Anschreiben SEPA 1 und SEPA 2

komuna GmbH EDV-Beratung, Wallerstraße 2, 84032 Altdorf
An alle Anwender CIP -KD
05.06.2013
SEPA Einführung zum O1.O2.2O14
- Programmstände / Schulungen / Informationen
Sehr geehrte Damen und Herren,
nach den SEPA-Informationsworkshops geht es nun um die Funktionalitäten
in der Software CIP – KD. Mit diesem Schreiben möchten wir Ihnen allgemeine Hinweise, mögliche Vorgehensweisen und Informationen zu den für die
Programmbedienung notwendigen Schulungen (zwei getrennte Workshops)
geben.
1. Allgemeine Hinweise
Einige Kunden haben uns informiert, dass Firmenmandate eine Gebühr
von 10 A nach sich ziehen. Wir empfehlen etwaige Kosten hierfür mit Ihren
Hausbanken zu klären. Sie können aber für juristische Personen auch
Standardmandate nutzen (keine Pflicht zu Firmenmandaten).
Zur Fragestellung der Ehegattenzustellung und Mandatserteilung von einem Ehegatten: Wenn ein Bescheid an „Herrn und Frau“ zugestellt und
das erteilte Mandat nur von einer Person unterschrieben ist, ist nach den
Vorschriften ein abweichender Zahlungsleistender zu erfassen. Folglich
wird dann sowohl ein Bescheid (an Herrn und Frau) als auch eine PreNotification (an den Unterzeichner des Mandats) erstellt.
Alte Einzugsermächtigungen nach Bankfusionen können gewandelt werden.
Alle ein- und ausgehenden Dokumente können in CIP – Archiv eingestellt
werden.
Für die rollierenden Verfahren in der Verbrauchsabrechnung (Abrechnung
noch im Jahr 2013) wird es notwendig sein, die Mandatsreferenz hierfür
eigens mitzuteilen. Programmtechnisch werden die Bescheide voraussichtlich erst im Dezember 2013 die SEPA-Eigenschaften erfüllen können.
komuna GmbH
EDV-Beratung
Wallerstraße 2
84032 Altdorf
S 0871/97385-0
X 0871/97385-600
U [email protected]
www.komuna.de
Bankverbindung:
Sparkasse Landshut
BLZ 743 500 00
Konto 1713655
Dresdner Bank Landshut
BLZ 743 800 07
Konto 6 922 880 00
Amtsgericht Landshut
HRB 3823
Geschäftsführer:
Franz Fuchs
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Schreiben vom 05.06.2013
2. Wandlung Einzugsermächtigungen oder Neueinholung Mandate
Grundsätzlich ist diese Frage von jedem Anwender selbst zu klären. Als
Voraussetzung für die rechtlich einwandfreie Wandlung ist zu beachten,
dass eine original unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt.
Abweichend von der Information in den Infoseminaren müssen bei einer
Wandlung keine Wandlungsschreiben an die Zahlungspflichtigen gesandt
werden. Dies ergibt sich aus den aktuellen „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ der Banken. Im Rahmen der Wandlung muss den Abbuchern vor
der SEPA-Einführung lediglich die Mandatsreferenz mitgeteilt werden.
CIP – KD wird Ihnen folgende Möglichkeiten bereitstellen:
Alternative 1 – Neue Bescheide (wird von komuna empfohlen):
Generelle Bescheiderstellung für alle abbuchungsrelevante Abgabearten
im Rahmen der Jahressollstellung 2014. Dadurch werden dem Pflichtigen
die Mandatsreferenz, die Gläubiger-ID, die Fälligkeitsbeträge und -daten
mitgeteilt. Der Bescheid gilt auch als Pre-Notifkation. Alle abweichenden
Bescheidempfänger erhalten eine gesonderte Pre-Notification laut SEPA
Vorgabe.
Alternative 2 – Einholung neuer Mandate:
Für diese Funktion wird auch eine Batchverarbeitung der eingehende
Mandate möglich sein. Die vom System erstellen Mandatsvordrucke können über einen Barcode automatisiert in die Mandatsverwaltung eingelesen werden. Eine Nachbearbeitung ist jedoch in allen Fällen notwendig
(Eingangsdatum und eventuelle Vermerke auf dem Mandat).
