GC Relocation Policy of Initial Appointees / GC Politique de
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GC Relocation Policy of Initial Appointees / GC Politique de
Treasury Board of Canada Secretariat Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada TBS RELOCATION POLICY FOR INITIAL APPOINTEES (OTHER THAN EX / GIC APPOINTEES) POLITIQUE DE RÉINSTALLATION DU SCT POUR NOUVEAUX EMPLOYÉS (AUTRES QUE LES EX / NOMINATIONS PAR LE GC) Effective April 01, 2009 Effectif le 1er avril 2009 Addendum Initial Appointees Relocation Program Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Table of contents Article Table des matières Effective Date 1.01 Entrée en vigueur Purpose and Scope 1.02 Objet et portée Eligibility 1.03 Admissibilité Administration 1.04 Administration 40 Kilometre Rule 1.05 Règle de 40 kilomètres Advance of Funds 1.06 Avance de fonds Customized Funding Envelope 1.07 Enveloppe de financement sur mesure Relocation Expenses 1.08 Dépenses de réinstallation Non-Accountable Incidental Expenses Allowance 1.09 Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification Limitations 1.10 Restrictions HGRS Contract 1.11 Contrat du SDAM Travel Arrangements 1.12 Préparatifs de voyages Accommodation Expenses 1.13 Dépenses d’hébergement Essential Staffing Assistance 1.14 Aide essentielle en mesure de dotation Ab Initio 1.15 Ab Initio 1 Addendum Initial Appointees Relocation Program 1.01 Effective Date The Initial Appointees Relocation Program came into effect 1 December 2007. All newly appointed employees other than EX/GIC appointees to the Federal public service who accept a letter of offer on or after 1 December 2007, will be relocated under the Initial Appointees Relocation Program. This program is annexed to the current National Joint Council Relocation Directive. 1.02 Purpose and Scope The Initial Appointees Relocation Program provides newly appointed employees with: the sum of up to five thousand dollars ($5, 000.00) shall be made available in their Customized Funding envelope =all unused funds will be returned to the employing department; and with the Government's Contracted Relocation Services Provider who will provide the newly appointed employees with professional assistance such as counselling on the relocation benefits available, guidance on accommodation at the new location and expense management, along with several other relocation services per section 1.08 of this Directive. The Relocation Program (RP) rates, definition and principles will apply. Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique 1.01 Entrée en vigueur Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique est entré en vigueur le 1 décembre 2007. Tous les nouveaux employés nommés à la fonction publique fédérale, autres que les EX/GIC, acceptant une lettre d’offre le ou après le 1 décembre 2007 seront réinstallés selon les termes de ce programme. Ce programme est en annexe à la Directive de réinstallation du Conseil national mixte en vigueur présentement. 1.02 Objet et portée Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique procure aux employés nouvellement nommés: un montant allant jusqu’à cinq mille dollars (5 000$) devras être mis à leur disposition dans leur composante de financement sur mesure =- tous fonds inutilisés seront retournés au ministère employeur; et un contrat avec un fournisseur de services de réinstallation qui donnera un soutien professionnel aux employés nouvellement nommés, tel que des conseils sur les avantages offerts aux personnes réinstallées, un aperçu de l’hébergement disponible à leur lieu d’affectation et des indications sur la gestion des dépenses, en plus d’autres services connexes selon l’article 1.09. Les taux, définitions et principes du Programme de réinstallation intégrée (PR) s’appliqueront. 2 Addendum Initial Appointees Relocation Program Assistance shall only be extended if the appointee is prepared to sign a two-year service agreement specifying that if the appointee terminates employment and thereby fails to complete a continuous twoyear period with the federal government, the employee shall repay directly to the engaging department, a portion of the relocation assistance provided, proportional to the period by which the employee's continuous service falls short of two years. For specified term appointments of less than two years, the reimbursement will be proportional to the period by which the employee's service falls short of the original duration of the term. 1.03 Eligibility All newly appointed employees (other than EX/GIC) to the public service must be relocated under the Initial Appointees Relocation Program. This includes relocations from abroad on initial appointment. A newly appointed employee is defined as a person recruited from outside the Public Service and appointed or on assignment to a department or agency listed in Schedules I and IV of the Financial Administration Act, for a duration of one year (365 days) or more. Members of the Canadian Forces and the RCMP on initial appointment to the Public Service are considered to have the status of appointees. Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Ce soutien ne pourra être accordé que si la personne nommée est prête à signer une entente de service de deux ans précisant que si elle cesse de travailler et, par conséquent, manque à son engagement de compléter une période d’emploi ininterrompue de deux ans au service du gouvernement fédéral, elle devra rembourser directement au ministère employeur une partie de l’aide à la réinstallation obtenue, proportionnelle à la période de service continu qu’il manquera pour terminer les deux ans requis. Pour une période d’affectation fixe si celle-ci est en deçà de deux ans, le remboursement sera proportionnel à la période qu’il manquera à l’employé pour terminer la durée du terme original. 1.03 Admissibilité Tous les nouveaux employés nommés à la fonction publique (à l’exception des EX et GIC) doivent être réinstallés sous le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Ceci inclus les réinstallations provenant de l’étranger lors d’une première nomination. Le terme personne nouvellement nommée désigne une personne recrutée à l’extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné aux Annexes I et IV de la Loi sur l’administration financière, pour une période d’un an (365 jours) ou plus. Les membres des Forces canadiennes et de la GRC qui font l’objet d’une première nomination à la fonction publique sont considérés personne nommée. 3 Addendum Initial Appointees Relocation Program 1.04 Administration 1.04.1 The Contracted Relocation Services Provider providing services for the Integrated Relocation Program is responsible to reimburse relocation related expenses to newly appointed employees relocated under the Initial Appointees Relocation Program. No relocation expenses are to be reimbursed internally, by the Departments. 1.04.2 The employer has the responsibility to authorize a relocation and to ensure that all relocation arrangements are consistent with the provisions of this Addendum-Initial Appointees Relocation Program. In exceptional circumstances, the Departmental National Coordinator may post authorize relocation expenses incurred up to 30 days prior to the acceptance of the letter of offer by the initial appointee. In post authorization cases of more than 30 days, the approval of the Program Authority at TBS is required. 1.05 40 Kilometre Rule Should the relocation not meet the 40Km rule outlined in the Income Tax Act, all relocation benefits paid to the newly appointed employee may be taxable. Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique 1.04 Administration 1.04.1 Le fournisseur de services de réinstallation pour le Programme de réinstallation intégré est responsable de rembourser les dépenses afférentes à la réinstallation aux employés nouvellement nommés qui seront réinstallés dans le cadre du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Aucune dépense de réinstallation ne devra être remboursée à l’interne, par les ministères. 