Appel d`offres WORLD CUSTOMS ORGANIZATION

Appel d’offres
WORLD CUSTOMS ORGANIZATION
ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES
Established in 1952 as the Customs Co-operation Council
Créée en 1952 sous le nom de Conseil de coopération douanière
« APPEL D’OFFRES RELATIF À UNE PRESTATION DE CONSEIL EN VOYAGES
D’AFFAIRES POUR L’OMD »
Date limite de soumission des offres :
28 juin 2013 – 10 h (GMT+1)
Adresse pour la soumission des offres :
WCO-OMD
« Appel d’offres relatif à une prestation de conseil en voyages d’affaires pour l’OMD »
À l’attention de Mme Karen Garside
Organisation Mondiale des Douanes
Responsable du service achats et contrats
Rue du Marché, 30, B1210 Bruxelles
Belgique
1
TABLE DES MATIÈRES
PREMIÈRE PARTIE
1. Présentation de l’Organisation mondiale des douanes (OMD)
2. Objectif de cet appel d’offres
3. Contexte
3.1
Présentation et statistiques
3.2
Politique de l’OMD en matière de voyages
4. Exigences générales
5. Services attendus de la part du soumissionnaire
5.1
Procédure de réservation des billets et gestion des réservations
5.2
Procédure de réservation de l’OMD
5.3
Assistance au personnel de l’OMD et aux voyageurs
5.4
Préparation de statistiques et comptes rendus réguliers
6. Rémunération
7. Divers
3
3
3
3
5
6
7
7
7
9
10
10
PARTIE II
1. Modalités de participation a l’appel d’offres et contenu de l’offre
1.1
Préparation de l’offre
1.2
Documents requis dans l’offre
1.3
Coûts liées à la réalisation de l’offre
1.4
Durée de validité de l’offre
1.5
Formalités et signature de l’offre
1.6
Date de soumission des offres
1.7
Proposition financière mentionnée dans l’offre
1.8
Langue
1.9
Demande d’information ou de clarification de l’appel d’offres
1.10 Modification et retrait de l’appel d’offres
1.11 Modification et retrait de l’offre
1.12 Sous-traitance
2. Evaluation et attribution de l’offre
2.1
Critères d’exclusion
2.2
Clauses déontologiques
2.3
Critères de sélection des soumissionnaires
2.4
Critères d’attribution de l’offre
2.5
Points
2.6
L’offre financière
2.7
Classement des offres et attribution du marché
2.8
Absence d’obligation de passer le marché
2.9
Dispositions particulières
18
11
11
11
12
12
12
12
13
13
13
13
14
14
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14
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16
17
17
17
18
ANNEXES
Annexe I Proposition financière
Annexe II Préparation de statistiques et comptes rendus réguliers
Annexe III Décision n° XXXIII du Conseil de Coopérati on Douanière
Conditions générales applicables
19
21
22
29
2
PREMIÈRE PARTIE
1. Présentation de l’Organisation mondiale des douanes
Créée en 1952, l'Organisation mondiale des douanes (OMD) est la seule
organisation intergouvernementale indépendante compétente en matière de douanes.
On trouvera un complément d'information sur ce sujet à l'adresse :
http://www.wcoomd.org
La mission de l’OMD est d'améliorer l'efficacité et l'efficience des administrations
douanières et de les aider à atteindre leurs objectifs de développement nationaux, en
particulier dans le domaine de la facilitation des échanges, du recouvrement des
recettes, de la protection de la société et de la sécurité de la chaîne logistique. Les 179
administrations douanières qui sont actuellement membres de l'OMD (en février 2013)
sont responsables, ensemble, du traitement d'environ 98 % du commerce mondial.
2. Objectif de cet appel d’offres
L’objectif de cet appel d’offres est d’indiquer les besoins de l’OMD pour nommer
à partir du 16 septembre 2013, et pour une durée de trois (3) ans renouvelables, un
conseiller en voyage d’affaires (appelé ici le « Soumissionnaire »).
Le Soumissionnaire doit désigner une équipe appropriée d’agents techniques de
tourisme qui devront agir en tant que fournisseur principal de billets de voyages
d’affaires pour des déplacements par avion, train et ferries et, le cas échéant, devront
également fournir des conseils en matière d’hôtels, d’organisation de conférence et de
location de voiture. Le Soumissionnaire doit agir conformément à la situation et aux
politiques de l’OMD.
Le Soumissionnaire doit travailler dans ses propres locaux ; il n’est pas prévu de
créer un bureau pour le Soumissionnaire au sein de l’OMD.
3. Contexte
3.1 Présentation et statistiques
L’OMD dispose d’une équipe de fonctionnaires travaillant exclusivement à
l’organisation de voyages (appelée ici « Personnel de l’OMD »). Le personnel
de l’OMD travaille en collaboration étroite avec ses homologues chez le
Soumissionnaire. Veuillez noter que le personnel de l’OMD travaille
actuellement avec une équipe de 3 à 5 agents techniques de tourisme chez le
3
soumissionnaire contractant qui sont parfaitement familiarisés avec la
situation et les politiques de l’OMD.
Pour s’acquitter de sa mission, l’OMD doit organiser des déplacements
fréquents de ses fonctionnaires, experts, consultants, et invités depuis
Bruxelles vers différentes destinations sur pratiquement tous les continents et,
dans la plupart des cas, leur retour vers Bruxelles ou leur domicile, ainsi qu’au
départ de plusieurs endroits dans le monde vers un grand nombre d’autres
endroits. Ces déplacements se font dans le cadre de l’organisation de
réunions, de séminaires ou d’autres activités, partout dans le monde. Les
destinations varient. Les délégués qui participent à ces activités sont invités
par l’OMD, qui leur fournit les billets. Ces derniers temps, le nombre de
déplacements requis pour la préparation des activités a considérablement
augmenté. Il est impossible de définir un “format de voyage” et chaque dossier
doit faire l’objet de recherches minutieuses de la part de l’agent de voyage. En
outre, l’OMD dispose de représentations régionales, vers lesquelles ou à partir
desquelles des déplacements fréquents sont organisés. À ce titre, il faut
préciser que l’OMD organise des activités et des formations régionales, dans
des centres de formation régionaux (23 au total, distribués de par le monde).
Des participants de la région y sont invités, dont les déplacements doivent
être organisés.
a)
Destinations
La plupart des tickets sont généralement émis pour des déplacements vers et
au sein d’autres régions que la région européenne. Des statistiques de
voyages sont disponibles ci-dessous pour les déplacements de l’OMD actuels
(2013, premier trimestre)) et passés (2011/2012).
Au cours de 2012, les 10 destinations principales étaient Bruxelles, Accra,
Lomé, Johannesburg, Libreville, Tokyo Narita, Ouagadougou, Abidjan, Dakar
et Baku.
Au cours de 2012, un total de 177 billets de train a été émis pour les voyages
à bord du Thalys ou de l’Eurostar.
La plupart des déplacements payés par l’OMD sont des voyages
internationaux en dehors de l’Europe : les déplacements au sein de l’Europe
représentent généralement moins de 15 % du volume total des déplacements.
Par exemple en 2011/12 la région de l’Asie et du Pacifique représentait
environ 23% des achats de billets d’avion, l’Amérique du Nord, centrale et du
Sud 15%, l’Afrique australe et de l’Est 19%, l’Europe 18%, l’Afrique du Nord et
le Moyen Orient 8%, l’Afrique de l’Ouest et centrale 17%.
4
b)
Volume financier
- Achat de tous les tickets (avion, train et autre)
2011 : 1 266 937 euros
2012 : 2 235 580 euros
- Achat de billets d’avion uniquement
2011 : 1 258 048 euros
2012 : 2 221 814 euros
-
Volume d’affaires par mois civil
Au cours de 2012, le volume d’affaires était le plus intense pendant les mois de
janvier, juillet et octobre.
Par exemple, une comparaison entre le nombre de billets d’avion émis au
premier trimestre 2012 et au premier trimestre 2013 démontre une augmentation
de plus de 90%. Un total de 304 billets d’avion (52 pour l’Europe, 252 hors
Europe) a été émis pendant cette période en 2012 et un total de 580 billets
d’avion (91 pour l’Europe, 487 hors Europe) pour le premier trimestre de 2013.
3.2 Politique de l’OMD en matière de voyages
a)
Principes
Les principes de la politique de l’OMD en matière de voyages sont décrits
dans le Manuel du personnel de l’OMD et incluent des obligations pour le
voyageur ainsi que pour l’OMD. Veuillez noter que la politique de l’OMD n’est
pas d’organiser le paiement de tous les frais associés aux déplacements par
l’intermédiaire de cartes de crédit de société individuelles et qu’une telle
politique ne sera pas appliquée. La seule exception est l’utilisation de la carte
American Express Alpha Card reliée au compte de voyages d’affaires de
l’OMD.
L’OMD utilise un compte de voyages d’affaires, pour lequel la carte American
Express Alpha Card, en tant que carte virtuelle, est utilisée pour engager des
frais de transport et des frais associés chez notre agent de voyages. L’OMD
tire parti des principaux avantages de ce type de compte et a expérimenté de
manière très positive le traitement simplifié des déplacements, et utilise les
informations de gestion précieuses fournies. L’OMD prévoit de continuer à
utiliser à l’avenir le compte de voyages d’affaires et l’Alpha Card.
5
L’OMD achète les billets pour les déplacements de ses fonctionnaires,
experts, consultants et d’autres personnes invitées.
b)
Mode de déplacement
Le Manuel du personnel traite des déplacements aériens et du choix de
classe comme suit :
(1) Les fonctionnaires de tous les niveaux se déplacent normalement en
classe « tourisme » ou « économique » ;
(2) les déplacements en classe affaires seront normalement autorisés
uniquement pour les vols de plus de 6 heures requis pour des
déplacements officiels ; pour des motifs valables et suffisants, des
déplacements en avion dans une classe supérieure à la classe
économique peuvent être également autorisés pour certains
fonctionnaires (direction) qui ne sont autorisés, dans les autres cas, qu’à
voyager en classe économique ;
(3) c’est le temps de vol par vol individuel (en cas d’arrêts en transit) qui
détermine le choix de la classe et non le total de tous les vols ;
(4) les voyages en première classe ne seront pas autorisés.
