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APICOURRIER est une application informatique permettant de prendre en charge les
opérations relatives à la gestion administrative, au suivi et au traitement du courrier.
Objectif :
Remplace le cahier CHRONO de la gestion du courrier Entrant et Sortant avec Contrôle des
réponses faites.
Descriptif :
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Reprends les mécanismes de fonctionnement du courrier avec les bannettes de
courrier (Arrivée et Départ), ainsi que les bannettes de distribution.
Avec APICOURRIER vous retrouvez un courrier en quelques secondes et sans vous
déplacer.
Le document original reste archivé sans risque d’être égaré, ne circule que la copie
électronique du document.
Cible :
Toute entreprise ou collectivité souhaitant disposer d’un suivi qualitatif et quantitatif de son
courrier, afin d’assurer une meilleure relation avec ses clients ou ses administrés.
Caractéristiques
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Architecture client/serveur et interface web ;
Postes clients Windows/Linux ;
Serveur Windows/Linux ;
États sur mesure ;
Menus intuitifs ;
Paramétrage.
Fonctionnalités principales :
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Enregistrement des Courriers Arrivée et Départ ;
Relation automatique entre une Arrivée et un Départ ;
Contrôle des Courriers restés sans réponse ;
Gestion des Correspondants avec les différents Contacts ;
Routage par E-mail des courriers en tant que pièce jointe (en option) ;
Les points forts de APICOURRIER :
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Facilité d’utilisation ;
Annuaire centralisé de tous les Correspondants ;
Archivage de tous les formats de fichiers ;
Ne modifie pas les fichiers existants ;
Facilité d’administration ;
S’adapte à tout type d’organisation ;
Recherche avancée intégrée ;
La consultation ;
Le traitement ;
L’audit ;
L’amélioration de la productivité ;
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La sécurité des documents manipulés ;
La disponibilité des informations ;
La réduction du support papier ;
La réduction des photocopies ;
La réduction des espaces de stockages ;
La traçabilité du processus de traitement ;
L’élimination de la perte des documents ;
L’amélioration de la qualité de service.
Les plus de APICOURRIER :
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Gestion des réclamations ;
Possibilités d’attacher plusieurs documents à un même courrier (en option)
Possibilité de rechercher un mot contenu dans l’objet du document (exemple un
numéro de facture, un montant, etc.…) ;
APICOURRIER s’adapte rapidement à votre organisation ;
Personnalisation des types de documents et autres tables annexes.
Possibilité de modéliser les procédures de traitement ;
Possibilité de décrire les types de courriers ;
Possibilité de gérer des délais de traitement théoriques par type de courrier ;
Possibilité de traiter les courriers par ordre de priorité en fonction du délai de
réalisation théorique ;
Classification automatique des courriers ;
Gestion de l’annuaire téléphonique ;
Sécurité avec gestion des profils utilisateurs.
Une multitude de propositions sur les statistiques :
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Liste des courriers arrivés en attente de réponse ;
Temps moyen de traitement des courriers par type, par service, par personne comparé
au délai théorique ;
Nombre de courriers reçus par période, par type, par service, par personne ;
Liste des courriers par service, agent, type et période ;
Liste des courriers ayant un délai de traitement dépassé.
À la pointe de la technologie APICOURRIER est un produit évolutif : l’équipe de
développement enregistre les remarques clients pour les inclure dans la version suivante (une
nouvelle version par an).