Fiche pratique www.ecardsparis1.fr

Fiche pratique
www.ecardsparis1.fr
Pour des raisons de sécurité des informations personnelles pouvant y figurer, nous vous rappelons
que pour accéder à l’application ecards de Paris 1, vous devez vous munir de vos identifiants
habituels.
Cette fiche pratique est très détaillée pour vous guider. Mais vous constaterez vite que l’application
est très simple et très intuitive.
Étape n°1 : Je commande des cartes de visite ou des cartes de correspondance (p.2)
Étape n°2 : Je remplis le formulaire (p.3)
Étape n°3 : Je valide le formulaire (p.5)
Étape n°4 : Je prévisualise ma carte (p.6)
Étape n°5 : Je remplis le bon de commande (p.8)
Étape n°6 : Je soumets ma commande (p.9)
Étape n°7 : Le responsable administratif valide ma commande (p.10)
Annexes (p.11)
Étape 1 : Je commande des cartes de visite ou des cartes de correspondance
Vous avez la possibilité de créer soit des cartes de visite, soit des cartes de correspondance.
Choisissez le type de carte en cliquant sur le bouton bleu approprié.
Pour commander des cartes de visite, je clique sur le bouton
Pour commander des cartes de correspondance, je clique sur le bouton
Service de la communication de Paris 1
2
Étape 2 : Je remplis le formulaire
Une fois le type de carte sélectionné, un formulaire de saisie apparaît. Celui-ci est peut-être prérempli par les informations de la base de données de l’application Eannuaireparis1
(www.eannuaireparis1.fr) associée au système d’information de Paris 1. Si ce n’est pas le cas, vous
obtenez un formulaire vide comme suit :
2.1 Je remplis les informations générales du formulaire
Les champs accompagnés d’un astérisque (*) sont des champs obligatoires.
De nombreux champs sont dotés d’un menu déroulant pour faciliter la composition de vos
cartes.
Attention, le nombre de caractères que vous pouvez saisir est limité.
Seul le courriel Paris 1 est accepté. Indiquez vos nom et prénom, ex : Thibaud.Urbain-Mathis, soit
votre email de service, ex : secom.
Les numéros de téléphone, fax et portable à dix chiffres doivent être saisis sans espace sous la
forme : 0144078036 par exemple.
Service de la communication de Paris 1
3
Les points d’interrogation
sont là pour vous aider. Passez le pointeur de votre souris sur l’un
d’eux pour qu’il vous livre ses informations.
Vous pouvez choisir d’ajouter un « titre » sur vos cartes. Cas particulier : si vous êtes ATER ou
PRAG, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le sigle de votre fonction. Cochez pour cela le
bouton en dessous du titre.
Vous pouvez choisir d’ajouter un service, une UFR… Comme pour les titres, vous pouvez choisir
de ne faire apparaître que le sigle de votre service, UFR… Utilisez pour cela le choix du menu
déroulant « Service »
Si vous faites partie d’une UFR, vous avez la possibilité de faire apparaître uniquement le numéro
de votre UFR (ex : UFR 08). Utilisez pour cela le choix du menu déroulant « Service ».
Vous avez la possibilité de faire apparaître le nom de votre centre d’affectation sur vos cartes
(ex : Centre Michelet) à l’aide du menu déroulant « Centre ». Les champs Adresse postale, Code
postal et Ville se remplissent automatiquement en fonction du centre sélectionné.
Si vous êtes chercheur, vous avez la possibilité de préciser votre laboratoire ou votre école
doctorale. Comme pour les services, il existe différentes options d’affichage.
2.2 Je remplis les informations spécifiques du formulaire
Selon que vous souhaitez créer des cartes de visite ou des cartes de correspondance, la troisième
partie sera différente.
Cartes de visite
Service de la communication de Paris 1
4
Il est possible de créer une version anglaise de vos cartes de visite au verso de celles-ci. Pour cela, il
est nécessaire de cocher la case « Générer une version bilingue »
N.B. : Votre titre (si vous en avez choisi un) sera automatiquement traduit en anglais (suivant une
table validée par le Service des langues de l’Université), mais il vous faut entrer votre fonction en
anglais. La variété de ces fonctions étant infinie, il ne peut être proposé de table via un menu
déroulant. Veillez alors avec soin à l’orthographe de la fonction mentionnée.
Cartes de correspondance
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des cartes de correspondance de service utilisables par
l’ensemble des personnels de votre service. Cela signifie que vos informations personnelles (nom,
prénom, fonction) ne seront pas affichées sur ces cartes.
Étape 3 : Je valide le formulaire
Service de la communication de Paris 1
5
Une fois vos informations entrées, cliquez sur le bouton
suivante.
pour accéder à la page
Il y a une vérification automatique des informations fournies. Si un champ obligatoire n’est pas
renseigné, alors l’application prévient l’utilisateur qu’il doit compléter le formulaire en faisant
apparaître une petite fenêtre indicative en superposition.
Pour information, cette vérification est en langage informatique JavaScript. Il est donc important que la fonction JavaScript
soit activée dans votre navigateur, sans quoi cela pourrait générer des problèmes de compatibilité. Si ce n’est pas le cas,
vérifiez bien les informations fournies qui ne peuvent pas être contrôlées automatiquement.
Étape 4 : Je prévisualise ma carte
La prévisualisation permet d’avoir une idée de ce que donnera votre carte de visite ou la carte de
correspondance que vous avez composée.
Service de la communication de Paris 1
6
Le bouton
permet à tout moment de revenir au formulaire de saisie, si des
informations ne vous conviennent pas ou si vous percevez l’intérêt de les compléter.
