Lille DVE - Académie de Lille

Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche
INFORMATIONS
Aux ordonnateurs
Aux agents comptables
Aux gestionnaires
Division Vie des Etablissements Partenariats Insertion
« Mission Conseil aux EPLE »
-0-0-0-0-0-0-0Cité académique Guy Debeyre
20, rue Saint-Jacques – BP 709 – 59033 Lille cedex
téléphone : 03.20.15.60.00 – télécopie : 03.20.15.65.90 – internet : www.ac-lille.fr
N° 2005/01 – avril 2005 °
La présente note d’information à
destination des ordonnateurs, des agents
comptables et des gestionnaires en EPLE vous
est transmise en un seul exemplaire.
Il vous appartient de dupliquer ce
document et d’en remettre un exemplaire
complet à chacun des personnels intéressés.
INFORMATIONS DE LA D.V.E.P.I
N° 2005/1 - avril 2005
Numérotation continue n° 39
- SOMMAIRE -
v
Gestion administrative et financière
page 2
1 –
Règle du paiement après service fait.
pages 3 à 5
2 –
Autorisation de prélèvement.
page 6
3 –
Durée de conservation des archives d’un établissement.
page 7
4 -
Elimination de documents administratifs.
page 8
5 -
Modification de l’article 28 du code des marchés publics.
pages 9 et 10
6 -
Règles de gestion et de contrôle des actions cofinancées
par le Fonds Social Européen Objectif 3.
pages 11 et 12
v Comptabilité
1 -
générale
page 13
La technique budgétaire des contributions entre services de
l’établissement (comptes 6588 et 7588).
pages 14 à 19
2 -
Le compte financier – préalable à la mise en état d’examen.
pages 20 à 22
3 -
Transfert de données entre GEP et GFE.
page 23
v Divers
1 –
… divers
page 24
Questions … réponses … questions … réponses …
- 1 –
pages 25 à 27
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Gestion administrative
et financière
- Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche –
110, rue de Grenelle – 75007 PARIS
- 2 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v Règle
du paiement après service fait :
Référence : Circulaire n° 2005-022 du 2 février 2005 – MEN DAF/A3.
Le paiement après service fait est une des règles fondamentales de la comptabilité publique. Le service fait est
attesté par l’ordonnateur, sous sa propre responsabilité, dans la phase dite de « liquidation ». La certification du
service fait est portée sur le bordereau récapitulatif des mandats conformément au décret n° 2003-301 du 2 avril
2003.
Le paragraphe 4222 de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 relative à l’organisation économique et financière
des établissements publics locaux d’enseignement est remplacé par les dispositions suivantes énoncées dans la
circulaire n° 2005-022 du 2 février 2005 :
4222 - La constatation du service fait
Cette opération consiste à établir l’existence juridique, la réalité de la dette de l’établissement. L’engagement de la
dépense n’avait pas rendu l’établissement débiteur : il constitue seulement l’acte préalable à la naissance de la
dette. Il s’agit maintenant de constater que cette dette est bien née, et pour cela de s’assurer que la personne
avec laquelle l’établissement a traité ou à l’égard de laquelle il s’est engagé a bien accompli, dans les conditions
prévues, les obligations qui lui étaient imposées. C’est en effet l’accomplissement de ces obligations qui fait naître
la dette à la charge de l’établissement. Celui-ci, par exemple, n’est débiteur du montant des travaux prévus par un
marché que si l’entrepreneur a effectué les prestations qui lui étaient demandées.
Conformément à l’article 13 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962, la constatation du service fait constitue
un élément essentiel de la procédure d’exécution des dépenses.
Cependant, de nombreuses dérogations à la règle du paiement après service fait sont acceptées.
42221 - Les dérogations en vertu d’un texte réglementaire
-
-
les avances sur frais de mission sur le territoire métropolitain : décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié
fixant les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement sur le territoire métropolitain ;
les frais de voyages et de séjours (acomptes jusqu’à 70 % du coût total des prestations et solde à la remise
des documents permettant la réalisation du séjour) : loi n° 92-645 du 13 juillet 1992 et décret d’application n°
94-490 du 15 juin 1994 relatifs aux conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente
de voyages et séjours. L’intérêt de ce dispositif législatif pour les EPLE dans leurs relations avec les agences
de voyages titulaires de licences de tourisme a été rappelé dans la circulaire conjointe éducation nationale
/finances n° 97-193 du 11 septembre 1997. Ce dispositif s’applique également aux relations avec les
associations agréées tourisme ;
les avances sur marchés versées dans le cadre du décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004 portant code des
marchés publics
le paiement à la commande pour l’achat d’ouvrages à l’unité : instruction DGCP n° 90-122-B1-M0-M9 du 7
novembre 1990 modifiée par l’instruction DGCP n° 01-082-B1 du 4 septembre 2001.
- 3 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
42222 - Les aménagements au principe
-
-
abonnements et avances sur consommation de fourniture d’eau, de gaz et d’électricité ;
abonnements à des revues et des périodiques ;
primes d’assurances ;
abonnements téléphoniques ;
avances sur traitement ;
versements d’arrhes ou d’acomptes en vue de la réservation de salles de réunion ou d’hébergements;
dépenses informatiques relatives aux logiciels et progiciels (mises à jour, assistance, droit d’utilisation,
extension de licence) ;
contrats de maintenance, location (redevances de location trimestrielles, semestrielles ou annuelles à terme à
échoir) dans la mesure où ces contrats ouvrent à l’établissement un droit à prestation de la part du
cocontractant ;
achat de tickets-route d’essence pour les véhicules de service (la délivrance du carnet de tickets-route
correspond à une prestation dûment effectuée au profit de l’établissement qui a dès lors la garantie de voir
mis à sa disposition le moment venu le carburant nécessaire au fonctionnement des voitures de service).
Remarques
-
-
les EPLE peuvent conclure des conventions avec les transporteurs ferroviaires afin de différer le règlement
des prestations fournies par ceux-ci ;
lorsque le cocontractant est un établissement soumis aux règles de la comptabilité publique, celui-ci doit être
en mesure d’accepter le paiement après service fait ;
dans le cadre des aménagements à la règle du paiement après service fait, afin de préserver au mieux les
intérêts financiers des EPLE, il est nécessaire de s’assurer auprès des cocontractants de l’existence de
garanties en cas de défaillance de ceux-ci. Les versements d’avances et d’acomptes à des prestataires basés à
l’étranger doivent être limités compte tenu des difficultés inhérentes à l’engagement et à l’aboutissement des
procédures de recouvrement à l’étranger ;
certains paiements exigés avant la mise à disposition d’un bien ne relèvent pas d’une dérogation à la règle du
paiement après service fait. Ainsi, lors de la location d’un véhicule, une caution peut être versée sans
méconnaître la règle du paiement après service fait.
Parallèlement à cette circulaire, l’instruction codificatrice DGCP n° 05-003-MO du 24 janvier 2005 relative au
« paiement à la commande par les collectivités locales et leurs établissements publics » prévoit également un certain
nombre de domaines pour lesquels sont autorisés les paiements à la commande.
