GROUPE DES RESPONSABLES DU RECRUTEENT ÉTUDIANT

GROUPE DES RESPONSABLES DU RECRUTEENT ÉTUDIANT (GRRÉ)
Réunion du 27 février 2009
Pavillon Maurice Pollack – local 3105 – de 9 h à 12 h 00
COMPTE RENDU
Sont présents :
BR :
-
Bérubé Daniel (BR)
Blier Harold (BR)
Boivin Jocelyne (BR)
Bonenfant Pierre (BR)
Bourassa Diane (BR)
Delamare Vanessa (BR), secrétaire de la réunion
Gauvin Moisan Marie (BR)
Jamet Louis-Emmanuel (BR)
Lavoie Michael (BR)
Loyer Jean-Paul (BR)
Marcoux Julie (BR)
Morneau Johanne (BR), préside la réunion
Nadeau Marie-Claude (BR)
Thibault Caroline (BR)
Facultés :
-
Audet Véronique (FFG)
Beaudry Normand (FSA)
Brûlé Mélanie (FSA)
Caron Marjolaine (FD) [remplacement]
Cheniour Inès (ARV)
Cyr Luc (FSAA)
Delisle Sylvain (FP)
Drouin Sylvie (FSI)
Farinacci Élisabeth (DC)
Fortin Francis (ARC) [remplacement d’Anne Boisvert]
Gagné Julie (HEI)
Laflèche Christine (FTSR)
Langevin Johanne (FD) [remplacement]
Larochelle Sandrine (FSS)
Lévesque Guy (FSE)
Martin Valérie (ARV)
Quintal Isabelle (FL)
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-
Rodrigue Julie (FSG)
Tanguay Lysanne (PHA)
Théberge Christine (FMED)
Registraire :
-
Godbout Marie (REG)
Sont invités :
-
Nicole, Lacasse (VREAI)
Absences motivées :
-
Boisvert, Anne (ARC)
Caron, Christian (FMD)
Bouchard, Denis (FTSR)
Tremblay, Diane (FSI)
Béland, François (DGPC)
Gagnon, François (FSS)
Allard, Guy (FSAA)
Labrecque, Guy (FMED)
Lynch, Isabelle (FSG)
De Blois, Julie (FL)
Wells, Karen (FL)
Montminy, Lucille (FD)
Rainville, Pierre (FD)
Lapointe, Valérie (FSS)
Frisque, Véronique (BR)
Gagnon, Yvaine (MUS)
1. Mot de bienvenue
Johanne Morneau souhaite la bienvenue à toutes et à tous, et présente Louis-Emmanuel Jamet,
nouveau directeur adjoint du Bureau du recrutement (BR), qui apporte une expertise pointue en
marketing. Elle explique l’importance du marketing dans le recrutement et indique que le
directeur-adjoint est responsable des services professionnels du Bureau du recrutement ; sa
priorité dans les prochains mois sera de préparer le plan d’action 2009-2012 du Bureau Elle
présente Élisabeth Farinacci (conseillère en communication à la Direction des communications)
qui travaille aussi en collaboration avec le BR. Elle précise que l’ordre du jour est assez chargé
et que le groupe est nombreux ; le but de la réunion est d’amorcer la discussion sur les divers
points dont certains devront notamment faire l’objet de groupes de travail qui reviendront
présenter leurs propositions au GRÉÉ.
2. Adoption ordre du jour
L’ordre du jour est adopté.
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3. Adoption et suivi du compte-rendu du 19 mars 2008
Le compte-rendu du 19 mars 2009 est adopté.
