microsoft onenote et toshiba étude de cas de solution client

ÉTUDE DE CAS
SOLUTION CLIENT TOSHIBA ET ONENOTE
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MICROSOFT ONENOTE ET TOSHIBA ÉTUDE DE
CAS DE SOLUTION CLIENT
UNE AGENCE WEB AMÉLIORE SA PRODUCTIVITÉ ET BÉNÉFICIE D'UN TRAVAIL EN ÉQUIPE
PLUS EFFICACE GRÂCE AUX ORDINATEURS PORTABLES TOSHIBA ET AU LOGICIEL
ONENOTE.
« L'accès partagé aux informations en temps réel est un élément essentiel du
succès de notre entreprise. Pour le travail de conception et de recherche, les
séances de brainstorming, les synthèses pour les scripteurs et graphistes, les
réunions de personnel et la localisation, nous devons être capable de recueillir
rapidement des informations à partir de plusieurs sources et de divers formats
dans un emplacement unique, où on peut facilement accéder à celles-ci, les
réutiliser et les partager. »
Wendy Knepper, co-dirigeante, WendPath Communications GmbH
WendPath Communications est une agence Web et une entreprise de marketing
technologique en pleine croissance. Au cours de ces deux dernières années, la
société est passée d'une entreprise, dirigée par des associés, travaillant avec
des scripteurs indépendants à une petite agence, située à Berlin et travaillant
avec des partenaires et des professionnels indépendants à travers le monde.
L'automne 2005 approchant, l'entreprise a pris conscience de la nécessité de
trouver une solution personnelle et commune pour saisir et partager rapidement
toutes sortes d'informations numériques avec ses employés, en interne, mais
également avec sa grande équipe virtuelle de partenaires et de professionnels
indépendants.
Les dirigeants utilisaient déjà OneNote sur leur ordinateur portable Toshiba
Tecra. D'ailleurs, ils avaient pu discerner la valeur de OneNote pour le travail de
recherches et de connaissances, ainsi que pour les listes personnelles de choses
à faire. À travers leur expérience, OneNote leur avait offert une mobilité de travail
et une productivité personnelle plus efficaces. En tant que grands voyageurs
d'affaires, à la rencontre de clients ou de partenaires distants, ils ont rapidement
Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba
Pays : Allemagne
Secteur : Marketing technologique, agence
WebSociété WendPath Communications est une
agence Web de marketing technologique, créée
en 2003 par les associés Lee Koenig et le Dr
Wendy Knepper. L'agence propose des concepts
de communication marketing, la création de sites
Web, des publications en ligne et la gestion de
projets de localisation en plus de 15 langues.
Situation professionnelle
Pour les documents de recherche et de synthèse,
les voyages d'affaires, les entretiens avec les
clients, les réunions de personnel, les séances
de brainstorming et la localisation, il est essentiel
de saisir des informations rapidement. Ces
informations doivent être ensuite réutilisées pour
créer d'autres documents ou pour les partager
avec nos employés, nos clients et nos associés.
Solution
La société a décidé d'utiliser OneNote pour ses
réunions de personnel, ses séances d'information
et ses tâches internes. Les ordinateurs portables
Toshiba Tecra, équipés de OneNote, offrent une
meilleure productivité pour les utilisateurs mobiles
au bureau, dans les entreprises clientes ou
partenaires, à la maison ou en voyage d'affaires.
OneNote a été également installé sur les
ordinateurs de bureau clients pour une meilleure
productivité personnelle.
Avantages
• Rassemblement des connaissances et des
recherches amélioré
• Synthèses plus approfondies, accompagnées
de notes audio
• Séances de brainstorming plus efficaces
• Plus grande facilité pour saisir et partager les
comptes rendus de réunion
• Meilleure qualité pour la localisation de sites
Web
• Organisation et travail d'équipe améliorés grâce
au partage des listes de choses à faire et des
informations essentielles SFlb
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reconnu l'ajout de qualité professionnelle fourni par l'accès aux informations en
temps réel saisies dans OneNote. Ils ont également pu stocker les informations
de leurs déplacements, comme les détails de vol ou de réservation d'hôtel, pour
y accéder rapidement dans OneNote.