Certains domaines listés par l’instruction codificatrice ne sont pas prévus par la circulaire n° 2005-022 :
-
les ouvrages et les publications
les achats de fournitures d’accès à internet
les droits d’inscription à des conférences ou des formations
les prestations de voyages
les fournitures auprès de certains prestataires étrangers.
Le bureau 7D de la Direction Générale de la Comptabilité Publique, interrogé dès la publication au BOCP de l’instruction
ci-dessus référencée, a précisé que celle-ci n’est pas applicable aux EPLE. Un projet d’instruction spécifique doit
être adressé au ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, qui tiendrait compte
notamment de la demande d’assouplissement des modalités de paiement en ligne qui offrent aux acheteurs des
conditions souvent plus économiques, particulièrement pour les transports aériens.
- 4 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Il est cependant souligné que les modalités de paiement à la commande pour l’achat d’ouvrages à l’unité prévues par
l’instruction DGCP n° 90-122-B1-MO-M9 du 7 novembre 1990 modifiée par l’instruction DGCP n° 01-082-B1 du 4
septembre 2001, sont applicables aux EPLE, comme le précise le § 4222 de la circulaire du 28 mars 1988 dans sa
nouvelle rédaction.
S’agissant des voyages, la même circulaire prévoit que le dernier versement (au minimum 30% du total) doit être
effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour, conformément à la loi n° 92645 du 13 juillet 1992 et au décret d’application n° 94-490 du 15 juin 1994 (10° de l’article 98).
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
- 5 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v
Autorisation de prélèvement :
Assouplissement de la règle de la constatation du service fait – réponse de la Direction de la
comptabilité publique au courrier d’un agent comptable :
REPONSE :
« Par lettre visée en référence, vous avez sollicité de ma part l'autorisation de payer par prélèvement
automatique et en début de trimestre, les dépenses de location d'un système informatique de gestion et
de contrôle d'accès pour le restaurant scolaire.
En application de la règle de la constatation du service fait, vous devez régler les échéances en fin de
trimestre par virement administratif. J'ai l'honneur de vous faire connaître que le paiement de
redevances de location trimestrielles à terme à échoir s'analyse comme un paiement avant service fait
qui peut être autorisé dans le cas particulier d'un contrat de location d'un système informatique mais cela
ne dispense pas de l'obligation du mandatement préalable.
Seul, en effet, celui-ci permet un suivi de l'exécution du contrat passé avec la société XXX. Il ne me
paraît donc pas envisageable de vous accorder la possibilité de procéder au paiement de ces dépenses par
prélèvement automatique. Je ne méconnais pas l'intérêt financier apparent de cette opération pour votre
établissement, mais il ne me paraît pas souhaitable d'autoriser le paiement sans contrôle préalable pour des
prestations courantes d'un fournisseur dont les relations avec votre établissement ne sont pas d'une
stabilité complètement garantie.
En effet, dans un souci de protection des deniers publics et dans l'intérêt des établissements euxmêmes, les très rares cas où le prélèvement automatique est autorisé, ont été limités aux prestations
de services publics ou de concessionnaires de services publics, ce qui limite les risques de contentieux.
Il me paraît donc prudent de ne pas étendre à des prestations de cette nature la dérogation à la règle
édictée par l'article 11 – chapitre II du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 selon laquelle, les
comptables publics sont seuls chargés du maniement des fonds et des mouvements de comptes de
disponibilités de l'établissement. Je regrette de ne pouvoir vous faire une réponse plus conforme à
votre attente mais vous comprendrez, j'en suis sûr, mon souci de conserver toute leur rigueur aux règles
fondamentales du maniement des deniers publics. »
- 6 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v Durée
de conservation des archives d’un établissement :
En application de l’article 11 du règlement général de la comptabilité publique et de l’article 60 de la loi du 23 février
1963, les comptables publics sont, notamment, personnellement et pécuniairement responsables de la conservation des
pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité.
Il n'existe pas de dispositions générales concernant la durée de conservation des archives d'un établissement, en
fonction de leur nature. Quelques documents informatifs sur ce sujet peuvent être consultés sur l’intranet de la DAF
du ministère à l’adresse suivante : http://idaf.pleiade.education.fr [menu : EPLE - rubrique « documents »].
Il en ressort que les pièces doivent être conservées pendant la durée au cours de laquelle un recours contentieux est
possible (en règle générale, trente ans) et, pour les pièces budgétaires et comptables, au moins jusqu'au jugement des
comptes. Il est également conseillé de se référer à la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 et au décret n°79-1037 du 3
décembre 1979 pour ce qui concerne l'obligation de dépôt des documents administratifs aux services des archives
publiques.
S'agissant des documents budgétaires et comptables, aucune disposition particulière ne régit la durée de leur
conservation. La Direction Générale de la Comptabilité Publique recommande en conséquence, comme pour les
établissements publics nationaux à caractère administratif, de se référer à l'article 215 du décret n°62-1587 du 29
décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, qui prescrit pour les EPIC : "Les pièces
justificatives sont conservées dans les archives de l'agent comptable pendant dix ans au moins à partir de la date de
clôture de l'exercice auquel elles se rapportent", en ajoutant que les pièces doivent en tout état de cause être
conservées pendant deux ans après le jugement des comptes.
Pour ce qui concerne les projets co-financés par des fonds européens (exemple : MGI, Alternance au collège, classesrelais) les pièces justificatives doivent être conservées dix ans après la fin du projet. L’archivage et la conservation
des pièces d’un dossier subventionné au titre de l’un des fonds structurels européens sont une obligation dans la
perspective de contrôles a posteriori. L’obligation minimale de conservation de ces pièces est de dix ans après la
clôture de l’opération et de trois ans après le dernier versement effectué par la Commission européenne au titre du
programme communautaire, soit jusqu’au 31 décembre 2013.
Référence : règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les
fonds structurels.
Il est également signalé que le chapitre II du titre 3 du tome II (pages 112 et 113) de l'instruction comptable M.9-5
(en ligne sur l'Intranet DAF/EPLE, rubrique GIP, Textes GIP) développe la notion de conservation des pièces en
fonction de leur nature.
Dans les conditions énoncées par l’instruction précitée, l’agent comptable peut procéder, dans le respect de l’ensemble
des principes évoqués, à l’archivage définitif et à l’élimination des documents comptables et pièces justificatives
afférentes aux exercices intéressés pour lesquels un jugement définitif de la Chambre Régionale des Comptes est
intervenu.
Toutefois, avant de procéder à la destruction de ces archives, il est recommandé à l’agent comptable de prendre
l’attache de l’Administration des Archives (1) afin de lui demander si certains de ces documents (registres et livres
comptables, comptes financiers, etc …) revêtent un intérêt administratif et historique imposant leur conservation
définitive dans un dépôt public, conformément à la loi du 3 janvier 1979 modifiée et au décret du 3 décembre modifié.
_____________________________________________________
(1) cf. dossier : « Elimination de documents administratifs » ci-après
- 7 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v
Elimination de documents administratifs :
Par courrier en date du 28 janvier 2005, le service des Archives départementales de la Préfecture du Nord
a souhaité rappeler la procédure à appliquer, par les établissements d’enseignement, en matière
d’élimination et de destruction de documents administratifs.
