Fiche préparation budgétaire 2014

E LABORATION
DU BUDGET
2014
Fiche de gestion financière
Cette fiche constitue un mode opératoire complet qui a pour objet d’expliciter
toutes les informations utiles à la préparation et à la saisie du budget 2014 des
composantes, services communs, coordinations et directions.
Pour cette nouvelle préparation budgétaire, il est demandé aux composantes,
services communs, coordinations et directions de prendre connaissance
attentivement, de ce mode opératoire, afin de progresser dans la qualité et la
fiabilité des données saisies, et permettre ainsi plus aisément la validation par la
direction des finances des budgets transmis.
Date de création : septembre 2009
Date de modification : septembre 2013
SOMMAIRE
1.1 préparation budgétaire : équilibre budgétaire et détermination des ressources propres
(recettes) ............................................................................................................................................ 3 1.2 préparation budgétaire : détermination des trois masses (dépenses) ........................................ 5 1.2.1 Point sur les investissements
5 1.2.2 Point sur le positionnement et l’utilisation des crédits de masse salariale
6 1.3 Renseignement des 5 axes budgétaires .................................................................................... 7 1.3.1 Le centre financier (première colonne de saisie)
7 1.3.2 Le compte budgétaire (deuxième colonne de saisie)
8 1.3.3 Le domaine fonctionnel (troisième colonne de saisie)
9 1.3.4 L’origine des fonds (quatrième colonne de saisie)
12 1.3.5 Le programme de financement (cinquième colonne de saisie)
12 1.4 Informations generales et calendaires ...................................................................................... 12 1.4.1 Informations générales : rappel
12 1.4.2 Date limite de saisie et de validation dans l’application
13 1.4.3 Vote du budget en conseil de gestion
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le budget peut être défini comme un document récapitulatif des recettes et des dépenses
prévisionnelles d'une entité ou d'un agent économique pour un exercice comptable à venir. Il n’est
pas donc pas un document normalisé à valeur comptable au sens strict. Pourtant le budget est un
outil largement utilisé par les gestionnaires pour des tâches de prévision, de pilotage ou de contrôle.
Ainsi, le budget ne détermine pas une réalité. C’est au contraire la réalité et un contexte qui
déterminent un budget, qui se veut en fait d’une certaine manière le miroir fidèle des capacités de
dépenses en fonction de prévisions de recettes sincères.
Sur un plan méthodologique, pour une entité, la construction d’un budget fait appel logiquement à
un raisonnement en deux temps :
détermination du montant total des prévisions de recettes;
ajustement en conséquence du montant autorisé des crédits ouverts égal au montant
total des prévisions de recettes.
1.1
PREPARATION BUDGETAIRE : EQUILIBRE BUDGETAIRE ET DETERMINATION DES
RESSOURCES PROPRES (RECETTES)
Le budget d’une entité est DONC toujours préparé en équilibre : le montant prévisionnel des
dépenses ne peut excéder celui des recettes (dépenses = recettes).
Ainsi, le montant total du budget en dépense pour une composante, un service commun, une
coordination ou une direction correspond donc au montant de sa dotation allouée par l’UPJV
additionné de celui de ses ressources propres.
Qu’est-ce qu’une ressource propre pour une composante, un service commun ou une
coordination ?
Les directions étant assimilées à des centres de dépense, elles ne bénéficient pas de ressources
propres1, sauf pour les ressources affectées dont elles ont la gestion (exemple : le programme UNR
financé par le conseil régional et l’union européenne géré par la DISI).
Les ressources propres sont donc constituées de toutes les recettes générées par une composante,
un service commun ou une coordination, y compris les commandes de prestations
internes correspondant à la fourniture d’un bien ou d’un service à un client en interne de
l’établissement, que peut être une composante, un service commun, une coordination ou une
direction. La dotation allouée par l’UPJV n’est donc pas considérée comme une ressource propre. Il
en est de même pour les droits d’inscription.
Rappel, en effet, la recette des droits d’inscription ne constitue pas une ressource
propre pour les composantes mais pour l’UPJV, en ce sens où elle est globalisée et
comptabilisée par la direction des finances au niveau de l’UPJV. Les composantes ne doivent donc
pas inscrire à leur budget une ligne de recette à ce titre. Il est rappelé que cette recette est déjà
intégrée indirectement dans le calcul de la dotation allouée par l’UPJV.
