Crez des publipostages avec Microsoft Word et Excel

Publipostages de lettre avec Microsoft Word et Excel
Dans le menu « Outils », choisissez l´option « Lettres et Publipostage » « Assistant
Fusion et publipostage ».
L´assistant démarre et s´affiche dans le Volet Office, à droite de l´écran. La première des
6 étapes vous est proposée.
Sélection du type de document.
L´assistant « Fusion et publipostage de Word
2002 ».
Sélectionnez l´option « Lettres » pour réaliser
votre publipostage. Notez que Word 2002 permet
de réaliser des fusions vers d´autres supports
comme des messages électroniques, des
enveloppes ou encore des étiquettes. Cliquez au
bas du Volet Office sur le bouton « Suivante ».
L’option des messages électroniques n’est pas
compatible avec GroupWise
Sélection du document de base.
Dans la 2e étape, vous avez le choix de
sélectionner le document que vous souhaitez
utiliser ou de sélectionner le document en cours.
Cliquez au bas du Volet Office sur le bouton
« Suivante ».
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Sélection des destinataires (document Excel
qui contient l’information).
Dans la 3e étape, vous pouvez sélectionner la
source d’information de vos documents. Pour
cet exemple nous allons utiliser un fichier Excel.
Cliquez au bas sur l’Option « Parcourir ».
L’option des contacts Outlooks n’est pas
compatible avec GroupWise
Veuillez sélectionner la feuille sur laquelle votre information figure.
À partir de la liste, veuillez cocher les contacts dont vous avez besoin.
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En cas d’erreur, Word vous offre la possibilité de
« sélectionner une autre liste » ou « modifier la
liste des destinataires ».
Une fois satisfait, cliquez au bas sur l’Option
« Parcourir ».
Écriture de votre lettre.
Si vous ne l’avez pas encore fait, écrivez votre
lettre maintenant.
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Bloc d’adresse…
Le « bloc d’adresse » vous permet de
configurer la façon dont l’information du
destinataire sera affichée.
S’il y a une des catégories du « bloc
d’adresse » qui n’est pas affichée, assurezvous que les champs de votre fichier Excel
correspondent à ceux de Word.
Pour ajuster les champs, appuyez sur
« Faire correspondre les champs… ».
Ligne de salutation…
Cette option vous permet d’ajouter une
salutation et le nom de la personne ainsi
que de placer une virgule après le nom de
la personne.
Il est possible d’inscrire manuellement une
autre que celle par défaut.
Pour ajuster les champs, appuyez sur
« Faire correspondre les champs… ».
Affranchissement électronique
Option non disponible
Autres éléments
Cette option vous permet d’afficher
individuellement les champs de fusion
dans votre lettre.
Ajustement des champs de fusion :
S’il y a une des catégories d’information qui n’est pas affichée à partir du
• Bloc d’adresse…
• Ligne de salutation
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• Autres éléments
assurez-vous que les champs de votre fichier Excel correspondent à ceux de Word.
Pour ajuster les champs, appuyez sur « Faire correspondre les champs… ».
Champs Word
Fichier Excel
Le champ Word droit correspond à celui
d’Excel
Dans cet exemple le Champ Word
« ville » est sans correspondance. Donc,
je dois lui spécifier manuellement qu’il
doit correspondre au champ « ville » du
fichier Excel.
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Champs de fusion :
Les champs de fusion sont représentés par le contenu des guillemets.
Aperçu de vos lettres :
À partir de l’option « Aperçu de vos lettres » vous
pouvez visualiser l’information qui est située dans
les champs de fusion.
Une fois satisfait, cliquez au bas sur l’Option
« Suivante : Fin de la fusion ».
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Fin de la fusion et Impression :
Lorsque vous êtes rendu à l’étape « fin de la fusion »,
vous pouvez imprimer ou modifier les lettres
individuelles.
Tous
Enregistrement
en cours
De : À :
Cette option imprime une copie
du document pour chaque
personne qui figure dans le
document Excel.
Imprime seulement la fusion du
document en cours.
Avec cette option, vous pouvez
déterminer quelle liste de fusion
sera imprimée.
Exemple : de 1 à 20 (numéro
indiqué dans le fichier Excel.
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