4. Exigences générales
Il est attendu que le soumissionnaire :
-
Soit un agent de voyages enregistré (IATA) ayant accès aux systèmes
restreints de réservation de billets d’avion et de train normalement
obligatoires tels que, par exemple, le système de réservation informatisé
(CRS) GALILEO ou AMTRAK qui permet d’accéder en ligne (SSIM, ASM et
SSM) aux itinéraires de voyage, périodes, classes de tarifs, tarifs, remises,
tarifs aller/retour, etc. disponibles accessibles ;
-
puisse travailler quotidiennement dans les deux langues officielles de l’OMD,
le français et l’anglais ;
-
mettre à disposition une équipe capable de répondre rapidement aux
requêtes et aux besoins de l’OMD ;
-
decrire en détail le processus d’implémentation et la durée de temps
nécessaire pour le mettre en place ;
6
-
puisse noter et prévoir les développements récents et à venir dans ce secteur
commercial.
-
Être opérationnel dès la date du début du contrat.
5. Services attendus de la part du Soumissionnaire
Le Soumissionnaire doit être capable de :
-
Gérer la réservation et l’achat de billets de voyages d’affaires en avion, train
et ferries ;
-
louer des voitures ;
-
réserver des chambres d’hôtel (les tâches requises seront limitées à la
réservation d’hôtel individuelle) ; et
5.1 Procédure de réservation des billets et gestion des réservations
Lors de la réservation et de l’achat des billets pour l’OMD, le Soumissionnaire devra s’en
référer à la politique de voyage de l’OMD, telle que décrite dans le Manuel du personnel.
Le Soumissionnaire doit agir conformément aux principes de l’OMD en matière de
voyages, exposés dans ledit manuel. Il devra également suivre la procédure de
réservations et appliquer le principe de la « route la plus courte et la plus économique »,
lors de l’achat des billets, soit la route la plus directe par avion entre Bruxelles (ou tout
point de départ des experts, consultants, etc.) et la destination finale. Pour les
déplacements de proximité, le train peut s’avérer plus direct et plus économique que
l’avion. En vertu des règles en vigueur, l’agent devra, le cas échéant, se tourner vers
des transporteurs à faible coût ou choisir le tarif proposé sur le Web.
Lors de la recherche de billets, le Soumissionnaire doit tenir compte du fait que les
personnes voyageant pour l’OMD NE répondent PAS aux profils établis par d’éventuels
outils de profilage informatiques qu’il utilise éventuellement Généralement parlant, il n’y
a pas de déplacement-type, ni de déplacements récurrents entre deux points. Dans la
plupart des cas, les itinéraires sont uniques, singuliers et correspondent à un
déplacement donné.
5.2
Procédure de réservation de l’OMD
7
Le Soumissionnaire est tenu de suivre à la lettre la procédure de réservation des billets
de l’OMD, en toutes circonstances. Il aura l’obligation contractuelle de respecter la
procédure suivante:
1) Il est saisi d’une demande de déplacement par l’OMD, qui lui précise la
destination, les dates et le nom du voyageur;
2) L’OMD attribuera un code d’identification unique à chaque requête (p.ex.: TR –
nombre, soit les lettres TR, suivies d’un nombre à cinq chiffres);
3) Le Soumissionnaire réservera le vol vers la destination demandée, dans les
meilleurs délais et au maximum 24h après réception de la demande. La politique
de voyage de l’OMD sera respectée lors du choix des billets et de la classe,
Lorsque cela s’avère possible, il est demandé au Soumissionnaire de proposer
trois offres différentes pour un même déplacement.
4) Il n’y a pas d’émission de billet à ce stade, mais le Soumissionnaire doit geler le
prix du billet, pendant la durée maximale autorisée par la compagnie d’aviation.
5) L’OMD communiquera l’offre choisie au Soumissionnaire, dans les meilleurs
délais et par écrit. Le billet pourra alors être émis.
6) Le Soumissionnaire prend acte de la décision de l’OMD et demande l’émission
immédiate du billet, au prix le plus bas. Le billet sera envoyé à l’OMD, par voie
électronique.
7) Si d’autres réservations temporaires avaient été faites, elles seront annulées,
sans frais, ni pour l’OMD, ni pour le Soumissionnaire, ni même pour la
compagnie d’aviation
NB. Aucun ticket ne pourra être émis ni modifié sans confirmation écrite des personnes
autorisées (unité de voyage) au sein de l’OMD. De même, aucun billet émis ne sera
annulé sans leur autorisation écrite. Le soumissionnaire doit observer la politique de
voyages de l’OMD qui ne lui permet pas d’entrer en liaison directe avec le voyager
concerné.
L’OMD attend du Soumissionnaire qu’il gère les réservations au mieux et de manière
proactive. Il devra également suivre de près les réservations temporaires, afin de
respecter les délais de validité des offres faites par les compagnies et les disponibilités.
Le Soumissionnaire procédera à l’émission des billets en temps voulus et en assurera le
suivi. Il vérifiera l’exactitude des données communiquées, avant émission du ticket
(orthographe du nom du voyageur, dates de voyage, itinéraire et destination), afin
d’éviter toute erreur, qui imposerait l’émission d’un nouveau billet et occasionnerait des
frais supplémentaires. Pour ces vérifications, la référence est le code TR attribué à la
demande de l’OMD (cf. n°2, chapitre 5.2 “PROCÉDURE DE RÉSERVATION DE
L’OMD”). Conformément au principe de gestion active, le Soumissionnaire prendra aussi
l’initiative de proroger les éventuelles réservations temporaires et en informera l’OMD.
Par contre, Dès que possible, il cherchera les solutions moins chères, pour un même
itinéraire etc.
___________________________________________
8
* Trois employés de l’OMD (unité de voyage) sont autorisés à donner des instructions au
Soumissionnaire, en matière de confirmation, de modification ou d’annulation des billets.
Le Soumissionnaire qui aura été choisi recevra le nom de ces personnes. Mis à part
celles-ci, personne ne peut exercer cette prérogative (pas même le voyageur concerné).
5.3 Assistance au personnel de l’OMD et aux voyageurs
Le Soumissionnaire devra:
-
travailler quotidiennement et de manière continue avec le personnel de
l’OMD. Il devra choisir et proposer des solutions de voyage conformes à la
demande;
-
assurer le suivi commercial adéquat et/ou requis des billets: modifications,
annulations, remboursement1, … etc. En ce qui concerne les hôtels, sa
tâche se limitera aux bons et aux opérations de facturation rétroactive. Il en
va de même des transactions avec les sociétés de location de véhicules.
Toutefois, ces opérations sont peu courantes et ne relèvent pas du cœur de
métier défini dans le futur contrat;
-
proposer une “ligne téléphonique d’urgence” (hotline), accessible 24h sur 24
aux voyageurs munis d’un titre de transport acheté par l’OMD, auprès du
Soumissionnaire;
-
Ce service d’urgence devrait être informé par avance des particularités des
besoins et des demandes de l’OMD, afin de pouvoir prodiguer un service
optimal aux voyageurs, qui devraient y recourir. Les employés de l’OMD
habilités à confirmer/modifier/annuler les billets recourent souvent à ce
service d’assistance permanent pendant le week-end ou les jours fériés
-
Aider à l’obtention de visas, via la procédure normale/accélérée. À ce titre, le
personnel de l’OMD doit pouvoir bénéficier d’une aide active et disposer de
l’information la plus récente en matière de visas/visas de transit pour certains
passagers. Ces renseignements devraient être fournis dès qu’une demande
de billet est faite.
1
Les modifications, annulations ou remboursements désignent toute intervention administrative demandée
par le Soumissionnaire, par le personnel de l’OMD ou par une entreprise proposant des services de
transport ou d’hébergement.
9
5.4 Préparation de statistiques et comptes rendus réguliers
Il est attendu que le Soumissionnaire collecte des statistiques relatives à
l’activité du contrat et les fournisse au personnel de l’OMD au moins tous les
six (6) mois à compter de la date de conclusion du contrat et également sur
demande du personnel de l’OMD. Cette présentation de statistiques
comparatives doit inclure des éléments dans la liste mentionnée à
l’Annexe II.
6. Rémunération
Le Soumissionnaire sera rémunéré par le paiement de frais fixes par type de
transaction représentant le paiement des services actuels rendus. Toutes les
modifications de toute réservation avant l’émission des billets doivent être gratuites. Le
Soumissionnaire devra indiquer sa proposition financière par billet émis (applicable pour
les billets d’avion, de train et de ferry) et par service rendu en remplissant le tableau
fourni à l’Annexe I de cet appel d’offres.
7. Divers
Le Soumissionnaire est également invité à :
-
Indiquer dans l’offre tous accords de remise spéciale, rabais ou commissions
passés avec des compagnies aériennes ;
-
Faire état des procédures et des mesures mises en oeuvre, en cas de
catastrophe naturelle, d’action de grève, .... Dans ce dernier cas, le
Soumissionnaire est tenu de réagir promptement et de proposer d’autres
solutions pour les voyageurs concernés par ladite action, avant qu’elle soit
entamée.
-
faire des propositions pour des améliorations supplémentaires des services
attendus.
10
PARTIE II
1. Modalités de participation à l’appel d’offres et contenu de l’offre
1.1Préparation de l’offre
L’offre devra comporter deux parties distinctes: une partie répondant aux critères
techniques, l’autre indiquant la proposition financière.
La partie concernant la proposition financière devra être fournie dans une enveloppe
séparée.
L’offre soumise par le soumissionnaire devra comporter tous les éléments demandés
dans les spécifications techniques.
L'offre doit être formulée sans réserve. En effet, les réserves constituent un défaut
d'engagement. Toutefois, une société peut apercevoir dans l’appel d’offres des éléments
nécessitant une mise au point. Il est légitime d'en faire état et il l'est tout autant pour
l'Organisation mondiale des douanes d'en tenir compte, dès lors que ces corrections ne
modifient pas substantiellement les conditions de la mise en concurrence ni l'objet du
marché.
L'offre doit répondre en tous points à l'objet de l’appel d’offres.
Les offres non conformes à l'objet de l’appel d’offres seront écartées.
