Manuel de transmission du reporting bancaire - e-File

Transcription

Reportings réglementaires
Manuel de transmission du reporting bancaire
TAF MiFID
COREP
FINREP
Tableaux B2.3, B6.3 et B4.4
Enquêtes spécifiques de la CSSF
OTHER pour la CSSF
Balances de Paiements
Statistiques pour la BCL
Titre Par Titre Bancaire
Version 1.4
Ne pas communiquer ou reproduire sans autorisation de la Bourse de Luxembourg
Référence : ManuUtil_EFile_Transmission_ReportingBancaire_FR.doc
1
Introduction : le reporting bancaire -------------------- 3
1.1
1.2
2
Page 2
Les circulaires CSSF de référence ---------------------------------------------- 3
Les circulaires et instructions BCL de référence(4)------------------------- 4
Les modes de transmission et contrôles des fichiers 5
3 Transmission automatique depuis le Service
Déposant ---------------------------------------------------------- 7
3.1
Qu’est-ce que le « Service Déposant » ou « Sending Service » ? -------- 7
3.2
Accéder et comprendre l’arborescence du Service Déposant ------------ 7
3.2.1.
3.2.2.
3.3
Fréquences d’envoi --------------------------------------------------------------- 8
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.4
4
Démarrage du service déposant ----------------------------------------------------------- 8
Les fréquences standards ------------------------------------------------------------------ 9
Votre configuration -------------------------------------------------------------------------- 9
Effectuer les envois de rapport ------------------------------------------------- 9
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.5.
3.4.6.
3.4.7.
3.4.8.
3.4.9.
3.5
Cas mono-entité ou arborescence standard -------------------------------------------- 8
Cas multi-entité ------------------------------------------------------------------------------ 8
Envoyer du FINREP (FINancial REPorting) ----------------------------------------------- 9
Envoyer des tableaux 2.3, 6.3 et 4.4 (Format EDIFACT) ------------------------------ 9
Envoyer du COREP (COmmon REPorting) ----------------------------------------------- 10
Envoyer du TAF MiFID ---------------------------------------------------------------------- 10
Envoyer des Balances de Paiements ----------------------------------------------------- 10
Envoyer des rapports statistiques BCL -------------------------------------------------- 10
Envoyer des Enquêtes Spécifiques ------------------------------------------------------- 11
Envoyer des reporting Other -------------------------------------------------------------- 11
Envoyer du Titre Par Titre bancaire ----------------------------------------------------- 11
Premiers résultats et interprétation ----------------------------------------- 11
Transmission manuelle depuis www.e-file.lu ------- 13
4.1
Comment accéder à e-file.lu ? ------------------------------------------------ 13
4.2
Créer une structure d’envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) --------- 13
5
Suivi d’un rapport et réponse des autorités--------- 18
5.1
Comment accéder à e-file.lu ? ------------------------------------------------ 18
5.2
Suivi et Recherche des rapports transmis----------------------------------- 18
5.3
Réponses de la CSSF ------------------------------------------------------------- 20
5.3.1.
5.3.2.
5.4
« Fichiers de retour à la réception » ---------------------------------------------------- 21
« Fichiers de retour applicatif » --------------------------------------------------------- 22
Réponses de la BCL -------------------------------------------------------------- 24
1
Page 3
Introduction : le reporting bancaire
La Bourse de Luxembourg met à disposition des entités une solution complète pour la
transmission sécurisée des reportings bancaires vers les autorités CSSF et BCL via son outil
Service Déposant (Sending Service) et le portail www.e-file.lu.
La solution se décline par deux modes de transmission disponibles :
-
transmission automatique via le Service Déposant
-
transmission manuelle par dépôt sur le portail internet e-file.lu.
Les outils intègrent une sécurité de bout en bout, répondant notamment aux exigences des
autorités.
