NJC Addendum - Brookfield Global Relocation Services

Initial Appointees Relocation
Program
Programme de réinstallation pour
les nouveaux employés de la
fonction publique
Frequently Asked Questions
Foire aux questions
Approved by Treasury Board of Canada
Secretariat - March 2010
Approuvé par le Secrétariat du Conseil du
Trésor du Canada – Mars 2010
Amended version approved by Treasury
Board of Canada Secretariat - July 2010
Version modifiée approuvée par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada –
Juillet 2010
This document is prepared to assist newly
appointed employees in understanding the
Initial Appointees Relocation Program and
serves to ensure correct and consistent
application of the Relocation Program on a
national basis.
Ce document vise à aider les nouveaux
employés à comprendre le Programme de
réinstallation pour les nouveaux employés de
la fonction publique et à garantir une
application correcte et cohérente du
Program de réinstallation sur une base
nationale.
Q1. Who pays for the relocation expenses
Q1. Qui règle les frais de réinstallation des
incurred by newly appointed employees?
nouveaux employés de la fonction
publique?
A1. Relocation assistance will be provided
R1. Une aide à la réinstallation sera
accordée à chaque candidat
retenu/personne nommée qui entre à
l'emploi du gouvernement fédéral pour la
première fois. Cette aide est composée
d’une somme de 5 000 $ émise par le
ministère ou l’agence d'embauche aux
Services globaux de relogement Brookfield
(SGR Brookfield). SGR Brookfield est l’actuel
fournisseur de services de réinstallation
(FSR) sous contrat avec le gouvernement
fédéral pour fournir une aide à la
réinstallation aux nouveaux employés de la
fonction publique. Toute somme inutilisée
sera restituée au gouvernement du Canada.
to each successful candidate/newly
appointed employee entering the employ of
the Federal Government for the first time.
This assistance is in the form of $5,000,
advanced by the hiring Department/Agency
to Brookfield Global Relocation Services
(Brookfield GRS) who is the current
relocation service provider on contract with
the Federal Government to provide
relocation assistance to newly appointed
employees. Any unused amounts will be
reimbursed to the Government of Canada.
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Initial Appointees Relocation Program
Frequently Asked Questions
Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique
Foire aux questions
Q2. How is the Contracted Relocation
Q2. De quelle façon le fournisseur de
Service Provider (CRSP) informed that a
newly appointed employee requires
relocation assistance?
services de réinstallation (FSR) est-il
informé qu'un nouvel employé de la
fonction publique nécessite une aide à la
réinstallation?
A2. Upon receipt of the signed letter of
R2. Sur réception d’une lettre d'offre
d’emploi signée, le personnel du ministère
des ressources humaines communique avec
son coordonnateur ministériel en
réinstallation du PRI qui inscrit le nouvel
employé auprès de son fournisseur de
services de réinstallation, les SGR Brookfield,
via son site web protégé :
www.relodialogue.com
offer, departmental human resources
personnel must contact their relocation
program (RP) Departmental Relocation
Coordinator who will register the newly
appointed employee with the relocation
service provider, Brookfield GRS via their
secure website: www.relodialogue.com
The updated list of Departmental National
Coordinators is located at the following
website: http://www.tbs-sct.gc.ca/hrrh/gtla-vgcl/dnc-cmn_e.asp
All newly appointed employees, other than
EX/GIC, fall under the Initial Appointee
Relocation Program. Benefits are not
negotiated as each newly appointed
employee receives the same assistance.
La liste actuelle des coordonnateurs
ministériels nationaux en réinstallation est
accessible sur le site Web suivant :
http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtlavgcl/dnc-cmn-fra.asp
Tous les nouveaux employés de la fonction
publique, autres que les EX/GIC, relèvent du
Programme de réinstallation pour les
nouveaux employés de la fonction publique.
Les prestations ne sont pas négociables car
chaque nouvel employé reçoit la même aide.
Q3. What services does the CRSP offer to
Q3. Quels sont les services offerts aux
newly appointed employees?
nouveaux employés par le FSR?
A3. The CRSP counsels employees on the
R3. Le FSR conseille le nouvel employé sur
la meilleure application possible du
financement mis à sa disposition en fonction
de ses besoins personnels et de ses
exigences. Il est également conseillé sur les
questions fiscales. Le fournisseur aide
également le nouvel employé dans la gestion
de son financement conformément aux
exigences de la politique.
best application of the funding available to
them based on their personal situation and
specific requirements. They will also advise
on how to utilize the funds available in the
most tax effective manner. The provider will
further assist employees in managing their
funding according to policy requirements.
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Frequently Asked Questions
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Q4. Who pays the CRSP?
Q4. Qui paie le FSR?
A4. The hiring Department/Agency pays for
the contracted fees. It also advances $5,000
to Brookfield GRS and at the conclusion of
the relocation, and after file reconciliation,
Brookfield GRS will reimburse all unused
funds to the Crown.
R4. Le ministère ou l’agence d’embauche
émet une somme de 5 000 $ aux SGR
Brookfield et paie pour les frais contractuels.
À l'issue de la réinstallation et après la
réconciliation du dossier, les SGR Brookfield
s'engagent à restituer tous les fonds
inutilisés à l’État.
