easySoft Produktbroschüre Ausbildung 2015

Wegweisende
Lösungen
Software für Bildungsmanagement und Personalentwicklung
02
03
Für jede Anwendung
die passende Lösung
Bildungsmanagement –
es kann so easy sein
Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Softwarelösungen und Dienstleistungen. Seit über 20 Jahren entwickeln
wir leistungsstarke Lösungen für die Ausbildungsverwaltung, das Seminarmanagement und die Personalentwicklung. easySoft steht für beständige, erfolgreiche Beziehungen zu über 1.200 Bildungseinrichtungen und
Unternehmen. Profitieren auch Sie vom wertvollen easySoft Erfahrungsschatz und erleichtern Sie sich so die
tägliche Arbeit.
Wir sind Ihr verlässlicher Partner und Spezialist, wenn es um
Bildungs- und Kompetenzmanagement geht. Ob für eigene Mitarbeiter oder für externe Teilnehmer. Viele IT-Projekte und -Installationen haben wir erfolgreich realisiert. Einen Auszug aus unserer
Referenzliste sehen Sie am Ende dieser Broschüre. Was können
wir für Sie tun?
IT-Entscheidungen erfordern Weitsicht – bei uns erhalten Sie eine
Komplettlösung zur Verwaltung Ihrer Bildungsaktivitäten in
Ihrem Unternehmen. Auf Wunsch beraten wir zudem organisatorisch: Wir analysieren Strukturen und zeigen Chancen zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen auf. Nutzen Sie die umfassende
easySoft System- und Anwenderbetreuung für Ihren Erfolg.
Ist Ihr Programm installiert, schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter
gründlich – direkt bei Ihnen vor Ort. Danach helfen verständliche Dokumentationen ebenso wie die bewährte easySoft Hotline
oder der Online-Support.
Weitere attraktive Serviceleistungen: HelpCenter, persönlicher
technischer Support, Fernwartung sowie Seminare an den
easySoft-Akademie-Standorten in Berlin, Essen und Bretten. Auf
folgenden Seiten gewinnen Sie einen Überblick über unsere
Softwarelösungen. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen
und Ihre Ziele erreichen.
05
Unser Ziel ist, Menschen
nachhaltig zu unterstützen,
die Bildung verantworten.
easySoft –
aus der Praxis für die Praxis
Wir sind für Sie da. Aus der Praxis für die Praxis. In Ihrem Interesse konzentrieren wir uns ausschließlich auf
den Bereich des Bildungsmanagements und der Personalentwicklung – und hier bieten wir mehr als Software. Bei
easySoft sind die engagierten und erfahrenen Mitarbeiter Teil des Erfolgsgeheimnisses. Nicht umsonst zählt
unsere Softwarefirma zu den führenden Unternehmen in dieser Branche. Kundennähe ist für uns nicht nur ein
werbewirksames Schlagwort, sondern wird mit Spaß an der Sache gelebt.
Enorm vielfältig – doch einfach und praxisnah. Das zeichnet
unsere Software aus. Denn aus der Praxis sind Lösungen entstanden, die mit der langjährigen Erfahrung kontinuierlich weiter
ausgebaut werden. Dabei ist unser Anspruch: Immer einen Schritt
voraus und so den Bedarf von morgen heute schon erkennen.
Das ermöglicht ein zielgerichtetes und vernetztes Arbeiten innerhalb des gesamten Teams. Unsere Lösungen helfen komplexe
Arbeitsprozesse zu vereinfachen und damit Planungsfehler zu vermeiden. Unsere Kunden berichten von einer immensen Erleichterung, Zeit- und Kostenersparnis. Überzeugen Sie sich selbst. Wir
haben einige Praxisberichte für Sie auf unserer Internetseite
zusammengestellt. Gerne nennen wir Ihnen weitere Anwender
Ihrer Branche in Ihrer Nähe und stellen auf Wunsch den Kontakt
her.
Bitte klappen Sie die nebenstehende Seite auf.
1 stunDenPlAnung
> Übersichtlich: Das Stundenplan-Design
und die Funktionen vereinfachen die
Planung.
