Instructions participants

Instructions et informations
pour les participants
Préambule
Changement d’heure
Normalement, notre événement a lieu la semaine qui suit le changement
d’heure du printemps, mais comme cette année, cette semaine correspond à la
première semaine du congé de Pâques, nous avons choisi celle qui précède le
changement d’heure. Notez donc que le nuit tombera vers 19h20.
#SMARTRUN2016
Vos commentaires et vos photos postées sur TWITTER avec
#SMARTRUN2016 seront projetés durant la soirée du SMARTRUN™ BW sur 4
écrans. Préparez vos Smartphone, configurez vos comptes… et c’est parti! Plus
de détails dans nos news sur smartrun.be/brabant-wallon
FORMYFIT
Si vous souhaitez bénéficier durant une année entière d’un abonnement gratuit
à FORMYFIT (l’application pour les entrainements personnalisés / valeur 179
euros), manifestez-vous ! Nous sélectionnerons 3 équipes. David Hespel et
Laurent Baijot, fondateurs de FORMYFIT seront présents : ils vous apporteront
toutes les explications voulues.
1. Equipes, participants et modifications
Le tableau des équipes participantes à la course à pied (avec numéros de dossard) et des
marcheurs sera publié sur le site www.smartrun.be/brabant-wallon mercredi 23 mars.
A. Si vous souhaitez vérifier les données concernant vos inscriptions ou modifier ces données
(remplacer un coureur par un autre par exemple) :
Rendez-vous sur la page ad hoc de Chronorace
Allez à « gérer mon groupe » et procédez aux changements voulus.
Les données d’accès à votre groupe (nom d’utilisateur et code) ont été communiquées par
mail automatique à la personne renseignée comme personne de contact au moment de la
constitution du groupe.
Les données seront figées le mardi 22 mars en soirée. Entre ce moment là et jeudi 24 mars, il
n’y aura plus moyen de les modifier. Vos éventuelles nouvelles modifications seront alors à
communiquer, jeudi 24 mars à partir de 16h30, à la personne en charge du Chronométrage,
Angélique Genten de Chronorace; vous disposerez, pour ce faire, d’une feuille à compléter
pour les changements, qui sera jointe à l’enveloppe contenant vos dossards.
Nous ne pouvons pas encoder vos modifications. Merci donc de ne pas nous envoyer de mail
demandant d’apporter des modifications. La production des badges a été lancée le 18 mars
sur la base des données arrêtées à cette date.
Attention : nous avons constaté certaines erreurs par rapport à la distance attribuée aux
coureurs. Notez bien que le premier coureur qui apparaît dans le formulaire d’inscription est
celui qui court 9km et pas 3km.
B. Si vous souhaitez encore ajouter un coureur, une équipe, un marcheur, un diner
supplémentaire :
Envoyez à [email protected] toutes les données utiles.
2. Facture et paiement
Lors de « la validation de votre commande », la personne de contact de votre société ou de
votre entité a reçu, de [email protected] un mail automatique de confirmation de la
commande. Ce mail comporte le lien pour télécharger votre facture. Nous n’envoyons pas de
facture par courrier postal, sauf demande expresse de votre part.
Merci de veiller à ce que le paiement a bien été réalisé et si ce n’est pas le cas, d’adresser un
mail à [email protected] expliquant la raison de l’absence de paiement.
3. Accès au Domaine provincial du Bois des Rêves
Domaine provincial du Bois des Rêves, Rue du Bois des Rêves n° 1 à 1340 Ottignies.
Plan d’accès et fiche d’accessibilité disponible sur le site www.smartrun.be/brabant-wallon
Le domaine est bien fléché. Si vous venez en voiture, garez-la sur le parking et rendez-vous
à pied vers la tente d'accueil/enregistrement (voyez le plan infra, sous le point 3)
4. Horaire et déroulement de l'événement.
Plan des lieux en annexe.
16h30 > 17h45
Enregistrement des équipes
A la tente "accueil"
•
Remise à chaque équipe d'une enveloppe comportant les dossards (A = 9 km, B =
6 km, C = 3 km), des épingles (attachez le dossard sur la face avant de votre t-shirt:
IL DOIT ETRE VISIBLE) et un formulaire de modification. Chaque dossard comporte
une puce destinée au chronométrage de votre course. Les dossards ne sont pas
consignés.
•
•
Si vous souhaitez apporter un changement dans votre équipe, complétez le
formulaire et remettez le directement à la responsable du chronométrage, Angélique
Genten de Chronorace (tonnelle près de l'arche).
Remise du t-shirt technique du SMARTRUN™ BW 2016 et des goodie bags.
Vestiaires: vous pourrez vous changer dans les "vestiaires". Pour les hommes, deux tentes
sont à disposition au delà du grand chapiteau; pour les dames, les vestiaires sont dans le
pavillon sanitaire, face à la tente d'accueil. Vos sacs ne doivent pas restés dans ces lieux;
nous vous conseillons de les déposer dans vos voitures, ou, à défaut, dans la tente d'accueil.
Entre 16h30 à 17h40
Photos de votre équipe sur le côté de la tente d'accueil.
17h45
Briefing
Briefing pour tous
Echauffement
Photo de l'ensemble des participants
17h55
Départ des marcheurs
Le parcours: contrairement aux précédentes éditions, le parcours MARCHE ne sera pas
fléché, pour la simple raison que les marcheurs seront accompagnés et guidés par François
Baus, guide-nature. Les marcheurs restent avec la guide qui vous fera découvrir les
différentes facettes naturelles du Domaine.
