Bâtiment actualité - Fédération Française du Bâtiment Midi

Bâtiment actualité
LE JOURNAL DES ARTISANS ET DES ENTREPRENEURS
23 JUIN 2014 — N° 11
FÉDÉRATION FRANÇAISE DU BÂTIMENT
DOSSIER
ARCHIVAGE
Quels documents conserver ?
Combien de temps ?
Les documents émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité doivent être
conservés pendant une durée déterminée, essentiellement à des fins de preuve (procédures
judiciaires, contrôles de l’Administration, revendication ou contestation d’un droit…).
Cette durée diffère selon la nature (commerciale, fiscale, sociale, notamment) desdits documents.
De plus, l’évolution des technologies amène forcément à réfléchir à la fiabilité de l’archivage
des documents électroniques (un article sur ce sujet sera publié dans un prochain numéro).
Voici un point sur ces différentes durées.
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VIE DES SOCIÉTÉS
Statuts de société, association ou GIE
5 ANS
à compter de la radiation
de la société du RCS – CC
Pièces modificatives des statuts, registre de titres
nominatifs, registre de mouvements de titres, ordres de
mouvement, carnet à souche des attestations d’inscription
en compte, registre des PV d’assemblées et de conseils
d’administration (cotés et paraphés)
5 ANS
à compter de la radiation
de la société du RCS – CC
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs,
rapports du gérant ou du conseil d’administration,
rapports des commissaires aux comptes
3 ANS
à compter de leur date d’établissement – CdC
Comptes annuels, documents comptables
et pièces justificatives
10 ANS
à compter de la date de clôture de l’exercice – CdC
Traité de fusion, actes et documents
émanant de la société absorbée
5 ANS
à compter de la date à laquelle l’acte cesse de
produire ses effets : dissolution du groupement,
cessation des relations contractuelles – CC
VIE COMMERCIALE ET CIVILE
Comptabilité, pièces justificatives, correspondance
commerciale (reçue et envoyée)
10 ANS
à compter de la date de clôture de l’exercice – CdC
5 ANS
pour action en paiement de droit commun – CdC
2 ANS
pour action en paiement contre
un consommateur – CConso
10 ANS
pour conservation
comme pièces justificatives – CdC
5 ANS
pour action en paiement – CdC
10 ANS
pour conservation comme pièces justificatives – CdC
Contrats d’acquisition des immobilisations
(non immobiliers : matériel, mobilier, brevet...), leasing
10 ANS
CdC
Contrats électroniques entre professionnels
et consommateurs
10 ANS
CConso
Contrats concernant un bien immobilier
30 ANS
CC
Contrats conclus entre commerçants, ou entre commerçants
et non-commerçants
Factures fournisseurs et clients, bons de livraison
ou de réception
DOCUMENTS BANCAIRES
Relevés de banque et talons de chèques
5 ANS
Facturettes de carte bancaire
1 AN
Chèques impayés
Conserver copie des chèques reçus recto verso tant que
la dette n’est pas acquittée (action en paiement
et conservation des pièces comptables)
CdC
5 ANS
action en paiement
1 AN ET 8 JOURS
pour encaissement
10 ANS
pour conservation (pièces justificatives
de comptabilité) à compter de la date d’émission
Prêts (contrat de prêt et échéancier) :
professionnels ou commerciaux
10 ANS
après la dernière échéance
Prêts à la consommation : contrats et échéanciers
2 ANS
après la dernière échéance
Prêts immobiliers (maison ou travaux)
2 ANS
après la dernière échéance
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DROIT DU TRAVAIL
Bulletins de paie
10 ANS
CdC – Il est conseillé de les garder
le plus longtemps possible
Mentions portées sur le registre unique du personnel (RUP)
5 ANS
à compter de la date à laquelle le salarié
concerné par la mention sur le RUP
a quitté l’entreprise – CT
• Décompte journalier et récapitulatif hebdomadaire
des heures travaillées (salariés occupés en dehors
de l’horaire collectif)
• Heures supplémentaires et repos compensateurs
(ou repos équivalents)
• Composition des équipes en cas de travail par relais,
roulement ou équipes successives
• Décompte des heures travaillées en cas de répartition
de la durée du travail sur quatre semaines ou une durée
supérieure à quatre semaines et au plus égale à l’année