Enfin, dans le cadre du reporting bancaire à destination de la CSSF, l’autorité retourne au
déclarant des réponses structurées (appelées feedbacks). La Bourse de Luxembourg met à
disposition des entités ces feedbacks depuis le site www.e-file.lu.
1.1
Les circulaires CSSF de référence
Reporting TAF/MiFID(1) :
-
Circulaire CSSF 07/302 du 17.07.2007 : Précisions sur l’obligation de déclarer les
transactions sur instruments financiers en vertu de l’article 28 de la loi du 13 juillet
2007 relative aux marchés d’instruments financiers.
-
Circulaire CSSF 07/306 du 27.07.2007 : Modalités techniques relatives à l’obligation
de déclarer les transactions sur instruments financiers en vertu de l’article 28 de la
loi du 13 juillet 2007 relative aux marchés d’instruments financiers.
Reporting périodique des banques(2) :
-
Circulaire CSSF 06/251 du 13.07.2006 : Description du nouveau reporting prudentiel
sur l’adéquation des fonds propres applicable à partir de 2008 et dispositions
transitoires pour 2007.
-
Circulaire CSSF 07/316 du 10.09.2007 : Mise à jour du reporting prudentiel.
-
Circulaire CSSF 07/319 du 25.09.2007 :
-
o
A. Nouveau schéma de reporting prudentiel sur l’adéquation des fonds propres
(tableaux B 1.4 et B 6.4)
o
B. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B
2.1, B 2.5 et B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7).
Circulaire CSSF 07/324 du 08.11.2007 : Précisions supplémentaires sur les nouveaux
tableaux de reporting des établissements de crédit
o
A. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B
2.1, B 2.5 et B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7) : Mise à jour du document technique («
Schedule of conditions ») et Mise à jour des taxonomies XBRL,
o
B. Nouveau schéma de reporting prudentiel sur l’adéquation des fonds propres
(tableaux B 1.4 et B 6.4) : Mise à jour du document technique (« Schedule of
conditions ») et mise à jour du document concernant la conception des
tableaux,
Merci de consulter le site web de la CSSF :
(1)
http://www.cssf.lu/index.php?id=113
(2)
-
Page 4
o
C. Autres Tableaux (tableaux B 1.2, B 1.5 et B 2.4) : Publication des documents
techniques (« Schedule of conditions ») , Publication des taxonomies XBRL et
Mise à jour du tableau B 1.2,
o
D. Envoi des fichiers contenant les nouveaux reportings prudentiels à la CSSF.
Circulaire CSSF 07/331 du 20.12.2007 :
o
A. Nouveau schéma de reporting prudentiel comptable (tableaux B 1.1, B 1.6, B
2.1, B 2.5 / B 6.1, B 6.6, B 6.2, B 6.7) : Publication d’une mise à jour des
instructions relatives à ces tableaux,
o
B. Certains autres tableaux du reporting prudentiel (tableaux B 1.2, B 1.5 et B
2.4) : Publication des instructions relatives à ces tableaux.
Compléments sur la transmission et la sécurité(3) :
-
Circulaire CSSF 08/334 du 04.01.2008 : Spécifications d'encryptions pour les
déclarants.
-
Circulaire CSSF 08/344 du 12.03.2008 : Dispositions relatives à la transmission des
fichiers de reporting à la CSSF.
Les enquêtes spécifiques (ESP) et les derniers tableaux EDIFACT (B2.3, B6.3 et B4.4)
En plus des rapports TAF MiFID, COREP et FINREP, la circulaire CSSF 08/344 du
12.03.2008 met en évidence :
-
Les « Enquêtes spécifiques » (ESP),
-
Les tableaux B2.3, B6.3 et B4.4 (Format EDIFACT).
-
Les OTHER.
1.2
Les circulaires et instructions BCL de référence(4)
Balances de paiements .
