Guide pratique de la DADSU

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Guide pratique de la DADSU
Version 1.0 - Copyright © Ciel 2009
Illustration pratique dans Ciel Paye (Millésime et Evolution)
Guide Pratique de la DADSU
Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans
notification préalable.
Il appartient donc au client de se rapprocher du partenaire choisi afin de valider avec lui les
conditions applicables à la date de sa demande.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17,
RCS Paris 313 966 129
N° de TVA intra communautaire FR75 313 966 129
SOMMAIRE
SSO
OM
MM
MA
AIIRREE ............................................................................................................................................ 3
IIN
T
R
O
D
NTRODU
UCCTTIIO
ON
N ..................................................................................................................................... 4
LLeess m
mooddaalliittééss ddee ttrraannssm
miissssiioonn ............................................................................................................ 5
1.1
La DADSNET ( http://www.dadsnet.cnav.fr ) ................................................................. 5
1.2
Le support magnétique (DADS-U)..................................................................................... 5
LLeess aavveerrttiisssseem
meennttss .............................................................................................................................. 7
1.1
Version de vos programmes .............................................................................................. 7
1.2
Gestion des fichiers DADS-U .............................................................................................. 7
1.3
Echéances d’une déclaration DADS-U (Test / réel)....................................................... 7
1.4
Echéances des autres déclarations DADS-U .................................................................... 8
PPrrééppaarreerr llaa D
DA
AD
DSS--U
U ddaannss llaa PPaayyee ........................................................................................................ 9
1.1
Alimenter les champs de la paye...................................................................................... 9
1.2
Vérifier les événements des salariés.............................................................................. 10
1.3
Valider tous les bulletins de paye ................................................................................... 11
1.4
Contrôler les montants annuels ...................................................................................... 11
EExxttrraaiirree lleess ddoonnnnééeess ddaannss CCIIEELL D
DA
AD
DSS--U
U ............................................................................................ 13
1.1
Importer lors de la création du dossier .......................................................................... 13
1.2
Importer après la création de la déclaration ................................................................. 14
EEllaabboorreerr eett ccoonnttrrôôlleerr llaa D
DA
AD
DSS--U
U ........................................................................................................ 16
1.1
Alimenter les champs de la DADS-U............................................................................... 16
1.2
Contrôler la DADS-U .......................................................................................................... 16
G
é
n
é
r
e
r
l
Générer laa D
DA
AD
DSS--U
U ............................................................................................................................. 18
1.1
Générer le fichier de la DADS-U ...................................................................................... 18
1.2
Transmettre le fichier de la DADS-U ............................................................................... 20
PPO
OU
URR EEN
N SSA
AVVO
OIIRR PPLLU
USS…
… ........................................................................... Erreur ! Signet non défini.
1.1
Formations Ciel ......................................................................... Erreur ! Signet non défini.
1.2
Assistance .................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
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I N TRODUC TI ON
En France, tout employeur de salariés est tenu d’établir une DADS (Déclaration Annuelle de
Données Sociales) au plus tard pour le 31 janvier de l’année suivant l’année civile écoulée (au
31/01/2010 pour l'année 2009). Les informations qu’elle contient, rémunérations versées,
bases fiscales et sociales, sont indispensables pour garantir les droits des salariés (protection
sociale, couverture maladie et retraite) et les contrôles des sommes versées notamment pour:
•
•
•
•
•
•
•
•
l'assurance maladie
la retraite,
l’assurance chômage
les statistiques sur l’emploi et les rémunérations
les élections prud’homales
la déclaration de revenus pré-remplie
la retraite complémentaire
la prévoyance collective
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Les modalités de transmission
Depuis janvier 2007, plus aucun support magnétique (disquette, CD-Rom) est accepté pour la DADS.
Désormais, pour répondre à votre obligation de déclaration de janvier , l’entreprise peut opter entre les
différents supports suivants : la saisie en ligne (DADSNET, http://www.dads-saisie.net ), le transfert de
fichier DADS-U par Internet.
a.
La DADSNET ( http://www.dadsnet.cnav.fr )
C’est un portail déclaratif permettant à l’employeur de saisir en ligne sa DADS par internet. Ce
portail n’est pas habilité à traiter les fichiers de type retraite ou prévoyance.
Ce service sera disponible sur e-ventail.fr, dès le 5 Janvier 2009.
b.
