DOTELEC Courrier

DOTELEC Courrier WEB
Modification de la Version 8.22a - 09/2016

Ajout des pièces jointes pour les courriers arrivés, une fois le courrier enregistré :

Ajout de la possibilité d’ajouter des pièces jointes aux courriers départs terminés.
Modification de la Version 8.21b - 03/2016

Ajout de la possibilité de terminer les courriers spontanés par lot :

Evolutions des recherches avec inclusion des réponses aux courriers arrivés, dont le
service est autre que celui de l'agent.

Ajout de la visualisation du journal dans l’administration, comme sur la version client
lourd :

Ajout de la fonctionnalité « Importer PDF » dans le menu contextuel de la liste des
courriers spontanés et des réponses, permettant d’importer le courrier départ signé en
PDF et de terminer le courrier par la même occasion :

Regroupement des droits d’accès des utilisateurs / groupes d’utilisateurs par catégories
dans l’administration :

Intégration d’un module de statistiques, composé de 2 volets :
1) Traitement de courrier
2) Volume de courrier
Et ajout d’un accès aux statistiques sur la page d’accueil :
Modification de la Version 8.21a - 10/2015

Evolutions de la recherche multicritères :
- amélioration et fusion des critères de la recherches avancée dans une seule recherche,
dont l’ergonomie a été entièrement revue.
Il est désormais plus aisé d’effectuer des recherches sur l’état de traitement des courriers
ainsi que sur le délai de traitement des courriers arrivés et l’état de validation des
courriers départs.
Des icones ont été ajoutées pour matérialiser les critères sélectionnés :
- Ajout de recherches prédéfinies comprenant les critères des recherches les plus
courantes. Il est également possible de mémoriser les critères de ses propres
recherches :

Evolution de la multi sélection avec restauration des cases à cocher. Le clic sur la case à
cocher à le même effet que de maintenir la touche contrôle et permet la multi-sélection.
Modification de la Version 8.20 - 03/2015

Gestion de favoris pour les contacts.

Ajout d'une recherche dans l'entête des colonnes des listes de courriers.

Evolution dans la modification des ventilations pour informations d'un courrier : si seule la
ventilation pour information des courriers est modifiée dans la fiche du courrier, le courrier
n'est pas renvoyé aux destinataires évitant ainsi la réactivation des courriers pour
information ayant déjà été archivés.

Evolution de la sélection des courriers :
- Les lignes sélectionnées sont mises en évidence avec un fond jaune.
- Gestion du clic droit sur la liste permettant l'accès au menu contextuel (menu de la flèche
verte de la fin de ligne).
- Disparition de la case à cocher pour la multi sélection, celle-ci se fait désormais en
maintenant la touche CTRL appuyée en même temps que la sélection des lignes.

Ajout d'une fonctionnalité afin de rattacher un courrier spontané en tant que réponse à un
courrier arrivé :

Ajout de la possibilité d'imprimer une étiquette avec code barre lors de la génération d'un
courrier départ :

Ajout d'une fonctionnalité réservée aux administrateurs pour tester les modèles de courriers :

Envoi d'un message pour signaler un apport de corrections sur un courrier départ en
cours de validation.
Le message est envoyé à l'auteur de la demande de validation du courrier + aux
validateurs ayant déjà validé le courrier.

Ajout de la possibilité de déplacer la branche complète d'un service au sein de
l'arborescence dans l’administration des services.
Modification de la Version 8.10 - 10/2014

Evolution dans l'édition du modèle d'e-mail : il
est possible d'administrer plusieurs modèles
d'e-mails qui sont désormais gérés de la
même manière que les modèles "papier" :

Ajout d'une fonctionnalité d'intégration des courriers arrivés numérisés par un copieur,
dont les pages sont séparées par des intercalaires :

Ajout d'une option dans le menu "Autres paramétrages" de la configuration générale
(Administration), donnant accès à l'activation de nouvelles fonctionnalités encore en tests

Ajout des champs téléphone, fax, email dans l'administration des signataires ainsi que
des étiquettes correspondantes dans l'administration des modèles de courriers.
Modification de la Version 8.00 - 11/2013

Amélioration de l’ergonomie et de l’interface :
o
Dans le menu principal :
Ajout d’icônes (que l’on retrouve sur chaque page pour mieux les identifier), de
libellés plus courts, avec réintégration de l’accès à messagerie et à
l’administration, et accès aux sous menu au survol (suppression des clics pour
dérouler les sous menus).
o
Sur la page d’accueil :
Intégration de statistiques sur le traitement des courriers arrivés et le nombre de
courriers départs crées, sous forme d’un tableau de bord, dans la partie droite de
la page d’accueil.

Ajout d’une option « Connexion automatique », proposée lorsque l’utilisateur choisi de
mémoriser son login et son mot de passe, permettant un accès directe au logiciel lors des
accès suivants.