1.04.2 Il incombe à l’employeur d’autoriser les réinstallations et de s’assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente Addendum-Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national peut autoriser à posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu’à 30 jours avant l’acceptation de la lettre d’offre par le nouvel employé. Dans les cas d’autorisation a posteriori de dépenses engagées au-delà du délai de 30 jours, il est nécessaire d’obtenir l’approbation du responsable du programme au SCT. 1.05 Règle de 40 kilomètres Si la réinstallation ne respecte pas la « règle des 40 kilomètres » énoncée dans la Loi de l’impôt sur le revenu, toutes les indemnités de réinstallation payées à l’employé nouvellement nommé peuvent être imposables. 4 Addendum Initial Appointees Relocation Program 1.06 Advance of Funds Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique 1.06 Avance de fonds Advance of funds can be made to the newly appointed employee for anticipated relocation expenses. Des avances de fonds peuvent être effectuées pour un employé nouvellement nommé pour des dépenses de réinstallation anticipées. The advance cannot exceed the funds remaining in the Customized envelope at the time the advance request is made and is limited to a maximum of $5,000.00. L’avance ne peut dépasser le montant des fonds restants dans la composante sur mesure au moment de la demande d’avance et elle est limitée à un maximum de 5 000$. At the conclusion of the file, any unused advances must be immediately reimbursed directly to the contracted relocation service provider upon notification. A la conclusion du dossier, toute partie non utilisée de l’avance de fonds devra, sur demande, être immédiatement remboursée directement au fournisseur de services de réinstallation. 1.07 1.07 Customized Funding Envelope The Customized funding is provided by the employer to allow newly appointed employees to claim expenses that are relocation related, up to a maximum of $5,000.00. It provides the flexibility to claim items that best meet the employees' relocation needs. Unused or remaining monies shall be returned to the Receiver General of Canada/department and are not payable to the newly appointed employee as a cash-payout. The relocation file must be closed upon conclusion of the move or 12 months from registration date, whichever comes first. The IRP’s Core and Personalized funding envelopes do not apply. Enveloppe de financement sur mesure L’enveloppe de financement sur mesure est offerte par l’employeur pour permettre aux nouveaux employés de la fonction publique de réclamer des dépenses liées à la réinstallation, jusqu’à concurrence de 5 000 $. Il fournit la flexibilité de réclamer les articles qui répondent mieux aux besoins en réinstallation des employés. La somme restante ou inutilisée devra être retournée au receveur général du Canada/ministère et n’est pas payable en espèces au nouvel employé. Le dossier de réinstallation doit être fermé à la conclusion du déménagement ou 12 mois de la date d'enregistrement, premier en date de ces jours étant retenus. Les enveloppes de financement des composantes de base et personnalisée du PRI ne s’appliquent pas. 5 Addendum Initial Appointees Relocation Program 1.08 Relocation Expenses Relocation expenses must be directly attributable to the relocation, and must be clearly reasonable and justifiable. They must not upgrade the financial position of the newly appointed employee and must be supported by receipts. The employee shall submit a complete relocation expense claim with necessary supporting documentation within 60 days after the date of the employee’s arrival at the new place of duty. The provisions shall provide only for the employee's legitimate expenses, without opening the way for personal gain or for the underwriting of extravagances. Relocation expenses include but are not limited to House Hunting Trip, Destination Home Inspection Trip, Interim Accommodation, Travel to new Location, Movement of House-hold Goods and Effects, Rental of Vehicle, Child Care and Pet Care. There is no assistance for disposal or acquisition of a principal residence, including rental related expenses. Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique 1.08 Dépenses de réinstallation Les dépenses de réinstallation doivent être directement attribuables à une réinstallation et doivent être clairement raisonnables et justifiables. Elles ne doivent pas bonifier le statut financier d’un employé nouvellement nommé et doivent être accompagnées de reçus. L'employé devra soumettre une réclamation complète des dépenses de réinstallation avec les pièces justificatives nécessaires dans les 60 jours après la date de l'arrivée de l’employé au nouveau lieu de travail. Les dispositions doivent s’appliquer aux dépenses légitimes de l’employé, sans permettre un gain personnel ou d’extravagances. Les dépenses de réinstallation comprennent, sans s’y limiter, le voyage de recherche d’un logement, le voyage d’inspection à destination, le logement provisoire, le voyage vers la nouvelle localité, le transport des effets et du mobilier, la location d’une automobile, la garde des enfants et la garde des animaux de compagnie. Aucune aide n’est accordée pour l’acquisition ou la disposition d’une résidence principale, incluant les dépenses reliées à la location. 1.09 Non-Accountable Incidental Expenses Allowance 1.09 Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification Newly appointed employees may claim a Non Accountable Incidental Expense Allowance in the amount of $650 as part of the $5,000.00 allocation of Customized funds. Les employés nouvellement nommés peuvent réclamer une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $, qui sera puisée à même la somme de 5 000 $ de l’enveloppe de financement sur mesure. Receipts are not required however they should be retained by the newly appointed employee in the event of a Tax audit. Bien que des reçus ne soient pas exigés, l’employé nouvellement nommé devrait les conserver en prévision d’une éventuelle vérification fiscale. 6 Addendum Initial Appointees Relocation Program Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique The newly appointed employee must sign a statement certifying that the expenses were incurred. L’employé nouvellement nommé doit signer une déclaration certifiant que les dépenses ont été encourues. 1.10 1.10 Limitations Restrictions The meal allowance while on relocation Status is reflective of the current Treasury Board Travel Directive Rates per person plus only one incidental allowance per family unit per day. L’allocation de repas lors des déplacements est conforme au taux établi dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor en vigueur, auquel s’ajoutera une seule allocation de frais accessoires par jour par famille. The kilometric allowance is reflective of the current Treasury Board Travel Directive kilometric rate. L’allocation de kilométrage est conforme au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. The private accommodation allowance of $50.00 is payable per family unit, in lieu of commercial accommodation, for each night of interim lodgings occupied and is reflective of the current national Joint Council Relocation Directive rate. Une allocation de logement privé de 50 $ par nuit par famille sera payée, en remplacement d’un hébergement commercial, pour chaque nuit passée en logement provisoire, conformément au taux en vigueur établi par la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte. 1.11 1.11 HGRS Contract Contrat du SDAM There is no authority to utilize the services of the current household goods and effects contract. The newly appointed employee is to arrange for the shipment of his/her household goods and effects and claim reimbursement for expenses incurred. Il n’y a aucune autorisation d’utiliser le contrat pour les Services de déménagement d’articles de ménage. L’employé nouvellement nommé devra prendre les arrangements pour déménager ses effets personnels et son mobilier, et réclamer le remboursement des dépenses encourues. 