Rappel, recettes prévisionnelles de formation continue et d’apprentissage des unités de
formation et de recherche (UFR) : l’ensemble des composantes communiquera à la direction de
l’éducation permanente (DEP), au plus tard pour le 25 octobre, sa prévision d’activité 2014 en
formation continue et apprentissage.
1
La seule ressource des directions est constituée par la dotation allouée par l’UPJV.
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Comme pour la préparation budgétaire 2013, les recettes prévisionnelles de formation continue et
d’apprentissage des unités de formation et de recherche (UFR), ainsi que les crédits de dépenses
qui sont liées, seront saisies directement pas les UFR, sur les centres financiers dédiés, sur la base
des montants confirmés par la direction de l’éducation permanente.
Cette disposition (qui ne concerne pas la formation ouverte à distance) doit permettre d’améliorer la
prévision budgétaire, de respecter davantage le statut des composantes en tant que budgets
propres intégrés (BPI) et permet ainsi à chacune de présenter en conseil de gestion un budget qui
reflète l’ensemble de ses ressources propres. Toutefois, cette procédure ne remet aucunement
en cause les prélèvements de la DEP au titre des frais de gestion sur les ressources
formation continue et apprentissage. Autrement dit, le montant des recettes et des dépenses
saisies au titre de la formation continue et de l’apprentissage par les UFR tiennent compte de la
déduction du montant des frais de gestion.
Rappel, recette taxe d’apprentissage des UFR : comme pour la préparation budgétaire
précédente, il appartient à chaque composante d’établir directement en recette et en dépense une
prévision dans ce cadre, étant entendu que la dépense ne pourra concerner que des dépenses de
fonctionnement et des achats d’équipement à des fins pédagogiques, mais également de manière
prioritaire pour 2014, des cours complémentaires, des vacations d’enseignement et du monitorat.
Nouveauté pour 2014, recette tirée des contrats de formation continue et d’apprentissage :
cette « prévision sera particulièrement observée. La tendance actuelle démontre toujours à la fois
une disparité entre composantes (en partie due à leur champ disciplinaire) et une dynamique
certaine pour certaines composantes depuis deux ans, qui en font une priorité de développement.
Seule variable notable d’ajustement dans la préservation des équilibres, cette activité devrait
pouvoir faire l’objet d’une utilisation plus optimale des ressources qu’elle dégage. Ainsi un fléchage
sur l’utilisation des crédits correspondants sera discuté lors du dialogue de gestion. Dans le respect
des règles applicables à la formation continue et à l’apprentissage, l’objectif d’une responsabilisation
« encadrée » des composantes serait de permettre de consacrer davantage de moyens en cours
complémentaires et vacations d’enseignement (fléchages sur la masse salariale). » (DOB 2014)
Nouveauté pour 2014 : la dotation allouée par l’UPJV n’est plus à saisir en recette pour
les composantes, les services communs et les coordinations. En effet, cette dotation doit
apparaître en tant que contribution de l’UPJV dans l’annexe budgétaire des BPI du projet de budget
final présenté, autrement dit, constituer la différence entre le montant total prévisionnel des
dépenses d’une unité budgétaire et le montant prévisionnel des ressources propres de cette
dernière.
Rappel, toutes les recettes doivent être saisies dans l’application budgétaire (une ligne
de saisie par ressource propre distinguée). L’ensemble des recettes saisies pour une unité
budgétaire correspond ainsi à l’ensemble de ses prévisions en matière de ressources
propres, prévisions évaluées de manière sincère et véritable2, sur la base des informations
connues au moment de l’élaboration budgétaire, et par une prise en compte réelle des
recettes comptabilisées sur les exercices antérieurs et sur l’exercice en cours.
Ainsi, sauf cas particulier, notamment pour les recettes nouvelles, le périmètre du budget 2014 ne
prendra pas en compte les recettes n’ayant pas été comptabilisées sur l’exercice 2013 ou ne
pouvant l’être.
Rappel, informations à saisir sur le détail des ressources propres : pour être validés par
la direction des finances, les budgets transmis devront également comporter le détail des
ressources propres. A cette fin, pour chaque ressource propre, les trois niveaux d’informations
suivants doivent être renseignés dans l’espace « ressources propres » de l’application de saisie du
budget :
2
La sincérité constitue l’un des cinq principes applicables du droit budgétaire.