En suivi au compte-rendu, Mme Morneau rappelle l’importance des cours à distance, les
dernières statistiques permettent de souligner qu’en 2008-09 la formation à distance compte
pour 9.4 % du total des crédits étudiants à l’Université Laval avec une augmentation de 11.4 %
par rapport à 2007-08. Des allocations budgétaires ont permis l’embauche de ressources au
Bureau du recrutement et en faculté ; au Bureau du recrutement il s’agit de 3 responsables
d’information et de promotion particulièrement dédiés au recrutement pour la région de
Montréal-Ouest du Québec et l’Ontario, les technologies de l’information et de la communication
et le recrutement aux 2e et 3e cycles. Certaines facultés des sciences de l’administration, des
sciences et de génie, des sciences sociales et de droit comptent aussi de nouvelles ressources
en recrutement.
4. Enjeux et priorités du recrutement à l’Université Laval et gestion des effectifs étudiants
(Nicole Lacasse)
Madame Lacasse revient sur le départ de Paul Shay et explique que l’absence de réunion du
GRRÉ la dernière année n’a pas empêché le travail. Elle rappelle les orientations et objectifs
d’Horizon 2012 et la structure en place concernant le recrutement étudiant, notamment le
Comité d’orientation stratégique du recrutement étudiant (Cosréul) et le GRÉÉ. Elle aborde les
sujets suivants.
Le COSRÉUL, composé des doyens, présidé par Madame Lacasse, est resté très actif en se
réunissant tous les mois et demi. Les principaux sujets de discussion ont été la stratégie et la
gestion des effectifs étudiants. Cependant, il faut maintenant passer du concept du recrutement
à celui de la gestion stratégique des effectifs étudiants pour travailler de l’attraction des
programmes à la diplomation des étudiants. Nicole Lacasse exprime aussi le fait que l’Université
Laval est un secret bien gardé et qu’il faut se faire connaître et reconnaître. Le rôle du
COSRÉUL est justement de travailler sur ces questions.
Le rôle du GRRÉ (présidé par le directeur du BR et composé des responsables du recrutement)
est de coordonner la mise en œuvre des orientations stratégiques en recrutement étudiant. Les
membres du GRRÉ ont l’expérience du travail de terrain qui permet de nourrir le COSRÉUL.
La gestion du parcours de l’étudiant tout au long de sa présence universitaire est importante, car
un étudiant qui abandonne en première année représente une perte, au plan humain et
financier. Un étudiant qui reste jusqu’au diplôme, peut revenir poursuivre ses études aux cycles
supérieurs. Il y a aussi un problème avec les étudiants qui sont inscrits au-delà du nombre de
sessions financées. Le tableau distribué durant la réunion et aux doyens aide à comprendre
comment concrétiser la GSEÉ. Les doyens ont reçu une journée de présentations le 3
décembre sur la question. Suite à cela, le recteur a rencontré les facultés pour connaître leur
opinion à ce sujet. Elles doivent présenter une ou deux priorités pour améliorer le recrutement et
la gestion des effectifs étudiants.
Concernant la rétention, il faut se poser la question de l’appui à la réussite. Il faut aider les
étudiants à poursuivre leur programme et à le réussir. Le soutien à la réussite est un vrai
chantier à développer à cause des pertes, en particulier au doctorat où un pourcentage
important des étudiants décroche. On ne doit pas être fataliste, il faut agir. La Commission des
affaires étudiantes se penche sur le sujet cette année et certaines facultés ont déjà des mesures
intéressantes. Il faut connaître l’origine du problème et y apporter des solutions (moins d’élèves
dans les cours difficiles, etc.) Au 2e cycle, les étudiants qui changent de programme sont ceux
qui réussissent le mieux, il faut trouver pourquoi.
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De plus, certains aspects mériteront une attention particulière :
L’attractivité des programmes : la flexibilité dans le mode d’offre des cours et les horaires sont
parmi les points à l’étude. Il faut travailler sur ce qui pose problème, voir ce qui se fait ailleurs et
s’en servir.
