe à la facture (gains de classement des pièces justificatives, suppression
de photocopies inutiles, automatisation du rapprochement sur numéro de
commande)
Extraction de listes de factures pour signature et Bon à Payer, pour le contrôle
de gestion, le directeur financier ou le dirigeant en charge de signer les ordres de
virements, chèques ou autorisations bancaires. (gains de papier, de manipulations
physiques, de reclassement des factures, possibilités de signature à distance, de
recherches et contrôles statistiques dans la GED ou via un fichier PDF concaténé
des factures à payer…)
Réponses en temps réel aux fournisseurs, permettant, un respect des délais et
une réponse professionnelle en cas d’appel téléphonique pour connaître l’état
d’avancement du processus et le point éventuel de blocage, grâce aux documents et
traces fonctionnelles disponibles en GED.
Statistiques et suivi pour disposer d’indicateurs de traitement, d’un calcul de cut-off
à tout instant et assurer une qualité de service globale dans le traitement de ces
documents financiers importants.
Accès performant aux factures via la GED pour permettre à tous les services
autorisés des recherches par plein texte ou par fournisseur selon leurs besoins
(contrôle de gestion, direction des achats, production, logistique etc.).
12.3 L’analyse des factures fournisseurs
L’utilisation la plus fréquente de la RAD-LAD concerne la lecture automatique des
factures fournisseurs :




L’analyse sémantique exploite les champs SIRET et TVA INTRA pour identifier le
fournisseur à partir de la base de référence issue de la comptabilité,
La RAD complète l’identification du fournisseur pour les factures modélisées,
L’analyse sémantique extrait les informations générales sur la facture : date de
facture, date de règlement, numéro de facture, numéro de commande, montants
TTC, HT et TVA, le mode de règlement …
La LAD modélisée complète cette recherche avec plus de précision sur les
fournisseurs récurrents modélisés.
Les écrans de variables classiques de la Bannette de Vidéocodage peuvent être
complétés par des Docks spécifiques autorisant la saisie complexe des écritures
comptables :









Les informations relatives au tiers (numéro, nom, siret et TVA intra),
Les informations liées à la facture (numéro, commande associée, engagement),
Les dates de facture et d’échéance selon un calcul automatique,
Les informations de devise, de taux et change si nécessaire,
Le mode de règlement et le RIB fournisseur,
Le workflow interne de validation associé à la facture,
Les montants HT, TVA et TTC et le contrôle de leur ventilation intégrale,
La ventilation comptable en lignes d’écriture pour intégration directe en compta,
La ventilation analytique à la saisie ou durant le Workflow de contrôle.
Les connecteurs Documalis présents au niveau des Bannettes de Routage pourront
ensuite générer directement les lignes d’écriture comptable pour les progiciels les plus
répandus, ainsi qu’un fichier XML à intégrer dans tout autre logiciel comptable. L’atelier de
Page 53
conception de scénario Documalis Designer autorise la construction rapide de connecteurs
natifs pour d’autres solutions comptables ou ERP du marché.
12.4 La lecture automatique des factures en mode sémantique
La notion de lecture sémantiques exploite des règles de gestion pour déterminer
l’emplacement, la valeur et extraire des informations d’un document structuré de type
facture.
Ces règles d’extraction concernent chaque valeur à extraire, avec un moteur de règles
évolutif pouvant s’enrichir de nouvelles logiques fonctionnelles.
Cela permet de retrouver facilement, sans modélisation ni apprentissage des éléments tels
que la date de facture, la date d’échéance, la devise, les montants HT, TVA et le TTC …
A titre d’illustration voici une partie des règles de détermination du TTC :







Rechercher et trier du plus grand au plus petit tous les montants de la facture (suite
de nombres séparée par des points ou des virgules, avec 2 chiffres après la dernière
décimale)
Si me mot clé « avoir » est présent sur la facture, accepter les montants négatifs.
Supprimer les montants incohérents (trop grands) ou proches des mots
clés « capital », « social » …
Vérifier si le plus grand montant n’est pas en Francs, Lire, Pesetas, Deutschemark
ou autre monnaie européenne grâce au taux de parité avec l’Euro (il reste de
nombreuses factures avec un rappel des montants en francs pour information)
Déterminer dans les autres montants une combinatoire de 2, 4 ou 6 montants HT et
TVA inférieurs, dont la somme est égale au montant TTC testé à plus ou moins 1 ou
2 centimes et dont le rapport entre HT et TVA fait partie d’une liste définie (TCA à
5.5, 19.6, 8.5 etc.)
Compléter l’analyse par la proximité de mots clés tels « TTC », « Total », « A
payer » etc. afin d’affiner le taux de fiabilité.
Sans vouloir dévoiler l’ensembles des règles d’extraction du logiciel …
Au final, la sémantique pure peut extraire 60% à 80% des valeurs individuelles des
champs clés de la facture de manière totalement automatique, ce qui constitue une
base de travail rapide pouvant être améliorée par des processus d’apprentissage et de
modélisation, afin d’obtenir des taux de lecture proches des 100% pour les fournisseurs
récurrents.
12.5 L’extraction de contenu de type lignes
Les projets les plus complets pourront utiliser les outils intégrés de lecture semiautomatisée de contenu des lignes de factures, listes de remboursement, listes de
prélèvements, détail des frais et relevés bancaires.
Cette opération d’extraction est envisageable sur des documents récurrents, formatés en
tableaux (lignes et colonnes), répartis sur une ou plusieurs pages.
Le principe consiste en premier lieu à reconnaitre le type de document grâce à la lecture
OCR et un processus de RAD sur base de mots clés autorisés et interdits.
Une fois le type de document identifié, un algorithme intelligent d’extraction de zones sur
base de cadres des tableaux permet de séparer le contenu utile du document (contenu du
tableau) des autres informations parasites (tout le texte en dehors pouvant fausser la
lecture automatique). Les portions de tableaux extraits de plusieurs pages successives sont
ainsi concaténées pour former un nouveau document pertinent pour la reconnaissance et la
saisie de contenu.
Une lecture OCR en mode « grille » permet une extraction formatée des informations du
tableau, en lignes et colonnes, relativement faciles à exploiter par la suite :
Page 54