AMÉLIORATION DU PROCESSUS DE CRÉATION
En outre, les temps d'attente durant les déplacements ont également été
utilisés pour une meilleure productivité du travail mobile. Par exemple, Wendy
Knepper décida que les heures passées en salle d'embarquement pourraient
être rentabilisées en effectuant des recherches en ligne. En connectant son Tecra
à un point d'accès sans fil, elle pourrait copier des liens de sites Web et d'autres
informations utiles dans OneNote. De retour au bureau, elle réutiliserait ces
informations pour la création de documents de synthèse pour de nouveaux textes
ou pour la sortie d'un concept de document.
Lorsque la décision a été prise d'étendre l'expérience OneNote à toute l'équipe,
les dirigeants ont décidé de renforcer la chaîne de communication avec leurs
employés. Ils ont également souhaité mettre leurs employés au défi, eux-mêmes
y compris, pour tester OneNote et voir si celui-ci pourrait améliorer la productivité
d'autres tâches de recherche. Alors que certains résultats, tels que l'amélioration
de la productivité en réunion, étaient prévisibles, d'autres gains en productivité,
tels que l'utilisation de OneNote pour localiser des sites Web, étaient surprenants.
« Après deux mois d'utilisation de OneNote dans notre société, nous nous
sommes tous rapidement rendu compte que pour quasiment toutes les étapes
des processus de création et de production, OneNote et Toshiba offrent une
productivité personnelle et commune améliorée pour toute l'équipe », observe
Lee Koenig.
Une observation plus poussée des processus de création et de production
démontre facilement la valeur de OneNote. Un bon exemple en est le bulletin
en ligne mensuel produit par WendPath pour une entreprise industrielle leader
dans le secteur informatique. Ce bulletin est traduit en plus de 15 langues et
localisé par un système de publication en ligne sur plus de 19 sites Web à travers
l'Europe.
WendPath est capable d'utiliser OneNote dans quasiment toutes les phases d'un
projet, de la création à la production, incluant :
1. La réunion avec le client pour créer la table des matières du bulletin
2. Le partage des informations contenues dans le bulletin avec l'équipe
3. La conduite de recherches en ligne et la création de documents de synthèse
du contenu des produits livrables
4. La gestion de la production et l'édition de textes
5. Le formatage des textes et la publication en ligne
6. La gestion du processus de révision pour l'approbation des traductions
7. La localisation des traductions approuvées sur des sites Web régionaux
Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba
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Toutes ces étapes requièrent de la coordination, étant donné que les employés
de WendPath doivent travailler en équipe et collaborer avec des clients, des
scripteurs indépendants et des partenaires en localisation. Le résultat obtenu est
un bulletin en ligne mensuel envoyé via une campagne de courrier électronique
par l'entreprise à ses clients.
RÉUNIONS CLIENTS ET COMMUNICATIONS POST-MARCHÉ AMÉLIORÉES
La société utilisait déjà OneNote durant les réunions clients pour enregistrer les
notes et créer des comptes rendus, pouvant facilement être transmis par voie
électronique une fois la réunion terminée. Lee Koenig s'était déjà rendu compte
du gain de temps offert par OneNote avec une saisie et une organisation des
notes simplifiées durant la session. En outre, il s'est aperçu que la saisie des
notes au format électronique et non sur papier est très utile en déplacement, car
le risque d'égarement ou de perte des documents est très élevé.
De plus, les notes numériques pouvaient être rapidement partagées par courrier
électronique avec les collègues distants. Ces derniers étaient instantanément en
possession des informations mises à jour et pouvaient commencer à préparer
les prochains projets, en sélectionnant les graphiques ou en commençant les
recherches ou les documents de synthèse. Cette étape n'existait pas auparavant,
mais elle a vite prouvé son efficacité grâce à un partage d'informations en temps
réel, plutôt que décalé. La productivité a été améliorée par la réduction du
temps entre les phases une (réunion avec le client) et deux (partage des « listes
de choses à faire » avec l'équipe de WendPath en fin de réunion) de gestion de
projet.
RECHERCHE ET CRÉATION DE DOCUMENTS DE SYNTHÈSE DES CONTENUS DE
PRODUITS LIVRABLES Avant le projet pilote, la recherche et la création de
documents de synthèse pour les contenus de produits livrables étaient réalisées
avec le logiciel MS Word. Le passage à OneNote pour le travail de recherche et
de conception des documents de synthèse a démontré de nombreux avantages.
Par exemple, les informations peuvent être saisies n'importe où sur la page ;
l'affichage des idées est donc plus clair. La sauvegarde automatique toutes les 30
secondes de OneNote permet de ne pas interrompre le flux d'idées par le besoin
d'enregistrer le fichier. En outre, les liens actifs de sites Web peuvent être stockés
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dans OneNote et les informations saisies par couper/ coller comprennent l'URL
de référence.