Le support magnétique (DADS-U)
La norme DADS-U se substitue à la TDS-normes et TDS-CRC. Elle contient toutes les données à
déclarer sous un seul fichier adressé à un seul interlocuteur qui sera chargé du contrôle et de la
diffusion des données aux organismes concernés. En effet, un décret du 06 février 2003 (J.O. du
01 mars 2003) prévoit que la nouvelle norme DADS-U devienne obligatoire pour toutes les
entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité.
La DADS-U permet cependant d’envoyer à un destinataire particulier, uniquement les données le
concernant. Dans ce cas, une partie seulement des données est envoyée. Ces « parties » sont
prédéfinies, elles sont nommées « messages DADS-U ».
Exemples de messages : DADS-U TDS, DADS-U IRC et/ou IP, DADS-U caisses de congés payés du
BTP, DADS-U sociétés d’assurance.
Avec un contrat Directdéclaration Social, Ciel vous permet de transmettre via une connexion
Internet le fichier aux normes DADS-U à votre caisse. L'avantage de cette déclaration est qu'elle
évite une deuxième saisie. En revanche, elle nécessite l'achat par l'entreprise de logiciels capables
de constituer ces fichiers et de les envoyer.
A partir d’un site de portail déclaratif, les entreprises ont le choix entre deux modes de
transmission de leur déclaration :
- la déclaration de type EFI par transmission d'un formulaire électronique dont les champs sont
pré-remplis.
- la déclaration de type EDI, ou déclaration automatique, pour laquelle le formulaire se crée
automatiquement par l'agrégation des données déjà saisies (feuilles de paie, gestion du
personnel…).
Le portail déclaratif ne vérifie que la validité de la norme V08R0x (la forme ) puis l'organisme
destinataire ( CNAV, CRAV etc... ) effectue un "contrôle Métier" ( le fond ).
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A ce jour, il existe sur le site une dizaine de déclarations possibles.
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Les avertissements
Version de vos programmes
Vous devez dans un premier temps vérifier que votre programme est bien conforme à la norme
déclarative en cours (pour la DADS-U de l’exercice 2009 il doit être conforme au cahier des
charges V08R09), puis transmettre vos données sous forme de fichier à partir de Ciel DADS-U
version 5.00 ou supérieures.
Gestion des fichiers DADS-U
Ciel DADS-U version 5.00 pour Windows et supérieures ne permet pas de générer un fichier à la
norme :
•
DADS-U TDS + IRC/IP dit "DADS-U complète",
•
DADS-U IP (Destiné aux caisses de prévoyance),
•
DADS-U aux sociétés d'assurance,
•
DADS-U rectificative.
A noter : La Mutuelle Sociale Agricole (MSA) n’a pas adhéré à la DADS-U. La MSA étudie
l’intégration au format DADS-U de ses déclarations.
c.
Echéances d’une déclaration DADS-U (Test / réel)
Envoi des fichiers DADS-U TDS « Test » : Entre l’ouverture du service et le 31 janvier 2010. Un
fichier envoyé pour test sera analysé et un bilan des contrôles sera délivré, que le résultat obtenu
soit correct ou pas. En revanche, aucune donnée ne sera conservée par le récepteur. Le nombre
d’envois pour test n’est pas limité.
Envoi des fichiers DADS-U TDS « Réel » : Entre le 2 janvier et le 31 janvier 2010. Un fichier envoyé
en réel sera analysé et un bilan des contrôles sera délivré.
•
•
Si le bilan de contrôle est incorrect, il faudra corriger les anomalies et effectuer un autre
envoi.
Si le bilan de contrôle est correct, les déclarations seront transmises automatiquement à
chaque organisme récepteur.
De plus, si un fichier DADS-U est envoyé avant le 4 janvier 2010 il sera traité comme un fichier
« Test » et ceci quel que soit le type de fichier (« Test » ou « Réel »).