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-
précision du « type de ressources propres » : subventions, autres ressources propres ou
prestations internes;
précision du « financeur » (renseigner « UPJV pour les prestations internes);
« informations générales utiles sur la ressource propre ».
Rappel, prestations internes et coordinations
Les prévisions de refacturation des dépenses d’affranchissement par les coordinations ne
doivent pas être comptabilisées comme des prévisions de recettes. Il en est de même pour
toutes les autres opérations de réimputation de dépenses qui correspondent en fait à des
récupérations de crédits, consécutives à des avances.
Rappel, prestations internes et masse salariale
Les échanges de poste entre composantes ne donnent pas lieu à la comptabilisation d’une
recette (pour la composante qui prête) et d’une dépense (pour la composante qui reçoit),
puisque ces échanges sont déjà pris en compte dans le système des imports/exports, régulant ainsi
les dotations allouées en cours complémentaires aux composantes.
1.2
PREPARATION BUDGETAIRE
: DETERMINATION DES TROIS MASSES (DEPENSES)
Le budget est toujours préparé en équilibre : le montant total prévisionnel des crédits
ouverts en dépense ne peut excéder le montant additionné des ressources propres et de la dotation
allouée par l’UPJV.
Le montant des crédits en dépense qu’il est possible d’ouvrir au budget permet dans un second
temps d’en prévoir l’utilisation, le budget se décomposant en trois masses : fonctionnement,
investissement et charges de personnel.
Afin d’éviter une demande de décision budgétaire modificative (DBM) soumise au vote du
conseil d’administration de l’établissement qui n’interviendrait pas avant septembre ou octobre de
l’année en cours, il est vivement recommandé de déterminer le plus précisément possible le
montant des crédits à ouvrir sur chacune de ces trois masses au 1er janvier.
1.2.1
POINT SUR LES INVESTISSEMENTS
Conformément à la définition sur les immobilisations votée en conseil d’administration, un seuil
pour les investissements est applicable depuis le 14 octobre 2011. Ainsi, les biens et valeurs
destinés à rester durablement sous la même forme dans l’établissement supérieurs à un
montant unitaire de 500 euros H.T. sont considérés comme des investissements3. L’ancien
seuil des 800 euros n’est plus applicable.
Pour les nécessités de l’inventaire physique, les achats de matériel informatique (uniquement les
micro-ordinateurs, les stations de travail, les ordinateurs portables, les PDA et les tablettes
électroniques), quel que soit le montant unitaire hors-taxe, constituent toujours de
l’investissement.
Les commandes de logiciels et de mobiliers doivent être considérées en lots. Ainsi, le
raisonnement pour ces commandes ne s’établit pas par rapport à une valeur unitaire H.T. mais par
rapport à la valeur d’ensemble (exemple : l’acquisition de 50 logiciels pour une salle informatique)
lorsqu’un ensemble est commandé.
Voir la fiche de gestion financière spécifique sur intranet :
3
Pour plus de précisions, voir la fiche de gestion financière sur les règles d’imputation des dépenses, en ligne sur
l’intranet.
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http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/re_gles_imputation_des_de_penses_juin12.pdf
Rappel : les investissements prévus en 2014 doivent être renseignés dans la rubrique
« tableau des investissements », de l’application de saisie du budget. Les montants saisis doivent
être correspondants avec ceux renseignés dans l’application de saisie budgétaire. Il est rappelé que
ce tableau des investissements est produit en annexe lors de la présentation du budget en conseil
d’administration et que par ailleurs il présente l’intérêt d’anticiper les procédures de marché
applicables pour chaque achat.
Pour information, à compter de 2014, la nomenclature NOMADES (nomenclature adaptée à
l’enseignement supérieur) est remplacée par la nomenclature NACRES (nomenclature achats
commune à la recherche et l’enseignement supérieur)4.
Rappel, investissements 2014 et « fonds structurel en investissement » (FSI) : seules les
demandes d’équipements dont la finalité pédagogique est clairement avérée peuvent être
retenues au titre du FSI. Le montant de cette enveloppe à répartir pour 2014 n’est pas encore
connu, les négociations avec le financeur (conseil régional de Picardie) étant en cours. Les
composantes, services communs et coordinations5 peuvent cependant inscrire une prévision
d’investissement 2014 à ce titre, uniquement dans la rubrique « tableau des investissements »,
(aucune saisie en budget, les moyens correspondants étant complémentaires au budget des
composantes, services communs et coordinations : allocation par virements de crédits en cours
d’année).