1.2 Documents requis dans l’offre
Toute offre devra être accompagnée des documents mentionnés ci-dessous :
a) Documents administratifs
Une notice descriptive des activités professionnelles de la société;
N° de TVA ou document attestant l'exonération de l a TVA;
Un document certifiant le statut juridique;
Un document indiquant les noms et qualités de personnes qui composent les
organes dirigeants, ainsi qu'un organigramme de la société;
Des preuves documentaires permettant d'apprécier la situation financière de la
société (bilan, document « profits et pertes »)
Une déclaration sur l’honneur attestant que le soumissionnaire ne se trouve pas
dans l'une des situations décrites au point 2.1 ci-après.
b) Documents d’informations sur l’expertise du soumissionnaire
Une description sur les moyens (personnels qualifiés et équipements);
11
Les CV du personnel en charge de l’exécution des missions confiées;
Preuve d’expériences dans des projets similaires.
Références de sociétés pour lesquelles le soumissionnaire a déjà travaillé.
1.3
Coûts liés à la réalisation de l’offre
Le soumissionnaire supportera tous les coûts liés à la réalisation et à la soumission de
l’offre, y compris les éventuels tests et échantillons demandés. L’OMD ne pourra en
aucun cas être tenue responsable ou redevable envers la soumissionnaire et ce, quel
que soit le résultat de l’appel d’offres.
1.4
Durée de validité de l’offre
Toute offre faite par tout soumissionnaire devra rester valide pendant une durée de
quatre-vingt dix (90) jours à compter de la date limite de réception des offres.
Toute réponse dont la période de validité est inférieure à quatre-vingt dix (90) jours sera
systématiquement rejetée.
1.5
Formalités et signature des offres
L’offre devra être envoyée à:
Mme Karen Garside,
Responsable du Service des achats, ventes et contrats,
Organisation mondiale des douanes,
30 Rue du Marché,
1210 Bruxelles
Belgique
Fax : 00 32 2 209 92 63
Le soumissionnaire fournira un exemplaire de sa réponse en indiquant clairement:
« Réponse originale à l’appel d’offres »
L’offre devra être dactylographiée et signée par le soumissionnaire ou toute autre
personne autorisée à engager le soumissionnaire.
L’offre ne devra comporter aucune rature, écriture superposée ou correction quelconque
sous peine d’être rejetée.
L’offre devra être envoyée uniquement par courrier postal ou déposée physiquement à
la réception de l’OMD.
1.6
Date de soumission des offres
12
Le service des appels d’offres pourra à sa seule discrétion prolonger la date limite pour
soumettre l’offre. Les soumissionnaires que ce service aura contactés directement
seront informés par écrit de cette prolongation.
1.7
Proposition financière mentionnée dans les offres
La proposition financière doit être dûment datée et signée par la personne autorisée à
signer au nom du soumissionnaire.
Le prix doit être ferme, définitif et indiqué en euros. En ce qui concerne les
soumissionnaires de pays de la zone hors euro, le montant de l’offre ne pourra être
révisé à la suite de variations des taux de change. Le choix du taux de change
appartient au soumissionnaire, qui assume les risques et profite des avantages liés à
ces mouvements.
Le prix couvrira les frais de transaction par billet émis et les honoraires, conformément à
l’Annexe 1 du présent appel d’offres.
1.8 Langue
Toute réponse au présent appel d’offres devra être rédigée en français ou en anglais.
1.9 Demandes d’information ou de clarification de l’appel d’offres
Le soumissionnaire qui souhaite avoir de plus amples informations sur l’appel d’offres
devra adresser sa demande par écrit au service responsable des appels d’offre dont les
coordonnées sont mentionnées au point 1.5.
Le service responsable des appels d’offres répondra par écrit à toute demande qu’il
recevra au plus tard dix (10) jours ouvrables avant la date limite de soumission des
offres. Des copies des réponses seront adressées à tous les candidats à qui a été
envoyé l’appel d’offres.
Les questions et réponses seront également postées sur le site web de l’OMD dans la
rubrique appel d’offres, dans un sous-chapitre intitulé FAQ (frequently asked questions)
qui apparaîtra sous le nom de l’appel d’offres concerné.
1.10 Modification et retrait de l’appel d’offres
13
L’OMD pourra, à sa seule discrétion et sans justification, modifier le présent appel
d’offres, ceci avant la date limite de dépôt des offres.
Tous les soumissionnaires potentiels auxquels l’OMD aura adressés directement le
présent appel d’offres, recevront une notification écrite des changements.
Afin de permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements dans
leur réponse, le service des appels d’offre pourra à sa propre initiative prolonger la date
de soumission des offres
L’OMD se réserve le droit de retirer le présent appel d’offres sans devoir s’en justifier.
Aucun dommage de quelque nature ne pourra être demandé à l’OMD suite audit retrait.
1.11
Modification et retrait de l’offre
Le soumissionnaire pourra retirer son offre en envoyant à l’OMD une demande écrite de
retrait au service responsable des appels d’offre avant la date limite de réception des
offres, tel qu’indiqué dans le présent appel d’offres.
La demande de retrait devra être envoyée par lettre recommandée avec avis de
réception.
Aucune modification de l’offre ne sera possible après la date limite de dépôt indiquée
dans le présent appel d’offres.
Aucune offre ne pourra être retirée dans le délai entre la date limite de dépôt des offres
et la période de validité de l’offre.
1.12
Sous-traitance
La sous-traitance ne sera pas permise.
2. Evaluation et Attribution de l’offre
2.1 Critères d’exclusion
Sont exclus de la participation à l’appel d’offres les soumissionnaires:
a)
qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de
liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de
cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une
procédure de même nature existant dans les législations et
réglementations nationales;
b)
qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant
autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité
professionnelle;
14
c)
qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée
par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
d)
qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des
cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement
de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis
ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le
marché doit être exécuté;
qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour
fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute
autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’OMD.
e)
Le soumissionnaire atteste sur l'honneur qu'il ne se trouve pas dans l'une des situations
prévues précédemment.
2.2 Clauses déontologiques
Toute tentative d’un soumissionnaire visant à se procurer des informations
confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer
le Comité Consultatif des Contrats de l’OMD ou tout membre du personnel de l’OMD au
cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des
offres et des candidatures entraîne le rejet de sa soumission ou de son offre.
Ainsi tout contact direct ou indirect auprès d’un membre du personnel de l’OMD autre
que la personne désignée dans le présent appel d’offre peut entraîner, à la seule
discrétion de l’OMD, le rejet de l’offre sans indemnité ni formalité.
Lors de la remise de son offre, le soumissionnaire est tenu de déclarer qu’il n’existe
aucun conflit d’intérêts potentiel et qu’il n’a aucun lien spécifique équivalent à ce sujet
avec d’autres soumissionnaires ou d’autres parties au missions susceptibles de lui être
confiées en qualité de soumissionnaire retenu. Si durant l’exécution du marché, une telle
situation se produisait, le titulaire aurait l’obligation d’en informer immédiatement le
pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire et ses éventuels sous-traitant doivent respecter les normes
fondamentales en matière de travail, convenues au plan international par l'Organisation
internationale du travail (OIT), notamment les conventions sur la liberté syndicale et la
négociation collective, sur l'élimination du travail forcé et obligatoire, sur l'élimination des
discriminations en matière d'emploi et de profession et sur l'abolition du travail des
enfants.
Le soumissionnaire s’abstient de toute relation susceptible de compromettre son
indépendance ou celle de son personnel. Si le titulaire perd son indépendance, l’OMD
peut, sans besoin de prouver le dommage causé, résilier le marché sans mise en
demeure préalable et sans que le titulaire puisse prétendre à une quelconque indemnité
de ce chef.
15
L’OMD se réserve le droit de suspendre ou d’annuler l’appel d’offre ou le contrat attribué
si des pratiques de corruption de quelque nature qu’elles soient sont découvertes à
toute étape de la procédure.
2.3 Critères de sélection des soumissionnaires
Seules les offres satisfaisant à l’ensemble des critères de sélection seront examinées
aux critères d’attribution.
Les critères de sélection sont :
la fourniture de documents mentionnés sous la rubrique 1.2 (partie II)
la fourniture d’une proposition de projet qui tient compte des souhaits exprimés
sous le point 4 (voir partie I) et la capacité du soumissionnaire à fournir les
services souhaités mentionnés sous les rubriques 5.1, 5.2 et 5.3 (partie I)
la fourniture d’une offre de prix (voir partie II, rubrique 1.7 et l’Annexe I de l’appel
d’offres)
2.4 Critères d’attribution de l’offre
1er critère d’attribution – Compétence technique (160 points au maximum)
Ce critère permet d’évaluer si le Soumissionnaire a bien compris les besoins de l’OMD.
L’explication par le Soumissionnaire des dispositions pratiques et logistiques (équipe,
ressources, accords de collaboration avec l’OMD, ...) qu’il prendra pour mener à bien les
tâches demandées fera l’objet d’une attention particulière, tout comme ses procédures
de réservation et leur compatibilité avec les procédures de réservation/confirmation des
billets de l’OMD.
Un intérêt sera porté aux solutions mises en place par le candidat pour gérer les
évènements imprévus qui peuvent avoir un impact sur les programmes de voyage tels
que les catastrophes naturelles et les grèves d’une compagnie.
Critère d'attribution n° 2 – Expertise de la sociét é – (maximum 80 points)
Ce critère sert à évaluer le niveau d’expertise de la société. Une attention particulière
sera prêtée aux projets similaires déjà entrepris par la société et aux compétences de
l’équipe proposée.
Les procédures en place en matière de protection des données en vigueur dans la
société du soumissionnaire seront évaluées sous cette rubrique.
16
2.5 Points
L'évaluation de l'intérêt technique des offres, au regard des critères d'attribution, se fera
selon un système de points. Un maximum de 160 points sera attribué pour le critère n°
1, et un maximum de 80 points pour le critère n° 2.
Niveaux techniques satisfaisants:
Pour être sélectionnées, les entreprises devront avoir obtenu au moins 120 points sous
le critère n°1 et 60 points sous le critère n°2, av ec un total minimum de 180 points.
2.6 La proposition financière
Après avoir examiné les offres d’un point de vue technique, le Comité consultatif des
contrats (CCC) déterminera l’offre économiquement la plus avantageuse, en tenant
compte uniquement des offres ayant obtenu une note technique d’au moins 180 points
pour la qualité technique de l’offre.
Le CCC procédera ensuite au classement financier des offres retenues, selon la
procédure décrite ci-dessous.