(ex. : modulation)
1 AN
CT
3 ANS
pour servir de preuve dans certains litiges
prud’homaux
Décompte des journées et demi-journées travaillées
en cas de forfait jour
sauf :
• décomptes des heures ou repos
antérieurs au 17 juin 2011 : 5 ANS
• décomptes des heures ou repos entre
le 17 juin 2011 et le 16 juin 2013 :
JUSQU’AU 16 JUIN 2016
3 ANS
CT
sauf pour servir de preuve dans certains
litiges prud’homaux :
• décomptes des jours antérieurs
au 17 juin 2011 : 5 ANS
• décomptes des jours entre
le 17 juin 2011 et le 16 juin 2013 :
JUSQU’AU 16 JUIN 2016
FISCALITÉ
Déclarations d’impôt (IR, IS)
DE 3 À 10 ANS
pour servir de preuve - LPF
Déclarations et calculs de TVA
DE 3 À 6 ANS
droit de reprise en cas de défaut
de déclaration dans le délai légal
Taxe sur les salaires
3 ANS
Droits d’enregistrement
Taxe de publicité foncière
ISF
DE 3 À 10 ANS
Taxe d’habitation
Taxes foncières et taxes annexes
À VIE
Contribution économique territoriale (+ justificatifs)
CFE (contribution foncière des entreprises)
CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises)
Livres, registres, documents
CC : Code civil
CConso : Code de la consommation
CdC : Code de commerce
CT : Code du travail
LPF : Livre des procédures fiscales
3 OU 6 ANS
6 ANS
LPF
droit de reprise en cas de défaut
de déclaration, ou de déclaration
incomplète ou inexacte – LPF
LPF
droit de reprise en cas d’absence
de déclaration dans le délai légal – LPF
LPF
Attention
Certains documents peuvent être régis par plusieurs réglementations
imposant des délais de conservation différents.
Par ailleurs, à côté des délais de conservation à proprement parler,
il y a des délais d’action en justice pour faire valoir ses droits : il ne faut
pas confondre ces durées, qui ont une nature différente. Par exemple,
si une facture doit être conservée 10 ans en tant que pièce comptable,
le délai d’action en justice pour en obtenir le paiement est de
5 ans de façon générale et de 2 ans à l’encontre des consommateurs.
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ASSURANCES
Contrats d’assurance de responsabilité décennale des
constructeurs en vigueur à la date d’ouverture du chantier1
12 ANS
minimum
à compter de la réception des travaux (y compris en
cas de résiliation du contrat d’assurance, de cessation
d’activité ou de transmission de l’entreprise)
Contrats d’assurance dommages ouvrage2
12 ANS
minimum
à compter de la réception des travaux
Documents relatifs aux marchés3
12 ANS
minimum
à compter de la réception des travaux
Responsabilité civile professionnelle de l’entreprise
(hors décennale)
10 ANS
minimum
à compter de la résiliation du contrat
(y compris en cas de cessation d’activité
ou de transmission de l’entreprise)
Responsabilité civile (du fait des locaux professionnels
ou automobile...)
5 ANS
minimum
à compter de la résiliation du contrat,
(y compris en cas de cessation d’activité
ou de transmission de l’entreprise)
Autres assurances (bris de machine, véhicules, objets
transportés, locaux, perte d’exploitation, tous risques
chantiers...)1
2 ANS
minimum
à compter de la résiliation ou du terme du contrat
1. Formulaire de déclaration du risque, projet ou proposition de contrat, conditions générales et particulières, avenants, intercalaires,
correspondance, appels de cotisation, quittances de règlement, justificatifs de règlement des indemnités, copie du courrier de résiliation
du contrat et de son avis de réception, avenant de résiliation le cas échéant.
2. Formulaire de déclaration du risque, projet et proposition de contrat, conditions générales et particulières du contrat d’assurance,
avenants, intercalaires, correspondance, appels de cotisation (provisionnelle et définitive), quittances de règlement des cotisations,
justificatifs de règlement d’indemnités, etc.
3. Contrats, factures, devis, PV de réception, double des courriers, CCTP, CCAG, plans, dossiers d’expertise amiable ou judiciaire.
En cas de sinistre, l’ensemble des pièces, y compris le contrat d’assurance, doit être conservé jusqu’à la clôture définitive du dossier,
même si les délais mentionnés ci-dessus sont dépassés.