1/12 /09
4/01/10
Fichier
DADS-U
« Test »
Fichier
DADS-U
« Réel »
31/01/10
Traité en
fichier DADS-U
« Test »
Traité en
fichier DADSU « Test »
Traité en
fichier DADSU « Réel »
A noter : Un test préalable est nécessaire pour valider le fichier DADS-U dans le mode souhaité
entre les deux parties. Vous avez ainsi la possibilité d'envoyer un fichier test - y compris en dehors
des périodes d'échéances. • Risque de confusion entre fichier de test ou réel
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Si vous envoyez des données de test en laissant le code envoi fichier comme réel, et si le fichier
est accepté, il est transmis automatiquement aux récepteurs. Vous devrez donc effectuer une
déclaration rectificative pour renvoyer votre DADS-U réelle.
d.
Echéances des autres déclarations DADS-U
•
Envoi des fichiers DADS-U Honoraire : Avant le 31 janvier 2010 sauf si la déclaration des
honoraires et autres rémunérations a été faite séparément de la DADS-U (sur un autre
support magnétique ou un support papier), elle devra être reçue au plus tard le 30 avril
par le CTDS.
•
Envoi des fichiers DADS-U IRC : Avant le 28 février 2010
•
Envoi des fichiers DADS-U BTP : Avant le 31 mars 2010 pour la période du 1er avril 2009 au
31 mars 2010 pour les déclarations annuelles auprès des caisses Congés Intempéries BTP.
Quelque soit le choix du support, les informations à produire sont identiques. Celles-ci, visualisées
dans l’état préparatoire de la DADS, seront vérifiées et éventuellement adaptées à l’aide du
paramétrage des cotisations et rubriques.
La DADS-U se déroule en plusieurs étapes :
la préparation de la DADS-U effectuée dans l’application Ciel paye évolution.
l’extraction des données de la paye dans le module de la DADS-U
l’élaboration et le contrôle des données de la DADS-U
la génération et la transmission du fichier de la DADS-U
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P REPA RER LA DADS -U DAN S LA P AYE
La préparation de la DADS-U consiste à compléter ou réviser les codifications de votre dossier de paye.
Ne négliger pas cette étape car elle est essentielle pour l’établissement d’une déclaration de D.A.D.S.
juste. Si le paramétrage est correct il vous facilitera la préparation de votre déclaration. Sachez que par
défaut, Ciel a paramétré le plan de paye de façon à ne pas intervenir sur ce paramétrage. En
conséquence, seules les cotisations et les rubriques créées par vos soins nécessiteront un éventuel
contrôle.
Il est néanmoins indispensable si on veut se préparer à établir une déclaration DADS-U exacte fin 2009.
Tout le temps passé ici sera du temps gagné en janvier 2010.
En effet, pour le support de la nouvelle Déclaration Annuelle des Données Sociales dite Unifiée (DADSU), il a été nécessaire d’ajouter ou de réviser un grand nombre de données codifiées dans le logiciel, à
des niveaux divers : Entreprise, établissement, convention collective, salarié…
Alimenter les champs de la paye
FICHE ETABLISSEMENT : Menu 2 Bases
Etablissements... - 2 Edition
Modifier
Nouveauté : Les employeurs redevables de la Taxe d'apprentissage (TA) et Contribution au
développement de l'apprentissage (CDA) ainsi que de la Participation Formation Professionnelle
Continue (FPC) doivent désormais déclarer ces taxes dans la DADS. Afin que les calculs de ces taxes
soient automatiquement récupérés dans la DADS-U, cochez la ou les options correspondantes :
Taxe et contribution apprentissage : La
taxe d’apprentissage (TA) et la contribution
au développement de l’apprentissage (CDA)
sont déclarées chaque année à la DGI sur
une déclaration n° 2482.
Formation pro.continue (Contrats CDD) et
Formation pro.continue : La participation
des employeurs de moins de 10 salariés à la
formation professionnelle continue (FPC) est
déclarée chaque année à la DGI sur une
déclaration n° 2486.
Si vous avez des établissements secondaires vous devez également apporter les modifications
nécessaires
FICHE CONVENTION COLLECTIVE : Menu 2 B ASES - Convention collective… - 2 Edition
Modifier
Si votre société dépend d'une convention collective, vérifier que la zone prévue à cet effet soit bien
renseignée avec le code I.D.C.C. (Identifiant Des Conventions Collectives).
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Dans la zone IDCC (DADS-U) indiquez votre
Identifiant Des Conventions Collectives. Dans le
cas où vous ne disposez pas de convention
collective, saisissez « 9999 », sinon pour obtenir
votre code IDCC, consulter la liste des codes IDCC
en cliquant sur le lien « Cliquez ici pour trouver le
code I.D.C.C. de la convention collective » qui vous
dirigera
sur
le
site
Internet
:
http://www.travail.gouv.fr
Validez la fenêtre avec le bouton [OK].