1.12 1.12 Travel Arrangements There is no authority to utilize the Government contracted travel services. The newly appointed employee must arrange for his/her own travel and claim for expenses such as air, train or bus charges. Préparatifs de voyages Il n’y a aucune autorisation d’utiliser les services de voyages retenus par le gouvernement. L’employé nouvellement nommé doit faire ses propres réservations de voyage et réclamer le remboursement des dépenses encourues telles que les frais d’avion, train ou autobus. 7 Addendum Initial Appointees Relocation Program 1.13 Accommodation Expenses Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique 1.13 Dépenses d’hébergement There is no requirement to reside in commercial lodgings that are listed in the PWGSC Accommodation Directory. Actual and reasonable lodging expenses can be claimed. Il n’y a aucune obligation de résider dans les établissements commerciaux inscrits au répertoire d’hébergement des TPSGC. Les dépenses réelles et raisonnables d’hébergement peuvent être réclamées. 1.14 1.14 Essential Staffing Assistance Aide essentielle en mesure de dotation When considered essential for effective staffing action, relocation assistance in excess of the $5000, if any, may be negotiated with persons appointed (other than EX/GIC) to the Senior Management, Scientific and Professional, Administrative and Foreign Service, and Technical categories. All the provisions outlined in this Directive are approved. Assistance in the disposal and acquisition of accommodation shall not be given. Lorsqu’il en est considéré essentiel pour la dotation d’employés, le soutien à la réinstallation au-delà de 5 000$, s’il y a lieu, peut être négocié avec les personnes nommées (autres que EX/GIC) à des postes de : haute direction, scientifique et professionnel, administratif et service à l’étranger et aux catégories techniques. Toutes les dispositions soulignées de cette directive sont approuvées. Aucune aide ne sera accordée pour l’acquisition ou la disposition d’un logement. It may be necessary to provide additional assistance in these cases. In those instances, a detailed business case outlining the reasons and the proposed assistance inclusive of dollar value is to be submitted to the Office of the IRP Program Authority at Treasury Board Secretariat via the Departmental National Coordinator for consideration. Il peut s’avérer nécessaire de fournir un soutien additionnel dans ces situations. Dans ces cas, une analyse de cas détaillée soulignant les raisons et le soutien proposé, incluant une valeur monétaire, doit être soumise aux fins d’examen à l’attention du chef de projet du PRI au Secrétariat du Conseil du Trésor par l’entremise du coordonateur ministériel national. 1.15 1.15 Ab Initio Ab Initio The Initial Appointees Relocation Program Addendum extends to candidates with a status of a non-employee or “Ab Initio” (AIO). All Candidates, hired to undertake training prior to obtaining a position with the Public Service, shall be relocated under the terms of this addendum. The employer must refer the file of the employee to the Contracted Relocation Service Provider (CRSP). Le programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique s’étend aux candidats qui ont un statu de nonemployé ou « ab initio » (AIO). Tous les candidats embauchés pour suivre une formation afin d’obtenir un poste au sein de la fonction publique son réinstallés selon les termes de cet Addendum. L’employeur doit référer le dossier de l’employé au fournisseur de services de réinstallation (FSR). 8 Initial Appointees Relocation Program Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Frequently Asked Questions Foire aux questions Approved by Treasury Board of Canada Secretariat - March 2010 Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Mars 2010 Amended version approved by Treasury Board of Canada Secretariat - July 2010 Version modifiée approuvée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Juillet 2010 This document is prepared to assist newly appointed employees in understanding the Initial Appointees Relocation Program and serves to ensure correct and consistent application of the Relocation Program on a national basis. Ce document vise à aider les nouveaux employés à comprendre le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique et à garantir une application correcte et cohérente du Program de réinstallation sur une base nationale. Q1. Who pays for the relocation expenses Q1. Qui règle les frais de réinstallation des incurred by newly appointed employees? nouveaux employés de la fonction publique? A1. Relocation assistance will be provided R1. Une aide à la réinstallation sera accordée à chaque candidat retenu/personne nommée qui entre à l'emploi du gouvernement fédéral pour la première fois. Cette aide est composée d’une somme de 5 000 $ émise par le ministère ou l’agence d'embauche aux Services globaux de relogement Brookfield (SGR Brookfield). SGR Brookfield est l’actuel fournisseur de services de réinstallation (FSR) sous contrat avec le gouvernement fédéral pour fournir une aide à la réinstallation aux nouveaux employés de la fonction publique. Toute somme inutilisée sera restituée au gouvernement du Canada. to each successful candidate/newly appointed employee entering the employ of the Federal Government for the first time. This assistance is in the form of $5,000, advanced by the hiring Department/Agency to Brookfield Global Relocation Services (Brookfield GRS) who is the current relocation service provider on contract with the Federal Government to provide relocation assistance to newly appointed employees. Any unused amounts will be reimbursed to the Government of Canada. Page 1 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q2. How is the Contracted Relocation Q2. De quelle façon le fournisseur de Service Provider (CRSP) informed that a newly appointed employee requires relocation assistance? services de réinstallation (FSR) est-il informé qu'un nouvel employé de la fonction publique nécessite une aide à la réinstallation? A2. Upon receipt of the signed letter of R2. Sur réception d’une lettre d'offre d’emploi signée, le personnel du ministère des ressources humaines communique avec son coordonnateur ministériel en réinstallation du PRI qui inscrit le nouvel employé auprès de son fournisseur de services de réinstallation, les SGR Brookfield, via son site web protégé : www.relodialogue.com offer, departmental human resources personnel must contact their relocation program (RP) Departmental Relocation Coordinator who will register the newly appointed employee with the relocation service provider, Brookfield GRS via their secure website: www.relodialogue.com The updated list of Departmental National Coordinators is located at the following website: http://www.tbs-sct.gc.ca/hrrh/gtla-vgcl/dnc-cmn_e.asp All newly appointed employees, other than EX/GIC, fall under the Initial Appointee Relocation Program. Benefits are not negotiated as each newly appointed employee receives the same assistance. La liste actuelle des coordonnateurs ministériels nationaux en réinstallation est accessible sur le site Web suivant : http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtlavgcl/dnc-cmn-fra.asp Tous les nouveaux employés de la fonction publique, autres que les EX/GIC, relèvent du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Les prestations ne sont pas négociables car chaque nouvel employé reçoit la même aide. Q3. What services does the