Q5. Previously, managers were able to
Q5. Les gestionnaires étaient
offer relocation assistance estimated to be
more than $5,000. Can this continue?
préalablement en mesure d’offrir une aide
à la réinstallation supérieure à 5 000 $.
Cela peut-il continuer?
A5. The objective of this policy amendment
R5. L’objectif de cet amendement à la
politique est de s’assurer que toutes les
personnes nouvellement nommées (autre
que les EX/GIC) reçoivent un traitement
juste et équitable. Le Secrétariat du Conseil
du Trésor du Canada (SCT) reconnaît
cependant que certaines circonstances
exceptionnelles peuvent justifier un
financement supérieur à la limite de 5 000 $.
Dans ces cas, le gestionnaire de la personne
nommée doit fournir à son coordonnateur
ministériel national (CMN), pour soumission
au SCT, l’entière justification soutenant la
demande d’excéder la limite et de combien.
L’article 1.14 du Programme de
réinstallation pour les nouveaux employés
de la fonction publique traite de l’aide
essentielle en mesure de dotation.
is to ensure that all newly appointed
employees (other than EX/GIC) receive fair
and evenly balanced treatment. The
Treasury Board of Canada Secretariat (TBS)
recognizes that special circumstances can
require funding beyond the $5,000 limit. In
such cases, the newly appointed employee’s
manager must provide full justification to
their Departmental National Coordinator
(DNC), for onward submission to TBS along
with a departmental recommendation. This
justification will substantiate why the limit
needs to be exceeded and by how much it is
expected to be exceeded. Section 1.14 of the
Initial Appointees Relocation Program
addresses essential staffing assistance.
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Q6. TBS has issued a bulletin advising that
Q6. Le SCT a émis un bulletin avisant que
certain financial authorities were delegated
to Deputy Heads (DH), allowing them to
approve up to $10,000 towards recruitment
of a newly appointed employee. What
effect does this policy change have on this
delegation?
certaines autorités financières ont été
déléguées aux administrateurs généraux
leur permettant d’approuver jusqu’à
10 000 $ pour l’embauche d’un nouvel
employé. Quel est l’impact de ce
changement de politique sur cette
délégation?
A6. It does not change the delegation. The
R6. Ceci ne change en rien la délégation.
special delegation for recruitment has been
and remains subject to TBS’s approval of
business cases for all relocation related files
on an exception basis prior to the
department applying the authority.
La
délégation spéciale pour l’embauche était et
demeure sujette à l’approbation par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
(SCT) d’une analyse de rentabilisation pour
tout dossier de réinstallation sur une base
exceptionnelle.
Q7. Is the two (2) year service agreement
Q7. L’entente de service de deux (2) ans
still in effect?
est-elle toujours en vigueur?
A7. Yes, it is specifically addressed in
Section 1.02 of the Initial Appointees
Relocation Program. The policy change, in
place since December 1, 2007, affects
funding assistance only.
R7. Oui, tel que décrit à l’article 1.02 du
Programme de réinstallation pour les
nouveaux employés de la fonction publique.
Le changement à la politique en vigueur
depuis le 1 décembre 2007 n’affecte que
l’aide au financement.
Q8. Are employee-requested relocations
Q8. Les réinstallations à la demande de
still administered under Part XII of the
current NJC Relocation Directive?
l’employé sont-elles toujours administrées
conformément à la partie XII de la Directive
sur la réinstallation du CNM?
A8. Yes, employee-requested relocations
R8. Oui, les réinstallations à la demande de
continue to be administered under Part XII
of the NJC Relocation Directive.
l’employé continuent d’être administrées
conformément à la partie XII de la Directive
sur la réinstallation du CNM.
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Frequently Asked Questions
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Q9. What is the duration of a house
Q9. Quelle est la durée d’un voyage à la
hunting trip (HHT) for a newly appointed
employee?
recherche d’un logement (VRL) pour un
nouvel employé de la fonction publique?
A9. The Initial Appointees Relocation
R9. Le Programme de réinstallation pour les
Program offers an entitlement for a HHT to
newly appointed employees. The
entitlement is limited to 5 days of househunting at destination.
nouveaux employés de la fonction publique
prévoit pour les nouveaux employés un
voyage de recherche de logement
n’excédant pas 5 jours à destination.
Q10. Can a newly appointed employee
Q10. Le nouvel employé peut-il réclamer
claim for expenses incurred to bring their
children on a HHT?
des frais encourus pour avoir amené ses
enfants lors du VRL?
A10. No, the newly appointed employee
R10. Non, le nouvel employé ne peut
cannot claim for expenses incurred to bring
their children on their HHT. The Relocation
Program allows for only basic expenses to be
reimbursed. As such, bringing children on a
HHT is considered an enhanced benefit.
réclamer des frais encourus pour avoir
amené ses enfants lors du VRL. Le
Programme de réinstallation pour les
nouveaux employés de la fonction publique
permet uniquement le remboursement des
frais de base et par conséquent, amener les
enfants en VRL est considéré comme un
avantage amélioré.
Q11. Can newly appointed employees
Q11. Un nouvel employé peut-il réclamer
claim for a car rental during their HHT?
des frais de location de véhicule pendant le
VRL?
