Format PDF - Affaires mondiales Canada

AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET
COMMERCE INTERNATIONAL
BUREAU DE
L’ INSPECTEUR GÉNÉRAL
VÉRIFICATION
DE LA
MISSION PERMANENTE DU CANADA
AUPRÈS DE L’ORGANISATION DES ÉTATS AMÉRICAINS
WASHINGTON
Avril 2000
Division de la vérification ( SIV )
Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter
http://www.international.gc.ca/about-a_propos/oig-big/2000/OAS-EOA.aspx?lang=fra
TABLE DES MATIÈRES
RÉSUMÉ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.0 APERÇU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2.0 ENQUÊTE TÉLÉPHONIQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3.0 PLANS DE TRAVAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
4.0 LOCAUX À BUREAUX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.0 ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
ANNEXE A
FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES RESSOURCES DE LA MISSION . 6
Résumé
Une vérification des activités de la mission permanente du Canada auprès de
l’Organisation des États américains (PRMOAS) a été réalisée les 9 et 10 décembre
1999, conjointement avec une vérification intégrée de la mission bilatérale de
Washington. Parce que la majorité des services administratifs de la PRMOAS sont
assurés par la mission bilatérale par l’entremise d’une entente sur le partage des coûts,
la présente vérification ne comprend pas l’examen de ces services et ne porte pas sur
l’interface entre les deux missions.
Selon les résultats de la vérification, la PRMOAS est une installation bien gérée,
composée d’agents très motivés et compétents, offrant un milieu faisant ressortir le
meilleur chez le personnel.
19(1)
Les communications sont jugées excellentes. La charge de travail
est lourde et chaque agent a un ensemble bien défini de dossiers à gérer. Les agents
consacrent beaucoup de temps à la préparation des réunions de nombreux comités de
l’OEA, allant de la sécurité humaine à la promotion de la démocratie, ainsi qu’à la
participation à ces réunions. Les résultats du sondage réalisé auprès de plusieurs
missions bilatérales du Canada qui traitent avec la PRMOAS sont extrêmement positifs
en ce qui touche le travail qui y est fait, de même que le service et la souplesse du
personnel.
Comme la relation du Canada avec l’OEA prend de l’ampleur, la PRMOAS
semble bien placée pour utiliser sa vaste expérience multilatérale afin de continuer de
contribuer de manière constructive à l’OEA et d’exercer son influence sur
l’Organisation.
1
1.0 Aperçu
1.1
La PRMOAS du Canada est une organisation bien gérée, dont le personnel est
compétent et dur à la tâche. Tous les agents parlent couramment trois langues : le
français, l’anglais et l’espagnol. La relation du Canada avec l’OEA a pris beaucoup
d’ampleur depuis que notre pays a adhéré à l’OEA à titre de membre à temps plein en
1990. Le caractère de la mission s’est aussi modifié et sa taille a augmenté au point où
le personnel comprend maintenant le chef de mission (CDM), six agents (dont cinq
canadiens) et deux employés de soutien, y compris la secrétaire canadienne du CDM.
Deux internes apportent également de l’aide aux programmes.
1.2
La relation que le Canada a établie avec l’OEA est encore plus active, tout
spécialement depuis le Sommet des Amériques, organisé à Santiago, au Chili, au
début de 1998. Le nombre de visites d’Équipe Canada et d’autres visites officielles et
de missions commerciales continue d’augmenter et le Canada se prépare à organiser
plusieurs événements interaméricains d’envergure au cours des deux prochaines
années. L’Assemblée générale de l’OEA (au niveau des ministres des affaires
étrangères) doit se tenir à Windsor, en juin 2000, avant le Sommet des Amériques qui
aura lieu à Québec, en avril 2001. De plus, en avril 2000, l’Université de l’Alberta
tiendra L’OEA simulée, où se réuniront des étudiants d’université de toutes les régions
des Amériques. La PRMOAS est le point de mire de toutes les négociations
importantes dans une vaste gamme de domaines allant de la sécurité humaine à la
promotion de la démocratie.