Des règles intelligentes de nettoyage permettent de supprimer les lignes contenant
des informations non utiles dans les tableaux extraits : entête de tableaux, libellés,
sous-totaux…
Le typage de certaines colonnes en dates, montants ou quantités permet des
corrections automatiques de la lecture OCR (généralement des I et 1, O et 0, B et 8,
virgules et points)
Le contrôle par expressions régulières permet de détecter des erreurs de lecture
OCR avant même l’envoi des informations en bannette de vidéocodage.
Un fichier résultant au format XML (pou CSV) est ensuite produit et attaché au document
principal (la facture, pièce de banque, relevé traité) afin d’être utilisé par la suite pour
préparer des lignes d’écritures comptables ou injection automatique dans le logiciel de
gestion associé au document analysé.
12.6 Génération d’écritures et intégration directe en comptabilité
Les projets de dématérialisation des factures Documalis les plus complets intègrent
la génération directe des écritures comptables et analytiques dans le traitement
automatisé du Workflow Documalis, en amont du logiciel comptable. Documalis gère
nativement la notion de groupe multi-sociétés.
Cela passe par la création d’un référentiel externe des tiers (fournisseurs), des plans
comptables et analytiques, des règles de gestion et d’imputation comptable et analytique
par défaut pour un fournisseur donné. Une synchronisation périodique des informations
fournisseurs, plans comptables et analytiques est mise en place au niveau du logiciel de
comptabilité et/ou des achats, grâce aux connecteurs techniques fournis par Documalis et
aux passerelles d’accès comptables autorisées par le client.
Dans ce mode de fonctionnement, après l’étape de RAD-LAD entête et pied de page, puis
éventuellement la lecture de contenus de type ligne pour les fournisseurs récurrents, un
écran de vidéocodage comptable est proposé aux utilisateurs. Il comprend :





Une zone d’informations générales basée sur la table fournisseurs (choxi de la
société, code fournisseur, devise, date facture, échéancier, montants globaux HT,
TVA, TTC …) renseignés par la RAD fournisseur (basée sur les numéros SIRET et
TVA intra extraits de la compta, fait générateur) et la LAD facture (dates et
montants)
Une zone d’imputation comptable permettant la ventilation du montant HT sur
plusieurs lignes, comprenant le code-libellé du plan comptable, le montant HT, le
type de TVA, le montant de TVA calculée (à partir du type), le montant de TVA réelle
saisie (au besoin)
Une zone d’imputation analytique pour chaque ligne HT permettant de spécifier
la ventilation analytique sur 1 à 5 axes par défaut.
Le choix du workflow de validation pour la facture
Des contrôles de cohérence des valeurs (dates d’exercice, ventilation intégrale du
montant HT etc.) sont appliqués avant validation de la facture.
Le document transite alors par le circuit de validation où les acteurs peuvent encore
modifier les imputations analytiques (ou éventuellement comptables au besoin) avant retour
el comptabilité pour validation finale, génération et intégration des écritures comptables
dans le logiciel comptable de l’entreprise.
En fonction de l’ouverture du logiciel comptable, plusieurs options sont possibles :

Insertion en comptabilité d’une URL pointant vers le document GED, pour
bénéficier d’un lien direct au niveau de la pièce comptable (pour visualiser le PDF de
la facture d’un seul clic en compta). A défaut possibilité de d’envoyer le PDF complet
dans le logiciel comptable (moins bien car duplication des PDF et aucun lien avec le
circuit de validation de la facture)
Page 55


Génération d’une pré-écriture initiale dans la compta dès la phase de RAD-LAD
et Vidéocodage, dans un brouillard dédié (ou marquée en attente) pour le suivi du
budget et les cut-off de fin de mois.
Possibilité de bloquer les factures en litige au niveau du Workflow de validation
dans des bannettes litiges dédiées
Un nombre réduit de factures les plus complexes (TVA atypique, escompte, montants
erronés, etc.) pourront être traitées en saisie manuelle dans la comptabilité, tout en
conservant le workflow de validation Documalis et un rapprochement final dans la GED via
une URL Documalis, ou le numéro de pièce généré dans le logiciel comptable.
12.7 L’ajout de justificatifs pour la facture
Les documents gérés par Documalis disposent de propriétés multiples gérées par le
serveur de stockage en GED : index, traçabilité intégrale, commentaires et pièces jointes.
La notion de pièce jointe est similaire au concept de même nom dans les emails : il permet
d’attacher une série de documents de formats divers (scan, PDF, images, bureautique,
rédactionnel collaboratif) à la facture PDF qui circule dans les différentes étapes du
Workflow, pour contrôle, saisie comptable, saisie analytique, validation du service fait, du
bon à payer etc.
A chaque étape du traitement, les utilisateurs peuvent ajouter de manière manuelle
les documents justificatifs nécessaires au traitement de la facture : bon de commande,
bons de livraisons, lettres de voiture, justificatifs d’intervention, relevés, pesées, justificatifs
de frais, de déplacements, de repas, de tournées etc.
Certains documents justificatifs peuvent aussi être attachés automatiquement,
comme le bon de commande original issu du logiciel achats ou de l’ERP si le numéro de
commande a pu être extrait de la facture ou ressaisi par un opérateur de vidéocodage.
Les pièces jointes associées à la factures sont conservés en GED et consultables à
tout moment par toute personne ayant accès au document facture, ce qui permet de justifier
facilement de la bonne procédure administrative en cas de contrôle interne, qualité, externe,
administratif, social ou fiscal.
12.8 Rapprochement automatique des commandes, BRs et BLs
Une extraction périodique des commandes non soldées, ou un accès informatique en
recherche direct, permet des contrôles supplémentaires et un rapprochement semiautomatique des commandes simples de type « une facture pour une commande » avec
contrôle des montants TTC des deux documents.
Le Bon de Commande peut aussi être capté au préalable lors de son édition et envoi au
fournisseur (papier ou PDF) et inséré dans la GED dans un espace en attente de réception
des factures associées. Il en va de même des documents numérisés lors de la réception
des marchandises (Bons de Livraison, Bon de Réception) ou des Fiches d’intervention
comprenant le numéro de commande associé qui pourront être automatiquement associée
à la commande originale (via le numéro de commande)
Dans ce cas, Documalis peut réaliser l’ajout automatique en pièces jointes
justificatives à la facture des documents préalablement collectés de type BC, BR, BL,
Fiches d’intervention si un numéro de commande est identifié dans la facture (LAD ou
vidéocodage) pour ce fournisseur (résultat de la RAD) et d’un numéro de commande
présent dans la liste des commandes non soldées pour ce fournisseur.
12.9 Les gains financiers attendus de la dématérialisation des factures
L’estimation du coût du traitement d’une facture est variable d’une entreprise à l’autre, mais
il se situe en moyenne dans une fourchette de 15 à 25 euros. De manière concrète, si vous
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traitez 10 000 factures fournisseur par an, vous dépensez au moins 150.000 Euros
pour ces factures.
Si vous y ajoutez un délai moyen de paiement de 30 à 60 jours par facture difficile à
respecter, vous comprendrez rapidement qu’une réduction de ce délai et des coûts de
traitement, par l’automatisation du processus, générerait une économie substantielle
rentable très rapidement si l’on se base sur une réduction des coûts opérationnels réalistes
liée à la dématérialisation de l’ordre de 30% au minimum. Cela représente 45.000 Euros
d’économies par an qui méritent largement l’investissement dans une solution
comme Documalis.
12.10 Les règles juridiques Françaises concernant l’archivage des factures
Les documents numériques à la source : la loi française reconnaît à un document
d’origine électronique sa valeur d’original, à condition qu’il soit authentifiable (identité de
l’expéditeur) et intègre (le document reçu est identique au document expédié). C’est la
signature électronique qui confère ces deux qualités au document.
Pour les originaux papiers : l’original reste l’original papier, spécialement aux yeux de
l’administration fiscale. L’article 54 du code général des impôts, datant du 1er avril 2006,
continue d’imposer un archivage papier des factures reçues au format papier pour une
durée de 10 ans.
Si l’entreprise fait une dématérialisation de l’original papier en le transformant en image
électronique (PDF), elle peut lui conférer un minimum de valeur probante en prenant
certaines précautions, voisines de celles utilisées pour les documents entièrement
électroniques : fidélité de la restitution et authenticité du document et de son auteur.
L’entreprise a donc tout intérêt à conserver son original papier, avec un archivage
électronique dans une Gestion Documentaire qui représente une réelle plus-value pour
conservation de ces documents papier dans un endroit éloigné, à faible coût de stockage.
Les critères à respecter : Les modalités d’archivage des documents numériques ne sont
régies par aucune disposition légale. Pour autant, le Code civil précise que la fiabilité de
l’archivage est une condition de validité du document numérique, sans préciser en quoi
consiste cette fiabilité.
Il faut dès lors se référer à un état de l’art défini par diverses normes, telles que les normes
NF Z 42-013 ou ISO 15489 qui ne font pas office de loi, mais que Documalis peut respecter
dans sa mise en œuvre technique chez les clients (PDF, signature, processus certifiables).
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13. Rédaction et travail collaboratif
Les solutions Documalis intègrent un module de création et de rédaction de documents en
mode collaboratif, incluant des modèles de documents, un éditeur de texte intégré, les
circuits de relecture et validation, ainsi que le versionning des différentes versions du
document durant son cycle de vie active.
13.1 Des modèles de documents
Documalis intègre une bibliothèque de documents modèles entièrement personnalisables
par les utilisateurs disposant du droit de mise à jour des modèles de documents
.
Ces modèles peuvent être classés par catégories de documents, et accédés en fonction
des droits chaque utilisateur, généralement liés à son service d’appartenance.
Les modèles peuvent intégrer des zones de texte dynamiques pouvant être remplacés par
les valeurs des variables associées au document d’origine :
Les modèles de documents sont accessibles directement depuis
le menu contextuel des bannettes autorisant la création de
nouveaux documents. Le document principal sera alors de type
éditable pour tous les utilisateurs autorisés en mode collaboratif.
Les modèles de documents sont également utilisables dans la zone fonctionnelle d’ajout de
pièces jointes, afin de pouvoir ajouter des informations externes au document principal,
dans le cadre d’un circuit de validation ou d’une réponse en mode collaboratif.
Les documents éditables sont au format RVF (proche du RTF) et autorisent les
manipulations de type copier-coller depuis ou vers MS Office ou OpenOffice, tout en
conservant le texte et les attributs de police, taille et couleur d’origine.
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13.2 Un éditeur de texte intégré
L’éditeur de texte intégré à la bannette Documalis permet l’édition simple et rapide des
documents RVF, qu’ils soient local au poste de l’utilisateur (un double-clic ouvre l’éditeur de
texte) ou présent dans une bannette de travail (et donc stocké dans la GED Documalis).
Cet éditeur est fonctionnel, riche et facile à utiliser puisqu’il reprend l’ergonomie
traditionnelle des suites bureautique du marché. Les documents gérés peuvent être
complexes, intégrant graphiques, couleurs, fonds de page, alignements, attributs, taille et
couleur du texte, mise en page et gestion des tableaux etc.
13.3 Gestion des accès concurrents
Documalis intègre la notion de « checkout-checkin » afin de verrouiller le document en
cours d’édition par un utilisateur. Les autres utilisateurs verront alors le document comme
verrouillé en écriture, mais conserveront un accès en lecture seule au document, le temps
de son édition.
Cette gestion des accès concurrents est entièrement automatique dans la GED Documalis.
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13.4 Conversion finale au format PDF
Les documents éditables en direct par la suite Documalis sont au format RVF. Lors de la
finalisation d’un document et afin d’en figer le contenu, il est possible de transformer le
document éditable en un document PDF final, autorisant la signature graphique et
électronique avant publication.
Le document éditable d’origine peut être conservé en pièce jointe, afin de pouvoir repartir
de la dernière version éditable au besoin, grâce au versionning de la GED.
13.5 Versionning et traces des documents dans la GED
Toute la phase rédactionnelle du document
est gérée par la gestion documentaire
intégrée à Documalis de manière intelligente :


