Procédure administrative de candidature en alternance

Suivre un diplôme en alternance à l’université Paris 8
FICHE PROCEDURE
Janv.2016
Candidats et entreprises,
la Direction Formation est votre Guichet unique
DEMARCHES POUR LES CANDIDATS
► CANDIDATURES PEDAGOGIQUES
Pour les diplômes non encore répertoriés dans l’Offre Alternance, contactez notre Accueil.
1) Consultez la plaquette du diplôme et les modalités de candidature : www.univ-paris8.fr/-FORMATIONS
!! Attention aux dates limite de dépôt des candidatures
2) Téléchargez le dossier de candidature pédagogique : http://admission.univ-paris8.fr
3) Renvoyez votre dossier de candidature, accompagné de toutes les pièces demandées, au département précisé en
dernière page du dossier (précisez dans votre lettre de motivation votre intérêt pour l’alternance, les missions
recherchées et entreprises approchées).
► RECHERCHE D’ENTREPRISE
1) Demandez par email à [email protected] notre documentation : plaquette-programme du diplôme visé et
calendrier prévisionnel de l’alternance, devis des frais de formation et Kit Info Alternance (dont Guide de l’alternant
et Fiche Conseils pour la recherche d’employeurs).
2) Menez vos recherches d’entreprise, dans l’idéal dès avril-mai pour la rentrée de septembre.
3) Si votre entretien de recrutement est positif, les services RH de l’entreprise complètent et envoient à
[email protected] la fiche de liaison Université-Entreprise et la fiche de poste détaillée pour validation
pédagogique par le responsable du cursus.
!! Attention, si vous êtes de nationalité étrangère, vous devez détenir une Autorisation Provisoire de Travail avant tout
début de contrat.
4) L’ingénieur Formations valide les éléments organisationnels et financiers avec les services RH.
5) L’assistante Formations édite la convention tripartite de formation professionnelle à partir de laquelle
l’entreprise établit le contrat de travail.
► INSCRIPTION ADMINISTRATIVE A L’UNIVERSITE
UNIQUEMENT après admission pédagogique, validation des missions et édition de la convention
1) L’assistante Formations vous transmet le dossier et procédure d’inscription administrative,
2) Vous complétez ce dossier et rassemblez les pièces demandées,
3) Vous prenez RDV avec l’assistante Formations,
4) Elle réalise votre inscription administrative, édite votre carte Paris8+certificat de scolarité et vous remet un dossier
d’accueil contenant notamment les feuilles d’émargement individuel à faire signer à chaque cours.
!! La Direction Formation assure l’inscription administrative de tout salarié ; les bénéficiaires de contrats de
professionnalisation sont donc inscrits administrativement à l’Université sous statut Formation Continue par la Direction
Formation et ne règlent ni les droits d’inscription universitaire et ni ceux de la Sécurité sociale.
Nb : le Bureau des Inscriptions à la Scolarité centrale inscrit lui les Etudiants et les Apprentis des IUT et de l’IFG.
Université Paris 8 • Direction Formation - Formation continue, Alternance, VAE • 2, rue de la Liberté 93526 - SAINT-DENIS Cedex
APE 803Z • SIRET 199 318 270 002 38 • Tél : 01 49 40 70 70 • Mail : [email protected] • www.fp.univ-paris8.fr
DEMARCHES POUR LES ENTREPRISES
CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION
► Auprès de votre OPCA
Transmettez plaquette-programme du diplôme suivi en alternance, fiche RNCP, calendrier prévisionnel de
l’alternance et devis des frais de formation à votre OPCA afin d’obtenir son accord de principe sur :
a. son financement des frais de formation et les modalités de prise en charge financière (avec ou sans subrogation
de paiement). NB : si le taux horaire accordé pour les frais de formation est inférieur au taux/h. de la formation, un
différentiel reviendra à votre charge, plus les droits d‘inscription universitaire).
b. les dates de début et de fin du contrat c. la faisabilité d’un contrat d’un an sur la seule 1è année d’un master
nb : coordonnées OPC . https://lannuaire.service-public.fr/recherche?whoWhat=DIRRECT&where=
nbis : des exonérations, aides et dispenses relatives au salaire de l’alternant ainsi que des aides à la formation du tuteur
Entreprise peuvent accordées (cf OPCA + Pôle Emploi 39-95 + AGEFIPH)
► Auprès de la Direction Formation de l’université Paris8
1) Transmettez à [email protected] Fiche de liaison Université-Entreprise + Fiche de poste & compétences.
