Publipostage avec Microsoft Office 2000©

Publipostage avec Microsoft Office 2000©
Définition
Le publipostage consiste à associer une base de données à un document texte afin de faire un envoi en
nombre plus ou moins personnalisé. Exemples : lettre d'invitation, étiquettes autocollantes...
Excel 2000 sera support de la base de données et Word 2000 pour le document texte.
Fonctionnement
Le publipostage va se faire selon les étapes suivantes :
●
création de la base de données
●
création de la lettre type (canevas)
●
mise en place de liens entre la base et le texte (insertion de champs)
●
choix des données à imprimer
●
fusion (création des documents finis)
●
impression et/ou sauvegarde des documents
Les liens entre les deux documents sont maintenus lors de la sauvegarde. Ainsi, les fois suivantes, il ne
sera plus nécessaire de reconstruire le document canevas ni la base de données. Toutefois, tout reste modifiable
bien entendu.
Nous allons ici développer la création d'une lettre type. La création d'étiquettes fait l'objet d'un autre
tutoriel.
Préparation
Il faut d'abord créer la base de données avec Excel. La première ligne doit être occupée par les titres de
colonne qui serviront par la suite d'intitulé de champ lors de la fusion. Il est donc important de choisir des titres
pertinents.
Ensuite, le canevas de la lettre sera mis en place avec Word. Les emplacements des futurs champs
peuvent être marqués pour faciliter la mise en page. Dans l'exemple qui suit, ils sont indiqués par XXX.
Il est conseillé de sauvegarder les deux documents (tableur et texte) avec le même nom. Cela facilitera
l'exploitation ultérieure.
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Création des liens entre les documents et implantation des champs de fusion
Ouvrez le document canevas
Allez dans le menu Outils/Publipostage
Un assistant va s'ouvrir. Il va suffire de suivre les étapes.
1 – Création et sélection du document de base
Cliquez sur Créer/Lettres types.../Fenêtre active (c'est le document canevas qui va servir de support).
2 – Sélection de la source de données
Cliquez sur Obtenir les données/Ouvrir la source de donnés. Nous allons maintenant rechercher le classeur Excel
qui contient les adresses. Par défaut, Word choisit les documents... Word. Pour que votre fichier apparaisse, dans
« Type de fichiers », choisissez Feuilles de calcul MS Excel (cf. ci-dessous).
Double-cliquez dessus. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez « Feuille de calcul entière » s'il y a plusieurs choix.
Puis OK. Maintenant, il va falloir mettre en place les champs. Pour cela, cliquez sur « modifier le document
principal ».
3 – Mise en place des champs
Dans la lettre modèle, nous avions marqué les emplacements des champs par des xxx. Vous avez aussi remarqué
qu'une nouvelle barre d'outils est apparue : la barre « Publipostage ».
Placez-vous maintenant devant les premiers xxx et effacez-les. C'est ici que viendra s'insérer le champ « Nom ».
Où le trouver ? Cliquez sur « Insérer un champ de fusion. Une liste apparaît. Cliquez sur Nom. Il se met à son
emplacement ainsi libellé : «Nom». Les guillemets sans espace sont la marque des champs.
Recommencez ainsi avec tous les autres champs. A la fin, vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ce
qui est en dessous.
Il est possible d'appliquer aux champs une mise en forme classique : couleur, graisse, police...
Notre lettre type est prête. N'oubliez pas de la sauvegarder car elle pourra resservir. Elle est bien sûr modifiable à
volonté.
Il faut maintenant choisir à qui la lettre va être envoyée.
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4 – Le choix des destinataires
En effet, une lettre peut ne pas être envoyée à toutes les personnes qui figurent dans votre base de données.
Word possède un outil (que nous utiliserons tout à l'heure) qui va permettre de faire un tri multi-critères.
On pourra choisir ainsi de n'envoyer le courrier qu'aux dames habitant en Côte d'Or par exemple. Toutefois, bien
que puissant, ce procédé n'est pas toujours pratique. Aussi, c'est dans Excel que nous allons commencer à faire
notre choix.
Une colonne en début de tableau a été intitulée « impr » comme impression. Elle va servir à sélectionner les
destinataires. C'est un « x » qui a été placé dans les cellules, mais n'importe quel autre signe peut convenir
évidemment. Ce « x » sera notre critère de tri.
Dans l'exemple, seuls les haut-marnais sont concernés par l'envoi.
Il ne nous reste plus qu'à fusionner les champs. Quand la fusion sera effectuée, ces champs seront remplacés par
les données de la base.
5 – Fusion des documents
Dans la barre d'outils « publipostage », cliquez sur « Fusionner... ».
Si vous souhaitez utiliser toutes les données de la base, cliquez directement sur « Fusionner ». Aussitôt, les lettres
sont créées en un seul document. Vous pouvez le sauvegarder et l'imprimer.
Pour ne choisir qu'une partie de la liste, cliquez sur « Options de requête... ». Choisissez le champ « impr »qui doit
être égal à « x » (voir ci-dessous) puis sur OK.
Il ne reste plus qu'à fusionner. Les lettres sont créées.
En fermant le document canevas, il vous est proposé une sauvegarde si vous ne l'avez pas déjà faite. Acceptez
dans tous les cas. Vous conserverez les paramètres de tri ainsi que les autres changements. Acceptez aussi la
sauvegarde du classeur Excel.
Exemple de lettre fusionnée (à comparer avec le document canevas)
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Réutiliser un canevas existant
En ouvrant le document, la barre de publipostage est affichée. Le classeur Excel est lui aussi automatiquement
ouvert.
Vous pouvez modifier le tableau (choix des destinataires, ajout de noms...).
Cliquez sur « Fusionner... ». Si les critères de tri n'ont pas changé, choisissez directement la fusion sinon procédez
aux modifications nécessaires.
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