CRSP offer to Q3. Quels sont les services offerts aux newly appointed employees? nouveaux employés par le FSR? A3. The CRSP counsels employees on the R3. Le FSR conseille le nouvel employé sur la meilleure application possible du financement mis à sa disposition en fonction de ses besoins personnels et de ses exigences. Il est également conseillé sur les questions fiscales. Le fournisseur aide également le nouvel employé dans la gestion de son financement conformément aux exigences de la politique. best application of the funding available to them based on their personal situation and specific requirements. They will also advise on how to utilize the funds available in the most tax effective manner. The provider will further assist employees in managing their funding according to policy requirements. Page 2 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q4. Who pays the CRSP? Q4. Qui paie le FSR? A4. The hiring Department/Agency pays for the contracted fees. It also advances $5,000 to Brookfield GRS and at the conclusion of the relocation, and after file reconciliation, Brookfield GRS will reimburse all unused funds to the Crown. R4. Le ministère ou l’agence d’embauche émet une somme de 5 000 $ aux SGR Brookfield et paie pour les frais contractuels. À l'issue de la réinstallation et après la réconciliation du dossier, les SGR Brookfield s'engagent à restituer tous les fonds inutilisés à l’État. Q5. Previously, managers were able to Q5. Les gestionnaires étaient offer relocation assistance estimated to be more than $5,000. Can this continue? préalablement en mesure d’offrir une aide à la réinstallation supérieure à 5 000 $. Cela peut-il continuer? A5. The objective of this policy amendment R5. L’objectif de cet amendement à la politique est de s’assurer que toutes les personnes nouvellement nommées (autre que les EX/GIC) reçoivent un traitement juste et équitable. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) reconnaît cependant que certaines circonstances exceptionnelles peuvent justifier un financement supérieur à la limite de 5 000 $. Dans ces cas, le gestionnaire de la personne nommée doit fournir à son coordonnateur ministériel national (CMN), pour soumission au SCT, l’entière justification soutenant la demande d’excéder la limite et de combien. L’article 1.14 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique traite de l’aide essentielle en mesure de dotation. is to ensure that all newly appointed employees (other than EX/GIC) receive fair and evenly balanced treatment. The Treasury Board of Canada Secretariat (TBS) recognizes that special circumstances can require funding beyond the $5,000 limit. In such cases, the newly appointed employee’s manager must provide full justification to their Departmental National Coordinator (DNC), for onward submission to TBS along with a departmental recommendation. This justification will substantiate why the limit needs to be exceeded and by how much it is expected to be exceeded. Section 1.14 of the Initial Appointees Relocation Program addresses essential staffing assistance. Page 3 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q6. TBS has issued a bulletin advising that Q6. Le SCT a émis un bulletin avisant que certain financial authorities were delegated to Deputy Heads (DH), allowing them to approve up to $10,000 towards recruitment of a newly appointed employee. What effect does this policy change have on this delegation? certaines autorités financières ont été déléguées aux administrateurs généraux leur permettant d’approuver jusqu’à 10 000 $ pour l’embauche d’un nouvel employé. Quel est l’impact de ce changement de politique sur cette délégation? A6. It does not change the delegation. The R6. Ceci ne change en rien la délégation. special delegation for recruitment has been and remains subject to TBS’s approval of business cases for all relocation related files on an exception basis prior to the department applying the authority. La délégation spéciale pour l’embauche était et demeure sujette à l’approbation par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) d’une analyse de rentabilisation pour tout dossier de réinstallation sur une base exceptionnelle. Q7. Is the two (2) year service agreement Q7. L’entente de service de deux (2) ans still in effect? est-elle toujours en vigueur? A7. Yes, it is specifically addressed in Section 1.02 of the Initial Appointees Relocation Program. The policy change, in place since December 1, 2007, affects funding assistance only. R7. Oui, tel que décrit à l’article 1.02 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Le changement à la politique en vigueur depuis le 1 décembre 2007 n’affecte que l’aide au financement. Q8. Are employee-requested relocations Q8. Les réinstallations à la demande de still administered under Part XII of the current NJC Relocation Directive? l’employé sont-elles toujours administrées conformément à la partie XII de la Directive sur la réinstallation du CNM? A8. Yes, employee-requested relocations R8. Oui, les réinstallations à la demande de continue to be administered under Part XII of the NJC Relocation Directive. l’employé continuent d’être administrées conformément à la partie XII de la Directive sur la réinstallation du CNM. Page 4 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q9. What is the duration of a house Q9. Quelle est la durée d’un voyage à la hunting trip (HHT) for a newly appointed employee? recherche d’un logement (VRL) pour un nouvel employé de la fonction publique? A9. The Initial Appointees Relocation R9. Le Programme de réinstallation pour les Program offers an entitlement for a HHT to newly appointed employees. The entitlement is limited to 5 days of househunting at destination. nouveaux employés de la fonction publique prévoit pour les nouveaux employés un voyage de recherche de logement n’excédant pas 5 jours à destination. Q10. Can a newly appointed employee Q10. Le nouvel employé peut-il réclamer claim for expenses incurred to bring their children on a HHT? des frais encourus pour avoir amené ses enfants lors du VRL? A10. No, the newly appointed employee R10. Non, le nouvel employé ne peut cannot claim for expenses incurred to bring their children on their HHT. The Relocation Program allows for only basic expenses to be reimbursed. As such, bringing children on a HHT is considered an enhanced benefit. réclamer des frais encourus pour avoir amené ses enfants lors du VRL. Le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique permet uniquement le remboursement des frais de base et par conséquent, amener les enfants en VRL est considéré comme un avantage amélioré. Q11. Can newly appointed employees Q11. Un nouvel employé peut-il réclamer claim for a car rental during their HHT? des frais de location de véhicule pendant le VRL? A11. Yes, newly appointed employees may rent a vehicle at destination during their HHT and seek reimbursement upon their return. R11. Oui, un nouvel employé peut louer un véhicule à destination pendant son VRL et demander le remboursement à son retour. Page 5 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q12. Can newly appointed employees Q12. Un nouvel employé peut-il retarder delay the shipment of their household goods and effects (HG&E) and the relocation of family members? le déménagement de ses effets mobiliers et des membres de sa famille? A12. Newly appointed employees are expected to relocate without delay. Upon acceptance of the employment offer, it is expected that the newly appointed employee will commence relocation activities. Under extenuating circumstances, should a newly appointed employee not wish to initiate any relocation activities, a delay in relocation would have to be approved by TBS and substantiated by the Departmental National Coordinator. R12. Un nouvel employé doit déménager sans délai. Sur acceptation de l’offre