A11. Yes, newly appointed employees may
rent a vehicle at destination during their
HHT and seek reimbursement upon their
return.
R11. Oui, un nouvel employé peut louer un
véhicule à destination pendant son VRL et
demander le remboursement à son retour.
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Frequently Asked Questions
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Q12. Can newly appointed employees
Q12. Un nouvel employé peut-il retarder
delay the shipment of their household
goods and effects (HG&E) and the
relocation of family members?
le déménagement de ses effets mobiliers et
des membres de sa famille?
A12. Newly appointed employees are
expected to relocate without delay. Upon
acceptance of the employment offer, it is
expected that the newly appointed
employee will commence relocation
activities. Under extenuating circumstances,
should a newly appointed employee not
wish to initiate any relocation activities, a
delay in relocation would have to be
approved by TBS and substantiated by the
Departmental National Coordinator.
R12. Un nouvel employé doit déménager
sans délai. Sur acceptation de l’offre
d’emploi, il est attendu que le nouvel
employé entreprendra ses activités de
réinstallation. En vertu de circonstances
atténuantes, si un nouvel employé ne désire
entreprendre aucune activité de
réinstallation, le délai dans la réinstallation
devra être approuvé par le SCT et justifié par
le coordonnateur ministériel national.
Generally speaking, the move will occur and
relocation expenses will be claimed within
30 days of arrival at new place of work, as
outlined in Section 1.09 of the Initial
Appointees Relocation Program. However,
the family is not required to move within the
30 days and there is place for some
flexibility. In many instances, newly
appointed employees are expected to report
at their place of work within a short period
of accepting the offer letter. Consequently,
they require a certain period of time for
house hunting, disposing their previous
residence and acquiring a new residence. It
is reasonable for the relocation to occur
within a few months from the registration
date; however the relocation file must be
closed upon conclusion of the move or 12
months from registration date, whichever
comes first.
When the newly appointed employee
precedes the family at the new place of
work, there is no entitlement for the
employee to return home and assist with the
move. Choosing to precede the family does
not qualify the employee to a return trip to
assist for the shipment of HG&E, as this
entitlement does not exist for newly
En règle générale, le déménagement aura
lieu et les frais de réinstallation seront
réclamés dans un délai de 30 jours de
l’arrivée au nouveau lieu de travail, comme
indiqué dans la l’article 1.09 du Programme
de réinstallation pour les nouveaux
employés de la fonction publique. Toutefois,
la famille n’est pas tenue de déménager
dans ce délai de 30 jours et il y a place pour
une certaine souplesse. Dans de nombreux
cas, le nouvel employé doit se présenter à
son lieu de travail à l’intérieur d’une courte
période après avoir accepté la lettre d’offre.
Par conséquent, il nécessite une certaine
période de temps pour la recherche d’un
logement, la disposition de la précédente
résidence et l’acquisition d’une nouvelle
résidence. Il est raisonnable que la
réinstallation se produise en l’espace de
quelques mois suivant la date d’ouverture
du dossier, mais le dossier de réinstallation
doit être fermé lors de la conclusion du
déménagement ou 12 mois à compter de la
date d’inscription, selon la première
éventualité.
Lorsque l’employé précède la famille au
nouveau lieu de travail, il n’existe aucune
indemnité pour l’employé pour réclamer des
frais de retour à la maison ou d’aide au
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appointed employees. Furthermore, under
no circumstances will newly appointed
employees be entitled to claim for
Temporary Dual Residence Assistance
(TDRA) when leaving the family behind, or
for any other reason, as this benefit does not
exist for newly appointed employees.
déménagement. Choisir de précéder la
famille n’accorde pas à l’employé la
possibilité de réclamer des frais pour un
retour à la maison pour aider à l’expédition
des effets mobiliers, car cet avantage
n’existe pas pour les nouveaux employés.
En outre, en aucun cas le nouvel employé ne
sera en droit de réclamer des indemnités
pour occupation temporaire de deux
résidences en laissant sa famille à l’origine,
ou pour toute autre raison, car cette
indemnité n’existe pas pour les nouveaux
employés.
Q13. When a newly appointed employee
Q13. Lorsqu’un nouvel employé est muté
relocates to Canada from outside the
country, can they claim expenses incurred
outside of Canada?
au Canada en provenance de l’extérieur du
Canada, peut-il réclamer le remboursement
de frais encourus à l’extérieur du Canada?
A13. Newly appointed employees can only
seek reimbursement for expenses incurred
upon entering Canada. Exceptionally, the
cost to travel to Canada and the shipment of
HG&E can be claimed, as the expenses end
in Canada. However, expenses such as, but
not limited to, interim accommodation,
meals, and cleaning of a residence incurred
outside of Canada cannot be claimed.
R13. Le nouvel employé peut réclamer
uniquement le remboursement de frais
encourus une fois entré au Canada.
Exceptionnellement, le coût du déplacement
au Canada et le déménagement des effets
mobiliers peut être réclamé, car les frais
prennent fin au Canada. Toutefois, les
dépenses telles que, mais non limitées à
l’hébergement temporaire, les repas et le
nettoyage d’une résidence acquise à
l’extérieur du Canada ne peuvent être
réclamées.