2.7 Classement des offres et attribution du marché
Sera retenue l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix à condition qu’elle ait
recueilli le nombre minimal de points indiqué ci-dessus. Le rapport qualité-prix sera
déterminé comme suit:
- les offres qui n’atteignent pas le niveau technique satisfaisant fixé pour chacun des
critères d’attribution ne seront pas prises en considération pour l’attribution du marché;
- les offres qui respectent chacun des critères et qui ont recueilli au moins 180 points
(conformément au §2 du point 2.5) seront considérées comme techniquement
satisfaisantes.
L’OMD prendra en considération les prix proposés par les soumissionnaires. Elle
retiendra l’offre la plus intéressante, qui s’accompagne du service le plus exhaustif
(selon ses exigences), pour autant que ladite offre ait obtenu le minimum de points fixé
ci-dessus.
L’OMD se réserve le droit de ne sélectionner aucune offre si les montants soumis
dépassent le budget prévu pour ce projet.
L’OMD pourra, le cas échéant, demander des précisions quant à une offre au
soumissionnaire. Cette demande ainsi que la réponse seront faites par écrit.
L’OMD se réserve le droit de demander un test ou échantillon supplémentaire à tout
candidat et ce, notamment, lorsqu’il est difficile d’évaluer le meilleur rapport qualité prix
17
entre plusieurs sociétés. Les coûts du test seront à la charge du soumissionnaire
concerné.
L’OMD se réserve le droit de demander aux soumissionnaires leur meilleure offre finale
avant d’accorder le marché et de rencontrer les soumissionnaires présentant la
meilleure offre.
.
Chaque soumissionnaire sera informé de la décision du Comité consultatif des contrats
(CCC).
2.8 Absence d’obligation de passer le marché
La procédure d’appel d’offres n’oblige en rien l’OMD à attribuer le marché. L’OMD peut
jusqu’à la signature du contrat renoncer au marché ou annuler la procédure d’appel
d’offres sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque
indemnisation.
L’OMD n’est redevable d’aucune indemnisation à l’égard des soumissionnaires dont les
offres n’ont pas été retenues. Il en est de même si elle renonce à la passation du
marché.
Dans tous les cas, l’OMD se réserve le droit de retirer l’appel d’offres ou de rejeter
toutes les offres avant qu’un contrat n’ait été attribué, sans devoir se justifier, ni devoir
indemniser les soumissionnaires pour quelque dommage que ce soit.
2.9 Dispositions particulières
Rien dans le présent appel d’offres et ses annexes et notamment toute référence à la
législation Belge ne saurait être interprété comme une quelconque renonciation de
l’OMD à ses privilèges ou ceux de ses fonctionnaires.
Eu égard à la qualité d’organisation intergouvernementale de l’OMD, il est expressément
convenu que les droits et obligations des parties seront réglés conformément à l’appel
d’offres et, à titre subsidiaire, aux dispositions du droit Belge.
Il est explicitement précisé que les pièces constitutives de l’appel d’offres prévaudront
sur les dispositions législatives ou réglementaires visées par ces pièces.
La soumission d’une offre sous-entend l’acceptation des dispositions contractuelles,
telles que définies dans le modèle de contrat annexé au présent document. Le
Soumissionnaire reconnaît et accepte les Conditions générales applicables stipulées à
l’Annexe IV de l’Appel d’offres.
Les soumissionnaires reconnaissent et acceptent que tout litige survenant entre l’OMD
et le soumissionnaire ayant remporté l’appel d’offre, concernant l’interprétation et/ou
l’exécution du contrat consécutif l’appel d’offre et pour lequel les Parties n’auront pu
trouver, dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification du litige, de
solution amiable, sera résolu conformément à la procédure indiquée dans la Partie 1 de
18
la Décision CCCXXXI du Conseil de coopération douanière, dont copie est jointe en
Annexe III.
Annexe I : Proposition financière
Type de billet
émis
Type de transaction
Frais proposés
Billets électroniques pour la zone Europe
Billets électroniques pour un déplacement
intercontinental
Compagnies à bas coûts
Voyage en
avion et
services
concernés
Bon pour services divers / Prépayé
Billets gratuits obtenus grâce à des
programmes « grand voyageur » existants
Remboursement
Prix du billet (par coupon)
Voyage en
train
Remboursement
Prix du billet
Voyage en
ferry
Remboursement
19
Réservation
Réservation
d’hôtel
Bon d’échange, facturation rétroactive
Réservation
Location de
voiture
Bon d’échange, facturation rétroactive
Frais de visa standard
Délivrance de
visa
Frais de visa urgent
Assistance
24/24h
Statistiques et
comptes
rendus
Billet d’avion papier + livraison
Tous les six (6) mois
20
Annexe II : Préparation de statistiques et comptes rendus réguliers
Il est attendu que le Soumissionnaire collecte des statistiques et les fournisse à
l’OMD au moins tous les six (6) mois à compter de la date de conclusion du contrat et
également sur demande du personnel de l’OMD. Les statistiques doivent
correspondre au type courant de statistiques de l’activité et, particulièrement, aux
statistiques commerciales nécessaires pour la durée du contrat et les années
d’activité associées. Le Soumissionnaire doit pouvoir présenter des statistiques
comparatives relatives à l’activité du contrat, y compris les éléments de la liste cidessous :
Prix moyen du billet (classe économique et affaires, billets de train) ;
ventes brutes ;
développement des ventes brutes, du nombre de vols, de l’achat de billets
d’avion par classe ;
économies sur le prix des billets d’avion (plein tarif, tarif réduit par rapport au
tarif payé présentant des économies potentielles, économies réalisées et
économies manquées en nombre et en pourcentage), économies réalisées
(en classe économique : remise spécifique des compagnies aériennes,
abonnement, billetterie personnalisée, tarif spécifique négocié pour l’OMD,
plein tarif, réémission de billets, tarif négocié en fonction du parcours, tarif
publié avec restriction, tarif spécifique à l’agence, compagnie à faibles coûts ;
en classe affaires : billetterie personnalisée, tarif spécifique négocié pour le
client, plein tarif, tarif négocié en fonction du parcours, réémission de billets,
tarif publié avec restriction, tarif spécifique à l’agence), cette liste n’est pas
exhaustive ;
statistiques des niveaux de services d’après les critères ci-dessus relatifs aux
économies en classes économique et affaires ;
les 15 meilleures compagnies aériennes en termes de billets et de volume ;
les 15 liaisons les plus demandées en termes de billets et de volume ;
les 35 passagers les plus fréquents en termes de billets et de volume ;
les 10 meilleurs services d’information sur les billets de train ;
cette liste n’est pas exhaustive.
21
ANNEXE III - Décision n° CCCXXXI du Conseil de coopération douan ière
Partie I de la Décision CCCXXXI
DECISION N° CCCXXXI du Conseil
Règlement des différends
(juillet 2011)
VU l'Article IX, Section 24 de l'Annexe à la Convention portant création du Conseil de
coopération douanière,
LE CONSEIL DECIDE :
i)
d’abroger la Décision N° XXXIII du Conseil de novem bre 1954; et
ii)
d'adopter, comme suit, les modes de règlement des différends en matière de
contrats ou autres différends de droit privé dans lesquels le Conseil serait partie
ainsi que des différends dans lesquels serait impliqué un fonctionnaire du Conseil
qui, du fait de sa situation officielle, jouit de l'immunité, si cette immunité n'a pas
été levée conformément aux dispositions des Sections 19 et 21 de l'Annexe à la
Convention portant création d’un Conseil de coopération douanière.
I. Mode de règlement des différends en matière de contrats
entre le Conseil de coopération douanière et les tiers
(autres que les fonctionnaires du Conseil)
Dans tout contrat ou accord, quelle qu’en soit la forme, conclu par le Conseil de
coopération douanière (le « Conseil ») sera insérée une clause arbitrale par laquelle le
Conseil et son ou ses co-contractant(s) conviennent de soumettre à un tribunal arbitral
statuant dans les termes du droit et en dernier ressort tous différends - impliquant le Conseil
- à naître de l'interprétation ou de l'exécution du contrat qui les lie.
Sauf disposition contraire dans tout contrat ou accord conclu entre le Conseil, d’une
part, et un ou plusieurs Etat(s) et/ou une ou plusieurs organisation(s) internationale(s),
d’autre part, cette clause arbitrale sera la suivante :
1°
Règlement des différends par voie d’arbitrage
Toute contestation relative à l'interprétation ou à l'exécution du présent contrat sera
jugée par un collège de trois arbitres (le « Tribunal arbitral »), statuant à la majorité,
dans les termes du droit et en dernier ressort.
22
2°
Mise en oeuvre de la procédure d’arbitrage
i)
Notification du dommage
A peine d’irrecevabilité de sa demande, chaque Partie au contrat dispose d’un délai de
six (6) mois à dater de la connaissance de son dommage ou d’un délai absolu de
deux (2) ans à compter du jour suivant celui où est survenu l'événement générateur du
dommage (l’action est prescrite dès que l’un de ceux-ci a expiré) pour notifier celui-ci
par courrier recommandé (avec accusé de réception) à toute autre Partie au contrat
dont elle souhaite mettre en cause la responsabilité (la «Notification du dommage »).
Toute Partie prenant l’initiative de la Notification du dommage sera dénommée « Partie
demanderesse » et toute Partie destinataire de ladite Notification du dommage dont la
responsabilité est mise en cause sera dénommée « Partie défenderesse ».
ii)
Conciliation obligatoire
A compter de la date d’envoi de la Notification du dommage, s’ouvre une période de
conciliation obligatoire entre les Parties d’une durée de trente (30) jours calendaires (la
« Période de conciliation »).
iii)
Notification d’arbitrage
Dans l’hypothèse où un accord amiable n’a pu être formé par les Parties à l’issue de la
Période de conciliation, il appartient à la/aux Partie(s) demanderesse(s) de notifier à
la/aux Partie(s) défenderesse(s) sa/leur volonté de mettre en oeuvre la procédure
d’arbitrage par l'envoi d'un courrier recommandé avec accusé de réception (la
« Notification d’arbitrage ») et ce, au plus tard, dans les dix (10) jours calendaires
suivants la fin de la Période de conciliation.