18h00
Départ de la course
Les coureurs A prennent le départ, les coureurs B et C attendent leur tour près de l'aire de
départ et se placent dans la zone RELAIS en temps utile (pour votre info, 3 km se courent en
10 min pour les plus rapides et 18 min (ou un peu plus) pour les moins rapides)
Le parcours est presque plat !
Photos à l’arrivée
Un cycliste ouvrira la course. Des signaleurs vous orienteront sur le parcours.
Un stand photo sera installé après la ligne d’arrivée et nos photographes seront là pour
immortaliser votre exploit collectif. N’oubliez donc pas de passer par le stand après votre
arrivée. C’est généralement à ce moment-là qu’on a les photos les plus sympas.
Rappel de quelques règles, conseils et principes pour la course:
•
Les chemins, sentiers et pistes cyclables empruntés sont accessibles au public ;
soyez donc attentifs et respectueux. Une très courte partie du parcours se situe en
voirie. Cette rue résidentielle –la rue de Morimont- est très calme et ne présente à
priori aucun danger (signaleurs présents). Ceci étant dit, le code de la route y sera
d’application. Il vous appartient de l’observer.
•
Nous accueillons une 20 aine de marcheurs; certaines parties des parcours sont
distinctes, d'autres communes. Nous ne doutons pas que la cohabitation se passera
en bonne entente. Respect mutuel et courtoisie, une évidence dans le milieu !
•
La compétition "course à pied" est une course par équipe ! Ce n'est pas le résultat
individuel qui compte mais celui des 3 (4 ou 5) coureurs. Courez ensemble et
franchissez à trois (4 ou 5) la ligne d'arrivée. Le temps sera pris sur le dernier.
Encouragez-vous mutuellement, adaptez votre rythme à celui du plus lent parmi
vous. Nos commissaires de course :-) rappelleront à l'ordre les coureurs tentés par
le "cavalier seul".
•
•
•
Votre dossard doit être bien visible, fixé sur la face avant de votre t-shirt.
Le coureur A fait le premier tour; B le rejoint pour le 2ème tour; enfin, C (et C’ et C’’)
rejoint A et B pour le troisième tour; les coureurs B et C (C’ et C’’) attendent leur(s)
équipier(s) dans la zone relais (qui se trouve au delà de l'arche).
De l'eau sera disponible au poste de ravitaillement, près de l'aire départ/arrivée.
•
Prenez un lunch léger le jour J (salade, pâtes, riz, poulet, ...) et mangez un fruit ou
un produit alimentaire fournissant des sucres rapides au plus tard une heure avant le
départ; hydratez vous bien durant toute la journée.
•
Prévoyez des vêtements de sport chaud pour l'avant et l'après-course. Mieux vaut
être bien protégé et s'alléger uniquement pour la course elle-même. Vérifier la
météo.
•
Echauffez vous correctement: quelques rotations de vos articulations, en partant du
haut vers le bas, puis, footing léger et pour les vrais compétiteurs, éducatifs et
quelques déboulés 5 min avant le départ. Un échauffement collectif sera proposé.
18h30 > 19h45
Massages et douche
Après la course, si vous le souhaitez, vous pourrez vous faire masser sous la tente d’accueil.
Les douches pour dames (8 douches) se trouvent dans le pavillon sanitaire.
Les douches pour messieurs se trouvent sous une des 2 tentes montées au delà du grand
chapiteau (quand vous quittez le grand parking, un petit sentier sur la gauche vous mène
vers le parking cendré ; les tentes douches se trouvent derrière le grand chapiteau).
Les douches sont collectives. Le débit d’eau disponible est faible et les conditions sont un
peu spartiates. Nous vous remercions pour votre compréhension. C’est la partie « camp
scout » de l’événement.
19h15
Ouverture du drink sous le grand chapiteau, installé sur le Parking cendré (près des
douches Homme)
Votre bracelet donnant accès à la soirée sera remis à l’entrée du chapiteau, de même que
votre badge.
Sans bracelet "province du brabant wallon", pas d'accès.
Communiquez votre nom de famille et prénom (ou le nom et prénom de la personne que vous
remplacez si c’est le cas).
Les badges ont été imprimés en fonction des données disponibles au 18 mars. Si vous ne
disposez pas d’un badge à votre nom, un badge vierge vous sera remis.
Si vous ne figurez pas sur la liste des participants, mentionnez soit le nom de la personne
que vous remplacez, soit votre nom, prénom et le nom de votre entité (société ou institution).
19h45
Remise des prix
20h15
Ouverture du cocktail dînatoire.
Trois thèmes culinaires seront proposés : italiens, asiatiques et USA.
Café, thé et mignardises seront servis après le cocktail dînatoire.
Un bar sera installé au centre du chapiteau.
Dernier service boisson gratuit à 22h15 ; après, le service est payant.
La soirée dansante, animée par DJ Freddie Merckx, est prévue dans la foulée du cocktail
dînatoire. Fin de la soirée vers minuit.
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Horaire:
17:45 briefing
18:00 départ
19:15 drink
20:15 walking dinner
22:30 soirée
00:30 fin
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4
2
5
6
1
3
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Légende:
1.  parking
2.  tente « acceuil »:
enregistrement
3.  zône départ/relais/arrivée
4.  vestiaires/douche ♀/ WC ♀ ♂
5.  vestiaires/douche ♂#
6.  chapiteau soirée
parcours coureurs
parcours marcheurs ☞
Contact
Michaël Lucas 0478 56 35 34