Alternative 3 – Erstellung Wandlungsschreiben:
Erstellung eines Wandlungsschreibens im Herbst. Mit diesem Wandlungsschreiben kann den Pflichtigen ein vorausgefülltes Mandant mit der Bitte
um Unterzeichnung und Rücksendung mitgegeben werden. Vorteil: Für die
Rückantworten gibt es ordnungsgemäße Mandate. Die Anschreiben sind
jedoch klar und deutlich zu formulieren. Es muss für den Zahler herausgestellt werden, dass auch bei nicht erfolgter Rücksendung die SEPAAbbuchung stattfindet.
Alternative 4 – Jahres Pre-Notification:
Nach erfolgter Jahressollstellung 2014 können auch separate PreNotificationen gedruckt werden. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass
diese Benachrichtigung keine Mehrjahreswirkungen aufzeigen.
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Schreiben vom 05.06.2013
Dies ist damit begründet, dass die Mandatsreferenzen Bescheid übergreifend gebildet werden können.
3. Programmbereitstellung / Schulungen
Die Auslieferung der erforderlichen Programmstände wird in zwei Etappen
im September und Dezember 2013 erfolgen. Für beide Programmstände
gibt es jeweils einen Schulungstag in Form eines Workshops. Der Besuch
der beiden Fortbildungen ist -unserer Meinung nach- zwingend erforderlich, um die SEPA-Funktionen einschl. des neuen Moduls „Mandatsverwaltung“ bearbeiten zu können.
Die Wünsche nach Vor-Ort-Schulungen können wir diesmal nicht erfüllen,
da das uns vorgegebene Zeitfenster schon organisatorisch nicht reichen
würde. Melden Sie sich bitte umgehend zu beiden Seminaren an, sicherlich gibt es auch Seminare in Ihrer näheren Umgebung.
Die Termine und Inhalte der Workshops, die auch identisch mit den auszuliefernden Programmständen sind, ersehen Sie im Anhang. Die Anmeldung und evtl. notwendige zusätzliche Termine finden Sie auf unserer
Homepage unter Schulungen.
Die Seminare sind für Sachbearbeiter gedacht, die sich mit der Hinterlegung der Abbuchungen und der Kassenabwicklung beschäftigen.
Aufgrund der vielfältigen Arbeiten rund um SEPA werden wir die allgemeinen
Seminare im 2. Halbjahr 2013 nicht anbieten, ab Ende November finden lediglich Jahreswechsel-Seminare statt. Die Anmeldung und Termine finden Sie in
Kürze ebenfalls auf unserer Homepage unter Schulungen.
Wir möchten Sie abschließend darauf hinweisen, dass ab Mitte Juni ein Service-Pack/Patch zum Programmstand 4.2.3 bereitsteht, mit dem die Umrechnung der Kontonummern auf die IBAN-Nummer für alle Banken möglich ist.
Die Bundesbank wird Anfang Juni alle Umrechnungsregeln (derzeit sind 45
unterschiedliche Vorgehensweisen bekannt) bereitstellen. Diese Funktionen
werden im Programm CIP – KD integriert. Danach empfehlen wir Ihnen auch
die Umwandlung der Kontonummern in die IBAN-Nummer mit den aktuellen
„SEPA-Account-Converter“. Hierzu verweisen wir auf die Beschreibung im
Programm CIP – KD – Menüpunkt „?“ – Zusätzliche Informationen – Konvertierung Bankverbindungen für die SEPA-Einführung.
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Schreiben vom 05.06.2013
Im Hinblick auf eine reibungslose SEPA-Umstellung verbleiben wir
mit freundlichen Grüßen
Franz Fuchs
Geschäftsführer
Wolfgang Goletz
Leiter Software und Support
PS: CIP-Archiv
Insbesondere im Zusammenhang mit SEPA wollen wir Sie nochmals auf CIP –
Archiv, die Archivierung im Finanzwesen, hinweisen. In CIP – Archiv werden
natürlich sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente rund um die SEPAUmstellung eingestellt. Diese Informationen können anschließend –wie alle
Anordnungen, Belege, Dokumente, Bescheide, usw.- auf Knopfdruck von allen Berechtigten visuell beauskunftet werden, ohne aufwändig in dicken Ordner zu suchen.
Gerne erstellen wir Ihnen dazu ein Angebot. Nachdem bereits viele Haushalte
verabschiedet sind, können wir Ihnen -nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller-mitteilen, dass wir den Zahlungszeitpunkt für diese außergewöhnliche Investition auf Wunsch auf Januar 2014 verschieben dürfen.
