Fiche produit SEPA Service Center

NOUVEAU !
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SEPA Service Center
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SEPA : un nouveau challenge pour votre entreprise !
Une uniformisation
progressive
des instruments
de paiement au sein
de l’Union
européenne
Avec le projet SEPA — ‘Single Euro Payments Area’ —, nous assistons ces
dernières années à une uniformisation des instruments de paiement au sein de
l’Union européenne.
Après le passage à l’euro en tant que monnaie unique (janvier 2002) et l’utilisation du virement européen et des codes IBAN et BIC, nous sommes confrontés
depuis novembre 2009 à l’introduction d’un nouveau système de domiciliation
européenne. Ce qui implique un nombre important de modifications.
Dorénavant, vous assumerez notamment la responsabilité de l’activation et
de la gestion des domiciliations de vos clients.
L’introduction de ce nouveau système de domiciliation européenne implique des
modifications tant légales qu’opérationnelles pour vos clients et vous-même.
Les nouvelles
domiciliations SEPA
exigent une
expertise en gestion
de documents
Un changement essentiel réside dans le fait que vos clients ne doivent plus
adresser leur demande de domiciliation à leur banque mais à votre entreprise.
D’un point de vue opérationnel, c’est vous qui serez donc désormais
responsable des nouvelles tâches administratives relatives à la gestion
de ces mandats.
CRÉATION &
ENVOI DES
DOMICILIATIONS
RÉCEPTION DES
DOMICILIATIONS
SIGNÉES
ATTRIBUTION
D’UN NUMÉRO
DE RÉFÈRENCE
UNIQUE À
CHAQUE
DOMICILIATION
DÉMATÉRIALISATION &
ARCHIVAGE DES
DOMICILIATIONS
MISE À JOUR
DES DONNÉES
PRODUCTION
D’UNE COPIE
SUR DEMANDE
DU CLIENT
ENVOI DES
INSTRUCTIONS
DE PAIEMENT À
LA BANQUE
Vos nouvelles tâches et responsabilités en GESTION DE DOCUMENTS
Le système SEPA permet aussi une distinction légale entre vos clients professionnels et vos clients particuliers. Ces derniers sont mieux protégés et
peuvent demander le remboursement d’une domiciliation dans les 8 semaines
suivant le paiement (13 mois si une copie du mandat original signé ne peut être
présentée). Vos clients professionnels déjà protégés par la relation contractuelle qui les unit aux fournisseurs, ne bénéficient pas, quant à eux, de cette
garantie de remboursement. Vous avez donc tout intérêt à migrer rapidement
ces domiciliations vers des domiciliations SEPA B2B.
De plus, vos clients ne bénéficieront plus d’une gestion centrale de leurs
domiciliations via leur banque et devront donc s’adapter aux différentes procédures mises en place par leurs fournisseurs.
www.laposte.be/sepaservicecenter
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Comment tirer profit des nouvelles normes SEPA ?
Externalisez
la gestion de vos
domiciliations
Choisissez
La Poste comme
partenaire
En externalisant les tâches relatives à la gestion des mandats de domiciliation
de vos clients, vous vous concentrez sur votre core business et réduisez de
manière significative vos coûts opérationnels.
> Vous ne devez pas développer d’expertise SEPA.
> Vous n’investissez pas dans le développement de nouveaux processus
importants.
> Vous ne devez pas prévoir de personnel supplémentaire pour assumer
cette nouvelle charge de travail.
La Poste est, avec le SEPA Service Center, parfaitement en mesure de vous
aider à limiter l’impact de l’introduction de ce nouveau système de domiciliation
sur vos activités.
Impression et gestion de documents, solutions hybrides de scanning, sécurisation, archivage papier et électronique : La Poste dispose avec ses filiales
spécialisées, eXbo, Speos et Certipost, de toute l’expertise et du savoir-faire
nécessaires dans le domaine de la gestion de documents.
N’hésitez pas un seul instant à externaliser toutes les nouvelles tâches qui vous
incombent désormais.
Laissez simplement le SEPA Service Center s’en charger.
Vous avez tout à y gagner.
La Poste est le seul fournisseur en gestion de documents à être membre
des groupes de travail SEPA instaurés par la Banque nationale de Belgique
et Febelfin.
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1. Plus de 31 millions de
mandats de domiciliation
sont actifs en Belgique
et sont gérés par près de
18.000 sociétés.
2. 9% de ces mandats sont
modifiés ou adaptés chaque
année et cela concerne
2,7 millions de mandats.
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L’offre du SEPA Service Center
Afin de vous aider à respecter et à tirer profit de la Directive européenne SEPA, le SEPA Service Center gère
pour vous les différentes tâches liées à la migration des mandats existants, à l’activation des nouveaux mandats
et à la gestion des modifications de vos mandats actifs. Ce qui vous permet d’être conforme aux normes SEPA
tout en restant concentré sur vos activités principales.
