Déclaration d`entrée - Instructions aux entreprises de travail intérimaire

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DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF
INSTRUCTIONS "DÉCLARATION D'ENTRÉE POUR TRAVAILLEUR INTÉRIMAIRE"
Introduction
Dans le cadre de l’entrée en vigueur de la loi sur le statut unique, de nouvelles données sont intégrées dans la
déclaration d'entrée pour tenir compte des conséquences en matière de sécurité sociale de la généralisation de la
continuation du salaire en cas de maladie pour tous les salariés du secteur privé. Il s’agit en l’occurrence de l’exercice
d’une activité manuelle du travailleur intérimaire engagé.
Les entreprises de travail intérimaire ayant opté pour la transmission des données au moyen de la procédure
informatique SECUline peuvent fournir les nouvelles données sous forme de fichier. Pour de plus amples informations au
sujet de cette transmission en ligne, il y a lieu de consulter le site www.seculine.lu.
Champ d'application personnel et entrée en vigueur
La déclaration d'entrée spécifique vaut uniquement pour l'affiliation des travailleurs intérimaires ainsi que pour les
étudiants bénéficiant d’un contrat de mission pendant les vacances scolaires. Pour l’affiliation du personnel permanent de
l’entreprise de travail intérimaire, celle-ci doit recourir à la déclaration d’entrée habituelle du secteur privé.
Cette déclaration est à utiliser à partir du 1er août 2011.
Rubrique 1 : Données concernant l'employeur
Le matricule employeur à indiquer est celui attribué par le Centre commun qui se compose du matricule national et d'une
extension de 2 positions. Pour l'immatriculation de l'entreprise, il est renvoyé à la déclaration d'exploitation que tout
employeur qui occupe pour la première fois du personnel doit remplir préalablement, formulaire qui est disponible auprès
du Centre commun.
La rubrique dénomination doit inclure la dénomination sociale de l'entreprise.
Rubrique 2 : Données concernant l’assuré (le travailleur intérimaire)
Le matricule assuré à indiquer correspond au matricule national à 13 positions et est repris sur la carte de sécurité
sociale. Lorsque le matricule du travailleur intérimaire n'est pas connu au moment de l'affiliation (p.ex. travailleur
intérimaire résidant à l'étranger), l'employeur doit y mentionner la date de naissance de l'assuré (sous la forme : année,
mois, jour) tout en joignant une copie d'une pièce d'identité (ex: carte d'identité, passeport) à la déclaration d'entrée.
Dans la rubrique nom il y a lieu d'indiquer le nom de naissance pour l’assuré(e).
La rubrique nom marital précisera, le cas échéant, le nom du conjoint de l'assuré(e).
Outre le code postal et la localité, il y a lieu d’indiquer le code pays, par référence à la codification du Registre national
des personnes physiques.
Rubrique 3 : Données concernant l’entreprise utilisatrice
L’entreprise de travail intérimaire est tenue de communiquer au Centre commun le matricule de l’entreprise utilisatrice
ainsi que la dénomination exacte de celle-ci.
L’entreprise de travail intérimaire se renseignera auprès de l’entreprise utilisatrice en question pour connaître le numéro
matricule de celle-ci pour autant que cette entreprise ait déjà été immatriculée au Grand-Duché (ce qui est le cas pour
toutes les entreprises luxembourgeoises ainsi que pour certaines entreprises étrangères).
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Pour les entreprises utilisatrices étrangères non immatriculées au répertoire national, un matricule provisoire sans valeur
juridique devra être attribué par les soins du Centre commun. Une demande en ce sens devra être présentée sur le
formulaire destiné à cet effet par l’employeur qui mentionnera les données nécessaires de l’entreprise utilisatrice en
question (nom, adresse,…). Le matricule une fois créé lui sera alors communiqué.
Rubrique 4 : Données concernant l'activité professionnelle de l'assuré
Dans la sous-rubrique PERIODE, il y a lieu d’indiquer la date d’entrée du travailleur intérimaire, c’est-à-dire la date de
début de son occupation.
La date exacte de la fin du contrat, c.-à-d. la date du dernier jour de travail devra être mentionnée. En l'absence de fin
précise connue, la date estimée (p.ex. remplacement d'un congé de maternité) devra être indiquée. Dans ce cas, il y a
lieu de transmettre une nouvelle déclaration de sortie à la fin du contrat de mission avec indication dans la rubrique 4 de
la date de sortie réelle et dans la rubrique 5 l’ancienne date de sortie.
La sous-rubrique ACTIVITE devra contenir la description précise ce qui signifie pour le travailleur intérimaire, la
description de l'activité telle qu'elle résulte du contrat de mission ou, à défaut d'indication précise dans le contrat de
mission, la description exacte de la tâche professionnelle réelle du salarié.
Le code emploi à quatre positions correspond à celui utilisé dans la nomenclature CITP-08 (COM). Compte tenu de la
description précise de l'activité, l'employeur devra rechercher le code correspondant dans ladite nomenclature dont la
distinction se fera de préférence au niveau des groupes de base à 4 chiffres. Au cas où une telle distinction n'est pas
possible, il y a lieu d'utiliser soit le sous-groupe à 3 chiffres, soit le sous-grand groupe à 2 chiffres, soit finalement le grand
groupe qui est déterminé par un seul chiffre.
Il y a lieu de mentionner en outre les heures de travail par semaine (heures entières) du travailleur intérimaire telles
qu'elles sont inscrites dans son contrat de mission.
La case activité manuelle est à cocher par l’entreprise de travail intérimaire si l’activité de son travailleur intérimaire est
de nature principalement manuelle. Cette case ne doit pas être cochée s’il s’agit d’un étudiant avec un contrat de
mission.
Cette donnée sert à déterminer pour la période transitoire allant de 2009 à 2013 : la catégorie des salariés du type
« ouvrier » pour laquelle une surprime sera perçue par le Centre commun au profit de la Mutualité des employeurs.
Il appartient à l’employeur lors d’une embauche d’un nouveau travailleur intérimaire d’apprécier, sur base de la nature de
la fonction, si l’activité est à qualifier d’activité manuelle ou non.
La case contrat d’étudiant est à cocher si l’entreprise intérimaire engage un étudiant pendant les vacances scolaires sur
base d’un contrat de mission auprès d’une entreprise utilisatrice. Dans ce cas il n’y a pas lieu de fournir ni une copie du
contrat d’étudiant ni du contrat de mission.
La sous-rubrique lieu de travail est à remplir uniquement si la mission est exercée à l’étranger. Dans ce cas, l’entreprise
de travail intérimaire doit indiquer au Centre commun la dénomination exacte du chantier ainsi que le code postal, la
localité, ainsi que le code pays, par référence à la codification du Registre national des personnes physiques.
Rubrique 5 : Modification du contrat
Au cas où les conditions du contrat de mission sont modifiées, l’entreprise de travail intérimaire doit introduire une
nouvelle déclaration d’entrée en indiquant dans cette rubrique les motifs inhérents à la modification du contrat de mission
(modification de la date d’entrée ou modification de la date de sortie avec les précisions nécessaires, annulation du
contrat de mission).
Signataire
Le signataire de la déclaration peut être soit l’entreprise de travail intérimaire elle-même soit la personne mandatée pour
déclarer les salariés de l’employeur au Centre commun. Le mandataire doit indiquer son nom ou sa dénomination exacte
ainsi que son numéro de téléphone et, le cas échéant, apposer son cachet sur le formulaire.
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