Cette démarche est justifiée par la découverte récente de documents administratifs non détruits dans
une déchetterie. Même si ces documents, étant donné la date, sont éliminables, votre attention doit être
attirée sur le caractère illégal et non réglementaire de la procédure.
En effet, le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics
et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des
archives publiques prévoit en son article 16 que « Lorsque les services, établissements et organismes
désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la direction
des Archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les
documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique de la direction des Archives de
France. »
La direction des Archives de France exerce toutes les attributions confiées par la loi n° 79-18 du 3 janvier
1979 à l’administration des archives. Elle gère les archives nationales et départementales ; elle contrôle les
archives publiques autres que celles des affaires étrangères et de la défense.
La direction des Archives de France est représentée, en ce qui concerne les archives départementales et
communales, par le directeur des services d’archives du département :
Archives Départementales du Nord :
22, rue Saint Bernard
59000 LILLE
Tél. : 03.20.85.31.50.
Fax : 03.20.85.31.69.
e-mail : [email protected]
Archives Départementales du Pas-de-Calais :
Centre Georges BESNIER
12, place Jean Moulin
62018 ARRAS Cedex
Tél. : 03.21.21.61.90.
Fax : 03.21.21.62.98.
e-mail : [email protected]
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Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v Modification
de l’article 28 du code des marchés publics :
Le décret n° 2004-1298 du 26 novembre 2004 relatif à diverses dispositions concernant les marchés de l’Etat et des
collectivités territoriales modifie l’article 28 du code des marchés publics et dispense les achats de fournitures, de
services et de travaux inférieurs au seuil de 4.000 euros HT de publicité et de mise en concurrence préalables.
Décrets, arrêtés, circulaires
Textes généraux
Ministère de l'économie, des finances et de l'industrie
Décret n° 2004-1298 du 26 novembre 2004 relatif à diverses dispositions concernant les marchés de l'Etat et des collectivités territoriales
Le Premier ministre,
Sur le rapport du ministre d'Etat, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie,
Vu la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures
et de services ;
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code du travail, notamment son article L. 323-31 ;
Vu le code de l'action sociale et des familles, notamment son article L. 344-2 ;
Vu le code de la santé publique ;
Vu le code des marchés publics ;
Le Conseil d'Etat (section des finances) entendu,
Décrète :
Article 1
Le code des marchés publics est modifié comme suit :
I. - Au deuxième alinéa du I de l'article 28, les mots : « le II de l'article 40 » sont remplacés par les mots : « les I, II, III, IV, VI et VII de l'article 40 ». La seconde phrase est
supprimée.
Au I de l'article 28, il est ajouté un troisième alinéa ainsi rédigé :
« Toutefois, les marchés de travaux, de fournitures et de services d'un montant inférieur à 4 000 EUR HT peuvent être passés sans publicité ni mise en concurrence
préalables. »
Au même article, il est ajouté un V ainsi rédigé :
« V. - Les marchés sans formalités préalables mentionnés dans le code général des collectivités territoriales et le code de la santé publique sont les marchés d'un montant inférieur
aux seuils fixés au II, au premier alinéa du III et au IV du présent article."
II. - Au deuxième alinéa du I de l'article 39, les mots : « aux articles 57-II, 62-II et 65 » sont remplacés par les mots : « aux articles 57-II et 62-II ».
III. - Au I de l'article 40, les mots : « En dehors des cas prévus à l'article 30 et aux II et III de l'article 35, » sont remplacés par les mots : « En dehors des cas prévus au troisième
alinéa du I de l'article 28, à l'article 30 et aux II et III de l'article 35, ».
Au II du même article, les mots : « Pour les marchés d'un montant inférieur à 90 000 EUR HT, » sont remplacés par les mots : « Pour les marchés d'un montant
compris entre 4 000 EUR HT et 90 000 EUR HT, ».
Au VII du même article, il est ajouté un second alinéa ainsi rédigé : « Lorsque la direction des Journaux officiels est dans l'impossibilité de publier l'édition du Bulletin officiel des
annonces des marchés publics dans sa version imprimée, elle peut se borner à la publier, à titre temporaire, sous sa forme électronique. Dans ce cas, elle avertit immédiatement les
abonnés à la version imprimée de ce bulletin de l'interruption temporaire de sa parution. »
IV. - A l'article 54, il est ajouté un IV ainsi rédigé :
« IV. - Certains marchés ou certains lots d'un marché peuvent être réservés aux ateliers protégés mentionnés à l'article L. 323-31 du code du travail ou aux centres
d'aide par le travail mentionnés à l'article L. 344-2 du code de l'action sociale et des familles. Dans ce cas, l'exécution de ces marchés ou de ces lots est réalisée
majoritairement par des personnes handicapées qui, en raison de la nature ou de la gravité de leurs déficiences, ne peuvent exercer une activité professionnelle dans des
conditions normales. L'avis de publicité fait mention de la présente disposition. »
- 9 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
V. - Le cinquième alinéa du I de l'article 67 est complété par la phrase : « Le nombre de candidats invités à participer au dialogue compétitif ne peut être inférieur à 3, sauf si le
nombre de candidats n'est pas suffisant. »
VI. - Le septième alinéa de l'article 70 est remplacé par un alinéa ainsi rédigé :
« Le jury dresse un procès-verbal de l'examen des prestations et formule un avis motivé. Ce procès-verbal est signé par tous les membres du jury et transmis à la personne
responsable du marché. L'anonymat est respecté jusqu'à l'avis du jury. Les candidats peuvent être invités, par le jury, à répondre aux questions que celui-ci a consignées dans ce
procès-verbal afin de clarifier tel ou tel aspect d'un projet. Un procès-verbal complet du dialogue entre les membres du jury et les candidats est établi et transmis à la personne
responsable du marché, qui décide, après examen de l'enveloppe qui contient le prix, du ou des lauréats du concours ».
VII. - Au premier alinéa du IV de l'article 71, les mots : « préalablement à l'émission de chaque bon de commande, » sont remplacés par les mots : « pour l'attribution des bons de
commande, ».
Le septième alinéa du IV de l'article 71 est remplacé par l'alinéa suivant : « La personne responsable du marché ou son représentant choisit l'attributaire du bon de commande. »
VIII. - La section I du chapitre II du titre VI est remplacée par les dispositions suivantes :
« Section I
« Commission des marchés publics de l'Etat
« Art. 133. - Une commission des marchés publics de l'Etat fournit aux ministres et autres personnes responsables des marchés une assistance pour l'élaboration ou la passation
des marchés de l'Etat. Un décret précise la composition, l'organisation et les modalités de fonctionnement de cette commission ainsi que les cas dans lesquels sa saisine est
obligatoire.