d’emploi, il est attendu que le nouvel employé entreprendra ses activités de réinstallation. En vertu de circonstances atténuantes, si un nouvel employé ne désire entreprendre aucune activité de réinstallation, le délai dans la réinstallation devra être approuvé par le SCT et justifié par le coordonnateur ministériel national. Generally speaking, the move will occur and relocation expenses will be claimed within 30 days of arrival at new place of work, as outlined in Section 1.09 of the Initial Appointees Relocation Program. However, the family is not required to move within the 30 days and there is place for some flexibility. In many instances, newly appointed employees are expected to report at their place of work within a short period of accepting the offer letter. Consequently, they require a certain period of time for house hunting, disposing their previous residence and acquiring a new residence. It is reasonable for the relocation to occur within a few months from the registration date; however the relocation file must be closed upon conclusion of the move or 12 months from registration date, whichever comes first. When the newly appointed employee precedes the family at the new place of work, there is no entitlement for the employee to return home and assist with the move. Choosing to precede the family does not qualify the employee to a return trip to assist for the shipment of HG&E, as this entitlement does not exist for newly En règle générale, le déménagement aura lieu et les frais de réinstallation seront réclamés dans un délai de 30 jours de l’arrivée au nouveau lieu de travail, comme indiqué dans la l’article 1.09 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Toutefois, la famille n’est pas tenue de déménager dans ce délai de 30 jours et il y a place pour une certaine souplesse. Dans de nombreux cas, le nouvel employé doit se présenter à son lieu de travail à l’intérieur d’une courte période après avoir accepté la lettre d’offre. Par conséquent, il nécessite une certaine période de temps pour la recherche d’un logement, la disposition de la précédente résidence et l’acquisition d’une nouvelle résidence. Il est raisonnable que la réinstallation se produise en l’espace de quelques mois suivant la date d’ouverture du dossier, mais le dossier de réinstallation doit être fermé lors de la conclusion du déménagement ou 12 mois à compter de la date d’inscription, selon la première éventualité. Lorsque l’employé précède la famille au nouveau lieu de travail, il n’existe aucune indemnité pour l’employé pour réclamer des frais de retour à la maison ou d’aide au Page 6 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions appointed employees. Furthermore, under no circumstances will newly appointed employees be entitled to claim for Temporary Dual Residence Assistance (TDRA) when leaving the family behind, or for any other reason, as this benefit does not exist for newly appointed employees. déménagement. Choisir de précéder la famille n’accorde pas à l’employé la possibilité de réclamer des frais pour un retour à la maison pour aider à l’expédition des effets mobiliers, car cet avantage n’existe pas pour les nouveaux employés. En outre, en aucun cas le nouvel employé ne sera en droit de réclamer des indemnités pour occupation temporaire de deux résidences en laissant sa famille à l’origine, ou pour toute autre raison, car cette indemnité n’existe pas pour les nouveaux employés. Q13. When a newly appointed employee Q13. Lorsqu’un nouvel employé est muté relocates to Canada from outside the country, can they claim expenses incurred outside of Canada? au Canada en provenance de l’extérieur du Canada, peut-il réclamer le remboursement de frais encourus à l’extérieur du Canada? A13. Newly appointed employees can only seek reimbursement for expenses incurred upon entering Canada. Exceptionally, the cost to travel to Canada and the shipment of HG&E can be claimed, as the expenses end in Canada. However, expenses such as, but not limited to, interim accommodation, meals, and cleaning of a residence incurred outside of Canada cannot be claimed. R13. Le nouvel employé peut réclamer uniquement le remboursement de frais encourus une fois entré au Canada. Exceptionnellement, le coût du déplacement au Canada et le déménagement des effets mobiliers peut être réclamé, car les frais prennent fin au Canada. Toutefois, les dépenses telles que, mais non limitées à l’hébergement temporaire, les repas et le nettoyage d’une résidence acquise à l’extérieur du Canada ne peuvent être réclamées. Q14. Can a newly appointed employee be Q14. Le nouvel employé peut-il être reimbursed for more than one mode of transportation during travel to the new place of work? remboursé pour plus d’un mode de transport lors d’un voyage au nouveau lieu de travail? A14. Normally, only one mode of transportation is authorized when traveling to the new location. Should exceptional circumstances warrant a second mode of transportation for the employee’s family members, Departmental National Coordinator approval via TBS is required. R14. Normalement, un seul mode de transport est autorisé lors du voyage vers le nouvel emplacement. Si des circonstances exceptionnelles justifient un deuxième mode de transport pour les membres de la famille du nouvel employé, l’approbation du coordonnateur ministériel national est requise. Page 7 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q15. When more than one person in a Q15. Lorsque plus d’une personne dans un household accepts employment with the Federal Government, are both newly appointed employees entitled to relocation benefits? ménage accepte un emploi avec le gouvernement fédéral, les nouveaux employés ont-ils tous les deux droit aux avantages de réinstallation? A15. In theory, each newly appointed R15. En théorie, chaque nouvel employé employee is eligible for relocation assistance. However, benefits claimed are to remain within the intent, scope and limitations of the Initial Appointees Relocation Program and the application of public funds. Indeterminate employees already in the employ of the Federal government in such situation are into departmental cost sharing for such moves hence similarly this will be applied to IAs. Only one Non-Accountable Incidental Allowance of $650 can be claimed per household upon relocation. est admissible à l’aide à la réinstallation. Toutefois, les avantages réclamés se doivent de demeurer selon l’intention, la portée et les limites du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Les employés déjà à l'emploi du gouvernement fédéral pour une période indéterminée se retrouvant dans une telle situation sont en partage de coûts ministériels, donc de même ceci sera appliqué aux nouveaux employés. Seulement une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ peut être réclamée par ménage, au moment de la réinstallation. Q16. Are there any guidelines on the Q16. Y a-t-il des lignes directrices quant au number of days interim accommodation and meals can be claimed? nombre de jours d’hébergement provisoire et de repas pouvant être réclamés? A16. Generally, interim accommodation R16. En règle générale, l’hébergement should not exceed 15 days. When circumstances outside the employee's control warrant, up to 15 additional days can be reimbursed, for a maximum of 30 days in total. Reimbursement is subject to funding availability. provisoire ne devrait pas dépasser 15 jours. Lors de circonstances hors du contrôle de l’employé, jusqu’à 15 jours supplémentaires peuvent être remboursés, pour un maximum de 30 jours au total, selon le financement disponible. Page 8 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q17. Is a newly appointed employee Q17. Un nouvel employé a-t-il le droit de entitled to claim for storage expenses for their HG&E? réclamer les frais d’entreposage de ses effets mobiliers? A17. Storage in