EXPORTER VOS PUBLICATIONS D`ENDNOTE vers

EXPORTER VOS PUBLICATIONS D’ENDNOTE
vers LE MODULE DOCUMENTS
1ère étape : Créer les champs personnalisés dans le module Documents
Aller sous ADMIN > Data > Custom Fields
Choisir le module Documents et créer comme ci-dessous les champs que vous souhaitez importer.
Pour plus de détails sur comment créer des champs personnalisés, lire le chapitre Custom Fields
dans le manuel.
Si vous avez plusieurs catégories de documents et que vous souhaitez organiser vos champs, utiliser
la fonction FIELD CATEGORY. Dans l’exemple ci-dessus, le champ Document_Type est un champ
et
select list dont l’option FIELD CATEGORY a été cochée. Vous éditez ce champ via l’icône
renseignez les différents types de documents nécessitant des champs personnalisés.
Quand vous créez un champ personnalisé, dans l’option field MEMBER of choisissez la catégorie
désirée, ici ARTICLE.
2ème étape : Exporter votre base EndNote (version X dans l’exemple) vers Excel
1. Créer un nouveau style via Edit > Output Styles > New style
Dans l’arborescence de gauche, sélectionner Bibliography > Templates, choisir ensuite le
Reference Types que vous utilisez le plus, probablement Journal Article. Si vous souhaitez
importer d’autres types de références (Book, Book chapter, Thesis,…), pensez à créer leur
Excel Style.
2. Dans la section choisie, créer le modèle d’export en ajoutant toutes les informations que
vous voulez exporter. Ici, nous exporterons toutes les données relatives aux champs créés
dans la première étape, dans le même ordre.
Cliquer sur Insert Field, choisir le premier champ dans la liste puis ajouter le caractère Tab
qui se traduit par une flèche de tabulation.
Répéter l’opération pour tous les champs que vous souhaitez insérer.
Sauver votre nouveau style via File > Save as > dans le dossier EndNote Styles > Excel Style
ou Excel export.
NOTE : Si votre base de données EndNote contient un lien vers vos PDF, cela vous fera
gagner du temps pour l’import dans LabCollector. En effet, dans le format d’import, vous
devez remplir la colonne Original File Name, données qui doivent correspondre
EXACTEMENT aux noms des fichiers PDF qui seront tous ajouter dans un dossier ZIP pour
être liés à chaque fiche publication.
Si vous ajouter le champ Link to PDF dans votre Excel Style, vous aurez déjà cette colonne
Original File Name. Pensez à nettoyer le lien, ne devront rester que le titre du PDF et
l’extension.
3. Sélectionner le style créé. Il faut maintenant changer le caractère spécial retour chariot
(carriage return) en séparateur Excel. Pour ce faire, aller dans Edit > Change text
Dans Any Field, Search for insérer le caractère spécial Carriage return, puis dans Change the
text to insérer ; [espace]. Cliquer sur Change puis OK deux fois.
4. Pour exporter vos publications, sélectionner l’ensemble (CTRL+A), aller dans File > Export.
Sous EndNote X, exporter en txt. Sous des versions inférieures, vous devez choisir de
nouveau l’output style.
5. Ouvrir une nouvelle page Excel, puis sous Ouvrir, rechercher votre document texte. Choisir
dans l’Assistant Importation de texte, l’option Délimité puis Suivant puis le séparateur
Tabulation puis Suivant puis Terminer.
Vous aurez alors un tableau d’autant de colonnes que vous aurez choisi de champs à
exporter.
3ème étape : Importer vos données d’Excel vers LabCollector
1. Modifier votre fichier Excel résultant de l’export d’EndNote en lui ajoutant 2 colonnes au
début pour DOC TITLE et DESCRIPTION. Ce dernier champ peut rester vide mais le champ
title est obligatoire et doit contenir le nom de votre fiche. Par exemple, First author. Environ
Microbiol. 2010;12:2946-64. Sauver ce fichier en txt (tab), ou CSV (, ou ;)
NOTE : Si vous souhaitez que vos fiches aient le même nom que vos PDF, il vous suffit de
créer votre Output Style EndNote avec deux colonnes Link to PDF comme cela vous n’aurez
plus qu’à ajouter une colonne (pour Description) entre les deux colonnes Link to PDF.
NOTE : Dans cet exemple, le champ DOCUMENT TYPE est un champ select, vous devez donc
entrer la valeur exacte de votre liste, ici ARTICLE.
2. Charger le fichier
3. Sélectionner la catégorie, par exemple Papers.
4. Charger votre dossier ZIP contenant tous les fichiers PDF de vos publications. ATTENTION de
donner le même nom que ceux de la colonne ORIGINAL FILE NAME.
5. Si vous avez des entêtes, cocher l’option. Cocher le séparateur qui convient.
6. Valider. Une nouvelle page avec le résultat de votre importation s’ouvre pour que vous
puissiez vérifier vos données avant l’import final.