Q14. Can a newly appointed employee be
Q14. Le nouvel employé peut-il être
reimbursed for more than one mode of
transportation during travel to the new
place of work?
remboursé pour plus d’un mode de
transport lors d’un voyage au nouveau lieu
de travail?
A14. Normally, only one mode of
transportation is authorized when traveling
to the new location. Should exceptional
circumstances warrant a second mode of
transportation for the employee’s family
members, Departmental National
Coordinator approval via TBS is required.
R14. Normalement, un seul mode de
transport est autorisé lors du voyage vers le
nouvel emplacement. Si des circonstances
exceptionnelles justifient un deuxième mode
de transport pour les membres de la famille
du nouvel employé, l’approbation du
coordonnateur ministériel national est
requise.
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Q15. When more than one person in a
Q15. Lorsque plus d’une personne dans un
household accepts employment with the
Federal Government, are both newly
appointed employees entitled to relocation
benefits?
ménage accepte un emploi avec le
gouvernement fédéral, les nouveaux
employés ont-ils tous les deux droit aux
avantages de réinstallation?
A15. In theory, each newly appointed
R15. En théorie, chaque nouvel employé
employee is eligible for relocation
assistance. However, benefits claimed are to
remain within the intent, scope and
limitations of the Initial Appointees
Relocation Program and the application of
public funds. Indeterminate employees
already in the employ of the Federal
government in such situation are into
departmental cost sharing for such moves
hence similarly this will be applied to IAs.
Only one Non-Accountable Incidental
Allowance of $650 can be claimed per
household upon relocation.
est admissible à l’aide à la réinstallation.
Toutefois, les avantages réclamés se doivent
de demeurer selon l’intention, la portée et
les limites du Programme de réinstallation
pour les nouveaux employés de la fonction
publique. Les employés déjà à l'emploi du
gouvernement fédéral pour une période
indéterminée se retrouvant dans une telle
situation sont en partage de coûts
ministériels, donc de même ceci sera
appliqué aux nouveaux employés.
Seulement une indemnité pour frais
accessoires non soumis à une justification de
650 $ peut être réclamée par ménage, au
moment de la réinstallation.
Q16. Are there any guidelines on the
Q16. Y a-t-il des lignes directrices quant au
number of days interim accommodation
and meals can be claimed?
nombre de jours d’hébergement provisoire
et de repas pouvant être réclamés?
A16. Generally, interim accommodation
R16. En règle générale, l’hébergement
should not exceed 15 days. When
circumstances outside the employee's
control warrant, up to 15 additional days can
be reimbursed, for a maximum of 30 days in
total. Reimbursement is subject to funding
availability.
provisoire ne devrait pas dépasser 15 jours.
Lors de circonstances hors du contrôle de
l’employé, jusqu’à 15 jours supplémentaires
peuvent être remboursés, pour un maximum
de 30 jours au total, selon le financement
disponible.
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Q17. Is a newly appointed employee
Q17. Un nouvel employé a-t-il le droit de
entitled to claim for storage expenses for
their HG&E?
réclamer les frais d’entreposage de ses
effets mobiliers?
A17. Storage in transit (SIT) expenses are
R17. Les frais d’entreposage en cours de
normally not reimbursed. It is expected that
the employee will arrange for a door-to-door
move and execute a door-to-door
relocation. Should extenuating
circumstances warrant the payment of SIT,
reimbursement will require pre-approval
from the Departmental National
Coordinator.
déplacement ne sont normalement pas
remboursés. Il est prévu que l’employé
prendra les dispositions nécessaires pour un
déménagement porte-à-porte et procédera
à une réinstallation porte-à-porte. Si des
circonstances atténuantes justifient le
paiement d’entreposage en cours de
déplacement, le paiement de cet avantage
exige l’approbation du coordonnateur
ministériel national.
Q18. Can Departments/Agencies offer less
Q18. Les ministères ou agences peuvent-
than $5,000 as relocation assistance to the
newly appointed employee?
ils offrir moins de 5 000 $ d’aide à la
réinstallation au nouvel employé?
A18. The Initial Appointees Relocation
Program was created to provide consistency
of relocation benefits for newly appointed
employees to the Federal public service.
Departments/Agencies cannot negotiate
benefits for less than $5,000. The employee
is provided with the opportunity to claim
expenses up to $5,000; however, the
amount of $5,000 is made available for each
authorized relocation.
R18. Le Programme de réinstallation pour
les nouveaux employés de la fonction
publique a été créé afin d’assurer la
cohérence des avantages de réinstallation
pour les nouveaux employés de la fonction
publique. Les ministères/agences ne
peuvent pas négocier les avantages pour
moins de 5 000 $. L’employé se voit offrir la
possibilité de réclamer des dépenses jusqu’à
concurrence de 5 000 $, mais le montant de
5 000 $ est disponible pour chaque nouvel
employé autorisé pour une réinstallation.
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Foire aux questions
Q19. Is the assistance provided to a newly
Q19. L’aide accordée au nouvel employé
appointed employee pro-rated based on
the term of the assignment?
est-elle au prorata de la durée de
l’affectation?