Remplacement du sélecteur, par des cases à cocher dans le filtre de la recherche des
contacts, permettant de combiner plusieurs critères.

Ajout d’un accès aux courriers échangés avec un contact, depuis la fenêtre de recherche
des contacts et depuis la fiche de consultation d’un courrier arrivé :

Evolution dans l'impression du publipostage : le document généré est désormais stocké
afin de pouvoir être modifié ultérieurement via l'option "Visualiser" :
Modification de la Version 7.40 - 06/2013

Ajout d’une fonctionnalité pour classer sans suite et archiver les courriers par lot, dans la
recherche multicritères :

Ajout d’une gestion complète de notes internes :

Ajout de la possibilité de gérer des pièces jointes et d’un historique pour les courriers
départs :

Compatibilité avec IE 10
Modification de la Version 7.35 - 06/2012

Ajout d’un bouton, sur la fiche de validation d’un courrier départ, permettant d’imprimer la fiche
détaillée de la validation du courrier avec l’historique complet des validations.

Ajout de la possibilité d’attribuer plusieurs délégations à une même personne :

Amélioration de l’ergonomie des fenêtres de sélection des destinataires de la messagerie et
de gestion des groupes de diffusion.
-
Nouvelle fenêtre dédiée à la sélection des destinataires, regroupant les
utilisateurs/groupes et les destinataires extérieurs :
-
Ajout de deux champs dans la fenêtre d’envoi de message / diffusion :
Un champ affichant la liste des destinataires sélectionnés dans la nouvelle fenêtre de
sélection des destinataires et un champ « Compte » affichant le nom de l’utilisateur (ou
l’adresse email lorsque la messagerie est configuré pour envoyer des emails)
-
Evolution de la fenêtre de gestion groupes de diffusion, reprenant l’interface de
la version client lourd :

Activation de l’accès à l’enregistrement des emails « Récupérer les emails » dès lors qu’un
sous service de l’utilisateur a un compte email de paramétré dans l’administration.

Ajout d’un nouveau droit « Enregistrement des emails pour le service » donnant l’accès aux
courriers arrivés uniquement pour l’enregistrements des emails du service.

Ajout d’une fonctionnalité d’export au format xls des contacts affichés dans la page de gestion
des contacts :

Ajout d'un ascenseur pour la liste des ventilations d’un courrier dans la fiche d'un courrier
arrivé

Ajout d’une fonctionnalité « Tout valider » dans la validation des ventilations des courriers
arrivés, permettant de valider en une seule fois, tous les courriers en attente de validation :
A noter que le bouton ne s’affiche que lorsque l’on est positionné sur la liste des courriers à
valider et qu’il est actif uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de valider les
ventilations des courriers arrivés.

Ajout d’une fonctionnalité « Service(s) extérieur(s) en information » dans la ventilation détaillés
des courriers du service, permettant de ventiler un courrier en information vers d’autres
services.

Ajout d’une option offrant la possibilité de faire remonter le courrier seulement au service n-1
lors du signalement d’une erreur d’attribution dans les courriers du service.
Le choix entre les deux options sera proposée uniquement dans le cas où le service pour
lequel est affecté un courrier, est un sous service. Par défaut, le courrier est renvoyé au
service courrier comme auparavant.

Ajout d’un bouton permettant de compléter l’objet d’un courrier depuis la fenêtre de ventilation
détaillée :

Ajout de l’icône donnant accès à toutes les ventilations d’un courrier lors du survol, dans
l’aperçu rapide des courriers du service :
[Module optionnel] – Publipostage :

Evolutions de la gestion des réponses multiples (clients bénéficiant du module de
publipostage) :
-
L’évolution apportée à la gestion des réponses multiples permet désormais de :
1) Créer plusieurs réponses à un courrier arrivé ayant déjà une réponse multiple, de
manière indépendante ou en créant une réponse multiple supplémentaire.
2) Traiter (supprimer, terminer) en dehors de la gestion des réponses multiples, les
réponses crées via les réponses multiples
3) Numériser en départ (numérisation simple ou par lot) séparément les réponses liées à
une réponse multiple, chaque réponse ayant un numéro de courriers unique.
4) Terminer en une action, toutes les réponses liées à une réponse multiple et
éventuellement tous les courriers arrivés liés à cette réponse.
-
Les réponses multiples en cours sont désormais accessibles via une liste faisant
également office de filtre affichant uniquement les courriers arrivés correspondants :
La fenêtre d’édition des réponses est, elle, accessible via l’icône se trouvant à droite de la
liste :
-
Amélioration de l’ergonomie de l’édition des réponses multiples avec l’ajout d’une fenêtre
dédiée à la création/modification du modèle de réponse comme dans le module de
publipostage.
La fenêtre d’édition des réponses multiples, permet désormais de visualiser l’état des
réponses (1), dispose d’un historique (2) et de deux boutons permettant de terminer les
réponses et éventuellement les courriers arrivés (3).
Modification de la Version 7.34 - 01/2012

Ajout d’une fonctionnalité permettant de modifier l’expéditeur d’un email en arrivé et d’ajouter
l’expéditeur de l’email dans les contacts de Dotelec.