> Anpassbar: Die Darstellung des Stundenplans kann individuell angepasst werden und erleichtert somit deutlich das
schnelle und effiziente Arbeiten.
2 bewerbungen Online
> Effizient und schnell: Sparen Sie Bearbeitungszeit und -kosten, indem Sie
Interessenten die Möglichkeit der OnlineBewerbung bieten.
Übersicht bei der Ausbildungsverwaltung – einfach einen
Schritt weiter
Bewerbungsphase
1. OnlineBewerbung
2. Auswahlverfahren
> Step-by-Step OnlineBewerbung durch flexible
Formulargestaltung
> Hochladen von
Dokumenten
> Automatische Eingangsbestätigung
> Vorauswahl von Kandidaten durch frei definierbare
Bewerberkriterien
(z. B. Notendurchschnitt,
Berufserfahrung)
> Terminierung der Bewerbergespräche und Assessment-Termine
> Einladung und Planung per
Serien-E-Mail-Vorlagen
> Einfache Vertragserstellung mit dem integrierten
Berichtsgenerator
Siehe Screenshot 2
3 Überblick unterwegs
> Auch per Smartphone oder Tablet überall
abrufbar. So haben Ihre Ausbilder und
Auszubildenden Informationen immer aktuell und griffbereit, z. B. den Stundenplan.
Planungsphase
3. Theoretische
Ausbildungsplanung
> Lehrplan/Curriculum: Import von Standard Curricula
und Definition von eigenen
Lehrplänen und Curricula
sowie Ihrer Verknüpfungen
> Stundenplanung – alles im
Blick: Welcher Raum ist
frei, wann kann der Dozent,
welche Themen müssen
noch angeboten werden
> Flexible Planungshilfen für:
Gruppenzusammenlegung,
Teamteaching, mehrere
Räume, individuelle Zeiten
> Vergleich der Soll/Ist-Stunden der Dozentendeputate
und Inhalte, Überschneidungshinweise erleichtern
die Arbeit
4. Praktische Ausbildungsplanung
5. Organisation
6. Kommunikation
> Festlegung zu durchlaufender Fachbereiche je Ausbildungsberuf/-richtung
> Auslastungsübersicht der
Einsatzbereiche
> Fachgebiete-Definition und
dazugehöriger Soll-Stunden
> Übersichtliche Kalenderund Listenansicht zum
Planen und zur flexiblen
Anpassung der Einsätze
(„Drag & Drop“, Mehrfachänderungen)
> Umschalten zwischen
verschiedenen Perspektiven (Einsatzbereich,
Teilnehmer)
> Leistungskontrollen
und Prüfungsergebnisse
erfassen
> Praxisanleitungen planen
und dokumentieren
> Abwesenheiten und Fehlzeitenmanagement
> Vorgangsverwaltung zur
Dokumentation aller Kommunikationsprozesse
> Grafische Onlineübersicht
der Planung für den jeweiligen Teilnehmer oder Einsatzbereich
> Leistungsnachweise, Abwesenheiten, Praxisanleitungen online abrufen
> Alle wichtigen Infos –
jederzeit aktuell – für Auszubildende und Dozenten
mit der easySoft. App
(Android, iOS, Windows)
einsehbar
> Infos und Änderungen per
Serien-E-Mail oder PushNachricht verteilen
7. Qualitätssicherung/
Wissenstransfer
> Evaluation der Teilnehmer
in Bezug auf die Ausbildungsrahmendaten
> Dokumentation der Lehrbefähigung und Qualifikation der Dozenten
> Austausch von Unterrichtsmaterial mit Dozenten und
Teilnehmern
8. Auswertung
> Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten durch
den integrierten Berichtsgenerator
> Entwicklung der Bewerberzahlen
> Auslastung der einzelnen
Fachbereiche
> Notenübersichten und
Zeugniserstellung
> Bewertung der Auszubildenden und Einsatzbereiche
> u.v.m
Siehe Screenshots 3
Dienstplan schnittstelle
Übertragung geplanter
Einsatzzeiten und Einsatzunterbrechungszeiten
Siehe Screenshot 1
Ausbildungsorganisation
Qualitätsmanagement und Evaluation
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Ausbildungsverwaltung –
übersichtlich zum Ziel
Unsere Lösung für die Ausbildung beinhaltet alle notwendigen Funktionen von der Bewerbung bis zum Examen.