Le placement étudiant : les étudiants viennent à l’Université parce qu’ils souhaitent améliorer
leur placement sur le marché du travail ; annoncer qu’il y a 94 % de placement dans un
programme le rend plus attractif. Certains étudiants ne savent pas où aller avec leur
programme. Madame Lacasse souligne aussi que le Service de placement doit créer un
portfolio des débouchés par programme, cela garde l’étudiant intéressé.
L’offre d’étude : au 1er cycle, les collégiens ne sont pas notre unique source de recrutement. Il
faut réfléchir à une façon de répondre aux différents besoins. L’information de terrain du GRRÉ
est primordiale pour connaître les tendances et savoir ce que veulent les étudiants. Même si on
a une bonne publicité, si on n’a pas ce que l’étudiant recherche, il ira ailleurs.
L’information et la promotion : il faut travailler sur les programmes et les faire connaître par le
biais de différents outils (Web, etc.) et surtout par le marketing relationnel. L’objectif ultime, c’est
la relation la plus personnalisée, fidéliser les étudiants et les suivre. Un virage a été amorcé
cette année en publicité avec le Web. Elle rappelle l’importance des diplômés comme
ambassadeurs, mais aussi qu’ils constituent notre meilleur bassin de recrutement, En période
de crise économique comme maintenant, les études de 2e et 3e cycles deviennent une
alternative souvent plus intéressante. Les ¾ des étudiants du 2e cycle ont déjà fait un 1er cycle,
à l’Université Laval, mais il faut augmenter la proportion dans divers programmes.
L’admission : les doyens savent que si la durée du processus est correcte au 1er cycle, elle est
trop longue aux cycles supérieurs. La part de responsabilité dans le processus au 1 er cycle est
de 60-40 pour le registraire, mais de 40-60 pour les facultés aux cycles supérieurs. Sachant que
les étudiants vont à la 1ère université qui les accepte, il faut trouver des solutions pour accélérer
le processus, que ce soit par une priorisation des dossiers au Bureau du registraire et dans les
facultés ou par la relance des admis.
Période de questions-réponses :
Madame Lacasse, s’engage à ce que les membres du GRRÉ reçoivent les comptes-rendus du
COSRÉUL et à dire aux doyens de transmettre l’information qu’ils détiennent, par exemple sur
les délais aux cycles supérieurs. Il est rappelé que l’information diffusée doit avoir l’accord des
facultés avant la diffusion.
Une formation adaptée, à celle reçue par les doyens sur la gestion des effectifs sera offerte aux
membres du GRRÉ.
À propos des taux de réussite aux trois cycles : le taux de persévérance après 6 ans pour
l’ensemble de l’Université tourne autour de 63 % au premier cycle et au 3e cycle. Pour le 2e
cycle, ce taux s’élève à environ 74% après 3 ans. Certains étudiants restent 7 ans au doctorat,
ce qui bloque la capacité d’accueil. Des études sont faites conjointement avec le ministère pour
ajuster le nombre de sessions financées.
5. Information du Bureau du registraire (Marie Godbout)
Marie Godbout rappelle que le Bureau du registraire travaille dans l’amélioration continue des
communications et du processus de recrutement. Au sujet des délais d’admission, le Registraire
a revu ses processus et a engagé du personnel, dont Nathalie Bourbeau pour les étrangers.
Des adresses courriel génériques seront créées pour éviter que les messages ne restent dans
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une boîte courriel indéfiniment quand le destinataire est en congé. Le Registraire informera les
membres du GRRÉ lorsque ces adresses seront effectives.
Le guide pour les étudiants étrangers : le document « Pour une arrivée réussie » est épuisé, le
Registraire travaille actuellement avec Élisabeth Farinacci pour le refaire de façon plus factuelle
et par axe temporel. Il y aura donc plus d’informations pratiques (référence Web), classées par
période (« avant votre arrivée », etc.) Il comportera également un lexique pour les termes moins
familiers pour les étrangers : baccalauréat, crédit, etc.
