organiser et animer une assemblée générale

Transcription

Comment organiser et animer
une Assemblée Générale ?
Jeudi 1er Juin 2006
une assemblée générale ?
L’Assemblée Générale :
Une corvée ?
Une cérémonie ?
Un spectacle ?
L’assemblée générale est le
moment où l’ensemble de ceux
qui ont passé convention entre
eux, se retrouve pour valider
l’action qui a été engagée par
eux même et envisager les
perspectives du travail à
produire
Le principe de l’association veut que
chacun dispose d’un droit identique
à ses associés, pour administrer la
structure.
Pratiquement, des organes exécutifs
sont élus pour procéder à
l’administration courante de
l’association, mais l’exercent sous la
responsabilité politique de
l’ensemble des membres.
Aussi, l’assemblée générale,
c’est-à-dire la réunion de
l’ensemble des adhérents,
dispose de tous les pouvoirs qui
n’ont pas été délégués à
d’autres instances internes.
Même si quelques contraintes
viennent rythmer son
organisation et son
déroulement, l’assemblée
générale constitue avant tout, le
reflet du message que les
membres de l’association
veulent donner à leurs travaux…
Les contraintes:
Les contraintes de la loi de 1901
Les contraintes internes
Les contraintes liées à l’activité de
l’association.
Les contraintes de la loi de 1901
Les contraintes internes
Ce sont celles que chaque
association s’impose au terme de
ses statuts:
La
fréquence
Le quorum
L’ordre du jour
Les modes de convocation
…
Les contraintes liées à l’activité de
l’association:
Elles sont inhérentes:
à la reconnaissance de la structure par
les institutions publiques (R.U.P,
agrément de l’Etat,…)
au type d’activité exercée (Ex. de la
contrainte annuelle pour le secteur
sportif..)
Organiser son A.G : les principes
Qui inviter ?
Quand convoquer ?
Quoi présenter ?
Quoi faire voter ?
Qui faire voter ?
Quoi consigner ?
Qui inviter ?
L’ensemble des personnes qui ont
été membres de l’association au
cours de la période de référence
pour laquelle l’assemblée va
délibérer, doit être invité, selon les
modalités fixées par les statuts
(Convocation individuelle,
affichage, voie de presse…)
Quand convoquer ?
La plupart du temps, les statuts fixent
ces conditions, auxquelles il convient de
se référer. A défaut, les délais utilisés
doivent permettre aux membres de
pouvoir prendre leurs dispositions pour
participer aux travaux. Les conditions de
publicité doivent également être
adaptées au public concerné.
Quoi présenter ?
Les points qui font l’objet d’une
présentation en assemblée générale
sont l’ensemble de ceux pour lesquels
aucun autre organe de l’association
n’est habilité à statuer.
L’assemblée générale étant le lieu
d’exercice de la transparence et de
l’animation de la vie démocratique de
l’association, elle porte à la fois sur le
bilan de gestion de l’exercice écoulé et
la validation des orientations par les
administrateurs.
Quoi présenter ?
Le
rapport moral qui retrace les
grands évènements et actions de
l’association, relate les décisions les
plus importantes prises par chacune
des instances exécutives, évoque le
suivi des orientations qui avaient été
validées lors de la précédente
assemblée générale. Il est présenté
par le Président, en ouverture de
travaux.
Quoi présenter ?
Le
rapport d’activités qui reprend
de manière plus exhaustive, la réalité
des activités de l’association sur la
période visée. Il est présenté, la
plupart du temps, par le Secrétaire
Général de l’association. Les
rapports de commissions, de
groupes de travail… ne constituent
que des compléments techniques du
rapport d’activités.
Quoi présenter ?
Le rapport financier qui reprend les
informations utiles à la compréhension
des comptes par tous les membres,
dans un souci de vie démocratique et de
transparence.
Ainsi, pour répondre à ce principe, le
conseil suivant peut être fait:
- communiquer avec la convocation, les
tableaux financiers correspondant aux
comptes de résultat, bilan, situation des
comptes bancaires (ou mise à
disposition des données lors de l’A.G)
Quoi présenter ?
Le rapport financier
- communiquer lors de l’assemblée générale,
des données clés qui permettront à chaque
participant, de comprendre les éléments
majeurs de la gestion financière de la
structure, et de prendre ensuite des
décisions éclairées, dans le cadre de la
gestion de l’association.