Ob kleine Ausbildungseinheit oder Einrichtung mit mehreren Standorten. Auszubildende und Studenten aus
unterschiedlichen Fachrichtungen oder Theorie- und Praxisphasen an unterschiedlichen Orten und verschiedenen Abteilungen. Es ist wichtig, stets den Überblick zu bewahren. Mit easySoft wird jede Phase der Ausbildung
dokumentiert und Informationen über den aktuellen Stand stehen jederzeit zur Verfügung. So macht Bildungsmanagement Spaß.
> Komplettes Stammdaten-, Bewerbermanagement
> Stundenplanung mit Dozentenabrechnung
> Lehrplan- und Curriculum-Verwaltung
> Einsatz- und Praktikumsplanung, Praxisanleitung
> Abwesenheiten und Fehlzeiten
> Erstellung von Beurteilungen, Leitungsnachweisen
> Übersichtliche Planung – grafische Darstellung und
Listenansicht der Einsätze
> Automatische Einsatzplanung
> Bücher und Medien, Medienverleih
> Dokumentation von Krankheits- und Urlaubstagen
> Publikation aller relevanter Informationen via
Intranet, Internet oder Web-App – für Ausbilder,
Auszubildende und Abteilungen
> Integrierter Berichtsgenerator für individuelle
Berichte und Auswertungen
Bitte klappen Sie die nebenstehende Seite auf.
1 teilnehMerverwAltung
> Auf einen Blick: Sie sehen schnell
alle personenbezogenen Daten mit den
wichtigsten Informationen.
> Direkter Zugriff auf Ihre SerienbriefFunktion, nützliche Listen und Auswertungen.
2 terMinPlAnung
> Übersichtlich: Das Design und die Funktionen, wie z. B. „Drag & Drop“ erleichtern
die Planung enorm.
> Optimal: Durch die grafische Darstellung
und Hinweise haben Sie Termine,
Ressourcen und Dozenten immer im
Blick.
Abläufe vereinfachen –
Zeit sparen
1. Daten
anbinden
2. Veranstaltungen
planen
3. Veranstaltungen
veröffentlichen
4. Anmeldedaten
übernehmen
5. Veranstaltung
vorbereiten
6. Veranstaltung
7. Veranstaltungen
nachbereiten
8. Berichte und
Auswertungen
> Schnittstelle Mitarbeiterstammdaten (automatische
Aktualisierung)
> Import der Bildungshistorie
> Veranstaltungskalender,
Dozenten, Raum und
Ressourcen mit nützlichen
Planungsfunktionen
> Einfache Kostenkalkulation
und Preisgestaltung
> Online (Intranet/Internet/
Mobil)
> Veranstaltungskatalog –
Print
> Veranstaltungskatalog –
PDF
> Datenexport zur Weiterverarbeitung in einem
Grafikprogramm
> Schnittstelle zu Seminarplattformen
> Genehmigungsworkflow
(ein- oder mehrstufig)
> Serien-E-Mail mit personalisierten Anhängen
> Automatische Anmeldebestätigung
> Einfache Online-Anmeldung
von einer oder mehreren
Personen zu einer oder
mehreren Veranstaltungen
über die Warenkorbfunktion
> Einfaches Erstellen von
Unterlagen, z. B. Teilnehmerlisten, Rechnungen u.v.m.
mit dem integrierten Berichtsgenerator
> Übersichtliche Vorbereitung
durch Checklisten, grafische
Statusanzeige
> Durchführung der Maßnahme als Präsenzveranstaltung, Blended-Learning
oder E-Learning
> Bestätigung der Anwesenheiten
> Veranstaltungs- und Dozentenbewertung (per Tablet,
E-Mail oder Papier)
> Automatische Statusänderung
> Berichte, Auswertungen
der Bildungshistorie, Kursauslastung
> Management-Self-Service
Siehe Screenshot 1
exchange schnittstelle
Übertragung der Teilnehmer
und Dozententermine, z. B.
an Microsoft Outlook
Siehe Screenshot 2
Optional: Import
3 MAnAgeMent-self-service
> Stellen Sie zielgruppengerecht Daten,
Berichte und Auswertungen zur Verfügung. Das vereinfacht, beschleunigt
und vereinheitlicht Prozesse.
