Zusammenfassende Informationen

Online-Prüfungsanmeldung (OPA)
an der Universität Würzburg
Einführung einer verpflichtenden und
flächendeckenden Online-Anmeldung
an der Universität Würzburg mit
Beginn des Wintersemesters 2015/16
Prozessoptimierung Prüfungsverwaltung 1
Ergebnisdokumentation –
September 2011 von HIS
• Durch Online-Anmeldung zu Prüfungen wird der
Studierende aufgefordert, die gewünschte
Modulzuordnung anzugeben
– Führt zu deutlichen Entlastung in den Prozessen
– Leistungen können korrekt und zeitnah verbucht werden
Prozessoptimierung Prüfungsverwaltung 2
Projektbericht - HIS Juni 2013
• Prüfungsanmeldung mit Voraussetzungs-Abfrage
•
Ein aufwändiges nachgelagertes Verfahren der Überprüfung wird
verzichtbar
• Beurteilung des Online-Prüfungsanmeldungsverfahren grundsätzlich
positiv
•
unkompliziert, Leistungsverbuchung stark vereinfacht
• Handlungsempfehlung bezüglich vereinfachte Prüfungsplanung und
Prüfungsdurchführung
– Raumbedarfe adäquat abschätzbar
– Anzahl von Aufsichten erkennbar
– Organisation der Klausuren möglich
Rechtliche Grundlagen:
ASPO/LASPO 2015 (§ 20 Abs. 2 Sätze 4 u. 5)
4Die
Studierenden haben sich innerhalb des Anmeldezeitraums zu Prüfungen ausschließlich im zentralen
elektronischen System der JMU anzumelden. 5Für den Fall,
dass Module in einem Studienfach oder in einer
Studienfachkombination in mehreren Bereichen, Unterbereichen oder Schwerpunktbereichen zur Wahl stehen,
legen die Studierenden im Rahmen der elektronischen
Prüfungsanmeldung fest, welchem Bereich, Unterbereich
oder Schwerpunktbereich das jeweilige Modul zugeordnet
werden soll.
Empfehlungen der Universitätsleitung
zur Umsetzung der ASPO/LASPO 2015 zu § 20 Abs. 3 Satz 4 der ASPO vom 28.11.2014
(Belegen einer Lehrveranstaltung als Willenserklärung für die Teilnahme an der Prüfung)
Hinsichtlich dieser Möglichkeit wird ausdrücklich auf Folgendes hingewiesen:
Falls ein Studienfach von ihr Gebrauch machen möchte, muss die Fakultät sicherstellen, dass die OnlinePrüfungsanmeldung auf jeden Fall durchgeführt wird. Diese kann beispielsweise auch durch den Prüfer
erfolgen. Dabei muss ausgeschlossen werden, dass eine nachträgliche Verbuchung von Prüfungsleistungen
gleichzeitig auch als Anmeldung gilt.
Aufgrund des Risikos allein schon [wegen] des fehlenden Überblicks der Prüfenden über die konkreten
Studienverhältnisse des jeweiligen Studierenden (z.B. Doppelstudium mit mehreren Buchungsmöglichkeiten)
wird vom Gebrauch der Ausnahmeregelung des § 20 Abs. 3 dringend abgeraten.
Satz 4 im Wortlaut:
4Soweit die Zuordnungen einer Lehrveranstaltung zu einem Modul sowie diejenigen dieses Moduls zum Bereich feststehen,
können die FSB vorsehen, dass das Belegen der zugehörigen Lehrveranstaltungen (vgl. § 12 Abs. 4) durch die Studierenden in
Abweichung von Satz 3 als Willenserklärung für die Teilnahme an der Prüfung gewertet wird.
Anmerkung:
Infolge auftretender Falschzuordnungen der Prüfungen zu Modulen ist ein erheblicher Umbuchungsaufwand
im Prüfungsamt erforderlich.