« Présenter l’intégralité des chiffres sous une
forme complexe n’est pas systématiquement
synonyme de transparence »
Dépenses
Salaires
Recettes
18489,24 Cotisations
7214,00
Déplacement
2567,19 Subv. Etat
5231,00
Matériel
3354,07 Subv. Collect.
9423,00
Administratif
1200,78 Sponsors
2398,00
495,87 CNASEA
9777,43
Récompenses
Communication
1263,12
Affiliation
1025,00
Assurances
Excédent
Total
834,25
Erreur de calcul
de 1000 euros
3813,91
34043,43 Total
34043,43
Donner quelques clefs permet davantage
d’orienter les échanges :
Exemple:
Recettes:
21% des cotisations
43% des subventions
29% des aides publiques emploi
07% des sponsors…
Quelle perspective pour diversifier les ressources
de la structure et quelle pérennité pour
poursuivre les actions ?
Quoi faire voter ?
Le rapport moral doit être voté dans la
mesure où il retrace la gestion de
l’association pour la période de référence,
dans ses grands axes. L’approuver, c’est
valider et se porter solidaire de l’action qui a
été menée par les organes exécutifs de
l’association. Si le rapport d’activités a
vocation à compléter le rapport moral, il peut
être voté. S’il ne s’agit qu’une présentation
technique des actions menées, sa mise aux
voix n’est pas utile – sauf si les statuts le
prévoient –
Quoi faire voter ?
Le rapport financier doit être voté après
que les commissaires aux comptes ou
vérificateurs aux comptes ont porté leurs
conclusions à la connaissance de tous et
après qu’il ait été répondu aux diverses
questions posées. Le quitus donné au
trésorier, vaut reconnaissance du caractère
régulier de la gestion, et le décharge de sa
responsabilité personnelle – pour devenir
une responsabilité collective - , toutefois
susceptible d’être remise en cause en cas
de démarche frauduleuse.
Quoi faire voter ?
L’ensemble des autres délibérations pour
lesquelles les statuts prévoient que
l’assemblée générale délibère. Ainsi,
certaines associations ont prévu que le
budget prévisionnel de la structure serait
validé par l’assemblée générale, d’autres le
font valider par une instance exécutive (C.A,
bureau…)
Les renouvellements de membres des
instances exécutives, les modifications
de statuts…
Qui faire voter ?
L’ensemble
des membres de
l’association pour lesquels les
statuts prévoient le droit de vote.
Ainsi il convient de distinguer
l’ensemble des membres qui sont
invités à participer à l’assemblée
générale de ceux autorisés à voter
(Distinction dûe à l’âge, à la durée de
l’adhésion, à la qualité de membre…)
L’organisation d’une assemblée
générale à travers la lecture de
statuts:
L’exemple
d’un comité de jumelage
Article 3
L'association se compose de membres de
droit, de membres d’adhérents et de
membres d’honneur.
Pour adhérer à l'association, il faut être
d'accord avec les présents statuts et payer
une cotisation annuelle fixée par
l'Assemblée Générale.
Cette disposition implique l’inscription à l’ordre du
jour de chaque A.G,le vote de la cotisation.
Titre III - Assemblée Générale
Article 5
L'Assemblée Générale se compose de tous les
membres de l'association, chaque membre
dispose d'une voix.
Elle se réunit une fois par an en session ordinaire.
L'ordre du jour est proposé par le Conseil
d'Administration.
Des sessions extraordinaires peuvent avoir lieu
sur convocation du Conseil d'Administration ou
à la demande des deux tiers des membres de
l'association.
L’assemblée est annuelle et chaque personne
présente a le droit de vote, quelle que soit sa
qualité
Article 6
L'Assemblée Générale ordinaire :
1. délibère sur les questions à l'ordre
du jour,
2. reçoit le compte rendu des travaux
du Conseil d'Administration et les
comptes du Trésorier,
3. statue sur leur approbation,
4. statue sur toutes les questions
relatives au fonctionnement du
Comité de jumelage
5. vote le budget
6. élit le Conseil d'Administration
7. donne au Conseil d'Administration
tous pouvoirs nécessaires pour
accomplir sa mission
L’ A.G doit voter
les comptes
ainsi que le
rapport d’activité
du C.A
L’ A.G doit voter
le budget
prévisionnel
Article 6
L'Assemblée Générale ordinaire :
1. délibère sur les questions à l'ordre
du jour,
2. reçoit le compte rendu des travaux
du Conseil d'Administration et les
comptes du Trésorier,
3. statue sur leur approbation,
4. statue sur toutes les questions
relatives au fonctionnement du
Comité de jumelage
5. vote le budget
6. élit le Conseil d'Administration
7. donne au Conseil d'Administration
tous pouvoirs nécessaires pour
accomplir sa mission
L’ A.G doit voter
toutes les
décisions
portant sur le
fonctionnement,
et donne des
pouvoirs au C.A
???