Attention !! Ne pas confondre le code I.D.C.C. avec le code brochure de la convention
collective.
FICHE SALARIE : Menu 2
Bases - commande Salariés… 2 Edition
Modifier
Nouveauté : Toutes les informations nécessaires à la DADSU sont précédées d’un triangle rouge
Cochez l’option Extension Alsace-Moselle dans l’onglet DADS, si le salarié bénéficie du régime
complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie.
Gestion des cas particuliers sur le numéro de Sécurité Sociale : Lors d’une embauche d’un salarié
de nationalité étrangère ne disposant pas encore de numéro d'immatriculation ou d’un salarié
mineur, nous vous recommandons de saisir le numéro de Sécurité Sociale en renseignant les
informations connues et de compléter par des neufs pour les informations inconnues.
Pour rappel, le numéro de sécurité sociale est composé de 13 chiffres, soit :
1 chiffre : Code sexe (1 = homme, 2 = femme)
2 chiffres = 2 derniers chiffres de l’année de naissance
2 chiffres = mois de naissance
2 chiffres = Code département naissance [sur 2 chiffres ou lettres, exemple 75 pour Paris, 99
pour l'étranger, 2A pour la Corse du Sud et 2B pour la Corse du Nord]
3 chiffres = Code INSEE commune de naissance
3 chiffres = numéro d'ordre
FICHE RUBRIQUE : Menu 2 Bases - commande Rubriques… 2 Edition
Modifier
Nouveauté : Cochez l’option Avantages particuliers de l’onglet Paramètres DADS, si l’employeur
participe au financement du transport des salariés, des titres restaurants ou des prestations de
retraite supplémentaire.
FICHE COTISATION : Menu 2 Bases - commande Cotisations… 2 Edition
Modifier
Nouveauté : Pour identifier les cotisations calculées sur une CSG de remplacement, sélectionnez-la
dans la liste des cotisations pour la modifier. Dans l’onglet DADS, cochez Base annuelle CSG CRDS
et dans l’onglet DUCS, indiquez le code DUCS 266.
e.
Vérifier les événements des salariés
Depuis janvier 2009, les événements salariés liés aux périodes d’activité (Exemples :
Changements de contrat, etc..) ou d’inactivité (Exemples : Maladie, maternité, accident travail,
etc…) du salarié ont été enregistrés. Si on veut se préparer à établir une déclaration DADS-U
exacte fin 2009, il vous appartient de vérifier et éventuellement corriger ces informations.
Pour vérifier les événements salariés :
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•
•
•
Activez la commande Evènements salariés dans le menu Etats.
Choisissez vos critères et cochez l’option Aperçu.
Ensuite, validez la fenêtre avec le bouton [OK].
Pour corriger les événements salariés :
•
Ouvrez la liste des salariés en activant la commande Salariés… du menu
Bases.
•
Dans la liste des salariés, sélectionnez le salarié concerné, puis cliquez sur la
commande Modifier du menu Edition.
•
Dans l’onglet DADS, cliquez sur le bouton [Historique].
•
Dans cette fenêtre Modifiez, créez et supprimez vos évènements Salarié
•
Ensuite, validez votre enregistrement avec les boutons [OK]
Il convient également d’enregistrer manuellement les évènements de types « Période d’activité »
et « Période d’inactivité » pour chaque salarié.
Bouton [Nouvel évènement] de l’onglet DADS : Dans la fenêtre « Evènement salarié », à l’aide
de l’icône situé à droite de la zone « Motif », choisissez l’évènement de votre salarié, puis, cliquez
sur le bouton [OK]. Renseignez les dates de début et éventuellement la fin de période selon la
nature de l’évènement.
f.
Valider tous les bulletins de paye
Dans un premier temps, il convient de rechercher les bulletins de paye non validés :
•
Choisissez dans le menu Gestions des bulletins la commande Bulletins de paye... et
activez la commande Recherche Multicritère du menu Fonctions.
•
Puis, double-cliquez sur le format « Non validés »
Ensuite, il faut valider les bulletins de paye :
•
Choisissez dans le menu Fonctions la commande Tout marquer.