SANTÉ-SÉCURITÉ1
Registre unique de sécurité :
• observations et mises en demeure de l’inspection
du travail relatives à des questions de prévention,
d’hygiène et de médecine du travail;
• documents de vérification et de contrôle
des équipements de travail
Carnet de maintenance des appareils de levage
5 ANS
Durée de vie de
l’appareil jusqu’à sa
mise au rebut
CT
Arrêté du 2 mars 2004
Registre de vérification des installations électriques
5 ANS
CT
Plan particulier de sécurité et de santé (PPSPS)
5 ANS
CT
Déclaration d’accident du travail
5 ANS
CT
Évaluation des niveaux de bruit et résultats du mesurage
10 ANS
CT
Évaluation des niveaux de vibrations mécaniques
et résultats du mesurage
10 ANS
CT
1. Pour un certain nombre de documents santé-sécurité obligatoires (fiche d’aptitude médicale, document unique d’évaluation
des risques, registre d’observation des salariés et des membres du CHSCT…), le Code du travail ne prévoit pas de délai de
conservation spécifique. Il est recommandé de les conserver le plus longtemps possible.
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TRANSPORTS
1 AN
à compter de leur établissement –
réglementation transport
pour servir de preuve dans certains litiges
prud’homaux
Disque chronotachygraphe
3 ANS
sauf :
• données enregistrées antérieures
au 17 juin 2011 : 5 ANS
• données enregistrées entre
le 17 juin 2011 et le 16 juin 2013 :
JUSQU’AU 16 JUIN 2016
1 AN
à compter de leur établissement –
réglementation transport
pour servir de preuve dans certains litiges
prud’homaux
Données électroniques (carte de conducteur, mémoire
du chronotachygraphe, certificat de téléchargement)
3 ANS
sauf :
• données enregistrées antérieures
au 17 juin 2011 : 5 ANS
• données enregistrées entre
le 17 juin 2011 et le 16 juin 2013 :
JUSQU’AU 16 JUIN 2016
Feuille de location avec ou sans chauffeur
2 ANS
à compter de la date d’effet
Lettre de voiture
2 ANS
à compter de la date d’établissement
Documents établis pour le transport de marchandises
5 ANS
à compter de leur date d’effet
Horaires de services et livrets individuels
5 ANS
à compter de leur établissement
La facture électronique
Elle correspond à une facturation émise par voie
électronique, et non sur support papier.
Une directive européenne de 2010 pose le principe de
l’égalité de traitement entre les factures sur support papier
et électronique. Ce texte a été transposé en droit français,
notamment dans le Code général des impôts.
Une « piste d’audit » doit être organisée dans l’entreprise
pour garantir l’authenticité, l’intégrité et le contenu des
factures, qu’elles soient papier ou électroniques.
Les factures électroniques doivent être stockées dans leur
forme originelle, sous laquelle elles ont été transmises
ou mises à disposition, pendant les 3 premières années
(correspondant au délai de reprise de l’administration
fiscale) et sur le support choisi par l’entreprise pendant
les trois années suivantes (délai de communication de
6 ans de l’administration fiscale).
En tant que pièces comptables, elles doivent être
conservées 10 ans.
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Combien de temps ?
La durée de conservation
des documents est
principalement liée aux
délais de prescription.
L’archivage et la
conservation permettront,
en cas de nécessité,
d’établir la preuve de
l’existence d’un droit
ou d’une obligation.
Les délais de conservation
Ils sont étroitement dépendants
des délais de prescription des
actions pour agir ou défendre un
droit, en dehors même de l’intérêt
historique du document.
Ces délais de prescription sont
différents selon les matières concernées : civile, commerciale, sociale,
fiscale…
Plusieurs délais peuvent ainsi concerner un même acte (exemple d’une
facture qui devra être conservée
5, 6 ou 10 ans selon la matière
concernée, commerciale, fiscale
ou comptable).
La prudence exige évidemment
de conserver le document
pour la durée la plus longue.
La réforme de la prescription 1 a
tenté de moderniser et clarifier
les délais existants. Ainsi, le délai
de prescription de droit commun
passe de 30 à 5 ans.
De façon générale, les actions personnelles mobilières se prescrivent
par 5 ans et les actions réelles
immobilières par 30 ans.
Mais, attention, le délai commence
à courir « du jour où le titulaire
du droit a connu ou aurait dû
connaître les faits lui permettant de
l’exercer » : ce délai dit « glissant »,
qui naît à une date incertaine, ne
peut toutefois excéder 20 ans pour
la plupart des actions.
