Organiser une vente aux enchères silencieuse

Au service des enfants du monde™
www.kiwanis.org
Organiser une vente aux enchères
silencieuse pendant
la soirée de remise de charte
Une vente aux enchères silencieuse est une première
collecte de fonds pour un nouveau club.
Cet évènement vise à :
•
Promouvoir le nouveau club au sein de la ville
•
Collecter des fonds pour le compte de service du nouveau club
•
Offrir l'opportunité de recruter d'autres membres
•
Accroître la participation à la soirée de remise de charte
•
Fournir au club un évènement pour mobiliser les gens
Comment organiser une vente aux
enchères silencieuse
Désignez deux coordinateurs chargés d'organiser la vente aux enchères.
1. Créez une lettre de sollicitation de base à l'intention des donateurs en utilisant du papier à
en-tête Kiwanis. Voir l'exemple de lettre. Exposez clairement l'objectif de la vente aux
enchères (ex. : installation d'un nouvel équipement d'aire de jeu, création d'un club Key
dans le lycée local, etc.) afin que les donateurs sachent qui seront les bénéficiaires ultimes de
leur don. Informez-les que leur don sera mis en avant pendant l'évènement. Par exemple,
envisagez de citer le nom de l'entreprise du donateur dans le programme et d'inclure une
présentation de la société à côté.
2. Créez une liste de donateurs potentiels. Déterminez les personnes qui sont susceptibles
d'assister à votre évènement, trouvez des articles qui correspondent à leurs centres d'intérêt
et leur potentiel d'achat. Incluez des fournisseurs qui peuvent proposer des articles
physiques, tels que des magasins, galeries d'art, équipes sportives, boutiques de cadeaux,
ainsi que des bons pour des services ou billets gratuits pour des évènements dans des spas,
cinémas, restaurants, caves à vin ou hôtels.
CONSEIL : consultez la liste des entreprises inscrites à la Chambre de commerce et/ou
l'annuaire téléphonique pour trouver des idées.
3. Récupérez les articles pour la vente aux enchères. Étiquetez et listez chaque article avec le
nom du donateur, ses coordonnées, la description du produit et son prix de détail. Cela
vous aidera à organiser les articles, fixer le prix de départ et envoyer des cartes de
remerciement après la vente aux enchères.
CONSEIL : soignez la présentation des services en les mettant dans un panier ou en les
emballant dans du papier cadeau.
4. Assurez le suivi des lettres restées sans réponse.
5. Créez des feuilles d'enchères pour chaque article. Imprimez-en des copies supplémentaires
en cas de dons de dernière minute. (Voir l'exemple au verso.) Vous pouvez également les
agrafer aux dossiers contenant des informations complémentaires sur l'article.
CONSEIL : en règle générale, le prix de départ des articles est compris entre la moitié et
2/3 de leur valeur de détail.
6. Annoncez les articles de la vente aux enchères aux participants à la soirée de remise de
charte avant l'évènement. Informez-les des modalités de règlement des articles qu'ils
remportent.
7. Animer la vente aux enchères. Désignez des membres pour faire le tour des tables afin de
répondre aux questions et encourager la surenchère. Si un article ne reçoit aucune offre,
envisagez de baisser le prix de départ. (Dans la mesure où l'article est un don, n'importe
quelle offre est mieux qu'aucune offre). Rappelez régulièrement aux participants la durée
pendant laquelle les articles resteront ouverts aux enchères. L'activité augmente en général
lorsque l'échéance se rapproche. Une fois l'enchère close, faites une annonce officielle et
collectez les feuilles d'enchères. Annoncez les gagnants et indiquez-leur comment régler et
collecter leur(s) article(s).
CONSEILS : si des articles sont soumis à des restrictions, telles des dates d'utilisation ou
d'expiration, mentionnez-les avant de débuter les enchères.
8. Envoyez des lettres de remerciement aux donateurs pour soulignez le succès de
l'évènement. Joignez une copie du programme imprimé, le cas échéant.
Cher/chère voisin(ne) :
Le [date], nous célèbrerons la création d'un nouveau club de service au sein de notre
ville, le club Kiwanis de [nom du club]. Kiwanis est une organisation mondiale de
bénévoles qui se consacrent à changer le monde, un enfant et une ville à la fois. Notre
club a pour mission de réunir des personnes qui aiment s'amuser, se rencontrer et créer
des liens. Kiwanis offre ces opportunités tout en rendant service à notre ville.
Nous organiserons notre première collecte de fonds—une vente aux enchères
silencieuse - lors de notre soirée de remise de charte. La totalité des recettes sera utilisée
pour financer des projets de service réalisés au profit de notre ville. Par exemple, le
premier projet que nous souhaitons accomplir est [description du projet et impact].
Accepteriez-vous de nous aider à soutenir la ville en donnant un article ou un service à
notre vente aux enchères silencieuse ? Les dons seront mis en avant tout au long de la
soirée [insérer plus de détails].
Merci d'avance pour votre généreux soutien. N'hésitez pas à nous contacter pour
obtenir plus d'informations sur Kiwanis ou l'évènement.
Cordialement,
Jane Smith, coprésidente
[téléphone]
[e-mail]
Jim Jones, coprésident
[téléphone]
[e-mail]
Club Kiwanis de [nom du club]
Comité de célébration de la charte
Le club Kiwanis de xxx se réuni le [jour] à [heure], à [lieu] situé à l'adresse [adresse].
Club Kiwanis de [nom du club]
Vente aux enchères silencieuse de la soirée de
remise de charte
Article n° : _______________
Donné par : _______________________________________________
Valeur de détail : _______________________________________________
Prix de départ : _________________ $ Description de
l'article :______________________________
Montant de l'enchère
Nom
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