MIGRATION
DES MANDATS EXISTANTS
ACTIVATION
DES NOUVEAUX MANDATS
GESTION DES MODIFICATIONS
DES MANDATS ACTIFS
Les 3 cas de figure gérés par le SEPA Service Center 1
La mise à disposition d’un formulaire de demande de domiciliation personnalisé et conforme aux normes SEPA :
il reprend les coordonnées et le logo de votre entreprise ainsi que les données de vos clients, si disponibles.
L’envoi des demandes de domiciliation à votre entreprise ou directement à vos clients. La demande de domiciliation, accompagnée d’une lettre explicative, est préaffranchie avec l’adresse de retour déjà imprimée et ne
doit donc pas être glissée dans une enveloppe. Votre client peut ainsi facilement retourner le formulaire.
La réception des mandats signés et l’attribution d’un numéro de référence unique SEPA.
L’envoi à vos clients du numéro de référence avec une (client particulier) ou deux (client professionnel) copies
du mandat (une à conserver, une à remettre à leur banque pour confirmer sa validité).
La numérisation des mandats et l’extraction des données pour une intégration aisée dans vos systèmes.
L’archivage papier et électronique pour une période de 10 ans avec possibilité de demander le retrait d’un
mandat archivé en cas de demande spécifique de votre client.
L’envoi électronique à votre entreprise des mandats numérisés sous format PDF (image)
et/ou SEPA .xml (données).
L’accès sécurisé pour vos employés à la base de données en ligne reprenant toutes les domiciliations
de vos clients.
L’accès sécurisé via e-ID pour vos clients à une plate-forme en ligne pour consulter tous leurs mandats (indépendamment du fournisseur et de leur banque). Ils pourront ainsi visualiser leurs mandats et introduire facilement d’éventuelles modifications depuis leur domicile ou dans un bureau de poste.
Toute modification d’une domiciliation introduite sur notre plate-forme par vos employés ou vos clients
enclenche automatiquement le processus de gestion de document adéquat.
>
Pour les domiciliations de vos clients professionnels, seule la signature d’un nouveau document de domiciliation
SEPA B2B vous protège des nouvelles modalités de remboursement, et ce à partir du 1er avril 2010.
>
Les mandats de vos clients particuliers ne doivent être, quant à eux, ni remplacés ni signés. Seul un nouveau numéro
de référence unique SEPA sera attribué à chaque mandat et communiqué aux clients.
1 Nos services varient en fonction du cas de figure (migration, activation, modification).
Pour plus de détails, contactez votre Account Manager ou envoyez un e-mail à [email protected].
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Les avantages du SEPA Service Center
SEPA
Service Center :
tout pour réussir la
gestion des
domiciliations de
vos clients.
UNE EXPERTISE
UNIQUE
La Poste allie connaissance des normes SEPA
et expertise en gestion de documents, vous
garantissant une gestion optimale et conforme de
vos domiciliations nationales et internationales.
UN SEUL
PARTENAIRE
Vous collaborez avec un fournisseur unique pour
l’ensemble des processus de gestion des domiciliations : migration des mandats actuels, activation des nouveaux mandats et gestion des modifications des mandats actifs.
UNE PLATEFORME EN LIGNE
SÉCURISÉE
Vous accédez facilement aux données des domiciliations de vos clients. Ceux-ci pourront quant à
eux les gérer et les modifier sur notre plate-forme
sécurisée.
UNE SOLUTION
FACILE POUR TOUS
VOS CLIENTS
> Indépendance
SEPA Service Center permet à vos clients de gérer
leurs mandats de manière centralisée, indépendamment de leur banque.
> Simplicité d’utilisation
une seule et même procédure pour toutes leurs domiciliations, indépendamment de leur fournisseur.
> Assistance
vos clients bénéficient en cas de besoin de toute
l’aide nécessaire auprès de nos bureaux de poste.
UN GAIN
EN EFFICACITÉ
Vous bénéficiez d’une gestion automatisée de vos
mandats : nous les réceptionnons, les numérisons
et vous les envoyons par voie électronique pour
une intégration automatique des données dans vos
systèmes. Tous les documents nécessaires sont
automatiquement envoyés pour vous. Dans le futur,
vos clients auront également la possibilité d’activer
en ligne leurs nouveaux mandats.
UN ATOUT
CONTRE LES
RISQUES
FINANCIERS
En migrant aujourd’hui les domiciliations de vos
clients professionnels vers des domiciliations
SEPA B2B, vous évitez la ‘garantie de remboursement’ pour ces clients et vous vous protégez
ainsi des éventuelles demandes de remboursement abusives.
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Une expertise unique
Un seul partenaire
Une solution facile pour tous vos clients
Un gain en efficacité
Un atout contre les risques financiers
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Contactez votre Account Manager.
Surfez sur www.laposte.be/sepaservicecenter.
Envoyez un e-mail à [email protected].
E.R.: Nico Cools, La Poste, société anonyme de droit public, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles. Code OIP 2500000022862.
Une plate-forme en ligne sécurisée