•
Puis, dans le menu Fonctions la commande Valider.
g.
Contrôler les montants annuels
Les éditions de contrôle : Menu 2 ETATS - commande Etat préparatoire D.A.D.S…
Cet état déclaratif vous permet de vérifier les montants fiscaux et sociaux de chacun de vos
salariés.
Après avoir contrôlé les montants calculés dans l'état préparatoire de la D.A.D.S., vous pourrez
quitter le programme de Ciel Paye pour Windows et lancer Ciel DADS-U pour Windows. Si vous
constatez des erreurs, il conviendra d’apporter les modifications dans le dossier de paye, plutôt
que de les corriger dans le module DADS-U.
En effet, les informations renseignées dans le dossier de paye sont enregistrées dans la base et
pourront être utilisées dans les déclarations des années suivantes. Si vous corrigez les erreurs
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directement dans le module DADS-U, ces informations ne figureront pas dans le dossier de paye
et vous devrez les corriger chaque année.
De plus, une simple correction de paramétrage (Option à cocher, champs à sélectionner,
information renseignée, etc…) vous permettra de recalculer les données pour l’ensemble de vos
salariés, qui seront ensuite exportées dans la DADS-U.
Exemple de montant à vérifier : Le montant est incorrect dans la zone « Base brute soumise à
cotisation »
Pour chaque salarié, le logiciel totalise les bases de cotisations pour lesquelles l’option est
cochée « En totalité» (onglet D.A.D.S. de la fiche cotisation). Pour la D.A.D.S. une seule
cotisation doit avoir l’option cochée.
Astuce : Pour obtenir la liste des cotisations dont l’option « Base brute soumise à cotisation »
est cochée, lancez la recherche multicritères D.A.D.S.-Cotisations en totalité à partir de la liste
des cotisations (Menu 2 Bases - Cotisations Fonctions Recherche multicritère)
A noter : Si le montant est incorrect dans la zone Base brute soumise à cotisation, il faudra
lancer la recherche multicritère D.A.D.S.-Cotisations en totalité pour vérifier que seules les
cotisations Maladie mater. Décès vieill apparaissent. Dans le cas contraire, il faudra décocher
dans l’onglet DADS de cette cotisation l’option En totalité.
Le module DADS-U importe les informations à partir des fichiers de la paye, les données de la
paye ne sont donc plus extraites à partir de l’état préparatoire de la D.A.D.S., il reste néanmoins un
excellent moyen de contrôle pour vos déclarations.
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EXTRA I RE LES DON N EES DA NS CI EL
DADS-U
Le programme de Ciel DADS-U pour Windows, à partir des données du logiciel Ciel Paye pour Windows,
va extraire toutes les informations requises dans la DADS-U. Les principaux fichiers de données qui sont
source de la DADS-U sont :
Le fichier Société,
Le fichier Etablissement,
Le fichier Convention collective,
Le fichier Salarié,
Le fichier des situations des salariés,
Le fichier des périodes d’inactivité,
Le fichier Bulletins de paye.
Ainsi, il vous est offert la possibilité de rectifier et de générer votre future déclaration des salaires sous
la forme d’un fichier unique au format DADS-U. Afin de ne pas limiter les perspectives d'évolution de la
norme, plusieurs types de messages ont été construits à partir des structures du message complet.
Dans certains cas, ceci pourra provoquer l'apparition de redondances qui devraient disparaître avec le
temps. Il est possible d'émettre :
• soit un message DADS-U TDS seulement
• soit un message DADS-U TDS et honoraire
• soit un message DADS-U honoraire
• soit un message DADS-U IRC seulement
• soit un message DADS-U aux caisses de congés payés du Bâtiment et Travaux Publics
(CCPBTP)
Chacun de ces messages est identifié avec précision par sa nature.
Afin de vous permettre une prise en main plus simple de cette procédure, souvent perçue comme
complexe, Ciel a enrichi ses logiciels de paie d'un assistant spécial DADS-U. Conçu dans une optique
résolument pédagogique, il permet en quatre étapes de mettre à jour les informations obligatoires, de
réaliser les paramétrages spécifiques, de saisir a posteriori les changements de situation des salariés et
de générer la DADS-U, dès janvier 2009.
Selon votre situation, plusieurs méthodes pour importer les données de la paye dans le module de
DADS-U pour Windows sont proposées.