1.3
19(1)
Les communications sont excellentes et le principe de la porte ouverte
que prône le CDM incite le personnel à être franc et ouvert.
1.4
L’équipe de vérification estime que le personnel de la mission est un groupe
d’employés travailleurs. La charge de travail est constante et la pression est grande.
La charge de travail est surtout tributaire de forces externes, notamment le calendrier
général de l’OEA, les visites ministérielles, les demandes de l’AC et des AM, les
tensions dans la région, le Sommet de Santiago et les principaux événements à venir
que le Canada organisera. Les activités quotidiennes comprennent la préparation
intensive à diverses réunions de l’OEA ainsi que les travaux en cours des comités de
l’Organisation. S’il y a une période moins occupée, elle vient après l’Assemblée
générale qui a lieu en juin, mais l’accalmie dure tout au plus quelques semaines.
1.5
La charge de travail répartie entre les agents de la mission est bien définie.
Chaque agent est tenu de gérer plusieurs dossiers (p. ex., les comités politique et
juridique, la sécurité dans l’hémisphère et tous les groupes de travail) et chacun d’eux a
un suppléant désigné. Les agents consacrent la majeure partie de leur temps à l’OEA,
s’occupant de plusieurs comités ou groupes de travail. Certains sont aussi obligés de
2
voyager, selon leur portefeuille. Les agents pensent que la charge de travail est
répartie de façon équitable et que les dossiers attribués correspondent en général aux
intérêts de chacun. À divers intervalles pendant l’année, les agents participent aux
séances de l’OEA par l’entremise de longues réunions des comités et groupes de
travail. Tous les ans, le portefeuille des agents est revu et les dossiers sont réattribués.
2.0 Enquête téléphonique auprès des missions clientes
2.1
L’équipe de vérification a réalisé une enquête téléphonique auprès de 12
missions de l’Amérique centrale, des Antilles et de l’Amérique du Sud sur la nature et la
qualité des relations entre les missions bilatérales du Canada et la PRMOAS. Les
commentaires des répondants sur le travail de la PRMOAS sont tout particulièrement
positifs. Le rapport trimestriel de la PRMOAS est mentionné comme un outil précieux
pour bien faire comprendre les questions qui comptent pour le Canada et comme un
document principal qui les aide à discuter avec l’AMF local. La PRMOAS est perçue
comme étant axée sur le service, souple et prête à obtenir de l’information pour les
missions bilatérales, même lorsque cette information n’est pas facilement disponible.
2.2
La plupart des agents qui ont répondu avaient déjà communiqué par téléphone
avec au moins un agent de la PRMOAS et certains, de façon régulière. Avec le temps,
certains d’entre eux en sont venus à savoir quel agent s’occupe d’un dossier précis. La
PRMOAS a une liste des « points de contact » où figurent les dossiers dont chaque
agent est chargé. Il serait utile que chacune de ces missions bilatérales ait cette liste,
non seulement pour connaître le nom de l’agent désigné chargé d’un dossier, mais
encore pour indiquer aux missions quelles questions sont prioritaires pour le Ministère
et le gouvernement.
Recommandation à la mission
2.3
La mission devrait distribuer à toutes les missions bilatérales du Canada
dans la région la liste à jour des « points de contact ».
Réponse de la mission
2.3
En plus de l’envoi annuel par la poste à toutes les missions régionales de
la liste des « points de contact », la mission a distribué une version révisée
qui tenait compte des changements de responsabilité occasionnés par
l’arrivée d’un nouvel agent détaché le 7 février 2000.
3.0 Plans de travail
3.1
La charge de travail des agents est surtout tributaire de forces externes. Le
calendrier de l’OEA contient le programme de la mission et chacun des comités de
l’Organisation a un plan de travail bien établi. Des facteurs internes influent aussi sur la
3
charge de travail. Le CDM a fixé des buts et objectifs clairs pour chacun des agents au
début de la session d’automne, le rapport trimestriel de la mission contient une
description des priorités pour le trimestre suivant et un chemin critique des activités
(Critical Operations Path, COP) a été établi pour les principaux événements à venir que
le Canada organisera. Il y a aussi les réunions du personnel auxquelles chaque
employé a l’occasion de discuter de son programme. Au dire de tous, les agents
savent exactement à quoi s’attendre et les responsabilités de chacun ne portent
aucunement à confusion.