Reporting Statistique :
-
S 0.1 « Rapport quotidien sur les dépôts»
-
S 1.1 « Bilan statistique mensuel»
-
S 1.4 « Ajustements liés aux effets de valorisation»
-
S 1.5 « Informations sur les taux d'intérêts en EUR»
-
S 1.8 « Informations sur les opérations de titrisations »
-
S 2.5 « Bilan statistique trimestriel»
-
S 2.8 « Crédits immobiliers consentis pour des immeubles situés au Luxembourg»
-
S 2.9 « Effectif du personnel»
-
S 4.1 « Informations non bilantaires »
Titre Par Titre bancaire :
-
Titre Par Titre Au bilan
-
Titre Par Titre Hors bilan.
Merci de consulter le site web de la CSSF :
(3)
Merci de consulter le site web de la BCL :
(4)
http://www.bcl.lu/fr/reporting/Etablissements_de_credit/index.htlm
2
Page 5
Les modes de transmission et contrôles des
fichiers
Comme indiqué en introduction, la solution se décline par deux modes de transmission
disponibles :
-
transmission automatique via le Service Déposant
-
transmission manuelle par dépôt sur le portail internet e-file.lu.
Les modes sont disponibles selon les types de rapport à transmettre et les options choisies par
votre entité.
Nos outils e-file ainsi que le Service Déposant effectuent les contrôles de nomenclature des
fichiers selon le type de rapport à transmettre en adéquation avec les instructions et circulaires
des autorités. Pour la plupart des types de rapport, nous effectuons un contrôle dit technique
(structure + extension du fichier) ainsi qu’un contrôle du code CSSF (code BIC ou code
d’agrément).
Le tableau suivant présente les possibilités offertes en terme de mode de transmission ainsi que
les contrôles effectués :
Mode de transmission
disponible
Contrôles effectués
Mode
Automatique
Mode
Manuel
Contrôle de
nomenclature
effectué
TAF MiFID
Oui
Oui
Oui
COREP
Oui
Oui
Oui
FINREP
Oui
Oui
Oui
Tableaux B2.3, B6.3 et
B4.4
Oui
Oui
Balances de paiement
Oui
Oui
Oui
uniquement
l'extension
(.tbp)
Statistiques BCL
Oui
Oui
Oui
Enquêtes Spécifiques CSSF
Oui
Oui
Oui
OTHER
Oui
Oui
Oui
Code CSSF sur 5 caractères, ex :
B9999
B9999
B9999
Titre Par Titre bancaire
Oui
Oui
Oui
B000009999
Rapport quotidien sur les
dépôts
Oui
Oui
Oui
B000009999
Type de reporting
Contrôle du code
Code BIC sur 11 caractères, ex :
BOURLULLXXX
B9999
B9999
B9999
Dans le cadre des rapports statistiques pour la BCL, nous effectuons également la vérification
de l’extension du fichier : ‘.tXX’, ‘.TXX’, .xml ou .XML selon la liste suivante :
Page 6
Tables attendues
Extensions contrôlées
S0.1
.xml ou .XML
S1.1
.t38 ou .T38 ou .xml ou .XML
S1.4
S1.5
S1.8
.xml ou .XML
S2.5
S2.5
S2.8
S2.9
S2.9
S2.9
S4.1
.xml ou .XML
Page 7
3
Transmission automatique depuis le Service
Déposant
3.1
Qu’est-ce que le « Service Déposant » ou « Sending Service » ?
Le Service Déposant ou Sending Service est une application indépendante d’e-file.lu. Cette
application vous permet d’effectuer des envois de rapports bancaires vers les autorités en
automatique au travers d’e-file.lu.
Cette application est généralement installée dans le système interne de votre entité. Merci de
vous rapprochez de votre coordinateur interne pour obtenir plus d’informations.
Pour information, cette application est également utilisée dans le cadre de la nouvelle Station
CCLux.
Le Service Déposant peut être configuré pour scanner un certain nombre de répertoires dépendant
de votre besoin. Dés que l’application trouve un fichier dans un répertoire qu’elle scanne, elle :
- effectue les contrôles (selon le type de rapport à transmettre) ,
- crypte le fichier et l’envoie en automatique à e-file.lu.