Importer lors de la création du dossier
Lors du premier lancement, le module DADS-U affiche l’assistant de création de déclaration. Le
logiciel demandera d’importer les données à partir du dossier de paye. Comme il n’existe pas de
déclaration pour ce dossier, il ne sera donc pas possible d’extraire les données d’une autre
déclaration.
RCS Paris 313 966 129
Nature de la déclaration : On vous
propose la liste des fichiers DADS-U
gérés par le programme. Choisissez la
déclaration
à
transmettre
aux
organismes.
Périodicité de la déclaration : Cette
zone
devra
être
renseignée
uniquement
avec
la
nature
de
déclaration DADS-U à une caisse de
congés intempérie BTP.
Période de déclaration : En paye
décalée ou en année civile, la seule
périodicité acceptée est l’année civile.
Cliquez sur le bouton
et cochez l’option J’ai enregistré les périodes d’activité et
qui vous permettra de créer
inactivité de mes salariés pour accéder au second bouton
la déclaration.
En revanche, si le dossier contient des données de la paye de l'exercice précédent, la boîte de
pour créer la
dialogue ci-dessous apparaîtra. Il conviendra alors à cliquer sur le bouton
déclaration de l’exercice 2009.
Je
veux
créer
une
nouvelle
déclaration
Cette option vous permettra de créer
une déclaration sur l’exercice 2008.
Je veux ouvrir la déclaration
Cette option vous permettra de
consulter
les
informations
d’un
exercice précédent.
Je
veux
ouvrir
déclarations
la
liste
des
Cette option vous permettra d’ouvrir
la liste des déclarations effectuées
dans ce dossier.
Laissez l’option Je veux créer une nouvelle déclaration cochée, puis, cliquez sur le bouton
Importer après la création de la déclaration
A tout moment, il vous sera possible d’importer des données de la paye.
Importation des données de la paye : Menu 2 Traitements - commande Import des
données…
Cette commande vous offre la possibilité d'importer de 3 manières différentes :
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.
Import automatique : toutes les données depuis Ciel Paye Evolution sont importées dans
la déclaration. Si des données existent dans la déclaration elles seront écrasées
(Exemple : Les saisies des honoraires)
Import personnalisé : les données d’un ou plusieurs salariés seront préalablement
sélectionnées et importées depuis Ciel Paye Evolution.
Import d'une déclaration existante : les données d'une déclaration de l’exercice déjà
existante seront importées. Ainsi si vous apportez des modifications importantes dans
une déclaration, elles seront reportées dans une autre déclaration.
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ELA BOR ER ET C ONTR OLER LA D A DS -U
Alimenter les champs de la DADS-U
Pour compléter le fichier DADS-U, les éléments qui ne sont pas traités par Ciel Paye pour Windows
sont à remplir dans le logiciel Ciel DADS-U pour Windows. Il s’agit entre autre :
h.
•
De l’option « Salarié rémunéré au pourboire » (Onglet Général de la période d’activité)
•
De la zone « Décalage » (Onglet Administratif) : Par défaut l’application indique « Sans
Décalage de paie »
•
De la zone « Droit du contrat de travail » (Onglet Administratif) : Par défaut l’application
indique « Privé dont litiges relèvent du conseil de Prud’hommes »
•
De la zone « Dernier mois à 60 h de travail » (Onglet Social/fiscal)
•
Des informations relatives aux régimes complémentaires ou spéciaux
•
Des honoraires, dans le cas où l'entreprise en déclare.
Contrôler la DADS-U
L'édition papier reprend tous les éléments importants de la DADS-U salarié par salarié. Nous vous
conseillons d'imprimer ces états afin de contrôler rigoureusement vos données avant l’envoi.
Les éditions de contrôle : Menu 2 Etats
Des états de contrôle des différents montants à déclarer sont disponibles dans le menu Etats :
•
Récapitulatifs salariés…
•
Récapitulatifs Etablissements…
•
Rémunération honoraire…
•
Exonérations…
•
Réductions…
Ces états permettent de connaître pour chaque salarié les périodes, éventuellement bases et
montants à déclarer. Dans chaque fenêtre, apparaît des options complémentaires pour vous
permettre d'affiner l'édition.