A chaque modification du document
depuis l’éditeur intégré à la bannette
Lors de la transformation finale au
format PDF
Des traces peuvent également être générées
automatiquement à chaque consultation ou
modification du document, afin de bénéficier
d’un suivi précis et exhaustif des traitements
apportés au document.
Il est également possible de versionner
manuellement le document depuis l’interface
Web de Document Server, par exemple dans
le cas d’une mise à jour distante, ou d’une
gestion des modifications directement dans la suite Office, avec
réintégration en GED des versions validées uniquement.
13.6 Formulaires de saisie et création dynamique de documents
Documalis dispose d’un module de création de formulaires pouvant être facilement intégrés
au module de gestion documentaire en mode Web (via les écrans dynamiques).
Ce type de formulaire permet la création d’un nouveau document formaté dans le cadre
d’un workflow de traitement, d’approbation ou de rédaction collaborative entre utilisateurs.
Il est également possible de démarrer un traitement par l’édition directe d’un modèle RVF
depuis toute bannette disposant du droit de création de nouveau document éditable.
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14. Les modes d’installation de la solution Documalis
Les technologies Documalis autorisent des modes d’installation très souples de la solution,
en interne ou en externe chez un prestataire de service Web ou de Facilities Management.
14.1 L’installation sur un serveur interne
La solution sur mesure installée sur l’un de vos serveurs Windows 2003 ou 2008 où
toutes les données sont hébergées dans vos salles machines sécurisées.
Documalis exploite pleinement les capacités multiprocesseurs et multicores des serveurs
modernes, réutilise vos bases SQL Server et Oracle existantes, s’appuie sur des disques
sécurisés issus d’une baie SAN et permet un mirroring à chaud au travers de solutions de
réplication de type SQL et DoubleTake.
Les solutions Documalis sont compatibles Citrix et Terminal Server, et peuvent être
installées sur des serveurs virtuels de type VMWare ou Hyper-V. Elles démarrent en
mode service et sont compatibles avec toute la gamme des OS Microsoft de Windows XP
SP2 à Windows 2008 Datacenter 64 bits.
Les utilisateurs Web et le client Bannette communiquent via votre réseau interne, votre
global intranet ou une connexion externe sécurisée par un tunnel VPN très facile à mettre
en œuvre grâce à l’utilisation des protocoles standards TCP/IP, HTTP et Webservice.
14.2 La solution en mode « Box »
La solution Documalis peut être préinstallée sur des serveurs « prêts à l’emploi »,
qu’il suffit de raccorder au réseau interne de l’entreprise pour commencer à travailler.
Les Box Documalis 2010 sont disponibles en différents modèles, dont les deux plus
utilisés sont détaillés ci-dessous :


