Dossier du BHI No

Dossier du BHI No. S1/6000/X-5
LETTRE CIRCULAIRE
DE LA CONFERENCE No. 1
15 août 2013
CINQUIEME CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE
EXTRAORDINAIRE
Monaco, 6-10 octobre 2014
______
ANNONCE ET DISPOSITIONS GENERALES
Références :
A.
Décision n° 26 de la XVIIIe Conférence H.I. – Date de la prochaine Conférence
B.
Articles 3 à 10 du Règlement général de l’OHI – Conférences hydrographiques
internationales
C.
LC 101/2012 en date du 28 novembre – Dates de la 5ème Conférence hydrographique
internationale extraordinaire
Madame la Directrice, Monsieur le Directeur,
Annonce de la Conférence
1.
Conformément aux références A et B et comme annoncé par LC en référence C, la 5ème
Conférence hydrographique internationale extraordinaire (CHIE5) se déroulera à Monaco, du lundi 6 au
vendredi 10 octobre 2014. Vous voudrez bien noter que la réunion des chefs de délégations aura lieu le
dimanche 5 octobre 2014.
2.
D’autres réunions concernant des Etats membres peuvent être organisées durant la période de la
Conférence. Les présidents des organes concernés qui souhaitent organiser de telles réunions sont
invités à informer le BHI, avant le 1er mars 2014, de leurs besoins en termes de dates et de nombre de
participants prévus, afin que le BHI puisse prendre les dispositions nécessaires.
3.
Le programme provisoire de la Conférence est présenté en annexe A à cette lettre.
Forme et programme de la Conférence
4.
La Conférence se déroulera à l’Auditorium Rainier III. L’enregistrement aura lieu toute la journée
des samedi 4 et dimanche 5 octobre. La réunion des chefs de délégations aura lieu le dimanche 5 octobre
de 18 h à 20 h, au Bureau hydrographique international. La cérémonie d’ouverture aura lieu dans la
matinée du lundi 6 octobre. L’Auditorium Rainier III accueillera l’exposition de l’industrie
hydrographique qui sera ouverte du lundi 6 au vendredi 10 octobre (clôture à midi).
5.
La Conférence se réunira en session plénière pour examiner les propositions soumises à son
examen, et en particulier:
a.
le rapport et les recommandations du groupe de travail sur le Règlement du personnel
relatifs à l’examen du Règlement du personnel (Décision 2 de la XVIIIème Conférence
H.I. (CHI18)),
b.
le rapport et les recommandations du Comité de direction relatifs à la capacité technique
au sein du BHI (Décision 6 de la CHI18), et
c.
le rapport et les recommandations du sous-comité sur le renforcement des capacités
relatifs à la stratégie de l’OHI en matière de renforcement des capacités (Décision 11 de
la CHI18).
6.
Les rapports d’avancement et autres propositions relatifs aux trois parties du Programme de
travail de l’OHI seront également examinés par la Conférence, l’accent étant mis sur l’évolution de la
C-55 par rapport au statut des levés hydrographiques et de la cartographie marine dans le monde et sur
la cartographie électronique par rapport au développement de la S-100 et des spécifications de produit
associées, comme discuté lors de la CHI18.
7.
Prenant en compte la Décision 5 de la CHI18 qui reconnaît la contribution accrue et très
importante du secteur privé, deux sessions plénières spéciales sont prévues le mardi 7 et le mercredi 8
octobre 2014. Ces sessions permettront aux parties prenantes de l’industrie et autres de présenter des
sujets d’actualité d’intérêt pour les Etats membres.
Soumission des propositions à la CHIE5
8.
Afin de respecter le calendrier indiqué dans la règle 14 des règles de procédure pour les
Conférences hydrographiques internationales, toutes les propositions ou soumissions y relatives pour
examen par la CHIE5 devront être soumises avant le 31 janvier 2014.
9.
Toutes les soumissions relatives à la CHIE5 seront collationnées et traduites au BHI, si
nécessaire, et mises à la disposition des Etats membres, en anglais et en français.
