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Consultation Report / Rapport de consultation GD-379, Guide for Applicants and Intervenors Writing CNSC Commission Member Documents / Guide a l’intention des demandeurs et des intervenants qui rédigent des documents aux commissaires de la CCSN Introduction Introduction GD-379, Guide for Applicants and Intervenors Writing CNSC Commission Member Documents provides guidance for writing Commission Member Documents (CMDs) for submission to the Canadian Nuclear Safety Commission (CNSC). Le document d’application de la réglementation GD-379, Guide a l’intention des demandeurs et des intervenants qui rédigent des documents aux commissaires de la CCSN fournit des lignes directrices pour rédiger des documents à l’intention des commissaires (CMD), qui sont présentés à la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN). This document addresses the following aspects of writing an effective CMD: A brief overview of the hearing process Guiding principles and points to remember Writing tips (such as principles of plain language, and the use of visual aids) Suggested format and order of information for a licensing decision CMD being prepared by an applicant or intervenor, so that externally submitted CMDs are in the same format as CNSC staff submissions, and Preparing and filing a CMD presentation Consultation Process An internal procedure was developed in 2010 to provide CNSC staff with guidance and tools to present the Tribunal with consistently reliable, well-written CMDs. Many external stakeholders showed interest in receiving similar guidance, along with a summary of the Commission hearing process. Le présent document aborde les aspects suivants pour aider à rédiger un CMD efficace : Bref survol du processus d’audience Principes directeurs et points à retenir Conseils de rédaction (principes du langage clair et simple, utilisation des aides visuelles, etc.) Proposition de format et d’ordre de présentation de l’information dans un CMD relatif à une décision de permis préparé par un demandeur ou un intervenant, afin que les CMD préparés à l’externe respectent le même format que les mémoires du personnel de la CCSN Préparation et dépôt du CMD Processus de consultation Une procédure interne a été élaborée en 2010 afin de fournir au personnel de la CCSN des directives et des outils pour présenter au tribunal des CMD bien rédigés et constamment fiables. De nombreuses parties intéressées de l’externe se sont dit intéressées à recevoir des lignes directrices similaires, accompagnées d’un résumé du processus d’audience de la Commission. -1- This guide was initially developed as an information document (Info 0808) and posted on the CNSC Web site, along with its accompanying CMD Templates, in both official languages, for a 45-day consultation period (October 25 to December 10, 2011). Subsequently, a management decision was made to convert Info 0808 into guidance document GD-379. Le présent guide a d’abord été rédigé sous forme de document d’information (Info 0808) et publié sur le site Web de la CCSN dans les deux langues officielles, avec les gabarits de CMD correspondants, pour une période de consultation de 45 jours (du 25 octobre au 10 décembre 2011). Par la suite, une décision de gestion a été prise en vue de convertir le document Info 0808 en document d’orientation GD-379. All comments received were taken into consideration in finalizing GD-379. Tous les commentaires reçus ont été pris en compte lors de la mise au point finale du document GD-379. Summary of Stakeholder Comments and CNSC Responses Résumé des commentaires des parties intéressées et réponses de la CCSN In the consultation period, the CNSC received 29 comments from 4 respondents, AECL, Cameco, Areva and Nordion. Lors de la consultation, la CCSN a reçu 29 commentaires envoyés par 4 répondants, AECL, Cameco, Areva et Nordion. The following summarizes the key comments received during the consultations and provides CNSC responses: Les principaux commentaires reçus lors des consultations sont résumés ci-dessous et accompagnés des réponses de la CCSN. Reviewers requested that the guide suggest which template to use when submitting information for a midterm report. Réponse de la CCSN : La section 7.1 du document a été révisée afin de recommander l’utilisation du Gabarit de CMD externe relatif à une décision de permis pour soumettre un rapport de mi-parcours. CNSC response: Section 7.1 of the document was revised to recommend the use of the External CMD template for Licensing Decisions when providing a mid-term report. Comments were submitted requesting that two-day hearings should be set aside only for "significant" licensing activities or changes in technology. Some comments were submitted that wanted the document to distinguish Certains répondants ont demandé que les audiences de deux journées soient réservées aux activités d’autorisation « importantes » ou aux changements dans la technologie. Réponse de la CCSN : La section 1.5.2 du document a été révisée afin de préciser que les audiences publiques de deux journées portent sur les activités d’autorisation importantes. CNSC response: Section 1.5.2 of the document was revised in order to specify that two-day public hearings deal with significant licensing activities. Les examinateurs ont demandé que le guide précise quel gabarit utiliser au moment de soumettre des renseignements dans le cadre d’un rapport de mi-parcours. -2- Dans leurs commentaires, certains répondants ont demandé que le document fasse la between Commission hearings and meetings and asked that examples be provided in certain sections of the document. distinction entre les audiences et les réunions de la Commission et que des exemples soient fournis dans certaines sections du document. Réponse de la CCSN : Le personnel a révisé le document et ajouté la section 1.5.1 sur les « réunions » afin de les différencier des « divers types d’audiences ». CNSC response: Staff reviewed the document and added section 1.5.1 on “meetings” to distinguish them from “the various types of “hearings”. General technical and editorial comments: CNSC received comments referring to text and terminology throughout the regulatory document. CNSC response: Each comment was reviewed and changes made to the text as appropriate. Individual comments and responses are available in the detailed comments table. Commentaires généraux sur le plan technique et rédactionnel : La CCSN a reçu des commentaires se rapportant à l’ensemble du texte et à la terminologie du document d’application de la réglementation. Réponse de la CCSN : Chaque commentaire a été examiné et des modifications ont été apportées au texte le cas échéant. Les commentaires particuliers et les réponses sont repris dans le tableau détaillé des commentaires. -3-