Par exemple
• Dommages à
l’environnement : 30 ans ;
• réparation de dommages
corporels : 10 ans à compter
de la date de consolidation...
Les délais de conservation, pour
un document particulier, peuvent
également être modifiés par une
autre réglementation.
Par exemple
• La réglementation transport
et le droit social donnent des
délais différents pour les disques
chronotachygraphes :
de 1 à 5 ans ;
• en assurance, il peut être
nécessaire de conserver une
pièce 10 ans en cas de sinistre,
alors que sa nature intrinsèque
(disque chronotachygraphe, par
exemple) impliquerait qu’il soit
conservé une seule année ;
• les bulletins de salaire sont
conservés par l’employeur
pendant 5 ans aux termes du
Code du travail ou, selon le
Code de commerce, 10 ans en
tant que pièces comptables.
Par ailleurs, ils font partie des
pièces à conserver toute une
vie par les salariés eux-mêmes,
au regard de leurs droits
à la retraite, notamment.
La réforme de 2008 n’a pas effacé
les délais spécifiques résultant de
lois particulières.
Ainsi, le délai d’un an pour les
actions en paiement des transporteurs et le délai de 10 ans de
la responsabilité civile décennale
sont maintenus.
Cependant, pour ce dernier délai,
il est conseillé de conserver les
documents plus longtemps, afin
de tenir compte, par exemple,
du délai de prescription de 2 ans
des actions relatives aux contrats
d’assurance.
Elle permet également aux parties d’aménager certains délais
de prescription, mais dans une
fourchette allant de 1 à 10 ans,
sauf pour certaines actions pour
lesquelles les délais fixés par la loi
s’imposent : paiement des salaires,
des pensions alimentaires, des
loyers, des charges locatives, des
contrats d’assurance, des professionnels pour les biens et services
fournis aux consommateurs, etc.
L’écrit électronique
Le développement de l’écrit électronique et le renforcement de sa
valeur probante 2 impliquent aussi
d’organiser la conservation de ces
nouveaux supports d’engagement
(téléphone, fax, Internet).
Depuis un décret de 2005, les
contrats électroniques supérieurs
à 120 € doivent être conservés
10 ans 3.
La preuve en matière civile
ou commerciale
• En matière civile, la preuve d’un
engagement se fait par écrit
au-delà de 1 500 €.
• En matière commerciale, la
preuve est libre quel que soit le
montant. Elle peut être rapportée
par tous moyens : témoignages,
présomptions, documents autres
(talons de chèques…) ou encore
usages pour certaines professions.
Écrit électronique et archivage
L’évolution des technologies et la
nécessité de gagner de l’espace au
sein des entreprises ont fait évoluer
la réglementation.
Depuis 2000, l’écrit électronique
est accepté comme preuve, mais
à condition que son auteur soit
identifié avec certitude et que cet
écrit électronique soit établi et
conservé dans « des conditions de
nature à en garantir son intégrité ».
Or, il n’y a pas de régime légal de
l’archivage électronique.
Se pose alors logiquement la
question du régime juridique des
copies :
• si l’original subsiste : les copies ne
font foi « que de leur contenu », et
la présentation de l’original peut,
à tout moment, être exigée.
• si l’original n’existe plus, sa copie
peut être valablement produite
si celle-ci est une copie « fidèle et
durable » selon les termes du Code
civil.
Le juge apprécie souverainement le
caractère fidèle et durable des copies,
ce qui donne à celles-ci un caractère
aléatoire.
Des « conventions de preuve » ont
été validées par les tribunaux pour
garantir la force probante des copies
électroniques dans l’hypothèse où
un litige surviendrait dans l’avenir.
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 :    ?    ?
La loi oblige les entreprises
à conserver un grand nombre de
documents liés à leur activité.
La durée minimale de
conservation de ces documents
à archiver varie en fonction
de la nécessité de produire
des pièces justificatives en cas
de contrôle ou de vérification
a posteriori de ces documents
(par l’Administration, les
clients, d’anciens salariés…).
L’entreprise doit être en mesure
de les produire à titre de preuves.
Ces conventions peuvent être
passées entre commerçants ou
entre commerçants et particuliers.
Elles sont toutefois à manier avec
précaution dans les relations avec
les consommateurs (risque de clause
abusive…).