4.0 Locaux
4.1
La configuration du bureau, où la majorité des employés sont situés au troisième
étage et le reste, au quatrième, est perçue par la mission comme une entrave à la
prestation des programmes. Ce problème devrait être réglé au moment de
l’agrandissement du troisième étage. Le projet proposé devrait assurer l’intégrité de la
PRMOAS à titre de mission multilatérale distincte et optimiser les locaux à bureaux et
ceux réservés aux réunions qui sont essentiels au travail de la mission. Néanmoins, le
projet coûtera cher, en ce sens que la mission prendra une partie des locaux qu’occupe
actuellement la bibliothèque de référence. La reconfiguration des locaux à bureaux
dans cet immeuble, même mineure, entraîne des coûts élevés parce que, au moment
de la construction, on pensait que l’édifice de la chancellerie serait permanent.
5.0 Administration
5.1
L’agent recruté sur place, le représentant suppléant (EXT305976/RP-08), agit
aussi à titre d’agent d’administration de la mission. Plusieurs des responsabilités
administratives subalternes sont passées à l’adjoint aux programmes (EXT311386/RP05). La préparation des prévisions et des rapports financiers de mi-exercice et de fin
d’exercice fait partie des tâches de l’agent d’administration. La mission n’a pour le
moment pas le matériel nécessaire pour avoir accès au nouveau système de rapports
financiers du Ministère, le SGI. Par conséquent, elle compte sur l’information financière
fournie par la mission bilatérale de Washington. La mission a besoin d’accéder au SGI,
ne serait-ce qu’à des fins de « consultation », et l’agent doit suivre une formation au
SGI. Ce poste d’agent recruté sur place a été remanié récemment pour tenir compte
de l’élargissement des responsabilités. La description du poste a été soumise au
SPSS à des fins de réévaluation. La mission attend les résultats de cette réévaluation.
Recommandations à SMS
5.2
La mission devrait avoir accès au nouveau SGI pour pouvoir suivre ses
opérations financières.
5.3
L’agent d’administration et l’adjoint aux programmes de la mission
devraient recevoir la formation nécessaire au SGI.
4
Réponses de SMS
5.2 et 5.3
SMS a maintenant élaboré l’accès au SGI à des fins de consultation
et la formation connexe. L’un de nos formateurs sera à Washington
du 10 au 17 mars pour donner la formation à des fins de consultation
aux utilisateurs de l’ambassade. Nous demanderons à notre ARF de
faire en sorte que le personnel de la PRMOAS soit inscrit à cette
séance.
5.4
L’administration, dans le bureau, est traitée surtout par l’adjoint aux
programmes. Ce travail comporte aussi un élément document important qui accapare
plus de trois heures par jour. Beaucoup de documents de l’OEA sont reçus sur copie
papier deux fois par jour; ils doivent être catalogués, photocopiés, distribués et classés.
Certains documents sont reçus en format électronique de l’OEA à un PC désigné.
19(1)
Nous pensons que la mission doit surveiller la situation de près pour garantir
que les ressources sont suffisantes.
5.5
Au moment de la vérification, les évaluations des ERP, qui, selon l’ancien
régime, étaient un problème à la mission, étaient à jour, sauf celle du poste d’agent RP
susmentionné (RP-08). Ce dernier poste a été reclassé LE-09 après la vérification de
la mission. Celle-ci fait également savoir que l’évaluation a été faite, signée et
acheminée dans les formes le 20 janvier 2000.
5
ANNEXE A
FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES RESSOURCES DE LA MISSION
Personnel (ETP)
Employés
canadiens
PRMOAS
7
ERP
Total
5
12
Ressources matérielles
BIENS
BAIL DE LA
COURONNE
RO
BAIL PRIVÉ
1
LP
6
Information financière 1999-2000
Salaires des ERP
329 400 $
Opérations
540850
Heures supplémentaires des employés
canadiens
15000
Immobilisations
20300
Total
905 550 $
6