Ladite Notification d’arbitrage contiendra, à peine de nullité, au minimum les mentions
suivantes : i) nomination d’un arbitre, ii) mention de la clause compromissoire
invoquée, iii) mention de l’accord ou de la relation duquel est né le litige ou auquel il se
rapporte, iv) l’objet de la demande et, le cas échéant, une estimation du montant de
celle-ci.
Dans un délai de vingt (20) jours calendaires suivant l’envoi de la Notification
d’arbitrage, la ou les Partie(s) défenderesse(s) aur(a)(ont) l'obligation de nommer à
son/leur tour un arbitre et de notifier son/leur choix à la/aux Partie(s) demanderesse(s)
et à l’arbitre que celle(s)-ci aur(a)(ont) préalablement désigné. A cette occasion, la ou
les Partie(s) défenderesse(s) feront état d’éventuelles demandes reconventionnelles.
A défaut de nomination d’un arbitre par la ou les Partie(s) défenderesse(s) dans le
délai imparti, cet arbitre sera désigné par le Secrétaire général de la Cour Permanente
d’Arbitrage (CPA) dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la requête de
la/des Partie(s) demanderesse(s).
En cas de pluralité de demandeurs ou de défendeurs, les Parties demanderesses
nomineront conjointement un arbitre et les Parties défenderesses nomineront
conjointement un arbitre.
23
3°
Composition du Tribunal arbitral
i)
Nomination
Les deux arbitres nominés par la/les Partie(s) demanderesse(s) et la/les Partie(s)
défenderesse(s) choisiront de commun accord un troisième arbitre qui assumera de
droit la présidence du Tribunal arbitral.
A défaut de nomination du troisième arbitre par les deux premiers arbitres dans les
quinze (15) jours calendaires de la notification de la nomination du second arbitre, le
troisième arbitre sera désigné par le Secrétaire général de la Cour Permanente
d’Arbitrage (CPA) dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la requête de
la Partie la plus diligente ou des arbitres choisis par les Parties.
Les trois arbitres ainsi nommés constitueront le Tribunal arbitral.
ii)
Indépendance et impartialité des arbitres
Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des Parties et de leurs
conseils peuvent intervenir en qualité d’arbitre.
Chacun des arbitres signe une déclaration d’indépendance aux termes de laquelle il
s’engage à respecter les règles de bonne conduite y définies et signale par écrit les
faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son
indépendance dans l’esprit des Parties. Les Parties ont un délai de vingt (20) jours
calendaires suivant la réception de ladite déclaration d’indépendance de chaque arbitre
pour faire connaître leurs observations éventuelles.
Par ailleurs, l’arbitre fait connaître immédiatement par écrit aux Parties les faits ou
circonstances de même nature que ceux susmentionnés au paragraphe précédent qui
surviendraient pendant l’arbitrage.
iii)
Récusation et remplacement des arbitres
a.
Récusation
Tout arbitre peut être récusé s’il existe des circonstances de nature à soulever des
doutes sérieux sur son impartialité ou son indépendance.
Toute Partie qui souhaite récuser un arbitre doit notifier sa décision dans les vingt (20)
jours calendaires suivant la date à laquelle la déclaration d’indépendance de cet arbitre
lui a été notifiée ou dans les vingt (20) jours calendaires suivant la date à laquelle elle a
eu connaissance de circonstances visées au point 3° ii) § 3 supra.
La récusation est notifiée à l’autre Partie, à l’arbitre récusé et aux autres membres du
Tribunal arbitral. La notification se fait par écrit et doit être motivée.
Lorsqu’un arbitre a été récusé par une Partie, l’autre Partie peut accepter la récusation;
dans ce cas, l’arbitre est tenu de se déporter. L’arbitre récusé peut également se
déporter de manière volontaire. Cette acceptation ou ce déport n’impliquent pas
reconnaissance des motifs de la récusation.
Si la récusation n’est pas acceptée par l’autre Partie et que l’arbitre récusé ne se
déporte pas, la décision relative à la récusation est soumise au Secrétariat général de
la Cour Permanente d’Arbitrage. Celui-ci se prononce sur la recevabilité et le
24
fondement de la demande de récusation, après qu’il a invité l’arbitre concerné, les
autres Parties et les autres membres du tribunal arbitral, s’il en est, à présenter leurs
observations par écrit dans le délai qu’il fixe. Ces observations sont communiquées
aux Parties et aux arbitres. Ils peuvent y répondre dans le délai fixé par le Secrétariat
général de la Cour Permanente d’Arbitrage.
b.
Remplacement
Il y a lieu à remplacement d’un arbitre en cas de décès, de récusation, de déport
dûment accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les Parties.
Tout nouvel arbitre sera désigné par le Secrétariat général de la Cour Permanente
d’Arbitrage dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la requête de la Partie
la plus diligente ou des arbitres restants.
4°
Règlement de la procédure
i)
Acte de Mission
Le Tribunal arbitral établira un Acte de Mission signé pour acceptation par les Parties
et les arbitres, comprenant, au minimum :
i)
un règlement de procédure reprenant les règles de procédures
expressément stipulées aux présentes et dans lequel seront en outre
réglées les formalités de procédure non expressément prévues aux termes
de la présente Décision;
ii)
une synthèse des faits et des demandes de chacune des Parties;
iii)
les déclarations d’indépendance des arbitres, signées par ceux-ci.
Dans l’hypothèse où le Tribunal arbitral est amené en cours de procédure à prendre
des décisions au sujet de l’organisation de celle-ci (par voie d’« Ordonnances de
procédure »), le Tribunal arbitral prendra la décision qu’il estimera la plus appropriée
dans un but de bonne et saine gestion de la procédure, tout en veillant à ce que les
Parties soient traitées sur un pied d’égalité et que chacune d’elles dispose de la
possibilité de faire valoir ses droits et de proposer ses moyens. En aucun cas, sauf
accord des Parties, il ne pourra cependant être dérogé aux règles expressément
stipulées aux termes de la présente Décision.
ii)
Lieu de l’arbitrage
Le Tribunal arbitral siégera au siège du Conseil de coopération douanière à Bruxelles
(Belgique).
25
iii)
Droit applicable
Le Tribunal arbitral appliquera au différend les normes édictées par l’OMD et, à titre
subsidiaire, le droit belge ou, le cas échéant, le droit désigné en application des règles
du droit international privé tel qu'il est conçu en Belgique.
Les Parties conviennent qu’en aucun cas le Tribunal arbitral ne statuera en équité ou
en qualité d’amiable compositeur (« ex aequo et bono »).
iv)
Langue de la procédure
La procédure arbitrale se déroulera dans l’une des langues officielles de l’OMD
(français, anglais), telle que déterminée par les Parties.
v)
Témoignages et experts
A la demande de l’une ou l’autre Partie et à tout stade opportun de la procédure, le
Tribunal arbitral organisera une procédure orale pour la production de preuves par
témoins, y compris des experts, ou pour l’exposé oral des arguments.
vi)
Mesures provisoires ou conservatoires
Le Tribunal arbitral peut, à la demande de l’une ou l’autre Partie, prendre toutes
mesures provisoires qu’il juge nécessaires pour la protection des droits de chacune
des Parties ou en ce qui concerne l’objet du litige.
Ces mesures provisoires peuvent être prises sous la forme d’une sentence provisoire.
Le Tribunal arbitral peut exiger un cautionnement au titre des frais occasionnés par ces
mesures.
Une demande de mesures provisoires adressée par l’une ou l’autre Partie à une
autorité judiciaire ne doit pas être considérée comme incompatible avec la convention
d’arbitrage ni comme une renonciation au droit de se prévaloir de ladite convention.
vii)
Transaction en cours de procédure
Si, avant que la sentence ne soit rendue, les Parties conviennent d’une transaction qui
règle le litige, le Tribunal arbitral rend une ordonnance de clôture de la procédure
arbitrale ou, si les deux Parties lui en font la demande et s’il l’accepte, constate le fait
par une sentence arbitrale rendue d’accord entre les parties.
viii)
Frais et dépens de l’arbitrage
a.
Provision(s)
Les frais d’arbitrage font l’objet d’un versement en provision, laquelle est estimée par le
Tribunal arbitral en fonction du montant total des demandes principales et
reconventionnelles, conformément au barème pour frais d’arbitrage du Centre belge
d’arbitrage et de médiation (CEPANI) en vigueur à la date de la Notification de
l’arbitrage.
26
b.
Imputation
Le Tribunal arbitral arrêtera le montant définitif des frais de l’arbitrage dans le cadre de
la sentence arbitrale définitive, compte tenu des prestations effectuées et des frais
encourus.
Sauf accord des Parties à cet égard, les frais d’arbitrage sont en principe répartis de
manière égale entre les Parties. Toutefois, le Tribunal arbitral peut décider d’une
répartition différente dans la mesure où il le juge approprié dans les circonstances de
l’espèce, à charge toutefois de motiver cette décision.
Sauf accord des Parties à cet égard, les frais exposés par chaque Partie en matière de
représentation ou d’assistance juridique restent à leur propre charge. Toutefois, le
Tribunal arbitral peut, eu égard aux circonstances de l’espèce, déterminer la Partie à la
charge de laquelle seront mis ces frais ou les répartir entre les Parties dans la mesure
où il le juge approprié, à charge toutefois de motiver cette décision.
ix)
Confidentialité
Les Parties et les arbitres s’engagent à assurer le caractère confidentiel de la
procédure d’arbitrage.
5°
Sentence arbitrale
i)
Sentence définitive et motivée
Au plus tard trois (3) mois après la clôture des débats, le Tribunal arbitral, statuant à la
majorité, rend sa sentence finale dûment motivée en fait et en droit et la communique
aux Parties.
Les Parties déclarent qu'elles considèrent la sentence arbitrale rendue conformément
aux stipulations qui précèdent comme constituant jugement définitif de la contestation.
Sauf décision motivée du Tribunal arbitral sur requête spécifique d’une Partie dans le
cadre de la procédure d’arbitrage, la sentence ne peut être publiée, en tout ou partie,
qu’avec le consentement des deux Parties.
ii)
Interprétation de la sentence
Dans les vingt (20) jours calendaires de la réception de la sentence finale ou de la
réception des rectifications apportées à celle-ci en application du point 5 iii) ci-dessous,
l’une des Parties peut, moyennant notification à l’autre, demander au Tribunal arbitral
d’en donner une interprétation.
