DESCRIPTION DE FONCTIONS TITRE DE L`EMPLOI

DESCRIPTION DE FONCTIONS
TITRE DE L’EMPLOI :
SECRÉTAIRE
NOM DE L’EMPLOYÉ-E :
Supérieur immédiat :
Coordonnatrice des services administratifs
Statut :
Temps complet
Date d’adoption :
12 mars 2014
Date de révision :
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité de la coordonnatrice des services administratifs, le titulaire du poste exerce de façon
principale des fonctions à caractère complexe telles que : la cueillette, la vérification, la sélection,
l’interprétation, la préparation, la transmission et l’actualisation des différentes demandes des données
administratives et professionnelles.
De plus, il est responsable de l’accueil, la réception des appels, le courrier, la messagerie, la reproduction
des documents et l’entrée de données informatiques. Il est responsable des tâches demandant une bonne
connaissance générale de bureau. Il collabore aux activités relatives à la gestion des ressources matérielles
et humaines de la corporation.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES
1. SECRÉTARIAT
1.1. Assumer la responsabilité de l’élaboration, de l’application, du suivi et de la mise à jour de
procédures concernant les activités liées au secrétariat.
1.2. Assumer la responsabilité de la gestion des différentes demandes administratives et
professionnelles de tout le personnel.
1.3. Supporter le directeur général, le supérieur immédiat et le personnel dans la composition,
rédaction, correction de lettres, rapports ou autres documents et en assurer la transmission aux
personnes concernées.
1.4. Assumer la responsabilité de l’élaboration et de la mise à jour des coordonnées des partenaires
en lien avec le carnet d’adresses corporatif ainsi que les différentes listes.
1.5. Assumer la responsabilité du classement informatique et physique de tout document corporatif
devant être conservé.
2. ACCUEIL
2.1. Collaborer à l’établissement des modalités d’accueil et de référencement de la clientèle de la
corporation.
2.2. Assumer la responsabilité d’accueillir la clientèle, de la diriger vers les services ou professionnels
appropriés et de filtrer les visites imprévues afin de tenter de répondre à leur demande.
2.3. Collaborer à la prise de rendez-vous et à la planification des horaires du personnel d’intervention.
2.4. Assumer la responsabilité d’aviser immédiatement le personnel d’intervention dans le cas d'une
annulation de rendez-vous afin de permettre à d’autres participants de bénéficier des services.
2.5. S’assurer de connaître et de transmettre l’information reliée aux services de chacun des centres
d’activité de la corporation.
2.6. Assumer la responsabilité de la prise et du transfert d’appels au personnel concerné.
2.7. Assumer la responsabilité de filtrer les appels s’adressant à la direction générale et à la
coordination en rassemblant les informations nécessaires pour un retour d’appel.
2.8. Effectuer certains contacts téléphoniques ou électroniques sur demande du supérieur immédiat.
2.9. Assumer la responsabilité de prendre et de transmettre régulièrement au personnel concerné les
messages électroniques et téléphoniques adressés à la corporation.
2.10. Assumer la responsabilité de la gestion de la réception et de l’expédition de la correspondance et
des colis postaux de la corporation ainsi que tenir un registre des envois.
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3. GESTION DOCUMENTAIRE
3.1. Collaborer au classement physique des dossiers clients.
3.2. Collaborer à l’archivage physique et électronique des documents corporatifs en respectant les
délais prescrits.
3.3. S’assurer de respecter les procédures administratives pour l’uniformisation et l’intégration des
ateliers au centre de documentation.
3.4. Assumer la responsabilité de la gestion des publications reçues pour l’ensemble de la
corporation.
3.5. Collaborer à la conception et la bonification des outils nécessaires à la bonne gestion des
différents centres d’activité de la corporation.
3.6. Assumer la responsabilité de la gestion des informations susceptibles de favoriser l’intégration
socioprofessionnelle des clients (dépliants, affiches, courriels).
4. RESSOURCES FINANCIÈRES
4.1. Collaborer au suivi des dépenses en recueillant toutes pièces justificatives en lien avec la carte
de crédit.
4.2. Tenir le registre de prêt de la carte de crédit aux employés.
4.3. Assurer la responsabilité de la gestion de la petite caisse et du rapport financier mensuel de la
petite caisse.
5. RESSOURCES MATÉRIELLES
5.1. Assumer la responsabilité des réservations des différentes salles et équipements de la
corporation et en assurer le suivi.