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Schreiben vom 05.06.2013
SEPA 1 (Sept./Okt.)
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Bedeutung von SEPA-Überweisungen und Lastschriften
Mandatsformen
Ebene für die Umsetzung und Konsequenzen für die Bildung der Mandatsreferenzen
Vorbereitung und Wandlung bestehender Einzugsermächtigungen in
Mandate
Mandatsverwaltung
Neuanlage, Neueinholung, Aktivierung, Änderung und Löschung
Ablage von Anschreiben – Integration von CIP – Archiv (einschl. automatischer Ablage)
Auswertungsfunktionen
SEPA – Überweisung
Vorbereitung der Formulare (Bescheide, Mahnungen u.a.)
Klärung von Fragen
SEPA 2 (Okt. / Nov.)
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Hinterlegung, Varianten und Besonderheiten von SEPA-Mandaten im
Veranlagungsbereich
Verbindung zur Mandatsverwaltung
abweichender Zahlungsleistender
Vorgehensweise bei Verrechnung innerhalb Bescheiderstellung
Notwendigkeit und Erstellung einer Pre-Notification
Auswirkungen auf Fälligkeitsveränderungen (Erlass, Stundung, manuelle Fälligkeitsveränderungen usw.)
Bankeinzug
Beachtung von Fristen
Besonderheiten Verwendungszweck
Zahlungsverkehr
Sonstige SEPA-Funktionen
Anordnungserstellung mit Abbuchung
Buchung Kontoauszüge i. V. mit SEPA
Hinterlegung bankspezifischer Einreichungsfristen für Zahlungswege
Klärung von Fragen
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Schreiben vom 05.06.2013
Workshoptermine SEPA 1
Singoldhalle Bobingen
Willi-Ohlendorf-Weg 1, 86399 Bobingen
Mittwoch, 18.09.13
Dienstag, 24.09.13
Hotel Arvena Park
Görlitzer Str. 51, 90473 Nürnberg, Langwasser
Mittwoch, 25.09.13
Kultur + Kongress Zentrum
Kufsteiner Str. 4, 83022 Rosenheim
Donnerstag, 26.09.13
Stadthalle Haßfurt
Hauptstraße 3, 97437 Haßfurt
Dienstag, 01.10.13
Dienstag, 08.10.13
Gemeinde Haibach
63808 Haibach
Montag, 30.09.13
Amberger Congress Centrum
Schießstätteweg 8, 92224 Amberg
Mittwoch, 02.10.13
Sonnen-Therme Eging a. See
Mühlberg 5, 94535 Eging a.See
Donnerstag, 19.09.13
Kurhaus Oy-Mittelberg
Wertacher Str. 11, 87466 Oy-Mittelberg
Dienstag, 17.09.13
komuna GmbH
Wallerstr. 2
84032 Altdorf
Dienstag, 10.09.13
Mittwoch, 11.09.13
Donnerstag, 12.09.13
Bitte melden Sie sich auf unserer Homepage unter der Rubrik
Schulungen zum gewünschten Termin an.
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Schreiben vom 05.06.2013
Workshoptermine SEPA 2
Singoldhalle Bobingen
Willi-Ohlendorf-Weg 1, 86399 Bobingen
Dienstag, 22.10.13
Donnerstag, 07.11.13
Hotel Arvena Park
Görlitzer Str. 51, 90473 Nürnberg, Langwasser
Montag, 21.10.13
Kultur + Kongress Zentrum
Kufsteiner Str. 4, 83022 Rosenheim
Mittwoch, 06.11.13
Stadthalle Haßfurt
Hauptstraße 3, 97437 Haßfurt
Mittwoch, 30.10.13
Dienstag, 05.11.13
Gemeinde Haibach
63808 Haibach
Montag, 28.10.13
Amberger Congress Centrum
Schießstätteweg 8, 92224 Amberg
Donnerstag, 31.10.13
Sonnen-Therme Eging a. See
Mühlberg 5, 94535 Eging a.See
Dienstag, 29.10.13
Kurhaus Oy-Mittelberg
Wertacher Str. 11, 87466 Oy-Mittelberg
Montag, 04.11.13
komuna GmbH
Wallerstr. 2
84032 Altdorf
Montag, 14.10.13
Dienstag, 15.10.13
Donnerstag, 17.10.13
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Schulungen zum gewünschten Termin an.