transit (SIT) expenses are R17. Les frais d’entreposage en cours de normally not reimbursed. It is expected that the employee will arrange for a door-to-door move and execute a door-to-door relocation. Should extenuating circumstances warrant the payment of SIT, reimbursement will require pre-approval from the Departmental National Coordinator. déplacement ne sont normalement pas remboursés. Il est prévu que l’employé prendra les dispositions nécessaires pour un déménagement porte-à-porte et procédera à une réinstallation porte-à-porte. Si des circonstances atténuantes justifient le paiement d’entreposage en cours de déplacement, le paiement de cet avantage exige l’approbation du coordonnateur ministériel national. Q18. Can Departments/Agencies offer less Q18. Les ministères ou agences peuvent- than $5,000 as relocation assistance to the newly appointed employee? ils offrir moins de 5 000 $ d’aide à la réinstallation au nouvel employé? A18. The Initial Appointees Relocation Program was created to provide consistency of relocation benefits for newly appointed employees to the Federal public service. Departments/Agencies cannot negotiate benefits for less than $5,000. The employee is provided with the opportunity to claim expenses up to $5,000; however, the amount of $5,000 is made available for each authorized relocation. R18. Le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique a été créé afin d’assurer la cohérence des avantages de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Les ministères/agences ne peuvent pas négocier les avantages pour moins de 5 000 $. L’employé se voit offrir la possibilité de réclamer des dépenses jusqu’à concurrence de 5 000 $, mais le montant de 5 000 $ est disponible pour chaque nouvel employé autorisé pour une réinstallation. Page 9 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q19. Is the assistance provided to a newly Q19. L’aide accordée au nouvel employé appointed employee pro-rated based on the term of the assignment? est-elle au prorata de la durée de l’affectation? A19. Relocation assistance is not pro-rated R19. L’aide à la réinstallation n’est pas au and each newly appointed employee can claim up to $5,000 for relocation expenses. When the term is less than two years, funding is recovered, proportional to the period by which the service falls short of the original duration of the term. The department would administer this recovery. prorata et chaque nouvel employé peut réclamer des frais de réinstallation jusqu’à concurrence de 5 000 $. Lorsque la durée de l’affectation est inférieure à deux (2) ans et si le terme original n’est pas complété, les fonds sont récupérés, proportionnels à la période de service continu manquant pour terminer le terme original. Le ministère serait alors chargé de gérer ce recouvrement. Q20. Can a Department/Agency deny Q20. Un ministère ou une agence peut-il relocation benefits to a newly appointed employee who wants to move less than 40 km closer to the new workplace? refuser des avantages de réinstallation à un nouvel employé de la fonction publique qui veut déménager à moins de 40 kilomètres de son lieu de travail? A20. R20. When the distance is less than 40 km, relocation is not normally authorized. In unusual and exceptional circumstances, relocations less than 40 km may be approved by the Departmental National Coordinator. An example where a relocation of less than 40 km would be approved would be to allow an employee whose family requires accessible transit, to relocate closer to a designated accessible bus route. Reimbursement of expenses for relocation less than 40 km is fully taxable benefits. Lorsque la distance est de moins de 40 kilomètres, la réinstallation n’est normalement pas autorisée. Dans des circonstances inhabituelles et exceptionnelles, une réinstallation de moins de 40 kilomètres doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national. Un exemple où une réinstallation de moins de 40 km serait approuvée serait de permettre à un employé dont la famille exige un transport accessible de déménager à proximité d’une ligne d’autobus désignée comme accessible. Page 10 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q21. Are newly appointed employees Q21. Les nouveaux employés sont-ils obligated to move their HG&E under the Central Removal Services (CRS) contract? tenus de déménager leurs effets mobiliers en vertu du contrat du SCD? A21. No; newly appointed employees may R21. Non, les nouveaux employés peuvent move their HG&E through the supplier of their choice. Reimbursement in part or in full is subject to funding availability. déménager leurs effets mobiliers par l’entremise du fournisseur de leur choix. Le remboursement, en tout ou en partie, est assujetti au financement disponible. Q22. Are newly appointed employees Q22. Les nouveaux employés sont-ils obligated to make their commercial travel arrangements through the federal government’s contracted travel services? tenus de réserver leur vol commercial par l’entremise des services de voyage retenus par le gouvernement? A22. No; newly appointed employees may arrange commercial travel through the carrier of their choice. Reimbursement in part or in full is subject to funding availability. R22. Non, les nouveaux employés peuvent réserver leur vol commercial par l’entremise du transporteur de leur choix. Le remboursement, en tout ou en partie, est assujetti au financement disponible. Q23. As a newly appointed employee to Q23. En tant que nouvel employé à la the Federal public service, am I restricted in the services I engage in during my relocation? fonction publique, suis-je limité quant aux services que j’utilise pour ma réinstallation? A23. The employer has allocated a sum of R23. L'employeur a alloué une somme de $5,000 to each newly appointed employee’s relocation file to assist in defraying relocation expenses. This funding cannot be applied against the sale or acquisition of a principal residence. However, as a newly appointed employee, you may engage in any third party service provider to ship your personal belongings or to issue an airline ticket. All fees associated with these services are restricted to the Federal Government’s rates under the Integrated Relocation Program. 5 000 $ pour le dossier de réinstallation de chaque nouvel employé pour aider à défrayer les dépenses de réinstallation. Ce financement ne peut être appliqué à la vente ou à l'acquisition d'une résidence principale. Toutefois, en tant que nouvel employé, vous pouvez faire appel à un tiers fournisseur de service pour expédier vos biens ou pour émettre vos billets d'avion. Tous les frais associés à ces services sont limités aux taux du gouvernement fédéral dans le cadre du Programme de réinstallation intégré. Page 11 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q24. I am a newly appointed employee to Q24. Je suis une personne nouvellement the Federal public service. How do I get access to a relocation package? nommée à la fonction publique. Comment puis-je accéder à une trousse sur la réinstallation? A24. Once the engaging Department/Agency has authorized your relocation with Brookfield GRS, you will receive an e-mail notification to proceed with on-line registration. Upon successful registration you will be contacted by Brookfield. R24. Vous serez inscrit auprès des SGR Brookfield par votre ministère ou agence d’embauche et recevrez un avis par courriel vous demandant de procéder à votre inscription en ligne. Les SGR Brookfield entreront en contact avec vous lorsque votre inscription aura été complétée avec succès. Q25. As a newly appointed employee, can Q25. En tant que nouvel employé, puis-je I use Central Removal Services (CRS) or the federal government’s contracted travel services? utiliser le Service central de déménagement (SCD) ou les services de voyage retenus par le gouvernement? A25. No. Reimbursement