Evolution du format des emails générés en départ, passant du mode TEXTE au mode HTML,
permettant un formatage du contenu.
Le modèle globale des emails est désormais éditable dans l’administration via un éditeur
HTML.

Ajout d’une option « Voir validation » dans le menu contextuel de l’onglet « Mes demandes à
valider » de la page d’accueil. Cette fonctionnalité qui remplace l’option « Voir remarques »,
permet d’obtenir plus de détails sur l’état d’une validation en cours ou rejetée.

Ajout d’une fonctionnalité « Envoyer » sur la page de rédaction d’un courrier par email. L’envoi
de l’email aura pour effet de terminer le courrier par la même occasion.

Ajout de la possibilité de modifier le code du service dans l’administration des services.

Ajout de l’administration des circuits de validation des courriers départs. Comme pour les
modèles de courrier, il est désormais possible de créer des modèles pour tous les services ou
pour un service en particulier. Les agents qui devront soumettre leurs courriers départ à la
validation ne pourront créer des modèles de circuit de validation (pour leur service
uniquement) qu’à la condition de disposer du droit « Gestion des circuits de validation »

Ajout de la possibilité d’affecter plusieurs groupes de droits à un même utilisateur dans
l’administration des utilisateurs :

Ajout du choix des tailles de police 6 et 7 dans l’édition des étiquettes du publipostage.

Ajout d’un paramètre permettant de sélectionner la qualité (et donc la taille) de l’export en
PDF d’un courrier numérisé.

Amélioration de l’affichage des fenêtres liées à la recherche et à la gestion des contacts.
Modification de la Version 7.33 - 05/2011

Ajout de la possibilité de rendre les coordonnées des contacts confidentielles aux yeux des
utilisateurs ne disposant pas du nouveau droit « Visualisation des adresses personnelles
cachées »

Ajout d’un message avertissant qu’il y a des emails à enregistrer sur la page des courriers
arrivés.
Agrandissement de la taille du nom et du titre du signataire.
Agrandissement de la taille de la raison sociale et de la fonction d’un contact.
Ajout de la possibilité d’ajouter une adresse email dans les groupes de destinataires pour la
diffusion des courriers (sous réserve d’utiliser le serveur de mail DOTELEC).






Ajout d’une fenêtre avec un champ remarque lors du signalement d’une erreur d’attribution
d’un courrier afin de pouvoir donner d’éventuelles indications sur la réaffectation du courrier.
Suppression de l’ascenseur horizontale sur toutes les pages de l’application.
Evolutions sur le visualiseur de documents numérisés :
-
Ajout des boutons
-
Ajout de zoom supplémentaires et des boutons
pour faciliter l’utilisation du
zoom.
La page visualisée est mise en évidence dans les aperçus.

afin de faire défiler plus facilement les pages
Ajout de la possibilité d’annuler une demande de validation d’un courrier départ depuis la page
d’accueil

Amélioration de l’export des contacts d’un publipostage : les contacts de toutes les entités
(groupes, catégories, ect) sont désormais exportés au format .CVS

L’impression des étiquettes d’un publipostage s’effectue désormais dans un fichier PDF que
l’utilisateur peut télécharger avant de l’imprimer.

Ajout d’une fonctionnalité dans l’administration des modèles de courriers, permettant de copier
des modèles vers d’autres services.

Ajout du droit « Gestionnaire de service », qui affecté à un utilisateur responsable d’un
service, lui permet d’administrer tout ce qui concerne son service.

Ajout de l’option « Répondre » dans le menu contextuel de la page « Mon Courrier »

Evolution de la fenêtre de recherche des contacts :
-
Agrandissement de la fenêtre en largeur et optimisation de la taille des colonnes.
Amélioration de la fluidité de la saisie dans le champ de recherche.
Ajout du service et de l’adresse email du contact dans l’aperçu du contact sélectionné.
Modification de la Version 7.32 - 01/2011

Ajout de filtres dans la recherche multi-critères afin de pouvoir effectuer des recherches sur
les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations.

Ajout d’une fiche pour visualiser les appels téléphoniques, rendez-vous et invitations.

Ajout de la possibilité de réattribuer un courrier depuis la page Mon
Courrier pour les utilisateurs disposant du droit « modification des
ventilations »

Amélioration de la fonction de rotations dans la visualisation des documents scannés.