A19. Relocation assistance is not pro-rated
R19. L’aide à la réinstallation n’est pas au
and each newly appointed employee can
claim up to $5,000 for relocation expenses.
When the term is less than two years,
funding is recovered, proportional to the
period by which the service falls short of the
original duration of the term. The
department would administer this recovery.
prorata et chaque nouvel employé peut
réclamer des frais de réinstallation jusqu’à
concurrence de 5 000 $. Lorsque la durée de
l’affectation est inférieure à deux (2) ans et
si le terme original n’est pas complété, les
fonds sont récupérés, proportionnels à la
période de service continu manquant pour
terminer le terme original. Le ministère
serait alors chargé de gérer ce
recouvrement.
Q20. Can a Department/Agency deny
Q20. Un ministère ou une agence peut-il
relocation benefits to a newly appointed
employee who wants to move less than 40
km closer to the new workplace?
refuser des avantages de réinstallation à un
nouvel employé de la fonction publique qui
veut déménager à moins de 40 kilomètres
de son lieu de travail?
A20.
R20.
When the distance is less than 40 km,
relocation is not normally authorized. In
unusual and exceptional circumstances,
relocations less than 40 km may be
approved by the Departmental National
Coordinator. An example where a relocation
of less than 40 km would be approved would
be to allow an employee whose family
requires accessible transit, to relocate closer
to a designated accessible bus route.
Reimbursement of expenses for relocation
less than 40 km is fully taxable benefits.
Lorsque la distance est de moins de
40 kilomètres, la réinstallation n’est
normalement pas autorisée. Dans des
circonstances inhabituelles et
exceptionnelles, une réinstallation de moins
de 40 kilomètres doit être approuvée par le
coordonnateur ministériel national. Un
exemple où une réinstallation de moins de
40 km serait approuvée serait de permettre
à un employé dont la famille exige un
transport accessible de déménager à
proximité d’une ligne d’autobus désignée
comme accessible.
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Frequently Asked Questions
Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique
Foire aux questions
Q21. Are newly appointed employees
Q21. Les nouveaux employés sont-ils
obligated to move their HG&E under the
Central Removal Services (CRS) contract?
tenus de déménager leurs effets mobiliers
en vertu du contrat du SCD?
A21. No; newly appointed employees may
R21. Non, les nouveaux employés peuvent
move their HG&E through the supplier of
their choice. Reimbursement in part or in full
is subject to funding availability.
déménager leurs effets mobiliers par
l’entremise du fournisseur de leur choix. Le
remboursement, en tout ou en partie, est
assujetti au financement disponible.
Q22. Are newly appointed employees
Q22. Les nouveaux employés sont-ils
obligated to make their commercial travel
arrangements through the federal
government’s contracted travel services?
tenus de réserver leur vol commercial par
l’entremise des services de voyage retenus
par le gouvernement?
A22. No; newly appointed employees may
arrange commercial travel through the
carrier of their choice. Reimbursement in
part or in full is subject to funding
availability.
R22. Non, les nouveaux employés peuvent
réserver leur vol commercial par l’entremise
du transporteur de leur choix. Le
remboursement, en tout ou en partie, est
assujetti au financement disponible.
Q23. As a newly appointed employee to
Q23. En tant que nouvel employé à la
the Federal public service, am I restricted in
the services I engage in during my
relocation?
fonction publique, suis-je limité quant aux
services que j’utilise pour ma réinstallation?
A23. The employer has allocated a sum of
R23. L'employeur a alloué une somme de
$5,000 to each newly appointed employee’s
relocation file to assist in defraying
relocation expenses. This funding cannot be
applied against the sale or acquisition of a
principal residence. However, as a newly
appointed employee, you may engage in any
third party service provider to ship your
personal belongings or to issue an airline
ticket. All fees associated with these services
are restricted to the Federal Government’s
rates under the Integrated Relocation
Program.
5 000 $ pour le dossier de réinstallation de
chaque nouvel employé pour aider à
défrayer les dépenses de réinstallation. Ce
financement ne peut être appliqué à la
vente ou à l'acquisition d'une résidence
principale. Toutefois, en tant que nouvel
employé, vous pouvez faire appel à un tiers
fournisseur de service pour expédier vos
biens ou pour émettre vos billets d'avion.
Tous les frais associés à ces services sont
limités aux taux du gouvernement fédéral
dans le cadre du Programme de
réinstallation intégré.
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Initial Appointees Relocation Program
Frequently Asked Questions
Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique
Foire aux questions
Q24. I am a newly appointed employee to
Q24. Je suis une personne nouvellement
the Federal public service. How do I get
access to a relocation package?
nommée à la fonction publique. Comment
puis-je accéder à une trousse sur la
réinstallation?
A24.
Once the engaging
Department/Agency has authorized your
relocation with Brookfield GRS, you will
receive an e-mail notification to proceed
with on-line registration. Upon successful
registration you will be contacted by
Brookfield.
R24. Vous serez inscrit auprès des SGR
Brookfield par votre ministère ou agence
d’embauche et recevrez un avis par courriel
vous demandant de procéder à votre
inscription en ligne. Les SGR Brookfield
entreront en contact avec vous lorsque votre
inscription aura été complétée avec succès.