Eventualité d’une Assemblée
10. Dans l’éventualité où la majorité requise des approbations du Protocole visant à modifier la
Convention relative à l’OHI serait reçue par le gouvernement de Monaco avant le 6 juillet 2014, la
CHIE5 aurait lieu en tant que première session de l’Assemblée de l’OHI. Le calendrier et le format de
l’Assemblée seraient dans leur ensemble similaires à ceux de la CHIE5, toutefois, des changements
mineurs pourraient être requis, lesquels seraient notifiés aux participants aussitôt que possible.
Lettres circulaires de la Conférence prévues
11. L’annexe B contient une liste des lettres circulaires qu’il est prévu de publier ainsi que les
échéances prévues. Il est demandé aux Etats membres d’observer les dates limites de réponse afin
d’assurer le meilleur déroulement possible des préparatifs de la Conférence.
Délégations des Etats membres
12. Afin de faciliter la logistique et la configuration du lieu de la Conférence, il est très important que
le BHI soit informé le plus tôt possible du nombre ainsi que du nom des personnes qui participeront à la
CHIE5. Il est donc demandé aux Etats membres de bien vouloir faire parvenir au BHI, avant le 30 juin
2014, une liste de leurs délégués, en précisant le nom du chef de délégation, à l’aide du formulaire
d’inscription des délégués, joint en Annexe C.
13. Veuillez noter que les dispositions en matière de passeports et de demandes de visas incombent à
chaque participant et que les formalités nécessaires doivent être finalisées avant le départ pour Monaco.
Les délégués qui pourraient avoir besoin d’invitations personnalisées pour établir leur demande de visa
doivent prendre contact avec le BHI. Le passage de la frontière entre la France et Monaco ne fait pas
l’objet de formalités particulières.
Réservation d’hôtel
14. Tous les participants doivent procéder eux-mêmes à leur réservation, dans l’hôtel de leur
choix. Le BHI a pu négocier quelques options sur un certain nombre de chambres d’hôtels des environs,
dont vous trouverez la liste en annexe D. Des renseignements sont également disponibles sur le site web
de l’OHI : www.iho.int et via le site web des réservations d’hôtel de la Principauté : http://www.montecarlo.mc/index-hotels_monaco-fr.html.
2
15. Les chambres d’hôtel sont très recherchées étant donné que d’autres manifestations ont lieu à
Monaco en même temps que la CHIE5. Les réservations devront être effectuées bien avant la
Conférence. Il est vivement recommandé aux Etats membres d’effectuer leurs réservations LE PLUS
TOT POSSIBLE. Les Etats membres qui souhaitent une assistance eu égard à leur réservation d’hôtel
peuvent contacter Mme Mireille Mollet à l’adresse suivante : [email protected]. Le formulaire de réservation
d’hôtel qui est joint en annexe E peut être utilisé par les participants lors de leur réservation de chambre
d’hôtel (afin de bénéficier des taux spécialement négociés), en l’adressant directement à l’hôtel de leur
choix.
Conclusion
16. La Conférence extraordinaire est un important organe de décision de l’OHI et il est essentiel que
tous les Etats membres de l’OHI y soient représentés aux fins d’examiner les propositions et rapports
qui seront soumis et d’adopter les résolutions appropriées. Le comité de direction compte sur votre
présence à Monaco pour cette importante manifestation.
Veuillez agréer, Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma haute considération.
Pour le Comité de direction,
Robert WARD
Président
Annexes:
A.
Programme provisoire de la Conférence
B.
Lettres circulaires de la Conférence prévues
C.
Formulaire d’inscription des délégués
D.
Informations relatives aux hôtels
E.