Vorteile der OPA
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Ist eine Prüfung nicht eindeutig einem Modul zugeordnet, da dieses für
mehrere Module verwendet werden kann, muss der Studierende die
gewünschte Modulzuordnung bei der Online-Anmeldung angeben. Eine
verpflichtende Online-Prüfungsanmeldung generiert somit den Zwang, diese
Zuordnungen, sofern sie nicht generell eindeutig geregelt werden, spätestens
mit der Prüfungsanmeldung definitiv vorzunehmen
(„Harte“) Voraussetzungen werden bei der Anmeldung durch das EDV-System
mit geprüft; ein aufwändiges nachgelagertes Überprüfen von
Zulassungsvoraussetzungen entfällt (weitgehend)
Planbarkeit der Prüfungen
Fristenüberprüfungen sind nur durch die OPA möglich (Bescheide)
Nachteil (ohne OPA): falsche Modulzuordnungen mit nachträglichem
zeitaufwändigen Umbuchen bei Eingabe durch den Prüfer (s. vorherige Folie)
Grenzen der OPA
Für folgende Gruppen sind noch keine Festlegungen möglich
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Gaststudierende
Frühstudierende
Studierende auslaufender Abschlüsse
ERASMUS-Studierende
Studierende anderer Hochschulen etc.
Anmerkungen
• Der Studierende muss im betreffenden Abschluss und
Studienfach im Semester der Anmeldung eingeschrieben sein
• Eine Anmeldung der Abschlussarbeiten erfolgt, wie bisher, nicht
online, sondern mittels Formblatt im Prüfungsamt
Gründe:
– Fristenkontrolle
– Überwachung der Zeiträume
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(rechtzeitige) Abgabe der Arbeit
Fristverlängerungen
Bewertung durch Gutachter
Behandlung von Rechtsfolgen (Nichtbestehen wegen
Fristüberschreitung)
Meldung der Prüfungsanmeldesätze
- Bisheriges Verfahren (POS-GX)
Variabilität durch individuelle Eingabemöglichkeit der Parameter durch
das Prüfungsamt
– je Prüfung
– je Verbuchungszeitraum (Verlängerung problemlos möglich)
– Folge: über 800 verschiedene Prüfungsanmeldezeiträume mit
teilweise nur geringen Abweichungen der Zeiträume
– Daher notwendig: einheitliche Zeitraumgruppen
Anmerkung:
Den Studierenden wird jeweils in den Online-Bescheinigungen
angezeigt, falls das Ende der Notenverbuchung noch nicht erreicht ist
– Nachteil: die Bescheinigungen haben damit nur vorläufigen
Charakter
HISinONE
• Definition von Zeitraumgruppen erforderlich
• Zeitraumgruppen werden den Prüfungen zugeordnet
Zwingend:
Verbindliche Festlegung von einheitlichen
Zeitraumgruppen an der JMU notwendig
Beginn: Sommersemester 2016
Nachträgliche Verbuchung in HISinOne
Die Zeitraumgruppen können künftig nicht mehr beliebig geändert
werden (z. B. für Notenänderungen oder – nachbuchungen)
– Die Prüfung ist dann einer anderen Zeitraumgruppe zuzuordnen
Die in der ASPO vorgeschriebenen Verbuchungsfristen sind ab
sofort zwingend einzuhalten:
− Verbuchungszeitraum 6 Wochen (Gem. § 19 Abs. 6)
− Ausnahme 8 Wochen (ausschließlich Philosophische Fakultät
und Fakultät für Humanwissenschaften)
(Anm.: Gem. § 32 Abs. 2 ist das Ergebnis einer mündlichen Prüfung
unmittelbar im Anschluss an die Prüfung bekannt zu geben)
Nachträgliche Verbuchung in HISinONE
Weitere zu beachtende Punkte:
• Studierende werden nicht mehr nachträglich zu Prüfungen
über die Sachbearbeiter angemeldet werden
• Ohne Anmeldung -> keine Prüfung -> keine verbuchte Leistung
• Rückmeldung der Studenten muss vorhanden sein
Beginn: Sommersemester 2016
Verlängerung von Verbuchungszeiträumen
Eine Verlängerung des Verbuchungszeitraums ist künftig grundsätzlich nicht mehr
möglich
Ausnahmen ohne Begründung werden künftig in der Datenbank abgefragt nach
dem Ende des Verbuchungszeitraums dem bzw. der VP für Qualitätsmanagement
und Organisationsentwicklung zur Qualitätssicherung weitergeleitet
Mögliche Ausnahmen können sein
- Krankheit eines Prüfers
- Sonstige wichtige Gründe
Notenänderungen bei Gegenvorstellung der Studierenden nach der Einsichtnahme
oder vereinzelte Nachmeldungen bzw. Notenkorrekturen sind künftig an das