> Wählen Sie dabei aus vorhandenen
Berichten oder erstellen Sie Ihre individuellen Auswertungen.
Erfassung
Publikation
Anmeldung
Siehe Screenshot 3
fibu schnittstelle
Übertragung der Debitoren
und Buchungssätze an die
Finanzbuchhaltung
Vorbereitung
Durchführung
Nachbereitung
Controlling
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Seminarmanagement auf
den Punkt gebracht
Nutzen Sie die umfassende Bandbreite an Möglichkeiten zu Ihrer Veranstaltungsorganisation: Ob Fortbildung,
Weiterbildung, Workshop, mehrtägiges Seminar oder einstündige Einweisung – der komplette Workflow in
einem System. Auf einfache Weise stellen Sie Ihre Angebote im Internet oder Intranet zur Verfügung. Das erhöht
die Servicequalität und stellt den Informationsfluss rund um Ihr Veranstaltungsmanagement transparent nach
innen und außen sicher.
Verwalten Sie Ihre Bildungsangebote klar und übersichtlich:
Wie ausgelastet sind die angebotenen Seminare und wo sind noch
Plätze frei? Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und die
Dozenten informiert? Wie wurden die durchgeführten Seminare
und Referenten bewertet? Wie profitabel sind die einzelnen
Veranstaltungen?
Schnell finden Sie die Informationen und versenden im Handumdrehen Mailings und Einladungen. Sie erkennen jederzeit, wer
bereits eine Teilnahme geplant und welches Seminar besucht hat.
Zertifikate, Namenskarten und Statistiken werden bequem
über den integrierten Berichtsgenerator erstellt und ausgegeben.
Ebenso sind sämtliche Bildungshistorien der Mitarbeiter und
Teilnehmer abrufbar.
> Seminar- und Kostenplanung
> Adress- und Korrespondenz-Management-System
> Einfaches Anmeldungsmanagement: Zusagen,
Absagen, Ummeldungen, Wartelisten etc.
> Seminarprogramme und Leistungskataloge
> Schnelle Fakturierung und Auswertung
> Grafische Übersicht und Kursplanungshilfen
> Direkte Veröffentlichung im Intra- oder Internet
Bitte klappen Sie die nebenstehende Seite auf.
Effizientes Bildungscontrolling –
gezielt Personal entwickeln
1 QuAlifikAtiOnen
> Bedarf erkennen: Durch das grafische
Ampelschema sehen Sie sofort, wo
Handlungsbedarf besteht.
1. Soll-Profile
anlegen
2. Kompetenzen/
Ausprägungen
3. Bedarf
erkennen
4. Mitarbeiter
fördern
5. Zuordnen und
aktualisieren
6. Kommunikation
7. Übergreifende
Auswertung
8. Weiterentwicklung
> Freie Definition von SollProfilen unter Berücksichtigung der notwendigen
Pflichtqualifikationen
Erfassung des Ist-Standes der
Qualifikationsausprägungen
durch:
> Datenimport
> Manuelles Erfassen
> Personalverantwortliche,
Führungskräfte, Mitarbeiter
Übersichtliche Analyse des
Soll- und Ist-Standes:
> Fehlende oder zu wiederholende Trainings/
Bildungsmaßnahmen
> Grafisches Ampelschema
zur klaren Erkennung
> Aktives Einladen zu internen Maßnahmen
> Anmeldung durch
Führungskraft oder
Mitarbeiter
> Erfassung externer Kurse
durch Führungskraft oder
Mitarbeiter
> Durchführung der Maßnahme als Präsenzveranstaltung, Blended-Learning
oder E-Learning
> Automatisches Zuordnen
von neu erlangten Qualifikationen
> Automatische Verlängerung
des hinterlegten Gültigkeitszeitraumes der vorhandenen Qualifikation
> Alle wichtigen Infos – jederzeit aktuell – für Vorgesetzte und Mitarbeiter über
die easySoft. App (Android,
iOS, Windows) einsehbar
> Grafisches Dashboard mit
den wichtigsten Infos:
ablaufende/noch nicht erworbene Qualifikationen,
zu genehmigende Trainingsanträge
> Bildungshistorie, Informationen und Änderungen
