CEJ Strasbourg - Conseil de l`Europe

11 avril 2013
DCDP-SJ/G (2013) 1 F REV
[Dispo Fin participants Strg 2013 1 F]
CENTRE EUROPEEN DE LA JEUNESSE DE STRASBOURG
DISPOSITIONS FINANCIERES POUR LES PARTICIPANTS
AUX ACTIVITES DE LA DIRECTION DE LA CITOYENNETE DEMOCRATIQUE
ET DE LA PARTICIPATION - Service de la jeunesse (DCDP-SJ)
I. DISPOSITIONS GENERALES
I.1
DROITS D’INSCRIPTION : Chaque participant doit s’acquitter d’un droit d’inscription.
Les droits d’inscription sont répartis de la façon suivante :
- 50 euros pour les sessions d’étude,
- 40 euros pour les symposia,
- 60 euros pour les stages de formation.
La Direction de la Citoyenneté Démocratique et de la Participation – Service de la Jeunesse du
Conseil de l’Europe (DCDP-SJ) déduit ces sommes des remboursements des frais de transport des
participants.
I.2
FRAIS DE SEJOUR : La DCDP-SJ couvre les frais de séjour (gîte et couvert)
correspondants à la durée de l’activité.
I.3
ASSURANCE :
I.3.1. Sessions d’étude : La DCDP-SJ du Conseil de l’Europe décline toute responsabilité pour les
risques pouvant survenir pendant le voyage et pendant le séjour des participants au Centre
Européen de la Jeunesse de Strasbourg. Les participants doivent donc impérativement être couverts
par une assurance individuelle ou collective multirisque ; les frais d’assurance collective sont pris en
charge par l’organisation de jeunesse concernée. Pour les participants cotisant à l’un des systèmes
de sécurité sociale des Etats membres de l’Union européenne, il existe une Convention européenne
de sécurité sociale sur l’assurance maladie. Veuillez contacter votre centre de sécurité sociale pour
de plus amples informations.
I.3.2. Stages de formation : Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une
police d’assurance CHARTIS (contrat n° 2.004.761) valable jusqu’à l’âge de 75 ans révolus. En
cas de nécessité le service d’assistance CHARTIS Assistance 24h/24 peut être contacté au
numéro suivant : (32) 3 253 69 16. La DCDP-SJ ne remboursera pas les frais d’assurance pour les
participants venant de pays de la zone Schengen.
II. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT
Les frais de transport représentent une charge importante dans le budget de la DCDP-SJ. Aussi les
participants sont-ils priés de choisir le moyen de transport le plus économique possible.
Indépendamment des moyens de transport choisis, les participants seront remboursés sur la base
du trajet le moins cher entre leur lieu de résidence et la ville dans laquelle est organisée la
formation. Si, pour des raisons personnelles ou professionnelles, les participants devaient partir
d’une ville plus éloignée de Strasbourg que la ville où ils habitent, ou si leur voyage retour devait
s’effectuer vers une ville plus éloignée de Strasbourg que la ville où ils habitent, le remboursement
des frais de transport ne dépassera pas les frais qu’aurait occasionnés un déplacement depuis le
lieu habituel de résidence.
Les billets aller-retour doivent être achetés avant le départ. Si le participant n’est pas en possession
du billet retour, le remboursement de ces dépenses aura lieu par transfert bancaire après la réunion,
30 jours après réception des billets manquants. Les billets manquants pourront être remboursés à la
condition de parvenir au secrétariat au plus tard 2 semaines après la fin de la réunion. La DCDP-SJ
ne remboursera les frais de transport que si ceux-ci sont conformes aux règles énoncées cidessous. Les billets électroniques ne seront acceptés que sur présentation d’un justificatif de
paiement (ex. facture originale émis d’une agence de voyage ou compagnie aérienne, copie de carte
de crédit, copie de l’extrait bancaire indiquant le montant de la dépense). Une facture originale sera
exigée, elle devra comprendre le montant payé et le mode de paiement utilisé. Le reçu édité par la
compagnie aérienne avec l’itinéraire ne sera pas accepté s’il n’est pas accompagné d’une preuve de
paiement (voir ci-dessus). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais
réellement encourus.
Les participants doivent assister à la session du début à la fin. Ceux qui auraient été présents moins
de 80% de la durée totale de la session ne seront pas remboursés.
II.1 JUSTIFICATIFS
Un formulaire de demande de remboursement pour le transport vous sera remis au début de
l’activité. Remplissez-le soigneusement et joignez-y tous vos billets ainsi que les originaux de reçu
et/ou factures originales comme preuve(s) de paiement. Les remboursements seront effectués soit
en espèces (en euros) pendant le séjour des participants à Strasbourg, soit par virement bancaire
sur demande. Pour les dépenses effectuées dans d’autres monnaies que l’euro, la conversion sera
faite sur la base du taux de change officiel du Conseil de l’Europe à la date de la transaction. Si les
participants choisissent d’être remboursés par virement, ils doivent préciser le nom et l’adresse de la
banque, les coordonnées bancaires (code IBAN et SWIFT) et le nom du titulaire du compte. Veuillez
noter que vous devez remettre les formulaires de demande de remboursement et tous les justificatifs
pendant la durée de la session.
II.2 MOYENS DE TRANSPORT
1.
TRAIN : par l’itinéraire le plus direct
- voyage en 2e classe pour les distances de 700 km maximum
- voyage en 1e classe ou en compartiment couchette de 2e classe pour les distances de plus
de 700 km.
2.
AVION : Billet en classe économique ou tarif réduit
3.
VOITURE : Les participants seront remboursés sur une base d’une indemnité kilométrique.
Cette indemnité est fixée pour 2013 à 0.25 €/km. Si deux participants (ou plus) font le voyage
dans un même véhicule, le remboursement sera versé au conducteur du véhicule, avec une
majoration de 10 % par passager. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour
sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports
les plus proches. L’utilisation de la voiture est aux risques et périls du participant. Le Conseil
de l’Europe n’assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au
cours du déplacement.
2
Transport local : Les frais de transport entre le domicile et la gare ou l’aéroport, seront remboursés
sur présentation des tickets (bus, train).
Les trajets effectués en taxi ne seront pas remboursés, sauf en cas d’arrivée entre 21 heures et 7
heures du matin ou quand il n’y a aucun transport en commun, et sur présentation de l’original de la
facture.
Toute dérogation à ces moyens de transport doit être validée par le secrétariat du Conseil de
l’Europe avant la réunion.
II.3 VISA
1.
La DCDP-SJ facilitera les procédures de visa des participants à condition que ces
derniers fournissent les informations nécessaires (numéro de passeport, date et lieu de
naissance, date et lieu de délivrance et l’expiration du passeport) au moins 5 semaines
avant l’activité. Il est de la responsabilité du participant de contacter l’ambassade
concernée et de suivre les procédures.
2.
Le coût du visa est remboursé sur présentation du reçu de paiement et d’une copie du
visa dans le passeport.
3.
Si le participant doit voyager pour aller chercher son visa, le prix du voyage ne sera
remboursé qu’après accord préalable du secrétariat du CEJ Strasbourg. Dans aucun
autre cas les frais de voyage pour chercher un visa ou les frais d’agence ne seront
remboursés.
3