Ajout d’une fonction « Améliorer la qualité de l’image » dans les visualisations de documents
scannés. Cette fonction est activable en cochant la case

Ajout d’une icône indiquant la présence d’une remarque, dans les listes des courriers arrivés.
Au survol de l’icône, la remarque s’affiche dans une « info bulle »

Ajout de la possibilité d'intégrer des documents de formats autres que le PDF à
l'enregistrement des courriers.

Ajout de la possibilité de modifier la date d’échéance d’un courrier arrivé depuis la page des
courriers arrivés.

Ajout du lien « Voir le document original » sur le visualiseur de documents scannés, afin
d’avoir accès aux courriers départ avant leur numérisation (au format RTF ou ODT), lorsqu’ils
sont numérisés.

Ajout de l’administration des services utilisateurs et du paramétrage du logiciel.
L’administration peut désormais s’effectuer entièrement depuis la version web.

Evolutions apportées sur la validation des courriers départs :
-
-
-

Pour les personnes effectuant des demandes de validations :
o Ajout d’un onglet « Mes demandes de validation » permettant directement depuis
la page d’accueil de suivre l’état de ses demandes en cours, de terminer un
courrier départ validé, de modifier un document rejeté et relancer la validation.
Pour les validateurs :
o Il est désormais possible de voir les demandes de validation dès qu’une personne
en fait la demande et non plus lorsque c’est un tour du validateur de valider. Ces
courriers qui ne sont pas à valider dans l’immédiat peuvent être masqués en
cochant l’option « Masquer validations à venir ».
o Le nombre de clic à effectuer lors de la validation des courriers a été réduit. Une
option permettant de lancer automatiquement le courrier à valider lors de la
consultation de la demande de validation a été ajouté.
Pour les personnes responsables du service en charge de suivre l’état des validations en
cours :
o Ajout de la possibilité de suivre les validations en cours depuis la recherche multicritère grâce à l’ajout du filtre « Attente de validation » depuis la recherche
avancée ainsi que grâce à l’ajout de l’option « Suivi validation » dans le menu
contextuel des courriers départs à valider. Depuis ce suivi il est possible de forcer
la validation des étapes.
Ajout de la possibilité de créer (ou d’ajouter) des modèles de courriers au format .RTF, .DOCX
et .ODT quelque soit le format de base utilisé jusqu’alors.

Ajout de la possibilité de voir / modifier le signataire d’un courrier départ lors de la
regénération du courrier.

Evolutions apportées sur la ventilation des courriers au sein du service :
-
La ventilation détaillée est désormais proposée par défaut.
L’icône
apparaît dans la colonne des destinataires lorsque le courrier a été ventilé à
plusieurs personnes dans le service et permet au survol de la souris, de voir directement
quels sont ces destinataires. La même icône a été ajouté sur la fenêtre de ventilation et
permet de voir tous les destinataires (même ceux qui sont hors du service).
-
les boutons
ont été ajoutés sur la fenêtre de ventilation détaillée, afin de
passer au courrier suivant/précédent sans avoir à fermer et ouvrir la fenêtre. Une case à
cocher
a également été ajoutée, permettant de passer
automatiquement au courrier suivant après la ventilation d’un courrier.
Modification de la Version 7.31 - 06/2010


Intégration d’un plan de classement comprenant 3 parties distinctes :
o Administration du plan de classement avec administration des dossiers, des accès
(par services ou utilisateurs) et des droits des utilisateurs sur la gestion des dossiers.
o
Classement des courriers depuis les menus contextuels
o
Recherche sur le plan de classement (un filtre est également disponible dans la
recherche multicritères)
Gestion des erreurs d’attribution du courrier
o Signalement des erreurs d’attribution depuis les courriers du service :
o
Alerte et consultation des erreurs d’attribution depuis les courriers arrivés :

Ajout d’un aperçu rapide des courriers depuis les courriers du service (disponible également
dans la recherche sur le plan de classement)

Ajout de la possibilité d’intégrer des documents pdf à la place de numériser les courriers :

Possibilité de compléter l’objet d’un courrier depuis la fiche de consultation d’un courrier
arrivé :

Ajout d’un champ de recherche dans la diffusion afin d’accéder plus rapidement aux
utilisateurs destinataires :

Ajout de la possibilité de créer des catégories de contacts depuis la fenêtre de création d’un
nouveau contact:

Demande d’auto attribution d’un courrier qui n’a pas d’attribution lorsque l’on crée une
réponse à un courrier depuis les courriers du service :

Mémorisation du tri sur les listes de courriers dans les différentes pages d’une session à
l’autre.
Ajout de la possibilité de gérer des objets prédéfinis pour l’enregistrement du courrier arrivé.
Les valeurs des champs utilisateurs peuvent être associées à chaque objet. Cette option est
accessible via un droit d’accès.