per Serien-E-Mail oder PushNachricht verteilen
Übergreifende Auswertung
mit dem integrierten Berichtsgenerator:
> Grafischer Soll-Ist-Vergleich
> Übersicht über die Entwicklung der Mitarbeiter
> Abteilungsvergleich
> Darstellung abgelaufener
Qualifikationen für bedarfsgerechte Seminarplanung
> Zuordnung zukünftiger
Stellenprofile für zielgerichtete Weiterentwicklung
> Ableitung notwendiger
Entwicklungsschritte
> Matching potenzieller
Kandidaten für neu zu besetzende Stellen
2 kursbesuch PlAnen
> Anschaulich: Die Darstellung der Qualifikationen lässt leicht erkennen, ob eine
neue Bildungsmaßnahme geplant werden
muss und stellt passende Angebote zur
Auswahl.
Siehe Screenshot 1
Siehe Screenshot 2
3 Auswertung
> Es bleibt kaum ein Wunsch offen: Egal ob
einfache Berichte oder detaillierte
Auswertungen und Diagramme – der Berichtsgenerator ist ein Tool mit vielfältigen Möglichkeiten. Dieses Highlight
ist in allen easySoft Lösungen bereits
integriert.
Soll-Stand
Ist-Stand
GAP-Analyse
Bildungsmaßnahme
Zuordnung
Mobile App
Siehe Screenshot 3
Auswertung
Nachfolgeplanung
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Personalentwicklung mit
Leidenschaft und Detailkenntnis
Die Stärke unserer Lösung ist die Kombination der Bereiche Qualifikationsmanagement und Seminarorganisation. Dadurch entstehen Synergien, die aufwendige zusätzliche Arbeitsschritte überflüssig machen. Schaffen
Sie sich Freiräume für die gezielte Personalentwicklung – durch effizientes Bildungscontrolling und bedarfsorientierte Veranstaltungsplanung.
Wie hoch ist die Übereinstimmung des Mitarbeiter- oder Bewerberprofils mit der Stellenbeschreibung? Wann laufen welche
Pflichtqualifikationen der Mitarbeiter ab? Welche Kompetenzen
der Mitarbeiter müssen gefördert und gestärkt werden? Durch
die systematische Auswertung, Planung und Kontrolle Ihres Bildungsmanagements reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf
ein Minimum.
> Stellenprofile erstellen und zuordnen
> Kompetenzen und Qualifikationen dokumentieren
> Agiles Controlling mit Empfehlung von Bildungsmaßnahmen
> Rechtzeitiges Qualifizieren für entsprechende
Verantwortlichkeitsbereiche
> Bedingungen, Abhängigkeiten und Gültigkeiten von
Qualifikationen definieren
> Automatischer Erwerb von Qualifikationen durch
das Erfüllen von Kriterien, z. B. erfolgreiche Seminarteilnahme oder bestandener E-Learning-Test
> Komfortable Benutzeroberfläche für Vorgesetzte
und Mitarbeiter, um Planungsinstrumente direkt
über das Intranet oder Internet zu nutzen
> Genehmigungsworkflows, Management-Self-Service
> Übertragen der Verantwortlichkeiten an die
Führungskräfte und dadurch Entlastung der Personalabteilung
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Flexibel, einfach und
unabhängig
Viele Faktoren wie Wachstum, Neustrukturierungen oder Änderungen von gesetzlichen Rahmenbedingungen
erfordern, dass ein System anpassungsfähig und agil ist. Seit jeher ein zentrales Kriterium, worauf wir jede
unserer Entwicklungen ausrichten. Denn schließlich soll die Lösung Ihren Bedürfnissen entsprechen und nicht
umgekehrt. Einige unserer Funktionen mit denen wir Ihnen das ermöglichen:
Feedback aus
der Praxis
Drei Beispiele positiver Resonanz – das freut und motiviert aufs Neue.
nAch beDArf Anlegen: neue felDer
Legen Sie selbst frei definierbare Felder an, ordnen Sie diese einem
Programmbereich zu und erheben so Ihre individuellen Daten.