1.2.2
POINT SUR LE POSITIONNEMENT ET L’UTILISATION DES CREDITS DE MASSE SALARIALE
Pour rappel, en application de la loi relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU) du
10/08/2007, le passage à l’autonomie au 01/01/2011 a eu en effet comme conséquence directe un
transfert de masse salariale de l’Etat et donc une multiplication du budget de l’UPJV par trois. Les
dépenses de personnel représentent désormais plus de 75% des dépenses exécutées, financées
principalement par l’Etat, mais aussi par des ressources propres.
Rappel, utilisation de la dotation UPJV : depuis le 01/01/2011, l’ensemble des crédits de
masse salariale financés par l’Etat est ouvert sur le niveau central de la structure budgétaire UPJV.
Il en découle que la dotation attribuée par l’UPJV aux composantes, aux services communs,
aux coordinations et aux directions ne peut être prévue qu’en crédits de fonctionnement ou
d’investissement, mais en aucun cas en masse salariale.
Les crédits de masse salariale sur financement Etat ne sont donc pas ouverts dans le
périmètre du budget d’une composante, d’un service commun ou d’une direction, que ce soit
pour les rémunérations principales, le monitorat, les cours complémentaires ou les
vacations d’enseignement. En application de la circulaire ministérielle 2010-0714 du 19 octobre
2010, seuls les IUT sont dérogatoires à ce principe.
Rappel, ressources propres et masse salariale : les crédits de masse salariale peuvent être
ouverts au budget des composantes et des services communs dés lors qu’ils sont financés
par des ressources propres. Ces crédits sont donc prévus et saisis par la composante ou le
service commun, positionnés sur le niveau de leur structure budgétaire et intégrés ainsi dans leur
périmètre budgétaire. Il en découle logiquement une gestion et un suivi de la dépense au niveau de
la composante ou du service commun. En cours d’exercice, il est possible, par une décision
budgétaire modificative, de modifier l’utilisation des crédits prévue sur ressources propres : les
crédits prévus en masse salariale peuvent être virés en fonctionnement ou en investissement, et
inversement, après accord de la direction des finances.
4
Depuis 2011, des travaux importants ont été menés par les établissements, les organismes de recherche et l’AMUE dans l’objectif
d’améliorer et de simplifier la gestion de la recherche. Un des axes d’amélioration a ainsi porté sur l’élaboration d’une nomenclature
d’achat plus détaillée, commune à l’ensemble des partenaires.
5
Les directions et services centraux ne sont pas éligibles
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Rappel, positionnement des crédits de rémunération des contractuels et des emplois
gagés sur ressources propres : à l’exception des IUT et des financements sur ressources
affectées, les crédits prévus pour la rémunération des contractuels et des emplois gagés, sont
ouverts de manière systématique sur le niveau central UPJV de la structure budgétaire.
La DEP assure l’autofinancement de ses contractuels et de ses emplois gagés. Le montant total de
la rémunération correspondante à prendre en compte au titre de l’année 2014 sera communiqué par
la direction des finances, et viendra ainsi en déduction du montant total des crédits qui pourront
être inscrits au budget 2014 de la DEP.
Rappel, saisie des prévisions de masse salariale : les composantes et services
communs doivent saisir chaque prévision de masse salariale sur ressources propres sur le
compte d’imputation principale, sans ventiler les taxes (comptes d’imputation budgétaire
633) et les charges (comptes d’imputation budgétaire 645). La ventilation correspondante sera
en effet effectuée par la direction des finances. Les données ci-dessous (coût employeur = coût brut
chargé + cotisations patronales) sont ainsi rappelées pour information, les composantes et services
communs devant prendre en compte dans leur calcul, le coût employeur.
Coût de la masse salariale au 01/01/2014
montant brut en euros
cout employeur en euros
(montant net payé à l'agent +
les cotisations salariales)
(montant brut + les cotisations
patronales
contrat étudiant
9,43
13.46
cours complémentaires
40,91
42.96
Vacations d’enseignement
40,91
58.33
rémunération à l'heure
rémunération au forfait
Doctorant contractuel avec mission
d’enseignement
Doctorant contractuel sans mission
d’enseignement
1.3
montant brut en euros
cout employeur en euros
(montant net payé à l'agent +
les cotisations salariales)
(montant brut + les cotisations
patronales
2 020.32
2 865.86
1 684.93
2 390.11
RENSEIGNEMENT DES 5 AXES BUDGETAIRES
Modélisé par rapport à SIFAC, l’application de saisie du budget comporte pour chaque ligne de
dépense ou de recette 5 axes budgétaires : le centre financier, le compte budgétaire, le domaine
fonctionnel, l’origine des fonds et le programme de financement.