Étudiants en séjour de formation : il s’agit d’étudiant sans statut, invités par des professeurs lors
de congrès, et qui n’ont aucun statut étudiant puisqu’ils ne sont pas légalement inscrits. Il y a un
important enjeu légal, car ils travaillent dans les laboratoires et n’ont pas d’assurance. De plus,
n’ayant pas de carte étudiante, ils n’ont pas accès par exemple à la bibliothèque ou au PEPS. Il
s’agit aussi de bien accueillir ces étudiants en séjour, qui ne sont ni en stage ni invités, car ils
représentent un bassin de recrutement. Ils sont prévus dans Banner, et un processus va être
mis en place pour les accueillir et envoyer l’information au Bureau du recrutement.
Mise en service Banner / Capsule : le transfert des données de Complete vers Banner implique
qu’il n’y aura aucune saisie la semaine du 2 ou 5 mars. On estime à 30 % la perte d’activité
dans ces situations. Il faut donc se mettre en mode tolérance pour les deux prochains mois et
ne pas hésitez à en discuter. Il faut diriger les gens vers Capsule, car il rend les utilisateurs
autonomes.
Période de question-réponse :
Les pairs dans chaque faculté sont chargés de relayer l’information depuis l’équipe projet. La
liste des pairs se retrouvent sur le site du PMDGÉ. Il est suggérer de vérifier avec les gens
d’informatique de chaque faculté pour les problèmes informatiques tels que la gestion des mots
de passe.
6. Relance des candidats admis
La relance doit commencer plus tôt cette année. Des membres annoncent qu’ils n’ont presque
rien reçu, surtout au 1er cycle. Le Registraire informe que la priorité est donnée aux 2e et 3e
cycles, suivant les dates d’échéance, et qu’il y a également eu des soucis dans la récupération
des dossiers collégiaux depuis le MELS. Cette situation, hors de contrôle du Registraire, a
engendré du retard dans le traitement des dossiers du 1er cycle. De plus, le transfert vers
Banner complique la situation. Marie Godbout s’engage à donner l’information sur la situation.
En ce qui concerne les envois à l’international, Globex doit être privilégié. Il est également
suggéré d’utiliser la numérisation des offres et les envois électroniques. Il reste à valider si une
offre saisie au Registraire peut aussitôt être envoyée numériquement.
L’importance de la communication de l’information est soulignée, ainsi que le manque de clarté
de certains documents, notamment en ce qui concerne les pièces justificatives. Les membres
souhaitent recevoir un exemplaire de l’information que reçoivent les étudiants, afin de mieux
pouvoir leur répondre. Le BR s’engage à envoyer le modèle de lettre envoyée aux étudiants au
doctorat, et le Registraire enverra une copie de tous les documents envoyés aux candidats et
fera un suivi chaque session.
Johanne Morneau indique que 12 facultés ont fait une relance l’année dernière, et que 5
facultés ont répondu jusqu’à maintenant qu’elle la ferait cette année. Tel que demandé lors de
l’annonce du programme de subvention, il est important de faire connaître son intention au
VREAI pour des fins de planification.
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Une formation sur l’outil de relance de la FSG est demandée par les membres des facultés qui
ne l’utilisent pas encore. Suivi à faire par le BR en collaboration avec la FSG.
7. Échange sur les rôles complémentaires des facultés et du Bureau du recrutement dans
les activités du processus de recrutement des candidats québécois, canadiens et
étrangers
Il est prévu par le règlement des études que le Vice-recteur aux études et aux activités
internationales coordonne le recrutement. Chaque doyen auquel se rattache un programme
assume le recrutement, et met en œuvre la procédure de recrutement voir le Règlement pour le
citer dans ses termes. Un document balise les rôles complémentaires du GRRÉ et du
COSRÉUL. Il faut maintenant modéliser la complémentarité entre le Bureau du recrutement et
les membres du GRRÉ. Le recrutement diffère dans chaque faculté, les responsables facultaires
et le BR travaillent beaucoup. Il faut maintenant avoir un langage commun et s’assurer
d’articuler nos actions pour gagner en efficacité. Ce travail doit être fait en collaboration avec les
membres du GRRÉ, mais il ne peut être fait à 42 personnes. Un petit groupe de travail sera
donc formé pour modéliser les processus. Les résultats de ce travail seront soumis à une
prochaine réunion.