2) Le/la responsable pédagogique du diplôme valide les missions ou demande des compléments.
3) L’ingénieur Formations valide les éléments financiers/organisationnels de la convention avec vos services RH.
4) L’assistante Formations édite une convention de formation tripartite, qu’elle vous transmet avec la facture des
droits d’inscription.
5) Remplissez le formulaire Cerfa (EJ20) du contrat de travail, datez et signez chaque feuillet avec l’alternant.
6) Envoyez à la Direction Formation un exemplaire original signé de la convention + copie du cerfa.
► Transmettez à votre OPCA
o la plaquette de la formation, sa fiche RNCP, le devis et le calendrier d’alternance,
o les volets 3, 4 et 5 du Cerfa dans les 4 jours qui suivent le début du contrat. (L'OPCA transmettra ensuite les
volets 3 et 4 à la DIRRECTE pour validation définitive du contrat.)
o un original signé de la convention de formation,
o la déclaration relative au tuteur en Entreprise.
► Auprès de la DIRRECTE
S’il s’agit d’un alternant de nationalité étrangère (hors UE), vous devez avoir fait une déclaration préalable d’emploi
auprès du Service Main d’oeuvre étrangère de la DIRECCTE qui a délivré la carte de séjour de l’étudiant, deux jours
ouvrables avant l’embauche (par mail ou lettre recommandée AR).
Rémunération du salarié et aides pour l’entreprise : Voir Fiche Eléments financiers pour les entreprises
CONTRAT D’APPRENTISSAGE
► Auprès de la Direction Formation de l’université Paris8
Demander la documentation Apprentissage et la procédure administrative CFA
► Transmettre au CFA FormaSup (par courrier + copie scannée à la Direction Formation) :
- le Formulaire cerfa complété et signé + la Convention complétée et signée
- l'Attestation de compétences du Maître d’apprentissage
- la Fiche Mission préalable à l'embauche en contrat d'apprentissage
SUIVI PENDANT LA FORMATION ET LE CONTRAT
1) Suivi administratif et financier par l’assistante Formations :
- Envoi à l’employeur d’une copie de la Feuille de présence mensuelle Stagiaire ou Relevé d’absence Apprenti,
- Cpro : Facturation à OPCA ou Entreprise des heures réalisées, chaque fin de trimestre (janv., avril, juillet, sept-oct.)
2) Suivi pédagogique et des compétences par un tuteur Université individuel :
- 3 rendez-vous individuels à l’université et des temps collectifs entre contrats de professionnalisation,
- 2 visites en entreprise pour rencontrer le tuteur Entreprise.
3) Documents ressources
- Entretiens et visites sont assortis de comptes-rendus réalisés. Une synthèse est réalisée en fin de parcours par le
tuteur Université,
- Une grille d’évaluation finale est complétée par le tuteur Entreprise en fin de parcours,
- Une fiche de Poste & Compétences, complétée au fur et à mesure, est validée en fin de cursus par les 2 tuteurs ;
associée à un CV-compétences, elle sera une ressource-clé pour la recherche d’emploi.
Université Paris 8 • Direction Formation - Formation continue, Alternance, VAE • 2, rue de la Liberté 93526 - SAINT-DENIS Cedex
APE 803Z • SIRET 199 318 270 002 38 • Tél : 01 49 40 70 70 • Mail : [email protected] • www.fp.univ-paris8.fr