- e-file se charge ensuite de faire suivre le fichier aux autorités (routage vers la CSSF et /
ou la BCL).
La fréquence de scannage est configurable répertoire par répertoire. Ces fréquences sont définies
par votre entité.
3.2
Accéder et comprendre l’arborescence du Service Déposant
Physiquement, le Service Déposant se
représente
comme
une
arborescence
traditionnelle de répertoires.
3.2.1.
Page 8
Cas mono-entité ou arborescence standard
L’arborescence standard (cf. la copie d’écran précédente) présente un répertoire par
type de rapport à transmettre aux autorités :
Répertoire « BCL_Statistics »
Répertoire « BOP »
Répertoire « COREP »
Répertoire « FINREP »
•
Sous-répertoire « EDIFACT_CSSF »
Répertoire « TAF »
•
Sous-répertoire « annulation_Rapport »
•
Sous-répertoire « annulation_Transaction »
•
Sous-répertoire « declartion_Transaction ».
Répertoire « ESP »
Répertoire « OTH »
Répertoire « TPT »
•
Sous-répertoire « TPTBBS »
•
Sous-répertoire « TPTOBS »
Par défaut, tous les répertoires sont présents même si votre entité n’est pas soumise à
l’un des rapports.
Dans le cas où un répertoire ne vous sert pas, il est présent mais inactif, c’est-à-dire
qu’aucun scannage n’y est effectué.
3.2.2.
Cas multi-entité
Certaines entités ont besoin d’effectuer la transmission du rapports de leurs filiales.
Dans ce cas, il est possible de configurer une arborescence complexe pour permettre à
l’entité d’avoir une gestion fine des droits sur les répertoires de dépôt.
Si cela est votre cas, merci de vous rapprocher de votre coordinateur interne pour
connaître l’arborescence établie lors de l’implémentation de notre solution.
3.3
Fréquences d’envoi
Chaque répertoire est scanné par le Service Déposant à fréquence régulière. Cette fréquence
est propre à chaque répertoire et est définie à la mise en place de la solution avec le
coordinateur projet de votre société (fichier de configuration du Service Déposant).
Pour faciliter la configuration, la Bourse a déterminé une fréquence standard qui est mise en
place par défaut. Si le coordinateur a donné d’autres instructions, les fréquences peuvent donc
varier.
3.3.1.
Démarrage du service déposant
C’est votre coordinateur IT qui gère le démarrage et l’arrêt (pour maintenance par
exemple) du Service Déposant de votre entité.
3.3.2.
Page 9
Les fréquences standards
La valeur par défaut de la fréquence de scannage de chaque répertoire est de 30
minutes. Cela signifie donc que chaque répertoire est scanné toutes les 30 minutes à
partir du dernier démarrage du service.
3.3.3.
Votre configuration
Il est également possible de personnaliser les fréquences en fonction des besoins de
votre entité, répertoire par répertoire. Merci de vous rapprocher de votre coordinateur
de projet pour connaître les fréquences propres à votre configuration.
3.4
Effectuer les envois de rapport
Comme expliqué plus haut, la transmission automatique s’effectue simplement en déposant un
fichier dans un répertoire. Il faut cependant appliquer les quatre règles suivantes :
Règle 1 : Choisir le bon répertoire en fonction du type de rapport à transmettre,
Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités,
Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension,
Règle 4 : Déposer les fichiers à transmettre en clair dans le répertoire choisi, i.e. le fichier ne doit pas avoir
été crypté au préalable par un autre système.
3.4.1.