Les parties sont libres d’organiser à
l’avance l’admissibilité des modes de
preuve, la charge de la preuve et le
règlement des conflits de preuve.
Par ailleurs, la signature électronique
reste soumise à des contraintes
procédurales trop complexes et n’a
pas encore trouvé une application
généralisée.
En général, la durée de conservation
des documents électroniques est
la même que celle des documents
papier, sauf en certaines matières (cf.
factures électroniques) qui peuvent
être concernées par le Code général
des impôts et le Livre des procédures
fiscales :
Dès lors, ces documents doivent
être conservés sous leur forme
électronique d’origine pendant
trois ans (délai de reprise de
l’administration fiscale) et ensuite,
pendant les trois années suivantes,
sous la forme électronique ou
une autre, pour permettre à
l’Administration d’exercer son droit
de communication.
Nous traiterons de manière plus détaillée
l’écrit électronique dans un prochain numéro.
La durée obligatoire
de conservation
d’un document
correspond à la
prescription au-delà
de laquelle il ne
peut plus y avoir
de contestation.
Exemples de délais d’action
en responsabilité contre :
• un avocat : 5 ans ;
• un expert judiciaire : 5 ans ;
• un huissier de justice : 2 ans ;
• un professionnel pour les
biens et services fournis
à un consommateur : 2 ans ;
• les constructeurs et soustraitants : 10 ans à compter
de la réception des travaux.
La prescription
Sanctions
La réforme de 2008 a clarifié les
définitions :
– il y a prescription extinctive
quand le titulaire d’un droit perd
celui-ci par inaction pendant un
laps de temps ;
– la prescription acquisitive, au
contraire, permet d’acquérir un
droit ou un bien par l’effet de la
possession sans avoir à produire
un titre ou se voir opposer la
mauvaise foi.
En matière civile et commerciale,
la sanction la plus lourde à la nonconservation des pièces est celle de
la disparition de la preuve.
Cette sanction peut, de façon évidente, s’avérer catastrophique si
l’action ne peut plus être exercée.
La suspension arrête temporairement le cours de la prescription,
sans effacer le délai écoulé.
L’interruption efface le délai acquis
et fait courir un nouveau délai
de même durée que l’ancien. Par
exemple, quand les parties à un
litige décident une médiation ou
une conciliation, il y a suspension
du délai de recours.
L’absence de documents comptables,
ou l’irrégularité dans la tenue de
la comptabilité peut, de plus, être
réprimée, parfois très lourdement,
à l’occasion de contrôles fiscaux ou
de procédures collectives.
En matière sociale, la non-conservation peut en outre se traduire
par une amende.
Le droit de communication
En matière sociale, il existe des
droits de communication variables
selon la personne les sollicitant.
7

Pour l’administration fiscale, le
droit de communication consiste à
avoir connaissance des informations
contenues dans les documents
détenus par certains contribuables
(limitativement énumérés par la
loi), notamment pour les confronter avec les déclarations ou la
comptabilité d’un autre redevable
(client, fournisseur…).
Il est de 6 ans à compter de la date de
la dernière opération mentionnée
sur les livres et registres ou la date
d’établissement des documents.
Il s’agit d’une obligation exclusivement fiscale, le délai de conservation des documents comptables
des entreprises commerciales
étant fi xé à 10 ans par le Code
de commerce.
Le refus de communication ou la
non-conservation des documents
pendant le délai de 6 ans entraîne
l’application d’une amende fiscale
de 1 500 €.
Le droit de reprise
Il s’agit du délai qui appartient à
l’Administration pour réparer les
omissions, insuffisances ou erreurs
commises dans l’établissement de
l’impôt (ex. : erreur dans l’appréciation du quotient familial).
Le plus souvent, le délai de reprise
est de trois ans, plus précisément, il
expire à la fin de la troisième année
suivant celle au titre de laquelle
l’imposition est due.
L’absence de pièces justificatives est
susceptible d’être retenue comme
irrégularité conduisant au rejet de
la comptabilité. Mais les rectifications que l’Administration croit
devoir apporter ne peuvent être
opérées qu’en mettant en œuvre
la procédure de redressement
contradictoire, et non la procédure
d’imposition d’office.
1. Loi 2008-561 du 17 juin 2008 J.O. du 18 juin 2008.
2. Loi du 13 mars 2000.
3. Art. 134-2 du Code de
la consommation.
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