informations benevoles

INFORMATIONS BENEVOLES
La 16ème édition du Festival Papillons de Nuit aura lieu les 20.21.22 mai prochains. Vous étiez environ 1 300 en 2015
et cette année encore les besoins en bénévoles sont très importants, que ce soit durant les 3 jours du festival, avant
pour l’installation du site et évidemment après pour le rangement et le nettoyage.
Vous trouverez ci-dessous quelques précisions pour une bonne organisation de cette édition.
INSCRIPTION
Désormais, vous avez la possibilité de vous inscrire pour le festival 2016 en remplissant la feuille jointe OU en ligne
sur www.papillonsdenuit.com/benevoles. Nous vous encourageons à utiliser l’inscription en ligne dès à présent, elle
deviendra le seul outil d’ici aux prochaines éditions.
Afin d’automatiser au maximum la procédure, il est vivement recommandé de renseigner votre email lors de votre
inscription (papier ou en ligne). Nous pourrons ainsi vous confirmer votre présence en tant que bénévole, par mail
uniquement, au plus tard le 30 avril.
Les postes et plannings seront communiqués à la remise des badges uniquement.
QUOTAS ET CHOIX DES POSTES Afin de mieux répondre aux souhaits de chacun, merci de retourner pour le lundi 25 mars au plus tard votre inscription
en indiquant deux choix de poste : inscrivez une croix dans les colonnes « choix 1 » et « choix 2 » pour chaque jour
travaillé.
Le choix n°1 sera satisfait dans la mesure du possible. Les feuilles contenant un seul choix ne seront pas prioritaires
dans la saisie du planning bénévole. Le nombre de personnes constituant un groupe ne doit pas dépasser 5
personnes.
Sauf exception liée au poste, chaque bénévole effectue 1 créneau de travail par jour, dont la durée varie entre 4 et 6
heures. Pour chaque poste, il y a 2 à 3 rotations d’équipe par jour.
Pour information, les horaires de la première équipe chaque jour sont :
- Banques / P2N Pay&Play : 19h00 le vendredi, 15h00 le samedi et 13h30 le dimanche
- Buvettes : 19h00 le vendredi, 16h00 le samedi et 13h30 le dimanche
- Restauration site : 19h00 le vendredi, 15h00 le samedi et 13h30 le dimanche
- Cuisine et service : 10h00 le vendredi, 10h00 le samedi, 10h00 le dimanche et 10h00 le lundi
- Merchandising : 17h30 le vendredi, 15h00 le samedi et 13h30 le dimanche
- Circulation / parking : 11h30 le vendredi, 13h00 le samedi et 11h30 le dimanche
- Surveillance extérieure site : 16h00 le vendredi, 8h00 le samedi et 8h00 le dimanche
- Pose bracelets : 10h00 le vendredi, 15h30 le samedi
- Contrôle entrées : 17h30 le vendredi, 15h30 le samedi et 13h30 le dimanche
- Grillé : 17h00 le vendredi, 15h00 le samedi et 13h00 le dimanche
- Nettoyage site : 8h30 le samedi, 8h00 le dimanche et 8h30 le lundi
- Gobelets : 8h30 le samedi, 8h00 le dimanche et 9h00 le lundi
- Eco Papillons : 14h00 le vendredi, 8h30 le samedi, 8h00 le dimanche et 8h30 le lundi
- Village Partenaires : 18h00 le vendredi, 15h00 le samedi et 13h00 le dimanche
Attention, exceptionnellement cette année le site du festival ouvrira au public à 14h le dimanche 22 mai.
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Les enfants âgés de 15 ans minimum et accompagnés par au moins un des parents peuvent être bénévoles (sauf
aux buvettes, banques, parking, contrôle des entrées et Village Partenaires) à condition de pouvoir tenir un poste
sur tout le créneau horaire choisi.
ECO-PAPILLONS
Cette équipe créée en 2015 anime la vie des festivaliers sur le camping afin de les inciter à trier leurs déchets et
laisser leur campement propre.
VILLAGE PARTENAIRES
Les bénévoles au Village Partenaires interviennent pour l’accueil, le service au bar ou le service traiteur.
CIRCULATION / PARKINGS
Pour être en conformité avec la législation, les bénévoles souhaitant s’inscrire au poste Circulation / Parkings devront
obligtoirement fournir une photocopie de leur permis de conduire avec leur fiche d’inscription.
CONTRÔLE DES BÉNÉVOLES
Comme en 2015, 1 badge et 1 bracelet par bénévole.
COTISATION La cotisation demandée au bénévole est de 10 € ; elle correspond à l’adhésion à l’association R.O.C. en Baie et
permet d’être assuré pendant la durée de son créneau de travail.
Le bénévole présent 2 jours peut en revanche assister à la troisième journée en tant que festivalier au tarif préférentiel
de 25€ ; le badge bénévole ne sera pas valable pour cette 3ème journée.
PARKINGS BÉNÉVOLES Le parking principal est situé comme l’année dernière dans le haut du bourg, accessible par la route de Saint-Pois.
Un second parking se situe sur le terrain communal derrière l’église. Ils sont accessibles uniquement sur présentation
du badge bénévole.
ACCÈS AU SITE
Uniquement par le Village Bénévoles.
BADGES & PLANNINGS
La remise des badges et des fiches d’affectation de poste se fera dans le « village bénévoles » à Saint‑Laurent‑de‑Cuves
le samedi 14 mai de 15h00 à 18h30 et le mardi 17 mai de 17h30 à 20h00. Pour les absents, il est possible de les
récupérer à l’accueil du festival à partir du vendredi matin.
CRÉDITS BÉNÉVOLES
Chaque jour travaillé donne droit à un repas chaud dans la salle des bénévoles et des consommations offertes sur
le site du festival ou dans l’espace détente (l’eau et le café y sont gratuits).
Vos crédits repas et consommations offertes sont intégrés sur votre badge personnel.
RESTAURATION Afin de fluidifier l’accès à la salle des bénévoles et permettre à ceux qui le souhaitent de manger et de profiter des
concerts en même temps, il est possible de se restaurer sur le site. Pour cela, vous devez passer à l’espace détente
pour échanger votre repas contre une carte créditée.
Un grand merci à tous pour votre participation et bon festival !
L’association R.O.C. en Baie