Envoyer du FINREP (FINancial REPorting)
Les tables concernées par ce type de reporting sont :
FINREP - Financial reporting - IFRS based financial reporting by financial institutions
B1.1
Bilan
B1.2
Positions en devises
B1.5
Ratio de liquidité
B1.6
Informations complémentaires relatives au bilan
B2.1
Compte de résultat
B2.4
Renseignements sur les valeurs mobilières, participations et parts dans des entreprises liées
B2.5
Informations complémentaires relatives au compte de résultat
B6.1
Bilan consolidé
B6.6
Informations complémentaires relatives au bilan consolidé
B6.2
Compte de résultat consolidé
B6.7
Informations complémentaires relatives au compte de résultat consolidé
Le
répertoire
du
Service
…/ReportingDiffusion/FINREP
3.4.2.
Déposant à
choisir
est
par
défaut :
Envoyer des tableaux 2.3, 6.3 et 4.4 (Format EDIFACT)
Reporting prudentiel
B2.3
B6.3
B4.4
Page 10
Renseignements sur la concentration des risques
Renseignements sur la concentration des risques consolidés
Relevé des sièges, agences, succursales et bureaux de représentation
Le
répertoire
du
Service
Déposant à
…/ReportingDiffusion/FINREP/EDIFACT_CSSF
3.4.3.
choisir
est
par
défaut :
Envoyer du COREP (COmmon REPorting)
COREP - Common reporting - Basel II, Pilar I, solvency reporting by financial institutions
B1.4
Norme prudentielle : Ratio intégré / Ratio simplifié
B6.4
Norme prudentielle : Ratio intégré consolidé / Ratio simplifié consolidé
Le
répertoire
du
Service
…/ReportingDiffusion/COREP
3.4.4.
Déposant à
choisir
est
par
défaut :
Envoyer du TAF MiFID
Depuis le répertoire …/ReportingDiffusion/TAF, il vous faudra choisir entre l’un des
trois sous-répertoires suivant :
-
…/ReportingDiffusion/TAF/declaration_Transaction : pour déposer les
rapports de déclaration ;
-
…/ReportingDiffusion/TAF/annulation_Rapport : pour déposer les
rapports d’annulation de rapports complets préalablement déclarés ;
-
…/ReportingDiffusion/TAF/annulation_Transaction : pour déposer les
rapports d’annaulation de transactions préalablement déclarées.
À noter : Ces trois sous répertoires vous permettent une gestion fine des envois et
du suivi sous e-file. Si vous n’êtes pas en mesure d’effectuer la distinction entre
ces trois types de rapports, nous vous conseillons de n’utiliser qu’un seul de ces
trois répertoires (de préférence « declaration_Transaction »). Cela n’aura aucun
impact sur l’acheminement des rapports aux autorités.
3.4.5.
Envoyer des Balances de Paiements
Le
répertoire
du
Service
…/ReportingDiffusion/BOP
3.4.6.
Déposant à
choisir
Envoyer des rapports statistiques BCL
Statistiques bancaires et monétaires
S0.1 Rapport quotidien sur les dépôts
S1.1 Bilan statistique mensuel
S1.4 Ajustements liés aux effets de valorisation
S1.5 Informations sur les taux d'intérêts en EUR
est
par
défaut :
S1.8
S2.5
S2.8
S2.9
S4.1
Page 11
Informations sur les opérations de titrisation effectuées par les établissements de crédit
Bilan statistique trimestriel
Crédits immobiliers consentis pour des immeubles situés au Luxembourg
Effectif du personnel
Informations non bilantaires
Le
répertoire
du
Service
Déposant à
…/ReportingDiffusion/BCL_Statistics
3.4.7.
choisir
est
par
défaut :
choisir
est
par
défaut :
choisir
est
par
défaut :
Envoyer des Enquêtes Spécifiques
Le
répertoire
du
Service
…/ReportingDiffusion/ESP
3.4.8.
Déposant à
Envoyer des reporting Other
Le
répertoire
du
Service
…/ReportingDiffusion/OTH
3.4.9.