Les volontaires pour le groupe sont : Julie Rodrigue, Luc Cyr, Christine Laflèche, FSA, FSG,
HEI, FSAA, FSE.
Johanne Morneau conclut en parlant du centre d’appel du BR qui a traité quelques 8 000 appels
et 8 000 courriels l’année dernière, 225 candidats se sont présentés au Bureau pour obtenir des
renseignements. Elle souligne le travail des RIP et du centre d’appel, ainsi que l’intérêt
institutionnel des documents imprimés et web édités par le BR, tel que l’info-bac et info-études,
futurs étudiants. Elle porte l’attention sur le fait que chaque année, de l’information arrive aux
conseillers des établissements collégiaux sans qu’elle ne soit passée par toutes les instances,
et qu’il faut y prêter plus d’importance afin de garantir le caractère officiel de l’information.
8. Échange sur les meilleures pratiques de recrutement au 1er cycle
Il est primordial de partager les informations et les meilleures pratiques. Un guide a été conçu
pour les cycles supérieurs mais rien pour le 1er cycle. En cela, les réunions du GRRÉ sont
importantes et les membres ne doivent pas hésiter à demander à ce que certains points soient
discutés en réunion. Certains membres déclarent ne pas connaître le BR et son rôle précis. Il y
aura donc une réunion avec les nouveaux venus du GRRÉ (Normand Beaudry, Julie Rodrigue,
Inès Cheniour, Christine Laflèche, Isabelle Quintal, Luc Cyr) pour mieux faire connaissance
avec le BR.
Les membres sont d’avis qu’il faut travailler ensemble pour définir un langage commun et
partager les bonnes pratiques. Des groupes de travail sur le déchiffrement des bonnes pratiques
doivent être mis en place, aux fins de présentations au GRRÉ. Les RIP du BR sont chargés de
définir un langage commun et de faire en sorte que les présentations soient uniformisées.
Quelques facultés pourront être regroupées ensemble, dans le cas où elles sont trop petites.
Le nouveau calendrier des activités du BR est annoncé pour juin. Les facultés sont invitées à
envoyer leur plan de recrutement si elles en ont.
9. Échange sur les meilleures pratiques de recrutement aux 2e et 3e cycles
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Il existe déjà un guide sur les meilleurs pratiques élaboré en 2006 ?, très bien pour faire
connaître les différentes activités. Il doit cependant être plus axé recrutement et regrouper les
nouvelles pratiques. Jean-Paul Loyer et Marie-Claude Nadeau doivent contacter les facultés
pour le faire, après avoir vérifié les informations déjà colligées par Marie Godbout.
Le site Web des cycles supérieurs est prévu pour fin mars, mais le BR attend encore les fiches
de certaines facultés, qui doivent collaborer aux demandes du BR pour s’assurer d’être visibles
sur le site. Il est rappelé que Jean-Paul Loyer et Marie-Claude Nadeau visiteront chaque faculté
pour développer l’information utile au recrutement aux 2e et 3e cycles.
10. Divers
Une discussion est engagée sur l’historique et le but du GRRÉ qui devait au départ être un lieu
de partage et d’échange entre les gens de terrain. Louis-Emmanuel Jamet fait part de la
pertinence de l’information donnée lors des réunions du GRRÉ, et souhaite voir se développer
des groupes de travail qui présenteront leurs résultats au groupe. Il souligne également
l’importance de la responsabilisation des membres du GRRÉ.
11. Date de la prochaine réunion
La prochaine convocation pour une réunion aura lieu en mai.
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