Les montants inscrits au budget pour toutes les recettes et les dépenses sont donc toujours en lien
avec ces 5 éléments.
1.3.1
LE CENTRE FINANCIER (PREMIERE COLONNE DE SAISIE)
Le centre financier est l’unité au sein de laquelle le budget est mis en place et où il est
potentiellement exécuté. Il est renseigné dans le tableau de saisie via un menu déroulant
comportant tous les centres financiers de la structure budgétaire.
Le budget est donc saisi sur les centres financiers de niveau 2, 3 et 4, le niveau 1 étant l’UPJV.
Les prévisions de recettes doivent être inscrites au niveau 2 uniquement (niveau unité
budgétaire), sauf pour les prévisions de recettes en ressources affectées à inscrire au niveau de
l’EOTP et celles de formation continue, de l’apprentissage et de la formation ouverte à distance
(FOAD) qui peuvent être affichées à un niveau 3 ou 4 dans la structure budgétaire.
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Les dépenses nécessaires pour le fonctionnement courant et le pilotage des administrations
des composantes et des services communs doivent être positionnées sur le niveau 2 de la structure
budgétaire, les dépenses de formations, de documentation et de la vie étudiante étant saisies sur
les niveaux 3 et 4.
Les crédits de masse salariale financés sur ressources propres peuvent être globalisés sur le
niveau 2.
Les dépenses et recettes prévisionnelles de formation continue doivent être saisies sur les
centres financiers terminant par « FC », celles de l’apprentissage sur les centres financiers
terminant par « APP ».
1.3.2
LE COMPTE BUDGETAIRE (DEUXIEME COLONNE DE SAISIE)
Le compte budgétaire représente les natures de recette et de dépense en comptabilité budgétaire.
1.3.2.1 Recettes
Toutes les recettes sont à saisir sur des comptes budgétaires de classe 7 (recettes de
fonctionnement), sauf pour les subventions d’équipement à saisir sur les comptes
de classe 1.
Une subvention d’équipement pouvant être définie comme une subvention dont la notification
prévoit explicitement des achats d’équipement. La recherche est la seule unité budgétaire
concernée par cette prévision.
Le budget doit être saisi en prévision de recette sur les rubriques budgétaires les plus
fines. Cette exigence est imposée pour les besoins d’une information obligatoire et détaillée des
prévisions de recettes lors du vote du budget de l’UPJV en conseil d’administration. Seuls les
comptes proposés dans l’application de saisie du budget peuvent ainsi être utilisés.
Recette de formation continue : la recette prévue en formation continue par les UFR, les IUT
et la direction de l’éducation permanente doit être saisie sur le compte 7442 lorsqu’elle est constitue
une subvention du conseil régional et sur le compte 7065 lorsqu’elle provient des entreprises.
1.3.2.2 Dépenses
Les dépenses sont saisies sur des comptes budgétaires commençant par 6 pour le fonctionnement
(dont la masse salariale) et 2 pour l’investissement.
Rappel, pour les besoins d’une information obligatoire et détaillée des dépenses lors du
vote du budget de l’UPJV en conseil d’administration, certaines dépenses de fonctionnement
doivent être saisies dans la mesure du possible sur des comptes budgétaires fins entre 3 et
5 chiffres. Ces derniers sont rappelés dans le tableau ci-dessous.
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Liste des comptes budgétaires fins en dépense à utiliser
Nature
Comptes budgétaires
Désignations
c/607 + C/601 + c/602
Matériels et fournitures non amortissables
c/604 + c/622 + c/62885
Achats d'études et de prestations de services
c/616
Assurances
c/6061
Fluides et frais de téléphonie
c/626
c/612
c/613
Crédits de
fonctionnement
Locations
c/614
c/6152
c/6156
c/6286
Maintenance des bâtiments et charges d'exploitation
des bâtiments
c/6155
Crédits
d'investissement
c/6283
Formation continue des personnels
c/621 + c/6284
Personnel extérieur à l'établissement
c/238 + c/213 + c/212+ c/211 + c/214
Bâtiments
c/215 + c/216 + c/218 + c/22
Équipements - Matériel
Rappel, pour les dépenses de masse salariale financées sur ressources propres des
composantes et services communs, les saisies doivent être effectuées sur le niveau plus fin,
en faisant nécessairement la distinction entre monitorat, cours complémentaires et vacations
d’enseignement. Seuls les comptes proposés dans l’application de saisie du budget peuvent ainsi
être utilisés.