Article 2
Les dispositions du code général des collectivités territoriales sont modifiées comme suit :
I. - Les sixième et septième alinéas de l'article R. 2131-1 sont remplacés par les dispositions suivantes :
« 5° Les procès-verbaux et rapports de la commission d'appel d'offres, de la commission de la procédure de dialogue compétitif et les avis du jury de concours, avec les noms et
qualités des personnes qui y ont siégé, ainsi que le rapport de présentation de la personne responsable du marché prévu par l'article 75 du code des marchés publics ;
« 6° Les renseignements, attestations et déclarations fournis en vertu des articles 45 et 46 du code des marchés publics. »
II. - Le deuxième alinéa de l'article R. 2131-2 est remplacé par un alinéa ainsi rédigé :
« Les avenants aux marchés et les décisions de poursuivre prévus par l'article 118 du code des marchés publics sont transmis au préfet ou au sous-préfet accompagnés des
délibérations qui les autorisent et du rapport prévu par l'article 75 du même code »
III. - Au second alinéa de l'article R. 2221-24 du code général des collectivités territoriales, les mots : « en la forme négociée en raison de leur montant » sont remplacés par les
mots : « selon la procédure adaptée ».
Article 3
Le ministre d'Etat, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, le ministre de l'emploi, du travail
et de la cohésion sociale et le ministre de la santé et de la protection sociale sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal
officiel de la République française.
Fait à Paris, le 26 novembre 2004.
Par le Premier ministre,
Jean-Pierre Raffarin
- 10 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Règles de gestion et de contrôle des actions cofinancées par le Fonds
social européen Objectif 3 :
v
La circulaire n° 2005-029 du 23 février 2005 relative aux règles de gestion et de contrôle des
actions cofinancées par le Fonds social européen Objectif 3 – volet national – est parue au B.O.
spécial n° 4 du 24 mars 2005.
Contexte :
La circulaire n° 2005-029 du 23 février 2005 se substitue à la circulaire n° 2001-109 du 13 juin 2001.
Elle s’inscrit dans un double contexte :
l’évolution du cadre réglementaire national relatif à la gestion des programmes cofinancés par le Fonds
Social Européen (FSE),
les conclusions des contrôles effectués au ministère et dans les académies par les instances nationales
(Commission Interministérielle de Coordination des Contrôles – CICC - et Inspection Générale de
l’Administration de l’Education Nationale et de la Recherche - IGAENR) et européennes (Cour européenne
des comptes). Ces contrôles ont notamment mis en évidence un certain nombre d’insuffisances quant au
respect de la piste d’audit (chaîne des procédures) qui s’attache à la gestion de financements européens :
manque de traçabilité des crédits, réconciliation comptable difficile entre les déclarations de dépenses
des établissements et celles des académies, absence de véritable contrôle interne.
-
Champ d’application :
Ne sont concernés au titre de la programmation 2000-2006 des fonds structurels de l’Union européenne que les
dispositifs bénéficiant d’un cofinancement FSE relevant de l’objectif 3 (« moderniser les systèmes de formation et
promouvoir l’emploi ») – volet national, c’est-à-dire :
-
la Mission Générale d’Insertion (MGI)
la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
le dispositif Ingénieur Pour l’Ecole (IPE)
les actions en faveur de l’égalité des chances entre les filles et les garçons répondant aux appels d’offre
du ministère.
En tant qu’opérateurs d’actions relevant de la MGI, de la VAE ou de l’égalité des chances, les EPLE (1) auront à
appliquer la circulaire.
Dans la mesure où les principes de mise en oeuvre des projets cofinancés par le FSE sont globalement similaires quel
qu’en soit le niveau de programmation (national ou régional), les établissements pourront s’appuyer sur les prescriptions
et outils de gestion inclus dans la circulaire pour le suivi des projets relevant du volet régional : classes-relais,
dispositifs d’alternance au collège en particulier.
Objectifs et méthode :
L’ambition de la circulaire est d’assurer une meilleure maîtrise des principes de gestion du cofinancement FSE par
l’ensemble des acteurs impliqués dans la piste d’audit relative à chacun des dispositifs concernés par le volet national :
-
les opérateurs d’actions : les EPLE et les GIP (pour la VAE)
les autorités de gestion déconcentrées : les rectorats.
________________________________________________________________________________________
(1) - à l’exception des EPLE situés dans les bassins d’éducation du Valenciennois, Douaisis et Sambre-Avesnois qui, de manière exclusive, sont éligibles à
l’objectif 1 régional.
- 11 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
La méthode se veut pédagogique : la circulaire comporte de nombreuses annexes contenant des documents de
référence, des imprimés-modèles et fiches techniques.
Points principaux :
Sont précisés les principes communs à la mise en œuvre de chaque dispositif :
-
éligibilité des actions (respect des politiques européennes)
formalisation des principales étapes de la piste d’audit : appel à projets, instruction, conventionnement
détaillé
constitution d’un dossier unique rassemblant pour chaque action l’ensemble des pièces, de l’appel à projets
au bilan. Le dossier unique sera constitué au niveau des rectorats
obligation de traçabilité comptable des recettes et des dépenses.
Pour rappel, un service spécial R4 est dédié au suivi des financements européens, ainsi que des subdivisions
spécifiques des comptes de produits à recevoir (4682) et de charges à payer (4686) ². En ce qui concerne
la MGI, c’est le service spécial J6 qui est recommandé au niveau académique.
La nomenclature comptable et budgétaire, modifiée à compter du 1er janvier 2005, propose une subdivision
particulière du compte 7446 pour gérer les subventions de l’Union Européenne : il s’agit du compte 74461.
-
évaluation des résultats des actions sur le plan quantitatif, qualitatif et financier
mise en place de contrôles internes destinés à vérifier la conformité de la réalisation des actions avec le
conventionnement.
Ces contrôles sont de deux types :
1.
La vérification du service fait qui comporte :
. un contrôle de cohérence sur la totalité des actions à partir des bilans et des pièces transmises par
les EPLE. Ce contrôle doit notamment faire apparaître les écarts entre les réalisations et les données
prévisionnelles du projet.
. un contrôle plus approfondi des pièces justificatives pour au moins 5% des dossiers.
. une visite sur place pour 10 à 20% des actions. La visite a pour objet de constater la réalité du
déroulement de l’action, vérifier les modalités d’attestation de la présence des stagiaires (fiche de
présence, liste d’émargement) et s’assurer du respect de l’obligation de publicité.
2. Le contrôle qualité/gestion dont l’objet est de vérifier périodiquement le bon fonctionnement du
système de gestion mis en place, et notamment la bonne application des procédures et des instructions
diffusées.
L’application de la circulaire à la gestion des actions de la mission générale d’insertion fera l’objet d’un guide
de procédures spécifique qui sera diffusé à l’ensemble des établissements opérateurs.
________________________________________________________________________________
² Des exemples concrets de comptabilisation budgétaire et comptable figurent dans le guide « Administrer et gérer des financements européens », pages
46 et suivantes, en ligne sur l’intranet de la DAF.
_______________________________________________________________________________
Contact : Dorothée HOLTZER / Chargée de mission FSE - Division vie des établissements, partenariats, insertion –
Tél : 03 20 15 62 11 – Mel : [email protected]
- 12 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Comptabilité générale
- 13 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
La technique budgétaire des contributions
l’établissement (comptes 6588 et 7588) :
v
entre
services
de
L’examen des budgets de l’exercice 2005 a mis en évidence un nombre important d’observations concernant
les contributions entre services de l’établissement. Les informations ci-dessous doivent vous permettre de
régulariser vos prévisions et de maîtriser cette technique budgétaire de plus en plus usitée par les EPLE.
La circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 précise au titre III – « LE BUDGET » :
« Le chef d’établissement propose au conseil d’administration les conditions dans lesquelles les services spéciaux
contribuent le cas échéant au fonctionnement du service général ; la charge comptabilisée au service spécial apparaît
comme produit du service général ».
Le principe :
La contribution entre services de l’établissement se matérialise par un service « qui donne » et un service
« qui reçoit ». La comptabilisation de cette opération se traduit par un mandat d’ordre au compte 6588
dans le service qui donne et un ordre de recette d’ordre au compte 7588 dans le service qui reçoit.
L’équilibre 6588 – 7588 doit donc toujours être réalisé.
Cette technique comptable a pour effet de doubler les masses financières concernées par cette
participation.
Les contributions entre services ne concernent que les transferts internes d’un seul établissement et
s’enregistrent dans les comptes 6588 et 7588. Les participations à une collectivité territoriale, à un fonds
académique ou à un autre établissement public local d’enseignement sont comptabilisées aux comptes 656x
et 756x intéressé selon la nature de la collectivité ou de l’organisme destinataire.
Les différents cas de contributions entre services :
Les contributions entre services d’un établissement peuvent être réalisées :
-
du service général vers un service spécial.
d’un service spécial vers le service général.
d’un service spécial vers un autre service spécial.
1) contribution du service général vers un service spécial :
[Les cas les plus fréquents sont : la participation du service général pour les voyages scolaires , pour le
service spécial reprographie, pour les services spéciaux relatifs aux projets d’établissement en
complément de l’AOG, … … …]
exemple : participation du service général – chapitre A1 au service spécial N3 « appariements,
voyages, échanges ».
Deux cas peuvent se présenter selon l’origine du financement :
o
financement sur des crédits déjà ouverts au service général :
§
Dans le chapitre A1 : transfert des crédits ouverts disponibles d’un compte
(6067 par exemple) pour abonder le compte 6588 (DBM présentée pour
information au conseil d’administration : type 11 dans GFC : virement dans le
chapitre).
§
Dans le service spécial N3 : prévision de recette au compte 7588 et ouvertures
de crédits aux comptes par nature de classe 6 intéressés (DBM soumise au vote
- 14 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
o
§
du conseil d’administration : type 38 dans GFC : ressources nouvelles non
affectées, non spécifiques).
§
Prise en charge de la contribution prévue entre services en comptabilité
générale : débit 468263 – crédit 468663.
§
Ordre de recette d’ordre au chapitre N3 – compte 7588 par le débit du compte
468663 du montant réel de la dépense comptabilisée au chapitre N3.
§
Mandat d’ordre au chapitre A1 – compte 6588 par le crédit du compte 4662 du
montant réel de la dépense comptabilisée au chapitre N3 et virement du débit
du compte 4662, pour solde, vers le crédit du compte 468263.
§
Réduction de la prise en charge comptable : débit 468663 – crédit 468263 :
(prévision budgétaire – dépense réelle).
financement par prélèvement sur le fonds de roulement (réserves disponibles du service
général) :
§
Ouverture de crédit au chapitre A1 – compte 6588 (DBM soumise au vote du
conseil d’administration : type 32 dans GFC : équilibre sur le fonds de
roulement).
§
Ensuite, même procédure que dans le cas précédent « financement sur crédits
déjà ouverts au service général ».
2) contribution d’un service spécial vers le service général :
[Les cas les plus fréquents sont : la participation des services spéciaux J1, J2, L1, la
participation du service annexe d’hébergement (L2 ou R2), la participation du GRETA ou du
CFA … pour les dépenses de fonctionnement gérées dans le service général]
exemple : participation du service spécial J1 au service général pour les frais de
fonctionnement (viabilisation, téléphone …etc…)
§
Dans le service spécial J1 : ouverture de crédit au compte 6588 :
• dès le budget initial.
• par une DBM en cours d’exercice :
o de type 11 : virement dans le chapitre.
o De type 32 : prélèvement sur les réserves du service spécial J1.
§
Dans le service général : prévision de recette au chapitre 75 – compte 7588
donnant ouverture de crédit dans les différents chapitres intéressés ( dès le
budget initial ou par DBM soumise au vote du conseil d’administration : de type
38 dans GFC : ressources nouvelles non affectées, non spécifiques).
§
Ordre de recette d’ordre au chapitre 75 – compte 7588, pour le montant total
de la participation votée par le CA ou pour le montant réellement dépensé au
service général, par le débit du compte 4632.
§
Mandat d’ordre au service spécial J1 – compte 6588 par le crédit du compte
4662 du montant de l’ordre de recette au compte 7588 du service général.
§
Virement de compte : débit 4662 – crédit 4632 pour solde des comptes.
- 15 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
3) contribution entre services spéciaux :
[Les cas les plus fréquents sont : la participation du service spécial N85 au service spécial
N3, la participation du service spécial J5 au service spécial R2 ou L2, … … …]
exemple : participation du service spécial N85 « activités culturelles – conseil régional » vers le
service spécial N3.
§
Dans le service spécial N85 : abondement du compte 6588 (dès le budget initial
ou par DBM en cours d’exercice de type 28 : autres ressources spécifiques ou de
type 11 : virement dans le chapitre).
§
Dans le service spécial N3 : prévision de recette au compte 7588 (dès le budget
initial ou par DBM de type 38 dans GFC : ressources nouvelles non affectées,
non spécifiques) et ouvertures de crédits aux comptes de classe 6 intéressés.
§
Prise en charge de la contribution prévue entre services en comptabilité
générale : débit 468263 – crédit 468663.
§
Ordre de recette d’ordre au chapitre N3 – compte 7588 par le débit du compte
468663 du montant réel de la dépense comptabilisée au chapitre N3.
§
Mandat d’ordre au chapitre N85 – compte 6588 par le crédit du compte 4662 du
montant réel de la dépense comptabilisée au chapitre N3 et virement du débit
du compte 4662, pour solde, vers le crédit du compte 468263.
§
Réduction de la prise en charge comptable : débit 468663 – crédit 468263 :
(prévision budgétaire – dépense réelle).
prélèvement sur les réserves disponibles d’un service pour abonder un autre service :
L’annexe technique à la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 portant sur l’organisation économique et
financière des EPLE précise au paragraphe 22113 – compte 106 – Réserves - que « Les réserves à inscrire au
compte 106 sont des résultats excédentaires affectés durablement à l’établissement jusqu’à décision contraire du
conseil d’administration de l’EPLE ».
L’examen des décisions budgétaires modificatives par prélèvement sur le fonds de roulement (type 32 dans
GFC) fait apparaître que certains établissements proposent d’ouvrir ou d’abonder directement les crédits
ouverts à un ou plusieurs compte(s) d’un service par un prélèvement sur les réserves disponibles d’un autre
service.
Cette transaction nécessite, pour être acceptée par les autorités de contrôle (autorité académique –
collectivité territoriale de rattachement - représentant de l’Etat), de recevoir
l’autorisation du conseil d’administration de prélever sur les réserves d’un service différent de celui qu’il
souhaite abonder.
Cette autorisation doit obligatoirement être matérialisée dans le cadre « situation estimée des réserves –
ligne : montant du prélèvement proposé » de la pièce B11.1 du document budgétaire.