L’interprétation est donnée par écrit dans les vingt (20) jours calendaires de la
réception de la demande. L’interprétation fait partie intégrante de la sentence.
27
iii)
Rectification de la sentence
Dans les vingt (20) jours calendaires de la réception de la sentence finale ou de la
réception de l’interprétation de celle-ci en application du point 5 ii) ci-dessus, l’une des
Parties peut, moyennant notification à l’autre, demander au Tribunal arbitral de rectifier
dans le texte de la sentence toute erreur de calcul, toute erreur matérielle ou
typographique ou toute erreur de même nature. Le Tribunal arbitral peut, dans les
vingt (20) jours calendaires de la communication de la sentence aux Parties, faire ces
rectifications de sa propre initiative.
6°
Privilèges et immunités
Le Conseil précise qu'aucune disposition de la présente clause compromissoire ne
sera considérée par lui comme une renonciation expresse ou implicite à tout privilège
ou à toute immunité dont il jouit en droit, conformément à son statut.
28
CONDITIONS GENERALES APPLICABLES
ARTICLE 1 – DOCUMENTS CONTRACTUELS
Les documents contractuels (ci-après, les « Documents Contractuels ») sont, dans l’ordre
décroissant de priorité :
(i)
Le présent Contrat (ci-après le « Contrat ») et ses amendements;
(ii)
les annexes et appendices ;
(iii)
l’offre ; et
(iv)
l’appel d’offres.
En cas de contradiction entre les documents susmentionnés, le document de niveau
supérieur prévaudra pour l’obligation en cause.
ARTICLE 2 – OBJET
Dans le cadre du Contrat, l’OMD désigne le Prestataire de services en tant que conseiller en
voyages d’affaires, fournisseur principal de billets de voyages d’affaires pour les
déplacements par avion, train et ferries et gestionnaire de réservation d’hôtel, d’organisation
de conférence et de location de voiture, conformément à la situation et aux politiques de
l’OMD.
ARTICLE 3 – DURÉE
3.1
Le présent Contrat est conclu pour une durée de trois (3) ans, laquelle commence à
courir à compter de la date de signature de la dernière Partie signataire (ci-après la
« Durée Initiale »). Sauf résiliation par l’une des Parties en application des dispositions
de l’Article 3.2 et de l’Article 10 du présent Contrat, trois (3) mois avant le terme de la
Durée Initiale, le présent Contrat pourra être tacitement renouvelé pour une durée
supplémentaire de deux (2) ans moyennant l’accord mutuel des Parties, pour autant
que la durée totale du Contrat n’excède pas cinq (5) ans.
3.2
Les Parties ont le droit de mettre fin au présent Contrat en envoyant à l’autre Partie
une notification écrite trois (3) mois avant la date anniversaire du présent Contrat par
lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 4 – SERVICES DELIVRES PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICES
Le Prestataire de service s’engage à délivrer les services tels que spécifiés dans l’offre
(Appendice [*]) en relation avec le cahier des charges repris dans l’appel d’offres (Appendice
29
[*]) et conformément aux termes et conditions mentionnées dans la procédure de réservation
(ci-après la « Procédure de Réservation ») (Annexe [*]).
ARTICLE 5 – RÉMUNÉRATION ET FACTURATION
5.1
Définition
Le terme « Transaction » désigne :
(i)
L’émission d’un billet de transport aérien, ferroviaire, par ferry ou tout
autre billet, que ce billet soit ou non utilisé, annulé, remboursé,
partiellement remboursé ou échangé par la suite ; ou
(ii)
la réalisation d’une réservation d’hébergement hôtelier ou de voiture de
location.
5.2 Rémunération du Prestataire de services à la Transaction
5.2.1
Conformément au présent Contrat, le Prestataire de services recevra pour seule
rémunération un montant forfaitaire pour chaque Transaction (ci-après les « Frais de
Transaction ») effectuée selon les tarifs indiqués dans la proposition financière
présentée dans l’offre du Prestataire de services (Appendice [*]).
5.2.2
Les Frais de Transaction sont imputés à l’OMD pour chaque Transaction réalisée.
5.2.3
Il est rappelé que l’émission du billet n’aura lieu qu’après confirmation de l’OMD par
l’envoi de la référence d’approbation. Ainsi, à la date limite d’émission/d’approbation,
si le Prestataire de services n’a pas reçu la référence d’approbation de l’OMD, le billet
ne sera pas émis.
5.2.4
Toutes les prestations ne rentrant pas dans la définition de « Transaction » seront
gratuites, notamment et sans limitation :
5.3
(i)
toute réservation, établissement d’un itinéraire et/ou d’un devis ;
(ii)
toute modification des réservations de transport effectuée avant l’émission des
billets ; et
(iii)
toute nouvelle réservation de transport subséquente à tout billet non émis,
qu’elle concerne un ou des voyageur(s), itinéraire(s), horaire(s), classe(s),
identique(s) ou différent(s) de la demande initiale.
Facturation
5.3.1 Les Frais de Transaction devront être facturés par le Prestataire de services à l’OMD
pour chaque Transaction effectuée.
5.3.2 Les factures devront inclure au minimum les informations suivantes : numéro de
facture, nom du voyageur, nom du membre du Personnel de l’OMD qui a fait la
demande de billet, référence interne de la demande de voyage de l’OMD (TRnuméro), toutes les informations de billet appropriées et disponibles, ainsi que le
montant de la Transaction.
30
ARTICLE 6 – CONFIDENTIALITÉ
6.1
Le Prestataire de services convient qu’il doit s’abstenir de divulguer à toute personne,
directement ou indirectement, tout ou partie de toute information commerciale,
industrielle, technique, financière, nominale etc… qui a été fournie par l’OMD ou qui a
été obtenue lors de l’exécution du présent Contrat. Les termes « Informations
Confidentielles » qualifient toutes informations et tous documents (sous toute forme)
décrits ci-après qui sont généralement traités comme confidentiels par l’OMD. Le
Prestataire de services convient qu’il doit utiliser un degré de diligence raisonnable
semblable à celui qu’il utilise pour protéger ses propres informations confidentielles
de nature similaire.
6.2
Le Prestataire de services doit s’abstenir de révéler à un tiers toute information
concernant le présent Contrat ou tout ou partie des tâches qui lui ont été confiées.
6.3
Le Prestataire de services s’engage à garantir que ses employés, représentants ou
sous-traitants et toute autre personne dûment autorisés, disposant d’un accès total
ou partiel aux Informations confidentielles satisfont à ces obligations de confidentialité
et signent un accord de confidentialité similaire. Le Prestataire de services doit être
responsable de tout manquement à ces obligations par ses employés, représentants
et toute autre personne autorisés, disposant d’un accès total ou partiel aux
Informations Confidentielles.
6.4
Le Prestataire de services ne doit utiliser les Informations Confidentielles dans aucun
autre cas que celui en rapport avec le présent Contrat.
6.5
Cet accord réciproque doit continuer à s’appliquer pendant une (1) année après
expiration du présent Contrat.
6.6
Le Prestataire de services reconnaît que toute divulgation d’Informations
Confidentielles nuirait aux intérêts de l’OMD et qu’il serait tenu pour responsable de
cette divulgation.
6.7
Si le Prestataire de services ne devait pas satisfaire aux termes de cette clause de
confidentialité, il devrait automatiquement à l’OMD une compensation fixe d’un
montant égal à dix mille (10 000) euros pour chaque infraction prouvée, sans
préjudice de toute autre pénalité, compensation ou tous autres dommages que l’OMD
pourrait invoquer conformément au présent Contrat.
6.8
Après expiration du présent Contrat, le Prestataire de services retournera
immédiatement à l’OMD ou détruira toutes les Informations Confidentielles, y compris
toutes les copies (y compris des copies électroniques), reproductions, tous résumés,
analyses ou extraits de ces Informations confidentielles ou basés sur ces dernières,
en possession du Prestataire de services. En règle générale, les Informations
confidentielles qui sont intégrées, totalement ou partiellement, aux analyses,
mémorandums, études, courriers électroniques, etc., doivent être détruites et, sur
demande, une confirmation écrite de cette destruction doit être fournie à l’OMD.
ARTICLE 7 – MARQUE ET LOGO
Aucune Partie ne pourra faire usage de la marque, du nom, des services, du logo ou toute
propriété intellectuelle de l’autre Partie dans le cadre d’une annonce publicitaire, d’une
communication, d’une sollicitation commerciale ou sur tout autre support sans le
consentement écrit et préalable de la Partie concernée.
31
ARTICLE 8 – FORCE MAJEURE
8.1
Le cas de « Force Majeure » correspond à tout évènement imprévu qui est
raisonnablement indépendant de la volonté des Parties ou tout évènement prévisible
dont les conséquences ne peuvent pas être raisonnablement évitées, qui survient
après la date de signature du présent Contrat et qui empêche la réalisation de cet
Contrat, en totalité ou en partie, par l’une ou l’autre des Parties.
8.2
La Partie invoquant la Force Majeure doit, sans tarder, informer l’autre Partie à cet
effet par lettre recommandée, en expliquant ses motifs.
8.3
En cas de Force Majeure, la réalisation des obligations des Parties dans le cadre du
présent Contrat doit être suspendue pour la durée du délai entraîné par le cas de
Force Majeure et la période de réalisation doit être automatiquement étendue, sans
aucune pénalité, pour une période identique.
8.4
Au cours de cette période de suspension, les Parties doivent convenir que les frais
alors encourus doivent être couverts par la Partie invoquant la Force Majeure.
8.5
En cas de Force Majeure, les Parties doivent immédiatement se consulter dans le but
de parvenir à une solution équitable et doivent mettre en œuvre tous les efforts
raisonnables pour réduire au minimum les conséquences de cet évènement. Si les
conditions de Force Majeure prévalent pendant plus de vingt (20) jours calendriers et
si les Parties ont été incapables de parvenir à une solution équitable, l’autre Partie
doit avoir le droit de mettre fin au présent Contrat, tel qu’indiqué à l’Article 9 (ii) du
présent Contrat, soumis au paiement des services réalisés et fournis à l’OMD
conformément au présent Contrat.
