le bts "assistant de manager" : competences attendues du titulaire

LE BTS "ASSISTANT DE MANAGER" : COMPETENCES ATTENDUES DU TITULAIRE DE CE DIPLOME BAC+2

L'assistant manager appuie le personnel d'encadrement dans les domaines des ressources
humaines, du droit de l'entreprise, de la communication ...
The personal assistant supports the management staff in the areas of human resources, business law,
communication ...
Le titulaire du BTS est à même d'organiser des événements, des déplacements, de gérer l'information
et de prendre en charge un certain nombre de dossiers, administratifs ou directement liés à l'activité
générale de l'organisation.
The BTS graduate is able to organize events, business trips, and manage information and files
related to administration or to the general activity of the organization.
Le lieu de travail peut être une entreprise, une association, une administration ou tout type
d'organisation.
The workplace can be a company, an association, a government body or any other organization.
Carte des compétences
Set of Skills
Soutien à la communication et aux relations internes et externes


o Collaborate with the manager (s)
Collaborer avec le(s) manager(s)






Instaurer et entretenir la relation avec le(s) manager(s)
Recueillir des consignes de travail
Rendre compte, informer, faire le poin







Installer les conditions d'un climat de travail favorable
Animer un travail collaboratif
Gérer une réunion

Assurer l'interface entre le (ou les) manager(s) et l'environnement de travai
(interne, externe, international)








•





Créer et modéliser un document
Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse


Procéder à l'acquisition numérique de documents
Trier, classer et archiver les documents du service
Optimiser la circulation de l'information
 Participer à l'évolution du système d'information
 Participer à la sécurité du système d'information
Aide à la décision
o Identifier un problème ou un besoin



•
Proposer des solutions
• Rechercher des solutions
• Analyser les solutions
• Présenter les solutions
0
Assurer le suivi de la décision
• Définir un plan d'action
• Élaborer un tableau de bord
• Analyser les écarts
Organisation de l'action
o Seconder le (les) manager(s) dans ses (leurs) activités



Préparer et suivre l'action du manager
Tenir les agendas personnels et partagés
Organiser les déplacements
o Contribuer à l'amélioration de l'organisation de l'entité




Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des processus administratifs
Participer à la coordination des activités des membres de l'entité
Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la
communication
Prise en charge des activités déléguées
o Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service






Participer au processus de recrutement
Préparer et suivre les formations
Assurer le suivi des congés annuels
Gérer les absences
Participer à l'information sociale des membres du service
Mettre à jour des données administratives du personnel
o Gérer les ressources matérielles d'un service administratif





Gérer les achats de petit matériel et de fournitures
Aménager l'espace de travail
Élaborer et suivre le budget de fonctionnement du service
Prévoir et gérer les coûts
Évaluer les résultats
o Organiser un événement


Assurer la logistique
Assurer la communication
o Prendre en charge un dossier spécialisé



•
Collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité
Mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité
Évaluer sa performance
•
Optimize the flow of information


Participate in the development of the information system
Participate in the security of the information system
Help in taking decisions
o Identify a problem or need



Déceler un problème ou un besoin
Définir les objectifs
Identifier les contraintes et les opportunités
0
Proceed with the acquisition of digital material
Sort out and classify documents of the department, archive documents
o Contribute to the quality of the information system
o Contribuer à la qualité du système d'information
•
Draw up documents
Draw up case files, accountancy records, press reviews
o Manage the documents of the organization
o Gérer les documents de l'entité


Assess information needs
Provide methods to look for information
Monitor information
o Organize information
o Produire une information structurée
•
Handle Information
Évaluer les besoins d'information
Mobiliser les méthodes de recherche d'information
Assurer une veille informationnelle


Create, maintain and set up a network of relationships (internal, external, international)
Greet and inform in French and a foreign language
Written communication (internal, external, in French and a foreign language)
Negotiate using French and foreign languages
o Seek Information
o Rechercher l'information



Set up a positive work environment
Facilitate team work
Manage a meeting
Liaise with the manager (s) and the work environment
(internal, external, international)
Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, à l'externe, à l'international)
Accueillir et informer en français et en langue étrangère
Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère)
Négocier en langue française et étrangère
Soutien à l'information
Establish and maintain the relationship with the manager (s)
Collect work instructions
Report and inform
o Contribute to group cohesion
o Contribuer à la cohésion des groupes

Assist in the communication for internal and external relationships
Identify a problem or need
Define the objectives
Identify constraints and opportunities
o Propose solutions



Look for solutions
Analyze solutions
Present solutions
o Monitor decisions



Define an action plan
Develop a check-list
Analyze variances
Organizing missions
o Assist (the) manager (s) in his (their) activities



Prepare and follow the manager's activities
Keep personal and shared schedules
Make travel arrangements
o Contribute to the improvement of the organization of the company



•
Participate in the development and implementation of administrative processes
Participate in the coordination of the activities of the staff members
Provide assistance in the use of information and communication technology
Responsible for delegated activities
o Manage the administrative task of Human Resources department






Participate in the recruitment process
Prepare and monitor training
Monitor annual leave
Monitor absenteism
Participate in social information of staff members
Update staff data
o Manage the general resources of an administrative department





Purchase office equipment and supplies
Organize the workspace
Develop and monitor the budget of the department
Assess and manage costs
Assess results
o Organize an event


Monitor the logistics
Manage communication
o Manage a specific file



Collect specific information related to the field of activity
Implement specific working methods to the field of speciality
Assess performance