Wendy Knepper trouve la fonctionnalité d'enregistrement audio de OneNote
très pratique car il suffit de lui « dire » ses idées. Elle trouve cette méthode bien
plus rapide que l'écriture d'un concept sur papier ; les informations spontanées
ne sont plus perdues ou dispersées au cours de l'enregistrement du concept.
Toutes les informations rassemblées dans OneNote sont par la suite facilement
organisées et copiées dans un modèle de synthèse sous MS Word, puis
téléchargées sur l'extranet de la société pour les scripteurs.
GESTION DE LA PRODUCTION ET ÉDITION DES TEXTES
La gestion de la production et l'édition des textes sont effectuées par des
communications électroniques et par le dialogue entre les différents membres de
l'équipe. Pour la production d'un bulletin, le processus est relativement simple car
il y a peu de textes à gérer. Pour de plus grands projets, impliquant de nombreux
textes, OneNote s'avère être un outil de préparation et de gestion de projet
très pratique. En utilisant un ordinateur portable Toshiba Tecra, connecté à un
projecteur Toshiba P75, Lee Koenig peut saisir les « listes de choses à faire » pour
divers documents, au cours d'une table ronde. Cette liste peut être facilement
consultée par l'équipe, mise à jour et transmise par courrier électronique ou
stockée sur le serveur de la société dans un dossier couramment utilisé dans
OneNote. Des indicateurs de note peuvent être également ajoutés pour encore
mieux structurer les informations.
FORMATAGE DE TEXTE ET PUBLICATION EN LIGNE
La majeure partie du travail de production pour la création d'un bulletin en ligne
est réalisée en code HTML. L'équipe de production a découvert que OneNote
permettait de stocker des parties de textes récurrentes, des fragments HTML
en 15 langues différentes, ainsi que des images dans un seul emplacement
centralisé pour un accès et une réutilisation simplifiés. Avec la simplicité d'ajout
et de classification des pages dans OneNote, l'équipe a apprécié de pouvoir
ajouter des éléments, de manière continue, dans le référentiel d'informations
centralisé, situé sur le serveur. De plus, durant les pics de production, l'équipe
a pu créer des tâches Outlook à partir de la « liste des choses à faire » pour les
affecter à une autre liste ou à des assistants de production extérieurs.
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Using OneNote to store recurring
text blocks, HTML snippets in 15
different languages and images in
one central area for easy access
and reuse.
GESTION DU PROCESSUS DE RÉVISION POUR L'APPROBATION DES TRADUCTIONS
Les processus de réception de textes traduits en 15 langues différentes et
de révision avec des représentants marketing requièrent une grande part de
coordination. L'équipe de localisation a pu apprécier les fonctionnalités des listes
de choses à faire et de synthèse des indicateurs de note pour la création de listes
de suivi. Grâce à ces listes de suivi, il est possible de facilement repérer le retard
d'un pays dans le processus de révision.
Selon Lee Koenig : « La productivité est un élément clé de notre activité. Je
suis convaincu des gains de productivité apportés par les ordinateurs portables
Toshiba et je suis d'autant plus convaincu de ceux fournis par OneNote.
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SOLUTION
PRÉSENTATION TECHNIQUE
Ce petit réseau professionnel consiste en un serveur utilisé sur Microsoft Small
Business Server. Microsoft Exchange Server 2003 propose des services de
messagerie électronique et WorkZone propose une fonctionnalité extranet
sécurisée. Microsoft® Office OneNote® 2003 est installé sur tous les ordinateurs
clients, y compris sur les ordinateurs portables Toshiba Tecra sans fil et sur
les ordinateurs de bureau. OneNote permet également d'intégrer facilement
des informations dans des nouveaux documents créés dans les logiciels
couramment utilisés de MS Office Suite, tels que Power Point ou Word.
LOGICIELS ET SERVICES
Microsoft Office Professional Edition 2003
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Office PowerPoint 2003
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Office OneNote 2003
Miscrosoft Small Business Server
MATÉRIEL
Toshiba Tecra M3
Toshiba Tecra S2projecteur Toshiba P75 LCD
© 2005. Toshiba Europe GmbH. Même si, au moment de la publication, Toshiba a tout mis en œuvre pour assurer la véracité des informations
fournies, les spécifications, configurations, tarifs, systèmes, composants ou options des produits sont sujets à modification sans préavis. Pour
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