1.3.3
LE DOMAINE FONCTIONNEL (TROISIEME COLONNE DE SAISIE)
Le domaine fonctionnel correspond à la nomenclature de gestion définie par la LOLF. La mission
recherche et enseignement supérieur est l’une des 33 missions du budget général de l’Etat. Elle
comporte 12 programmes, dont le 150 (formations supérieures et recherche universitaire) et le 231
(vie étudiante).
Le programme 150 est structuré en 15 actions, dont 3 pour les formations, 7 pour la recherche
scientifique et technologique et 1 action support pour le pilotage et l’animation du système
universitaire. Le programme 231 est structuré en 4 actions : aides directes, aides indirectes, santé
des étudiants et pilotage et animation des programmes. Le tableau ci-dessous rappelle le détail de
chaque action.
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Programme 150 : formations supérieures et recherche universitaire
Action n°1 (domaine fonctionnel 101) :
formation initiale et continue du
baccalauréat à la licence
Cette action comprend les moyens consacrés à l'organisation d'une offre de
formation initiale et continue cohérente au niveau du cursus licence.
Action n°2 (domaine fonctionnel 102) :
formation initiale et continue de niveau
master
Cette action comprend les moyens consacrés à l'organisation d'une offre de
formation initiale et continue au niveau du master.
Pour les disciplines de santé, (médecine, odontologie, pharmacie), les
années de formation de la deuxième année au doctorat d'exercice inclus
sont classées dans cette action.
L'IUFM est inscrit également dans cette action.
Action n°3 (domaine fonctionnel 103) :
formation initiale et continue de niveau
doctorat
Cette action comprend les moyens consacrés aux écoles doctorales.
Action n°5 (domaine fonctionnel 105) :
bibliothèques et documentation
Cette action comprend les moyens consacrés au développement des
ressources documentaires, à la fois pédagogiques et scientifiques, sur
support papier ou électronique.
Action n°6 (domaine fonctionnel 106) :
recherche universitaire en sciences de la
vie, biotechnologie et santé
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en
sciences de la vie, biotechnologie et santé.
Action n°7 (domaine fonctionnel 107) :
recherche universitaire en mathématiques,
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en
sciences et techniques de l'information et de mathématiques, sciences et techniques de l'information et de la
la communication, micro et
communication, micro et nanotechnologies.
nanotechnologies
Action n°8 (domaine fonctionnel 108) :
recherche universitaire en physique, chimie
et sciences pour l'ingénieur
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire en
physique, chimie et sciences pour l'ingénieur.
Action n°10 (domaine fonctionnel 110) :
recherche universitaire en sciences de la
terre, de l'univers et de l'environnement
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche en géochimie,
géophysique, astronomie, astrophysique et les recherches fondamentales
sur les problèmes environnementaux (action en lien étroit avec le CNRS).
Action n°11 (domaine fonctionnel 111) :
recherche universitaire en sciences de
l'homme et de la société
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche dans les
disciplines suivantes : anthropologie, ethnologie, archéologie, art et histoire
de l'art, études classiques, études orientales, histoire, histoire et philosophie
des sciences, linguistique, littérature, musique et musicologie, philosophie,
psychologie, religions, sciences de l'éducation, économie, gestion, droit,
sociologie, sciences politiques, géographie, démographie.
Action n°12 (domaine fonctionnel 112) :
recherche universitaire interdisciplinaire et
transversale
Cette action comprend les moyens consacrés à la recherche universitaire
interdisciplinaire et transversale.
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Action n°13 (domaine fonctionnel 113) :
diffusion des savoirs et des musées
Action n°14 (domaine fonctionnel 114) :
immobilier
Action n°15 (domaine fonctionnel 115) :
pilotage et support du programme
Cette action comprend les moyens consacrés à la diffusion de la culture
scientifique (diffusions des travaux effectués au sein des établissements
dans une perspective de valorisation et d'information à destination du public,
spécialiste ou non) et à la conservation et valorisation des musées
universitaires.