La Box « Screen Edition » est un système intégré et élégant à tarif modéré
comprenant un grand écran tactile 20 pouces pour la numérisation, un processeur
Intel Dual Core à 2Ghz, 320 Go de dsque et 4 Go de RAM ainsi qu’un scanner
professionnel Kodak i1120 ou i2400 (A4 couleur, 600 dpi, recto/verso, 40 ou 60
images/minute en R/V, chargeur de 50 pages). Elle convient parfaitement à des
petits groupes de travail de 1 à 25 personnes maximum et joue à la fois le rôle de
borne de numérisation et de serveur applicatif pour le processus Documalis.
La Box « Server Edition » est un système performant en économique basé sur un
processeur Quad Core, 1 To de disque redondant sécurisé RAID et 4 Go de RAM
pour des groupes de travail de 10 à 100 personnes. Base de données SQL Server
Express 2008, système Windows et logiciels Documalis préinstallées, backup natif
intégré à la solution par dépôt sur un disque USB externe ou réseau.
Il suffit d’ajouter les licences Documalis nécessaires au projet et une adresse IP interne à
l’entreprise pour commencer à travailler.
14.3 Le mode serveur hébergé sur Internet
Les solutions Documalis peuvent être installées sur un serveur Web de type Windows
Server 2003 ou 2008 hébergé chez le provider Internet de votre choix.
Les fonctionnalités Documalis (Bannettes, Workflow, GED, borne de Numérisation) sont
alors disponibles très simplement et dans le monde entier, via un simple navigateur Web
accessible du bureau, du domicile, en télétravail, à l’étranger et en déplacement via la 3G.
Les échanges entre la Bannette et les serveurs sont sécurisés en utilisent un protocole
SSL pour les échanges de contenu, les accès via navigateur peuvent bénéficier d’une
connexion https sécurisée par le même certificat SSL. Il faudra déclarer un nom de domaine
pour le serveur et acheter le certificat SSL correspondant auprès de l’hébergeur Web.
Page 61
14.4 La location en mode SaaS
Les solutions Documalis sont également disponibles en mode locatif (Software as a
Service) sur des serveurs hébergés sur Internet et maintenus par Documalis.
Plusieurs gammes de serveurs privés ou partagés sont disponibles chez notre partenaire en
fonction du budget alloué, de la sécurité et disponibilité globale attendue du service.
Les solutions SaaS incluent en standard toutes les fonctions Documalis (Bannettes,
Workflow, Numérisation, OCR, RAD-LAD, GED) et un espace disque pour stocker les
documents de 150 Go au minimum.
14.5 La tarification des licences Documalis
Les solutions Documalis Express sont tarifiées selon trois modèles distincts :



Selon le nombre d’utilisateurs déclarés dans le système pour les projets multifacettes comprenant différents traitements GED, Workflow, Factures, Courrier et une
réutilisation forte de la plateforme Documalis
Selon un principe d’unités de crédits qui correspond à l’usage réel du logiciel,
basé sur le nombre d’utilisateurs, de bannettes, de Workflow, de bases
documentaires et de projets RAD-LAD pour les petits projets ponctuels ou le projet
pilote servant à valider un projet à plus grande échelle.
Sous forme de licence « site » ou « groupe » autorisant un déploiement illimité au
sein d’une même entreprise ou d’un groupe possédant des filiales, magasins, dépôt
ou agences multiples dans le monde.
14.6 Les prestations de maintenance disponibles
Plusieurs prestations complémentaires sont disponibles pour les solutions Documalis :



La Maintenance Logicielle : il s’agit de la fourniture régulière des correctifs
ponctuels, Service Pack (ensemble de correctifs groupés), releases mineures et
majeures pour l’ensemble des logiciels acquis par le client.
La Hotline Corrective : Cette prestation distante permet de déclarer sur la
plateforme Web Documalis Projet, les incidents techniques liés à un binaire
Documalis, pour correction dans le prochain Service Pack. Cette prestation permet
également de traiter à l’aide de tickets prioritaires, les situations d’urgence en cas
d’anomalie grave avec engagement de délais et de résultat de la part des équipes
du support Documalis. L’ensemble de cette prestation est normalement réalisée à
distance, sans intervention sur site (sauf à la demande expresse du client)
L’Assistance Applicative : il s’agit d’une prestation de service (engagement de
moyens), pouvant être utilisée à la demande du client par tranches de 2 heures
minimum et sur prise de rendez-vous téléphonique. Elle vise à accompagner les
clients sur de la formation complémentaire, de l’assistance à paramétrage de la
solution, des corrections de paramétrage ou de la recherche d’anomalies
contextuelle (tout ce qui ne concernent pas un logiciel binaire de la distribution
Documalis couverts par le Hotline Corrective et la Maintenance Logicielle).
Ces trois prestations sont complémentaires et peuvent être souscrites séparément en
fonction des besoins du projet et du budget alloué.
14.7 Mode de fonctionnement de la maintenance
Le fonctionnement des différentes prestations dépend de leur nature :

La Maintenance Logicielle : dans le cadre de ce contrat, le client dispose d’un
accès gratuit à la plateforme collaborative Documalis Project en mode Web, lui
permettant un accès direct aux distributions logicielles Documalis correctives, aux
services packs et releases majeurs et mineures. Une fonctionnalité de mise à jour
Page 62


automatique est également disponible pour les versions Documalis Express à partir
de la version 5.3, visant à mettre à jour automatiquement les derniers correctifs
applicatifs (sans changement de version). Une newsletter mensuelle informe les
clients des correctifs et nouvelles versions disponibles sur la plateforme Web.
La Hotline Corrective : cette prestation est complémentaire de la Maintenance
Logicielle. Elle permet au client, via la plateforme Web Documalis Project, de
déclarer et de suivre tous les incidents et dysfonctionnements liés aux logiciels
binaires Documalis (hors paramétrage applicatif contextuel du client) pour prise en
compte dans les prochains correctifs ou Service Packs qui seront mis à disposition
dans le cadre de la Maintenance Logicielle. Elle fournit également une prestation
d’urgence pour les correctifs prioritaires avec délai de prise en charge garantis et
appel téléphoniques directs à la Hotline pour certains contrats, dans la limite du
nombre de tickets Prioritaires achetés ou inclus dans le Pack de Maintenance choisi
(voir grille en fin de document)
L’Assistance Applicative : cette prestation couvre toutes les autres demandes du
client et s’effectue à distance par prise de contrôle sur le serveur Documalis, par
téléphone, Web démo ou visioconférence. Le client envoie une demande
d’assistance sur la plateforme Web Documalis Project en décrivant brièvement le
sujet de sa demande. Celle-ci est prise en charge par un hotlineur, un consultant ou
un formateur Documalis qui lui indique la durée estimative pour sa demande et le
rappelle dans un créneau horaire convenu entre les parties. Les journées sont
décomptées par tranches minimales de 2 heures. Un suivi des journées restantes
est disponible pour le client sur la plateforme Web Documalis Projet.
La plateforme Web Documalis Project permet à tout moment de déclarer, suivre et traiter
les demandes des clients, avec un partage de la connaissance et une traçabilité forte des
opérations entreprises.
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15. L’architecture globale de la solution Documalis
La solution Documalis repose sur un concept simple de Bannettes virtuelles qui remplacent
les bannettes, parapheurs, dossiers ou casiers physiques omniprésents dans l’entreprise
pour la gestion quotidienne des documents papiers entrants et sortants de l’entreprise.
Elles servent aux circuits d’information, de gestion ou de validation des documents, aussi
appelés Workflows et fournissent des alertes et une interface conviviale aux utilisateurs, en
mode Web ou via le client portable installé sur leur poste.
Une Gestion Documentaire robuste et conviviale, accessible complète les
fonctionnalités de Bannettes pour l’archivage électronique de très gros volumes de
documents en mode Web.
15.1 L’architecture globale Documalis
Le schéma ci-dessous synthétise l’architecture SOA de Documalis, avec 6 serveurs
installés sur côté Server et la Bannette en mode Client et le navigateur Web permettant
l’accès utilisateur à la GED, au Workflow et à la configuration du système :
Page 64
15.2 Les serveurs de production
Les serveurs applicatifs Documalis sont au nombre de 6 et peuvent être installés sur
un ou plusieurs serveurs Windows physiques ou virtuels, en fonction de la charge
prévue, du nombre de documents mensuels, de la nature des traitements et du nombre
d’utilisateurs simultanés du système.
En règle générale, pour les projets ordinaires de type PME jusqu’à 50 utilisateurs, un PC
monoprocesseur Quadcore récent avec 4Go de RAM et Windows 2008 est tout à fait apte à
exécuter tous les serveurs Documalis à la fois : c’est la version « Express » !
Les serveurs Documalis sont constitués de :