Afin de retranscrire sans ambiguïté sur le document budgétaire l’autorisation de prélèvement donnée par le
conseil d’administration, il s’avère plus judicieux d’utiliser « la technique des contributions entre services ».
- 16 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Procédure :
1 Le prélèvement proposé par le conseil d’administration sur les réserves disponibles du service
d’origine est retracé, en ouverture de crédit, au compte 6588 par une DBM de type 32 dans GFC (au sein
du chapitre D en cas de prélèvement sur les réserves du service général). {cf. exemple : opération n° 1 –
ligne 1}.
2 L’ouverture de crédit dans le service destinataire, justifiant le prélèvement demandé, provient
alors d’une ressource nouvelle non spécifique et non affectée qu’il convient d’inscrire au compte 7588 du
service destinataire par une DBM de type 38 dans GFC. Cette prévision de recette permet alors
l’ouverture de crédit au compte par nature souhaité du service destinataire. {cf. exemple : opération n° 2 –
lignes 1 et 2}.
Cette procédure doit être appliquée dans tous les cas, que le service qui reçoit soit géré avec ou sans
réserves (voir ci-après l’exemple d’un prélèvement sur les réserves du service général pour abonder le
service spécial sans réserves N3 « voyages et sorties scolaires »).
- 17 –
Mission conseil aux EPLE – avrils 2005
Exemple : Le conseil d’administration d’un collège propose un prélèvement de 1.000,00 € sur les réserves disponibles du service général pour abonder le compte 6068 du service spécial R2.
Pièce n° B13 : « DEVELOPPEMENT DE LA DECISION MODIFICATIVE PAR OPERATIONS »
LIGNE BUDGETAIRE
CHAP COMPTE C G
TYPE
OPER,
LIBELLE OPERATION
DEPENSES
MODIFICATIONS
RESTO
32
EQUILIBRE SUR FONDS DE ROULT
1 000,00
7588
RESTO
38
RESSOURCES NOUVELLES
6068
RESTO
DATE
N°
OPER,
N°
LIGNE
OBJET
25/02/03
1
1
ACHAT PETITS MATERIELS
D
6588
25/02/03
2
1
ACHAT PETITS MATERIELS
R2
2
ACHAT PETITS MATERIELS
R2
25/02/03
1 000,00
1 000,00
TOTAUX
2 000,00
SITUATION ESTIMEE DES RESERVES
(à remplir obligatoirement en cas de proposition de prélèvement)
Montant figurant au bilan (C/1068)
Résultat non affecté : C/11 et C/12 (+ou-)
SERVICE GENERAL
SERVICE SPECIAL R2
250 376,66
16 463,78
0,00
0,00
A DEDUIRE :
* DEPOTS ET CAUTIONNEMENTS
* VALEURS DES STOCKS
* RESERVES IMMOBILISEES
NET DISPONIBLE (dernier exercice arrêté)
PRELEVEMENTS DEJA AUTORISES
0,00
0,00
1 583,27
15 729,35
190 039,19
0,00
58 754,20
734,43
1 731,59
0,00
1 000,00
0,00
(à compter du dernier exercice arrêté)
MONTANT DU PRELEVEMENT PROPOSE
- 18 –
RECETTES
MODIFICATIONS
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
1 000,00
Exemple : prélèvement sur les réserves du service général pour abonder le service spécial N3
- Prélèvement de 3.000,00 € sur les réserves du service général pour abonder le compte 6288 "autres charges externes diverses" du service spécial sans réserves N3
"appariements, voyages, échanges",
- DBM de type 32 dans GFC pour abonder le chapitre D - compte 6588 "contributions entre services" pour 3.000,00 €.
- DBM de type 38 dans GFC : prévision de recette au N3/7588 "contributions entre services" et ouverture de crédits au N3/6288 "autres charges externes diverses.
468263
1
468663
D / 6588
3 000,00
N3 6288
N3 7588
3 000,00
2
3
4662
3 000,00
3 000,00
3 000,00
3 000,00
4
3 000,00
3 000,00
3 000,00
5
6
3 000,00
3 000,00
compte soldé
classe 5 (compte 5159)
compte soldé
compte soldé
3 000,00
1
- prise en charge du prélèvement autorisé dans la comptabilité générale.
2
- mandatement d'ordre au chapitre D - compte 6588.
3
- transfert au compte de prise en charge pour solde des comptes 4662 et 468263.
4
- mandatement de la dépense effectuée au service spécial N3 - compte 6288.
5
- paiement du mandatement précédent (compte 6288).
6
- ordre de recette correspondant à la dépense du compte 6288.
- 19 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v Le
compte financier – préalable à la mise en état d’examen :
Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques essentielles de la mise en état d’examen du compte
financier des établissements publics locaux d’enseignement, préalable indispensable à leur
transmission aux différentes autorités chargées du contrôle.
- 1 – Autorité académique – Collectivité territoriale de rattachement :
•
Le compte sur chiffres :
La transmission du compte financier sur chiffres (format A4 vivement conseillé) doit
comprendre toutes les pièces suivantes :
-
La balance définitive des comptes du grand livre (pièce n° 2).
(présenter
•
Le développement des charges (pièce n° 3).
Le développement des produits (pièce n° 4).
L’exécution du budget (pièce n° 5).
Le bilan (pièce n° 6).
Le compte de résultat (pièce n° 7).
La balance définitive des comptes de valeurs inactives (pièce n° 8).
L’extrait de la délibération du conseil d’administration (pièce n° 22).
Le feuillet des signatures (pièce n° 26).
Les pièces générales :
-
-
•
en vis-à-vis les feuillets « débit » et les feuillets « crédit »)
Rapport commun ou rapport du chef d’établissement sur le compte financier (pièce n° 9).
Rapport de l’agent comptable (pièce n° 9 bis).
Inventaire des approvisionnements en magasin (1 feuillet) (pièce n° 11).
Fonds de roulement de l’exercice et variation constatée au cours de l’exercice (pièce n° 13).
Situation à la clôture de l’exercice (pièce n° 14).
Etat de concordance (services à comptabilité distincte) (pièce n° 18).
Etats de développement des soldes des comptes (pièces n° 19).
Etat de développement du solde des comptes 881 et 882 (pièce n° 20).
Proposition de ventilation du résultat de l’exercice issue de GFC.
Acte du conseil d’administration adoptant le compte financier.
Acte du conseil d’administration précisant la ventilation du résultat de l’exercice entre le
service général et les différents services spéciaux, que celle-ci soit différente ou identique
à celle issue de GFC. (Il ne s’agit pas de faire voter le CA sur la variation ou sur la
nouvelle situation des réserves disponibles à la clôture de l’exercice, mais bien sur la
ventilation du résultat de l’exercice dans le service général et dans les services spéciaux).
Pour l’autorité académique : copie de l’accusé de réception reçu après transmission de la
« remontée académique de la disquette du compte financier » par l’intermédiaire de la
station TELEAC de l’établissement (au C:/ taper A :COFIBA) et non par voie postale.
Quelques recommandations :
-
Le budget et les DBM de l’exercice ne sont pas à produire à l’occasion de la transmission du
compte financier aux autorités de contrôle. Seule la CRC est destinataire de ces pièces.
