Le Montreux Jazz Festival recherche un/e Stagiaire Protocole Le

Le Montreux Jazz Festival recherche un/e
Stagiaire Protocole
Le Montreux Jazz Festival, évènement créé en 1967, a considérablement développé l’éventail de ses activités et
se décline désormais en un univers florissant, incluant entre autres une Fondation dédiée à la relève artistique, les
Montreux Jazz Cafés et Montreux Sounds, les plus grandes archives audiovisuelles de concerts au monde.
Notre bureau permanent comprend plus de 30 collaborateurs, une équipe dynamique qui œuvre par passion, pour
un Festival où tous les plus grands ont défilé, de Miles Davis à Ray Charles, de David Bowie à Prince, en passant
par Stevie Wonder.
Le département du Protocole, en charge de l’invitation, de l’accueil et de l’accompagnement des invités
individuels officiels du Festival, cherche un/e Stagiaire afin de l’assister dans diverses tâches
administratives et logistiques.
Principales activités :
Avant le Festival
Secrétariat
• Réception des appels téléphoniques sur le numéro général du Festival
• Aide au traitement de demandes diverses
Association des Amis du Festival
• Aide au suivi des paiements et archivage des cotisations
• Aide à la création et à l’envoi des différentes communications aux membres
• Aide à la gestion des cartes de membres
Protocole
• Aide à la gestion logistique liée à l’accueil des invités individuels (envoi des invitations, suivi et traitement des
réponses, réservations d’hôtel, transferts, suivi des listes d’invités, planification journalière)
• Saisie des contacts et des coordonnées des invités
• Aide à la gestion des accréditations des invités
• Aide à la préparation d’événements
Pendant le Festival
• Aide à l’accueil des invités en français et anglais
• Aide à l’organisation d’événements
• Permanence au bureau du Protocole
• Aide à la gestion de demandes diverses et d’imprévus
• Suivi quotidien de la logistique liée à l’accueil des invités (transports, arrivées et départs, gestion des accès
journaliers, etc)
• Diverses tâches administratives
Profil recherché :
• Expérience nécessaire dans l’hôtellerie ou la planification administrative et l’organisation d’événements
• Expérience bienvenue dans l’administration
• Très bonnes connaissances orales et écrites de l’anglais
• Goût prononcé pour les contacts et l’accueil personnalisé
• Dynamique et enthousiaste
• Grande précision dans le travail
• Grande endurance et très bonne gestion du stress
• Grande discrétion
• Esprit d’équipe
• Disponible pour toute la durée du stage et flexible (horaires longs)
• Capacité à gérer les imprévus par une bonne réactivité et une bonne résistance au stress
Période d’engagement : du 1er avril au 31 juillet 2016
Taux de travail : 100%
Lieu de travail : Montreux
Salaire : CHF 2'000.- bruts mensuels
Merci d’envoyer votre dossier de candidature complet par email au Bureau des Ressources Humaines
[email protected] d’ici au 29 février 2016.