Article 7
Chaque année, l'Assemblée Générale élit
une commission de contrôle de trois
membres choisis en dehors du Conseil
d'Administration, qui a la charge de
contrôler les recettes et les dépenses de
l'association. Elle établit un rapport,
présenté à l'Assemblée Générale annuelle.
L’A.G vote également la constitution de la commission
de contrôle et étudie le rapport de contrôle
Article 8
Les statuts ne pourront être modifiés que
par une Assemblée Générale
extraordinaire, sous réserve de l'accord
des deux tiers des membres de
l'association.
Mise en place d’un quorum pour les
modifications de statuts, avec la nécessité
de tenir une assemblée générale
Article 9
L'association est administrée par un Conseil
d'Administration composé de membres
adhérents, élus par l'Assemblée Générale.
Le Conseil d'Administration se réunit au moins
une fois par trimestre, pour délibérer de toutes
les affaires concernant l'association.
L’élection des
membres
s’effectue par
l’A.G
Confusion complète
avec les pouvoirs
conférés à l’A.G
A travers la seule lecture des statuts peut être
déterminée la structuration de l’A.G de cette
association:
Rapport moral et vote
Rapport d’activités et vote
Présentation des comptes
Présentation du rapport de la commission
de contrôle
Approbation des comptes
Vote du montant des cotisations
Présentation du budget prévisionnel et vote
Election des membres du Conseil
d’Administration
Modifications de statuts en A.G
extraordinaire
Les dispositions statutaires et celles
rendues obligatoires de par le champ
d’intervention de l’association, sont à
respecter, mais ce ne sont pas elles qui
permettent de donner une tonalité aux
travaux de l’assemblée générale.
La tonalité générale est donnée par
l’équipe des dirigeants et plus globalement
par les membres de l’association.
Dès lors que l’organisation technique est
également fixée par les statuts, s’interroger
sur la pertinence des statuts est également
une priorité à avoir à l’esprit.
Quelques conseils:
Inviter formellement l’ensemble des
membres de l’association
Déterminer explicitement, avant
l’ouverture des travaux, celles et ceux
qui disposent d’un droit de vote
Déterminer auparavant, les différentes
missions à assurer au cours de l’A.G et
les répartir ( Ex: Accueil – Vérification
des pouvoirs et des droits de vote;
Scrutateurs; Secrétaire de séance;
Animateur des travaux…)
Quelques conseils:
Fixer un temps, même indicatif, pour
aborder chaque point inscrit à l’ordre du
jour;
Respecter tant que possible, les prises
de parole programmées ( Durée,
positionnement durant les travaux…);
Ne pas relire les rapports rédigés et
remis aux participants, hormis le rapport
moral.
Répartir les temps de présentation des
rapports et les temps d’échange avec
l’ensemble des membres.
Quelques conseils:
Rédiger un Procès verbal de l’A.G, qui
aura à être approuvé par les membres,
lors des travaux suivants, et qui actera
les décisions prises;
Utiliser des modes de communication
innovants, et facilitant les échanges
Réduire la partie formelle de
l’assemblée générale au minimum, pour
laisser la place à différents types
d’échange et de réflexion possibles:
L’intervention d’un expert
Le débat sur une orientation
Le point d’étape sur le fonctionnement assoc.
L’analyse d’un temps fort de l’association.
Poursuivre un objectif:
Rendre compte aux adhérents de
l’action réalisée par l’association;
Débattre du passé, du présent et de
l’avenir;
Prendre les décisions qui relèvent de
la compétence de tous les membres;
Renforcer la notoriété de
l’association à travers un temps
original, convivial et enrichissant.
L’Assemblée Générale :
Une corvée ?
Une cérémonie ?
Un spectacle ?
Si l’assemblée générale est ce que
l’on veut en faire:
Une formalité;
Un temps de restitution;
Un moment d’échange;
Un temps ressource pour l’association.
A chacun son choix ….

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