Occupational Therapist Services Page 7 – 2.1.1

Question and Answer – Document #4
th
Date:
December 16 , 2013
RFP Reference number:
1000154130
Closing Date:
January 7 , 2014
Closing Time and Time Zone:
14:00 EST
Project Title:
Occupational Therapist Services
th
Français à suivre
To All Bidders:
This is to advise all bidders of a question and answer pertaining to this Request for Proposal.
Question #11:
Page 7 – 2.1.1 Stated “Review applications requesting funding for oxygen and
respiratory equipment and supplies” – Can you please clarify that the use of
oxygen is about how it impacts mobility and activities of daily living.
Answer #11:
Please excuse this error in the English version of the RFP. The correct
words in Item 2.1.1 to replace funding for oxygen and respiratory equipment
and supplies are funding for mobility equipment and supplies
Question #12:
Page 8 – Can we see a copy of the Consultant Recommendation form provided
by the NIHB MS & E Review Centre?
Answer #12:
The recommendation report template will be provide to the winning bidder
contractors and consultants.
The Project Authority and Departmental Representative will provide upon the
commencement of the Contract up to a half day teleconference with each of the
Contractors to familiarize the Contractors’ resources with the current workload
and types of files that will need to be reviewed.
Question #13:
Page 10 – 3.4 Location of Work – on average what percentage of work might
require the OT to travel to the NIHB Medical Supply and Review Centre?
Answer #13:
Cases to be reviewed will be sent to the consultant at his/her own place of
business from the NIHB MS&E Review Centre. The work is expected to be
performed at the Contractor’s site. Please see the special requirements identified
in Article 3.6 for this work.
Question #14:
Page 14 – Can you please clarify the the statement 7.1.1 “You are invited to
submit 4 (four) written copies in either official language of both the Technical
and Cost Proposals.
Your proposal must be structured in the following manner:
One (1) covering letter
4 copies of the technical proposal
1 copies of the cost/Price Proposal, contained in a separate sealed envelope
The first statement implies 4 copies of everything and the following directions as
per above are slightly contradictory. Can you please clarify exactly what you are
expecting. Is the latter more accurate? Do you only want 1 copy of the
Cost/Price Proposal in a separate envelope or do we hand in 4 copies of
everything?
Answer #14:
One (1) cover letter, four (4) copies of the technical proposal and one (1) cost
proposal in a separate sealed envelope are required.
Question #15:
Is there a cap (limit) on how many hours of work can be billed per job (review
request)?
Answer #15:
The OT consultants and the NIHB nurse reviewer take on average 20-60 minutes
to review a mobility and/or a transfer equipment request from an MS&E
provider for an NIHB client.
Please refer to section 2.4 for an explanation of the Method and Source of
Acceptance: The Departmental Representative or her delegate will monitor the
Contractor’s Occupational Therapist recommendations for consistency of
application to the NIHB Program criteria and guidelines. The provision of the
professional advice and the training requirements will be monitored by the
Departmental Representative and measured against work of similar nature
performed by other professional resources. Any discrepancies will be identified in
writing to the Contractor and corrective action will be undertaken in a manner
and against a schedule by both parties.
Question #16:
We only received a hard copy of the RFP document. We did not receive a soft
copy of the document. Therefore is it your expectation that documents are
filled out in hand writing? Can we have soft copy of the forms?
Answer #16:
A soft (Word) version of the RFP can be sent electronically by request
ALL OTHER TERMS AND CONDITIONS OF THE REQUEST FOR PROPOSAL REMAIN UNCHANGED.
Question et réponse– Document #3
Date :
16 décembre 2013
Numéro de référence de DP :
1000154130
Date de clôture :
7 janvier, 2014
Heure de clôture :
14:00 (HNE)
TITRE DU PROJET :
Services d’ergothérapie
À tout soumissionnaire :
Ceci est pour aviser tous les soumissionnaires des questions et réponses concernant cette demande de
proposition
Question 11 :
L'article 2.1.1, du document anglais de la DP mentionne que le consultant
Ergothérapeute révisera des demandes d'équipement et de fournitures
d'oxygène.
Réponse 11 :
Veillez excuser cette erreur qui s'est retrouvé dans le texte Anglais,
l'ergothérapeute consultante révisera des demandes d’équipement et de
fournitures d’ergothérapie. Le texte du document français n'a pas d'erreur à cet
article.
Question 12 :
Est-ce que nous pouvons obtenir une copie du gabari qui sert aux
recommendations?
Réponse 12 :
Le gabari sera fourni aux contracteurs et aux consultants soumissionaires
gagnants.
Le chargé de projet et représentant du Ministère offrira à chaque entrepreneur au
début du contrat une téléconférence pouvant durer jusqu’à une demi-journée
pour aider le personnel de l’entrepreneur à se familiariser avec la charge de
travail en cours et le type de dossiers à examiner.
Question 13 :
Où le consultant sera-t-il appeleé à travailler?
Réponse 13 :
Les demandes à reviser seront envoyées au consultant à son propre bureau de
travail. Le travail sera effectué dans les installations de l’entrepreneur. Voir les
besoins propres à ce travail à la section 3.6.
Question 14 :
Dans la DP version Anglaise article 7.1.1 il semble avoir discordance sur le
nombre de copies pour la proposition de prix/coût. SVP clarifier.
Réponse 14 :
La discordance sur le nombre de copies pour la proposition de prix qui existe
dans le document Anglais, ne se retrouve pas dans la DP version Française.
Une (1) copie de la proposition de prix/coût, sous pli séparé et cacheté doit
accompagner la soumission.
Question 15 :
Est-ce qu'il y a un nombre limite d'heures pour la facture de chaque révision?
Réponse 15 :
Les consultants ergothérapeutes et les infirmiers de révisions SSNA prennent
entre 20-60 minutes pour réviser une demande du fournisseur médical pour un
client SSNA.
L'artice 2.4 explique la Méthode et source d’acceptation: Le représentant du
Ministère ou la personne qu’il aura désignée vérifiera si les recommandations de
l’ergothérapeute de l’entrepreneur sont conformes aux critères et aux lignes
directrices du Programme des SSNA. Le représentant du Ministère contrôlera la
prestation de conseils professionnels et les formations demandées en comparant
ceux-ci à des travaux similaires effectués pour la DGSPNI par le même groupe
de professionnels de la santé. Tout écart sera signalé par écrit à l’entrepreneur,
et des mesures correctives seront prises, selon un processus un échéancier
convenant aux deux parties
Question 16 :
Nous n’avons reçu qu’une copie d’écran de la DP. Est-ce qu’on doit remplir les
documents à la main? Pouvons-nous obtenir une version électronique des
formulaires?
Réponse 16:
La version Word de la DP est disponible sur demande.
TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DE CETTE DEMANDE DE PROPOSITION DEMEURENT
INCHANGÉES.