Config Server : en charge de la gestion et de l’authentification des utilisateurs, du
paramétrage global de la solution (GED, Bannettes, Flux, RAD-LAD…).
Document Server : en charge de la Gestion Documentaire et de la gestion des
Bannettes utilisateur : le serveur fonctionnel le plus important.
Collect Server : en charge de la collecte des documents à la source, à partir des
scanners, des boîtes mail, des copieurs connectés en réseau …
Publish Server : en charge du routage externe des documents pour l’édition, l’envoi
par mail, ftp, Webservice, l’insertion dans les logiciels tiers portail, compta, ERP…
Flow Server : en charge de l’exécution des Flux de traitement documentaires (les
workflows métiers qui exploitent les Bannettes de Flux)
Recognize Server : en charge des définitions de la RAD-LAD.
15.3 Fonctionnement en mode Service Windows
Tous les serveurs Documalis fonctionnent aussi bien en tant qu’exécutable en ligne
de commande qu’en tant que service Windows qui démarre en tâche de fond au
lancement de la machine sans nécessiter l’ouverture d’une session utilisateur.
Ce mode de fonctionnement est recommandé en production et garantit une haute
disponibilité des applications qui sont alors automatiquement surveillées par Windows et
relancées en cas d’arrêt non programmé du service.
15.4 Exécution piloté d’un processus Documalis
Les serveurs de traitement Documalis Workflow Server disposent de plusieurs méthodes
d’appel externes avec passage de paramètres :



Appel Web service depuis une application tierce
Trigger interne TCP – XML utilisé par les applications Documalis
Détection d’un fichier Trigger XML dans un répertoire précis
Workflow Server dispose également de Triggers Dates et Files pour déclencher un
traitement de manière périodique ou sur détection de présence d’un fichier.
15.5 La Bannette Documalis : un Widget client optionnel
Le client Bannette pour Windows est compatible avec tous les systèmes Windows à partir
de XP SP2 et disponible en mode Portable, ce qui signifie qu’il ne nécessite aucune
installation sur le poste utilisateur et peut même être lancé depuis une clé USB ou un
répertoire partagé en réseau.
Un setup d’entreprise est fourni pour une installation Microsoft dans les règles de
l’art ou pour un déploiement silencieux dans la politique de mise à jour des postes
utilisateurs (gestion de parc automatisée).
Un client Bannette pour iPhone est également disponible pour les utilisateurs nomades
qui désirent consulter leurs courriers ou valider les documents dans des bannettes de
Parapheur électronique ou d’actions.
Page 65
15.6 Un format d’échange documentaire sécurisé : ZDOC
Documalis dispose d’un format d’échange des documents sécurisé via le format
d’échange et d’archivage normalisé ZDOC.
Ce fichier est une archive ZIP sécurisée comprenant les éléments suivants :






Le document principal,
Des fichiers XML contenant les informations liées au document : caractéristiques,
base documentaire, chemin de stockage, variables, traces, commentaires
La liste des bannettes qui pointent sur ce document,
La copie PDF du document principal,
Les vignettes de la première page du document,
Les versions antérieures du document et de leurs propriétés (versionning)
Ce format d’échange normalisé autorise le stockage de l’information entre les traitements, la
persistance des documents traités, même en cas d’arrêt technique d’un service ou d’un
serveur applicatif dans une chaîne de traitement.
Une API sous forme de Dll est disponible pour les partenaires et services informatiques
de nos clients pour la manipulation de ces archives (création, extraction, modifications)
garantissant l’intégrité des données et le respect de la sécurité liée au mot de passe de
l’archive ZDOC.
Ce stockage physique des documents en attente de traitement permet également de
répondre facilement à la problématique de montée en charge, de répartition de tâches, de
pics d’activités, en stockant des pools de ZDOCs et en les dépilant dans l’ordre voulu sur un
ou plusieurs serveurs de traitement, en série ou en parallèle selon l’organisation des
traitements définis.
15.7 Une architecture moderne sur base Webservice et TCP/IP
Tous les serveurs Documalis communiquent entre eux par des messages Webservice
cryptés et sécurisés via SSL au besoin. Ils n’utilisent pour cela aucun middleware tiers qui
aurait pour conséquence de complexifier l’architecture et le déploiement des solutions
Deux ports TCP/IP suffisent aux applications serveur Documalis :