Dans cette action sont identifiés les crédits consacrés par l'Etat aux
constructions, restructurations, acquisitions ainsi qu'à la maintenance, la
sécurité, l'entretien et le fonctionnement des bâtiments et des espaces
extérieurs.
Les locations entrent également dans cette action.
Dans cette action sont identifiées les dépenses pour le Comité National
d'Evaluation (CNE), l'AERES, le CNU et l'AMUE.
Dans cette action sont identifiées les dépenses pour le pilotage opérationnel
des établissements : fonctions de direction, d'administration (composantes et
services communs), de gestion financière et de GRH.
Dans cette action sont identifiées les dépenses visant à accroitre la
dimension internationale de l'enseignement supérieur : SOCRATES,
LEONARDO, bourses de mobilité, dotations contrat quadriennal.
Dans cette action sont identifiées les dépenses visant à la formation des
personnels enseignants chercheurs et IATOS.
Programme 231 : vie étudiante Cette action comprend les moyens consacrés suivants : bourses
Action n°1 (domaine fonctionnel 201) : d'enseignement supérieur sur critères sociaux, bourses sur critères
aides directes
pédagogiques (bourses sur critères universitaires, bourses de service public,
bourses de mérite), prêts d'honneur, la part sociale du FSDIE.
Cette action concerne le logement étudiant, la restauration universitaire ainsi
Action n°2 (domaine fonctionnel 202) :
que le transport des étudiants (voyages de port à port pour les étudiants
aides indirectes
boursiers des DOM).
Action n°3 (domaine fonctionnel 203) : Cette action comprend les moyens consacrés à la santé des étudiants ainsi
santé
des
étudiants
et
activités que les crédits pour la vie culturelle, sportive, associative et démocratique de
associatives, culturelles et sportives
l'établissement au bénéfice des étudiants.
Dépenses : le domaine fonctionnel doit toujours être renseigné pour chaque ligne de
prévision de dépense, en tenant compte des précisions données dans le tableau ci-dessus.
En effet, pour rappel, le domaine fonctionnel délivre une information sur la prévision de la
destination de la dépense, information faisant l’objet d’une présentation lors du vote du budget.
Le domaine fonctionnel 115 doit être utilisé pour les dépenses nécessaires pour le fonctionnement
courant et le pilotage des administrations des composantes et des services communs. Il en est de
même pour les dépenses du BIOP et celles de l’ensemble des services centraux et des directions.
Les dépenses immobilières, les dépenses de location, d’entretien et de maintenance des bâtiments
sont à saisir sur le domaine fonctionnel 114.
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Le domaine fonctionnel « DZ1 » doivent être saisi théoriquement pour toutes les
dépenses non décaissables liées aux prévisions de prestation interne.
Au niveau de l’établissement, le montant total des dépenses prévues en prestation interne doit
être strictement égal au montant total des recettes prévues en prestation interne. Les différents
budgets seront ainsi corrigés au besoin par la direction des finances en cas d’écart constaté
(suppression du domaine fonctionnel DZ1 avec affectation sur un domaine fonctionnel par défaut).
Rappel : toutes les prévisions de recette doivent être saisies sur domaine fonctionnel
«NA», excepté les prévisions de recette en prestation interne. Les prévisions de recette liées
aux prestations internes doivent être saisies sur le domaine fonctionnel RZ1.
1.3.4
L’ORIGINE DES FONDS (QUATRIEME COLONNE DE SAISIE)
Cette colonne définit l’origine des fonds et ou leur utilisation.
Rappel, la saisie de l’origine de fonds en dépense est une information
facultative (possibilité de saisie «NA»). Seuls les prévisions de dépenses sur taxe d’apprentissage
doivent être fléchés selon l’origine de fonds 641.
Rappel : la saisie de l’origine
facultative (possibilité de saisie «NA»).
1.3.5
de
fonds
en
recette
est
une
information
LE PROGRAMME DE FINANCEMENT (CINQUIEME COLONNE DE SAISIE)
Le programme de financement (PFI) permet de modéliser des conventions/opérations/projets en
effectuant un suivi des recettes et des dépenses correspondantes. Toujours relié à un élément
d’organigramme technique de projet (EOTP), le PFI permet ainsi le suivi budgétaire et analytique de
certaines catégories de dépenses, notamment celles devant être justifiées parce que
subventionnées.
