Pendant la période de préparation

Processus de gestion du
compte prorata
Pendant la période de préparation
Lors de la réunion de démarrage du chantier, les entreprises :
- désignent le comité de gestion et le gestionnaire.
- définissent le budget du compte prorata (de l’ordre de 1.5 à 2% du
montant total des travaux HT) et le mode d’approvisionnement.
- décident de l’acompte de démarrage (environ 0.25% de leur marché).
Sous 2 semaines après signature du contrat de délégation
SAEBTP analyse les pièces du marché pour déterminer les prestations à
prendre en charge par le compte prorata
SAEBTP contacte les entreprises contribuant au compte prorata pour
vérifier leurs coordonnées et le montant de leur marché de travaux.
SAEBTP définit avec le gestionnaire les règles de fonctionnement du
compte prorata : versement des acomptes au démarrage et en cours de
chantier, adresse d’envoi des chèques d’acomptes…
SAEBTP rédige et soumet au gestionnaire la convention de gestion du
compte prorata à faire signer aux entreprises.
Après approbation de la convention
SAEBTP diffuse par voie électronique la convention de compte prorata à
toutes les entreprises avec un dispositif leur permettant de la signer
numériquement en ligne.
En cas de non retour de la convention signée au bout de 15 jours : relance
si nécessaire par LRAR.
Après réception de toutes les signatures
SAEBTP diffuse au Maître d’Ouvrage et au Maître d’Œuvre une copie de la
convention.
SAEBTP met en place un tableau de suivi des recettes et dépenses du
compte prorata.
SAEBTP – SASU au capital de 2900€ - RCS Romans sur Isère – Siret 815 400 536 00018 – Code APE 7112B – TVA FR 39 815400536
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compte prorata
Au cours du chantier - Recettes
Sur les petits chantiers
Pour réduire le nombre de versements, SAEBTP envoie des demandes
d’acomptes par tranches :
- au démarrage du chantier : versement par toutes les entreprises d’un
acompte de 0.25% du montant HT de leur marché
- en cours de chantier, dès que le solde du compte prorata passe sous un
seuil déterminé : appel d’acomptes par tranches de 0,5% du montant des
marchés des entreprises, en appelant prioritairement les acomptes des
entreprises les plus avancées dans le chantier
- les demandes d’acomptes inférieures à 50 €HT sont arrondies à 50 €HT
Avantages pour les entreprises :
- Pas de chèque à envoyer chaque mois : c’est SAEBTP qui demande le
versement d’un acompte quand le solde du compte prorata baisse
- Pas de risque d’un traitement décalé de sa situation de travaux à cause
de l’oubli du chèque pour le compte prorata ; plus de frais de relance.
- Gestion simplifiée par la suppression des petites sommes
Pour les gros chantiers
- Au démarrage du chantier : versement d’un acompte par toutes les
entreprises pour que le compte prorata ne soit pas déficitaire
- Chaque mois, le 20 du mois N : SAEBTP envoie un rappel par mail pour le
paiement du compte prorata, en indiquant le % à payer et l’adresse
d’envoi du chèque ; SAEBTP diffuse le tableau de suivi du compte prorata
- Chaque mois, le 25 du mois N : l’entreprise envoie sa situation de travaux
et le chèque du compte prorata
En cas de retard de paiement par une entreprise
SAEBTP relance par courrier électronique.
En cas de retard persistant, SAEBTP met en demeure l’entreprise en défaut
de payer la totalité des sommes prévues pour le budget du compte
prorata sur toute la durée du chantier plus des pénalités de retard.
SAEBTP fait payer les sommes dues au gestionnaire par le Maître
d’Ouvrage ou mandate un cabinet de recouvrement.
SAEBTP – SASU au capital de 2900€ - RCS Romans sur Isère – Siret 815 400 536 00018 – Code APE 7112B – TVA FR 39 815400536
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compte prorata
Au cours du chantier - Dépenses
Tous les justificatifs de frais à prendre en charge par le compte prorata
doivent être transmis par le demandeur à SAEBTP au plus tard 2 mois
après la réalisation de la prestation.
Par nature, le compte prorata ne peut être négatif ; les dépenses ne
seront réglées que si le compte est suffisamment approvisionné.
Pour les dépenses prévues par la convention et/ou le marché
Sont généralement prises en charge d’office par le compte prorata :
-Les consommations d’eau et d’énergie
-L’entretien des installations communes de chantier et des accès
-Les frais de gestion du compte prorata
SAEBTP transmet la facture au gestionnaire, qui règle la dépense.
SAEBTP enregistre la dépense dans le tableau de suivi.
Pour les dépenses non prévues
SAEBTP demande au comité de gestion l‘approbation de la dépense et la
clef de répartition sur les entreprises responsables de la dépense.
(Exemple du nettoyage demandé par le Maître d’Œuvre : le comité de
gestion peut refuser la dépense ou demander à ce qu’elle soit imputée
aux entreprises des lots D, F et H à hauteur de X% chacune)
Si la dépense est refusée, SAEBTP notifie le refus au demandeur.
Si la dépense est approuvée, SAEBTP transmet la facture au gestionnaire,
qui la règle.
SAEBTP informe les entreprises de la clef de répartition décidée et met à
jour le tableau de suivi du compte prorata
SAEBTP – SASU au capital de 2900€ - RCS Romans sur Isère – Siret 815 400 536 00018 – Code APE 7112B – TVA FR 39 815400536
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compte prorata
En fin de chantier
Dans les 30 jours suivant la réception des travaux
SAEBTP demande aux entreprises de lui transmettre les derniers
justificatifs de frais à faire prendre en charge par le compte prorata ou de
confirmer qu’elles n’ont plus de dépenses à transmettre.
SAEBTP demande au Maître d’Œuvre le montant final des travaux facturés.
SAEBTP établit la facture finale de sa prestation.
Sous 2 semaines après réception des éléments
SAEBTP demande l’approbation des dépenses non prévues au comité.
Le gestionnaire règle les dernières dépenses approuvées.
SAEBTP établit le décompte définitif du compte prorata du chantier et le
transmet à l’ensemble des intervenants.
Pour les entreprises débitrices
SAEBTP envoie une relance de règlement par courrier électronique.
Sans versement sous 15 jours, SAEBTP envoie une mise en demeure par
LRAR avec copie au Maître d’Ouvrage et au Maître d’Œuvre.
Si cette relance n’aboutit pas, SAEBTP demande au Maître d’Ouvrage de
payer les sommes dues en les retenant sur le solde de l’entreprise en
défaut, ou mandate un cabinet de recouvrement
Pour les entreprises ayant trop versé au compte prorata
Après avoir perçu les règlements des entreprises débitrices, le
gestionnaire rembourse le trop-perçu aux entreprises ayant trop versé.
SAEBTP établit et transmet les quitus du compte prorata.
Dans les 90 jours suivant la réception des travaux
Le dossier du compte prorata doit normalement être clôturé.
SAEBTP – SASU au capital de 2900€ - RCS Romans sur Isère – Siret 815 400 536 00018 – Code APE 7112B – TVA FR 39 815400536
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