Guide d`utilisation Gestion Parc Auto

Présentation du produit
© 2013 Belive Technology
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Gérer votre flotte de véhicules
Gestion Parc Auto permet une gestion efficace de votre flotte de véhicules.
Il permet une saisie facile et détaillée des caractéristiques de vos véhicules ainsi que de tout
les frais normalement encourus pour un véhicule de flotte. C'est à partir de ces données que
le logiciel peut générer des rapports extrêmement versatile (affichage selon la date ou la période, affichage des véhicules désirés seulement, des dépenses sélectionnées, etc.). Vous
pouvez aussi créer des programmes d'entretiens pour chacun de vos véhicules et êtres
avertis au moment d'effectuer certains entretiens ou vérifications. L’optimisation de sa gestion constitue à la fois :
Un avantage concurrentiel
La gestion de parc constitue la seule garantie de disposer d’un parc bien entretenu, renouvelé à la bonne fréquence et permettant de diffuser une image positive de l’entreprise.
La gestion de parc réduit le temps d’immobilisation des véhicules et augmente la productivité
des utilisateurs (qu’il s’agisse de véhicules commerciaux, d’après-vente ou de transport).
Une source importante de réduction des charges
Une source importante de réduction des charges
La complexité de la gestion d’une flotte automobile ne permet plus une « navigation à vue »,
chaque décision portant sur des enjeux financiers importants, qu’il s’agisse :
de la détermination de sa taille et de sa composition (choix des marques et modèles)
de sa fréquence de renouvellement (durée & kilométrage d’utilisation) et du choix d’un financement en adéquation
des frais inhérents à son utilisation (carburant, assurance, maintenance, fiscalité, gestion
administrative et/ou technique,...) et de leur optimisation
Le gestionnaire de parc doit disposer d’outils fonctionnels automatisés et de tableaux de bord
pour:
consacrer son temps à l’analyse des états de gestion en vue de proposer des options
d’amélioration de la politique automobile
optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion
Quel que soit le mode de gestion choisi par l’entreprise (gestion interne ou partiellement externalisée), l’acquisition d’un progiciel de gestion de parc se traduit par des gains de productivité et par des économies sensibles, à travers :
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Gérer votre flotte de véhicules
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La maîtrise des coûts
le suivi et le contrôle des consommations décèlent les écarts de consommation
entre les différentes marques et modèles de véhicules, repérent également les éventuels abus ainsi que les erreurs de facturation des dépences.
la gestion des sinistres mesure la sinistralité de la flotte ainsi que celle de tout élément ou sous ensemble analytique (ex : département, direction, service, conducteur,
véhicule,...). Elle facilite la mise en place d’une politique préventive dont l’objectif principal est de réduire la sinistralité à travers la responsabilisation des utilisateurs. Le
module optionnel d’analyse financière décompose le coût des sinistres et agit sur
chacun des paramètres (soit par la négociation d’accords spécifiques avec les
différents fournisseurs, soit par la renégociation des conditions contractuelles d’assurance).
le suivi de l’entretien assure, grâce à une consultation du livret d’entretien des
véhicules, du respect par les utilisateurs des préconisations des constructeurs (révisions effectuées au kilométrage prévu). Le suivi de l'entretien décompose le coût de la
maintenance par section analytique et, par conséquent, différencie les bons des
mauvais utilisateurs (ou toute autre entité analytique).
la gestion préventive de l’entretien permet de planifier les interventions et d’alerter
les utilisateurs sur les interventions devant être effectuées sur leur(s) véhicule(s). Ce
type d’actions limite les coûts directs (réparations) et induits (immobilisation des
véhicules, rendez-vous ou livraisons manqués, temps consacré à la gestion des
événements par le gestionnaire de parc,...)
La responsabilisation des utilisateurs
L’impact d’un état analytique des dépenses (preuve que la gestion des budgets et du
matériel confié fait l’objet d’un suivi attentif) pousse généralement les différents responsables budgétaires et les utilisateurs à plus de rigueur.