Rappel, utilisation des PFI pour les crédits de masse salariale sur ressources propres :
la codification est inchangée par rapport à 2013. Les composantes et services communs doivent
utiliser le PFI « RESSPROP » pour les prévisions en cours complémentaires, les vacations et le
monitorat financés sur ressources propres.
Rappel, utilisation des PFI pour les prévisions de dépenses de masse salariale des IUT :
la codification est inchangée par rapport à celle applicable pour 2013 (« NA » pour les contractuels,
« HCVACIUT » pour les cours complémentaires et les vacations d’enseignement sur financement
Etat, « RESSPROP » pour les cours complémentaires, les vacations d’enseignement et le monitorat
financés sur ressources propres).
Comme pour la précédente préparation budgétaire, la DEP rappelera aux UFR les PFI à utiliser
pour les prévisions de dépense et de recette en formation continue et en apprentissage.
1.4
1.4.1
INFORMATIONS GENERALES ET CALENDAIRES
INFORMATIONS GENERALES : RAPPEL
Il est rappelé que le budget doit être saisi sur l’application de saisie, disponible sur l’espace ENT.
Il est rappelé qu’un mode opératoire sur la saisie du budget est disponible dans l’espace
« documents» de l’application de saisie du budget.
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Il est rappelé qu’avant transmission à la direction des finances pour validation, le budget
d’une composante, d’un service commun, d’une coordination ou d’une direction doit être
vérifié et contrôlé. A cette fin, des rapports sont à mis à disposition, comme précisé dans la partie
1.3 du mode opératoire.
1.4.2
DATE LIMITE DE SAISIE ET DE VALIDATION DANS L’APPLICATION
En conformité avec la procédure budgétaire définie pour les universités, le débat d’orientation
budgétaire voté par le conseil d’administration du 3 octobre a marqué à l’UPJV le début de la
préparation budgétaire 2014, et ouvre ainsi une phase de dialogue de gestion avec les différents
responsables de crédits. Ce dialogue de gestion sera l’occasion de jeter les bases d’un contrat
d’objectifs et de moyens (COM) avec les composantes, s’inscrivant dans la perspective d’une
gestion pluriannuelle. Outre la question de la dotation qui sera allouée pour l'année prochaine, la
discussion portera également sur l'allocation des moyens en cours complémentaires et vacations,
sur les emplois, ainsi que sur les grandes orientations stratégiques des composante et services
communs envisagées pour l'année prochaine. Des entretiens se dérouleront ainsi entre le 16 et le
25 octobre. La dotation 2014 alloué par l’UPJV aux composantes et services communs sera
ainsi notifiée à l’issue de ces entretiens, soit au plus tard fin octobre.
Le déroulement des phases de négociation (arbitrages) et le rappel des échéances calendaires
jusqu’au vote du budget primitif doivent être rappelés. Le projet de budget primitif étant présenté
et voté en conseil d’administration du 5 décembre, en application de l’article R719-66 du code
de l’éducation, ce projet de budget devra être communiqué au rectorat au plus tard pour le 21
novembre, soit 15 jours au moins avant sa présentation en conseil d’administration. En
conséquence, le projet de budget de chaque composante et service commun aura été saisi,
puis validé par la direction des finances, au plus tard pour le 14 novembre. Il en est de même
pour la date limite de saisie et de validation des investissements. Aucun délai supplémentaire ne
pourra être accordé.
1.4.3
VOTE DU BUDGET EN CONSEIL DE GESTION
Dans ces conditions, il est souhaitable que la présentation et le vote en conseil pour chaque
composante et service commun soient arrêtés également à cette date, dans la mesure où des
modifications éventuelles ultérieures ne pourraient être prises en compte.
Le budget des composantes et des services communs doit être validé par le directeur
des finances avant d’être présenté en conseil de gestion.
Comme pour la préparation 2013, un format de présentation budgétaire (présentation des dépenses
par destination, présentation des dépenses et recettes par nature), déjà transmis en 2012 aux
directeurs de composantes et service communs, doit être utilisé lors de la présentation et du vote en
conseil de gestion. Des documents annexes jugés utiles peuvent être joints en complément, dés
lors qu'ils ne sont pas contradictoires avec le contenu de ce format de présentation.
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