Q25. As a newly appointed employee, can
Q25. En tant que nouvel employé, puis-je
I use Central Removal Services (CRS) or the
federal government’s contracted travel
services?
utiliser le Service central de déménagement
(SCD) ou les services de voyage retenus par
le gouvernement?
A25. No. Reimbursement is made directly
to you for relocation costs incurred up to the
funding allocated.
R25. Non. Le remboursement est effectué
directement à vous pour les frais de
réinstallation encourus jusqu'à concurrence
du financement alloué.
Q26. My current Employer won’t grant me
Q26. Mon employeur actuel ne m'accorde
the time off required to conduct a HHT.
May I seek reimbursement for a commuting
HHT and can I divide my HHT in two
weekends?
pas le temps nécessaire pour effectuer un
VRL. Puis-je demander un remboursement
pour le trajet du VRL et puis-je partager
mon VRL en deux weekends?
A26.
R26. Les employés nouvellement nommés
Newly appointed employees are not
entitled to more than one HHT, nor can they
claim for a commuting HHT. The intent of
the Initial Appointee’s Relocation Program is
to reimburse employees for one full HHT
trip; thus 5 days on-site and 2 travel days. It
is expected that the trip will be conducted in
7 consecutive days. No reimbursement will
be made for a HHT where the days were
split.
n'ont pas droit à plus d'un VRL et ne peuvent
pas non plus réclamer le trajet pour un VRL.
L’objectif du programme de réinstallation
pour les nouveaux employés est de
rembourser les employés pour un VRL
complet; donc 5 jours sur place et 2 jours de
voyagement. Il est prévu que le
déplacement sera effectué en 7 jours
consécutifs. Aucun remboursement ne sera
accordé pour un VRL où les journées étaient
divisées.
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Initial Appointees Relocation Program
Frequently Asked Questions
Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique
Foire aux questions
Q27.
Am I entitled to a car rental for the
travel to and from my HHT as well as during
my HHT?
Q27.
A27.
When travel between origin and
destination can reasonably be completed in
one day, car rental expenses to and from the
new place of work at destination may be
claimed in addition to the car rental
expenses on-site. When reimbursement is
sought, it shall not exceed the basic
entitlement of 7 days/6 nights. When travel
to and from the new place of work at
destination is greater than a day’s travel, car
rental is not deemed a reasonable mode of
transportation. In such cases, the employee
is expected to use commercial
transportation as a means of travel to and
from the new place of work. Once at
destination, car rental expenses may be
claimed to a maximum of 5 days.
R27. Lorsque le déplacement entre l'origine
Q28.
There was little time between the
acceptance of my employment with the
Federal Government and my actual start
date. As such, I was not able to conduct a
HHT prior to my move. Am I entitled to the
reimbursement of HHT-like expenses once
on-site?
Q28. Il y avait peu de temps entre
A28.
R28. Quand un VRL n'a pas été effectué
When an HHT was not taken prior to
the move, HHT-like expenses may be
claimed, however, this shall not extend the
duration of IAM&MA.
Ai-je droit à une location de voiture
pour me rendre et revenir de mon VRL ainsi
que pendant mon VRL?
et la destination peut raisonnablement être
effectué en une journée, les frais de location
de voiture aller-retour au nouveau lieu de
travail à destination peuvent être réclamés
en sus des frais de location de voiture sur
place. Lorsque le remboursement est
demandé, il ne doit pas dépasser le droit
fondamental de 7 jours / 6 nuits. Lorsque le
déplacement aller-retour au nouveau lieu de
travail à destination est supérieur à une
journée de voyagement, la location de
voiture n'est pas considérée comme un
mode de transport raisonnable. Dans de tels
cas, l'employé est tenu d'utiliser le transport
commercial comme moyen de transport
vers et depuis le nouveau lieu de travail. Une
fois à destination, les frais de location de
voiture peuvent être réclamés pour un
maximum de 5 jours.
l'acceptation de mon offre d’emploi avec le
gouvernement fédéral et ma date réelle de
début. Je n’ai donc pas été en mesure
d'effectuer un VRL avant mon
déménagement. Ai-je droit au
remboursement des frais normalement
encourus lors d’un VRL une fois sur place?
avant le déménagement, les frais
normalement encourus lors d’un VRL
peuvent être réclamés, cependant, cela ne
doit pas prolonger la durée de l’HP et IFA.
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Frequently Asked Questions
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Q29.
My children accompanied me while
on my HHT, however, I incurred child care
expenses while at destination due to a busy
schedule. Can I seek reimbursement for
these expenses?
Q29. Mes enfants m'ont accompagné lors
A29.
R29. Les frais réels et raisonnables de garde
de mon VRL, cependant, j’ai eu recours à
une gardienne à destination en raison d'un
horaire chargé. Puis-je demander le
remboursement de ces frais?
Actual and reasonable child care
expenses while on a HHT may be claimed; so
long the expenses are supported by original
receipts.
d'enfants pendant un VRL peuvent être
réclamés; tant que les frais sont appuyés par
les reçus originaux.
Q30.