Pour éviter les rejets de votre fichier DADS-U, Ciel DADS-U effectue un contrôle sur la cohérence
des informations déclarées afin que celles-ci soient conformes au cahier des charges de la DADSU 2008.
Les contrôles de structure : Menu 2 Traitements - commande Contrôles de cohérence
Au lancement de la commande de contrôles de cohérence, si aucune erreur ne survient, un
message apparaîtra vous indiquant le succès du contrôle.
Dans le cas contraire, si des erreurs sont constatées, une fenêtre Erreurs !!! s’affichera. Dans ce
cas, il conviendra de traiter ces erreurs.
Dans un premier temps, nous vous recommandons d’éditer la fenêtre Erreurs !!! à l’aide du
bouton [Imprimer]. Ainsi, il vous sera possible d’apporter les corrections dans l’application de la
paye.
Ensuite, prenez connaissance de la correction à apporter indiquée dans la colonne « Erreur ». La
liste des erreurs ne permet pas uniquement d’afficher le nom de la structure et l’erreur
correspondante, elle permet également d’atteindre directement la zone comportant l’erreur. En
double-cliquant sur la ligne d’erreur correspondante l’application ouvre la fiche et sélectionne la
zone erronée.
La fenêtre peut-être conservée ouverte pendant la correction des données. Ainsi, après avoir
apporté la correction nécessaire cette liste s’actualise pour vous permettre d’accéder et de
rectifier l’erreur suivante.
Ci-dessous les différents types d’erreurs détectées par le programme :
•
Absence d’une information obligatoire : la convention collective dans la période d’activité.
RCS Paris 313 966 129
•
Information non-conforme avec le cahier des charges : MR DUPONT au lieu DUPONT dans la
zone « Nom » du salarié.
•
Information incohérente avec une autre information : Le type de la zone « Bases spécifiques
exonérations de cotisations URSSAF », exemple Apprentis, doit être cohérent avec le contrat
de travail.
Attention !! Ce contrôle ne vaut que pour la présence et la cohérence de certaines données
obligatoires. Ce n'est pas un contrôle de la pertinence ni de la justesse des informations.
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GEN ERER LA DADS-U
Générer le fichier de la DADS-U
La génération du fichier DADS-U permet de créer le fichier à transmettre aux organismes sociaux.
Lors de la confection, l’application contrôle la validité des informations saisies. La génération du
fichier aux normes DADS-U ne sera effective qu’après la correction des anomalies détectées.
Génération du fichier DADS-U : Menu 2 Traitements - commande Génération du support…
Cadre Etablissement / Salariés : sélectionnez le ou
les établissements et les salariés à inclure dans la
déclaration.
Type d’envoi : Indiquez les
informations à transmettre
(Salaire et ou honoraire).
Type de fichier : Deux choix
sont possibles :
- Envoi fichier test : les fichiers
tests, comme leur nom
l'indique, ne seront pas
validés, même si le test
effectué sur le site renvoie un
bilan positif. Il est possible
d'en générer autant que
voulu.
- Envoi fichier réel : c'est ce seul
fichier qui sera pris en compte
par la CRAM.
Type de DADSU : Selon la
nature de la déclaration, le type
de
la
déclaration
est
automatiquement
renseigné
par :
- Normale : Tant que le fichier
DADS-U n’a pas été accepté
on optera pour ce type de
DADSU.
- Complémentaire : pour
déclarer des salariés qui
n’auraient pas encore été
déclarés.
- Néant : Dans le cas où sur
l’exercice aucun salarié n’a
été employé par l’entreprise.
Période
de
rattachement
des
salaires
ou
cotisations : Uniquement pour une déclaration de
type de DADS-U Complémentaire, indiquez ici le
premier et dernier mois de l’exercice de paye déclaré
: 01/2009 à 12/2009 par exemple. En cas de
décalage de paye, on indiquera 12/2008 à 11/2009.