Un pour l’interface Web (utilisateur, paramétrage et administration)
Un pour l’interface de communication Webservice entre serveurs
Il faut bien évidemment les ouvrir au niveau des Firewall de l’entreprise si ce n’est pas
l’application elle-même qui a été préalablement autorisée au niveau du Firewall Windows.
Les serveurs TCP multi-protocoles HTTP, FTP, SMTP, IMAP et POP sont intégrés aux
applications Documalis et ne nécessitent aucun composant externe de type IIS, Tomcat ou
Apache, ce qui représente un avantage technologique important lors du déploiement des
solutions et des pré-requis système.
15.8 Pas de Framework ni de dll à déployer
Les applications Documalis sont des binaires compilés natifs Windows 32 bits
compatibles 64 bits qui ne requièrent aucun composant externe de type Framework .net ou
moteur Java qui sont complexes à installer, très gourmands en ressources systèmes, et
nécessitent de constantes mises à jour de sécurité de la part de Microsoft ou Sun selon la
technologie employée.
De plus, aucune DLL Documalis ne vient s’installer dans le système d’exploitation
Windows, ni écrire dans la base de registre, ce qui garantit un système plus stable et moins
dépendant des mises à jour de l’OS.
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15.9 Le choix de la base de données
Les applications Documalis sont livrées avec une base de données MySQL en standard, qui
est largement suffisante en terme de support SGBD pour les applications Documalis (même
avec des millions de documents dans la GED) et présente de nombreux avantages
technologiques et économiques : gratuité, pérennité, installation simplifiée ou en mode
« portable », empreinte mémoire faible, pas de Framework requis, etc.
Les solutions Documalis sont également compatibles avec les bases de données SQL
Server et Oracle (y compris les versions gratuites Express) pour les clients désireux d’une
administration unifiée de toutes leurs bases de données maison.
15.10 Des pré-requis système minimalistes
Tous les serveurs Documalis proposent un accès en mode Web aux utilisateurs. Ils
communiquent entre eux par Webservice et peuvent être répartis sur plusieurs serveurs
physiques ou virtuels pour une montée en puissance progressive de la solution.
Les logiciels serveurs Documalis n’ont pas de pré-requis particuliers et fonctionnent
sur toute plateforme Windows depuis XP Home. Les logiciels Documalis sont des binaires
Windows natifs compilés pour plus de performances et ne nécessitent aucun prérequis
logiciel externe hormis un PC ou un serveur sous Windows.
Pour des raisons d’exploitation et de sécurité, nous vous recommandons cependant
l’utilisation de systèmes d’exploitation récents comme Windows 2008 Server pour les
serveurs et Windows Seven pour les postes utilisateurs.
16. Les prestations de mise en œuvre de la solution
Documalis fournit toutes les prestations de service nécessaires à la mise en œuvre
de ses solutions chez les clients, comprenant les audits documentaires, l’analyse du
besoin, l’aide à la rédaction du cahier des charges, la rédaction du cahier des spécifications,
l’installation et le paramétrage des logiciels ainsi que les formations utilisateur et système.
Les projets Documalis se déroulent généralement en plusieurs étapes :
16.1 L’audit documentaire préliminaire : 1 à 2 jours
Cet audit est réalisé en une ou deux journées sur site suivi d’une journée de rédaction au
besoin. Il consiste à analyser l’existant et le fonctionnement traditionnel papier, à déterminer
les points d’entrée et de sortie des documents de l’entreprise, à étudier la volumétrie des
archives existantes et leur utilisation au quotidien, à rencontrer les différents acteurs du
traitement des documents (souvent Courrier et/ou Factures).
Il permet de déterminer les points de blocage potentiels et de proposer des conseils
pertinents, une mise en œuvre cohérente en adéquation avec le projet et le personnel de
l’entreprise, un découpage en phases successives, un budget global et par étapes ainsi
qu’un calendrier réaliste au regard de l’objectif fixé.
Cette prestation est généralement effectuée par le cabinet d’études JDS Conseil.
Elle peut être menée en amont de la décision d’achat afin de fournir des chiffres réalistes,
des objectifs de gain et de ROI avant investissement dans la solution de dématérialisation.
C’est l’un des facteurs clés de réussite du projet, avant même son démarrage.
Cette étude peut servir de base à la rédaction d’un cahier des charges technique (CCTP) à
la demande des clients. Une étude de type Courrier ou Factures représente 8 heures de
rédaction et un rapport de 15 à 25 pages en moyenne.
Page 67
L’audit permet aussi de fournir une idée réaliste de la prestation de service nécessaire au
projet en fonction de la répartition des tâches entre le client et les équipes Documalis et de
proposer un chiffrage fiable en termes de matériel et licences nécessaires.
16.2 Le cahier des spécifications : 1 à 3 jours
Ce document vise à collecter en interne de l’entreprise, toutes les spécifications techniques
et fonctionnelles nécessaires au bon déroulement du projet.
C’est l’étape la plus importante du projet lors de son lancement et le facteur clé de
réussite technique. Documalis dispose d’une trame normalisée et enrichie au fil des
différents projets traités ces 5 dernières années, pour garantir une analyse exhaustive
(nature des documents, volumes, typologie, mode de collecte, routages en sortie,
utilisateurs, workflows, bannettes, bases documentaires, gestion des droits, archivage
restant, impressions et photocopies) tout en minimisant le budget lié à cette étude.
Cette prestation est réalisée par Le Laboratoire EAI, société certifiée Gold Partner
Documalis, ou un autre prestataire de service certifié à la demande du client.
Le cahier des Spécifications représente un document de 10 à 50 pages selon la complexité
du projet qui devra être complété, corrigé puis validé par le client avant mise en œuvre.
Il peut également définir la logique de création des jeux d’essais, la définition du mode de
recette et les indicateurs de performance attendus.
Il est possible d’y intégrer un PAQ (Plan Assurance Qualité) en option à la demande du client
qui spécifie les mesures prises pour assurer la démarque qualité et le surcoût associé.
C’est le cahier des spécifications qui permet de déterminer précisément le nombre de
jours de prestation nécessaires et le planning définitif du projet.
16.3 L’installation du serveur et sauvegardes : 0 à 3 jours
Cette étape consiste à installer les logiciels Documalis sur le serveur du client, dans une
Box prête à l’emploi ou sur la plateforme Web en mode SaaS, et à définir la politique de
sauvegarde des données, habituellement journalière avec un arrêt, sauvegarde et
redémarrage de nuit.
Dans le cas des solutions pré-paramétrées en Box Documalis, intégrant le serveur et les
logiciels préinstallés, l’installation du matériel peut être réalisée à distance par le client luimême avec une assistance téléphonique d’une heure au besoin.
Le déploiement des clients optionnels de type Bannette Documalis peut se faire à l’aide
d’une simple copie de fichiers (CDROM, clé USB, disque réseau) ou via un installer
classique Windows de type InstallShield compatibles avec les solutions de mise à jour de
parc informatique avec déploiement automatique.
De manière optionnelle, il est possible d’étudier un schéma de disponibilité maximale du
serveur, avec sauvegardes à chaud, réplications en temps réel des bases SQL et des
disques durs, ainsi qu’une politique de redémarrage ou de basculement en cas de crash du
serveur (Plan de Continuité d’Activité) sur base de serveurs redondants ou virtualisés
(VMWare). Une à deux journées supplémentaires peuvent alors être requises pour cette
première phase de mise en œuvre.
16.4 Formation de l’équipe informatique - 0 à 5 jours
Selon le niveau d’autonomie recherché par le client, il est possible de transférer tout ou
partie de la connaissance de Documalis Express vers les équipes informatiques internes :

La formation minimale de maintenance des serveurs et de gestion des sauvegardes
peut être réalisée en une journée, voire durant l’installation du serveur pour les
projets les plus simples ou en Box pré-paramétrée.
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