Selbstverständlich stehen Ihnen alle Inhalte aus diesen Feldern für
sämtliche Auswertungen, Statistiken und Berichte zur Verfügung.
Und das ohne Programmierarbeit.
Dabei handelt es sich um ein überragendes Hilfsmittel, welches
Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Erstellen Sie
Auswertungen, Statistiken, Zertifikate und vieles mehr. In Kombination mit unserem ebenfalls integrierten Serienbrief-Assistenten ist es möglich, sämtliche Ergebnisse des Berichtsgenerators
personalisiert per E-Mail zu verschicken.
inDiviDuell gestAlten: Online-infOrMAtiOnssYsteM
Die Inhalte und deren Darstellung sind flexibel anpass- und erweiterbar. Entscheiden Sie welche Daten, welcher Zielgruppe, wie
lange zur Verfügung gestellt werden. Gestalten Sie das Layout
entsprechend Ihrem Corporate Design. Das ermöglicht Ihnen kurzfristige Änderungen jederzeit und mühelos selbst vorzunehmen.
fleXibel verbunDen: schnittstellen-MAnAgeMent
Ausgabe einer Excel-Liste, Synchronisation mit weiteren Softwaresystemen, Echtzeit-Anbindung an Microsoft Outlook oder
E-Learning? Unsere Schnittstellen-Tools erleichtern Ihnen Ihren
Arbeitsalltag durch individuelle und frei definierbare Import- und
Exportoptionen. Darüber hinaus werden Sie die Echtzeit-Synchronisation als unverzichtbare Funktion schätzen lernen. Insbesondere im Hinblick auf das sofortige Aktualisieren von Kalendereinträgen und das Zurückspielen von E-Learning-Ergebnissen.
ihre Auswertungen inklusive: berichtsgenerAtOr
Sämtliche easySoft Lösungen beinhalten den Berichtsgenerator.
„Unsere Arbeitsprozesse sind effizienter geworden.
Wir erkennen sofort, ob alle Informationen präsent sind
oder noch Dokumente fehlen.“
SANDRA MOSER
Bildungsverantwortliche, Spital Zollikerberg // Zollikerberg, Schweiz
Projektbericht lesen
„Weil die Kompetenzen und Stärken der Mitarbeiter zentral
und gebündelt in dem Programm verfügbar sind, können
unsere Personalentwicklung oder Stationsleitungen direkt
darauf zugreifen und Mitarbeiter individuell weiter
entwickeln.“
Projektbericht lesen
STEPHAN SPIES
Leiter des Martha-Maria Bildungszentrum, Diakonie Martha-Maria e. V. // Nürnberg
„Dank der Funktionen der Software können wir uns
nun zusätzliche Kontrollschritte sparen, alles geht schneller
und reibungsloser.“
MATTHIAS ZELTWANGER
Veranstaltungsorganisation, Albertinen-Akademie // Hamburg
Projektbericht lesen
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easySoft im Praxiseinsatz
Bei über 1.200 Kunden, die wir inzwischen betreuen, kann dies nur ein kleiner Auszug aus unserer Kundenliste sein.
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit gerne unsere komplette Referenzliste mit Ansprechpartnern.
Rufen Sie uns an, senden Sie uns eine E-Mail oder ein Fax. Wir freuen uns darüber und beraten Sie gerne.
bilDnAchweis:
Alle Fotografien © Copyright Klaus Mellenthin, Stuttgart/Berlin
Die Aufnahme auf Seite 17 wurde in den Räumen von Blocher Blocher Partners in Stuttgart realisiert.
easysoft. gmbh
Zentrale
Kreuzbühlweg 16
72813 St. Johann
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75015 Bretten
Tel. +49 7252 5833-0
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