is made directly to you for relocation costs incurred up to the funding allocated. R25. Non. Le remboursement est effectué directement à vous pour les frais de réinstallation encourus jusqu'à concurrence du financement alloué. Q26. My current Employer won’t grant me Q26. Mon employeur actuel ne m'accorde the time off required to conduct a HHT. May I seek reimbursement for a commuting HHT and can I divide my HHT in two weekends? pas le temps nécessaire pour effectuer un VRL. Puis-je demander un remboursement pour le trajet du VRL et puis-je partager mon VRL en deux weekends? A26. R26. Les employés nouvellement nommés Newly appointed employees are not entitled to more than one HHT, nor can they claim for a commuting HHT. The intent of the Initial Appointee’s Relocation Program is to reimburse employees for one full HHT trip; thus 5 days on-site and 2 travel days. It is expected that the trip will be conducted in 7 consecutive days. No reimbursement will be made for a HHT where the days were split. n'ont pas droit à plus d'un VRL et ne peuvent pas non plus réclamer le trajet pour un VRL. L’objectif du programme de réinstallation pour les nouveaux employés est de rembourser les employés pour un VRL complet; donc 5 jours sur place et 2 jours de voyagement. Il est prévu que le déplacement sera effectué en 7 jours consécutifs. Aucun remboursement ne sera accordé pour un VRL où les journées étaient divisées. Page 12 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q27. Am I entitled to a car rental for the travel to and from my HHT as well as during my HHT? Q27. A27. R27. Lorsque le déplacement entre l'origine When travel between origin and destination can reasonably be completed in one day, car rental expenses to and from the new place of work at destination may be claimed in addition to the car rental expenses on-site. When reimbursement is sought, it shall not exceed the basic entitlement of 7 days/6 nights. When travel to and from the new place of work at destination is greater than a day’s travel, car rental is not deemed a reasonable mode of transportation. In such cases, the employee is expected to use commercial transportation as a means of travel to and from the new place of work. Once at destination, car rental expenses may be claimed to a maximum of 5 days. Q28. Ai-je droit à une location de voiture pour me rendre et revenir de mon VRL ainsi que pendant mon VRL? et la destination peut raisonnablement être effectué en une journée, les frais de location de voiture aller-retour au nouveau lieu de travail à destination peuvent être réclamés en sus des frais de location de voiture sur place. Lorsque le remboursement est demandé, il ne doit pas dépasser le droit fondamental de 7 jours / 6 nuits. Lorsque le déplacement aller-retour au nouveau lieu de travail à destination est supérieur à une journée de voyagement, la location de voiture n'est pas considérée comme un mode de transport raisonnable. Dans de tels cas, l'employé est tenu d'utiliser le transport commercial comme moyen de transport vers et depuis le nouveau lieu de travail. Une fois à destination, les frais de location de voiture peuvent être réclamés pour un maximum de 5 jours. There was little time between the acceptance of my employment with the Federal Government and my actual start date. As such, I was not able to conduct a HHT prior to my move. Am I entitled to the reimbursement of HHT-like expenses once on-site? Q28. Il y avait peu de temps entre A28. R28. Quand un VRL n'a pas été effectué When an HHT was not taken prior to the move, HHT-like expenses may be claimed, however, this shall not extend the duration of IAM&MA. l'acceptation de mon offre d’emploi avec le gouvernement fédéral et ma date réelle de début. Je n’ai donc pas été en mesure d'effectuer un VRL avant mon déménagement. Ai-je droit au remboursement des frais normalement encourus lors d’un VRL une fois sur place? avant le déménagement, les frais normalement encourus lors d’un VRL peuvent être réclamés, cependant, cela ne doit pas prolonger la durée de l’HP et IFA. Page 13 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q29. My children accompanied me while on my HHT, however, I incurred child care expenses while at destination due to a busy schedule. Can I seek reimbursement for these expenses? Q29. Mes enfants m'ont accompagné lors A29. Actual and reasonable child care expenses while on a HHT may be claimed; so long the expenses are supported by original receipts. R29. Les frais réels et raisonnables de garde Q30. During the preparation stage of the shipment of my HG&E, I incurred child care expenses for my children. Are these expenses reimbursable under the Initial Appointees Relocation Program? Q30. Au cours de la phase de préparation A30. Actual and reasonable child care expenses may be reimbursed for the pack and unpack days. Expenses incurred during the load and unload days are not an entitlement and will not be reimbursed. R30. Les frais réels et raisonnables de garde Q31. Can a car rental be used as my mode of transportation during my travel to new location? Q31. Puis-je utiliser une voiture de A31. R31. La location d’une voiture utilisée pour compléter le voyage vers le nouveau lieu de travail n’est pas un moyen de transport acceptable et ne sera pas remboursé si réclamée. Car rentals used to complete the travel to new location are not an acceptable means of transportation and will not be reimbursed if claimed. de mon VRL, cependant, j’ai eu recours à une gardienne à destination en raison d'un horaire chargé. Puis-je demander le remboursement de ces frais? d'enfants pendant un VRL peuvent être réclamés; tant que les frais sont appuyés par les reçus originaux. de l'expédition de mes effets mobiliers, j'ai engagé des frais de garde pour mes enfants. Ces frais sont-ils remboursables en vertu du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés? d'enfants peuvent être remboursés pour les jours d’emballage et de désemballage. Les dépenses engagées au cours des journées d’emballage et de désemballage ne sont pas un droit et ne seront pas remboursées. location comme moyen de transport pour mon voyage jusqu'au nouveau lieu de travail? Page 14 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q32. I have very few household goods to ship and was thinking of using services through Greyhound or Purolator to ship my belongings. May I claim reimbursement for such services? Q32. J'ai peu d’effets mobiliers à A32. No. The intent of the Initial Appointees Relocation Program is to reimburse actual and reasonable expenses incurred during the move. Expenses related to the shipment of HG&E incurred through services such as Greyhound bus lines or mail will not be reimbursed. Newly appointed employees are expected to ship their goods through professional movers or via U-Haul. Any other means of shipment will not be reimbursed. R32. Non. L’objectif du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés est de rembourser les dépenses réelles et raisonnables engagées pendant le déménagement. Les dépenses liées à l'expédition des AM et EP engagées par des services tels que les lignes de bus Greyhound ou la poste ne seront pas remboursées. On s’attend à ce que les employés nouvellement nommés expédient leurs biens par l’entremise de déménageurs professionnels ou par U-Haul. Tout autre moyen de transport ne sera pas remboursé. Q33. I am currently residing with a friend, but have stored some of my household goods at my parents’ home. Will additional costs incurred to pick-up my HG&E be reimbursed? Q33. Je reste présentement avec un ami, A33. R33. Il est prévu que les employés It is expected that newly appointed employees will ship goods from their residence at origin to their new residence at destination. Reimbursement will only be made for one shipment of HG&E, thus if the employee arranges two pick-up services, costs