During the preparation stage of the
shipment of my HG&E, I incurred child care
expenses for my children. Are these
expenses reimbursable under the Initial
Appointees Relocation Program?
Q30. Au cours de la phase de préparation
A30.
Actual and reasonable child care
expenses may be reimbursed for the pack
and unpack days. Expenses incurred during
the load and unload days are not an
entitlement and will not be reimbursed.
R30. Les frais réels et raisonnables de garde
Q31.
Can a car rental be used as my mode
of transportation during my travel to new
location?
Q31. Puis-je utiliser une voiture de
A31.
R31. La location d’une voiture utilisée pour
compléter le voyage vers le nouveau lieu de
travail n’est pas un moyen de transport
acceptable et ne sera pas remboursé si
réclamée.
Car rentals used to complete the
travel to new location are not an acceptable
means of transportation and will not be
reimbursed if claimed.
de l'expédition de mes effets mobiliers, j'ai
engagé des frais de garde pour mes enfants.
Ces frais sont-ils remboursables en vertu du
Programme de réinstallation pour les
nouveaux employés?
d'enfants peuvent être remboursés pour les
jours d’emballage et de désemballage. Les
dépenses engagées au cours des journées
d’emballage et de désemballage ne sont pas
un droit et ne seront pas remboursées.
location comme moyen de transport pour
mon voyage jusqu'au nouveau lieu de
travail?
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Frequently Asked Questions
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Foire aux questions
Q32.
I have very few household goods to
ship and was thinking of using services
through Greyhound or Purolator to ship my
belongings. May I claim reimbursement for
such services?
Q32. J'ai peu d’effets mobiliers à
A32.
No. The intent of the Initial
Appointees Relocation Program is to
reimburse actual and reasonable expenses
incurred during the move. Expenses related
to the shipment of HG&E incurred through
services such as Greyhound bus lines or mail
will not be reimbursed. Newly appointed
employees are expected to ship their goods
through professional movers or via U-Haul.
Any other means of shipment will not be
reimbursed.
R32. Non.
L’objectif du Programme de
réinstallation pour les nouveaux employés
est de rembourser les dépenses réelles et
raisonnables engagées pendant le
déménagement. Les dépenses liées à
l'expédition des AM et EP engagées par des
services tels que les lignes de bus Greyhound
ou la poste ne seront pas remboursées. On
s’attend à ce que les employés nouvellement
nommés expédient leurs biens par
l’entremise de déménageurs professionnels
ou par U-Haul. Tout autre moyen de
transport ne sera pas remboursé.
Q33.
I am currently residing with a friend,
but have stored some of my household
goods at my parents’ home. Will additional
costs incurred to pick-up my HG&E be
reimbursed?
Q33. Je reste présentement avec un ami,
A33.
R33. Il est prévu que les employés
It is expected that newly appointed
employees will ship goods from their
residence at origin to their new residence at
destination. Reimbursement will only be
made for one shipment of HG&E, thus if the
employee arranges two pick-up services,
costs associated with the second pick-up will
not be reimbursed.
déménager et j’ai pensé utiliser un service
comme Greyhound ou Purolator pour
l’expédition de mes affaires. Puis-je
demander le remboursement de ces
services?
mais j’ai entreposé certains de mes biens
chez mes parents. Est-ce que les coûts
supplémentaires engagés pour reprendre
mes AM et EP seront remboursés?
nouvellement nommés expédieront leurs
biens à partir de leur résidence à l'origine à
leur nouvelle résidence au lieu de
destination. Un remboursement ne sera
accordé que pour une seule expédition des
AM et EP, ainsi, si l'employé organise deux
services de cueillette, les coûts associés à la
deuxième cueillette ne seront pas
remboursés.
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Foire aux questions
Q34.
Rather than stay at a hotel on my
pack day, my family and I slept in a tent in
our yard. Am I entitled to claim the private
accommodations allowance for that night?
Q34. Plutôt que de séjourner dans un
A34.
No. Private accommodations may
not be claimed when staying in (or at) the
principal residence, however, meal
allowances per family member and one
incidental allowance per family per day may
be claimed during such days.
R34. Non.
Des frais pour un logement privé
ne peuvent être réclamés en cas de séjour à
la résidence principale, cependant, les
indemnités de repas par membre de la
famille et une indemnité pour frais
accessoires par famille et par jour peuvent
être réclamées pour ces journées.
Q35.
My relocation was authorized once I
was already at my new place of work. As
such, I incurred travel expenses in order to
travel to the new place of duty for my
training orientation prior to the file
authorization date. Will this travel expense
be reimbursed?
Q35. Ma réinstallation a été autorisée
A35. When a newly appointed employee is
R35. Quand un employé nouvellement
a trainee at the new place of work prior to
the file authorization date, if relocation
expenses were incurred up to 30 days prior
to the acceptance of the letter of offer,
Departmental National Coordinator approval
must be granted prior to the
reimbursement. For example, an employee
proceeding to the new place of work for
training purposes prior to the file
authorization date will be reimbursed so
long DNC approval was granted. In such
scenarios, employees would not qualify for a
return trip to affect the move.
nommé est stagiaire au nouveau lieu de
travail avant la date d'autorisation du
dossier, si les dépenses de réinstallation ont
été engagées jusqu'à 30 jours avant
l'acceptation de la lettre d'offre d’emploi,
l’approbation du coordonnateur ministériel
national doit être accordée avant le
remboursement. Par exemple, un employé
qui se rend à son nouveau lieu de travail à
des fins de formation avant la date
d'autorisation du dossier sera remboursé si
l’approbation du CMN a été accordée. Dans
de tels scénarios, l’employé ne serait pas
admissible à un voyage aller-retour pour
participer au déménagement.