5.2. Assumer la responsabilité de la mise à jour, selon le mouvement de personnel, des données
dans les systèmes informatique et bureautique de la corporation.
5.3. Assurer un support aux employés en ce qui a trait à l’utilisation des systèmes informatique et
bureautique de la corporation.
5.4. Collaborer à la gestion des ressources matérielles de la corporation, notamment au niveau de
l’acquisition, l’installation, la réparation ainsi que l’utilisation par les employés et les clients.
5.5. Collaborer aux démarches visant à s’assurer du respect des clauses du bail liant la corporation
aux propriétaires de l’immeuble.
5.6. Collaborer à la gestion des espaces locatifs (conciergerie, système d’alarme).
5.7. Collaborer à l’aménagement des locaux.
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5.8. Collaborer à l’organisation et la préparation logistique des activités et des évènements de la
corporation.
6. RESSOURCES HUMAINES
6.1. Collaborer sur les aspects administratifs dans le processus de recrutement du personnel.
6.2. Collaborer et participer à la réalisation du programme d’accueil et d’intégration des nouveaux
employés et stagiaires de la corporation.
7. COMMUNICATION
7.1. Collaborer à l’organisation et l’animation des activités de communication de la corporation. (ex. :
conférences de presse, lancements, assemblée générale annuelle, etc.).
7.2. Collaborer à la production et la diffusion des outils d’information et de promotion de la corporation
auprès des différents publics (programmation, outils promotionnels, communiqués, etc.).
7.3. Collaborer à la conception, la réalisation, le suivi, l’évaluation et la révision du plan d’action pour
la campagne de financement annuelle de la corporation.
7.4. Collaborer à la conception, la réalisation, le suivi, l’évaluation et la révision du plan de visibilité
offert aux donateurs dans le cadre de la campagne de financement annuelle de la corporation.
7.5. Agir à tire d’administratrice du site web et de la page Facebook de l’organisation et s’assurer de
mettre à jour les logos des partenaires et les services offerts à la clientèle.
8. AUTRES TÂCHES
8.1. Participer aux diverses rencontres à la demande du supérieur immédiat.
8.2. S’assurer d’entretenir des liens de collaboration et d’échange d’expertise avec les professionnels
des divers centres d’activité de la corporation.
8.3. Respecter les politiques et procédures établies afin d’assurer une gestion saine et efficiente de la
corporation.
8.4. Représenter la corporation dans le cadre de rencontres, activités ou projets nécessitant sa
participation, à la demande du supérieur immédiat.
8.5. Assumer tout autre mandat ou toute autre responsabilité que pourrait lui confier le supérieur
immédiat.
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9. RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ
9.1. Dans le cadre de ses fonctions, agit en conformité avec les lois, les règlements, les obligations
légales et les politiques et procédures internes en matière de sécurité.
9.2. Collaborer à l’amélioration du milieu de vie au travail et à favoriser un environnement sain et
sécuritaire.
10. NIVEAU D’AUTORITÉ
10.1. Niveau de supervision
- Ne supervise aucun employé
11. EXIGENCES DU POSTE
11.1. Formation académique et expérience
- Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique.
OU
Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat combinée à deux années
d’expérience pertinente.
OU
Une expérience et une formation exceptionnelles et variées pourraient être considérées.
-
11.2. Habiletés recherchées
-
Excellente maîtrise du français oral et écrit
-
Connaissance de base en anglais
-
Très bonne maîtrise des logiciels de la suite bureautique Microsoft Office, particulièrement
Word et Access, incluant la gestion des courriers électroniques et l’utilisation d’Internet
11.3. Qualités personnelles
-
Autonomie
Persévérance
Orienté vers l’action
Sens des responsabilités, de l’organisation et de la priorisation
Créativité et innovation
Capacité d’adaptation et de travail d’équipe
Bon jugement et discernement
Intégrité et loyauté
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- Leadership mobilisateur
- Imputabilité
- Jovialité
11.4. Appartenance à un ordre professionnel
- Oui 
Non 
11.5. Doit posséder un permis de conduire valide
- Oui 
Non 
SIGNATURES :
_______________________________
Jean-Luc Turpin, directeur général
_______________________________
Date
_______________________________
Sophie Laplante, coordonnatrice des
Services administratifs
_______________________________
Date
_______________________________
Nom de l’employé-e, secrétaire
_______________________________
Date
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