Déposant à
Envoyer du Titre Par Titre bancaire
Depuis le répertoire …/ReportingDiffusion/TPT, il vous faudra choisir entre l’un des
trois sous-répertoires suivant :
3.5
-
…/ReportingDiffusion/TPT/BBS : pour déposer un Titre Par Titre Au
bilan ;
-
…/ReportingDiffusion/TPT/BBS : pour déposer un Titre Par Titre Hors
bilan.
Premiers résultats et interprétation
Une fois que le Service Déposant a pris en compte les rapports déposés dans les différents
répertoires, il dépose à son tour des fichiers résultats dans le répertoire origine.
Trois types de fichiers résultats possibles:
Extension ‘.TRT’ : indique que le Service Déposant a scanné le répertoire et démarré le processus d’envoi
vers e-file.
Extension ‘.ACQ’ : indique que l’envoi vers e-file est effectif.
Extension ‘.ERR’ : indique que l’envoi n’a pas pu être effectué : il convient dans un premier temps de
vérifier que les 4 règles citées précédemment ont bien été appliquées.
Remarque concernant le fichier avec extension ‘.TRT’
Le fichier résultat avec l’extension ‘.trt’ est le fichier ‘origine’ renommé. Il est ainsi possible
de retrouver facilement votre fichier d’origine si le besoin se présente, en le renommant avec
son nom d’origine.
Voici la règle de nommage du fichier résultat .trt.
Si le fichier origine est
NomDuFichierOrigine.ext
Avec NomDuFichierOrigine : le nom du fichier d’origine à transmettre
ext : l’extension du fichier d’origine à transmettre
Alors le fichier résultat .trt sera :
NomDuFichierOrigine.Ext_Timestamp.trt
Avec Timestamp: un compteur numérique servant de référence temporelle.
Exemple :
Si le fichier origine est FRCREP-B0000-2008-01-B11-L0-L-D-S.zip, le fichier .trt est
FRCREP-B0000-2008-01-B11-L0-L-D-S.zip_20080421110355986.trt
Le répertoire initial
Devient celui-ci après traitement :
Remarques concernant les fichiers avec extension ‘.ERR’
Les fichiers résultat avec l’extension ‘.err’ sont les fichiers ‘erreur’.
Ils contiennent des messages techniques qui aident à diagnostiquer le problème.
Les erreurs de nommage des fichiers sont stockés dans ce fichier.
Un fichier vide (taille de 0 KB) signifie que la transmission est effectuée sans erreur.
Il est possible de changer la configuration pour ne pas générer le fichier d’erreur si la
transmission est correcte.
Page 12
4
Page 13
Transmission manuelle depuis www.e-file.lu
La transmission manuelle des rapports s’effectuent depuis la plateforme www.e-file.lu.
Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour
effectuer une transmission manuelle depuis le site. Cependant, pour aller plus loin dans
l’utilisation d’e-file, nous vous conseillons de vous reporter directement au manuel d’utilisation
e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la connaissance des notions de base efile : dossier, procédure, enveloppe et document, également explicitées dans le manuel e-file.
4.1
Comment accéder à e-file.lu ?
Les utilisateurs doivent au préalable disposer d’un login – mot de passe personnel pour se
connecter à ce service sous www.e-file.lu.
Merci de contacter votre coordinateur interne ou bien le Service Relations Clients pour plus
d’informations.
Service Relations Clients
Tél : (+352) 28 370 330
[email protected]
Si vous disposez déjà d’un login, aller directement sur www.e-file.lu. Renseigner vos login et
mot de passe et presser ‘Valider’.
4.2
Créer une structure d’envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe)
Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d’accueil apparaît.
Dans un premier temps, il faut sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à
droite de la page d’accueil.
Par exemple : Choisir « Rapport TAF MiFID - … » pour se placer dans le contexte du TAF MiFID et
de même pour les autres types de reporting.
Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes
personnellement autorisé par votre administrateur.