Formulaire de réservation d’hôtel
3
Annexe A à la LCC 1
PROGRAMME PROVISOIRE DE LA CONFERENCE
Note: tous les évènements se dérouleront à l’Auditorium sauf indication contraire
5ème CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE EXTRAORDINAIRE
Monaco, 06-10 octobre 2014
Jour -2
Jour -1
Jour 1
samedi 4 octobre
toute la
journée
Enregistrement des délégués
toute la
journée
Enregistrement des délégués (suite)
aprèsmidi
Réunion des chefs de délégation (au BHI)
matin
Cérémonie d’ouverture
Ouverture de l’exposition de l’industrie
hydrographique
Photo
aprèsmidi
Programme de travail 1 : Rapports et propositions
dimanche 5 octobre
lundi 6 octobre
matin
Jour 2
Jour 3
mardi 7 octobre
mercredi 8 octobre
aprèsmidi
Présentations des parties prenantes et discussions
matin
Présentations des parties prenantes et discussions
aprèsmidi
Programme de travail 2 : Rapports et propositions
(suite)
matin
Jour 4
Jour 5
Programme de travail 1 : Rapports et propositions
(suite)
Programme de travail 2 : Rapports et propositions
(suite)
Programme de travail 3 : Rapports et propositions
(suite)
jeudi 9 octobre
aprèsmidi
Programme de travail 3 : Rapports et propositions
(suite)
matin
Cérémonie de clôture
Fermeture de l’exposition de l’industrie
hydrographique
aprèsmidi
Réunions supplémentaires, si nécessaire
vendredi 10 octobre
4
Annexe B à la LCC 1
LETTRES CIRCULAIRE DE LA CONFERENCE PREVUES (LCC) (à paraître en 2013/2014)
5ème CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE EXTRAORDINAIRE
Monaco, 06-10 octobre 2014
Date limite de
publication
LCC
Titre
Date limite
de réponse
des EM
15 août 13
1
Annonce et dispositions générales
31 jan. 14
1er mars 14
30 juin 14
19 août 13
2
Observateurs à la 5ème CHIE
25 oct. 13
4 septembre 13
3
Invitation aux EM à soumettre leurs propositions à la
Conférence
31 jan. 14
1er octobre 13
4
Visites des navires et réceptions
15 avril 14
30 octobre 13
5
Appel à candidatures pour la présidence de la 5ème CHIE
31 jan. 14
30 octobre 13
6
Réponses à la LCC 2 – Observateurs proposés à
l’approbation des EM (vote)
31 déc. 13
25 janvier 14
7
Réponse à la LCC 6 – Observateurs (résultats du vote)
04 février 14
8
Réponse à la LCC 3 – Propositions soumises par les Etats
membres et par le Bureau hydrographique international
15 mai 14
10 février 14
9
Réponse à la LCC 5 – Election du président de la 5ème CHIE
(vote)
20 avril 14
28 mars 14
10
Distribution des documents de la Conférence : ordre du jour
provisoire et rapport financier 2014/2015
n/a
30 avril 14
11
Réponse à la LCC 9 – Election du président de la 5ème CHIE
(résultat du vote)
n/a
15 juillet 14
12
Distribution des documents de la Conférence : ordre du jour
provisoire et programme ; LIVRE ROUGE et liste des
documents de la Conférence
n/a
17 juillet 14
13
Participants à l’exposition de l’industrie hydrographique (610 octobre 2014)
n/a
25 juillet 14
14
Distribution des documents de la Conférence : liste
provisoire des participants
n/a
15
Distribution des documents de la Conférence :
programme et ordre du jour provisoire actualisés de la
Conférence ; catalogue de l’exposition de l’industrie
hydrographique
n/a
30 juillet 14
5
Annexe C à la LCC 1
FORMULAIRE D’INSCRIPTION DES DELEGUES
(à renvoyer au BHI avant le 30 juin 2014)
5ème CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE EXTRAORDINAIRE
Monaco, 6-10 octobre 2014
DELEGATION DE L’ETAT MEMBRE
PAYS:
Chef ou
membre de
délégation
(1)
Grade ou titre
Nom
(Nom de famille)
(1)
Prénom
Souligner le nom usuel en cas de doubles noms, comme dans les pays hispanophones.
6
Personne (s)
accompagnantes (s)
Annexe D à la LCC 1
INFORMATIONS RELATIVES AUX HOTELS
5ème CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE EXTRAORDINAIRE
Monaco, 6-10 octobre 2014
HOTELS
Nbre de
chambres
disponibles
CHAMBRE
SIMPLE
CHAMBRE
DOUBLE
Prix (€)
Prix (€)
Commentaires
HOTEL FORUM ***
Place Moneghetti
06240 BEAUSOLEIL
Tél : +33 4 93 78 96 36
Télécopie : +33 4 93 78 96 38
Mél : [email protected]
www.forumhotel.net
Petit-déjeuner inclus
15
120
140
Réservation : 70383
Offre valable jusqu’au
1er décembre 2013
HOTEL CAPITOLE ***
19 Bd Général Leclerc
06240 BEAUSOLEIL
Tél : +33 4 93 286565
Télécopie : +33 4 93 286569
Mél : [email protected]
www.hotel-capitole.fr
Petit-déjeuner inclus
12
115
135
Offre valable jusqu’au
31 mars 2014
HOTEL AMBASSADOR ***
10 avenue Prince Pierre
98000 MONACO
Tél : +377 97 97 96 96
Télécopie : +377 97 97 96 99
Mél : [email protected]
Petit-déjeuner inclus.