ARTICLE 9 – PERIODE D’ESSAI
9.1
Le Prestataire accepte qu’il soit soumis à une période d’essai de six (6) mois. En cas
de services insatisfaisants à l’issue de cette période, le Contrat pourra être rompu
sans indemnité par l’OMD moyennant un préavis de deux (2 semaines) notifié par
lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 10 – RÉSILIATION
Chaque Partie doit avoir le droit de mettre fin au présent Contrat sur-le-champ en envoyant à
l’autre Partie un avis écrit de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception en
indiquant les motifs de la résiliation, si l’un des évènements suivants survient :
(i)
Une Partie manque matériellement à l’une de ses obligations contractuelles et,
nonobstant une demande écrite par lettre recommandée avec accusé de
réception de l’autre Partie pour résoudre la situation, ne se conforme pas à cette
demande dans une période de vingt (20) jours calendriers suivant l’envoi de la
dite lettre recommandée ;
(ii)
un cas de Force Majeure prévaut pendant une période supérieure à vingt (20)
jours calendriers et les Parties ont été incapables de parvenir à une solution
équitable conformément à l’Article 8.5 du présent Contrat ;
32
(iii)
une Partie devient insolvable ou entre en liquidation, une procédure de dépôt de
bilan est lancée ou un administrateur judiciaire est nommé.
ARTICLE 11 – CONSÉQUENCES DE LA RÉSILIATION
11.1
En cas de résiliation du présent Contrat pour un quelconque motif, le Prestataire de
services doit mettre en œuvre tous les efforts commercialement raisonnables pour
fournir à l’OMD, après la date effective de cette résiliation, toutes les ressources et
tous les services tels qu’ils doivent être fournis, ou tels qu’il a été demandé qu’ils
soient fournis, immédiatement avant l’avis de résiliation. Toutes les ressources et tous
les services fournis conformément au présent Article doivent être fournis selon les
mêmes conditions de prix applicables immédiatement avant l’avis de résiliation.
11.2
Le Prestataire de services entreprend de collaborer de bonne foi avec l’OMD afin
d’organiser la fin de leur relation et le transfert de ses missions vers un nouveau
prestataire de services, ou vers les services internes de l’OMD.
ARTICLE 12 – CESSION ET SOUS-TRAITANCE
Le présent Contrat ayant été accepté intuitu personae, le Prestataire de services doit
mutuellement accepter, pour la durée du présent Contrat et jusqu’à sa résiliation :
(i)
de ne pas céder le présent Contrat ni aucun de ses droits ou obligations à
un tiers, pour quelque raison que ce soit, contre paiement ou gratuitement,
sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie; et
(ii)
de ne pas confier à un tiers l’exécution d’une partie ou de la totalité de ses
obligations contractuelles sans l’accord écrit préalable de l’OMD.
ARTICLE 13 – AMENDEMENT / INTÉGRALITÉ
13.1
Le présent Contrat ne peut être modifié qu’au moyen d’un amendement écrit signé
par toutes les Parties.
13.2
Le présent Contrat représente la totalité des engagements entre les Parties et
remplace tout engagement oral ou écrit antérieur relatif au sujet du présent Contrat.
ARTICLE 14 - RENONCIATIONS
Toute renonciation par l’une des Parties en ce qui concerne l’application de la totalité ou
d’une partie des dispositions du présent Contrat, quelles que soient la fréquence et la durée,
ne doit pas justifier un amendement au présent Contrat, ni donner lieu à un droit quel qu’il
soit.
ARTICLE 15 – INVALIDITE PARTIELLE
15.1 Dans la mesure du possible, les dispositions du présent Contrat doivent être
interprétées de manière à être valables et exécutoires en vertu du droit applicable.
Cependant, si l’une ou plusieurs des dispositions du présent Contrat devai(en)t être
33
invalide(s), illégale(s) ou inexécutable(s), en totalité ou en partie, le reste de cette
disposition et du présent Contrat continuerait à s’appliquer pleinement comme si cette
disposition invalide, illégale ou inexécutable n’avait jamais été intégrée à celui-ci.
15.2 En outre, si les Parties décident de modifier la/les disposition(s) invalide(s), illégale(s)
ou inexécutable(s), ou une partie de celles-ci, et/ou s’accordent sur une nouvelle
disposition, elles doivent le faire de manière à s’assurer que la nouvelle disposition ou
la disposition amendée reprend dans la plus large mesure possible, l’objectif de la/des
disposition(s) invalide(s), illégale(s) ou inexécutables.
ARTICLE 16 – NON-RENONCIATION AUX PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS
Rien dans ou concernant le présent Contrat, y compris toute référence à une loi nationale,
ne doit être considéré comme une renonciation à l’un(e) des privilèges ou immunités de
l’OMD et/ou de ses fonctionnaires.
ARTICLE 17 – ÉLECTION DE DOMICILE
17.1
Pour les besoins du présent Contrat et de ses conséquences, les Parties doivent élire
domicile dans leur siège ou aux adresses indiquées au début du présent Contrat.
17.2
Toute modification du siège ou de l’adresse par l’une des Parties ne doit prendre effet
vis-à-vis de l’autre Partie que cinq (5) jours ouvrables après cette modification.
ARTICLE 18 – DROIT APPLICABLE
Eu égard à la qualité d’organisation internationale de l’OMD, il est expressément convenu
que les droits et obligations des Parties sont réglés conformément aux termes du présent
Contrat, et à titre subsidiaire, aux dispositions du droit belge.
ARTICLE 19 – REGLEMENT DES DIFFERENDS
Tout différend entre les Parties en ce qui concerne l’interprétation et/ou l’exécution du
présent Contrat doit, s’il n’est pas réglé à l’amiable dans un délai de trente (30) jours
calendriers suivant la notification du différend, être réglé conformément à la procédure
établie dans la Partie 1 de la Décision CCCXXXI du Conseil de Coopération Douanière,
reproduite ci-après à l’Annexe 1 du présent Contrat.
*
*
*
34
Annexe 1 :
Partie I de la Décision CCCXXXI
DECISION N° CCCXXXI du Conseil
Règlement des différends
(juillet 2011)
VU l'Article IX, Section 24 de l'Annexe à la Convention portant création du Conseil de coopération
douanière,
LE CONSEIL DECIDE :
iii)
d’abroger la Décision N° XXXIII du Conseil de novembre 1954; et
iv)
d'adopter, comme suit, les modes de règlement des différends en matière de contrats ou
autres différends de droit privé dans lesquels le Conseil serait partie ainsi que des
différends dans lesquels serait impliqué un fonctionnaire du Conseil qui, du fait de sa
situation officielle, jouit de l'immunité, si cette immunité n'a pas été levée conformément
aux dispositions des Sections 19 et 21 de l'Annexe à la Convention portant création d’un
Conseil de coopération douanière.
I. Mode de règlement des différends en matière de contrats
entre le Conseil de coopération douanière et les tiers
(autres que les fonctionnaires du Conseil)
Dans tout contrat ou accord, quelle qu’en soit la forme, conclu par le Conseil de coopération
douanière (le « Conseil ») sera insérée une clause arbitrale par laquelle le Conseil et son ou ses cocontractant(s) conviennent de soumettre à un tribunal arbitral statuant dans les termes du droit et en
dernier ressort tous différends - impliquant le Conseil - à naître de l'interprétation ou de l'exécution du
contrat qui les lie.
Sauf disposition contraire dans tout contrat ou accord conclu entre le Conseil, d’une part, et un
ou plusieurs Etat(s) et/ou une ou plusieurs organisation(s) internationale(s), d’autre part, cette clause
arbitrale sera la suivante :
(1) Règlement des différends par voie d’arbitrage
Toute contestation relative à l'interprétation ou à l'exécution du présent contrat sera jugée par
un collège de trois arbitres (le « Tribunal arbitral »), statuant à la majorité, dans les termes du
droit et en dernier ressort.
35
(2) Mise en oeuvre de la procédure d’arbitrage
(i)
Notification du dommage
A peine d’irrecevabilité de sa demande, chaque Partie au contrat dispose d’un délai de six (6)
mois à dater de la connaissance de son dommage ou d’un délai absolu de
deux (2) ans à compter du jour suivant celui où est survenu l'événement générateur du
dommage (l’action est prescrite dès que l’un de ceux-ci a expiré) pour notifier celui-ci par
courrier recommandé (avec accusé de réception) à toute autre Partie au contrat dont elle
souhaite mettre en cause la responsabilité (la «Notification du dommage »).
Toute Partie prenant l’initiative de la Notification du dommage sera dénommée « Partie
demanderesse » et toute Partie destinataire de ladite Notification du dommage dont la
responsabilité est mise en cause sera dénommée « Partie défenderesse ».
(ii)
Conciliation obligatoire
A compter de la date d’envoi de la Notification du dommage, s’ouvre une période de conciliation
obligatoire entre les Parties d’une durée de trente (30) jours calendaires (la « Période de
conciliation »).
(iii)
Notification d’arbitrage
Dans l’hypothèse où un accord amiable n’a pu être formé par les Parties à l’issue de la Période
de conciliation, il appartient à la/aux Partie(s) demanderesse(s) de notifier à la/aux Partie(s)
défenderesse(s) sa/leur volonté de mettre en oeuvre la procédure d’arbitrage par l'envoi d'un
courrier recommandé avec accusé de réception (la « Notification d’arbitrage ») et ce, au plus
tard, dans les dix (10) jours calendaires suivants la fin de la Période de conciliation.
Ladite Notification d’arbitrage contiendra, à peine de nullité, au minimum les mentions suivantes
: i) nomination d’un arbitre, ii) mention de la clause compromissoire invoquée, iii) mention de
l’accord ou de la relation duquel est né le litige ou auquel il se rapporte, iv) l’objet de la
demande et, le cas échéant, une estimation du montant de celle-ci.
Dans un délai de vingt (20) jours calendaires suivant l’envoi de la Notification d’arbitrage, la ou
les Partie(s) défenderesse(s) aur(a)(ont) l'obligation de nommer à son/leur tour un arbitre et de
notifier son/leur choix à la/aux Partie(s) demanderesse(s) et à l’arbitre que celle(s)-ci aur(a)(ont)
préalablement désigné. A cette occasion, la ou les Partie(s) défenderesse(s) feront état
d’éventuelles demandes reconventionnelles.
A défaut de nomination d’un arbitre par la ou les Partie(s) défenderesse(s) dans le délai imparti,
cet arbitre sera désigné par le Secrétaire général de la Cour Permanente d’Arbitrage (CPA)
dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la requête de la/des Partie(s)
demanderesse(s).