Un seul exemplaire du compte financier est nécessaire pour chaque autorité de contrôle.
- 20 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
-
-
Le compte financier doit être mis en forme (format A4 conseillé – débits et crédits en vis-àvis) : pas de listing en « accordéon ».
Regrouper tous les documents relatifs au compte financier dans le même envoi (documents
remis au CA, actes administratifs du CA, compte financier issu de GFC…).
Pour les établissements supports de GRETA : transmettre un exemplaire supplémentaire du
compte financier directement à la Délégation Académique à la Formation Continue – service
Gestion.
La situation définitive des réserves disponibles à la clôture de l’exercice prenant en compte
la décision de ventilation du résultat par le conseil d’administration doit être inscrite dans la
dernière colonne de la pièce n° 14.
- 2 – Comptable supérieur du Trésor territorialement compétent :
Le compte financier sur chiffres ne doit pas être inclus dans les pièces générales du
compte. Il est transmis appuyé d’un inventaire résumé établi en deux exemplaires, l’un annexé au
compte financier, le second placé en tête du dossier des pièces générales. Cet inventaire précise le
classement des pièces justificatives renfermées dans chaque liasse par chapitres, articles et comptes
(document à ne pas confondre avec le bordereau « désignation des pièces »).
Il conviendra de joindre un exemplaire supplémentaire du compte financier sur chiffres qui
sera conservé en archive dans les services de la Trésorerie générale ou de la Recette des Finances.
L’ordre du compte financier doit être respecté et se présenter de la façon suivante :
•
Le compte sur chiffres :
Le compte financier sur chiffres doit comprendre :
-
La balance définitive des comptes du grand livre (pièce n° 2).
Le développement des charges (pièce n° 3).
Le développement des produits (pièce n° 4).
L’exécution du budget (pièce n° 5).
Le bilan (pièce n° 6).
Le compte de résultat (pièce n° 7).
La balance définitive des valeurs inactives (pièce n° 8).
Le feuillet des signatures (pièce n° 26).
Ces pièces sont enliassées et produites séparément dans une enveloppe non numérotée.
•
Les pièces générales :
Les pièces générales du compte financier forment obligatoirement la ou les premières liasses des
pièces justificatives et se composent comme suit :
-
Budget et décisions budgétaires modificatives de l’exercice (y compris une copie des 3 accusés
de réception des autorités de contrôle).
Rapport commun ou rapport du chef d’établissement sur le compte financier (pièce n° 9).
Rapport de l’agent comptable sur le compte financier (pièce n° 9 bis).
- 21 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
-
Tableau des immobilisations, des amortissements et des dépréciations (pièce n° 10).
Inventaire(s) des approvisionnements en magasin (pièce n° 11).
Variation détaillée des stocks et en cours (pièce n° 12).
Fonds de roulement de l’exercice et variation constatée au cours de l’exercice (pièce n° 13).
Situation à la clôture de l’exercice (pièce n° 14).
Procès-verbal de caisse et de portefeuille au 31 décembre (pièce n° 15).
Etat de développement et d’accord du solde au 31 décembre du CCP (pièce n° 16).
Etat de développement et d’accord du solde au 31 décembre du compte Trésor (pièce n° 17).
Etat de concordance (services à comptabilité distincte) (pièce n° 18).
Etats de développement des soldes des comptes (pièces n° 19).
Etat de développement du solde du compte 881 et 882 (pièce n° 20).
Etat des consommations afférentes aux concessions de logement (pièce n° 21).
Extrait du procès-verbal de la délibération du conseil d’administration (pièce n° 22).
En aucun cas, ces pièces ne peuvent être enliassées au compte financier.
Pour une gestion scindée, il y a lieu de fournir également :
-
•
Le procès-verbal de remise de service (pièce n° 23).
L’attestation administrative de l’ordonnateur (pièce n° 24).
La balance générale des comptes du grand livre établie au jour de la passation de service
(valeurs générales et valeurs inactives) (pièce n° 25).
La procuration du comptable sortant lorsque le compte est signé par le dernier comptable en
fonction.
La liasse des pièces :
Précédées de leurs bordereaux récapitulatifs, les pièces justificatives sont classées par
nature des opérations successivement retracées dans le compte financier sur chiffres. Les
numéros de liasses commencent au chiffre 1 pour les premières pièces de la gestion (pièces
générales) et se poursuivent dans l’ordre croissant des numéros des comptes ou sous-comptes,
sans adjonction de numéro bis ou ter. La dernière liasse de l’envoi porte, à côté de son numéro,
la mention « et dernière ».
NOUVEAU : La signature de l’ordonnateur attestant le « service fait » figure à présent
uniquement sur le bordereau récapitulatif des mandats. En conséquence, il vous appartient
de joindre ces bordereaux au compte financier dans la mesure où cette certification fait
partie des contrôles effectués par le juge du compte.
- 22 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v
Transfert de données entre GEP et GFE :
L’introduction des modules informatiques GEP et GFE n’a pas modifié la teneur des anciennes
circulaires rectorales en ce qui concerne la nature et les délais de transmission des données
permettant au service d’intendance d’établir les « droits constatés » lorsque l’établissement pratique
le système du forfait pour la gestion du service annexe d’hébergement.
En début d’année scolaire (octobre), les ordonnateurs doivent fournir au service d’intendance
une base élève informatique complète. Il doit y figurer le nom, le prénom, la date de naissance de
l’élève, la classe fréquentée, la qualité d’interne, de demi-pensionnaire ou d’externe et tous les
renseignements complémentaires indispensables, en particulier l’adresse, le nombre de parts de
bourses et primes diverses dont peut bénéficier l’élève, l’existence éventuelle de frères ou de sœurs
susceptibles d’ouvrir des droits à remise de principe, enfin l’établissement d’origine.
La transmission informatique de ces renseignements ne dispense pas l’ordonnateur de fournir
au service d’intendance, en début d’année scolaire, une liste nominative signée qui constitue la base
initiale permettant de procéder à la constatation des élèves et tout au long de l’année, un document
papier précisant les modifications éventuelles qu’il doit certifier (bulletin d’entrée ou de sortie signé,
demande de remise d’ordre …).
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
- 23 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
- 24 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
v
Questions … réponses … questions … réponses … questions … :
Question : Un fonctionnaire retraité peut-il exercer les fonctions d’agent comptable?
Réponse : NON. Un agent comptable a été maintenu dans ses fonctions après son admission à la
retraite, d’abord en qualité d’intérimaire dans l’intérêt du service, puis d’agent comptable titulaire
par arrêté dûment publié au Journal officiel. La Cour des comptes l’a déclaré comptable de fait à
compter de la date de cet arrêté, considérant que cet acte ne constituait pas un titre légal, sans
lequel un comptable ne peut manier des fonds publics. Elle a également déclaré comptables de fait
les signataires de l’arrêté de nomination, de même que le Trésorier-payeur général territorialement
compétent … (arrêt CC n° 36755 – Revue du Trésor – janvier 2005).
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Question : En comptabilité budgétaire, à quel compte un EPLE doit-il enregistrer les
subventions reçues d’ONILAIT ?