Comme pour le mode de transmission automatique, il convient de suivre les règles suivantes :
Règle 1 : Choisir les bons types de dossier, procédure et document en fonction du type de rapport à
transmettre,
Page 14
Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités,
Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension,
Règle 4 : Attacher uniquement des rapports à transmettre en clair, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté
au préalable par un autre système.
Cliquer sur le bouton « Nouveau Dossier » (ou effectuer une recherche de dossier existant,
selon votre besoin).
Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton « Créer ».
Vous accédez ensuite à la fiche Dossier. Pour créer une nouvelle procédure, cliquer sur le
bouton « Nouvelle procédure ».
Page 15
Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton « Créer ».
Vous accédez ensuite à la fiche Procédure. Ainsi dans les informations principales, vous
remarquez que la procédure est à l’état « Créée ».
Sélectionner l'onglet « Enveloppes & Documents ».
Page 16
Pour envoyer votre rapport, cliquer sur le bouton « Nouvelle enveloppe ».
Renseigner l’objet et le texte de votre message puis Cliquer sur le bouton « Attacher un
document ».
Aller chercher votre rapport en utilisant la fonction « Browse… », sélectionner le type de
rapport correspondant à votre fichier et saisir une date de document si vous le désirez
(optionnel).
Dans tous les cas, pour la transmission des reportings bancaires, il est impératif de garder la
case « Crypté » cochée.
Cliquer sur le bouton « Envoyer » pour lancer la transmission. Le module de cryptage va alors se
déclencher.
Une fois l’envoi finalisé, cette boîte apparaît :
Page 17
5
Page 18
Suivi d’un rapport et réponse des autorités
Le suivi des envois et les réponses des autorités s’effectuent depuis la plateforme www.efile.lu.
Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour
suivre vos envois et accéder aux différentes réponses renvoyées par les autorités. Cependant,
pour aller plus loin dans l’utilisation d’e-file, nous vous conseillons de vous reporter
directement au manuel d’utilisation e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la
connaissance des notions de base e-file : dossier, procédure, enveloppe et document,
également explicitées dans le manuel e-file.
5.1
Comment accéder à e-file.lu ?
Les utilisateurs doivent au préalable disposer d’un login – mot de passe personnel pour se
connecter à ce service sous www.e-file.lu.
Merci de contacter votre coordinateur interne ou bien le Service Relations Clients pour plus
d’informations.
Service Relations Clients
Tél : (+352) 28 370 330
[email protected]
Si vous disposez déjà d’un login, aller directement sur www.e-file.lu. Renseigner vos login et
mot de passe et presser ‘Valider’.
5.2
Suivi et Recherche des rapports transmis
Une fois connecté à www.e-file.lu, la page d’accueil apparaît.
Pour rechercher vos envois de rapports, il faut dans un premier temps sélectionner le contexte
dans la liste de choix située en haut à droite de la page d’accueil.
Par exemple : Choisir « Rapport TAF MiFID - … » pour se placer dans le contexte du TAF MiFID et
de même pour les autres types de reporting.
Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes auxquels vous êtes
personnellement autorisés par votre administrateur.
Utiliser ensuite le lien ‘Utiliser la recherche de dossiers et procédures…’ sous ‘Recherche
avancée’.
Page 19
La page de recherche avancée s’affiche :
Saisir vos critères et faire ‘Valider’ pour lancer la recherche.
Attention : le critère Etat du dossier est initialisé à « En cours ». Si vous recherchez un envoi
plus vieux, changez ce critère à « tous les états ».
Page 20
La liste des résultats s’affiche en listant les dossiers et procédures relatifs aux critères saisis.
En cliquant sur les liens présents dans la liste des procédures, la fiche procédure s’affiche.
Etat des procédures :
L’état de la procédure donne l’indication d’avancement de la transmission.
Si Etat = Créée, la procédure est créée mais l’enveloppe n’est pas encore transmise.
Si Etat = Démarrée, la transmission est bien initialisée dans e-file.
Si Etat = Clôturée, la transmission est arrivée à l’autorité qui est en train de traiter votre
fichier reporting. Se reporter ensuite aux paragraphes 5.3 Réponses de la CSSF et 5.4
Réponses de la BCL.
Enveloppes & Documents :
Depuis la fiche procédure, vous pouvez visualiser le documents transmis en sélectionnant
l’onglet Enveloppes & Documents.
Deux listes sont alors disponibles : les envois effectués et les enveloppes reçues,
respectivement les rapports transmis et les réponses des autorités.
À noter que les enveloppes reçues sont visibles directement dans l’accueil jusqu’à ce qu’elles
soient lues par l’un des acteurs de votre entité. Une fois qu’elles sont lues, il est toujours
possible de les retrouver par la recherche avancée.
5.3
Réponses de la CSSF
Tous les retours de la CSSF sont renvoyés sous www.e-file.lu.
Voici les réponses retournées par la CSSF par type de reporting :
Type de reporting à destination
de la CSSF
« Fichiers de retour à la
réception »
FINREP
x
Tableaux B2.3, B6.3 et B4.4
x
COREP
x
Reporting OTHER
x
Enquêtes spécifiques
x
TAF MiFID
x
« Fichiers de retour
applicatif »
x
Remarque concernant les temps de réponse :
Le temps d’attente du retour d’une réponse est en moyenne inférieur à 45 minutes. Ce temps
de latence est dépendant :
-
du processus de réception de la CSSF effectuant des scrutations toutes les 15 minutes,
-
du processus d’enregistrement des réponses dans les systèmes de la Bourse de
Luxembourg effectué toutes les 30 minutes.
5.3.1.
Page 21
« Fichiers de retour à la réception »
La CSSF effectue un retour systématique pour tout rapport réceptionné. Ce retour est
un accusé de réception technique de type FBR.
Les fichiers FBR sont tous en format XML et sont des instances du même schéma XSD
« FileAcknowledge-v1.0 ». Ce schéma technique est disponible sur le site de la CSSF
(www.cssf.lu).
Ce fichier vous indique si votre rapport a bien été réceptionné par la CSSF, il donne
également des indications concernant le nom du fichier, son authentification, son
décryptage, …
Sous e-file, en cliquant sur le fichier contenu dans l’enveloppe réponse, le module de
cryptage se déclenche et vous propose deux options.
Saisir le mot de passe de décryptage, choisir un mode de téléchargement puis cliquer
sur Télécharger.
5.3.2.
Page 22
« Fichiers de retour applicatif »
La CSSF retourne également les résultats du traitement applicatif des rapports reçus.
Ce fichier feedback applicatif est un fichier XML structuré de type FDB.
Le format des fichiers FDB dépend du type de reporting et un format commun n’est pas
prévu en raison des différences entre les types de reporting.
Sous e-file, en cliquant sur le fichier contenu dans l’enveloppe réponse, le module de
cryptage se déclenche et vous propose deux options.
Page 23
Saisir le mot de passe de décryptage, choisir un mode de téléchargement puis cliquer sur
Télécharger.
Il est ainsi possible d’ouvrir le fichier feedback de deux manières :
-
en choisissant l’option « Ouvrir le fichier pour en visualiser le contenu », le
fichier XML s’ouvre dans un formulaire PDF lisible et imprimable. Le fichier
peut également être sauvegardé sur votre réseau interne.
-
5.4
Page 24
En choisissant l’option « Enregistrer le fichier sous… », le fichier XML sera
sauvegardé dans un répertoire que vous aurez préalablement choisi par le
bouton « Parcourir ».
Réponses de la BCL
La BCL n’effectue pas de réponse structurée automatique.
Le statut « Clôturée » de la procédure garantie que le rapport a été déposé dans les systèmes
de la BCL. La BCL effectue ensuite ses traitements et, en cas de problème, revient vers vous
directement (communication par mail et/ou fax).

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