En cas de pluralité de demandeurs ou de défendeurs, les Parties demanderesses nomineront
conjointement un arbitre et les Parties défenderesses nomineront conjointement un arbitre.
36
(3) Composition du Tribunal arbitral
(i)
Nomination
Les deux arbitres nominés par la/les Partie(s) demanderesse(s) et la/les Partie(s)
défenderesse(s) choisiront de commun accord un troisième arbitre qui assumera de droit la
présidence du Tribunal arbitral.
A défaut de nomination du troisième arbitre par les deux premiers arbitres dans les quinze (15)
jours calendaires de la notification de la nomination du second arbitre, le troisième arbitre sera
désigné par le Secrétaire général de la Cour Permanente d’Arbitrage (CPA) dans un délai de
trente (30) jours calendaires suivant la requête de la Partie la plus diligente ou des arbitres
choisis par les Parties.
Les trois arbitres ainsi nommés constitueront le Tribunal arbitral.
(ii)
Indépendance et impartialité des arbitres
Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des Parties et de leurs conseils peuvent
intervenir en qualité d’arbitre.
Chacun des arbitres signe une déclaration d’indépendance aux termes de laquelle il s’engage à
respecter les règles de bonne conduite y définies et signale par écrit les faits ou circonstances
qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des Parties.
Les Parties ont un délai de vingt (20) jours calendaires suivant la réception de ladite déclaration
d’indépendance de chaque arbitre pour faire connaître leurs observations éventuelles.
Par ailleurs, l’arbitre fait connaître immédiatement par écrit aux Parties les faits ou
circonstances de même nature que ceux susmentionnés au paragraphe précédent qui
surviendraient pendant l’arbitrage.
(iii)
Récusation et remplacement des arbitres
a. Récusation
Tout arbitre peut être récusé s’il existe des circonstances de nature à soulever des doutes
sérieux sur son impartialité ou son indépendance.
Toute Partie qui souhaite récuser un arbitre doit notifier sa décision dans les vingt (20) jours
calendaires suivant la date à laquelle la déclaration d’indépendance de cet arbitre lui a été
notifiée ou dans les vingt (20) jours calendaires suivant la date à laquelle elle a eu
connaissance de circonstances visées au point 3° ii ) § 3 supra.
La récusation est notifiée à l’autre Partie, à l’arbitre récusé et aux autres membres du Tribunal
arbitral. La notification se fait par écrit et doit être motivée.
Lorsqu’un arbitre a été récusé par une Partie, l’autre Partie peut accepter la récusation; dans ce
cas, l’arbitre est tenu de se déporter. L’arbitre récusé peut également se déporter de manière
volontaire. Cette acceptation ou ce déport n’impliquent pas reconnaissance des motifs de la
récusation.
Si la récusation n’est pas acceptée par l’autre Partie et que l’arbitre récusé ne se déporte pas, la
décision relative à la récusation est soumise au Secrétariat général de la Cour Permanente
d’Arbitrage. Celui-ci se prononce sur la recevabilité et le fondement de la demande de
récusation, après qu’il a invité l’arbitre concerné, les autres Parties et les autres membres du
tribunal arbitral, s’il en est, à présenter leurs observations par écrit dans le délai qu’il fixe. Ces
observations sont communiquées aux Parties et aux arbitres. Ils peuvent y répondre dans le
délai fixé par le Secrétariat général de la Cour Permanente d’Arbitrage.
b. Remplacement
37
Il y a lieu à remplacement d’un arbitre en cas de décès, de récusation, de déport dûment
accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les Parties.
Tout nouvel arbitre sera désigné par le Secrétariat général de la Cour Permanente d’Arbitrage
dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la requête de la Partie la plus diligente ou
des arbitres restants.
(4) Règlement de la procédure
(i)
Acte de Mission
Le Tribunal arbitral établira un Acte de Mission signé pour acceptation par les Parties et les
arbitres, comprenant, au minimum :
(i)
un règlement de procédure reprenant les règles de procédures expressément
stipulées aux présentes et dans lequel seront en outre réglées les formalités de
procédure non expressément prévues aux termes de la présente Décision;
(ii)
une synthèse des faits et des demandes de chacune des Parties;
(iii)
les déclarations d’indépendance des arbitres, signées par ceux-ci.
Dans l’hypothèse où le Tribunal arbitral est amené en cours de procédure à prendre des
décisions au sujet de l’organisation de celle-ci (par voie d’« Ordonnances de procédure »), le
Tribunal arbitral prendra la décision qu’il estimera la plus appropriée dans un but de bonne et
saine gestion de la procédure, tout en veillant à ce que les Parties soient traitées sur un pied
d’égalité et que chacune d’elles dispose de la possibilité de faire valoir ses droits et de proposer
ses moyens. En aucun cas, sauf accord des Parties, il ne pourra cependant être dérogé aux
règles expressément stipulées aux termes de la présente Décision.
(ii)
Lieu d’arbitrage
Le Tribunal arbitral siégera au siège du Conseil de coopération douanière à Bruxelles
(Belgique).
(iii)
Droit applicable
Le Tribunal arbitral appliquera au différend les normes édictées par l’OMD et, à titre subsidiaire,
le droit belge ou, le cas échéant, le droit désigné en application des règles du droit international
privé tel qu'il est conçu en Belgique.
Les Parties conviennent qu’en aucun cas le Tribunal arbitral ne statuera en équité ou en qualité
d’amiable compositeur (« ex aequo et bono »).
(iv)
Langue de la procédure
La procédure arbitrale se déroulera dans l’une des langues officielles de l’OMD (français,
anglais), telle que déterminée par les Parties.
(v)
Témoignages et experts
A la demande de l’une ou l’autre Partie et à tout stade opportun de la procédure, le Tribunal
arbitral organisera une procédure orale pour la production de preuves par témoins, y compris
des experts, ou pour l’exposé oral des arguments.
(vi)
Mesures provisoires ou conservatoires
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Le Tribunal arbitral peut, à la demande de l’une ou l’autre Partie, prendre toutes mesures
provisoires qu’il juge nécessaires pour la protection des droits de chacune des Parties ou en ce
qui concerne l’objet du litige.
Ces mesures provisoires peuvent être prises sous la forme d’une sentence provisoire. Le
Tribunal arbitral peut exiger un cautionnement au titre des frais occasionnés par ces mesures.
Une demande de mesures provisoires adressée par l’une ou l’autre Partie à une autorité
judiciaire ne doit pas être considérée comme incompatible avec la convention d’arbitrage ni
comme une renonciation au droit de se prévaloir de ladite convention.
(vii)
Transaction en cours de procédure
Si, avant que la sentence ne soit rendue, les Parties conviennent d’une transaction qui règle le
litige, le Tribunal arbitral rend une ordonnance de clôture de la procédure arbitrale ou, si les
deux Parties lui en font la demande et s’il l’accepte, constate le fait par une sentence arbitrale
rendue d’accord entre les parties.
(viii)
Frais et dépens de l’arbitrage
a. Provision(s)
Les frais d’arbitrage font l’objet d’un versement en provision, laquelle est estimée par le Tribunal
arbitral en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles,
conformément au barème pour frais d’arbitrage du Centre belge d’arbitrage et de médiation
(CEPANI) en vigueur à la date de la Notification de l’arbitrage.
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b. Imputation
Le Tribunal arbitral arrêtera le montant définitif des frais de l’arbitrage dans le cadre de la
sentence arbitrale définitive, compte tenu des prestations effectuées et des frais encourus.
Sauf accord des Parties à cet égard, les frais d’arbitrage sont en principe répartis de manière
égale entre les Parties. Toutefois, le Tribunal arbitral peut décider d’une répartition différente
dans la mesure où il le juge approprié dans les circonstances de l’espèce, à charge toutefois de
motiver cette décision.
Sauf accord des Parties à cet égard, les frais exposés par chaque Partie en matière de
représentation ou d’assistance juridique restent à leur propre charge. Toutefois, le Tribunal
arbitral peut, eu égard aux circonstances de l’espèce, déterminer la Partie à la charge de
laquelle seront mis ces frais ou les répartir entre les Parties dans la mesure où il le juge
approprié, à charge toutefois de motiver cette décision.
(ix)
Confidentialité
Les Parties et les arbitres s’engagent à assurer le caractère confidentiel de la procédure
d’arbitrage.
(5) Sentence arbitrale
(i)
Sentence définitive et motivée
Au plus tard trois (3) mois après la clôture des débats, le Tribunal arbitral, statuant à la majorité,
rend sa sentence finale dûment motivée en fait et en droit et la communique aux Parties.
Les Parties déclarent qu'elles considèrent la sentence arbitrale rendue conformément aux
stipulations qui précèdent comme constituant jugement définitif de la contestation.
Sauf décision motivée du Tribunal arbitral sur requête spécifique d’une Partie dans le cadre de
la procédure d’arbitrage, la sentence ne peut être publiée, en tout ou partie, qu’avec le
consentement des deux Parties.
(ii)
Interprétation de la sentence
Dans les vingt (20) jours calendaires de la réception de la sentence finale ou de la réception des
rectifications apportées à celle-ci en application du point 5 iii) ci-dessous, l’une des Parties peut,
moyennant notification à l’autre, demander au Tribunal arbitral d’en donner une interprétation.
L’interprétation est donnée par écrit dans les vingt (20) jours calendaires de la réception de la
demande. L’interprétation fait partie intégrante de la sentence.
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(iii)
Rectification de la sentence
Dans les vingt (20) jours calendaires de la réception de la sentence finale ou de la réception de
l’interprétation de celle-ci en application du point 5 ii) ci-dessus, l’une des Parties peut,
moyennant notification à l’autre, demander au Tribunal arbitral de rectifier dans le texte de la
sentence toute erreur de calcul, toute erreur matérielle ou typographique ou toute erreur de
même nature. Le Tribunal arbitral peut, dans les vingt (20) jours calendaires de la
communication de la sentence aux Parties, faire ces rectifications de sa propre initiative.
(6) Privilèges et immunités
Le Conseil précise qu'aucune disposition de la présente clause compromissoire ne sera
considérée par lui comme une renonciation expresse ou implicite à tout privilège ou à toute
immunité dont il jouit en droit, conformément à son statut.
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