Réponse :
7482 « contributions hors convention des entreprises et organismes
professionnels ». Il ne peut s’agir d’un compte de racine 70, celle-ci étant réservée aux ventes de
produits ou de prestations de services (analogue au chiffre d’affaires dans une entreprise). Or il
s’agit bien d’une subvention, donc d’un compte de racine 74. ONILAIT est un organisme
professionnel, de statut EPIC, qui gère des aides communautaires. Cette dernière mission n’en fait
toutefois pas un organisme international qui justifierait l’utilisation du compte 7446. Dans la mesure
où il s’agit d’un organisme professionnel, le compte 7482 semble le mieux approprié.
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Question : Qui fixe les tarifs des objets confectionnés dans un EPLE ?
Réponse : Le conseil d’administration. En l’absence de texte réglementaire signé par le Premier
ministre, il revient au conseil d’administration de fixer les tarifs des prestations effectuées par
l’établissement (mise à disposition de locaux, vente d’objets confectionnés, etc …). Cette
délibération, dorénavant exécutoire dès sa publication, constitue le support de la liquidation des
recettes par l’ordonnateur, conformément à l’article 44 du décret n° 85-924 du 30 août 1985
modifié.
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Question : De quel délai disposent les juges des comptes pour mettre en jeu la responsabilité
d’un comptable public ?
Réponse : Ce délai, calculé à partir du 31 décembre suivant la production du compte financier, a été
ramené de 10 ans à 6 ans par l’article 125 de la Loi de Finances Rectificative n° 2004-1485 du 30
décembre 2004 qui précise : « Le premier acte de la mise en jeu de la responsabilité ne peut plus
intervenir au-delà du 31 décembre de la sixième année suivant celle au cours de laquelle le comptable
a produit ses comptes au juge des comptes ou, lorsqu’il n’est pas tenu à cette obligation, celle au cours
de laquelle il a produit les justifications de ses opérations. Dès lors qu’aucune charge provisoire ou
définitive n’a été notifiée dans ce délai à son encontre, le comptable est déchargé de sa gestion au titre de
l’exercice concerné ».
- 25 –
Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Question : La conférence des délégués des élèves a voté le financement des voyages
scolaires à hauteur de 10 euros par élève dans la limite des crédits disponibles ouverts au
service spécial N1 (fonds de vie lycéenne). Cette décision permet-elle d’ouvrir des crédits au
service spécial N3 (appariements, voyages, échanges) ?
Réponse : Evidemment NON. Seul le conseil d’administration a compétence pour adopter un acte
budgétaire.
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
Question : L’article L.132-8 du code de commerce est-il applicable aux EPLE ?
Réponse : Cet article prévoit que lorsque le transport de marchandises commandées n’est pas
effectué par le fournisseur, « le voiturier a ainsi une action directe en paiement de ses prestations à
l’encontre de l’expéditeur et du destinataire, lesquels sont garant du paiement du prix du
transport ».
Ainsi, en application de cet article, une société de transport a mis en demeure un EPLE de régler le
transport effectué pour son compte suite à une commande passée à une société Y, laquelle est en
liquidation judiciaire et n’a pas payé la société de transport.
Interrogée sur la question, la direction des affaires juridiques du ministère répond que cet article
ne s’applique pas aux EPLE. En effet, l’EPLE acquiert des marchandises pour répondre à ses besoins
propres et n’a pas pour objectif de les vendre pour en tirer profit. Il n’effectue donc pas d’acte de
commerce. Par conséquent, les transactions entre un EPLE et un fournisseur échappent aux lois du
commerce.
En tout état de cause, les achats des EPLE sont des marchés publics. Or en l’absence de référence
expresse à l’article L.132-8 du code du commerce dans le Cahier des Clauses Administratives
Générales, cet article ne peut trouver à s’appliquer aux marchés de fournitures conclu par un EPLE.
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Question : Un EPLE peut-il financer sur l’appel d’offre globalisé des voyages ou des sorties
scolaires ?
Réponse : Il est rappelé que l’appel d’offre globalisé n’a pas vocation à financer les voyages
scolaires. Par contre, pour ce qui concerne les sorties scolaires, seules peuvent être financées, sur
les crédits allouées dans le cadre de l’appel d’offre globalisé, celles qui sont directement et
étroitement liées à l’action. Pour ce faire, ces sorties doivent, au préalable, avoir été prévues dans
le projet soumis à l’avis du conseil d’administration et l’action doit avoir été validée par les
commissions de l’appel d’offre globalisé.
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Mission conseil aux EPLE – avril 2005
Question : Par mesure de simplification, quel est le seuil qui dispense de la production d’une
facture ?
Réponse : La production d’une facture n’est pas exigée lorsque le montant de la dépense est
inférieur ou égal au seuil fixé par le décret n° 80-393 du 2 juin 1980 dans les conditions suivantes :
la production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou
services effectués pour le compte des établissements publics de l’Etat n’est pas
obligatoire pour les dépenses qui n’excèdent pas 230 €, dans leur totalité (arrêté du 27
février 1989 modifié par arrêté du 3 septembre 2001).
le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de
l’ordre de paiement émis au nom du créancier s’il s’agit d’une dépense faisant l’objet d’un
ordonnancement préalable ou sur la quittance délivrée par le prestataire s’il s’agit d’une
dépense payée par régie d’avances.
Ce seuil peut être modifié par arrêté du ministre du budget ; ainsi, l’arrêté du 3 avril 1991 dispose,
pour les dépenses publiques à l’étranger, que le seuil indiqué au décret de 1980 est fixé à la contrevaleur en monnaie locale de 1.000 F, soit 152,45 €.
Toutefois, cette mesure de simplification n’est pas applicable aux prestations effectuées pour le
compte d’organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée.
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Question : La facture « proforma » est-elle autorisée?
Réponse : En matière commerciale, la facture « proforma » est un document établissant le prix
d’une marchandise ou d’un service et remise au client avant la livraison afin que celui-ci puisse
accomplir certaines procédures, notamment à l’exportation ou à l’importation.
Il s’agit toujours d’un document provisoire dépourvu de caractère contractuel destiné à être
remplacé par la facture définitive qui seule constitue un mode de preuve.
Dans la sphère publique, les factures proforma sont autorisées dans un souci de simplification des
relations avec les fournisseurs, notamment en matière d’achats d’ouvrages et de publications à
l’unité. A cet égard, l’instruction n° 90-122-B1 MO M9 du 7 décembre 1990 décrit, pour les
établissements publics nationaux, la procédure du paiement de facture proforma. Cette pratique est
comparable au paiement demandé dès la commande, à cette différence près que le paiement s’appuie
sur la facture proforma adressée par le fournisseur.
Toutefois, l’attention des services ordonnateurs et comptables est tout particulièrement appelée
afin d’éviter un double paiement à réception de l’ouvrage et de la véritable facture.
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Question : A quelle adresse peut-on consulter « le vade mecum du gestionnaire nouvellement
nommé en EPLE » ?
Réponse : « Le vade mecum du gestionnaire nouvellement nommé en EPLE » est actualisé par la
mission formation de la DPMA. Il est en ligne à l’adresse suivante :
http://els6.ac-toulouse.fr/fodad-mission-de-la-formation
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Mission conseil aux EPLE – avril 2005