Le bouton
permet d’avoir une idée très précise de ce que donnera votre carte,
une fois imprimée. Cliquez dessus pour ouvrir une nouvelle fenêtre, qui contiendra un fichier PDF
avec une maquette de votre carte, telle qu’elle sera imprimée.
Si vous avez cliqué sur ce bouton, la page de prévisualisation de vos cartes reste accessible en
permanence dans l’onglet précédent de votre navigateur. Revenez sur la page de cet onglet pour
continuer.
Service de la communication de Paris 1
7
Le bouton
permet de passer à l’étape suivante de la commande. Une petite
fenêtre intermédiaire de validation vous demandera si vous êtes certain(e) de vouloir valider vos
informations.
Étape 5 : Je remplis le bon de commande
Maintenant que vous avez validé le contenu et la présentation de vos cartes, vous devez remplir le
bon de commande afin que le Service de la reprographie puisse finaliser votre commande.
Le bouton
permet de revenir en arrière. Entrez la quantité de cartes que vous
désirez (Une unité => 200 exemplaires) dans la case « Boîte(s) ». Le total est automatiquement
calculé.
Les informations à renseigner ici sont capitales pour que votre commande soit prise en compte par le
Service de la reprographie.
Service de la communication de Paris 1
8
Étape 6 : Je soumets ma commande
Cochez la case « Valider ma commande » afin que le formulaire soit validé, puis cliquez sur le bouton
Un message apparaissant dans une petite fenêtre vous demandera une fois encore si vous êtes bien
certain(e) de vouloir valider votre commande. Cliquez sur « oui » pour que votre commande soit
définitivement validée.
Une fois arrivé(e) sur la page ci-après, cela signifie qu’un courriel de confirmation a été envoyé à
votre responsable administratif, car c’est à lui/elle de finaliser et valider votre commande.
Service de la communication de Paris 1
9
Étape 7 : Le responsable administratif valide ma commande
Le responsable administratif reçoit un courriel lui indiquant qu’une personne désire réaliser des
cartes de visite ou des cartes de correspondance.
Le premier lien arrive sur une page qui permet de finaliser la commande. Le second lien permet
d’invalider la commande.
Cette page contient un récapitulatif des informations fournies par la personne souhaitant faire
imprimer des cartes de visite ou des cartes de correspondance. Le responsable administratif doit
ajouter le code Centre Financier et le code DOMAINE FONCTIONNEL.
Il peut obtenir un aperçu du modèle de cartes en cliquant sur le bouton
Service de la communication de Paris 1
10
Si le modèle de carte lui convient et qu’il a fourni les codes, alors il peut valider la commande
définitivement en cliquant sur le bouton
Cette action génèrera trois courriels de confirmation définitive :
- Le premier courriel sera envoyé à la personne ayant fait la demande avec une copie du modèle des
cartes de visite ou des cartes de correspondance commandées .
- Le deuxième courriel sera envoyé au responsable administratif avec une copie du bon de
commande pour lui permettre de conserver une trace de sa décision.
- Le troisième sera adressé au Service de la reprographie avec le modèle et le bon de commande
pour lancer la fabrication des cartes.
Une fois votre commande validée, il vous faudra attendre environ cinq jours ouvrés, le temps de
l’impression. Puis, il vous suffira d’aller au centre Pierre Mendès-France, au Service de la
reprographie, pour retirer vos cartes.
Une copie de chaque modèle de carte est archivée sur le serveur. Celle-ci est disponible sur demande
auprès du Service de la communication : [email protected].
ANNEXES :
Les caractères spéciaux
A l’aide de votre clavier d’ordinateur, il est possible d’ajouter des accents sur les lettres majuscules si
vous le souhaitez. Par exemple, il est possible d’ajouter un accent aigu sur un « E ». Pour cela, il faut
entrer le code correspondant à cette lettre. Tout en maintenant la touche Alt enfoncée, il faut saisir
le code du caractère sur le pavé numérique. Voici les accentuations les plus courantes en français.
Pour faire un É -> Tout en maintenant Alt enfoncé, tapez 0, puis 2, puis 0, puis 1.
(L’abréviation Alt+0201 donne alors la lettre É)
Alt+0202 -> Ê
Alt+0200 -> È
Alt+0199 -> Ç
Alt+0192 -> À
Les navigateurs acceptés
Cette application a été développée pour le navigateur Firefox 3.x, Internet Explorer 7.0 ou plus, et
Google chrome 7.0. L’application ne garantit pas son efficacité ergonomique sur les autres
navigateurs et sur des versions précédentes de ces navigateurs. De plus, la fonction JavaScript doit
être activée, de façon à ce que les contrôles et les actions puissent fonctionner sans problème. Sans
ces contrôles, des erreurs peuvent se produire. Vérifiez attentivement vos informations si le
JavaScript de votre navigateur est désactivé, ou bien si des problèmes de compatibilité apparaissent.
Service de la communication de Paris 1
11
Accusé de réception :
Quand vous validez votre commande, un courriel vous est envoyé. Il contient les documents au
format PDF générés automatiquement par l’application.
Un autre courriel envoie les mêmes documents au Service de la reprographie. Si vous ne recevez pas
de courriel et/ou que vous n’avez pas de nouvelle du Service de la reprographie au bout d’une
semaine, nous vous invitons à prendre contact directement avec lui. Une copie est toujours
sauvegardée sur le serveur.
En cas de perte des documents des deux cotés, vous pouvez refaire une demande par courriel à
l’adresse [email protected] pour que le document soit renvoyé.
Merci d’utiliser l’application ecards.
Service de la communication
Centre Panthéon
4e étage – aile Cujas
12 place du Panthéon
75005 Paris
Tél : 01 44 07 79 40
Courriel : [email protected]
Service de la communication de Paris 1
12