associated with the second pick-up will not be reimbursed. déménager et j’ai pensé utiliser un service comme Greyhound ou Purolator pour l’expédition de mes affaires. Puis-je demander le remboursement de ces services? mais j’ai entreposé certains de mes biens chez mes parents. Est-ce que les coûts supplémentaires engagés pour reprendre mes AM et EP seront remboursés? nouvellement nommés expédieront leurs biens à partir de leur résidence à l'origine à leur nouvelle résidence au lieu de destination. Un remboursement ne sera accordé que pour une seule expédition des AM et EP, ainsi, si l'employé organise deux services de cueillette, les coûts associés à la deuxième cueillette ne seront pas remboursés. Page 15 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q34. Rather than stay at a hotel on my pack day, my family and I slept in a tent in our yard. Am I entitled to claim the private accommodations allowance for that night? Q34. Plutôt que de séjourner dans un A34. No. Private accommodations may not be claimed when staying in (or at) the principal residence, however, meal allowances per family member and one incidental allowance per family per day may be claimed during such days. R34. Non. Des frais pour un logement privé ne peuvent être réclamés en cas de séjour à la résidence principale, cependant, les indemnités de repas par membre de la famille et une indemnité pour frais accessoires par famille et par jour peuvent être réclamées pour ces journées. Q35. My relocation was authorized once I was already at my new place of work. As such, I incurred travel expenses in order to travel to the new place of duty for my training orientation prior to the file authorization date. Will this travel expense be reimbursed? Q35. Ma réinstallation a été autorisée A35. When a newly appointed employee is R35. Quand un employé nouvellement a trainee at the new place of work prior to the file authorization date, if relocation expenses were incurred up to 30 days prior to the acceptance of the letter of offer, Departmental National Coordinator approval must be granted prior to the reimbursement. For example, an employee proceeding to the new place of work for training purposes prior to the file authorization date will be reimbursed so long DNC approval was granted. In such scenarios, employees would not qualify for a return trip to affect the move. nommé est stagiaire au nouveau lieu de travail avant la date d'autorisation du dossier, si les dépenses de réinstallation ont été engagées jusqu'à 30 jours avant l'acceptation de la lettre d'offre d’emploi, l’approbation du coordonnateur ministériel national doit être accordée avant le remboursement. Par exemple, un employé qui se rend à son nouveau lieu de travail à des fins de formation avant la date d'autorisation du dossier sera remboursé si l’approbation du CMN a été accordée. Dans de tels scénarios, l’employé ne serait pas admissible à un voyage aller-retour pour participer au déménagement. Any expenses incurred more than 30 days prior to the acceptance of the offer letter would not be reimbursable, unless TBS provided approval due to exceptional hôtel le jour de l’emballage, ma famille et moi avons dormi dans une tente dans notre cour. Suis-je en droit de réclamer l’allocation pour logement privé pour cette nuit? après que j'étais déjà à mon nouveau lieu de travail. En tant que tel, j'ai engagé des frais de déplacement pour me rendre à mon nouveau lieu de travail pour mon orientation de formation avant la date d'autorisation de mon dossier. Ces frais de déplacement seront-ils remboursés? Tout frais engagés plus de 30 jours avant Page 16 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions circumstances. Should a newly appointed employee have concerns, Brookfield GRS would invite them to discuss this with their Relocation Coordinator. l'acceptation de la lettre d'offre d’emploi ne seraient pas remboursables, à moins que le SCT ait donné son approbation en raison de circonstances exceptionnelles. Si un employé nouvellement nommé a des inquiétudes, les SGR Brookfield l’invite à en discuter avec son coordonnateur en réinstallation. Q36. May I claim reimbursement for pet care during my move? Q36. Puis-je demander le remboursement A36. Reimbursement of pet care is limited to expenses incurred during the HHT. All other pet care expenses will not be reimbursed. R36. Le remboursement de frais de garde d’animaux de compagnie est limité aux dépenses engagées au cours du VRL. Toutes les autres dépenses de garde pour animaux de compagnie ne seront pas remboursées. Q37. I have incurred additional expenses for the shipment of my pet. Can I claim reimbursement? Q37. J'ai engagé des dépenses A37. R37. Pet shipment, pet kennel fees and additional costs incurred through commercial lodging because of a pet cannot be claimed through this relocation program. These expenses remain the responsibility of the newly appointed employee. des frais de garde d’animaux de compagnie au cours de mon déménagement? supplémentaires pour l'expédition de mon animal de compagnie. Puis-je demander le remboursement? Les frais d’expédition des animaux de compagnie, de chenil et les coûts supplémentaires occasionnés par l'hébergement commercial en raison d'un animal ne peuvent être remboursés par le biais de ce programme de réinstallation. Ces frais restent à la charge de l'employé nouvellement nommé. Page 17 of/de 18 Initial Appointees Relocation Program Frequently Asked Questions Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Q38. Are there any limitations in regards to my mode of transportation during my travel to new location? Q38. Y a-t-il des limites en ce qui concerne A38. Yes. Newly appointed employees are expected to use commercial transportation, such as airplane or train, or their own PMV as a mode of transportation during their travel to new location. Employees are not entitled to a car rental during the trip or at either points of origin and destination. Lastly, employees proceeding to the new location as a passenger in a vehicle and incurring expenses will not be reimbursed. R38. Oui. Les employés nouvellement nommés sont tenus d'utiliser le transport commercial, comme l'avion ou le train, ou leur véhicule personnel en tant que moyen de transport au cours de leur voyage jusqu'au nouveau lieu de travail. Les employés n'ont pas droit à une location de voiture durant le voyage, et non plus à l’origine ou à destination. Enfin, les employés qui se rendent à leur nouveau lieu de travail en tant que passager dans un véhicule et qui engagent des dépenses ne seront pas remboursés. Q39. I must vacate my current home, but will need to store my HG&E until my house at the new place of work is available. May I claim these storage expenses? Q39. Je dois quitter mon logement actuel, A39. R39. Les frais d’entreposage ne sont pas Storage expenses are not reimbursable for newly appointed employees. The intent of the Initial Appointees Relocation Program is to assist newly appointed employees when shipping their HG&E from one place of residence at origin to the new place of residence at destination. No expenses incurred because of storage, whether it be short or long term, will be reimbursed. mon moyen de transport au cours de mon voyage jusqu'au nouveau lieu de travail? mais il faudra que j’entrepose mes effets mobiliers jusqu'à ce que ma maison au nouveau lieu de travail soit disponible. Puis-je réclamer le remboursement de ces frais d’entreposage? remboursés pour les employés nouvellement nommés. L’objectif du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés est d'aider les employés nouvellement nommés lors de l'expédition de leurs effets mobiliers de leur lieu de résidence au lieu d'origine au nouveau lieu de résidence à destination. Aucun frais encourus en raison de l’entreposage, que ce soit à court ou à long terme, ne seront remboursés. Page 18 of/de 18