15
160
180
50
230/255/28
0
230/255/28
0
15
95
115
Offre valable jusqu’au
1er juillet 2014
NOVOTEL Monte-Carlo ***
16 Bd Princesse Charlotte
98000 MONACO
Tél : +377 99 99 8300
Télécopie : +377 99 99 8310
Mél : [email protected]
www.novotel.com
Petit-déjeuner inclus.
Offre valable jusqu’au
31 mars 2014
HOTEL DE FRANCE **
6 rue de la Turbie
98000 MONACO
Tél : +377 93 30 24 64
Télécopie : +377 92 16 13 34
Mél : [email protected]
www.monte-carlo.mc/france
7
Petit-déjeuner inclus
HOTELS
Nbre de
chambres
disponibles
CHAMBRE
SIMPLE
CHAMBRE
DOUBLE
Prix (€)
Prix (€)
20
78
92
30
106.50
116
95
110
75/87
99/105
Commentaires
HOTEL MEDITERRANEE ***
5 rue de la République
06500 MENTON
Tél : +33 4 92 41 81 81
Télécopie : +33 4 92 41 81 82
Mél : [email protected]
http://www.hotel-med-menton.com
Petit-déjeuner inclus
Offre valable jusqu’au
31 décembre 2013
HOTEL IBIS NICE CENTRE ***
14 avenue Thiers
06000 NICE
Tél : +33 4 93 88 85 55
Télécopie : +33 4 93 88 58 00
Mél : [email protected]
HOTEL OLYMPIA ***
17bis Bld du General Leclerc
06240 Beausoleil
Tél : +33 4 93 78 12 70
Télécopie : +33 4 93 41 85 04
Mél : [email protected]
HOTEL NORMANDY **
6, allée des Orangers
06320 CAP-D'AIL
Tél : +33 4 93 78 77 77
Mél :[email protected]
8
Petit-déjeuner inclus
LOCATIONS SAISONNIERES D’APPARTEMENTS
ADAGIO – Aparthotel : Palais Joséphine
2A avenue du Général de Gaulle
06240 BEAUSOLEIL
Tél : +33 4 92 41 20 00
Télécopie : +33 4 92 41 20 01
Mél : [email protected]
www.adagio-city.com
RESIDENCE PIERRE ET VACANCES
33 avenue du Général de Gaulle
06320 CAP D’AIL
Tél : +33 4 93 41 73 00
Télécopie : +33 4 93 41 74 77
Mél : [email protected]
www.pierre-vacances.com
ADAGIO – Aparthotel : RESIDENCE PIERRE ET VACANCES « Monte-Cristo »
2A rue des Martyrs de la Résistance
06240 BEAUSOLEIL
Tél : +33 4 92 10 52 50
Télécopie : +33 4 93 37 18 75
Mél : [email protected]
www.adagio-city.com
9
Annexe E à la LCC 1
FORMULAIRE DE RESERVATION D’HOTEL
(A renvoyer à l’hôtel)
5ème CONFERENCE HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE EXTRAORDINAIRE
Monaco, 6-10 octobre 2014
Nom de l’hôtel:
Nom:
Gouvernement, organisation ou société:
Adresse:
Téléphone/Télécopie.:
Mél:
Date d’arrivée:
Date de départ:
Chambre
simple
Chambre
double:
Délégué
−
Grand lit
Observateur
Paiement par carte de crédit :
Paiement par chèque :
Montant :
Chèque n° :
Banque :
Signature:
Date:
10
Lits jumeaux
Exposant
Type de carte de
crédit :
Numéro de carte :
Date d’expiration :
Code de sécurité :
Nom du détenteur de
la carte :
Signature :
−
ou