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1.1
Détail des fonctionnalités
Jamais un logiciel de gestion de flotte de véhicules n’avait proposé une telle offre de fonctionnalités. Désormais, rien ne vous échappe, tout est instantanément sous contrôle avec une intégration globale des données informatisées, du terrain à votre ERP, en passant par vos
prestataires externes.
Fonctionnalités
Description
Information sur les véhicules
Vous pouvez consulter toutes informations
sur les véhicules de votre flotte(type de
véhicules, prix d'achat,assurance, vignette ...).
Importation des données de Plein d'essence Disposez d'une vue immédiate et précise de
votre parc. Sa localisation, plein d'essence,
consommation, conducteur ...
Programmation des entretiens
Suivi des alertes
Gestion d'ordre de travail
Traçabilités
Augmentez la durée de vie de votre parc de
véhicules par une planification réguliers des
entretiens (piéces à rechange ou faire un vidange de l'huile).
Vous pouvez ainsi suivre et anticiper les entretiens à réaliser sur votre véhicules et se
créer des alertes (date de creation d'alerte,
conducteur de véhicule, type d'alerte, date ou
kilométrage d'anticipation …).
Contrôler et piloter les dépenses (pièces,
matériel, main d'ouvre d'entretiens) à travers
des ordres de travail programmés auprès de
l'utilisateur.
Vous pouvez consulter les différents fournisseurs dans le but de trouver l'organisation le
plus fiable et offrant des prix concurrentiels
est vital pour la réussite de votre entreprise.
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Fonctionnalités
Génerer des Rapport
Module de location des véhicules
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Description
Vous pouvez générer des différents types de
rapport décisionnel et les imprimer par exemple (fiche détaillée des véhicules,
Dépenses, Revenus, comparatif revenue&
dépenses, entretiens effectués, programme
d'entretiens, liste de pièces utilisés, dernière
lecture kilométrage...).
Le GPA permet aussi de calculer le revenu
des locations des véhicules et de générer des
rapports de revenus de votre flotte.
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Information sur les véhicules
GPA vous permet de consulter en détail le informations et les caractéristiques de vos
véhicules.
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Gérer votre flotte de véhicules
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Importation des données de Plein d'essence
Vous avez la possibilité d'importer vos données de plein d'essence depuis un fichier Excel
(toutes version), qui donne la main de suivre la consommation et la localisation de vos
véhicules.
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Programme d'entretien
Augmentez la durée de vie de votre parc de véhicules par une planification réguliers des entretiens (piéces à rechange ou faire un vidange de l'huile).
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Gérer votre flotte de véhicules
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Alertes
Vous pouvez ainsi suivre et anticiper les entretiens à réaliser sur votre véhicules et se créer
des alertes (date de creation d'alerte, conducteur de véhicule, type d'alerte, date ou kilométrage d'anticipation …).
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Gestion d'ordre de travail
Contrôler et piloter les dépenses (pièces, matériel, main d'œuvre d'entretiens) à travers des
ordres de travail programmés auprès de l'utilisateur.
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Traçabilité des piéces de rechanges
Vous pouvez consulter les différents fournisseurs dans le but de trouver l'organisation le plus
fiable et offrant des prix concurrentiels est vital pour la réussite de votre entreprise.
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Reporting
Le GPA vous permet de générer plusieurs type de rapport (Dépenses, Pleins d'essence
Comparatif revenus/dépenses, fiche détaillée des véhicules, Revenus, entretiens effectués,
programme d'entretiens, liste de pièces utilisés, dernière lecture kilométrage...) sélectionner
par (période, véhicule, type de dépense, département, groupe), Le rapport ci-dessous represente un Comparatif revenus/dépenses d'un tel véhicule.
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Revenus des locations
Avec le module Revenus en valeur ajoutée vous pouvez administrer vos revenus de location
de véhicules de votre flotte.
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