Die elektronische Personalakte dokumEntEnmanagEmEnt mit

Die elektronische Personalakte
dokumEntEnmanagEmEnt
mit doculifE®
sichEr, Einfach und intElligEnt
Personalakten Digital
Managen
Einfach und intelligent
Für jeden einzelnen Mitarbeiter fallen im Laufe seiner Firmenzugehörigkeit vielfältige Unterlagen an, die
von unterschiedlichen Personen erstellt, bearbeitet, gelesen, ergänzt und so lange aufbewahrt werden
müssen, wie es der Gesetzgeber verlangt.
Mir der Digitalten Personalakte von doculife® steht eine vorkonfigurierte und sofort einsetzbare Personalaktenlösung zur Verfügung, die auf die inidviduellen Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden
kann. Ein umfassendes Sicherheitskonzept schützt die sensiblen Informationen und unterstützt die
Personalabteilung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Was ist doculife®?
doculife® ist die erste Komplettlösung aus der Cloud für Akten und Dokumente, die alle Funktionalitäten für ein vollständiges, digitales Lifecycle
Management bereitstellt. Von der Erfassung über die zentrale Verwaltung
und revisionstaugliche Archivierung der Dokumente bis zur inhaltlichen
Recherche auf Basis modernster Suchtechnologie.
Als Trusted Cloud Service steht doculife® „on demand“ zur Verfügung
und kann ohne jegliche Startinvestition sofort in Betrieb genommen
werden. Die Kosten sind nutzungsabhängig auf monatlicher Mietbasis
(Pay-Per-Use) und somit vollständig transparent.
Sicherer Zugang
Der Zugang zu Ihren Akten und Dokumenten ist durch moderne Verschlüsselungsmethoden, sowohl der Daten als auch der Kommunikationskanäle, gesichert. Ein komplexes Rollen- und Berechtigungskonzept
ermöglicht es, den Zugang auf einzelne Akten, Unterordner oder Dokumente zu beschränken oder zu erweitern. Jeder Anwender wird einer
Benutzergruppe und damit einem bestimmten Rechteprofil zugeordnet.
Er erhält einen permanenten oder auch nur temporären Zugriff auf die
für ihn relevanten Informationen. Anwenderzugriffe werden protokolliert
und sind über die Audit-Funktion jederzeit nachvollziehbar. doculife®
wird im Rechenzentrum der Deutschen Telekom unter Wahrung höchster
Sicherheitsstandards betrieben (ISO-27001-Zertifizierung).
doculife® ist dort verfügbar,
wo Sie es brauchen
Als 24/7h-Service aus der Cloud sind die Akten und Dokumente
rund um die Uhr online verfügbar.
So profitiert das Personalmanagement
von doculife®
EINFACHE ANBINDUNG
Über offene Schnittstellen kommuniziert doculife® mit der führenden
HR-Anwendung und kann einfach mit den Arbeitsprozessen der
Personalabteilung verknüpft werden.
Die Integration in die Microsoft-Office- und Outlook-Welt ist ein weiterer
Höhepunkt und erlaubt eine einfache Ablage und Bearbeitung von
Dokumenten und E-Mails.
doculife® dient als zentrale Dokumentenplattform mit weltweitem
24-Stunden-Zugriff für alle autorisierten Benutzer. Durch die Verknüpfung
der elektonischen Personalakte mit den HR-relevanten Anwendungen
werden die Arbeitsprozesse in Personalabteilungen optimiert.
Der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten sinkt, während die Qualität
des Personalmanagements, insbesondere durch die zuverlässige und
schnelle Informationsverfügbarkeit, steigt. Die Zusammenarbeit innerhalb
der Personalabteilung und darüber hinaus mit den Mitarbeitern und
deren Vorgesetzten wird vereinfacht und beschleunigt.
Niedrige Kosten
Klar kalkulierbare, vertraglich vereinbarte Mietgebühren pro Akte
ersetzen hohe Investitionen für den Kauf und den Betrieb einer eigenen
Lösung. Dank nutzungsabhängiger Kosten ist professionelles Dokumentenmanagement auf Basis bewährter High-End-Technologie für
Personalabteilungen jeder Größenordnung erschwinglich.
Die Vorteile auf einen Blick
Maßgeschneiderte, elektronische Personalaktenlösung
‚‚
Zentrale und hochverfügbare Informationsplattform
‚‚
Schnelle Inbetriebnahme
‚‚
Transparente, nutzungsabhängige Kosten
‚‚
Maximale Sicherheit für sensible Personalinformationen im
‚‚
Einklang mit Datenschutz und internen Bestimmungen
Rechtskonforme Datenhaltung
Der hochsichere Rechenzentrumsbetrieb, das feingranulare Berechtigungskonzept, nachvollziehbare Geschäftsprozesse und das revisionstaugliche Archiv schaffen die Grundlagen zur Erfüllung der gesetzlichen
Bestimmungen rund um die Aufbewahrung von Daten.
Anwendungsbereiche
Individuelle
Zugriffsrechte
(Mitarbeiter)
Temporäre
Zugriffsrechte
(Berater)
doculife®
Personal
Administration
Personal
Management
Geschäftsführung,
Linienmanager
doculife® auf einen Blick
Digitalisierung
Arbeitsplatz
Desktop
Web
Mobile
Scanning
Client
Client
Client
iPhone, iPad,
Blackberry
IMA
DMS
Input Management Automation
Erfassung von Papierdokumenten,
Import von elektronischen
Dokumenten
Document Management System
Bearbeitung, Verwaltung,
unternehmensweite Nutzung
IAR
ICS
Intelligent
Archiving & Retrieval
Langzeitarchivierung,
Index- und Volltextsuche, Online-Display
Intelligent Content Search
Volltextsuche, Indexsuche und
formatunabhängige Bündelung
Administration
und Konfiguration
Externe
Erfassungsservices
Workflow
Optional verfügbar
Zukünftige Releases
Übernahmeservice
für elektronische
Dokumente
(File-Server, DMS etc.)
Applikationen
und Fachverfahren
(z. B. ERP etc.)
IMA (Input Management Automation).
Über IMA findet eine hochwertige Digitalisierung und Erfassung von Akten
und Dokumenten statt. Das Scannen erfolgt über die IMA-Scansoftware
oder über dynamisch angebundene Multifunktionsgeräte.
IAR (Intelligent Archiving & Retrieval)
Durch das integrierte Archiv können Dokumente gemäß den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen revisionstauglich archiviert
werden.
DMS (Document Management System)
Das DMS von doculife® unterstützt die teamfähige, aktenorientierte
Bearbeitung und Ablage von Dokumenten. Dazu stehen Mechanismen
zur Versionierung und Auditierung zur Verfügung.
ICS (Intelligent Content Search)
ICS ist eine moderne Suchmaschine, welche den gesamten Datenbestand
integriert als digitales Wissen zur Verfügung stellt. Intuitive Suchtechnologien stellen ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen sicher.
Weitere Informationen
Internet: www.t-systems.com/doculife
oder einfach eine E-Mail senden an
[email protected]
Kontakt
T-Systems International GmbH
E-Mail: [email protected]
Herausgeber
T-Systems International GmbH
Hahnstr. 43d
60528 Frankfurt am Main
Deutschland
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