Engaging a FacultyStaff Advisor Tip Sheet FR

RECRUTER UN MEMBRE
DU PERSONNEL
Les professeurs ainsi que les membres du personnel administratif représentent des ressources
importantes pour votre comité local. Les membres du corps professoral ou les membres du
personnel peuvent chaque année apporter à votre comité aide et stabilité et aider au transfert
des connaissances. L’EUMC recommande fortement à chaque comité local de recruter un membre
du corps professoral ou du personnel. N’hésitez pas à demander à quelqu’un de s’engager!
RAISONS POUR RECRUITER UN MEMBRE DU PERSONNEL
Un membre du corps professoral ou administratif peut se révéler une importante addition pour votre comité local.
Un conseiller en gestion aide le comité local en :
• établissant des liens entre l’administration dans votre institution et d'autres universités;
• trouvant des services et des ressources importants sur le campus et au sein de la communauté;
• donnant une légitimité aux activités du comité local;
• trouvant des façons de mobiliser le corps étudiant;
• apportant un soutien au programme d’étudiants réfugiés;
• donnant des conseils d’ordre général.
AVANT DE RECRUITER UN CONSEILLER
Il est important de bien définir le rôle que jouera ce conseiller membre du personnel au sein de votre comité local
avant toute approche initiale. Souhaitez-vous que cette personne assume un poste de gestionnaire et participe à
toutes vos réunions ou cherchez-vous une personne ressource que vous pourrez consulter au besoin? En définissant ce point à l’avance, vous vous épargnerez tout risque de malentendu.
POUR RECRUTER UN CONSEILLER
• Approcher un membre du corps professoral ou administratif qui semble montrer de l’intérêt pour les questions de
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citoyenneté mondiale, que ce soit par le biais de son enseignement, de ses recherches, de son titre ou de ses activités communautaires;
Trouver un individu qui peut être flexible dans ses horaires;
Faites-vous conseiller sur qui approcher. Votre professeur(e) préféré(e) (mais très occupé(e)!) n’est peut-être pas
lui-même en mesure de s'engager, toutefois il ou elle pourrait connaître quelqu’un qui l’est;
Bien renseigner la personne sur les nombreux rôles qu’il ou elle peut jouer et en quoi son implication serait un
atout;
S’assurer d’avoir de la documentation sur votre comité local (par ex. : la constitution, des exemples d’activités
passées, etc.) et sur l'EUMC (par ex. : qu'est-ce que le PÉR, des informations sur les campagnes d'Uniterra, etc.);
Donner, le cas échéant, les noms d’anciens enseignants et personnels ayant déjà collaboré avec le comité local.
N’hésitez pas à parler aux conseillers éventuels de l’EUMC ainsi que de votre comité local, de son histoire et de ses
objectifs. Leur parler des engagements et des soutiens passés apportés par d'autres employés ou membres du corps
professoral. Expliquer pourquoi vous souhaiteriez qu’ils apportent leur soutien à votre comité local et le temps que
vous estimez qui doit y être consacré. N’hésitez pas à leur réitérer à quel point leur soutien serait précieux.
Ne vous laissez pas décourager par des premiers refus. Si quelqu’un décline votre offre de conseiller, lui demander
s’il connaît une autre personne pouvant être intéressée. Lui demander s’il existe une ou plusieurs raisons
particulières à leur hésitation de façon à pouvoir aborder ces questions avec votre comité avant d’approcher un autre
conseiller éventuel. Soyez persistant : si vous ne réussissez pas dès le premier coup, essayez et essayez encore!
RÔLES ÉVENTUELS D’UN CONSEILLEIR MEMBER DU PERSONNEL
Les responsabilités inhérentes à un conseiller peuvent varier considérablement de campus en campus. Habituellement, toutefois, un membre du corps professoral/conseiller en gestion s’occupe principalement de:
Conseiller le comité local
• Offre des conseils et un soutien d’ordre général, surtout au cours de transitions internes;
• Conseille le comité local sur les façons d’accéder aux services et aux ressources du campus, par ex. la réservation de chambres, l'accès à des bureaux ou comment trouver des maîtres de conférences;
• Supervise le maintien de documents importants comme la constitution du comité local;
• Sert de médiateur entre les conflits et défis internes et externes au sein du comité local;
• Fait la liaison entre l'administration du collège ou de l'université.
Apporter un soutien au programme d’étudiants réfugiés
• Assiste avec l’arrivée et l’orientation des nouveaux étudiants;
• Trouve des ressources communautaires ou de campus importantes pour l’étudiant parrainé;
• Aide le comité local dans les procédures d'inscription de l’étudiant parrainé dès son arrivée, pour les programmes de santé fédéral intérimaire, pour l’assurance santé provinciale, pour les démarches inhérentes à la carte
de résident permanent et à la carte d'assurance sociale;
• Aide l’étudiant parrainé à s’inscrire à l’assistance financière étudiante pour l'année suivante (si nécessaire);
• Agit en tant que personne-ressource et mentor de l’étudiant réfugié tout au long de la période de parrainage;
• Veille à ce que le comité local rencontre l’étudiant parrainé de façon régulière.
Donner régulièrement des conseils d’ordre financier
• Aide le comité local à obtenir des soutiens en nature comme les dérogations de frais de scolarité auprès de
l’administration;
• Conseille et apporte un soutien au comité local sur les questions inhérentes au budget et aux collectes de fond;
• Contrôle le statut des fonds recueillis par les prélèvements réalisés auprès des étudiants;
• Agit en tant que commissaire aux comptes pour le compte bancaire du comité local et veille à ce que toute
transaction effectuée réponde aux normes;
• Encourage le comité local à être proactif dans ses recherches de nouvelles sources durables de financement.
POUR GARDER SON CONSEILLER
Communiquer! Négocier les responsabilités et les attentes en début de trimestre pour que la relation du
conseiller avec le comité local soit bien définie. Si votre comité est impliqué dans le programme d’étudiants réfugiés, prévoir une rencontre entre le conseiller et l’étudiant parrainé peu de temps après son arrivée au Canada.
Continuer de rencontrer régulièrement votre conseiller tout au long de l’année pour qu'il soit bien informé des activités et des défis entrepris par le comité local. Rencontrer le conseiller à la fin de chaque trimestre pour l’informer des changements de leadership au sein du comité local.
Dire merci! Lui exprimer votre gratitude en le ou la remerciant tout au long de l’année et en lui envoyant une
carte accompagnée d'un petit cadeau de remerciement à la fin de chaque trimestre. De cette façon, le conseiller
sait qu’il est apprécié et sera plus à même de continuer d’apporter son soutien aux activités du comité local.
RAPPELEZ-VOUS
Un membre du corps professoral/conseiller en gestion peut s'avérer très utile pendant les périodes de rotation d'étudiants. En transmettant connaissances et antécédents aux nouveaux
gestionnaires d'étudiants, le conseiller peut contribuer à veiller à la continuité ainsi qu’à la durabilité du comité local.
25 SEPT ·07