La formation de base à la configuration du système Documalis Express nécessite 4
à 5 jours pour la maitrise complète de Config Server, servant à administrer les
utilisateurs, les bannettes, les Flux, les fonctions de reconnaissance RAD-LAD, le
paramétrage de la GED et des connecteurs de collecte et de routage prédéfinis.
La formation avancée pour la gestion des connecteurs, des scénarii d’intégration
inter-applicative Documalis Designer, la création d’écrans spécifique en mode Web
ou dans des Docks de la Bannette fait l’objet d’un plan de cours adapté à chaque
client en fonction des points abordés.
Une documentation d’exploitation spécifique peut aussi être rédigée en option à la demande
du client, selon les désirs particuliers constatés chez certains de nos clients.
Le Pack TDMA (chapitre ci-dessous) permet de suppléer à une absence ou une indisponibilité
de l’équipe informatique chez le client, sur la base de journées d’assistance prépayées
utilisables à la demande par tranches de 2 heures.
16.5 Collecte des éléments documentaires et jeux d’essais - 0 à 2 jours
Certains projets particuliers nécessitent la création de jeux d’essais complexes, des tests de
numérisation ou la collecte des différents modèles de documents utilisés (formulaires,
dossiers types, factures, spool d’éditions, bons de transport, de livraison, de commandes…)
afin de pouvoir les utiliser pour les tests unitaires lors du paramétrage applicatif de la
solution et de la création optionnelle des modèles de reconnaissance RAD-LAD.
Cette tâche est souvent réalisée par le client lui-même en conformité avec les demandes du
cahier des spécifications rédigé par les équipes Documalis.
16.6 Paramétrages applicatifs - 0 à 10 jours
La phase de paramétrage de la solution Documalis se base sur le cahier des spécifications
rédigé et validé au préalable et peut se faire dans les locaux de Documalis pour éviter des
frais supplémentaires, lorsque le cahier des spécifications a été validé et les jeux d’essais
unitaires fournis par le client.
Les temps de paramétrage sont directement proportionnels à la complexité du projet et la
mise en œuvre d’un PAQ plus ou moins complexe à la demande du client.
Quelques jours suffisent pour la majorité des projets traditionnels de type Courrier, Facture,
Workflow, GED.
Dans le cas d’un transfert de compétence vers le client final, cette étape de paramétrage
est souvent réalisée sous forme de travaux pratiques lors de la formation de 5 jours de
l’équipe informatique à Config Server, décrite ci-dessus. Dans ce cas, le paramétrage global
est souvent réalisé par les équipes internes, avec au besoin quelques jours de TDMA
(chapitre ci-dessous) en assistance durant les phases de développement.
16.7 Tests unitaires et globaux - 0 à 3 jours
Selon la complexité du projet, des phases de tests peuvent être prévues dans les
prestations de service, visant à contrôler le bon fonctionnement unitaire du paramétrage
réalisé, puis le fonctionnement global, avec simulation de montée en charges, aussi bien au
niveau nombre d’utilisateurs que nombre de documents. Souvent mis en œuvre dans le
cadre du PAQ optionnel lié au projet.
16.8 Formation des utilisateurs – 0,5 à 1 jour par groupe fonctionnel
La formation des utilisateurs se déroule en général par sessions de groupe sur une
durée de 2 à 4 heures selon le rôle des individus dans le projet documentaire.
Il faut prévoir :

½ heure de présentation générale des concepts,
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



1 heure pour l’utilisation des Bannettes Documalis,
1 heure pour la GED : Gestion Documentaire et Bannettes en mode Web,
½ heure optionnelle pour la gestion du Courrier et des réponses unitaires,
1 heure optionnelle pour le spécifique lié aux Factures et à la modélisation,
La formation se déroule exclusivement sous forme de travaux pratiques avec un poste
informatique par stagiaire (ou à défaut un poste pour deux) relié en réseau sur un serveur
de test/recette configuré à l’identique de l’environnement de production afin de fournir une
prestation de qualité dans le contexte réel de l’entreprise. Un vidéoprojecteur branché sur
poste du formateur est également nécessaire pour un travail de qualité.
Un maximum de 5 stagiaires simultanés est conseillé par session (10 dans le cas d’un
travail en binôme sur les postes informatiques).
Il est parfaitement envisageable de former des « Formateurs référents internes » en
charge de former les autres utilisateurs par la suite. Dans ce cas, il faut impérativement des
postes de travail individuels et doubler la durée de la formation.
17. Les bonnes pratiques de la dématérialisation globale
Ce chapitre regroupe un certain nombre d’éléments simples concernant la mise en œuvre
d’une solution globale de dématérialisation des documents d’entreprise.
17.1 Ne pas sous-estimer les craintes des utilisateurs
Les utilisateurs seront votre plus grand frein, si vous ne prenez pas garde à les
impliquer dans le processus de dématérialisation dès les premiers travaux, si vous ne
leur expliquez pas (ou pire si vous ne pouvez pas leur expliquer) ce qu’ils vont gagner
individuellement dans ce processus.
La dématérialisation doit être vécue comme un outil de simplification du travail, à ce titre il
doit être simple, visuel, graphique, ergonomique et surtout pas « informatique »,
« technique » ou « applicatif ». Il ne doit pas avoir pour (seul) objectif de surveiller le travail
des autres, mais apporter un confort aux utilisateurs du quotidien dans leurs tâches
quotidiennes.
Si vous ne communiquez pas en interne, certains utilisateurs penseront qu’on veut les
remplacer ou les licencier, d’autres qu’il ne s’agit que d’un système de flicage de plus,
d’autres enfin qu’ils auront beaucoup de mal à s’y mettre aussi proche de la retraite …
Parmi les craintes les plus fréquentes, vous trouverez en règle générale :
 Chez les chefs de service : la crainte du changement, la perte de responsabilité, le
temps nécessaire à la mise en œuvre initiale,
 Chez le directeur financier et cadres dirigeants : le coût effectif de mise en œuvre et
la justification du ROI, les risques liés à l’implémentation et ceux au personnel,
 A la comptabilité et au service courrier : la peur de suppression de postes, la crainte
des technologies nouvelles et le refus au changement
 Au service informatique : la non paternité du projet, l’intégration avec l’existant, le
support de la nouvelle solution, la conformité aux standards de l’entreprise.
Le choix de l’outil et son ergonomie et sa présentation préalable aux utilisateurs
constitue toujours un facteur clé de réussite auprès des utilisateurs du quotidien.
17.2 Accompagner le processus du changement
Il faudra présenter, rassurer, accompagner au quotidien les premiers utilisateurs dans les
phases de projet pilote afin de limiter les motifs d’insatisfaction et donc de réticence au
changement bien naturels chez les êtres humains que nous sommes.
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Pour certains, ce sera « un grand écran », pour d’autres « un allégement du travail », s’ils
utilisent souvent le photocopieur « une diminution de la pénibilité du travail debout », s’ils
sont sollicités par les fournisseurs au téléphone « la possibilité de leur répondre
rapidement », s’ils classent des armoires entières de documents « un travail plus
intéressant », s’ils photocopient juste pour se sécuriser « une trace automatique de toutes
les tâches réalisées » etc…
A chaque niveau, du bas au haut de l’échelle, il y a moyen de trouver un avantage réel et
concret à un processus de dématérialisation « bien fait » et à condition qu’on ne demande
pas plus de travail à ces personnes et surtout pas un surplus d’indexation manuelle ou de
rangement des documents en double, papier et numérisation !
17.3 Conserver le rôle et les prérogatives des services
La mise en place d’une solution de dématérialisation ne doit pas donner la vision aux chefs
de service que tout le monde va pouvoir savoir ce qui se passe dans leur service ou
accéder à l’ensemble des documents de l’entreprise.
Rassurer chaque service individuellement est un point important lors de la mise en œuvre
du projet, limiter les droits d’accès aux documents aussi, tout en fournissant assez de
souplesse pour autoriser un travail collaboratif durant la vie du document.
Documalis fournit pour cela deux méthodes d’accès aux documents : la recherche en mode
GED exclusivement sur les bases documentaires autorisées pour un utilisateur, et des
Bannettes de traitement des documents liées au rôle fonctionnel des utilisateurs durant le
cycle de vie du document, indépendamment de ses règles de stockage et d’accès dans la
GED.
17.4 Adapter les postes de travail
On ne peut pas sérieusement enlever le papier à un utilisateur et le laisser travailler toute la
journée sur des documents PDF et un écran de 17 pouces seulement ! En tout cas pas pour
les utilisateurs ayant de nombreux documents à traiter.
La bonne pratique à ce niveau est d’ajouter à l’utilisateur en écran la surface qu’il a
perdu en papier, soit au moins un second écran 17 pouces pour traiter les documents
PDF en parallèle de son application métier sur l’écran principal (19 pouces c’est mieux, 4/3
c’est mieux pour les documents, 16/9 pour les films …).
A défaut, il existe des écrans externes à brancher sur une simple prise USB (Samsung
LD220 par exemple) qui ne nécessitent pas de carte graphique double écran, et encore à
défaut, un seul grand écran de 24 pouces (aujourd’hui très abordables) en résolution full HD
de 1920*1200 pixels.
C’est un facteur clé de réussite du projet auprès des utilisateurs !
17.5 Travailler en mode Projet
La dématérialisation des documents d’entreprise est un projet à long terme qui touche
souvent de très nombreux utilisateurs dans l’entreprise. Il est irréaliste de vouloir passer au
bureau sans papier du jour au lendemain, et le plus important dans l’approche est de bien
découper en phases le projet dans sa globalité.
Le choix du premier module à implémenter est souvent très important dans la démarche : il
doit procurer un avantage évident pour l’entreprise mais aussi pour les utilisateurs. On aura
naturellement tendance à vouloir implémenter celui où le papier est le plus gênant, mais
attention à ne pas commencer par le projet le plus complexe qui va cumuler toutes les
difficultés dès son lancement.
La distribution électronique du courrier entrant constitue souvent un point de
démarrage intéressant, parce qu’il est à la source du papier entrant dans l’entreprise (et
courrier postal tous les matins) et qu’il permet d’acclimater les utilisateurs au travail sur
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écran au format PDF en remplacement du papier, tout en laissant le libre choix de
distribution des documents numérique en simple glisser-déposer, comme cela se pratiquant
auparavant en mode « papier.
La création de Workflows structurés de distribution de courrier, de gestion des délais
et de suivi des tâches via rapports et statistiques constitue la seconde étape intéressante de
la dématérialisation pour le suivi attendu de la Direction en règle générale.
Ensuite vient la gestion des courriers sortants et les cycles de rédaction, validation,
signature des documents sortants et centralisation de la mise sous plis, affranchissement et
expédition à la poste, en interne ou chez un prestataire externalisé.
Les Flux métiers auraient tendance à venir ensuite, avec tout naturellement :







Le workflow d’approbation des factures fournisseurs,
La reconnaissance automatique RAD/LAD des factures,
La saisie externalisée des lignes d’écritures comptables,
Le rapprochement automatique des BL, BC, factures, avoirs,
Le traitement des notes de frais des salariés,
La gestion des plannings et des demandes de congés,
Etc.
Et pour finir les besoins spécifiques des différents services avec leur propre base
Documentaire, leurs propres utilisateurs, leurs propres workflows métiers …
En définitive, il n’y a pas d’ordre universel pour la mise en œuvre d’une solution de
dématérialisation globale des documents d’entreprise, mais il faut étudier chaque projet
au cas par cas, et c’est une des missions clés des Audits Documentaires proposés par DCS
Conseil en amont même du choix de la solution finale.
17.6 Voir plus loin … au-delà du premier projet !
La plupart des projets de dématérialisation naissent au sein d’un service où le besoin de
dématérialiser les documents semble naturel ou attendu. Il s’agit souvent de la comptabilité,
des achats, de la logistique ou du SAV, mais aussi parfois des services courriers.
Avant de choisir « votre » solution, la question qu’il faut absolument vous poser est la
suivante : « La solution que je vais choisir saura-t-elle traiter les autres aspects de la
dématérialisation au sein de mon entreprise après ce premier projet, où devrais-je en
choisir une autre pour répondre aux besoins des autres services ? »
Concrètement, cela se traduit en général par les interrogations suivantes :








Ma solution gère-t-elle la dématérialisation du courrier entrant et son
dispatching au sein des différents services ?
Ma solution m’assiste-t-elle pour la rédaction des courriers sortants, la
réponse aux demandes entrantes et les circuits de validation et signature associés ?
Ma solution de numérisation gère-t-elle les traitements en lots, avec
séparateurs, redressement et détourage automatiques des pages après scanner ?
Ma solution dispose-t-elle d’un module de reconnaissance OCR pour une
recherche plein texte à la Google sur les documents numérisés ?
Ma solution dispose-t-elle d’un module de lecture RAD-LAD pour simplifier et
diminuer le volume de saisie d’index après capture des documents ?
Ma solution intègre-t-elle un workflow de traitement des factures fournisseur,
BL, BI, devis, avec vidéocodage et connexion directe à la comptabilité ?
Ma solution permet-elle la collecte des documents édités dans l’entreprise
(spools) et leur rangement automatisé dans la GED : bulletins de paie, factures
clients, bons de livraisons, bons d‘intervention, devis ?
Ma solution intègre-t-elle une gestion documentaire globale d’entreprise avec
des bases documentaires pour chaque service et des modes de
recherches performants de type plein texte, plan de classement et par index ?
Page 72



Ma solution est-elle accessible en mode Web sur les postes de tous les
utilisateurs et de l’extérieur, depuis Internet dans un cadre de mobilité ou de travail à
distance, depuis un cybercafé, via une clé 3G, un Smartphone ou mon iPhone ?
Ma solution dispose-t-elle d’un module de signature électronique ?
Ma solution me permet-elle d’être autonome dans la définition de mes
utilisateurs, de mes workflows de traitements et des droits d’accès à ma GED, ou
suis-je dépendant de mon intégrateur pour ce paramétrage ?
Il vous reste des questions ?
N’hésitez pas à contacter notre équipe commerciale au +33 2 51 70 82 34 et consultez nos deux
sites Internet http://www.documalis.com pour des informations complémentaires.
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Présentation générale

Transcription

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