Any expenses incurred more than 30 days
prior to the acceptance of the offer letter
would not be reimbursable, unless TBS
provided approval due to exceptional
hôtel le jour de l’emballage, ma famille et
moi avons dormi dans une tente dans notre
cour. Suis-je en droit de réclamer
l’allocation pour logement privé pour cette
nuit?
après que j'étais déjà à mon nouveau lieu
de travail. En tant que tel, j'ai engagé des
frais de déplacement pour me rendre à mon
nouveau lieu de travail pour mon
orientation de formation avant la date
d'autorisation de mon dossier. Ces frais de
déplacement seront-ils remboursés?
Tout frais engagés plus de 30 jours avant
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circumstances. Should a newly appointed
employee have concerns, Brookfield GRS
would invite them to discuss this with their
Relocation Coordinator.
l'acceptation de la lettre d'offre d’emploi ne
seraient pas remboursables, à moins que le
SCT ait donné son approbation en raison de
circonstances exceptionnelles. Si un
employé nouvellement nommé a des
inquiétudes, les SGR Brookfield l’invite à en
discuter avec son coordonnateur en
réinstallation.
Q36.
May I claim reimbursement for pet
care during my move?
Q36. Puis-je demander le remboursement
A36.
Reimbursement of pet care is limited
to expenses incurred during the HHT. All
other pet care expenses will not be
reimbursed.
R36. Le remboursement de frais de garde
d’animaux de compagnie est limité aux
dépenses engagées au cours du VRL. Toutes
les autres dépenses de garde pour animaux
de compagnie ne seront pas remboursées.
Q37.
I have incurred additional expenses
for the shipment of my pet. Can I claim
reimbursement?
Q37. J'ai engagé des dépenses
A37.
R37.
Pet shipment, pet kennel fees and
additional costs incurred through
commercial lodging because of a pet cannot
be claimed through this relocation program.
These expenses remain the responsibility of
the newly appointed employee.
des frais de garde d’animaux de compagnie
au cours de mon déménagement?
supplémentaires pour l'expédition de mon
animal de compagnie. Puis-je demander le
remboursement?
Les frais d’expédition des animaux de
compagnie, de chenil et les coûts
supplémentaires occasionnés par
l'hébergement commercial en raison d'un
animal ne peuvent être remboursés par le
biais de ce programme de réinstallation. Ces
frais restent à la charge de l'employé
nouvellement nommé.
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Q38.
Are there any limitations in regards
to my mode of transportation during my
travel to new location?
Q38. Y a-t-il des limites en ce qui concerne
A38.
Yes. Newly appointed employees are
expected to use commercial transportation,
such as airplane or train, or their own PMV
as a mode of transportation during their
travel to new location. Employees are not
entitled to a car rental during the trip or at
either points of origin and destination.
Lastly, employees proceeding to the new
location as a passenger in a vehicle and
incurring expenses will not be reimbursed.
R38. Oui.
Les employés nouvellement
nommés sont tenus d'utiliser le transport
commercial, comme l'avion ou le train, ou
leur véhicule personnel en tant que moyen
de transport au cours de leur voyage
jusqu'au nouveau lieu de travail. Les
employés n'ont pas droit à une location de
voiture durant le voyage, et non plus à
l’origine ou à destination. Enfin, les
employés qui se rendent à leur nouveau lieu
de travail en tant que passager dans un
véhicule et qui engagent des dépenses ne
seront pas remboursés.
Q39.
I must vacate my current home, but
will need to store my HG&E until my house
at the new place of work is available. May I
claim these storage expenses?
Q39. Je dois quitter mon logement actuel,
A39.
R39. Les frais d’entreposage ne sont pas
Storage expenses are not
reimbursable for newly appointed
employees. The intent of the Initial
Appointees Relocation Program is to assist
newly appointed employees when shipping
their HG&E from one place of residence at
origin to the new place of residence at
destination. No expenses incurred because
of storage, whether it be short or long term,
will be reimbursed.
mon moyen de transport au cours de mon
voyage jusqu'au nouveau lieu de travail?
mais il faudra que j’entrepose mes effets
mobiliers jusqu'à ce que ma maison au
nouveau lieu de travail soit disponible.
Puis-je réclamer le remboursement de ces
frais d’entreposage?
remboursés pour les employés
nouvellement nommés. L’objectif du
Programme de réinstallation pour les
nouveaux employés est d'aider les employés
nouvellement nommés lors de l'expédition
de leurs effets mobiliers de leur lieu de
résidence au lieu d'origine au nouveau lieu
de résidence à destination. Aucun frais
encourus en raison de l’entreposage, que ce
soit à court ou à long terme, ne seront
remboursés.
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