Déclaration fractionnée : Dans
le cas où le fichier DADS-U est
envoyé
en
plusieurs
fois
(Exemple : D’abord les salariés
non cadre, ultérieurement les
salariés cadre)
pour passer à l’étape suivante
RCS Paris 313 966 129
Cadre Emetteur : L'émetteur est l'entreprise qui effectue l'envoi du fichier DADS-U TDS. Il
peut s'agir de la société déclarée elle-même, ou bien d'un tiers déclarant (cabinets
comptables, par exemple). Il est donc possible d'avoir un émetteur différent de la
société déclarée. Deux cas de figure se présentent donc :
- la société émettrice est la même que la société déclarée, on sélectionnera
l’établissement qui se chargera de l’envoi (Etablissement Siège, déclarant ou
agglomérant)
- la société émettrice est différente de la société déclarée,
Référence de l’envoi : Tout
envoi doit comporter une
référence non encore utilisée
par l'émetteur, même s'il s'agit
de la retransmission d'un envoi
précédemment
rejeté.
La
valeur doit être supérieure à
celle du dernier envoi effectué.
Cet identifiant sera utilisé par
les différents organismes pour
identifier votre fichier dans les
échanges qu’ils auront avec
vous.
Choisissez
donc
un
identifiant
qui
soit
sans
ambiguïté pour vous. Si par
exemple vous préparez un
fichier DADS-U distinct par
société,
utilisez
comme
identifiant le code société suivi
de l’année de déclaration :
Exemple 2009 si le nom du
dossier est Exemple.
Cadre
Compte-rendu
d’exploitation (C.R.E.) :
Le C.R.E. est un document émis
par les centres récepteurs après
exploitation complète du fichier
accepté. Compléter cette zone
avec
l’identification
du
destinataire du compte rendu
d’exploitation de la DADS-U.
Un destinataire DADS-U est
toujours une personne morale,
en
l’occurrence
un
établissement, identifié par un
N° de SIRET. Si la déclaration ne
concerne
qu’une
seule
entreprise, on choisira le siège
de cette entreprise. Si elle
regroupe plusieurs entreprises,
choisissez l’établissement qui
sera l’interlocuteur pour cette
déclaration.
Contacts émetteur : créer, modifier ou supprimer un contact émetteur. Un contact émetteur est une
personne physique, identifiée par son nom et prénom. On peut indiquer plusieurs contacts, principalement si
les personnes à contacter diffèrent en fonction du domaine d’intervention : administratif, informatique, autre.
RCS Paris 313 966 129
Autre
emplacement :
Choisissez
l'emplacement d'enregistrement du fichier et
renommez éventuellement le fichier.
pour générer le fichier de DADS-U
Afin de ne pas risquer de modifier le fichier, enregistré dans un format spécifique, il est déconseillé de
l’ouvrir. N'envoyer pas de support magnétique par courrier, l’envoi de fichier à la norme DADS-U sera
obligatoirement effectué par Internet.
Transmettre le fichier de la DADS-U
Ciel directDéclaration est une application de communication destinée à faciliter les échanges
entre vos logiciels Ciel et vers l’extérieur, via les Web Services Ciel.
Ce logiciel a été conçu pour s’interfacer avec la plupart des logiciels Ciel, y compris Ciel Paye
Evolution pour la DUCS, la DUE et la DADS-U.
Au lancement du logiciel saisissez votre identifiant et mot de passe ainsi que l’adresse mail pour
l’accusé de réception de votre déclaration.
Identifiant : Saisissez
votre code client Ciel
RCS Paris 313 966 129
Ciel directDéclaration affiche le fichier généré et envoyé par le module DADS-U.
AVERTISSEMENT
Le paramétrage de paie proposé a exclusivement pour vocation de vous aider dans la mise en place de votre
dossier dans l’objectif d’établir vos bulletins de salaire. Des règles de paramétrages sont proposées par défaut sur la
base des informations fournies pour les Organismes de Protection Sociale (OPS) : URSSAF, ASSEDIC, Caisses de
Retraite…
Cependant il vous incombe de renseigner aussi vos propres spécificités. Pour vous accompagner nous vous invitons
à contacter votre partenaire habituel ou notre assistance, ou de solliciter directement l’organisme concerné.
Ciel groupe Sage ne pourra en effet être tenue pour responsable d’éventuelles erreurs observées dans le
paramétrage de paie et dans les bulletins de salaire qui sont édités.
Dans l’hypothèse où le destinataire du bulletin de salaire subi un préjudice financier ou autre du fait d’erreurs
constatées sur le paramétrage de paie et/ou dans les bulletins de salaire, la responsabilité de Ciel groupe Sage ne
pourra en aucun cas être engagée, conformément aux Conditions Générales d’Utilisations des Progiciels Ciel
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Guide pratique de la DADSU

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