Prüfungsamt per Email mit kurzer Begründung zu senden
Beginn: Sommersemester 2016
Vorteile einer zeitnahen Verbuchung
• Eine rechtzeitige Überprüfung der Fristen ist möglich
• Die Studierenden können idealerweise noch in ein
anderes Studienfach wechseln (bei endgültigem
Nichtbestehen)
• Die endgültigen Gesamtnoten oder sonstige Noten stehen
zeitnah fest (Masterbewerbung, Ranking, Stipendien,
BAFöG;
Lehramt: Zulassung Staatsexamen, Mitteilung der Noten
an das ministerielle Prüfungsamt)
Präsentation SB@HOME
Die Präsentation über die Anmelde- und
Verbuchungsmöglichkeiten in SB@HOME
spiegelt lediglich den aktuellen Stand wider.
Informationen und Anfragen zu Schulungen
richten Sie bitte an das SB@HOME-Team:
Email: [email protected]
SB@Home-Team (Prüfungsbereich):
http://www.uni-wuerzburg.de/?id=54362
Hinweis zu den Online- Prüfungsanmeldungen (OPA)
- Merkblatt
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Pro Semester in denen die Prüfung durchgeführt wird, den entsprechenden Prüfungsdatensatz an den zuständigen
Sachbearbeiter im Prüfungsamt melden. Hierbei folgende Punkte beachten:
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Vorlage Meldeliste für die Meldung der Prüfungsdaten erhältlich bei den Sachbearbeitern
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Nach Möglichkeit gesammelte Prüfungen abgeben
–
Alle Informationen zu den Prüfungen eintragen
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Möglichst frühzeitige Meldung der Prüfungsdaten an die Sachbearbeiter
–
Sind die Prüfer bereits als Prüfer in SB@Home eingetragen
Neuen Prüfer/In melden
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Prüfer verbucht selbstständig – Kennung vom Rechenzentrum beantragen
–
Prüfer verbucht nicht selbstständig – Prüfervertretung bestimmen
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Gesammelte Informationen aus a/b an den zuständigen Sachbearbeiter im Prüfungsamt weiterleiten
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Rückmeldung vom Prüfungsamt abwarten
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Neuer Prüfer kann in Prüfungsdatensätzen der Meldeliste eingetragen werden
Prüfungsanmeldungen der Studierenden
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PDF-Datei der „angemeldeten Prüfungen“ inkl. der Signatur für die Studierenden als Nachweis der angemeldeten
Prüfung
Planung der Prüfung anhand der Anmeldungen
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Mindestanzahl der Prüfunterlagen
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Mindestanzahl der benötigten Sitzplätze (Prüfplätze)
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Planen der Räume und Aufsichtspersonen
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Evtl. Sitzplanerstellung
Verbuchung der erbrachten Leistungen (mind. NEA)
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Hier auch Mailadressen der Teilnehmer enthalten Korrektes Semester auswählen
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Zu verbuchende Prüfungsnummer öffnen
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Excel-Export der angemeldeten Studierenden
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Alle Anmeldungen benötigen zwingend eine Verbuchung
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Datei nicht umbenennen, nur Leistung eintragen
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Excel-Import der verbuchten Leistungen
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Nur bei geringer Anzahl direkte Verbuchung nutzen (Browserfenster SB@Home ist max. ½ Stunde offen)
Notenansicht aktueller und bereits verbuchter Leistungen vergangener Prüfungen
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Hier auch Mailadressen der Teilnehmer enthalten
SB@Home Hilfevideos vieler Funktionen auf der Startseite von SB@Home
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit