Langzeitarchivierung

Transcription

c mag
Fachzeitschrift für Informationstechnologien
Wie lang sind Daten haltbar?
Speicher organisieren
Technik reicht nicht
„You have lost Mail.“
. Daten in der Langzeitarchivierung
. Langzeitarchivierung und ECM
. Konzepte Langzeitarchivierung
. E-Mails im Langzeitarchiv
„Digitale Archivierung ist ein ständiger Prozess“
Ausgabe #2
Deutschland Euro 7,60
ISSN 111-4443
. Archivierung beim Bundesarchiv
November 2005
Überlebensgarantie ECM . Grundlagen ECM (Teil I)
Erst Bloggen, dann Verlegen . Verlage nutzen Blogs für neue Printmodelle
Suche ist nicht gleich Suche . Strategien für „Findeprobleme“
Der Traum vom strukturierten Dokument . Compound Documents
Kein Hype und doch da . Digital Asset Management
Der Ein-Milliarden-Dollar-Man . Firmenportrait FileNet
Frei ist besser . TYPO3 bei Greenpeace
Cases
.
Verlage (Bezahlsysteme), Stadtwerke (Rechnungsbearbeitungbearbeitung)
003
in eigener Sache
Vielen Dank für Ihre Resonanz zur ersten Ausgabe! Das
Ausmaß der positiven Meldungen freut uns – und hat sogar
ein wenig überrascht. Das c//mag wird gelesen, so viel ist
sicher. Von Fachleuten, von Entscheidern, von Lesern, die
hier zu Recht etwas Neues entstehen sehen.
Die erste Ausgabe hat ein „Magazin mit Kante“ eingeführt,
das, wie wir hoffen, seine Spur im Markt ziehen wird. Mit
recherchierten Fachbeiträgen und Autoren, die ihr Wissen
mit den Lesern des c//mag teilen. Mit dem anderen Blick,
der Galerie. Mit Case Studies und der direkten Möglichkeit
zur Kontaktaufnahme. Dem Highlight. Und den kommentierten News.
Ab dieser Ausgabe lesen Sie im c//mag die „Briefe an den
IT-Leiter“. Hier schreibt der IT-Verantwortliche im Unternehmen an seine Kollegen (Seite 14). Und im „Beobachter“
lesen Sie unsere „Clippings“ von Messen, Kongressen und
anderen Veranstaltungen (Seite 81).
Das Titelthema ist selbst erklärend. Langzeitarchivierung ist
ein - wichtiger - Aspekt der Archivierung, der über die reine
Technik hinausgeht. Hier sind schlüssige Konzepte gefragt
und der Blick über den Bildschirmrand des Desktops hinaus. Was der Kulturträger Papier bereits bewiesen hat, muss
der elektronische Datenträger erst noch belegen. Deshalb
fragen wir auch: „Wie lange halten Daten“?
Viel Spaß beim Lesen!
Volker Watschounek, Uwe Hentschel
004
Register der erwähnten Unternehmen und Organisationen
AIIM International 43
Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung 18
Apple 57
Koordinierungs- und Beratungsstelle für Informationstechnik 18
Artplan 67
LuraTech 70
Autonomy 71, 80
Management Circle 77
benchpark.com 10
marketinghub 64
betandwin 5
Maxpert 31
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 18
Merck & Co. 28
Bundesverwaltungsamt 73
Microsoft 57, 70, 71, 76
Business Application Research Center 27
Mirra 71
Canto 65
montax payment service 74
Capgemini Deutschland 20
Network Appliance 21
CAPTIVA Software 70
NITAG 31
CeBIT 77
Novell 57
CEYONIQ Technology 31, 70
Océ Document Technologies 73
ciao.com 10
Olympus 11
Coca-Cola Erfrischungsgetränke 14
Omikron Data Quality 55
comet Communications 76
Open Text 31
Computer Associates 80
Optimal Systems 58, 73
contentmanager.de 10
PayPal 75
Cyco 31
Physikalisch Technische Bundesanstalt 18
d.velop 31, 73
Pixelboxx 66
daa Systemhaus 31, 73
PROJECT CONSULT 43
Das Bundesarchiv 18, 32
ReadSoft 72
Deutsche Post Direkt 73
RealNetworks 71
Deutsche Telekom 75
Red Hat 71
Digital Library Forum 18
Rheinische Post 49
DISC 26
Ringier Verlag 75
DMS-Akademie 76
RP Online Verlagsgesellschaft 49
DMSfactory 70
Seagate Technology 71
DocuWare 31
SearchStorage.com 18
ECMguide.de 18
SER Solutions 73
ELO 31
Siemens Business Services 22
EMC 21, 70
SOFTCON 78
Euroforum 77
Software AG 71
FileNet 6, 60, 70
Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm 73
Firstgate Internet 75
Synerg-e Consult 10
Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe 18
The Internet Archive 18
Fraunhofer Institut für Zuverlässigkeit und Mikroinegration 18
TIM 31
Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik 79
Tomorrow Focus Technologies 50
Fujitsu 71
Umatico Software 71
Fujitsu Siemens Computers 21
Unilog Integrata Training 76
GCT 31
Veritas 31
Gedas 80
Verity 71, 80
Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung 18
VOI 73
GFI Software 31
W3C 59
Greenpeace 66
Web.de 75
GROUP Technologies 31
Yaletown Technology Group 10
H&S Heilig & Schubert 31
yellowworld 74
Heinold, Spiller & Partner 76
Zöller & Partner 77
Hochschulverband Informationswissenschaft 18
Hyperwave 5, 80
IBM 57, 71, 80
infin-Micropayment 75
InterLake 74
International Federation of Library Associations and Institutions 18
IQDoQ 22
IQ-work Software 31
005
Highlight
Die Hyper-Welle
Kaum eine Messe ausgelassen. Immer ein ordentlicher
Stand. Consultants und Entwickler im korrekten BusinessLook, ohne gleich wie IBM auszusehen. Hyperwave schien
in den letzten Jahren eine im Markt verankerte Größe zu
sein. Gleichwohl fragten sich die Bebachter immer, warum
eigentlich.
Der „führende Anbieter von Collaborative Enterprise
Content Management (ECM) mit einer vollständig integrierten E-Learning und WebConferencing Umgebung“, so
das Unternehmen, hat eine Referenzliste zum Niederknien.
Dennoch, das Geraune der letzten Jahre ist nie verstummt,
„womit die eigentlich Geld verdienen“. Am letzten Tag der
DMS Expo in Essen dann die Nachricht: Insolvenz. Wieder
ein Einschlag, zeitverzögert, scheinbar ohne ersichtlichen
Grund.
„the power of wisdom“, so der Firmenslogan, hat nicht
ausgereicht. Dabei hätte es eine Geschichte nach Maß sein
können: 1997 gegründet, 2000 mit 4,6 Mio. Euro die Planzahlen für das IV. Quartal übertroffen, Anfang 2001 den
Börsengang bekannt gegeben. Dann den IPO erst verschoben und schließlich ganz abgesagt – die Turbulenzen am
Neuen Markt. Aus der Geschichte des Unternehmens wurde
keine Equity Story, wie man sie in diesen Jahren so gerne las.
Dabei hatte das Unternehmen 2001 in einer Finanzierungsrunde 20 Mio. Euro beim Investor e-millennium akquiriert.
Die hatten im selben Jahre immerhin die Suse AG angeschoben. Außerdem waren da noch DVC, 3i, Atlas Venture und
Hitech als Kapitalgeber.
Jetzt steigt die österreichische Beteiligungsgesellschaft
Global Equity Partners bei Hyperwave ein. Damit kann das
operative Geschäft erst einmal „vollumfänglich“ weitergeführt werden. Der neue Kapitalgeber hat unter anderem
den heute in Österreich führenden Einzelhandelsanbieter
für Indianstyle- und Westernbekleidung groß rausgebracht.
Und www.betandwin.com. Und eine Reihe von Technologieunternehmen. Alles in allem sieht das eher nach alpenländischer Freunderl-Wirtschaft als nach einem Schwarm
rabiat-globaler Heuschrecken aus.
Ob Hyperwave mit dem frischen Venture Capital seine
Software für die Verwaltung von Intellectual Capital auf die
Straße bringt? Was war bei Gartner im Oktober zu lesen?
„Hyperwave is a visionary in the Smart Enterprise Suite
market, but its vision has always exceeded its ability to execute.“ Always.
006
Auf dem Weg
FileNet zu einer „one billion dollar company“ zu machen,
ist das erklärte Ziel des Chairman Lee D. Roberts. Die erste
Milliarde ist allerdings immer die schwerste. Wann es so
weit sein wird, konnten wir nicht erfahren. Dafür aber, was
er als Erstes macht, wenn er nach Hause kommt. Seite 60
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Inhalt
in eigener Sache
Firmenregister
Highlight
Panorama
Briefe an den IT-Leiter
3
4
5
10-13
14-15
Titel
16-19
Daten in der Langzeitarchivierung
20-22
Langzeitarchivierung und ECM
Technik reicht nicht.
24-27
Konzepte Langzeitarchivierung
28-32
E-Mails im Langzeitarchiv
„Digitale Archivierung ist ein
ständiger Prozess.“
32-34
Archivierung beim Bundesarchiv
Kommentar
Galerie
35
37-41
Kleidsam.
Schwerpunkt
Überlebensgarantie ECM (Teil I)
42-26
Grundlagen ECM
Erst bloggen, dann verlegen
48-50
Neue Modelle für Printobjekte
Zu viele Daten, zu wenig Wissen
52-55
Neue Suchtechnologien
Der Traum vom strukturierten Dokument
56-59
Compound Documents
Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann
Firmenportrait FileNet AG
60-62
Alltag
Kein Hype und doch da
64-65
Digital Asset Management
Frei ist besser
66-68
TYPO3 bei Greenpeace
News Unternehmen
70-71
Antrieb für die Rechnungsverarbeitung
72-73
Case: Digitaler Aktenschrank in der Schublade
Gemeinsam wachsen und stark sein
74-75
Case: Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen
News Veranstaltungen
nachgefragt: zu Gast bei der Stadt München
Forschung
in die Nesseln
der Beobachter
Impressum
76-77
78
79
80
81
82
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010
Panorama
Panorama
(Vernünftige) Zahlen, bitte!
Benchmarking: von innen betrachtet, von außen betrachtet.
Es ist die Welt der Analysen und Vergleiche: eine neue
Art der Qualitätswissenschaft. Eine Wissenschaft, die aus
marktwirtschaftlicher Sicht in den Bereichen der Technik an
Bedeutung gewinnt. Es geht darum, mittels Analysen und
Vergleiche, die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen.
Und die der Mitbewerber. Zu lernen, wie ein Unternehmen
optimiert werden kann. Benchmarking bezeichnet eine
Methode, mit der Unternehmen die Konzepte, Instrumente
und Prozesse anderer Unternehmen identifizieren und
mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, auf
die eigene Situation zu übertragen (Blick von innen). In
der Praxis steht die seit 1979 bekannte Betrachtungsweise
hinten an. Qualifizierende Daten wie Urteile sind wichtiger.
Damit soll es möglich werden, ein positives oder negatives
Bild vom Produkt zu gewinnen – nicht nur Marketingblasen
[email protected]
von Plattformen wie www.contentmanager.de größtenteils
aus den Marketing- oder PR-Abteilungen der Hersteller
stammen, wissen wir nicht. Wir bezweifeln es aber. Dabei
reicht ein Blick auf die Autoren.
„echte“ Informationen
Anders ist das bei www.benchpark.com. Hier findet der
Nutzer keine Marketingprosa und auch keine Produktinformationen. Das Portal der Hamburger Synerg-e
Consult GmbH & Co. KG beschränkt sich mit seinem
Experten-Team auf das Wesentliche: die Qualität einzelner
WCM-, ECM- und CRM-Anbieter - aber auch ERP- und
Business Intelligence-Anbieter. Das Besondere: Wer in dem
Fachportal gelistet sein möchte, bezahlt erst mal nichts.
Der reine Eintrag sowie die Einreichung von Implementierungsergebnissen ist kostenlos. Auch die Überprüfung des
Expertenteams ist umsonst. Und genau das ist es, wodurch
sich Benchpark auszeichnet. Die Bewertung aller Agenturen
und Software-Lösungen geschieht unabhängig von $$$. Im
Software-Bereich machen etwa 200 bis 300 Anbieter von
von einem kostenlosen Listing Gebrauch. Vielleicht eine
besonders listige Marketingplattform? 2004 war zu hören,
dass die Echtheit der Ergebnisse und damit die Objektivität
nicht wirklich gewährleistet waren. Die Betreiber haben
daraus gelernt.
Kontrolle durch Experten
zu lesen. Kunden möchten erfahren, wodurch sich Produkte
tatsächlich unterscheiden. Sie möchten Produktmängel im
Voraus einschätzen können. Für Konsumgüter hat sich
hier die Plattform www.ciao.de etabliert. Und es scheint,
als hätten das auch andere erkannt. Der Suchbegriff
„Content Management“ führt uns zu NOEO, Microsoft
und Ceyoniq als Anbieter einer Wysiwyg-Verwaltung, einer
Beitragsverwaltung und, wir sind überrascht, eines Tools für
Enterprise Content Management (ECM). Bewertungen, wie
sonst üblich, sind jedoch nicht hinterlegt.
Für Fachinformationen zu diesem Themenspektrum gibt
es andere Plattformen: mal leichter, mal schwerer zu finden.
Doch bei der Vielzahl an Angeboten verwischt die Qualität.
Und ob immer präsent ist, dass die redaktionellen Inhalte
Seit Oktober zeichnen bei benchpark.com in der
Anbieterkategorie Enterprise Content Management die
beiden ECM-Spezialisten Renate Karl (dsk BeratungsGmbH, Pfaffenhofen) und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Project
Consult GmbH, Hamburg) verantwortlich. Zusammen
wacht das Duo über die eingehenden Anwenderurteile und
übernimmtdie Qualitätssicherung. Karl und Kampffmeyer
präsentieren mit Enterprise Content Management (ECM)
eine neu strukturierte Kategorie: Anbieter von reinem
Web Content Management (WCM) wurden ausgelagert.
Die Überwachung der Einträge hat der Münchner
Hightext Verlag übernommen. So kann das Duo seinen
Fokus auf spezialisierte Anbieter von ECM-Lösungen
richten. Bestandsaufnahme 1. November 2005: In der
Kategorie WCM- und E-Commerce-Anbieter sind derzeit
164 Anbieter gelistet; 102 davon haben mindestens eine
der 580 abgegebenen Bewertungen erhalten. In der seit
Oktober neuen Kategorie ECM-Anbieter sind derzeit 72
Anbieter gelistet. 29 davon haben mindestens eine der 203
Bewertungen erhalten.
011
Panorama
Analog zu digital mit Tücken
Sony, Grundig, Panasonic. Das Angebot digitaler Aufnahmegeräte ist groß. Leichtfertig und ohne groß darüber nachzudenken stecken wir sie gerne in die Schublade der digitalen Diktiergeräte. Nicht zuletzt deshalb, weil der Markt und
das Leistungsspektrum der kleinen Arbeitshilfen kaum zu
überblicken ist. Und so greift der Kunde schon mal schnell
mal zu dem Falschen – denn zur Ablösung der bekannten
Bandgeräte mit Mini-Kassette eignen sich auf den ersten
Blick alle Geräte. Erst ein zweiter Blick legt die Unterschiede
offen.
zum Arbeiten gedacht
Aufnehmen, zurückspulen, anhören - schnell die Gedanken sortieren, noch mal ein klein wenig zurückspulen und
dann weiter aufzeichnen. Wieder stoppen, zurückspulen
und die letzten drei Wörter übersprechen. Bei Gutachtern
und Rechtsanwälten ist das ein geschulter Prozess, in Fleisch
und Blut übergegangen – die Nutzung des traditionellen, in
die Jahre gekommenen Diktiergerätes. In die Jahre gekommen. Nicht wirklich. Professionelle Diktiergeräte verwenden
heute noch gerne das kleine Band, das nicht in einen handelsüblichen Kassettenrekorder passt. Digitale Diktiergeräte
– wie funktionieren sie? Lohnt sich die Investition? Reicht
nicht schon ein digitales Aufnahmegerät? Ein digitales Aufnahmegerät – ist das nicht ein Diktiergerät?
umständlich war gestern
Ist es nicht. Ich erinnere mich noch, als die ersten erschwinglichen Aufnahmegeräte auf den Markt kamen.
So um das Jahr 2000. Ich musste damals eine Reihe von
Interviews machen, die meisten am Telefon oder vor Ort.
Handschriftlich eine Tortur. Und sicher ging dabei die eine
oder andere Information verloren. Also entschloss ich mich,
die Hilfe eines dieser Geräte in Anspruch zu nehmen. Fest
in dem Glauben, ein Diktiergerät zu haben. War es aber
nicht. Die Bedienung meines IC Recorder ICD-R100 von
Sony gleicht der obigen Beschreibung in keiner Weise. Sie
erinnert mich mehr an meine ersten Mitschneideversuche,
Anfang der 80er Jahre, als ich mit meinem Kassettenrekorder vor dem Röhrenradio saß und versuchte, den neuen
Song von BAP oder Marius Müller Westernhagen mitzuschneiden. Wie ich immer wieder das Gebrabbel der Moderatoren dazwischen hatte und die Kassette rausholte, mit
dem kleinen Finger das Band zurückdrehte, um nahtlos den
nächsten Song anzuhängen. Ganz so schlimm ist es mit dem
digitalen Gerät dann doch
nicht. Das Rausnehmen
der Kassette blieb mir erspart. Dafür holte ich mir
einen wunden Finger, von
dem passgenauen Drücken
der Rück- und Vorspultasten – und dem schnellen Indexieren. Mein Gerät ist in die
Jahre gekommen. Zum Mitschneiden von Konzerten eignet
es sich immer noch wunderbar. Und was neuere Generationen heute so alles können ...
bis zu 277 Stunden Aufnahme
Die Verpackung des Olympus WS-320M überrascht. Das
etwa 9 mal 3,5 cm kleine Gerät wird in einer Verpackung
ausgeliefert, die seine Größe um ein Vielfaches übersteigt
(16 x 22 x 4 cm). Schuld daran die in sechs Sprachen mitgelieferte Dokumentation. Es bleibt noch ausreichend Platz,
um ein Earphone und ein USB-Kabel beizulegen. Dank des
integrierten USB-Steckers ist dies nur bei schwer zugänglichen USB-Ports notwendig. Damit ersetzt der Notetacker
den USB-Stick, denn die integrierten Speicher sind groß
genug, um digitale Daten abzulegen, Dokumente mit einem
Speichervolumen von bis zu 1 GB. Alternativ nimmt das
kleine Gerät mit dem integrierten Stereomikrofon bis zu
277 Stunden lange Sprachnotizen im Long-Play-Modus auf
– oder aber 70 Stunden hochqualitative Audioaufanhmen.
Da fragt sich der Benutzer, ob eine einzelne Batterie für die
großzügige Speicherkapazität ausreicht, oder ob die Stromversorgung nicht schon früher abbricht. Für meinen Test
war sie ausreichend.
PS: Ich war überrascht von der guten Aufnahmequalität.
Für den Hausgebrauch sind mit dem WM-320M qualitativ
hochwertige Konzertmitschnitte möglich. Und auch im
professionellen Einsatz liefert das Gerät für den einen oder
anderen schnellen Mitschnitt eine durchaus sendefähige
Qualität. Es lebe der Podcast.
012
Panorama
Panorama
[email protected]
Scannen, Buchen, Belasten
DMS Expo: Kodak präsentierte mit den i30 und i40 gleich
zwei kompakte Dokumentenscanner für den Heim- und
Office-Bereich. Sogar für das Einlesen von Kredit, EC oder
anderer Plastikkarten geeignet (Bild). Der Sinn erschließt
sich nicht sofort - vielleicht ist der Wunsch, künftig bei allen
Vorgängen komplett auf Papier zu verzichten.
Zu den Modellen: Beide erzielen mit etwa 25 Seiten pro
Minute eine gute Scangeschwindigkeit. Das entspricht 50
Images im TIF-Format, Bilddateien, die sich sogar zur
Langzeitarchivierung eignen. Ein durchschnittliches Scanvolumen von bis 500 Seiten pro Tag ist so problemlos zu bewältigen. 500 Dokumente am Tag, 2.500 in der Woche und
10.000 im Monat. Ordentlich abgelegt als TIF, archiviert
und dokumentiert – einfach nach Datum und Dateinname?
Nach Schlagworten? Klassifiziert?
Die technischen Daten: Die optische Auflösung der beiden
Geräte beträgt 600 dpi. Die „Perfect Page“-Technologie
sorgt für eine in dieser Scaner-Klasse ungewöhnlich gute
Bildqualität. Mit einem komfortablen nach oben gerichteten
Papiereinzugsschacht benötigen die Geräte eine äußerst geringe Standfläche. Um Papierstau zu vermeiden, sollte beim
Aufstellen genügend Spielraum nach vorne eingerechnet
werden. Selbiges gilt für den Fall, dass der Einzelblatteinzug
verwendet wird. Dessen Einzugsgeschwindigkeit lässt nämlich keine Zeit zum Ausrichten des Papiers. Bei kleineren
Originalen kein Problem, beim DIN A 4-Format hingegen
Papierstau mit Ansage.
nicht neu, sondern „drüber“-installieren
Softwarepaket: Dank TWAIN- und ISIS-Treiber sowie
USB 2.0 Schnittstelle sind die Kodak Dokumentenscanner problemlos in nahezu jede Umgebung zu integrieren.
Die beigelegte Lite-Version der Kodak Capture Software
benötigt jedoch mehr Sachverstand - oder einfach nur
blonde Hartnäckigkeit. Beim ersten Start öffnete sich die
Fehlermeldung: “Stellen Sie sicher, dass der aktuelle TWAIN
Treiber installiert und der Scanner verbunden und eingeschaltet ist.” Dann: “./MC DEDKDK.DLL: Installierung der
Bibliothek fehlgeschlagen.” Und die Capture Software war
nicht betriebsbereit.
Also noch mal: Deinstallieren, neu aufspielen. Das Ergebnis blieb das Selbe. Lag es an veralteten Treibern? Einer überholten Lite-Version? Nein, alles auf dem neuesten
Stand. Der entscheidende Hinweis kam von einem KodakMitarbeiter. Nicht deinstallieren, sondern einfach darüber
installieren. “Einmal, zweimal ...” Siehe da, gleich nach der
013
Panorama
zweiten Installationsroutine war der Fehler behoben und
die Tipps des “Ratgeber Visitenkarte” in die Tat umgesetzt.
Am Beispiel der Braintribe Group, Penton Media GmbH,
dem Rudolf Haufe Verlag und der Captiva Software Cooperation, hat sich dann gezeigt, welche Art von Visitenkarte
zur automatischen Kontakterfassung geeignet ist oder auch
nicht.
was zu lesen war
(1) Rudolf Haufe Verlag - Firma, Straße, Telefonnummer,
Telefax und E-Mailadresse fehlerfrei erkannt. Bei der Stadt
fehlte lediglich die Länderkennung “D-”. Und die Internetadresse. (2) Captiva Software Cooperation – Name des Mitarbeiters und seine Telefonnummer fehlerfrei erkannt. Dann
wurde es kryptisch. Lediglich die Stadt war zuzuordnen und
zu verbessern, alle anderen Daten nur durch den Blick auf
die Visitenkarte abzugleichen. Die Internetadresse fehlte
komplett. (3) Penton Media GmbH – Mitarbeiter, Telefonund Faxnummer, Stadt und Postleitzahl fehlerfrei. Danach
ein ähnliches Bild. Firmenname und E-Mailadresse des Geschäftsführers waren selbst mit 9-Live geschulter kognitiven
Wahrnehmung nicht herauszukriegen – www.irgendwas.de
(4) Braintribe Group: Ich wiederhole mich ungern. Name
des CEO lesbar. Telefonnummer, Faxnummer und Mobilnummer korrekt. Bei den anderen Daten das übliche Bild.
Eignet sich die OCR-Software einfach nicht zum Erfassen
von Visitenkarten? Ist das Ergebnis bei einfach strukturierten Texten besser? Wir belassen es bei den Ergebnissen. Auf
ersten Rang schafft es die einzige Visitenkarte im Hochformat, die des Rudolf Haufe Verlag. Die Plätze zwei, drei
und vier – alle im Querformat – unterscheiden sich nicht
wesentlich.
Unser Dank gilt der Grafikabteilung des Haufe Verlag.
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014
Der Anteil der IT am Unternehmenserfolg:
Organisation und Kommunikation.
Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen!
Als IT im Unternehmen sind wir ständig aufgefordert nachzuweisen, dass
wir einen Beitrag zur Wertschöpfung, zum Erfolg leisten können. Dass
Investitionen in Informationstechnologie den Business Case nicht scheuen
müssen. Nun haben E-Business- und Internet-Hype in den letzten Jahren
nicht gerade zur Vertrauensbildung beigetragen. Dennoch bin ich überzeugt, dass es der IT mit ein paar einfachen Mitteln gelingen kann, ihren
Wert für das Unternehmen sichtbar und vor allem verstehbar zu machen. Ich
glaube, es geht dabei nicht um das Was, um Technologie, sondern vor allem
um das Wie, um Prozesse und Kommunikation. Meine Kernthese dazu lautet
deshalb: Der Schlüssel zum Erfolg der Informationstechnologie liegt vor
allem in der Fähigkeit, deren Wert für das Geschäft des Unternehmens
kommunizieren, vermarkten und umsetzen zu können.
Anfang letzten Jahres haben Berater der Firma AT Kearney den Wertbeitrag der IT in einem Buch zum Thema „Strategisches IT-Management“ beleuchtet, auf welches ich hier zurückgreife. Je nach Branche liegen die
IT Kosten bei etwa 1-7 Prozent der Unternehmenskosten. Die Hebelwirkung
der Informationstechnik zeigt sich an drei Stellen:
(1) Effizienzsteigerung der IT durch konsequentes Kostenmanagement und
Produktivitätssteigerung.
(2) Effizienz- und Effektivitätssteigerungen in den Geschäftsprozessen.
(3) Steigerung von Umsatz und Profitabilität.
Informationstechnologie schafft also durch ihren Nutzen für das Geschäft mehr Wert, als durch Kostensenkungen in der IT erzielbar sind.
Die Berater konstatieren übrigens, dass die meisten Unternehmen nicht zu
viel, sondern zu wenig für IT ausgeben.
Natürlich muss die Unternehmens-IT aus meiner Sicht vor allem auf ein
intelligentes Management und die Vermarktung ihres Leistungsportfolios
achten. Darüber hinaus sollte sie durch langfristige Partnerschaften in
die Rolle eines so genannten „Business Value Drivers“ wachsen. Mit dem
Begriff Partnerschaft sind dabei nicht allein externe Partner im Sinne
von Zulieferern gemeint. Da nahezu alle Geschäftsprozesse heute von ITLösungen abhängig sind und integrierte Systeme nutzen, sind bei Umsetzung
und im Betrieb nahezu alle Mitarbeiter aus der IT maßgeblich beteiligt.
Sie eignen sich dabei detaillierte Kenntnisse von Geschäftsprozessen an
und entwerfen gemeinsam mit ihren Kollegen in den Fachbereichen – also
ihren internen Kunden – leistungsfähige Lösungen. Langfristige externe
Partnerschaften können diese Fähigkeiten nachhaltig bereichern. Partner
können dabei helfen, fehlende Ressourcen zu kompensieren und Kosten zu
sparen. Sie unterstützen das Unternehmen dabei, schneller zu sein, aber
was noch viel wichtiger ist: Sie können helfen, mehr zu wissen.
Im eigenen Unternehmen haben wir folgende Schlüsselaufgaben identifiziert: Operate, Built und Engage IT. Was meine ich damit im Einzelnen?
OPERATE IT: Hier stellt die IT Systeme und Anwendungen bereit, eine Art
Grundversorgung mit Informationstechnik. Dabei spielen Zuverlässigkeit,
Sicherheit, Datenintegrität und Standards, Verfügbarkeit und Performanz die entscheidende Rolle. Effizienz, kontinuierliche Optimierung und
marktgerechte Ausrichtung der Kostenstruktur gehören ebenfalls dazu.
Da der operative Betrieb eine enge Verzahnung mit externen Anbietern
erfordert, kommt der Wahl der richtigen Partner und deren Einbeziehung
ein hoher Stellenwert zu. Meiner Auffassung nach stellt die IT außerdem
Briefe an den IT-Leiter
nicht nur Infrastruktur und Experten bereit, sondern zusätzlich auch die
Projektsteuerung und -kommunikation als integrale Bestandteile.
BUILT IT: Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und Standardisierung der Geschäftsprozesse ist die IT angehalten, Potenziale zur Verbesserung der Prozesse gemeinsam mit dem Fachverantwortlichen zu identifizieren, zu qualifizieren und durch professionelles Projektmanagement
umzusetzen.
ENGAGE IT: Informationstechnik sollte nicht um ihrer selbst willen betrieben werden. Eine wertorientierte Unternehmensführung verlangt von
der IT und ihren Partnern neben der fachlichen Spezialisierung ein tief
gehendes Verständnis von Markt und Geschäft. Auf dieser Basis kann Informationstechnologie strategische Geschäftsentscheidungen in der Umsetzung untermauern oder gar erst ermöglichen.
In meinem Verantwortungsbereich habe ich eine Rolle mit dem Namen Corporate Relations geschaffen, die gemeinsam mit meinem Management-Team
im Kern die Aufgabe hat, das interne und externe Partnermanagement mit
Leben zu erfüllen. Sie werden sagen, das hört sich mehr nach Marketing
an. Sie haben Recht. Marketing und Steuerung des Leistungsportfolios der
IT. Internes Kundenbeziehungsmanagement. Gemeinsam Business Cases bauen.
Die Projektmanagement-Fähigkeiten der Organisation erhöhen und in diesem Kontext Standards setzen. IT-Controlling und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchführen und die Transparenz in Kosten und Leistungen im
Sinne des Total Cost of Ownership herstellen. Externe Partnerschaften
gemeinsam mit dem Procurement-Team unserer Organisation entwickeln und
pflegen. All das hat vor allem mit Kommunikation zu tun, und gerade das
ist der Bereich, in dem sich die IT und ihre Partner noch immer schwer
tun.
Der Chief Executive Officer einer Organisation muss heute von seinem
IT-Management erwarten können, dass es sich auf seine Sprachebene begibt
und in der Lage ist, auf der Grundlage von Markt und Geschäftserfordernissen IT zu betreiben. Das gilt auch für unseren CEO und er hat natürlich Recht. Es geht im Kern immer wieder darum, dass es dem IT-Management
gelingt, die Möglichkeiten der Technologie mit „Good Business Sense“ zu
bewerten und in geeigneter Sprache zu kommunizieren und zu vermarkten.
Es geht darum, eine ganzheitliche Sicht auf das Geschäft zu demonstrieren und Benefits eines gezielten IT-Einsatzes transparent zu machen.
Wenn ich mich einmal in die Position eines eher nicht IT -beflissenen
Menschen versetze und mir dann die Einladungsbroschüren zu diversen
Fachkonferenzen der informationstechnisch gebildeten Bevölkerung anschaue, drängt sich doch die Frage auf: Wollen wir eigentlich verstanden
werden? Wenn Kommunikation über Informationstechnologie, deren Fähigkeiten und Business Benefits eine so zentrale Rolle spielt, dann muss es
im Unternehmen „Spielregeln“ geben, die dies ermöglichen. Das Thema wird
unter anderem im Kontext der „IT-Governance“-Diskussion und der Diskussion über strategisches IT-Management umfassend bearbeitet. Governance
bezogen auf die Informationstechnik ist eine unternehmerische Festlegung
über organisatorische Prozesse und Strukturen zur Entscheidungsfindung,
Ressourcenallokation und zur effektiven und effizienten Bereitstellung
des informationstechnischen Serviceportfolios. Sie wird begleitet von
kontinuierlicher Erfolgskontrolle gemessen an den übergeordneten Zielen
und Strategien des Unternehmens.
Es schrieb Ihnen Martin Hölscher, Cief Information Officer der Coca-Cola Erfrischungsgetränke AG.
Der Text ist ein Auszug eines Vortrags für den CIO Talk, eine Veranstaltungsreihe der Detecon AG.
Titelthema
Dr. Harald Gerlach
16-19
20-22
22
Angemerkt: Optische Speicher
24-27
26
28-31
Angemerkt: Tipps Langzeitarchivierung
32-34
„Digitale Archivierung ist ein ständiger
Prozess.“
E-Mail Langzeitarchivierung
35
Kommentar
Neulich durfte ich den 70. Geburtstag meines Vaters
organisieren. Einer der Höhepunkte war das Vergnügen,
Fotos aus Vatis Jugendzeit betrachten zu können. Zugegebenermaßen, alle Fotos der frühen Jugend waren vergilbt und
zum Teil auch schon etwas mitgenommen. Aber sie hatten
ja auch einen Weltkrieg überlebt und waren schon vielen
Widernissen ausgesetzt.
Doch als wirkliche Langzeitarchivierung kann der Betrachter diese Fotos sicher nicht bezeichnen – obzwar diese
Fotos die wesentlichen Anforderungen an die Archivierung
erfüllen: dass die Information auch noch nach vielen Jahrzehnten und mehreren Jahrhunderten unverfälscht vorhanden ist. Weiterhin soll die gespeicherte Information,
in unserem Beispiel das jugendliche Bild meines Vaters,
ohne oder zumindest mit einfachen Hilfsmitteln verfügbar
gemacht werden können. Und drittens soll die Qualität der
Daten nicht unter dem Alterungsprozess leiden.
Im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitaltechnik sollte anzunehmen sein, dass diese Anforderungen leicht zu erfüllen
sind und vergilbte Papierbilder – und natürlich auch die
verrauschten Vinyl- und Schelllackplatten, die Zelluloidfilme und alle anderen rückständigen Informationsträger
– längst der Vergangenheit angehören und wirklich nicht
mehr zeitgemäß sind.
Prinzipiell haltbar
Prinzipiell sind digitale Daten alleine schon durch die der
Digitaltechnik inhärenten Eigenschaften „haltbarer“ als analoge Daten. Jeder kennt die Probleme alter Musikaufnahmen
mit ihren kratzenden und rauschenden Nebengeräuschen.
Die vergilbter Dokumente oder die Qualitätseinbußen von
017
Wie lang
b
b b b
b
sind Daten
haltbar?
Pergamentrollen aus dem Mittelalter sind heute noch lesbar.
Der Nachweis der Langlebigkeit steht bei CDs, DVDs oder Magnetbändern indes noch aus. Die Lanzeitarchivierung von Daten wird
zum Puzzlespiel von Hardware und Software.
alten Filmen, die im wesentlichen daher rühren, dass die
eigentliche Information sich mit der Zeit verändert. Durch
die Digitalisierung können diese Probleme im Grunde nicht
mehr auftreten, da eine „Eins“ immer eindeutig von einer
„Null“ unterscheidbar ist. Zwischenwerte zwischen diesen
beiden Zuständen gibt es nicht. Und so kann Information
sich nicht verfälschen. Ihre Qualität bleibt erhalten.
Fortschritt ohne Blick zurück
Soweit die Signaltheorie und die positiven Seiten der digitalisierten Daten. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Dazu
muss der Betrachter der Überlegung folgen, dass die Nullen
und Einsen eines digitalen Datenstroms erst durch deren
Interpretation ihre Bedeutung erhalten. Einfacher gesagt:
Erst wenn die Bedeutung der einzelnen Nullen und Einsen
fest steht, ist deren Inhalt wahrzunehmen. Der Informatiker
spricht hier vom Format der Daten. Wir alle kennen diese
unterschiedlichen Formate. In der Microsoftwelt sind sie,
sofern sie im Explorer nicht unterdrückt werden, an der
dreibuchstabigen Endung des Dateinamens unterscheidbar. Jede Applikation erzeugt ihr eigenes Datenformat. Ein
Datenformat, das die Applikation selbstverständlich immer
fehlerfrei und zuverlässig lesen, speichern und darstellen
kann. Jedes Datenformat benötigt (und hat) also seinen eigenen Interpreten. Üblicherweise ist dies der Interpret, mit
der die Daten erstellt wurden.
In dieser einfachen Tatsache liegt einer der großen Problemfelder der Archivierung von Daten. Denn häufig wird
das Datenformat von einer Version zur nächsten - natürlich sehr viel leistungsfähigeren - Version der Applikation
nicht beibehalten, sondern verändert. Für die versprochene
einhundertprozentige Abwärtskompatibilität sorgen dann
Importfilter. Ihre Leistungsfähigkeit und Fehlerfreiheit darf
nicht höher bewertet werden, als Software nun halt mal ist.
Zudem soll gleich darauf hingewiesen werden, dass der
Anwender genötigt wird, die Applikation öfter zu aktualisieren und oft nur ein Importfilter zu der nächst älteren
Version vorhanden ist. Um alte Daten verfügbar zu halten,
müssten Anwender deshalb immer alle alten Daten mithilfe
der aktuellen Programmversion in das neueste Datenformat
konvertieren.
Nachdem dieser Weg unpraktikabel und zeitaufwändig
ist, ergibt sich für die Langzeitarchivierung ein zweiter Lösungsweg. Zusätzlich zum bestehenden Datenmaterial wird
auch die Applikation archiviert: die Applikation, mit der die
Daten erstellt wurden - und natürlich wird zusätzlich ein
Verzeichnis benötigt, welche Daten zu welchen Versionen
gehören.
Alternativ kann zur Archivierung, üblicherweise unter
Verlust von Information, versucht werden, Datenformate
zu verwenden, die es heute schon lange gibt und es somit
wahrscheinlich erscheint, dass sie auch noch in Zukunft
existieren dürften. Für Texte bietet sich hierfür reines ASCII,
für Bilder mit hoher Wahrscheinlichkeit das JPEG-Format
an.
Daten plus Umgebung speichern?
Wird das Problemfeld der unterschiedlichen Datenformate gelöst, stolpert der Anwender direkt in die nächste Ebene
der Software, denn auf dem Verkaufskarton von älteren
Softwareprodukten (man bemerke bitte das Material, von
dem dieses abgelesen wird) kann man oftmals als benötigtes
018
Titel
Betriebssystem Win95 oder bei noch älteren Applikationen
Windows 3.11 oder gar DOS lesen. Für die Langzeitarchivierung bedeutet es nichts anderes, als dass nicht nur die
Applikation selbst, sondern auch das Betriebssystem, auf
dem unsere Applikation läuft, mit archiviert werden muss.
Von den Kenntnissen, wie dieses Betriebssystem verwendet wird, ganz zu schweigen. Selbstverständlich wird eine
Abwärtskompatibilität von neuen Versionen von Betriebssystemen „garantiert“, aber inwieweit diese tatsächlich für
alle Applikationen gilt, vermag der erfahrene Anwender an
allen anderen Versprechen der Betriebssystemhersteller zu
messen.
Problem Speichermedium
Die Langzeitarchivierung besitzt aber nicht nur das Problemfeld der Software, sondern zusätzlich auch Probleme
auf der Hardwareseite. Diese Hardwareprobleme lassen
sich in zwei Kategorien aufspalten. Zum einen muss man
sich Gedanken über die Haltbarkeit der Speichermedien
machen, zum anderen ist das Vorhandensein der Geräte zur
Verwendung der Speichermedien nicht unproblematisch.
Nachdem magnetische Speichermedien ständig anderen
Magnetfeldern ausgesetzt sind, und da ist das Erdmagnetfeld nur eines von vielen, wird schon lange empfohlen, diese
Speichermedien regelmäßig einzulesen und erneut, auf
neuen Medien, abzuspeichern. Die Haltbarkeit dieser Medien ist stark von der Umgebung abhängig und schwankt
erheblich. Von optischen Speichermedien ist die Musik-CD
das älteste, auch in der Informationstechnik vorhandene
Speichermedium. Nachdem die Musik-CD 1980 auf dem
Markt eingeführt wurde, ist ihre minimale Lebensdauer
somit, wenigstens für die kommerziell hergestellten, gepressten Rohlinge auf mindestens 25 Jahre anzusetzen. Ein
Wert, der nicht wirklich Langzeit ist, den Informatiker aber
durchaus garantieren können. Die selbst gebrannten CDs
besitzen eine deutlich geringere Lebensdauer. Das dürfte jeder halbwegs ambitionierte Nutzer schon selbst am eigenem
Leib festgestellt haben. Zudem sind sie wesentlich empfindlicher gegenüber mechanischen Einwirkungen, und auch
die chemischen Substanzen, die verwendet werden, um eine
CD oder DVD zu beschriften, sind der Langzeitstabilität des
Datenträgers nicht unbedingt zuträglich.
Problem Hardware
Schwerwiegender allerdings sind die Probleme bei den zu
den Medien passenden Abspielgeräten. Die stetige Fortentwicklung hat schon lange dem 5-1/4-Zoll-Diskettenlaufwerk das Leben gekostet, und auch 3-1/2-Zoll-Laufwerke
zum Thema
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik www.bsi.de
Das Bundesarchiv www.bundesarchiv.de
Digital Library Forum www.dl-forum.de
ECMguide.de www. ecm guide.de
Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe
www.plmlabor.de
Fraunhofer Institut für zuverlässigkeit und Mikroinegration
www.izm.fhg.de
Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH
Göttingen www.gwdg.de
Hochschulverband Informationswissenschaft
www.informationswissenschaft.org
International Federation of Library Associations and Institutions
www.ifla.org
Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung
www. langzeitarchivierung.de
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für
Informationstechnik in der Bundesverwaltung www.kbst.bund.de
PTB - Physikalisch Technische Bundesanstalt www.ptb.de
SearchStorage.com searchstorage.techtarget.com
The Internet Archive www.archive.org
sind zunehmend seltener zu finden. Auch die Unzahl von
erzeugten Normen auf dem Sektor der Magnetbänder stellt
den Nutzer oft vor das Problem, zwar das Speichermedium
noch zu besitzen, allerdings das entsprechende Bandlaufwerk schon längst entsorgt zu haben, oder gar sich nicht
mehr zu erinnern, mit welchem der vielen unterschiedlichen Laufwerke das jeweilige Band beschrieben wurde. Die
CD wird zurzeit von der DVD verdrängt, allerdings besitzt
die DVD dieselben mechanischen Abmessungen und Abtastprinzipien wie die CD. Somit dürfte die Kompatibilität
der DVD-Laufwerke zur CD noch einige Zeit gegeben sein.
Wie es jedoch im Zeitalter nach der BlueRay-Disk - einem
der aussichtsreichen Nachfolger der DVD - aussieht, steht
noch in den Sternen.
Altgeräte helfen nicht unbedingt
Selbst das Aufbewahren von alten Laufwerken hilft übrigens wenig weiter, denn es ist nicht gewährleistet, dass die
Motherboards die passenden Schnittstellen zu den Geräten
oder deren Kontrollern für alle Zukunft besitzen. Sowohl der
alte ISA-Slot, und erst recht alle anderen Slotnormen, sind
schon lange nicht mehr vorhanden. Auch die ATA-Schnittstellen für Festplatten sind sicher nicht mehr allzu lange
standardmäßig vorhanden. Hier findet zurzeit die Verdrängung durch das serielle ATA (S-ATA) statt. Pikanterweise
wird auch darüber nachgedacht, die Abwärtskompatibilität
der Prozessoren in Richtung des Betriebssystems DOS aufzugeben. Spätestens wenn das von vielen zu Recht ungeliebte A20-Gate nicht mehr in den Prozessoren vorhanden ist,
verlieren wir die uneingeschränkte Hardwarekompatibilität
019
Kennt keine Hard- und Softwareprobleme: das Buch
zu diesem Betriebssystem und dessen Applikationen. Selbst
wenn Anwender noch die Softwareapplikation und das DOS
besitzen, würde es nur noch ohne die Adressierbarkeit der
Speicherbereiche über 1 MB laufen, eine Technik, die viele
Applikationen der DOS-Welt verwendet haben. Grundsätzlich ist es natürlich möglich, eine Emulation eines Betriebssystems zu programmieren. Inwieweit sich diese Emulation
dann jedoch wie das ursprüngliche Betriebssystem verhält,
hängt wie immer von den Kenntnissen und Fähigkeiten der
Programmierer ab. Die Konsequenz für die Langzeitarchivierung lautet somit, dass nicht nur die Daten, die Applikation, das notwendige Betriebssystem und die Kenntnisse
darüber, natürlich das Medium und dessen Lesegerät, sondern auch noch die ganze Hardwareumgebung für diese
Komponenten mit aufbewahrt werden müssen. Eine nicht
unmögliche, aber beileibe sehr aufwändige Lösung.
Erhöhte Speicherdichte bedeutet erhöhtes Risiko
Eine weitere Tendenz in der heutigen Informationstechnik
soll nicht außer Acht gelassen werden. Jede neue Generation
von Speichermedien erhöht die Speicherdichte. Also immer
mehr Daten können auf immer weniger Medien gespeichert
werden. Damit steigt zwar nicht die Wahrscheinlichkeit des
Datenverlustes, denn der ist nur vom Medium abhängig,
allerdings wenn er eintritt, ist das Volumen der verlorenen
Daten und damit der Verlust wesentlich höher. Vielleicht
sollte man allein schon deshalb davon absehen, ganze Bibliotheken zu digitalisieren und die Originale, um Platz zu
sparen, zu entsorgen. Leider gibt es aus den aufgezeigten
Problemfeldern nicht wirklich einen günstigen Ausweg, der
alle Probleme beseitigt, sondern nur Hilfskonstrukte, die die
gröbsten Probleme für die nächsten Jahre vermeiden. Das
sichere Aufbewahren von Daten über Jahrzehnte und Jahrhunderte hinweg ist bei weitem noch nicht gelöst und kann
meiner Einschätzung nach bisher nur durch althergebrachte
Technologien gewährleistet werden. Ich will nicht behaupten, dass alle Informationen in Stein gemeißelt werden
sollen, aber eine Papierversion oder eine Mikroverfilmung
ist bei weitem langzeitlesbarer als jede zurzeit verfügbare
Digitaltechnik.
Ein „dunkles Zeitalter“ der Digitaltechnik?
Historiker sprechen nicht umsonst schon heute von dem
dunklen Zeitalter der Digitaltechnik, aus dem so gut wie
keine Quellen mehr vorhanden sind (stimmt nicht - es
werden noch alle vorhanden sein, können aber wahrscheinlich nicht mehr gelesen werden). Zusätzlich zu allen schon
aufgezählten Problemen gibt es keine Institution, die der
Deutschen Bibliothek vergleichbar ist. Jeder Buchautor wird
verpflichtet, mehrere Exemplare bei verschiedenen Bibliotheken zu hinterlegen, damit diese Quelle auch noch für die
Nachwelt verfügbar ist. Viele Internetseiten verschwinden
jedoch innerhalb kürzester Zeit aus dem Internet. Denn
Artikel, die deren Autor verändert oder gar löscht, sind nirgendwo archiviert und können nach deren Löschung auch
nicht mehr nachgewiesen werden, denn bisher wird über die
Archivierung von Internetartikeln oder -seiten nicht einmal
nachgedacht.
Dr. Harald Gerlach, FH Neu-Ulm
020
Titel
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Speicher
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organisieren
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Mehr Speicher führt nicht automatisch zu besseren
Archivlösungen. Es ist der Umgang mit Information,
der die Zukunft der Archive bestimmt. Ein Überblick
über die wichtigsten Aspekte der Langzeitarchivierung.
Ingo Bienek
Die Analysten von Capgemini gehen in einer Studie davon
aus, dass die allgemeine Datenmenge deutlich steigen wird:
So rechnen 16,7 Prozent der Befragten in den nächsten drei
Jahren mit einem Zuwachs von mehr als 51 Prozent. Damit
steigt auch die Notwendigkeit, komplexe Storage-Strukturen
effizient zu verwalten, um den künftigen Anforderungen an
Speicherplatz, Verfügbarkeit und Sicherheit gerecht zu werden. Verwaltungsprozesse sollen stärker automatisiert und
die Kosten somit gesenkt werden. Zudem sind leistungsfähige Produkte für das Storage-Ressource-Management in
der Lage, Trendanalysen zu erstellen, mit denen sich der
zukünftige Speicherbedarf einfacher prognostizieren lässt.
Speichersystemvielfalt
In der Regel sind beim Kunden je nach Historie und ersten
Anforderungen bereits unterschiedliche Speichersysteme
im Einsatz wie etwa Tape-Roboter, Jukeboxen (WORM,
DVD, CD) oder Festplattenspeicher. Diese verschiedenen
Hardware-Landschaften müssen zunehmend berücksichtigt, integriert und abgelöst werden. Solange die Technik
der Speichersysteme noch aktuell ist, ist der Ansatz der Migration allerdings aus Kosten- und Verfahrensgründen nicht
sinnvoll.
In erster Linie wurden die Hardware-basierten Speichersysteme eingeführt, um die Informations- und Datenmengen bewältigen zu können und den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere durch
die Verschärfung der Produkthaftung sowie zunehmende
Produktvielfalt (durch Ausweitung des Projektgeschäftes)
in der Industrie Rechnung zu tragen. Dabei ist die elektronische Archivierung der Daten nur der erste notwendige
Schritt. Der Nutzen selbst entsteht aber erst durch das
Gewinnen, Verdichten und Aufbereiten der Informationen
zum Wissen und deren Wiederverwendung. Wissen kann
aber nur durch Auflösen und Zusammenführen von Informationsinseln erfolgen.
Information Lifecycle Management (ILM)
Informationen haben einen Lebenszyklus: Erstellung, Verwaltung, Bewahrung und Langzeitarchivierung. Während
ihres „Lebens“ werden sie unterschiedlich oft recherchiert
und angezeigt. Im Vorfeld sollten immer – auch unter dem
Aspekte der Kostenbetrachtung – eine Konzeption erstellt
und folgende Fragen beantwortet werden: Welche Daten
muss ich ablegen? Wo? Für wie lange? Welches Medium
eignet sich am besten für meine Anforderungen? Um die
Informationen entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus und ihrer Nutzung sinnvoll verwalten und ablegen
zu können, müssen künftig durchgängige Konzepte, die
Spannbreite von der Entstehung bis zur Entsorgung abdecken, erarbeitet werden.
Einbindung unter Kosten-/Nutzenanalyse
Die bereits beim Kunden bestehenden Speichersysteme
(Medien) können weiterhin verwendet werden. Der Einsatz
sollte unter den Aspekten Kosten und Nutzen erfolgen, denn
021
zum einen ist – je nach Lebensdauer einer Information – das
kostengünstigste Speichermedium auszuwählen. Zum anderen muss auch die Häufigkeit des Zugriffs und damit der
Anspruch an die Performance berücksichtigt werden. Die
Einbindung der Lebenszyklus-Betrachtung einer Information ist damit ein wesentlicher Aspekt für die GesamtarchivStrategie.
Bezug zu Records Management (RM)
Dieser Ansatz wird unter dem Begriff Records Management (RM) in jüngster Zeit sublimiert. RM bedeutet die
Verwaltung aller relevanten Aufzeichnungen, zu denen
sämtliche Arten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen aus
unterschiedlichen Systemen gehören. Typische Anforderungen sind die Verwaltung von Aufbewahrungs- und
Löschfristen und die damit verbundene Automatisierung
organisatorischer Regelungen in der Archivverwaltung.
Schlüsseldienst
Die „reinen“ Hardware-basierten Speichersysteme verwalten ihre Informationen über einen eindeutigen Schlüssel
(Referenz der Dateinummer auf ihren Ablageort). Hinzukommen noch einige Systemattribute, die für die Protokollierung und die weitere interne Suche benötigt werden.
Dieser Schlüssel ist der kleinste gemeinsame Nenner für
die Integrations- und Applikations-Architektur. In einigen
Fällen werden so genannte Bibliotheken für den Zugriff
und das Ablegen von Dateien, die die Informationseinheit darstellen, von außerhalb (Anwendungen) seitens der
Speichersysteme zur Verfügung gestellt. Die Nutzung aus
verschiedenen Verfahren heraus würde allerdings wieder zu
pflegeintensiven Insellösungen führen.
Um die Informationen mit ihren verschiedenen Ablageorten und entsprechenden Attributen komfortabel unter
Nutzung der angebotenen Bibliotheken zu verwalten, ist
eine Zwischenschicht in Form eines logischen Servers
(Information Storage Managers) notwendig. Dieser unterscheidet sich von einfachen Verzeichnisdiensten durch die
nachfolgenden intelligenten Aufgaben:
Daraus ergibt sich das nachfolgende 3-Schichtenmodell:
(1) Anwendungs- und Präsentationsschicht:
Darunter sind im weitesten Sinne Unternehmensanwendungen oder ECM-(Enterprise Content Management)-Anwendungs-Bausteine, nämlich die Erfassung,
Verwaltung und Weiterverarbeitung im Sinne der
Vorgangsbearbeitung zu verstehen. Hier liegt die
Präsentationsschicht, im Allgemeinen auf Basis
moderner Web-Client-Technologie.
(2) Information Storage Managers (Verwaltung des
Schlüsseldienstes, der Attribute sowie Rechte und
Rollen, Dienste für Anwendungsschicht)
(3) Speichersysteme (Storage Solutions)
Storage Solutions als Bestandteil von Enterprise
Content Management (ECM)
Storage Solutions stellen, verglichen mit der Architektur
eines Hauses, das Fundament und den Keller dar. Dabei
gehen Speicherkonzepte weit über Medien wie Bänder und
WORM (write once, read multiple) hinaus. Heute gehört
eine Kombination aus Hardware- und Softwarelösungen
wie RAID, HSM, SAN oder NAS zur übergreifenden Betrachtung. Wichtige Vertreter sind hier EMC, Network
Appliance, aber auch Fujitsu Siemens Computer. Diese
neuen technischen Lösungen erfüllen teilweise Anforderungen, die bisher nur durch klassische Archive abgedeckt
werden konnten, und sollten deshalb bei der Festlegung
einer ECM-Lösung berücksichtigt werden. Im Vergleich zu
Anwendungen, die auf der traditionellen Jukebox-Technologie basieren, haben moderne festplattenbasierte Speichersysteme entscheidende Vorteile: Sie bieten eine Basis für die
revisionssichere Archivierung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Jukebox-Systemen reduziert sich bei modernen Festplatten-Speichern der Operating-Aufwand enorm, der für
das Wechseln und Einlegen neuer (Sicherungs-)Medien mit
WORM-Funktionalität notwendig ist. Die Beschränkung
der Schreib- und Lese-Laufwerke entfällt. Diese bildeten bei
größeren Datenmengen in der Vergangenheit immer wieder
einen Engpass bei der Performance. Die Anbindung bei
gleichzeitiger Verfügbarkeit für verschiedene Anwendungssysteme fällt somit leichter.
(1) Verwalten der „logischen“ Ablageorte und damit ver-
knüpfter Lebensdauer (-zyklus) mithilfe des Speichersystemschlüssels
(2) Verwaltung anwendungsspezifischer Attribute
(Datenbank- und/oder eigene Indizes)
(3) Zugriffsrechte und –Rollen (Personalisierung)
(4) Offene Schnittstellen zu Anwendungen
Langzeitarchivierung und rechtliche Aspekte
Die Anforderung an die elektronische Archivierung beruht auch auf gesetzlichen Rahmenbedingungen aus zivil-,
handels- und steuerrechtlicher Sicht wie beispielsweise
der Nachweispflicht und Unveränderbarkeit von Belegen
022
Titel
Angemerkt
Tipps zur Langzeitarchivierung:
Langzeitarchivierung ist immer im Vorfeld zu planen,
d. h. sinnvolle Speicherformate müssen ausgewählt,
Speichervolumina abgeschätzt, Soft- und Hardware dimensioniert werden. Dokumente mit identischer Aufbewahrungsdauer sollten dabei auf gleichen Datenträgern
oder Clustern sein. Die Wahl des richtigen Speicherformates spielt dabei eine wichtige Rolle. Es gibt Formate,
die versprechen eine lange Lebensdauer wie TIFF und
mittlerweile auch PDF. Und es gibt Formate, die nicht
für eine Langzeitarchivierung zu empfehlen sind, wie MS
WORD. Derartige Formate sind proprietär, und einzelne
Unternehmen haben oft ein kommerzielles Interesse an
dem Format, wodurch Änderungen während der Aufbewahrung nicht auszuschließen sind.
Trotz bester Planung ist bei Aufbewahrungsfristen von 10
Jahren und mehr mit einer Datenmigration zu rechnen.
Die Gründe dafür sind eigentlich immer unter den folgenden zu suchen:
Hardware stirbt, d. h. es gibt vom Hersteller keine
Wartungsunterstützung und keine Ersatzteile mehr
für Speicherhardware (z. B. Jukeboxen) oder Server.
Ferner kann neue Speicherhardware wesentlich
mehr Volumen speichern, d. h. mit neuer Hardware
können zu reduzierten Kosten mehr Dokumente
gespeichert werden.
2. Die Systemplattformen veralten, d. h. es gibt vom
Softwarehersteller keine Wartungsunterstützung
mehr für die Betriebssystemplattformen, für die
Datenbanken usw.
3. Das Archivierungssystem bedarf einer Modernisierung, d. h. es muss eine Systemmigration
durchgeführt werden.
1.
Sollte eine Datenmigration notwendig sein, so empfiehlt
sich, bei der Gelegenheit auch das Gesamtsystem zu aktualisieren. Dabei eine Systemmigration und ein neues
Speichern nach Bereinigung, d. h. Auslassen gelöschter
und veralteter Dokumente, auf neuer Speicherhardware.
Damit ist das Gesamtsystem aktualisiert worden.
im Bereich der Buchhaltung oder bei der Produkthaftung
im Bereich der Fertigung und Entwicklung. Hier gilt es,
die Auswirkungen der AO/GDPdU Grundsätze für den
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(AO/GDPdU), GOB, aber auch Vorgaben unter anderem
aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II auf das
Unternehmen zu klären und mit geeigneten IT-Mitteln wie
der Archivierung zu unterstützen.
Wichtig ist ebenfalls, dass die Einhaltung der rechtlichen
Bestimmungen für die im Unternehmen eingesetzte Storage
Solution nicht nur nachweispflichtig, sondern auch durch
entsprechende Verfahrensbeschreibungen begleitet wird,
beispielsweise durch eine Dokumentation der technischen
Abläufe der Langzeitarchivierung und der dazugehörigen
Organisationsanweisungen für den Betrieb. Darüber hinaus
ist die Abnahme und Freigabe vom Wirtschaftsprüfer notwendig und zwingend zu empfehlen.
Ausblick
Durch das Zusammenwachsen von Speichersystemen
und Software-Lösungen sowie ECM-Strategien wird die
Informationsbereitstellung und deren Aufbereitung immer
mehr an Bedeutung . Die bereits technisch zur Verfügung
stehenden Produkte und Anwendungen zur automatischen
Klassifikation und Erkennung von Attributen (Indexierung)
werden mehr und mehr in der Praxis angewendet, um die
zeitintensive Aufbereitung der Dokumente zu reduzieren.
Der nächste Schritt ist der Wandel von der Pull- zur PushMethodik der Information (Wissen). Dies bedeutet, dass die
Daten nicht nur nach expliziten Suchanfragen durch den
Benutzer zur Verfügung gestellt („Pull“) werden, sondern
umgekehrt, dass vom System dem Benutzer eigenständig
Informationen vorgeschlagen („Push“) werden können.
Die Push-Methodik wie beim „Amazonas-Dienst“ wird
fachlich über Personalisierungstechniken und Taxonomie
umgesetzt. Diese ermöglicht eine formale Anordnung von
Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und
Ablagesystematiken eine Rolle.
Ingo Bienek
Jahrgang 1963, studierte Wirtschaftsinformatik
an der Universität Trier. Leiter Enterprise
Content Management bei Siemens Business
Dr. Knuth Lange, Leiter PR & Marketing, IQDoQ GmbH
www.iqdoq.de
Service.
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024
Titel
Langzeitarchivierung wird auch heute oft als technische Aufgabe
angesehen. Der Zuwachs an zu archivierenden Daten verlangt jedoch
eine differenzierte Betrachtung. So gewinnen nicht nur rechtliche
Anforderungen, sondern auch strategische Komponenten an Bedeutung.
Martin Böhn
Die wesentlichen Ziele der Langzeitarchivierung sind die
Aufbewahrung, Wiederherstellbarkeit (Retrieval) und das
nachweisliche Löschen geschäftsrelevanter Daten, insbesondere von Geschäftsdokumenten. Archivierung ist aber mehr
als die Auswahl von Speichermedien. Die unterschiedlichen
Daten müssen zu Geschäftsvorfällen zugeordnet und über
eine einheitliche Metadatenstruktur mit verschiedenen
Suchmechanismen gefunden werden. Das Archiv dient nicht
als Datengrab, sondern als Ausgangspunkt für den besseren
Zugriff auf die geschäftsrelevanten Informationen.
Ziel ist es, ein Wissensarchiv aufzubauen, um aus Erfahrungen zu lernen und das Wissen der einzelnen Mitarbeiter
besser zugänglich zu machen. So können beispielsweise bei
der Erstellung eines Angebotes Dokumente (Word, E-Mail,
gescannte Papierdokumente) eingesehen werden, die in
den vergangenen Jahren an den Kunden gesandt wurden,
um sich besondere Vorlieben oder Restriktionen bewusst
zu machen. Zudem können ähnliche Angebote an andere
Kunden als Referenz gesucht werden.
Bei der Umsetzung von Projekten der Langzeitarchivierung werden die organisatorische, technische, rechtliche
und betriebswirtschaftliche Sichtweise im engeren Sinne
unterschieden. Diese sind allerdings nicht völlig trennscharf, weshalb einzelne Aufgabengebiete und Maßnahmen
mehreren Aspekten oder einer Kombination derselben zugeordnet werden.
Durch die Aufbewahrung und die Wiederherstellbarkeit
werden rechtliche und steuerliche Auskunftspflichten ebenso erfüllt wie die Anforderung, im Unternehmen erzeugtes
dWissen für zukünftige Entscheidungen zur Verfügung zu
stellen. Dabei ist es wichtig, ob lediglich eine Speicherung
oder zusätzlich die Sicherung der Unveränderlichkeit eines
Dokuments gewährleistet werden soll. Insbesondere bei
langjährigen Archivierungspflichten ist darauf zu achten,
dass die in elektronischer Form abgelegten Dokumente in
einem Format gespeichert werden, das weiterhin auslesbar
und anzeigbar ist. Deshalb wird zumeist eine Wandlung
in standardisierte, langlebige Formate wie beispielsweise
TIFF vorgenommen, da herstellerspezifische Formate wie
die einiger Office-Produkte im Laufe der Jahre Änderungen
erfahren, welche die Anzeige alter Dateien mit aktuellen
Programmen unmöglich machen.
Organisation der Inhalte
Ausgangspunkt eines Archivierungsprojekts ist die Frage,
welche Inhalte wann für wie lange wohin abgelegt werden
sollen. Grundsätzlich sollten alle geschäftsrelevanten Daten
gespeichert werden, um diese für Auswertungen oder Auskunftspflichten bereitstellen zu können. Für die Integration
von Dokumenten verschiedener Formate aus unterschiedlichen Quellen in eine einheitliche Ablagestruktur kommen
dabei zumeist Enterprise-Content-Management-Systeme
(ECM) zum Einsatz. Diese erlauben neben der Erfassung
originär elektronischer Dokumente wie Office-Dateien
oder E-Mails auch die Integration von gescannten Papierdokumenten. Die Verschlagwortung erfolgt nach einem einheitlichen Modell, was das Auffinden der Dokumente sowie
025
die Kopplung mit einzelnen Prozessschritten entscheidend
unterstützt. Diese Klassifikation erlaubt die (semi-)automatische Auslagerung der Dokumente nach Abschluss der
Bearbeitung auf die dafür vorgesehenen Archivsysteme.
Zudem wird die Sicherung der Dokumente vor Zerstörung
oder Verlust durch parallele Speichermedien erleichtert.
Speichertechnologien
Die Entscheidungskriterien bei der Auswahl der Archivmedien sind Speichervolumen, Zugriffszeiten und Anforderungen an Revisionssicherheit. Hauptspeicher und
Festplattensysteme werden zumeist für noch häufig benötigte Dokumente oder solche, die sich noch in der aktiven
Bearbeitung befinden, eingesetzt. Die sehr schnellen Zugriffszeiten werden mit einem vergleichsweise hohen Preis
pro Gigabyte erkauft. Die Auslagerung für die Langzeitarchivierung erfolgt auf andere Festplattensysteme, Jukeboxen
oder Tape Libraries. Über einen Parallelbetrieb können die
Performanz des Gesamtsystems gesteigert und gleichzeitig
sofort Sicherungskopien auf andere, auch räumlich verteilte
Medien geschrieben werden.
Jukeboxen können mit unterschiedlichen Medien befüllt
werden, etwa mit CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory, bis zu 800 MB einseitig), DVD (Digitale Versatile Disc,
bis zu 9,4 GB beidseitig), MO (Magneto Optical, 9,1 GB),
PDD (Professional Disc for Data, 23,3 GByte einseitig) oder
UDO (Ultra Density Optical, bis zu 30 GByte beidseitig).
Kriterien sind die Anforderungen an das Speichervolumen
sowie die Entscheidung, ob eine nachträgliche Änderung
des Dokuments ausgeschlossen werden soll. Hierfür werden
nur einmal beschreibbare Datenträger (WORM, write once
read many) gewählt und von Wirtschaftsprüfern als revisionssicher abgenommen.
Neben dem Schutz vor (un-)beabsichtiger Veränderung
durch den Anwender sind die Medien gut gegen mechanische Einwirkungen gesichert. Während bei bestimmten
optischen Medien die Unveränderlichkeit der gespeicherten
Informationen direkt gesichert ist, müssen auf Festplattenbasierten Systemen dazu zusätzliche Instrumente wie Ablage, Zugriffsmechanismen, Adressierung oder Zeitstempel
eingesetzt werden (CAS-Systeme: Content Addressed Storage).
Für die Verbindung von Speicherressourcen sind unterschiedliche Konzepte entwickelt worden. NAS (Network
Attached Storage) bezeichnet die Verwendung von Netzwerkstandardprotokollen wie HTTP zur Integration der
Speicher unabhängig von der vorhandenen Serverplattform. Zumeist werden diese Systeme als Datenspeicher
verwendet, wobei mehrere Festplatten entweder als JBOD
(Just a Bunch Of Discs) oder für größere Ausfallsicherheit
als RAID (Redundant Array of Independent Discs) konfiguriert werden können. Eine Weiterentwicklung sind SAN
(Storage Area Network), Hochgeschwindigkeitsnetzwerke
zwischen Server-Systemen und den von diesen verwendeten
Speicherressourcen, die eine zentrale Adressierbarkeit und
Administration der Speichersysteme ermöglichen. Durch
die redundante Vorhaltung von Plattensystemen, Switches
und Host-Adaptern kann eine hohe Fehlertoleranz und
Verfügbarkeit gewährleistet werden.
Rechtliche Sicht: Löschen von Inhalten als
weiteres Problemfeld
Unterschiedliche rechtliche Anforderungen zur Nachweisbarkeit („Compliance“) bestimmter Sachverhalte durch das
Aufzeigen der revisionssicher abgelegten Dokumente stellen
weitere Ansprüche an die Ausgestaltung des Archivsystems.
Der Fokus dieses Beitrags soll nicht auf den einzelnen Bestimmungen der verschiedenen Rechtsvorschriften liegen,
stattdessen wird auf den teilweise vernachlässigten Bereich
der (nachweislichen) Entfernung der Dokumente eingegangen. Hinsichtlich des Löschens der Dokumente muss
zwischen dem logischen Entfernen sowie der physikalischen
Vernichtung unterschieden werden. Im ersten Fall bleibt das
Dokument auf dem Speichermedium vorhanden, kann aber
aus der Applikation heraus nicht mehr angesprochen werden, da der entsprechende Index-Eintrag entfernt wurde. Im
026
Titel
Angemerkt
Die wichtigsten Gründe, warum optische
Speicher auch in Zukunft eingesetzt werden:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Write-Once-Speichermedien haben eine sehr hohe
Datensicherheit, da sie nicht überschreibbar oder
versehentlich durch Viren veränderbar sind.
Die standardisierten Medien bieten eine langfristige
Medien-Schreib- und Lese-Kompatibilität.
CD > DVD > BlueLaser-Disc = beste Medienkompatibilität
Durch ein standardisiertes Filesystem auf den
Medien (etwa UDF) sind diese kompatibel zu allen
gängigen Betriebssystemen und auch außerhalb der
Jukebox in Standard-Laufwerken lesbar.
Optische Medien haben im Gegensatz zu anderen
Speichertechnologien, wie Tape oder Festplatte,
keinen direkten Kontakt mit dem Lese- beziehungsweise Schreibkopf – das Medium bleibt über Jahre
hinweg funktionstüchtig. Bei anderen Speicherlösungen kann ein kontinuierlicher Verschleiß bis
zur Medienzerstörung führen.
Bereits heute liegen die Kosten von BlueLaser-Discs
unterhalb denen von Tapes.
Die BlueLaser-Disc erzielt eine sehr hohe Speicherdichte, daraus ergibt sich ein hervorragender Formfaktor, der sich in den kommenden Jahren noch
weiter verbessern wird.
Optische Medien zeichnen sich durch eine sehr hohe
Medien-Lebensdauer aus. Diese beträgt mindestens
50 Jahre. Ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf die
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die oft mehrere
Jahrzehnte betragen.
Mit optischen Speicherlösungen ist kein regelmäßiger Backup-Bedarf notwendig.
Das optische Speichern bietet einen direkten Zugriff
auf die Daten mit Nearline-Verfügbarkeit.
Jukeboxen eignen sich aufgrund ihres geringen
Energieverbrauchs und Wartungsbedarfs sowie ihrer
geringen Wärmeerzeugung optimal zur effizienten
Massenspeicherung.
Jukeboxen sind – im Gegensatz zu FestplattenSystemen – von Schnittstellen unabhängige
Speicher-Systeme.
Wilfried Beckmann, Geschäftsführer DISC GmbH
www.disc-gmbh.de
zweiten Fall wird tatsächlich das Dokument selbst gelöscht.
Bei der Speicherung auf optischen Medien ist das selektive
Entfernen einzelner Dateien nicht möglich. Deshalb ist die
Vernichtung des Dokuments erst nach einem Reorganisationslauf mit einem damit verbundenen Austausch der
Datenträger möglich, beispielsweise der CD-ROMs. Reorganisationen werden insbesondere dann vorgenommen, wenn
Medien noch vorgehalten werden müssen, obwohl nur noch
ein geringer Prozentsatz des Inhalts angesprochen werden
kann (etwa 70 Prozent logisch bereits gelöscht). Die noch
aktiven Dokumente werden auf andere Datenträger kopiert,
das alte Medium wird vernichtet.
Insbesondere bei rechtlichen Anforderungen hinsichtlich
des Löschens der Dokumente (so bei personenbezogenen
Daten) ist eine Nachweisbarkeit über die Vernichtung erforderlich. Dies kann durch die Protokollfunktionalitäten
der entsprechenden Archivsysteme gewährleistet werden.
Bei großen, zumeist auf optischen Medien basierenden Systemen sowie bei Archiven mit starker räumlicher Verteilung
oder teilweise gespiegelten Beständen, kann der Nachweis
problematisch sein, wenn ein Zugriff auf ein über das
System gelöschtes Dokument nicht mehr möglich ist, auch
nicht über das Auslesen eines Mediums oder einer OfflineKopie.
Hier gehen verschiedene Hersteller wie SUN in der nächsten Version ihres Archivs den Weg, alle Dokumente verschlüsselt abzulegen und den Schlüssel zentral zu speichern.
Wird ein Dokument gelöscht, wird der Schlüssel vernichtet.
Damit ist sichergestellt, dass die Einträge auf beliebig vielen
verteilten Speichermedien nicht mehr ausgelesen werden
können.
Betriebswirtschaftliche Sicht
In den ausgeführten organisatorischen, technischen und
rechtlichen Aspekten ist bereits eine betriebswirtschaftliche
Dimension enthalten. Denn zum einen sollte eine genaue
Anforderungsanalyse (zu unterstützende Prozesse, Zugriffszeiten, erwartetes Speichervolumen u. a.) vor der Auswahl
der Hard- und Software-Komponenten gemacht werden.
Zum anderen ist zu untersuchen, wie den rechtlichen Vorschriften mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz entsprochen werden kann, wobei gleichzeitig evtl. entstehende
Vorteile der besseren Informationsbasis für betriebliche
Abläufe und Entscheidungsprozesse erschlossen werden
müssen. Die bessere Verteilung von Informationen in einer
Organisation kann durch das Erfassen von Zeitvorteilen bei
der Vorgangsbearbeitung in Kostenvorteile umgerechnet
werden.
Kostenaspekte bei Aufbau und Betrieb der Speichersysteme betreffen neben dem reinen Volumen der vorhandenen
zu speichernden Daten die Auswahl und Kombination der
Medien sowie die Bestimmung der zu archivierenden Dokumente. Das Schlagwort Information Lifecycle Management
beschreibt die Verteilung der Dateien auf unterschiedliche
Datenträger anhand der Ansprüche an die Verfügbarkeit.
Dokumente, die nur noch selten benötigt werden, werden
dabei auf langsamere, aber kostengünstigere Speichermedien umgelagert. Dies kann durch das System entweder
anhand des Alters oder aufgrund der Zugriffshäufigkeiten
analog zur Bereinigung des Caches erfolgen.
Bei der Überführung bestehender Datenbestände wie
Dateien auf File-Servern empfiehlt sich im Vorfeld die
Untersuchung auf Redundanzen, die gerade bei „Informationsinseln“ aufgebaut worden sein können. Spezialisten wie
Verity bieten dafür spezielle Werkzeuge an, um den Migrations- und Speicherbedarf des Gesamtprojekts zu ermitteln
und damit die Kosten zu senken. Teilweise ermöglichen die
Hersteller der ECM-Systeme zudem die direkte Anbindung
bereits bestehender Archive. Die Altsysteme müssen in diesem Fall nicht mit hohen Kosten migriert werden, sondern
können über entsprechende Schnittstellen direkt angesprochen werden.
Fazit: Prozesse bedenken und Kosten sparen
Es liegt auf der Hand, dass die Entscheidung über die Auswahl und Implementierung eines Systems für die Langzeitarchivierung eine enorme Tragweite hat. Durch die Vielzahl
der unterschiedlichen angebotenen Speichermedien wird
das Thema zu oft auf die technische Perspektive reduziert,
ohne die dokumentenorientierten Prozesse zu berücksichtigen. Rechtliche Nachweispflichten und unternehmenseigene Ansprüche an den Zugriff auf archivierte Dokumente müssen strukturiert und kosteneffektive Strukturen
geschaffen werden. So kann aus der teilweise als Belastung
empfundenen Anforderung der Archivierung durch die
verbesserte Informationsbasis das Potenzial der besseren
Wettbewerbsfähigkeit erschlossen werden.
Martin Böhn
Diplomkaufmann Universität Würzburg,
Jahrgang 1976, Content Management- und ECMAnalyst beim Business Application Research
Center (BARC) in Würzburg.
:
028
Titel
Nicht nur das Fassungsvermögen der Inbox, mehr noch das
E-Mail-Archiv stößt an seine Grenzen. Dort nämlich sollte die
E-Mail als Dokument revisionssicher abgelegt sein. Denn Mails
sind Dokumente, denen im Geschäftsverkehr eine enorm
hohe Bedeutung zukommt.
Dr. Roman Götter
Merck & Co. Inc. wurde im August 2005 im ersten Prozess
wegen der Todesfälle im Zusammenhang mit dem Medikament Vioxx von einem texanischen Gericht zu 253 Millionen Dollar Strafe verurteilt. Dabei wurden unter anderem
interne E-Mails als Beweismittel verwendet. Wird bei Merck
Inc. jetzt nun das Schreiben von E-Mails verboten? Muss
das gesamte E-Mailing hinterfragt werden? Hätte Merck
einfach strikt alle E-Mails löschen sollen, die älter als 30
Tage sind? Wohl kaum, denn das wird als Vernichtung von
Beweismitteln gewertet und wurde in anderen Fällen ebenfalls bestraft. Nicht die E-Mail als schriftliches Kommunikationsmittel steht auf dem Prüfstand, sondern die Art und
Weise, wie Firmen damit umgehen. Zwei zentrale Probleme
müssen gelöst werden:
(1) Relevante E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behan-
delt. Sie dienen der effizienten Abwicklung des Tagesgeschäfts, müssen aber im Streitfall beweiswürdig
die Position des Unternehmens darstellen können.
(2) Die Menge der E-Mails erzeugt hohe Kosten, die bei
der Speicherung der E-Mails und dem Betreiben des
E-Mail-Servers entstehen. Kosten, die nachhaltig
gesenkt werden müssen.
Beide Probleme sind nicht vom einzelnen Mitarbeiter zu
lösen, der „wichtige“ E-Mails lokal speichert und durch eigenes Löschen von E-Mails seine Mailbox aufräumt. Lieferscheine und Rechnungen in Papierform werden von Mitarbeitern auch nicht im eigenen Schreibtisch und Papierkorb
„verwaltet“. Es ist Aufgabe der Unternehmensleitung, ein
geeignetes E-Mail-Management-System einzuführen.
Unternehmenskommunikation über E-Mail
Seit Anfang der 90er hat E-Mail die Büros der Unternehmen erobert. Und dabei nachhaltig die Art und Weise
unserer Kommunikations- und Arbeitsabläufe verändert.
Mitarbeiter auf allen Ebenen schreiben und bearbeiten EMails. Doch kaum ein Unternehmen hat sich die Mühe gemacht, seinen Mitarbeitern die richtige Nutzung des Mediums beizubringen oder unternehmensweite Richtlinien zur
Nutzung zu formulieren. Die schiere Flut von E-Mails, vom
Marktforscher IDC auf ca. 35 Mrd. täglich geschätzt, wurde
noch im Jahr 2000 als Problem der IT-Abteilungen in den
Konzernen betrachtet. Mit einer Kombination aus rigiden
Speicherbegrenzungen der Mailbox und billigen Speichermedien wurde versucht, die Kosten in Schach zu halten.
In einem durchschnittlichen Unternehmen werden heute 30-90 E-Mails mit einem Volumen bis zu 10 MB pro
Mitarbeiter und Tag versendet (Radicati 2002-2005). Die
Bewertung der E-Mails nach Anzahl und Größe wird aber
ihrer Bedeutung als Geschäftsdokumente nicht gerecht. Fast
ausnahmslos hat die E-Mail den klassischen Geschäftsbrief
verdrängt. Der Geschwindigkeitsvorteil beim Austausch
und die Wiederverwendbarkeit haben die E-Mail zum
zentralen Kommunikationsmedium aufsteigen lassen. Mit
diesem Wandel gehen eine Reihe von Problemen einher.
Die E-Mail-Systeme der führenden Hersteller waren und
029
0
20
40
60
80
100
Beantwortung von Kundenanfragen
93%
Diskussion der Strategie
84%
Korrespondenz mit Kontrollbehörden
82%
Aushandeln von Verträgen
71%
Austausch von Rechnungen
69%
Austausch vertraulicher informationen
65%
Diskussion von Personalthemen
56%
Quelle: Kahn Consulting, 2003
Für welche Geschäftsprozesse wird E-Mail verwendet?
sind nicht dafür entwickelt worden, um derartig große
Mengen an E-Mails zu speichern, geschweige denn die darin gekapselten Informationen effizient zu verwalten. Den
Mitarbeitern stehen nur wenige Hilfsmittel oder Vorgaben
zur Verfügung, um mit dieser Informationsflut sinnvoll
umzugehen. Mails werden nach Gutdünken und Größe gelöscht oder vom Mitarbeiter lokal auf Festplatte gespeichert.
Bei Verlust des Laptops, Festplattencrash oder Ausscheiden
des Mitarbeiters gehen Monate- oder jahrelang gebunkterte
E-Mails verloren. Oder gelangen gar in falsche Hände. Für
ähnlich wichtige Papierdokumente gibt es in jeder Firma
klare Regelungen – nur bei E-Mail herrscht nach wie vor
Wildwuchs.
Aufheben ja, aber wie?
Es gibt es einen übergreifenden Konsens, dass Inhalte von
E-Mails zentrale Bedeutung haben. In einer groß angelegten Umfrage bei deutschsprachigen Unternehmen hat das
Schweizer Beratungsunternehmen Dr. Sieber & Partner
aufgezeigt, wie hoch die Wertschätzung dieses Mediums eigentlich ist. Ob eine E-Mail aufbewahrungswürdig ist, ergibt
sich aus ihrem Inhalt, wer sie wann geschickt oder erhalten
hat. Da E-Mail für alle Kommunikationsinhalte verwendet
wird, gibt es also keine einzige feste Aufbewahrungsfrist,
sondern eine Reihe von abgeleiteten Fristen. Diese sollten
am besten in Form einer E-Mail-Richtlinie oder besser noch
Dokument-Management-Richtlinie dokumentiert und
intern kommuniziert werden. Diese Dokument-Management-Richtlinie sollte eine im Unternehmen gelebte „Best
Practice“ aus rechtlich notwendigen und betriebswirtschaftlich sinnvollen Anforderungen sein. Die gesetzlichen
Regelungen definieren nur den Mindeststandard, nicht aber
das für das Unternehmen optimale Verwalten der E-Mails.
Langzeitarchivierung – wie und warum?
Viele Firmen unterscheiden zwischen „Verdrängung“ und
„Archivierung“ von E-Mails. Die Verdrängungs-Strategie
der IT Abteilungen zielt auf die maximale Kostenreduktion
mit möglichst geringer Beeinflussung der täglichen Arbeit
des Mitarbeiters ab. Hierbei werden die E-Mails regelbasiert
nach Größe und Alter auf billige Speichermedien ausgelagert und nach möglichst kurzer Zeit (typisch 2-3 Jahre)
endgültig gelöscht. Nachteil dieses Punktlösungsansatzes ist,
dass die E-Mails weiterhin nur im Postfach des Mitarbeiters
zu finden sind. Kollegen haben keinen Zugriff auf wichtige
Informationen.
Firmen mit einer Archivierungs-Strategie berücksichtigen
den geschäftskritischen Wert der E-Mail-Kommunikation.
Mit einem E-Mail-Management-Ansatz streben Unternehmen einen pragmatischen Kompromiss aus notwendiger
Kostenreduktion und Verbesserung der Abläufe an. Hierbei
nutzen die Firmen sowohl die Möglichkeiten der interaktiven Archivierung als auch der regelbasierten Archivierung.
Die lästigen und teilweise gefährlichen Nebenerscheinungen
der E-Mail in Form von Viren oder SPAM sind in keinem
Fall Geschäftsbriefe und deshalb nicht aufbewahrungspflichtig. Sie werden durch geeignete Filter ausgesondert.
Der Bezug zum Arbeitsvorgang und der Zugriff der Mitarbeiter auf die E-Mails im Kontext steht im Vordergrund. In
der aktiven Phase wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben, relevante E-Mails von unwichtigen E-Mails zu trennen. Erweiterungen der Standard E-Mail-Clients Outlook
oder Notes erlauben das Starten von geregelten Abläufen
bei wiederkehrenden Vorgängen, die Verknüpfung mit dem
Buchungsvorgang oder die geordnete Ablage im DMS. Die
Regeln für die Aufbewahrungsfristen in der Referenz- und
Nachweisphase werden zentral hinterlegt und kontrolliert.
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Quelle: Open Text
bedeutend
eher bedeutend
Bedeutung der Inhaltsträger
eher unbedeutend
unbedeutend
030
Titel
Anzahl von
E-Mails
I Aktive
Phase
Posteingang
II ReferenzPhase
Technische Grundlagen
II NachweisPhase
Archiv
Virus
Spam
Aufbewahrungsfrist 1
Mail
Journaled Mail
Aufbewahrungsfrist 2
manuelles Löschen
Workflow
verlinkt zu SAP
übergeben an DMS
Verlängerung
Verlängerung
Quelle: Open Text
~ 30 Tage
~ 3 Jahre
~ 7 Jahre
Alter von
E-Mails
Lebenszyklus für E-Mail-Management
Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung, kann die
Aufbewahrungsfrist gezielt verlängert werden. Durch die
intuitive Verzahnung von E-Mail- und DMS-Arbeitsabläufen kann eine hohe Akzeptanz und Qualität der Daten
erreicht werden. Die Firmen erzielen so eine nachhaltige
Verbesserung ihrer E-Mail-Kommunikation und reduzieren die Risiken und Kosten spürbar.
Neben diesen operativen Ansätzen, E-Mails selektiv
besser zu managen, gibt es zusätzlich den Ansatz, alle EMails als Kopie zu archivieren. Firmen, die sich aufgrund
einer Risikoanalyse für ein solches E-Mail-Monitoring
entscheiden, nehmen die damit verbundenen überschaubaren Kosten in Kauf, um im Falle eines Prozesses
Beweismittel effizient sichern zu können. Hierbei werden
alle E-Mails – schon bevor der Mitarbeiter sie erhält – als
Kopie in ein spezielles Archiv-System übertragen, Volltext-indexiert und für einen festgelegten Zeitraum (typisch 3 Jahre) gespeichert und anschließend vollständig
gelöscht. Dazu wird die Journal-Funktion des E-MailServers aktiviert und von jeder ein- und ausgehenden
E-Mail eine Kopie erzeugt, die auch Informationen über
Blindkopien (BCC-Empfänger) enthält. Verschlüsselte
E-Mails können zwar genauso abgelegt werden, doch
müssen separate Vorkehrungen zur Indexierung getroffen werden. Der Zugriff über spezielle Suchoberflächen
auf diesen vollständigen E-Mail-Bestand wird nur ausgewählten Mitarbeitern und Auditoren gewährt. Die
Regelungen zum Zugriff müssen mit dem Betriebsrat
abgestimmt werden, jeder Zugriff durch Protokoll dokumentiert sein. Der Vorteil für die Firmen liegt in der Risikominimierung durch schnelle Sicherung von Beweisen
im Falle von Prozessen.
Bei Archivierung wird immer die gesamte E-Mail (Body
und Attachments) im Archiv gespeichert. Gute Systeme bieten transparente Dienste zur Komprimierung und einmaligen Ablage von Attachments (Single Instance Archiving).
Dadurch werden Anforderungen an die Ablage im Originalformat mit der deutlichen Reduktion des Speicherbedarfs
verbunden, üblicherweise etwa 50 Prozent. Im E-MailServer verbleiben je nach Konfiguration entweder nur ein
Verweis oder auch der Body der E-Mail – die umfangreichen
Anhänge werden vom Server gelöscht. Die Kostenvorteile
ergeben sich aus dem optimierten Betrieb der E-Mail-Infrastruktur: Es werden insgesamt weniger Server mit geringerem Speicherbedarf benötigt, Aufwände und Risiken bei
Backup und Recovery reduzieren sich deutlich.
Der Mitarbeiter hat nach der Archivierung verschiedene
Möglichkeiten, die E-Mails zu nutzen. Er kann aus dem
Kontext des Vorgangs im SAP oder DMS auf die Mail zugreifen oder eine Volltextsuche mit Berechtigungsprüfung
nutzen. Immer wichtiger wird die Unterstützung von Mitarbeitern mit Laptops. Moderne E-Mail-Management-Systeme synchronisieren transparent archivierte E-Mails, damit
der Mitarbeiter auch auf Reisen auf die E-Mails zugreifen
kann.
Recht und Gesetz
Die Grundlage einer erfolgreichen E-Mail-ManagementLösung ist die Einführung einer Betriebsvereinbarung. Dort
wird geregelt, inwieweit privater E-Mailverkehr erlaubt ist
und wie er von geschäftlichen E-Mails getrennt wird. Ohne
entsprechende Regelung unterliegt das Unternehmen dem
Telekommunikationsgesetz und damit einem strengen
Briefgeheimnis. Jegliche Filterung, langfristige Aufbewahrung und Zugriff Dritter wäre unrechtmäßig. Des Weiteren
muss geregelt werden, wie der Mitarbeiter mit E-Mails verfährt, die Unternehmen und Geschäftsverkehr betreffen. Es
empfiehlt sich, für jede Abteilung Kernaufgaben und damit
verbundene Dokumenttypen mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen zu identifizieren. Dem Mitarbeiter wird
durch eine Arbeitsanweisung und die entsprechenden Hilfsmittel ermöglicht, die Dokumente elektronisch abzulegen.
Das E-Mail-Management-System legt durch zentral hinterlegte Aufbewahrungsfristen fest, dass die E-Mails sicher und
anforderungsgerecht aufbewahrt werden. Durch diese zentrale Steuerung können notwendige Veränderungen in den
Aufbewahrungsplänen effizient umgesetzt werden. Im Falle
eines Rechtsstreits kommt die Möglichkeit zum Tragen,
gewisse E-Mail-Bestände für den Zeitraum eines Prozesses
031
zum Thema
Anbieter von E-Mail-Archivierungslösungen:
Cyco GmbH www.cyco.de
CEYONIQ Technology GmbH www.ceyoniq.com
daa Systemhaus AG www.daa.de
d.velop AG www.d-velop.de
DocuWare AG www.docuware.com
ELO Digital Office GmbH www.elo-digital.de
GCT GmbH www.gct-gmbh.de
GFI Software GmbH www.gfisoftware.de
GROUP Technologies AG www.group-technologies.de
H&S Heilig & Schubert GmbH www.hs-soft.com
IQ-work Software AG www.iq-work.de
Maxpert AG www.maxpert.de
NITAG - Norddeutsche IT-Audit GmbH www.nitag-gmbh.de
Open Text AG www.opentext.de
TIM AG www.tim.de
Veritas Software GmbH www.veritas.com
„einfrieren“ zu können (Hold Management) und sie vor
dem Löschen zu schützen. Entsprechende Anforderungen
an die E-Mail-Management-Systeme sind aus dem in USA
und Großbritannien etablierten Records-ManagementVorschriften wie DoD 5015.2 und TNA 2002 abgeleitet und
finden sich auch im kommenden europäischen Standard
MoReq 2 wieder.
Gleichstellung von E-Mail und Papier
E-Mails sind papiergebundenen Informationen großteils
gleichgestellt. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO)
und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist festgelegt, dass originär elektronische Daten auch in dieser Form langfristig (6
oder10 Jahre) aufzubewahren sind. Ein einfaches Ausdrucken und Abheften ist deshalb nicht mehr ausreichend.
Im Rahmen der Risikominimierung der auditierbaren
Erstellung von Geschäftsjahresberichten sind gut eingeführte E-Mail-Management-System unabdingbar. Die für
an amerikanischen Börsen gehandelten Unternehmen
bindenden Regelungen des Sarbanes-Oxley Acts (SOX)
treffen nur wenige deutsche Unternehmen direkt in ihrer
vollen Härte. Die dazu notwendigen internen Kontrollen
und verbesserten Abläufe sind aber zu Recht Vorbild für
viele Unternehmen, um ihre Jahresabschlüsse international
vergleichbar zu machen. Vorbildhaft für die Einführung von
Monitoring-Lösung sind die genauen Vorgaben der amerikanischen Börsenaufsicht SEC. Ursprünglich nur für Aktienhandelsfirmen gedacht, geben die Regelungen wie SEC
17a-4 den Leitfaden für die Umsetzungen solcher Lösungen
auch hier in Europa vor.
Die Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit spielt vor
allem im Streitfall eine zentrale Rolle. Ein Richter wird der
Partei Recht geben, die nachweisen kann, dass die Abläufe
und technischen Systeme eine Verfälschung der Unterlagen
so gut wie unmöglich machen. Die Qualität der digitalen
Signatur und die Art der Speicherung erhöhen die Beweiskraft der als Beweis vorgelegten E-Mails. Dabei ist nicht
die Software selbst, sondern der dokumentierte Prozess in
Verbindung mit einer geeigneten Lösung von etwa einem
Wirtschaftsprüfer testierbar.
E-Mail – ein Führungsthema
Die technologischen Hürden sind überwunden, die für
Hype-Themen typische Konsolidierung der Anbieter ist
abgeschlossen. Mit der Auswahl und Installation einer Lösung allein ist es jedoch nicht getan. Unternehmen, die ihre
E-Mail-Systeme ausschließlich nach den Bedürfnissen ihrer
IT optimieren, fallen im Vergleich zur Konkurrenz zurück.
Denn E-Mail muss wie jedes andere wichtige Medium oder
Kommunikationsmittel übergreifend in die Geschäftsprozesse des Unternehmens eingebunden sein. Der hohe Anteil
der Bearbeitung von E-Mails am Tagesgeschäft und die
damit verbundenen operativen Kosten machen E-Mail zu
einem Thema für den Chief Operating Officer (COO) und
seine Mitarbeiter. Um die Ansprüche elektronischer Buchhaltung zu erfüllen, muss der Chief Finance Offiver (CFO)
zudem seinen Einfluss auf die Planung des E-Mail-Management-Systems geltend machen. Hilfreich ist, dass selbst bei
mittleren Unternehmen ab einigen hundert Mitarbeitern
die Kosteneinsparungen die initialen Projektkosten in den
ersten 9-18 Monaten wieder decken können.
Genauso selbstverständlich, wie Sie morgen wieder eine
E-Mail an Ihren Geschäftspartner schicken, genauso selbstverständlich sollten Sie auf diese E-Mail auch in drei Jahren
wieder zugreifen können. Letztlich ist ein E-Mail-System
ohne leistungsfähiges E-Mail-Management wie Autofahren
ohne Airbag – solange es keinen Unfall gibt, geht alles gut.
Aber eben nur dann.
Dr. Roman Götter
Jahrgang 1966, Segment Management E-Mail
und Compliance bei der Open Text Corporation
032
Titel
Archivierung beim Bundesarchiv
„Digitale Archivierung ist
ein ständiger Prozess.“
Nicht nur Software-Entwickler befassen sich mit Archivierung.
Über die Erfahrungen des Bundesarchivs sprach Volker Watschounek
mit der Referatsleiterin „digitale Information“.
Dr. Andrea Hänger
Jahrgang 1970, Referatsleiterin digitale
Information und Expertin für Langzeitarchivierung beim Bundesarchiv.
Die gewählte Rufnummer ist besetzt. „Möchten Sie den
Service von T-Com nutzen und verbunden werden, sobald
diese frei ist, sagen Sie jetzt bitte ja.“ „Ja“ „Das Dienstmerkmal ist aktiviert.“ Fünf Minuten später klingelt das Telefon.
Andrea Hänger: Ähm, nicht wirklich. Wir übernehmen
bereits originär digitale Daten.
Andrea Hänger: Ich bin gleichzeitig noch verantwortlich
für die ganz normalen Papierakten aus dem Bereich Inneres
und der Justiz der Bundesverwaltung. Daher kann ich direkt
vergleichen, was die digitale und analoge Arbeit voneinander unterscheidet. Der größte Unterschied beim Arbeiten
mit originär digitalen Unterlagen liegt eigentlich darin, dass
die Archivare viel früher ansetzen müssen mit ihrer Arbeit,
als es bei Papierakten üblich ist. Digitale Daten überleben
eben niemals zufällig, sondern nur, wenn Archivare von der
Entstehung der Daten an schon mit dabei sind. Nur so besteht eine Chance, dass wir die Daten irgendwann ins Archiv
bekommen und diese dann ordnungsgemäß aufbereiten
können.
Haben sich Ihre Arbeitsweisen durch die digitalen Medien
gravierend verändert?
Das heißt, die Arbeit des digitalen Archivars beginnt im
Grunde genommen mit dem Aufstellen von Speicherkriterien?
Seit knapp vier Jahren sind Sie im Bundesarchiv für digitale
Informationen und die Problemstellungen der Langzeitarchivierung bei digital vorliegenden Informationen verantwortlich. Sie sind dabei, analoge Daten zu digitalen Informationen
zu migrieren …
033
Andrea Hänger: Speicherkriterien und Verwaltungskriterien. Wenn in einer Behörde Systeme zur elektronischen
Vorgangsbearbeitung eingeführt werden, dann müssen wir
von Anfang an mit dabei sein, um dafür zu sorgen, dass das,
was in dem Moment erst mal hineinkommt ins System,
irgendwann, 10 oder 20 Jahre später, auch wieder aus dem
System rauskommen kann.
Was ja als solches auch gleich wieder ein Problem darstellt,
bei der Vielfalt der Formate. Wie stellen Sie sicher, dass das
was Sie ins System einstellen, auch wieder herauskommt?
Andrea Hänger: Wir versuchen erst einmal Empfehlungen auszusprechen, dass in den Behörden die Daten nicht
länger als unbedingt notwendig in den Originalformaten
hinterlegt werden. Also wenn es sich um ganz normale Bürokommunikation wie Textverarbeitung handelt, dass eben
dann nicht etwa eine elektronische Akte geschlossen und für
20 Jahre in den Speicher gelegt wird. Sondern dass vorher
dafür gesorgt wird, dass die ganze Akte in ein langzeitarchivierungsfähiges Format übertragen wird. Dabei haben wir
bis vor kurzem hier nur Tif als alleiniges Format akzeptiert.
Nach der Normierung des Formates akzeptieren wir in Zukunft auch PDF/A.
Zum Papier werden Sie nicht zurückkehren?
Andrea Hänger: Was auf Papier entsteht, nehmen wir auf
Papier. Was digital entsteht, nehmen wir digital.
Papier bleibt dabei als Papier erhalten und wird nicht digitalisiert?
Andrea Hänger: Nicht unbedingt. Wir machen das, was
die abgebende Stelle entscheidet. Wenn die abgebende Stelle
sagt, dass meine führende Akte und das für mich recht verbindliche Schriftstück digital ist, dann ist das für uns auch
so. Wenn aber Elektronik nur als Hilfsmittel eingesetzt wird,
also ein Dokumenten-Management-System vorhanden ist
und alle Schriftstücke nur zusätzlich abgelegt werden, die
führende Akte aber aus Papier ist, dann interessieren wir
uns für die Papierakte.
Unterschiedliche Formate, Formatsicherheit, Speicherkapazität – jeder Bereich bringt eigene Probleme mit sich. Was
müssen Sie unter diesem Hintergrund zwingend beachten?
Andrea Hänger: Das Wichtigste ist, dass wir jederzeit
dokumentieren, was wir mit den Daten tun. Um nachvollziehbar zu machen, wer wann welche Veränderungen
vorgenommen oder welche Arbeitsschritte vorgenommen
hat. Damit können wir im Grunde einen ununterbrochenen Bearbeitungsprozess dokumentieren. Wenn man dann
feststellt, dass Fehler gemacht worden sind, kann man an
den entsprechenden Punkt zurückgehen und den Fehler
revidieren. Und das Zweite ist, immer doppelt zu sichern.
Diese Informationen – die Dokumentation des Prozesses
– wird dann direkt im Dokument gespeichert? Elektronisch
mitarchiviert?
Andrea Hänger: Bisher werden die ganzen Bearbeitungsinformationen getrennt auf Papier aufgezeichnet. Und die
Daten eben digital vorgehalten. Wir testen aber gerade
internationale Metadaten und Schemata auf ihre Anwendbarkeit im Bundesarchiv. Es würde darauf hinauslaufen,
dass wir auch die Informationen über die neu erhobenen
Dokumentations-Daten elektronisch führen. Natürlich
heißt das dann auch, dass wir diese Daten in regelmäßigen
Abständen, wie die Daten selbst, migrieren müssten.
Zu Ihrer Berufszunft: Wie stehen Sie, die Papier, Pergament
oder Mikrofilm verwalten gelent haben, zu digitalen Medien?
Andrea Hänger: Da hat sich natürlich sehr viel geändert.
Man muss zwar auch Urkunden, Papier und auch Mikrofilm
von Zeit zu Zeit restaurieren – die halten nicht ewig. Aber
im Vergleich zu digitalen Medien ist das natürlich eine ganz
andere Zeitspanne. Und da ist ein Umdenken erforderlich,
dass diese digitale Archivierung ein ständiger Arbeitsprozess
ist. Etwas, das nie abgeschlossen ist. Kaum hat man ein neues System aufgebaut und sich für einen bestimmten Datenträger entschieden, geht die Arbeit ja fast schon wieder von
vorne los. Weil der „Digivar“ permanent diese Datenträger
wieder austauschen muss. Es gibt ja „noch“ kein vergleichbares Medium wie eine Pergamenturkunde , die für tausend
Jahre die Informationen behält.
Inwieweit ist Archivierung eine hoheitliche Aufgabe?
Andrea Hänger: Das Bundesarchiv, von dem ich ja nur
sprechen kann, hat einen gesetzlichen Auftrag: das Bundesarchivgesetz. Der Auftrag besagt, dass alle Unterlagen der
Stellen des Bundes, der Bundesverwaltung grob gesagt, die
für das Verständnis der deutschen Geschichte und für die
Sicherung der rechtlichen Belange der Bürger relevant sind,
archiviert werden sollen. Das heißt, wir wählen aus der Flut
an Informationen, die in den Behörden entsteht, nur einen
ganz kleinen Teil aus, der dann dauerhaft archiviert wird.
034
Titel
Wie „klassisch“, wie „modern“ ist heute das Berufsbild eines
Archivars?
Andrea Hänger: Also das kommt ganz darauf an, in welchem Aufgabengebiet man eingesetzt ist. Wenn man mit
modernen Akten und der modernen Behördenbetreuung
betraut ist, dann muss auch das Berufsbild sehr modern
sein. Wenn sich die Arbeitsweise komplett verändert hat,
dann muss sich auch unser Berufsbild anpassen. Zeit hat ja
für die Archivare bisher eine eher untergeordnete Rolle gespielt. Wir denken in größeren Dimensionen, von 100 oder
200 Jahren und wenn Sie dann eben Akten erst erschließen,
wenn …
Sind hundert Jahre nicht etwas kurz gegriffen?
Andrea Hänger: Sie können auch 1000 Jahre nehmen. Die
meisten Bestände bei den Archiven beginnen irgendwann
im frühen Mittelalter. Von daher sind das alles relativ lange
zeitliche Dimensionen. Aber auf einmal, in der Welt kurzlebiger Formate, Medien und Systeme, muss der Archivar
schnell handeln, muss sehr früh dabei sein und sich darauf
einstellen, diese Sachen ins Archiv zu übernehmen.
Was können Softwarehersteller oder Programmierer vom
Archivar lernen?
Andrea Hänger: Sicherlich das Gefühl für die zeitliche
Dimension. Programmierer sollten etwas mehr im Blick
haben, dass die Daten nicht nur für den Zweck, für den
sie entstehen, da sind, sondern weit darüber hinaus. Wenn
Sie an unser Archivgut denken, dann stellen die heutigen
Benutzer vollkommen andere Fragen an diese Akten und
diese Urkunden als die Leute, die diese Akten und Urkunden geschrieben haben. Und dass es mit der Zeit auch einen
Wandel des Zweckes geben kann, ist glaube ich den meisten
Informatikern nicht bewusst. Dass etwas für lange Zeit aufbewahrt werden muss und eben nicht nur für Monate oder
Jahre.
Mit welchem System arbeitet das Bundesarchiv?
Andrea Hänger: Wir haben keine spezielle Storage-Lösung
eines bestimmten Herstellers im Einsatz. Wir setzen auf die
mindestens doppelte Sicherung. Das ist zum einen immer
noch die Offline-Archivierung auf CD. Und zum Zweiten
die Sicherung in einem Storage Area Network. Die Daten
darüber werden in verschiedenen Systemen gehalten.
Sie setzen keine klassische DMS-Lösung ein?
Nein bisher noch nicht, weil die Datenmengenm die wir
bisher haben, das noch nicht nötig gemacht haben. Aber wir
sind dabei, so ein System gerade aufzubauen.
Selbst zu entwickeln?
Andrea Hänger: Nein, zusammen mit einigen Herstellern.
Wir haben andere Ansprüche als andere Nutzer dieser
Archivierungssysteme. Zum Beispiel ist es für uns keinesfalls ein Qualitätskriterium, dass ein Archivierungssystem
Kassetten schreibt, die nur mit einer einzigen Datenbank
gelesen werden können und die auch der Hersteller selbst
nicht mehr lesbar machen kann. Das Risiko, dass bei uns
Kassetten gestohlen werden – aus diesem Grund man so
etwas entwickelt, ist bei uns gleich null. Dafür wäre es viel
schlimmer, wenn diese Daten tatsächlich unlesbar wären.
Das wäre, als würden wir den Schlüssel zu unseren Papiermagazinen verlieren.
Welche Daten sind im Bundesarchiv archiviert?
Andrea Hänger: Wir haben momentan noch zu 80 Prozent Daten von Großrechneranwendungen aus Zeiten der
DDR. Die Daten mussten irgendwohin und wurden Anfang
der 90er Jahre vom Bundesarchiv übernommen. Das sind
personenbezogene Daten über Beschäftigungsverhältnisse,
Strafgefangene, Studienbewerber – ganz viele Statistiken,
die teilweise über 35 Jahre alt sind. Die Stasiakten werden in
Berlin von einer eigenständigen Behörde verwaltet.
Wenn Sie abschließend einen Tipp an die Softwareentwickler
geben könnten, sich etwas wünschen dürften, was würden Sie
sich wünschen? Sie haben drei Wünsche frei.
Andrea Hänger: Zum Ersten: Dass man den Begriff der
Archivierung, wenn schon nicht ganz den echten Archiven
zurückgibt, sondern doch zumindest mit ihnen teilt. Damit
wir nicht mehr erklären müssen, was ein Archiv überhaupt
ist. Mittlerweile denken die meisten Menschen, dass ein
Archiv ein Server ist, und nicht eine kulturelle oder wissenschaftliche Institution, die das historische Erbe eines Landes sichert. Zweitens wünsche ich mir ein langzeitstabiles
Medium. Ein Medium, auf das man sich auch mittelfristig
verlassen kann. Also nicht eine DVD mit einem Plus- und
einem Minus-Standard und dann kommt gleich wieder was
Neues. Und drittens bei Software den Rückgriff auf offene
Standards, die weiterentwickelt werden können und nicht
irgendwann komplett ausgetauscht werden müssen.
Vielen Dank für das Gespräch.
035
Langzeitarchivierung – der Schlüssel
für die Rechtssicherheit elektronischer
Kommunikation
Elektronische Erklärungen sind rechtswirksam. Dies ergibt sich aus dem
Grundsatz der Formfreiheit. Ist die Schriftform vereinbart oder gesetzlich
gefordert, so ist die Erklärung elektronisch möglich, wenn die Erklärung
mit einer elektronischen Signatur abgegeben wird. Dieser Rechtszustand,
ist durch das Signaturgesetz und das Bürgerliche Gesetzbuch abgesichert.
Die Rechtswirksamkeit der elektronischen Kommunikation hat handelsrechtliche und steuerrechtliche Folgen: Die E-Mail-Kommunikation mit
rechtserheblichem Inhalt ist als „Handelsbrief“ zu archivieren. Die Archivierungsdauer beträgt für Handelsbriefe 6 Jahre, für Rechnungen 10 Jahre
und für Dokumente, die für die Produkt- und Arzthaftung bedeutsam sind,
30 Jahre. Aus dieser elektronischen Archivierungsfalle gibt es kein Entkommen. Nach der Abgabenordnung sind originäre elektronische Dokumente
für die Steuerprüfung maschinell auswertbar, also elektronisch, zu archivieren. Zur langfristigen elektronischen Archivierung gehört das Risiko des
Technologiewechsels. Über die gesamte Dauer der Archivierung müssen
die Dokumente integer sein und wieder lesbar gemacht werden können.
Dies kann nur durch Migration der Daten auf technisch aktuelle Systeme
erreicht werden. Diese gesetzliche Anforderung ist durch die Schreiben des
Bundesfinanzministeriums „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) konkretisiert.
International vernetzte Kommunikation führt zu einer Internationalisierung des Rechts. Die „Internationale Konvergenz der Kapitalmessung und
Kapitalanforderung (Basel II)“ soll Kreditinstitute vor operationellen Risiken, dem Versagen interner Systeme, schützen. Zu diesen Schutzmaßnahmen gehört die möglichst vollständige elektronische Dokumentation, um
die Erfüllung von Pflichten in einem Streitfall beweisen zu können. Dies ist
ein allgemeingültiger Grundsatz unternehmerischen Handelns, der auch
für andere Unternehmen als Kreditinstitute gilt. Durch den „Sarbanes Oxley Act“ der USA soll gesichert werden, dass das Finanz- und Rechnungswesen börsennotierter Unternehmen den rechtlichen Anforderungen
entspricht und durch diese „Compliance“ Investoren geschützt werden.
Grundlage für diese „Compliance“ ist die vollständige Dokumentation.
Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit bedeutet
Beweissicherheit, denn Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente sprechen im Rahmen der freien Beweiswürdigung für Beweisqualität.
Dieser Indizienbeweis ist international gültig. Die freie Beweiswürdigung
ist ein Rechtsgrundsatz, der den Rechtsordnungen der Industrienationen
gemeinsam ist.
Im Ergebnis ist die Langfristarchivierung nach den Grundsätzen der
Ordnungsmäßigkeit der Schlüssel für die Rechtssicherheit elektronischer
Kommunikation.
Dr. Ivo Geiß
abgelegt ...
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Mehr Platz.
Mehr Organisation.
Storage-Systeme mit Speichernetzanbindung sorgen für
Wachstum. Speichersysteme sollen Massenware werden.
Der Storage-Markt ist in Bewegung: immer mehr Daten,
immer mehr Informationen, immer mehr Speicher. Und
neue Wege, die Informationen zu organisieren. Stichwort
Lifecycle-Management. Wie lange sind Daten haltbar? Wie
finde ich meine Information? Hier können Sie nachfragen.
Pascalstr. 100
70569 Stuttgart
Fon 01803-313233, Fax 07032-153777
[email protected], www.ibm.com/de
Hitachi Data Systems GmbH
Im Steingrund 10
63303 Dreieich-Buchschlag
Fon 06103-804-0, Fax 06103-804-1111
[email protected], www.hds.com
EMC Deutschland GmbH
Am Kronberger Hang 2a
65824 Deutschland
Fon 06196-4728-0, Fax 06196-4728-139
germany–[email protected]
www.emc.com
037
Kleidsam.
IT auf dem Laufsteg. Die Trefferquote des Fotografen: 98 Prozent. Wir
bringen einmal mehr den anderen Blick, die andere Perspektive. Diesmal:
Welche Kleider trägt die IT? Was ist Standard? Welche Marken dominieren?
So hatten wir auf den Presseterminen, Herstellerbesuchen, Kongressen und
Messen immer die Kamera griffbereit.
Das Resultat: weniger Boss als erwartet. Mehr Farben. Der Stoff war immer für eine Überraschung gut. Die IT ist modebewusster als gedacht. Von
wegen dunkelblauer IBM-Anzug. Das war gestern. Helle Beigetöne sind
genauso geschäftstauglich wie der dunkle Ein- und Zweireiher.
Essen, DMS. Der gedeckte Anzug bei den Herren ist Pflicht. Standbesuch
bei einem Unternehmen mit Stammsitz in Stuttgart. Welches Label finden
wir in der Innenseite des Sakkos? Zwei Minuten später stehen wir bei der
Marketingverantwortlichen eines Münchner Unternehmens. Schlägt hier
die bayerische Gesinnung durch? Zwirn vom experimentierfreudigen
Grand Seigneur des Wintersports?
Hamburg. Köln. Berlin. Wozu bekennen sich die Unternehmen der Metropolen, in denen die Bekleidungsindustrie (noch) vertreten ist? Die Antwort
gibt uns einer der Beiräte: zum Maßanzug. Auch gut.
Nicht dass der Eindruck entsteht, in Stuttgart, Köln, Düsseldorf oder Berlin
würden nur Maßanzüge getragen werden. Zum Glück gibt es in den Innenstädten ja immer noch ausreichend Kaufhäuser der alten Schule oder Shops
der globalen Marken. Ganz sicher auch in Ihrer Nähe. Und wenn da nichts
dabei ist, schaut man halt mal im Netz nach. Muss ja nicht unbedingt eBay
sein. Die E-Shops liefern direkt ins Haus. Hier können Sie Ihren neuen
Anzug 14 Tage zuhause spazieren tragen. Fast jede Marke.
Genau. Da war doch noch was. Weihnachten. Wie immer jedes Jahr viel zu
schnell, ja, quasi überraschend gekommen. War so nicht abzusehen. Oder
liegt das nur daran, dass der Weihnachtsstress jedes Jahr früher beginnt?
Die ersten Christstollen liegen schon im September im Regal.
Schicken Sie also bis spätestens 16. Dezember Ihren Kleidungswunsch ab,
damit die Lieferung auch zum 24. da ist. Anschließend haben Sie bis zum 6.
Januar Zeit zu testen, ob der Gürtel auch ein Loch weiter passt. Die Rücksendung kontrolliert sicher niemand darauf, ob getragen oder nicht.
Nehmen wir uns zu Herzen, was die Politik sagt: Sparen müssen wir alle.
Suchen Sie sich nur das richtige Eck, das richtige Ende aus.
Frohes Fest und alles Gute für 2006!
Redaktion c//mag
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24. Oktober, 15:53
Uhr. Systems.
Überheizte Hallen.
Hier wären wir übri
gens auch
gerne Träger gewese
n. Respekt an das Mo
del: letzter Messetag und so
entspannt.
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11. Oktober, 12:43 Uhr. Stuttgar
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BPM-Arbeitskleidung. Fehlt nur
noch der
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27. September, 15:3
2 Uhr. Essen DMS.
Der Stoff, in den
sich Päpste kleide
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Anzug nach Maß zur
passenden Lösung.
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20:15
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3. Juli, 15:21 Uhr. München.
Am Outfit muss der Mitarbeiter noch arbeiten. Denn
diese Schuhe geben auch dem besten Bürogolfer keinen
Halt.
27. Sep
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27. September, 16:48 Uhr. Essen DMS.
Sie ist Deutschland. Stünden der deutschen
Nationalfahne die weißen Streifen auch so gut?
042
Schwerpunkt
Grundlagen ECM
Überlebensgarantie
ECM
Teil I
Ohne Akronyme geht nichts in der IT. Aber während viele Abkürzungen den nächsten
Sommer nicht erleben, wird Enterprise Content Management (ECM) bleiben.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Enterprise Content Management selbst ist nur einer der
vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements.
Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch
Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits Web Content Management,
Content Syndication, Digital oder Media Asset Management
und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser
„circulus vitiosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an
Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.
Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an
Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden
lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim
ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des
allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass
ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer
Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung
oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher
ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document Lifecycle Management nur als
eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für
die verschiedensten Technologien und Unternehmen positionieren.
ECM – Enterprise Content Management
Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick
nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar
nur von Marketingaussagen – frei nach der Devise ,,aus dem
Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein ContentServer wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird
ein ...“. Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren
mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten
versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe
wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt).
2003 wurde ECM von der AIIM noch wie folgt interpretiert:
„The technologies used to capture, manage, store, deliver,
and preserve information to support business processes“.
Im Frühjahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider
die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel:
“Enterprise Content Management is the technologies, tools,
and methods used to capture, manage, store, preserve, and
deliver content across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM
043
von der AIIM als wesentliche Komponente in Whitepapern
und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde
die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien
und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung,
Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von
Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse
im Unternehmen.“ ECM schließt dabei herkömmliche
Technologien wie Input-Management, DokumentenManagement, Collaboration, Web-Content-Management,
Digital Asset Management, E-Mail-Management, Workflow,
Business Process Management, Output-Management,
Storage und elektronische Archivierung ein.
Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition
von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005
in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture
-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. So änderte die
AIIM International im Herbst des Jahres 2005 erneut die
Definition: “Enterprise Content Management is the technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver
content and documents related to organizational processes.”
“Enterprise Content Management (ECM) sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung
und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur
Unterstützung von organisatorischen Prozessen.“ Hiermit
ergab sich eine Rückwendung zur ursprünglichen Definition und die besondere Betonung der Prozesskomponente. In
der neuen Definition sind nunmehr auch die drei Begriffe
der Branchendefinition von PROJECT CONSULT, DRT,
Document Related Technologies, in der AIIM-Definition
enthalten.
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies
werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die
Anforderungen des Content Management umgebaut oder
neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus
Content Management wird in diesem Zusammenhang dann
meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll
deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller
strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher
häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E,
„business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem
Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern – automatische Klassifikation,
Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.
Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden
daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-
Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die
Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise-Portale für B2B als
Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen
Dokumenten-Management-, Groupware- und WorkflowAnbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig
umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre
Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie
wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten
die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen
bereitstellt.
Merkmale des Enterprise Content Management
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM, wird deutlich, dass
die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können.
Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen
ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als
reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits
dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die
Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung
ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der
Anspruch eines Enterprise Content Management Systems
reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche
Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.
Interprise Content Management als integrative
Middleware
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „Web-basierter IT“, die sich
quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und
Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von
ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration
eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen.
Enterprise-Content-Management-Komponenten als
unabhängige Dienste
ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und
unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die
044
Schwerpunkt
G
Usage
Business Process
Management
Long-Term Archival
Backup/Recovery
Migration
Indexing
Categorization
Recognition
Forms Processing
Document Imaging
Scanning
Workflow
EAI
Electronic
Signature
User Management
Directory Service
User Rights
Management
DRM
Firewall
4
4
PKI
Content Integration
Search/Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Electronic
Paper
Preserve
Repositories
Storage
Security
Collaboration
Security
Web Content Management
E-Mail Management
Records Management
Document Management
Store
other Devices
Deliver
Web Client
Manage
Enabling
Capture
Fat Client
Entry
Exit
Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von
den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann.
Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung
steht und redundante, aufwändig zu pflegende und teuere
Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.
ECM Enterprise Content Management stellt damit eine
der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden
Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM erhebt auch den
Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten
und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
• Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen
Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in
verschiedene Kategorien einordnen, von der
ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des
Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammenführen. Aufwändige Redundanz und damit
verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen
werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum
allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.
Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt.
ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM ordnet
sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten
in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT
Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten.
-
Erfassung (Capture),
Verwaltung (Manage),
Speicherung (Store),
Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
Sicherung (Preserve).
Die bisherigen Anwendungsfelder
-
DM Document Management (DMS, DokumentenManagement),
Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende
Systeme, Groupware),
WCM Web Content Management (einschließlich
Portale),
RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Langzeitspeichermedien) und
Workflow/BPM Business Process Management
(Vorgangsbearbeitung)
045
bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert
oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für
den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information
zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die
Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information.
Während BPM und Workflow als Rückgrat von ECM
betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management sowie Schnittstellen, Content Integration und
Enterprise-Application-Integration als Verbindungskomponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der
Information, sei durch eigenständige Clienten der ECMSystem-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“
vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität
der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen
zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender
Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue
Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende
Kraft positioniert.
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Die fünf „C“ des Enterprise Content Management
Fünf wichtige Begriffe, die im Angloamerikanischen mit
„C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.
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Content
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Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso
wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute nicht
mehr nur für schwach oder unstrukturierte Informationen,
sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECMLösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in einem
ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend
seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden:
dynamischer, noch veränderbarer Content während der
Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch
Fixed-Content genannt, im Archiv.
Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig, werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe,
Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und
in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen
und in Prozessen nutzbar gemacht wird, hat Content einen
inhärenten Wert.
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046
Schwerpunkt
Collaboration
ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, indem
es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig
von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum Tragen:
-
-
Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats,
Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien,
Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen,
Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen,
Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information.
Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der
großen Herausforderungen für effizientere Arbeit in der
Bürowelt.
Compliance
Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von
ECM. Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben
durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere
Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist
in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben,
sondern auch um die Nutzung der Informationen in den
eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die
Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer
nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen
Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich nutzbar zu machen.
Continuity
Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung
im Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig
gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit
elektronischer Information. Die Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert
hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher
aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt be-
reitzustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen
zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu
schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten
zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und
diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und
mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen.
ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-,
ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes
Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist.
Cost
Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau
neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der
Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders
in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung
von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit
und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und
des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potenziale lassen
sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die
notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren.
Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich
von ECM, sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell
erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des
Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur
zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich führen
zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es keine
Frage des „Ob“, sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.
Ein Haus für Enterprise Content
Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und Grafiken kreiert, die
die Komplexität und den Funktionsumfang von Enterprise
Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM, sondern diente auch als
Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM International mit
10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden
gern mit dem Kürzel „101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für einführende Grundlagenseminare) bezeichnet, und
so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“
eingebürgert.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Multimedial.
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048
Schwerpunkt
Neue Modelle für Printobjekte
Erst bloggen,
dann verlegen
Groß geworden als Tagebuch, mittlerweile vom Redaktionsalltag
absorbiert. Was als „Graswurzeldemoktratie“ begann, hat heute die
Projektleiter der Verlage erreicht.
Volker Watschounek
Bloggen
ist in. Mehr als 20 Millionen der regelmäßig
aktualisierten „Web-Tagebücher“ gibt es weltweit. Bloggen
ist aktuell ein starker Trend. Eine Revolution im Netz. Die
Art und Weise, wie durch Blogs Informationen entstehen,
publiziert und vernetzt werden, ist innovativ. Die Technik
ist unkompliziert und macht es für jeden möglich, seine
private News-Seite zu erstellen. Die Masse der so entstandenen Sites ist wenig ausgereift. Die Vielfalt der Themen:
verblüffend. Jenseits der großen Online-Portale ist damit
eine eigene Nachrichtenwelt entstanden. Sie erzählen unverblümt und nicht durch Redaktionsstatuten geschönt das,
was wirklich passiert(e).
Mit guten eineinhalb Jahren Verspätung haben auch die
ganz Großen der Branche (Yahoo, Google usw.) den Trend
entdeckt. Sie machen den Zugriff auf die weltweit angebotenen Privat- und Firmen-Blogs möglich. Der Trend ist
damit schnell erwachsen geworden: vom Geheimtipp zur
allgemeinen Informationsquelle. Herangereift sind in der
Zeit nicht nur die privaten Tagebücher (private Blogs),
sondern auch Blogs mit wirtschaftlichen Interessen. Mit
Informationen aus erster Hand. Kein Wunder, erlaubt es die
Technik, doch heute Unternehmensnews schnell und direkt
ins Netz zu publizieren und von der starken Vernetzung zu
profitieren. In vielen Fällen sind Blogs Nebenprodukte der
klassischen Unternehmenswebsite. Die Verfasser berichten
aus dem eigenen Markt und überzeugen so durch Fach- und
Branchenkenntnis.
Unternehmensblogs: Anlaufschwierigkeiten
gemeistert
In Deutschland haben es Blogs bereits zu großer Bekanntheit gebracht und werden täglich von tausenden
Lesern besucht. Zwei prominente Beispiele zeigen, wie sich
mit Blogs unternehmerische Interessen vorwärts bringen
lassen: Industrial, Technology and Witchcraft nennt sich
eines der bekanntesten, meistgelesenen deutschsprachigen
Unternehmensblogs. Mit Neuigkeiten aus der Welt der
Apple Computer, iPods und dem Netz hat sich „ITW“ einen
Namen gemacht. Seine Verfasser, allesamt Journalisten aus
der Agentur TextLab, bloggen sieben Tage die Woche und
informieren, unterhalten und spekulieren über die letzten
Trends. Amüsant, direkt und regelmäßig - selbst über den
Kater Steve. Der Vorteil von Blogging wird hier deutlich:
Ungefilterte News, Meinungen und subjektive Ansichten
machen Nachrichten lebendig und die Leser neugierig.
Neben dem drastisch gesteigerten Bekanntheitsgrad und
Imagegewinn hat ITW der Agentur ein kommerziell ausge-
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049
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richtetes Portal beschert: mac-essentials.de offeriert zu den
News auch die passenden Einkaufsquellen.
Eine weitere feste Größe in der Blogging-Szene ist Klaus
Eck mit seinem PR-Blogger (www.pr-blogger.de). Ein vielfach genutztes Tool für Medienschaffende und Medieninformierende. Dieses Vorzeige-Blog zieht alle Register in
der Business-Kommunikation mit dem Blog: Der Verfasser
informiert seine Leserschaft qualifiziert und regelmäßig
und erreicht damit genau die Zielgruppe, die er sucht: potenzielle Auftraggeber aus der Unternehmenslandschaft, die
es ihm gleichtun möchten und diese neuen Möglichkeiten
für höchst eigene Interessen nutzen möchten. Längst ist
Eck zu einem anerkannten Berater und Kenner von Blogs
geworden – mit einem privaten Blog fing alles an.
Zwei Beispiele, die zeigen, wie mit professionellem Blogging heute große Aufmerksamkeit und messbarer Erfolg zu
erreichen ist. Das Bemerkenswerte daran: Erfolgreiche Blogs
überzeugen durch Qualität, Kontinuität und Integrität. Genau die Attribute, die im Internet in den letzten Jahren von
vielen reklamiert wurden. Dass Blogging noch mehr kann,
zeigt das Beispiel Opinio (www.rp-online.de/opinio). Hier
dreht die Rheinische Post den Spieß um und nutzt den Blog
als Textgenerator. Aus den zahlreichen Einträge entsteht die
erste Printpublikation, die originär im Web geschrieben
wird. Für die aus Düsseldorf stammende Tageszeitung
ein Kunden- und Leserbindungstool, das besser nicht sein
könnte.
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Praxisbeispiel Opinio der
Rheinischen Post
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Opinio – Print und Online in einem Objekt
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Verlage spiegeln in ihren Publikationen die Meinungsvielfalt der Blogging-Szene wider. Sie überzeugen durch
Fachkompetenz und wissen genau um ihre Klientel. Eigenschaften, die deckungsgleich auch für ein gutes Blog zutreffen. Mit Blogs nutzen Verlage eine große Chance, ihren
Bekanntheitsgrad und ihr Image deutlich zu steigern. Neben
einer Reichweitensteigerung im Web lassen sich durch Blogs
ganz neue Lesergruppen ansprechen. Das Konzept funktioniert, weil sich Qualität durchsetzt und enorm schnell
herumspricht. Doch wie können Blogs über das virale Marketing hinaus zusätzliche Mehrwerte und Einnahmen für
Verlage generieren? Eine kostenpflichtige Variante der Blogs
erscheint aktuell noch als Zukunftsmusik und widerspricht
dem neuen Paradigma.
050
Schwerpunkt
Nächster Schritt: Opinio – von Byte zum Papier
Bei der Rheinischen Post in Düsseldorf wurde dieser Trend
sehr früh gesehen und genutzt: Opinio ist Online- und
Print-Publikation in einem, alle Texte werden ausschließlich
aus einer Art Blog generiert: Tausende registrierte Nutzer
schreiben über sich, ihre Region, alltägliche Themen oder
ihre ganz persönlichen wichtigen Dinge. So sind in den
vergangenen eineinhalb Jahren mehrere tausend Artikel
entstanden.
Alles beginnt online. Nach der Registrierung eines Pseudonyms erhält der User die Möglichkeit, den ersten Artikel
zu verfassen, ähnlich der Erstellung eines Foreneintrags.
Fotos lassen sich ebenfalls schnell hochladen und mit dem
neuen Artikel verknüpfen. Der neue Beitrag wird anschließend automatisch einem Redakteur vorgelegt, der ihn auf
sprachliche und vor allem inhaltliche Qualität prüft. Abgelehnt wird bei Opinio nur das, was nicht den Richtlinien
entspricht oder aus dem thematischen Rahmen fällt. Alles
geprüft, erscheint der neue Artikel online in der jeweiligen
Rubrik ganz oben. Eben genau wie in einem Blog. Registrierte Leser haben zudem die Möglichkeit, einen fremden
Artikel zu kommentieren. So entsteht eine lebendige Welt,
eine sich ständig verändernde und neu erschaffende Community – beinahe ohne redaktionelle Einflüsse von außen.
Opinio geht noch einen Schritt weiter: Besonders gute Artikel haben die Chance auf Abdruck in den gleichnamigen
Print-Publikationen. Der cross-mediale Ansatz ermöglicht
die Weiterverwendung von Artikeln in der monatlichen Beilage „Opinio“ und der wöchentlichen Opinio-Seite in der
Rheinischen Post. Beide enthalten ausschließlich Beiträge
„von Lesern für Leser“. Eine Redaktion wählt aus den online
publizierten Beiträgen die interessantesten Geschichten aus
und stellt zusätzlich den „Autor der Woche“ näher vor.
Opinio: klarer Nutzen für Verlag und Leser
Opinio ist ein klares, innovatives Bekenntnis für mehr
Themenvielfalt, Leserbindung und regionalen Bezug. Der
Leser erhält die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung „seiner“
Zeitung mitwirken zu können. Die Rheinische Post schafft
mit Opinio ein neues Medium, das nahe an den Lebenswelten und –Themen der eigenen Leserschaft ist. So entstehen
eine starke Identifikation mit dem Blatt und eine Treue zum
Blatt, die durch klassische redaktionelle Arbeit und Themen
nur schwer zu erreichen sind. Darüber hinaus konnte die
Rheinische Post mit Opinio neue Werbemöglichkeiten
schaffen: Das monatliche Supplement ist eine hochwertige
Plattform mit gesteigerter Aufmerksamkeit und attraktiven
zum Thema
Blog-Systeme:
b2volution b2evolution.net
BLOG:CMS blogcms.com
HPS | cms www.tomorrow-focus-technologies.de
MovableType www.movabletype.org
pMachine www.pmachine.com
Serendipity www.s9y.org
WordPress wordpress.org
Crossmedia-Werbeflächen. Kostenintensive redaktionelle
Erstellung der Artikel fällt nahezu komplett weg. Die
kontinuierlichen Zuwächse bei Benutzerregistrierungen
und Artikeln dokumentieren den Erfolg des Konzeptes.
Heute gehört Opinio zu den beliebtesten Rubriken auf
der Website der Rheinischen Post. Ein klarer Beweis, dass
sich die Leser von den neuen Möglichkeiten begeistern
lassen: Sowohl das Verfassen eigener Artikel als auch das
Lesen fremder Beiträge stehen hoch im Kurs. Mittlerweile
trifft sich ein Kreis besonders aktiver Opinio-Autoren auf
private Initiative hin, um Themen rund um die gemeinsam
gestaltete Publikation zu diskutieren.
Die Technik hinter Opinio
Opinio ist ein fester Bestandteil der Internetpräsenz
www.rp-online.de. Als Erweiterung des bestehenden Content
Management Systems implementiert, können Redakteure
über die bekannte Arbeitsumgebung auf Beiträge in Opinio
zugreifen. Auch der Workfl ow zur Freischaltung der neuen
Artikel wird komplett über das CMS abgebildet. Die und
Artikeldatenbank wurde zusammen mit den Experten der
RP-Online-Agentur Boogie Medien und der TOMORROW
FOCUS Technologies entwickelt. Der Vorteil für die
Rheinische Post liegt in der Verwendung der bestehenden
Redaktionsumgebung. Durch die einfache Erweiterung
um einen neuen Contenttypen haben die Redakteure der
Rheinischen Post die Möglichkeit, die Beiträge der Leser wie
ganz normale Artikel zu verwalten.
Yves Bollinger
Jahrgang 1972, Leiter Strategie und Entwicklung
bei der RP Online Verlagsgesellschaft mbH.
052
Schwerpunkt
Neue Suchstrategien
L
Zu viele Daten,
zu wenig Wissen
Exponentiell wachsende Datenmengen stellen neue Anforderungen
an Systeme, Strategien und Anwender. Ein Überblick über die
Möglichkeiten,
Siegfried Schüle
Segen und Fluch des Informationszeitalters liegen dicht
beieinander: Je mehr Informationen in digitaler Form vorliegen und im Internet erreichbar sind, desto mehr steigt
das Volumen der gespeicherten Daten. Es wird schwieriger,
Informationen schnell und zuverlässig wiederzufinden. Mit
dem Einsatz von intelligenten Suchtechnologien lassen sich
Retrieval-Zeiten verkürzen und die Produktivität steigern.
Suchen kostet Zeit
Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter tagtäglich mit
der Suche nach Informationen verbringen? Untersuchungen belegen, dass Manager durchschnittlich 450 Stunden
pro Jahr mit Suchen verbringen. Jeden Arbeitstag mehr als
zwei Stunden. Zeit, in der die Welt sich weiterdreht und jede
Minute kostet. Die manuelle elektronische Dokumentenverwaltung bindet 40 bis 60 Prozent der aufgewendeten Arbeitszeit und bis zu 45 Prozent der gesamten Gehaltskosten.
Zudem gehen bei manueller Verwaltung rund drei Prozent
aller Dokumente verloren. Drei Prozent – hätten Sie vielleicht sogar mehr akzeptiert? Falls ja, dann denken Sie mal
daran, was passiert, wenn Ihnen eine wichtige Datei fehlt.
vom Suchen zum Finden
Warum finden wir die Nadel im Heuhaufen nicht? Die
Antwort liegt nahe: Eine Nadel sieht aus wie Halme. Für
unsere hoch entwickelten Sinne ist es schwer, Ähnliches
auseinander zu halten. Ähnlichkeiten zu erfassen. Und das,
obwohl das assoziative Erkennen von Gemeinsamkeiten
wie Unterschieden einen essentieller Bestandteil unserer
menschlichen Intelligenz bildet. Einem Computer fällt das
Finden leicht. Er vergleicht nach simplen, aber treffsicheren Prinzipien: Was nicht exakt identisch ist, betrachtet er
als verschieden. Das bedeutet, ein LCD-Monitor und ein
TFT-Bildschirm und deren Ergebnis sind für eine Maschine grundverschieden. Was, wenn es gelänge, menschliches
Ähnlichkeitsempfinden mit der Leistungsfähigkeit moderner Computer zu kombinieren? Wenn es gelänge, einem
stur suchenden Computer eine Vorstellung von Ähnlichkeit
beizubringen? Dann erhielte der Suchende ein mächtiges
und effektives Werkzeug zum Auffinden von Informationen
in großen Datenbeständen.
Finden, was zusammengehört
Es erfordert intensive Forschung, Spezialisierung und
langjährige Erfahrung, um einem Computer menschliches
Empfinden beizubringen. Entscheidend ist hier das Verständnis von Ähnlichkeit, das nicht zu viele, aber auch nicht
zu wenige Dinge zueinander in Beziehung setzt. Wer eine
Umsatzstatistik sucht, will auch die Grafik zur Umsatzentwicklung finden, jedoch nicht eine Personalstatistik oder die
Ersatzteileliste. Ebenso wichtig für eine intelligente Suchfunktion ist, menschliche Unzulänglichkeiten zu verzeihen.
Wer kann sich schon merken, ob der Monitor von Ilyiama
oder Iiyama stammt?
053
Der kalifornische Usability-Forscher Jakob Nielsen von
der Nielsen Norman Group (www.nngroup.com) hat ermittelt, dass Mitarbeiter im Intranet vorwiegend nach anderen
Menschen suchen: die Namen von Mitarbeitern und -Informationen über sie, Termine sowie Forumsbeiträge von Kollegen. Doch auch hier treten bei exakter Suche Probleme
auf: Heißt der Leiter der spanischen Niederlassung Gonzales
oder Goncalves? Liegt das österreichische Auslieferungslager
in Münden oder Gmünden? Unter welcher Schreibweise finde ich die Vorankündigung der IT-Abteilung: „Einführung
des neuen E-Mail-Systems“ oder „eMail-Systemeinfhrg.“?
Softwareanbieter, die sich auf Suchtechnologie spezialisiert haben, haben diese Anforderungen in langjähriger
Entwicklungsarbeit analysiert und intelligente Algorithmen entwickelt. Diese Algorithmen finden, was tatsächlich
gesucht wird. Sie erkennen in Form einer fehlertoleranten
„Ähnlichkeitstechnologie“ Gemeinsamkeiten zwischen dem
gesuchten Begriff und verwandten Begriffen – nicht nur in
Texten, sondern auch in Datenbanken. Es kommt darauf an
zu verstehen, welche Fehler Menschen machen und warum.
Um diese Fehler elegant auszugleichen. Die richtige Technologie anzubieten, um mit den hoch entwickelten Suchfunktionen auch in größten Datenbeständen blitzschnell die
passenden Informationen zu finden. Und zu erkennen, was
zueinander ähnlich ist und was nicht.
auch Profis machen Fehler
Fakt ist: Viele Sachbearbeiter und Call-Center-Mitarbeiter
haben Rechtschreibschwächen. Man sollte meinen, Fachkräfte würden die einschlägigen Produkt-Bezeichnungen
und Personennamen sowie deren Schreibweisen kennen
und brauchen daher keine fehlertolerante Suchfunktion.
Die Katze beißt sich hier selbst in den Schwanz. Denn oft
werden:
-
in der Datenerfassung nur gering qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt,
kaufmännische Mitarbeiter bei der Suche nach komplizierten technischen Komponenten überfordert.
Hier setzt die Ähnlichkeitssuche an. Eine fehlertolerante
Ähnlichkeitssuche verbindet unterschiedliche Verfahren zur
Ermittlung möglicher Suchergebnisse. Und als besonders
leistungsfähig gilt die Kombination mehrerer technischer
Konzepte. Zu den bekanntesten zählen:
(1) Fragmentanalyse: Jeder zusammenhängende Begriff
wird in kleine Teilstrings zerlegt. Algorithmen vergleichen
diese mit dem Suchbegriff und bewerten die einzelnen
Fundstellen im Dokument oder in der Datenbank nach
einem Scoring-System. So wird vermieden, dass Tippfehler
oder Rechtschreibfehler Suchtreffer verhindern.
Suche ist nicht gleich Suche
Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass eine Suchtechnologie, die für das Internet funktioniert, auch im Shop optimale
Ergebnisse liefert. Google beispielsweise hat als wesentliche
Neuerung die Bewertung der Links zwischen den Web-seiten eingeführt – aber im Intranet gibt es kaum und in Enterprise-Ressource-Planning- (ERP) oder CRM-Systemen
überhaupt keine Links zwischen den Dokumenten oder
Datensätzen. Spezielle Suchfunktionen können heute vieles
bieten: Oft sind die Datensätze in einer Datenbank nicht
so geschrieben, wie sie der Benutzer eintippt (siehe Kasten
„Findeprobleme“). Eine gute Suchfunktion sollte dies ausgleichen können.
Dabei nützt eine herkömmliche Rechtschreibkorrektur nur
wenig, da sie bei Personen-, Produkt- oder Markennamen
versagt. Eine echte, intelligente Fehlertoleranz hingegen
findet auch „Mayr“, „Meyer“ und „Maier“, wenn nach
„Meier“ gesucht wird. Bei Vornamen trifft dieses Problem
ebenfalls auf: Neben der häufigsten Form „Matthias“ existieren Schreibweisen wie „Mathias“, schwedisch „Mattias“
oder ungarisch „Mátyás“. Eine Rückfrage wie „Meinten Sie
vielleicht …?“ wäre hier unsinnig.
(2) Phonetik: Mittels phonetischer Analyse werden Unschärfen abgebildet, die aus verschiedenen zulässigen
Schreibweisen, Tippfehlern oder Hörfehlern resultieren
– wie bei der Erfassung von Daten am Telefon. Sucht man
nach „Osama Bin Laden“ wie in deutschen Medien üblich,
findet man auch „Usama Bin Ladin“, die offizielle Schreibweise des FBI.
(3) Thesaurus-Funktion: Beim obigen Beispiel „TFT-Monitor“ vs. „LCD-Bildschirm“ versagen die beiden erstgenannten Technologien. Hier hilft nur ein Vergleich gegen
eine Synonymtabelle, in der häufig verwendete Analogien
zugeordnet sind. Der Aufbau erfordert jedoch einen gewissen Aufwand und sollte einsatzspezifisch angepasst werden.
Schneller und besser
Um nicht nur bessere Suchergebnisse zu liefern, sondern
auch schneller zu suchen, kommen weitere Tricks zur Anwendung. Statt bei jeder Suchanfrage in den Quellsystemen,
in den Originaldokumenten zu suchen, wird der gesamte
Datenbestand regelmäßig indiziert. Das Ergebnis ist ein so
054
Schwerpunkt
Suchbegriff
Suchtreffer
gefunden bei
Fiodor Dostojefski
Fjodor M. Dostojewskij
bol.de
Günther Kraß
Günter Grass
bol.de
Peter Scholatur
Peter Scholl-Latour
bol.de
Walther Mörs
Walter Moers
bol.de
Frank Schiermacher
Frank Schirrmacher
bol.de
Wiebke Bruns
Wibke Bruhns
bol.de
digicam
Digitalkamera
promarkt.de
ilyiama
Iiyama
bechtle.de
Ives St. Lourant
Yves Saint Laurent
douglas.de
raziofarm
Ratiopharm
mycare.de
Nwidja
nVidia
bechtle.de
Jack Prell
Jacques Brel
bol.de
LCD-Bildschirm
TFT-Monitor
promarkt.de
Rehbock
Reebok
neckermann.de
Beispiele für bessere Ergebnisse mit intelligenter Suchtechnologie
in Online-Shops
1.
Singular/Plural
2.
Alte/neue Rechtschreibung
3.
Tippfehler
4.
Rechtschreibfehler
5.
Zusammen-/Getrennt-Schreibweise
6.
Fremdwörter
7.
Synonyme
8.
Abweichende Schreibweise
9.
Teilwort-Umstellungen
10. Kombinationen dieser Probleme
10 typische Findeprobleme, bei denen die Standard-Suche versagt
genanntes „Flat File“, d. h. eine riesige Textdatei, in der alle
Datensatzattribute oder Textfragmente und ihr zugehöriger
Speicherort abgelegt sind. Der Geschwindigkeitsvorteil ist
am Beispiel der Dokumentensuche leicht nachvollziehbar:
In einem auf dem Server archivierten Verzeichnis, einem
Dateiordner, sucht der Anwender nach Dokumenten, die zu
einem bestimmten Thema Aufschluss geben, beispielsweise
„Vertrieb + Kasachstan“. Nutzt er die Standard-Suchfunktion von Windows, öffnet das Betriebssystem jedes einzelne
Dokument mit der dazugehörigen Anwendung. Das dauert
nicht nur sehr lange, sondern liefert unbefriedigende Ergebnisse. Englischsprachige Dokumente mit der Schreibweise
„Kazakhstan“ werden nicht gefunden. Das Durchsuchen der
Indexdatei dagegen dauert nur Sekundenbruchteile.
Ähnliches gilt auch für die Suche in Content-Management-Systemen (CMS), Intranet-Sytemen oder in großen
Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP). Um die
Aktualität der Suchergebnisse zu gewährleisten, muss der
gesamte Datenbestand regelmäßig neu indiziert werden.
Für die meisten Anwendungsszenarien genügt es, wenn dies
über Nacht geschieht. Während des Tagesbetriebs reicht in
der Regel eine periodische Indizierung neuer Daten aus.
Fazit
Wachsende Datenmengen stellen Unternehmen vor
neue Herausforderungen. Der Trend von Papier- zu
elektronischen Archiven erfordert benutzerfreundliche
Technologien. Sonst werden aus Langzeitarchiven schnell
Terabyte-Labyrinthe. So gesehen empfiehlt sich eine Bestof-breed-Lösung, um von der technologischen Kompetenz
spezialisierter Anbieter zu profitieren. An vielen Stellen
können Unternehmen intelligente Suchsysteme zur Optimierung von Enterprise-Lösungen nutzen. Intranets, Dokumententenarchive, CRM-/ERP-Datenbanken und Produktdatenbanken in Online-Shops werden mit fehlertoleranter
Suchtechnologie für Mitarbeiter und Kunden transparent.
Dadurch steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch
die Akzeptanz und damit die Rentabilität der Systeme.
Praxisbeispiel: Intelligente Suche macht Call Center
produktiver
Mitarbeiter eines Call Centers handhaben den direkten
Kundenkontakt und repräsentieren das Unternehmen. Persönlich, freundlich und kompetent soll die Abwicklung sein
- aber auch möglichst günstig. Doch die Mitarbeiter haben
Probleme, die Kunden in der Datenbank zu finden. Eine intelligente Suchlösung vereinfacht die Recherche, steigert die
Produktivität und sichert die Kundenzufriedenheit.
„Krischanoffski mein Name, Stefanie Krischanoffski aus
Boppard“ – so oder so ähnlich könnte sich ein Kunde melden. Die erste Frage des Call-Center-Mitarbeiters nach der
Begrüßung ist dann nicht selten die Kundennummer. Dadurch wäre der Kontakt in der Kundendatenbank eindeutig
identifizierbar. Doch leider hat die Anruferin die Kundennummer nicht zur Hand. Das Unglück nimmt seinen Lauf,
denn nun sucht der Mitarbeiter manuell nach der Adresse.
Leider ist die Schreibweise der Adressbestandteile nicht eindeutig. Schreibt man den Ort „Boppard“ oder „Boppert“?
Und der Nachname: „Krischanoffski“ oder „Chryschanovsky“? Das System kann den Kunden mit diesen falschen
Angaben nicht finden – und das, obwohl die Adresse
Anze
055
eigentlich vorhanden ist. Der Computer vergleicht eben
buchstabengetreu 1-zu-1 und so sind schon „Boppard“ und
„Boppert“ nicht dasselbe. Nach mehreren Rückfragen und
Buchstabierversuchen gibt der Mitarbeiter im Call Center
auf und legt den Kunden neu im System an. Zudem dauert
die Standardsuche der bekannten ERP-Systeme häufig sehr
lange. Während sich nun die Sanduhr dreht, wartet der
Kunde am anderen Ende auf eigene Telefonkosten. Ärgerlich, unpersönlich und kompliziert: So wird wohl der Eindruck des Kunden sein. Das ist sicherlich nicht im Sinne des
Unternehmens. Zu allem Unglück wird am Ende auch noch
eine Dublette in der Datenbank angelegt, ein ungewollter
doppelter Adresseintrag.
Mit einer intelligenten Adress-Suche, einem speziellen
Modul für Call-Center-Software und CRM-/ERP-Systeme,
kann das vermieden werden. Per Klick öffnet sich ein Suchfeld. Hier gibt der Mitarbeiter ganz einfach alle verfügbaren
Informationen irgendwie in das Suchfeld ein, in beliebiger Schreibweise und Reihenfolge. Sofort öffnet sich eine
Liste aller passenden Kunden auf dem Bildschirm. „Steffi
Krischanoffski“ findet auch „Stefanie Chryschanovsky“,
die Kundennummer ist nicht mehr wichtig. Schreibfehler,
Vertipper oder die Reihenfolge der Suchbegriffe spielen
keine Rolle – dank der Fehlertoleranz ist die Suche trotzdem
erfolgreich. Im nächsten Moment ist die korrekte Adresse
auf dem Bildschirm des Mitarbeiters und kann bearbeitet
werden. Eigentlich unbezahlbar im Kundenkontakt und im
Grunde genommen auch unverzichtbar. Suchen und Finden
ist also weitaus weniger trivial, als viele Unternehmen meinen, die mit unzureichenden Mitteln arbeiten. Geeignete
und dem Geschäftsfall angemessene Suchtechnologien sind
unverzichtbar.
Siegfried Schüle
Siegfried Schüle (Jahrgang 1977) ist
diplomierter Wirtschaftsinformatiker.
Für die Omikron Data Quality GmbH
arbeitet er als Consultant im Bereich
FACT-Finder Professional.
eige_RzCMM.fh 02.09.2005 9:27 Uhr Seite 1
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056
Schwerpunkt
2
Compound Documents
Der Traum vom
strukturierten Dokument
Ein Dokument kann aus einer Vielzahl von Dokumenten bestehen,
die alle miteinander zusammenhängen. Das beschäftigt die IT nun
schon seit über 20 Jahren. Ein Überblick über den Stand der Dinge.
Olaf Holst
Sie kennen das: Sie sitzen am Rechner und stellen fest,
dass Ihr Dokument, in dem Sie arbeiten, eigentlich aus
diversen unterschiedlichen Dateien und Formaten bestehen
müsste. Oder Sie haben eine strukturierte Dokumentation
für ein Projekt gemacht, mit Input von vielen verschiedenen
Personen und Abteilungen. Und festgestellt, wie gut es wäre,
diese zusammenzufügenden Bausteine zentral verwaltet zu
sehen, von Text bis hin zu einem Mix aus Bildern, Grafiken
oder Multimediadaten. Das Endergebnis sollte übersichtlich
angeordnet und einfach verwaltbar sein - am besten gleich
im richtigen Layout und natürlich sofort auf unterschiedlichen Plattformen druckbar… Als Optimist haben Sie dann
genau wie ich versucht, diese Aufgabe mit den zur Verfügung stehenden Mitteln der Textverarbeitung, Kalkulation
und eventuell sogar einem DTP-Programm zu lösen. Lassen
Sie mich raten – Sie haben kapituliert, ich kapituliere genauso. Na, dann willkommen im Club, willkommen in der
Welt der strukturierten Dokumentation, der „Compound
Document Architecture“.
Informationssammlungen sind komplex. In diversen
Anwendungen, wie CAD–Applikationen, werden Projekte
nicht in Form einzelner Dateien, sondern als Zusammenstellung mehrerer Dateien verwaltet. Ein anderes Beispiel
stellen Spracherkennungsapplikationen dar, bei denen
das Projekt aus einer Sound-, einer Text- und einer Steuerungsdatei besteht. Bei den meisten Anwendungsfällen
ist es jedoch so, dass es eine führende Datei gibt, über die
dann die entsprechende Applikation aufgerufen werden
kann. Der Begriff „Dokument“ umfasst dabei nicht nur
textuelle Darstellungen, sondern bezieht explizit beliebige
Dateitypen und Elemente mit ein. Im Allgemeinen sollen
über Containerobjekte beliebige Dateien zusammengefasst
werden, sodass im Extremfall auch ganze Festplatten oder
andere Medien als ein Dokument zu betrachten sind.
Kein neues Problem, kein neuer Wunsch
Schon vor mehr als 20 Jahren haben sich IT-Anbieter
Gedanken gemacht, wie sich derartige Anforderungen
mit Unterstützung der Informationstechnologie abbilden
lassen. Es wurden unterschiedlichste Lösungsansätze entwickelt – meistens proprietäre Lösungen, die sich jedoch
mangels vernünftiger Oberflächen oder viel zu komplexer
Bedienung nicht durchsetzen konnten. Dokumentation ist
ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung, Produktion
sowie bei der Wartung komplexer Produkte. Die Anforderungen an das Erstellen der Dokumentation steigen, und
die Software-Hersteller von Dokumentationssystemen
057
Vorlagen:
Produktkomponenten
Textbausteine
4
4
4
4
Standardtexte
Publizieren:
Erstellen:
• Wiederverwendung von
Teildokumenten
• Compound Documents
• Semantische Suche in
• Dateien und Dokumenten
4
• Globale Workflow-Prozesse
• Personalisierung
• Darstellung „on demand“
4
2
2
2
der auf der Metapher des Compound Document
beruht. Ein Anwendungssystem stellt demnach
grundsätzlich ein Compound Document dar,
das andere Dokumente enthält. Zur Manipulation von Dokumenten dienen Anwendungen,
die Nutzermaschinen darstellen. Die Anwendungen oder Verweise auf sie werden zusammen mit einem Dokument in das Compound
Document eingebettet. Der Dokumentbegriff
umfasst dabei nicht nur textuelle Darstellungen,
sondern bezieht explizit multimediale Elemente
mit ein. Der am weitesten verbreitete Ansatz ist
Object Linking and Embedding (OLE) Version
2.0 von Microsoft. Er beruht auf der Verwendung von Containern im Sinne von Compound
Documents, die Dokumente und zugeordnete
Anwendungen sowie Sub-Container enthalten.
Mit diesem Ansatz wird beispielsweise die Editierbarkeit verschiedener Dokumenttypen innerhalb eines
Containers ermöglicht, das so genannte In-Place-Editing.
Das als Grundlage dienende Component Object Model
(COM) kennt allerdings keine Vererbung oder Polymorphie. Komponenten können aggregiert werden, wobei ihr
jeweiliges Interface nach außen hin zugreifbar bleibt. Eine
proprietäre Implementation von Remote Procedure Calls
ermöglicht die Interaktion zwischen Objekten. Interoperabilität mit anderen Standards wie CORBA oder OpenDoc
ist seitens Microsoft nicht vorgesehen. Eine entsprechende
Plattform (Windows, Windows NT oder UNIX/Digital)
ist also Voraussetzung für die Nutzung von OLE-Komponenten. Ein weiterer dokumentenorientierter Ansatz wird
durch OpenDoc repräsentiert, eine gemeinschaftliche Entwicklung von Apple, IBM und Novell. Dieser Ansatz ist im
Unterschied zu OLE stärker objektorientiert; er unterstützt
Aggregation, Vererbung und Polymorphie. Grundlage ist
das System Object Model von IBM. Seitens OpenDoc ist die
Interoperabilität mit CORBA und OLE gewährleistet .
• Multi-Channel-Publishing
• Zielgruppenorientiert
• Up to date durch
Koordination aller Prozesse
CD-ROM
Papier
Intranet
Mobile
Endgeräte
Compound Documents: zusammengesetzte Dokumente
sind redlich bemüht, alle Anforderungen möglichst „mit
einem Streich“ erfüllen zu können. Multi-Channel- oder
zielgruppenorientiertes Publishing wie auch Compound
Documents sind dabei nur einige der Anforderungen an
ein System. Da Dokumentation aber im alltäglichen Umgang wichtig ist, hat die IT-Branche dieses Thema mit den
wachsenden Fortschritten im Bereich der beschreibenden
Sprachen (SGML, XML, xHTML) neu aufgegriffen und
versucht, einfache Lösungen zu schaffen.
Was sind „Compund Documents“
Ein Compound Document ist nichts anderes als ein „zusammengesetztes Dokument“. Eine genaue standardisierte
und etablierte Begriffsdefinition gibt es „noch“ nicht. Es
ist nicht festgelegt, welche Bestandteile in welcher Form
„zusammengesetzt“ werden. Eindeutig ist nur, dass es sich
um beliebige Objekte (Dokumentensorten, Dateitypen, die
als eigenständige Einheiten parallel existieren) handelt, die
weder „verlinkt“ mit einem anderen noch in ein anderes
Objekt „eingebettet“ werden. Wörter wie variable, dynamische Dokumente tauchen in diesem Zusammenhang immer
wieder auf. Wie diese komplexen Dokumente erzeugt und
bearbeitet werden, ist noch nicht eindeutig geklärt. Es bestehen verschiedene Lösungsszenarien: vom so genannten
„Collaborative Document Editing“ über „Table Of Content“
bis hin zu „Document Containers“.
Welche Strategien werden bisher verfolgt?
Eine Strategie für die komponentenbasierte Anwendungssystementwicklung ist der dokumentenorientierte Ansatz,
Beispiele für den aktuellen Stand der Dinge
Versuchen wir zunächst zu beschreiben, wie komplex eine
Dokumentation sein kann. Nehmen wir dafür ein Beispiel
aus dem Bereich Qualitätsmanagement. In einem Unternehmen soll ein QM-Handbuch erstellt werden, welches alle
Anweisungen und Verfahren zur Produktion von Waren beschreibt. Es soll sämtliche Ablaufpläne und Prüfvorschriften
sowie Abbildungen und Diagramme zur Veranschaulichung
der Schritte beinhalten. Da das Handbuch Bestandteil von
Audits ist, muss es auch unternehmenskonform gestaltet
2
058
Schwerpunkt
sein und sich einfach herstellen und ausdrucken lassen.
Grundsätzlich besteht ein Dokument immer aus Inhalt
(Content), Struktur (Structure) und einem Layout, in dem
der Inhalt präsentiert (Presentation) wird. Die einzelnen
Inhaltsbestandteile liegen in einem speziellen Dateiformat
(TXT, DOC, XML, HTML, PDF, …) an unterschiedlichen
Standorten. Es gibt ein zentrales Dokument, in das sich alle
Bestandteile direkt einfügen lassen (inclusion) oder in dem
auf die Bestandteile verwiesen wird (reference). Bis hierhin
ist alles noch relativ überschaubar und mit den Bordmitteln
einer Textverarbeitung zu lösen. Typischerweise bedient
man sich dazu der OLE-Technologie (Object Linking and
Embedding), die von allen modernen Anwendungen unterstützt wird. Hierbei werden einzelne Bestandteile (Objects) im Zentraldokument eingefügt und bleiben an den
originalen Standorten. Die Bestandteile sind zum Beispiel
Tabellen oder Bilder und können nach wie vor mit den entsprechenden Bearbeitungsprogrammen geändert werden.
Öffne ich das Zentraldokument, so werden alle Bestandteile
aktualisiert.
Die Arbeit am „lebenden“ Dokument
Unser Beispiel QM-Dokumentation ist aber ein „lebendes“ Dokument. Das heißt Bestandteile des Dokumentes
sind einer permanenten Pflege und Änderung unterzogen.
Die Bestandteile werden von unterschiedlichen Abteilungen
mit unterschiedlichen Produkten und Prozessen gepflegt.
Die Daten liegen in unterschiedlichen Verzeichnissen mit
unterschiedlichen Berechtigungen. Die Verzeichnisse liegen
auf verschiedenen Servern und - wenn es kommt, wie es
immer kommt - an unterschiedlichen Standorten.
Änderungsszenario 1: Wird in diesem Beispiel der Server
der Abteilung 3 verlagert, ändert sich die Berechtigung, und
im Zentraldokument fehlt ein Baustein. Da das Dokument
mit proprietären Technologien erzeugt wurde, gibt es beispielsweise keine nachhaltige Kontrolle der Dokumentenstandorte. Gleiches gilt für die Berechtigungen.
Änderungsszenario 2: Objekt 2 war immer ein TIFF-Dokument, soll zukünftig aber neu mit einem CAD-System
erzeugt werden, dessen Format im Zentraldokument jedoch
noch nicht präsentierbar ist - schon haben wir wieder ein
Problem. Und dies sind nur einfache Beispiele.
Weitere Beispiele für Compound Documents
QM-Dokumente bestehen normalerweise aus hunderten,
wenn nicht sogar tausenden von Bausteinen. Gleiches gilt
für Handbücher, Prozessbeschreibungen oder auch Doku-
mente wie Jahresberichte von Aktiengesellschaften oder
Rechenschaftsberichte von Organisationen und die Zulassungsdokumentationen im Pharmabereich (die durchaus
als Papier mehrere Paletten füllen können). Zulassungsverfahren im Pharma-Bereich sind extrem aufwendig und
verlangen eine strukturierte Verwaltung der Einzelobjekte.
Zur Bearbeitung solcher Verfahren ist es wichtig, größere
Zusammenstellungen von Dokumente verwalten und diese
dann auch zusammen abgeben zu können. Beispielsweise
müssen für die Zulassung von Arzneimittel verschiedene
Dokumente, Testberichte etc. zusammengestellt werden.
Teilweise löst man das heute so, dass sie in einer Art „Klammer“ zusammengepackt werden. Ein Enterprise-ContentManagement-System (ECM) organisiert die verschiedenen
Objekte in einem einzigen Dokument mit einer einzigen
Verschlagwortung – in diesem Fall spricht man von Table
of Content – hierarchisch organisierte Templates für die
Dokumentenzusammenstellung.
Ein gutes Beispiel für Dokumentencontainer sind CADAnwendungen sowie Rechnungen. Bei CAD-Dokumenten
werden gewöhnlich die einzelnen Dateien zusammengefasst.
Ein Masterdokument beinhaltet eine Art Indexverzeichnis,
über das die einzelnen Objekte zur Bearbeitung oder Versionierung zum Anwendungs-Client geladen werden können.
In einem Container für Rechnungen sind wiederum die in
EDIFact erzeugten Dokumente und PDF-Dateien zusammengefasst.
Weitere Möglichkeiten: Verlinken oder Document
Composition
Eine andere Möglichkeit, strukturiert Dokumente zu organisieren, zu verwalten und vor allem deren Inhalte miteinander zu verknüpfen, ist die Verlinkung von Dokumenten.
Der Vorteil von verlinkten Dokumenten ist deren recht einfache Struktur. Prinzipiell ist ein solches Dokument nichts
anderes als eine „lokale Webseite“. Die Links entsprechen
Hyperlinks, die bei der Anzeige in lesbaren Content umgewandelt werden. Hier liegen aber auch die Einschränkungen. Das Programm zur Anzeige muss alle verlinkten Inhalte
tatsächlich anzeigen (schwer bei exotischen Dateiformaten),
und es gibt keine Kontrolle der Links. Verändert sich der
Standort eines verlinkten Dokumentes im Filesystem, so ist
der Link im Zentraldokument nicht mehr anzeigbar.
Bei Dokument Composition geht es hingegen darum, in
einer Arbeitsgruppe ein größeres Dokument zu erstellen
oder zu bearbeiten. Dabei wird ein Dokument in bestimmte
Teile aufgesplittet und kann durch unterschiedliche Benutzer gleichzeitig bearbeitet werden. Die Bearbeitung des
2
059
Gesamtdokuments erfolgt aus einer separaten Oberfläche,
in der die einzelnen Teile sichtbar sind, etwa einer normalen
Textverarbeitung oder einem spezialisierten Dokumentenprozessor. Eine ähnliche Oberfläche kann auch für die
darauf folgenden Szenarien (Compound Documents und
Table of Content) verwendet werden. Darunter verstanden
werden alle Szenarien, in denen durch eine Konfiguration
die Zusammenstellung eines Dokumentes nachvollzogen
wird, wie etwa ein Angebotskonfigurator oder ein Vertragskonfigurator.
Herstellerspezifische Lösungen
Verschiedene Anbieter von Enterprise-Content und Lifecycle-Management-Lösungen (ECM /ILM) bieten in ihren
Softwaresystemen die Möglichkeit, solche Dokumente abzubilden. Dabei werden die einzelnen Contentmodule in
unterschiedlichen Strukturen abgelegt und sind dort von
berechtigten Benutzern änderbar. Das System verwaltet und
kommuniziert alle Änderungen am Inhalt (active content)
und kann bei Bedarf die Verweise in einem Zentraldokument aktualisieren. Das funktioniert auch, wenn einzelne
Bausteine verschoben werden oder ihr Format sich ändert.
Hierbei gibt es naturgemäß ebenfalls Einschränkungen bei
der Anzeige, aber mit organisatorischen Rahmenbedingungen lassen sich diese normalerweise lösen.
Internationale Standards
Die offenen Standards zur Anzeige von strukturierten
Dokumenten verfolgen alle einen gleichartigen Ansatz
(wie der Compound Document by Reference Use Cases and
Requirements Version 1.0 der W3C oder der eCTD Standard
der Zulassungsbehörden). Ein Dokument besteht zuerst aus
einem Inhaltsverzeichnis, einem Table Of Content (TOC).
Im Inhaltsverzeichnis ist beschrieben, welche Bestandteile
eines Dokumentes wo zu finden sind und was mit ihnen zu
tun ist, d. h. wie sie behandelt werden müssen, damit sie angezeigt werden können. Hierfür bedienen sich alle Ansätze
einer Beschreibung auf Basis von XML-Standards. Zusätzlich zur Beschreibung, wo sich Daten befinden, enthalten
die TOCs auch Anweisungen, was mit den Daten zu tun ist,
also wie sie angezeigt werden. Für XML-basierte Dokumente bedeutet das, dass eine Formatvorschrift (Stylesheet, XSL)
mit angegeben wird, mit dem der Benutzer das Dokument
auf jeder Plattform im gleichen Zustand darstellen kann.
Solche Ansätze sind zurzeit ein interessanter Weg, wie sich
tatsächlich plattformübergreifende, strukturierte Dokumente erzeugen lassen. Leider geben die offenen Standards
noch keinen endültigen Aufschluss darüber, wie mit Berechtigungen oder elektronischen Signaturen umgegangen werden soll. Insofern lässt sich auch noch nicht abschließend
sagen, welche Standards sich durchsetzen werden und ob es
hier noch weitere Ansätze geben wird.
Mein Ausblick
Ich denke, dass wir uns heute mit den beschriebenen Möglichkeiten (OLE für einfach strukturierte Dokumente im
täglichen Gebrauch) und offenen Standards, wie dem von
der W3C beschriebenen, auf dem richtigen Weg befinden.
Die aktuellen Office-Produkte nähern sich dem Thema
ebenfalls an, da neue Programme nahezu immer auch mit
XML-Daten und entsprechenden Stylesheets umgehen können.
Ich denke jedoch auch, dass sich auf lange Sicht spezifische Lösungen von ECM-Anbietern durchsetzen werden,
da diese zurzeit auch alle Anforderungen hinsichtlich der
Verwaltung komplexer Dokumentenmengen sowie dem
Zugriffsschutz sicherstellen. Darüber hinaus bieten sie die
Möglichkeiten, mit ihren integrierten Workflowfunktionen
Freigabeprozesse für solche Dokumente abbilden zu können, den rechtlichen Ansprüchen an elektronische Signaturen und revisionssicherer Langzeitarchivierung zu genügen
sowie Anwender bei der Erstellung und Verwaltung großer
Datenbestände zu unterstützen. Hier liegen noch große Entwicklungspotenziale für alle Anbieter, wenn sie es schaffen,
mit entsprechenden Standards wie XML umzugehen und
die heutigen Probleme im Umgang mit unterschiedlichen
Dateiformaten zu lösen. Auch hierfür gibt es sehr vielversprechende Ansätze im Rahmen der ISO-Normierung von
PDF-Dokumenten (PDF/A für die Archivierung, PDF/E für
Engineering-Dokumente und PDF/X für die Druckvorstufe).
Schon heute ist es möglich, Systeme einzusetzen, die die
noch vor wenigen Jahren bestehenden Dokumentgrenzen
überwinden und den Anwender im gesamten Prozess der
Erstellung, Verwaltung und Archivierung von komplexen,
strukturierten Dokumenten unterstützen können. Man
könnte also sagen: Die Zukunft hat bereits begonnen.
Olaf Holst
Olaf Holst (Jahrgang 1964) ist Dipl. Ing. für
Elektrotechnik und startete seine Berufslaufbahn bei Apple. Heute ist er Director of
Partner & Business Development bei der
OPTIMAL SYSTEMS GmbH.
060
Firmenportrait
Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann
12. Oktober. Anwendertreffen von FileNet in Gravenbruch im Kempinski. Die Soundanlage ist aufgebaut und man lässt es sich nicht nehmen,
die Anwesenden mit einem Trailer einzustimmen. Der ist so global, wie
man sich die Welt als Amerikaner nur vorstellen kann: Wir sind groß, wir
sind stark, ist die Messsage, pardon, Nachricht. Das mit dem Denglisch
ist im weiteren Fortgang der Veranstaltung gar nicht so einfach: Pressure
Group, Retailer, Lunch, Proffit (nicht Profit), Main Session, Breakouts und
so weiter. Dann spricht Merten Slominsky, Director Vertrieb: „2006 wird
ein massives ECM-Jahr.“ Und Compliance der Business Driver.
Es standen einige Unternehmen zur Auswahl. Eine kleine, feine SoftwareGarage in München, die Suchtechnologie herstellt. Ein deutsches Vorzeigeunternehmen, das eigentlich nur entstanden ist, weil die vorhergegangene Geschäftsidee an den Kochkünsten der späteren Teilhaberin gescheitert
ist. Und schließlich ein Spin-off, das seinen unaussprechlichen Namen
einem Wochenende im idyllischen Süden verdankt. Vielleicht kommen wir
darauf zurück.
061
Stattdessen haben wir einen Gesprächstermin mit dem Chairman von FileNet Lee D. Roberts. Über Mobiltelefon. Weil die Festnetzleitung streikte.
Unsere Gesprächspartner sind in Las Vegas. Einer der Teilnehmer, Stefan
Pfeifer, FileNet über die Szenerie: „Wir waren in einem Meeting-Raum. Es
war morgens in Las Vegas, kurz vor Beginn der Main Session des amerikanischen UserNet. Das Wetter war sonnig, wie es sich für die Wüste und
die Spielerstadt Las Vegas gehört. Es war der Beginn des Arbeitstages, der
abends nach der Gala, wo auch die Preise für die innovativsten Lösungen
vergeben wurden, gegen 23 Uhr geendet hat. Hier ist es jetzt fünf Uhr
nachmittags. Hier ist nicht Las Vegas, sondern Offenbach. Und es wird
langsam dunkel. Lee D. Roberts hat sich für uns eine halbe Ewigkeit Zeit
genommen – 30 Minuten. Wir freuen uns auf unser Date mit dem „OneBillion-Dollar-Man“. Und los. Denn wir haben ja nicht ewig Zeit.
Die Geschichte von FileNet ist eine Geschichte der Entwicklungssprünge:
„From a hardware company to a software company, from an imaging provider to the leader of the ECM market.“ So hat Roberts es selbst in einem
Interview beschrieben. Wie würde er diesen Satz vervollständigen: „From
the leader to the ECM market to ...?“ Roberts weiß, die Frage ist eigentlich
nicht zu beantworten, und holt aus. FileNet habe sich Schritt für Schritt
von den datenbankorientierten Fragen der
frühen Tage gelöst. Und ist seit den Anfängen
„From a hardware company to a software comdessen, was heute als ECM bezeichnet wird, auf
pany, from an imaging provider to the leader of
dem Markt. Und inzwischen Marktführer. „81
the ECM market.“
der top 100 Unternehmen weltweit setzen FileNet ein“, sagt Roberts. „Niemand hat heute ein
vergleichbares Portfolio für ECM, BPM und Compliance. IBM nicht, EMC
nicht.“ Dabei habe FileNet mit seinen Akquisitionen eigentlich immer den
nächsten logischen Schritt gemacht, um weiter zu wachsen.
Allerdings, und darüber hatten sich Anfang des Jahres die Analysten
beschwert, ohne sich Marktanteile durch Übernahmen hinzuzukaufen.
„Natürlich denken wir über Übernahmen nach, das ist eher eine Frage
der Gelegenheiten“, sagt Roberts. Wir kommen der zentralen Frage näher,
nämlich der nach der „one billion dollar company“. Und wie FileNet dieses
Ziel erreichen will. „Wir wollen so groß sein, wie es nur geht. Das geht auf
drei Wegen: (1) organisches Wachstum mit den eigenen Produkten, (2) mit
Übernahmen“, und Roberts lässt keinen Zweifel
Immer wieder fällt das Bild vom „big footprint“, daran, dass man längst weiß, welche Unternehmen hier in Frage kommen, „und (3), indem
den FileNet im Markt hinterlässt.
wir uns weiter in neue Märkte entwickeln, zum
Beispiel bei Banken und Energieversorgern.“
Und natürlich, indem in wichtigen Märkten wie in England oder Deutschland das Geschäft weiter ausgebaut wird. Also eher der konservative Weg,
Wachstum ohne Kapriolen am Kapitalmarkt zu veranstalten. Wäre ja
prima, wenn auch auf diese Weise ein internationaler Player entsteht, der
mit IBM und ECM konkurrieren kann. Hier sieht sich Roberts längst auf
Augenhöhe: „Weltweit 4.200 Kunden, 6 Mio. Anwender, Niederlassungen
in 20 Ländern, 3.200 geschulte Consultants und Partnerschaften mit allen
wichtigen Beratungshäusern wie Capgemini oder Accenture.“ Und immer
wieder fällt das Bild vom „big footprint“, den FileNet im Markt hinterlässt.
062
Firmenportrait
Roberts weiß immer, was in der Firma los ist. Egal in welchem Land,
egal in welchem Bereich. Ist das sein Erfolgsrezept oder eher ein KontrollSpleen? „Zuerst einmal muss man gute Leute einstellen. Welche, die wissen,
wie der Hase läuft. Und dann muss man erkennen, dass das Geschäft in den einzelnen Ländern,
in den einzelnen Branchen immer verschieden „From a hardware company to a software comist.“ Vielleicht sind Amerikaner ja mittlerweile pany, from an imaging provider to the leader of
vorgewarnt, wenn man die unterschiedlichen the ECM market.“
Kulturen der Länder anspricht. Roberts steuert
von selbst auf diesen Punkt zu. „Natürlich bin ich in erster Linie in einer
deutschen Firma, wenn ich in Deutschland bin“, antwortet er auf die Frage,
ob er in einer deutschen, einer europäischen oder einer amerikanischen
Firma ist. „Aber das ist genau so, als ob Sie für Siemens in Nordamerika arbeiten. Irgendwie eine deutsche Firma und irgendwie auch wieder nicht.“
Deutsch aber spricht er nicht, zumindest nicht mehr als ein „Nein“, das
wir auf unsere deutsch gestellte Frage hören. Weiter im Text, wir haben ja
nicht ewig Zeit. Gibt es auch für ihn, den CEO, einen „casual friday“? „Absolutely.“ Und eine Krawatte hat er gerade auch
nicht an. Wir glauben ihm. Was sicherlich damit
zu tun hat, dass wir ihm nicht persönlich gegenüberstehen. Lee D. Roberts legt im Allgemeinen
Wert auf konventionelle Höflichkeitsformen wie
adäquate Kleidung. Alte Schule. So sind wir auf
beiden Seiten des Atlantiks beim Telefoninterview gleichermaßen casual.
Zurück zu den Fragen: Die wöchentliche Arbeitszeit? 60-80 Stunden. Zum Ausgleich treibt
sich Roberts gerne in der Natur rum. Klettert
und läuft, Letzteres sogar mit Vehemenz: Der
one billion dollar man ist auch ein iron man.
Was er am liebsten macht, wenn er zu Hause
in Seattle oder Kalifornien ankommt: „Go out
for a run.“ What drives you nuts at home? Puh,
keine Ahnung. Interesting, aber da kann man ja
schlecht sagen, dass man sich über die dreckigen
Schuhe der Kinder ärgert oder so. Jetzt Vorsicht,
die letzte Frage: Was wird er als Erstes tun an dem Tag, an dem er aufwacht
und nicht mehr für FileNet arbeitet? Hhm. Roberts erzählt, dass man sich
im Beruf immer in Strukturen bewegt, ob auf Reisen oder daheim. Dass
eigentlich kein Platz mehr für anderes bleibt. Wahrscheinlich würde er erst
einmal um die Welt reisen. Ohne Kalender. Ohne Meetings. Ohne cellular.
Und ohne Interviews.
www.filenet.de
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064
Alltag

Kein Hype und doch da
Anwendungen, die in jeder Branche gebraucht werden.
Systeme, deren Nutzen jeder versteht. Nächstes Jahr soll
es richtig losgehen.
Uwe Hentschel
Bilddatenbanken? So etwas gibt es doch auch für den PC.
Im Programm blättern und dann die gefundenen Objekte
briefmarkengroß anzeigen lassen. Im besten Fall gibt es
noch ein Feld für die Verschlagwortung der Bilder. Alles
andere wird ja meistens mit einem Dokumenten-Management-System gemacht. Datenbanken mit indizierten Metadaten. Nicht ganz. Denn Assets sind mehr als nur Bilder.
Kein Markt ohne Abkürzung, nicht in der Informationstechnologie. Es geht um Digital Asset Management (DAM)
oder auch Media Asset Management (MAM), mittlerweile
ein eigenständiges Marktsegment. Von der Presse vernachlässigt, von den Agenturen kaum wahrgenommen haben
Werbeagenturen, Mediadienstleister und alle Marketingabteilungen ab einer gewissen Unternehmensgröße dasselbe
Problem: Wie und in welchen Systemen werden die „Assets“,
die Bilddaten organisiert?
Dagmar Kröplin ist Geschäftsführerin der Pixelboxx
GmbH. Der Anbieter ist seit 2000 als „Spätzünder“ mit einem System im Markt, das seinen Ursprung in einem webbasierten Bildarchiv für den SPIEGEL hat. Bei ihren Kunden
hat weniger die interne IT als vielmehr die Fachabteilung
Marketing den Anstoß zur Lösung gegeben. „Die Daten
sollen nur einmal vorliegen, an zentraler Stelle, nach den
Prozessen der Marketingabteilung orgsanisiert“, beschreibt
sie eine der am häufigsten gestellten Forderungen in den
Unternehmen. So wollen beispielsweise Markenartikler, die
über Handelskanäle vertreiben und über eine ausgeprägte
Vertriebs- und Vermarktungsorganisation verfügen, ihre
Bilddaten konsistent halten. Kröplin hat die entsprechenden
Zahlen bereit: „Wenn wir über Artwork reden, also Anzeigen, liegen die Handlingkosten üblicherweise bei 300 Euro
je Seite, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Mit einem DAM
lassen sich diese Kosten um rund 100 Euro reduzieren. Das
sind Zahlen aus der Praxis.“ Bei mehreren tausend Assets,
und die kommen auch bei einem kleineren Unternehmen
im Laufe der Jahre zusammen, ist der Return on Invest nicht
fern.
die Nachfrage steigt
Die Nachfrage nach DAM- bzw. MAM-Systemen ist
branchenübergreifend. Der US-amerikanische Marktforscher GISTICS, auf dieses Segment spezialisiert, hat das
Marktvolumen in 2004 bei 4 Mrd. Dollar gesehen. Und die
META-Group schätzt, dass im selben Jahr 75 Prozent der
Global-2000-Unternehmen ein solches System einsetzen
werden. Christian Kleiner vom Beratungsunternehmen
marketinghub AG aus der Schweiz sieht dabei Unterschiede,
wie das Thema in den USA betrachtet wird. „In den USA
nutzen ganz stark die Werbeagenturen MAM-Systeme.
Dort sind solche Systeme eine Art SAP-Lösung für das
Kerngeschäft der größeren und ambitionierteren Werbedienstleister. In Europa werden solche Systeme eher von
den Marketingstellen in den Unternehmen genutzt.“ Hier
klingt an, in welchem Spannungsfeld sich digitales Asset
Management bewegt: Sollen die Agenturen die Bilddaten,
065
die gesamten Assets eines Unternehmens verwalten oder
der Kunde selbst? Immerhin geht es um die Datenhoheit,
um die Kontrolle über digitale Inhalte und Prozesse. Kleiner
hat dazu einen klaren Standpunkt: „Viele Dienstleister aus
der klassischen Vorstufe verwalten die Inhalte restriktiv und
schaffen so eine ungute Bindung des Kunden. Wir plädieren
dafür, dass die Daten immer dem Auftraggeber gehören.“
Wie die Entwicklung von einer Bilddatenbank für den
Desktop zu einer DAM-Lösung aussieht, dafür ist die Canto
GmbH ein gutes Beispiel. Der Software-Hersteller aus Berlin
hat sich seit 1992 Schritt für Schriit zu einem Systemanbieter
entwickelt, der mit seinem DAM-System heute sogar ECMSysteme komplementiert. Auch hier steht die Bedeutung des
Begriffes Asset im Mittelpunkt. Roland Berg, Vertriebschef
bei Canto: „Es geht eigentlich um den Wert des Assets. Um
die Verwaltung digitaler Werte. Es gibt Unternehmen, die
neben normalen Geschäftsdokumenten, die in einem DMS
verwaltet werden, auch einen großen Pool von Bild- und
Mediadaten haben, mit denen man sein Geschäft macht.“
Überschneidungen und Besonderheiten
Nicht selten herrscht dort auf den Festplatten ein heilloses Durcheinander von Daten. Dem mit einem klassischen
DMS beizukommen, funktioniere jedoch nicht: „Ein DMS
hat seine Stärken bei Office-Dokumenten. Funktionen wie
Versionierung oder automatische Erkennung des Posteingangs können wir gar nicht abbilden.“ Die Organisation
digitaler Assets verlangt beispielsweise, dass von einem Bild
nur ein hoch auflösendes Original hinterlegt wird, von dem
die für die Arbeit notwendigen Varianten gezogen werden.
Oder wo, wie bei Pixelboxx, ein komplettes Farbmanagement verfügbar ist, mit dem die Farbprofile der Dateien
verwaltet werden. Und aus Druckdaten on the fly die Powerpoint-Version berechnet wird.
Komprimierungsverfahren sind dabei, anders als bei
Dokumenten-Management-Systemem, eher Nebensache.
Ansonsten geht man vergleichbare Wege: Pixelboxx organisiert als webbasierte Lösung die Daten im Filesystem,
Canto hält alle Metadaten in einer Datenbank vor, der es
gleich ist, ob die Lagerorte der Dateien im Filesystem oder
im DAM-System sind. So können die DAM-Hersteller etwas, was in direkter Linie zu den ECM-Herstellern führt.
Die haben, nicht selten aus der CMS-Welt kommend, eine
Medienverwaltung mit dabei – aber eben nur dabei. So hat
beispielsweise RedDot, eines der wenigen - ehemals - deutschen Vorzeigeunternehmen im ECM-Bereich, das System
von Canto über eine Schnittstelle eingebunden. So viel zur
Idee, dass Software zukünftig stärker modularisiert wird.
kleiner Markt, großes Lösungsvolumen
In der Summe ist verständlich, dass beide Systemwelten
nicht wirklich vergleichbar sind, aber bestens harmonieren.
Christian Kleiner: „Ein DMS hat textbasierte Dokumente
in Verbindung mit Workflow und adressiert eher strukturierte, gleich bleibende Abläufe. Die Abläufe im Marketing
sind viel heterogener und damit schlechter zu strukturieren. Im Mittelpunkt steht hier die medienneutrale Datenhaltung.“
Die Entwicklungen bei den Funktionalitäten sind nach
Ansicht von Kleiner durch drei Merkmale gekennzeichnet:
„Erstens die Anbindung zu anderen Systemen wie ERP-,
CMS-, ECM- und CRM-Systemen. Dabei wird mit der
CRM-Anbindung in Marketing und Vertrieb sozusagen
die logische Lücke geschlossen. Zweitens bauen die Anbieter ihre Systeme mit Workflow-Funktionalitäten aus. Und
drittens werden die Funktionen in Richtung Crossmedia
Publishing erweitert.“
Die Marktstudie von marketing hub zählt in Deutschland
und in der Schweiz insgesamt knapp 40 Anbieter von „echten“ DAM-Systemen. Wobei die Zahl der Hersteller nicht
der absoluten Zahl der Anbieter entspricht, die in beiden
Ländern mit rund 150 beziffert wird. Neben den Software-Herstellern erobern immer mehr Unternehmen dieses
Marktsegment, die, von der Druckstufe kommend, sich als
Mediendienstleister profilieren. Und dem schon tot gesagtem ASP-Modell unerwartet Auftrieb geben.
Nachfrage bleibt konstant
Auf Seite der Unternehmen, die DAM-Systeme einsetzen,
sieht Kleiner weiterhin eine konstante Entwicklung der
Nachfrage. „Der Bedarf nach multimediafähigen Mediendatenbanken wächst. Größere Unternehmen haben mindestens eine handvoll verschiedener Systeme im Einsatz. Und
wollen konsolidieren. Andere haben sich vom Tunnelblick
auf die Budgetdebatte gelöst. Da hat man das Marketing jahrelang nur als Kostenblock gesehen. Als kreative Blackbox.“
Jetzt werden die Erfahrungen, die man mit der Optimierung
von internen Prozessen gemacht hat, auch auf das Marketing angewendet. DAM-Systeme sollen Prozesse transparent
machen und als Tool die selbe Aufgabe erfüllen wie andere
Systemwelten in anderen Unternehmensbereichen. Das ist
die eigentliche Chance für den DAM-Markt in der Zukunft,
findet Kleiner: „Keine technologischen Applikationen zu
installieren, sondern sich im Zuge der Neuorganisation die
Prozesse anzuschauen. In den Marketingprozessen“, sagt
Kleiner, „da liegt das Gold.“
066
Alltag
TYPO3 bei Greenpeace
Frei ist besser
Seit 1996 ist Greenpeace mit einer Website im Netz.
Eigentlich Ehrensache, dass man sich für Open Source engagiert.
Herausgekommen ist ein Relaunch mit TYPO3.
Beate Steffens
Greenpeace Deutschland ging erstmals am 1. Mai 1996
mit einer Website ins Netz. Das Motto: Nicht das Medium
ist die Message, sondern das Medium braucht die Message.
Im Jahre 1997 folgte eine Website für Kinder. Mittlerweile
ist der Internet-Auftritt für Greenpeace zu einem wichtigen
Mittel der direkten Kommunikation geworden. Er soll eine
breite Öffentlichkeit über einen unzensierten Kanal über
die Greenpeace-Arbeit informieren. Dabei will der Umweltschützer seine User und Userinnen auf der emotionalen
Ebene ansprechen, ihnen eine umweltpolitische Einordnung bieten und sie zum Mitmachen motivieren.
Ein weiterer Schwerpunkt ist, die Greenpeace-Kampagnen
über das Internet aktiv zu unterstützen. So genannte Online-Aktionen haben im Laufe der Jahre auch intern immer
stärkere Interessen geweckt. Mehr und mehr dienen Online-Aktionen dazu, die Kampagnen der realen Welt zu unterstützen. Als einen der nächsten Schritte im Internet peilt
Greenpeace den Aufbau einer größeren Community an.
Die Zeit vor TYPO3
Bereits 2001 unterstützt Greenpeace die Open-SourceCommunity. Vor TYPO3 setzte der Umweltschützer auf die
frei verfügbare Software OpenACS als CMS. Mit dem Relaunch der Webseiten von Greenpeace Deutschland, Greenpeace Niederlande und Greenpeace International im Jahre
2002 kam OpenACS international als Basis für ein Greenpeace-Content-Management-System (CMS) zum Einsatz.
Das damalige Design und die internationale Dimension
des Projektes führten zu unvorhergesehenen Problemen.
Die User und Userinnen kamen mit der Navigation der
deutschen Website nicht zurecht. Außerdem verzögerten die
notwendigen internationalen Absprachen regelmäßig die
Verwirklichung von Internet-Projekten. Kampagnen-Teams
konnten nur schwer mit dem Internet planen, eingesetzte
Ressourcen wurden in einzelnen Projekten gebunden und
die umgesetzten Projekte waren oftmals unbefriedigende
Kompromisse mit eingeschränkten technischen Lösungen.
Die Folge: Verschiedene Greenpeace-Internet-Projekte
suchten und gingen eigene Wege.
Usability mit Mängeln
Nach einem umfangreichen Usabilitytest der Website von
Greenpeace Deutschland wurde deutlich, dass der WebAuftritt entscheidende Mängel aufwies. Besonders dringend
mussten, so das Fraunhofer Institut, die Informationsarchitektur und Navigation überarbeitet und den Erwartungen
der User angepasst werden. Als dann international die
Arbeit an einem Redesign des Greenpeace-Web-Projektes
gestartet wurde, sollten die Mängel behoben werden. Zudem stellte sich die Frage, wie zukunftsfähig CMS OpenACS
noch sei. Dessen Entwicklergemeinde war mit den Jahren
stark geschrumpft, ein großer Teil der verfügbaren Module
(Zusatzfunktionen) seit Jahren nicht mehr aktualisiert worden. Greenpeace Deutschland machte sich daraufhin stark,
ein Pilot-Projekt zu starten und ein neues CMS zu testen.
Eines, das möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt
auch international eingesetzt werden könnte. Das neue
CMS sollte die Möglichkeiten für Greenpeace-InternetProjekte erweitern und die Flexibilität steigern. Durch die
Unterstützung einer großen Community sollte eine permanente Weiterentwicklung dieses CMS ermöglicht werden.
Neben einem neuen CMS wollte sich Greenpeace außerdem
mit einem verbesserten grafischen Design im Internet präsentieren. Dieses sollte den Erwartungen der User und Userinnen und den gängigen Usability-Kriterien entsprechen.
Zusätzlich wurde eine verbesserte Informationsarchitektur
067
Von Anfang an war klar, dass Greenpeace dabei gerne wieder ein Open-Source-Produkt einsetzen wollte. Über einen
Artikel in einer Computer-Zeitschrift waren wir bereits
auf TYPO3 aufmerksam geworden und hatten dessen Entwicklung über einen längeren Zeitraum beobachtet. Unser
Interesse daran war groß, daher kam TYPO3 in die engere
Wahl der zu prüfenden CMS. Der Webmaster von Greenpeace Deutschland nahm daraufhin verschiedene CMS
unter die Lupe, auch kommerzielle Produkte. Unter dem
Strich entsprach TYPO3 am ehesten unseren Vorstellungen.
Zusätzlich schätzen wir an TYPO3 seine große Entwicklergemeinde, was auch für die Zukunft eine kontinuierliche
Weiterentwicklung gewährleistet.
TYPO
und Navigation der Website ausgearbeitet. Voraussetzungen
für die Auswahl eines neuen CMS waren höchstmögliche
Flexibilität, bestmögliche Usability und Barrierefreiheit.
Warum TYPO3?
Greenpeace Deutschland stellt hohe Anforderungen: Die
Inhalte sollen schnell, einfach und flexibel angelegt und geändert werden können. Es muss schnell anzupassen und zu
erweitern sein sowie eine hohe Integrationsfähigkeit in Bezug auf die Einhaltung von Standards bei Schnittstellen und
Ausgabe aufweisen. Das CMS muss modular aufgebaut sein,
damit ein universeller Einsatz von Funktionen garantiert
ist. Weitere Anforderungen waren Enterprise-Funktionen,
Digital Asset Management, Designfreiheit, user- und suchmaschinenfreundliche URLs, Barrierefreiheit, Workflow mit
granularen Rechten, außergewöhnliche Performance, Multilingualität, Fundraising-Möglichkeit, um nur einige zu nennen. Zusätzlich sollte das neue CMS Community-Features
wie RSS, Blog, Chat, Newsletter, Photo Gallery, Polls, Forum,
E-Cards, Surveys und Protestmail-Funktionen bieten.
Das Projekt
Mitte Januar 2005 fiel die Entscheidung für eine Umsetzung von www.greenpeace.de und www.greenpeace4kids.de
auf TYPO3. Zu diesem Zeitpunkt war auf internationaler
Ebene bereits entschieden, die alten Hosting-Verträge
schnellstens zu kündigen. Die Folge war ein sehr „sportlicher“ Zeitplan bei der Umsetzung. Bis spätestens Ende Mai
sollten sämtliche Inhalte von Greenpeace Deutschland auf
das neue System migriert sein. Ziel war es, spätestens am
1. Juni mit beiden Websites auf TYPO3 online zu sein. Das
Projekt beinhaltete ein neues Design, eine neue Informationsarchitektur und Navigation sowie ein neues Hosting
- also das ganze Programm. Zudem umfasste der InternetAuftritt etwa 6.000 Artikel sowie Tausende weiterer Dateien
wie PDFs, Fotos oder Flash-Dateien von www.greenpeace.de.
Ebenfalls mit neuem Design, neuer Informationsstruktur
und zusätzlich ganz neuen Inhalten musste die Kids-Website ins Netz gebracht werden.
Mit Unterstützung der Berliner Agentur Artplan 21 wurde
das Projekt auf den Weg gebracht und in enger Zusammenarbeit mit dem Webmaster und der Internet-Redaktion
von Greenpeace Deutschland umgesetzt. Als erster Schritt
sollten nur Funktionalitäten umgesetzt werden, die auch
auf dem OpenACS-System vorhanden waren. Neuentwicklungen wurden ganz bewusst auf einen späteren Zeitpunkt
verschoben. Trotz des großen Zeitdrucks lief das Projekt
ruhig und ohne größere Probleme. Absprachen zwischen
Agentur, Webmaster und Internet-Redaktion wurden oftmals kurzfristig getroffen, was dem Projekt aber keinesfalls
schadete. Schließlich wurden die neuen Websiten am 31.
Mai gelauncht - damit war der erste Schritt getan.
Im Anschluss folgte eine so genannte Experimentierphase,
in der das neue CMS ausprobiert und getestet wurde und
wird. Diese Phase ist bis Ende des Jahres 2005 angesetzt. Da-
068
Alltag
nach warten schon verschiedene Projekte auf die Migration
auf TYPO3. Beispielsweise sollen die Webseiten des Greenpeace-Einkaufsnetzes und des Jugendprojektes SolarGeneration im nächsten Jahr auf das TYPO3-System migriert
werden. Ein weiteres wichtiges Projekt für das nächste Jahr
ist der Auf- und Ausbau von Community-Seiten.
Wo stehen wir heute?
Derzeit arbeiten zehn Anwender und Anwenderinnen bei
Greenpeace Deutschland mit dem CMS TYPO3. Sieben davon arbeiten in der IT oder Internet-Redaktion und nutzen
das CMS täglich. Die restlichen Nutzer und Nutzerinnen
sind in den Themen-Abteilungen für die Aktualität der
jeweiligen Themen-Internetseiten zuständig. Sie nutzen das
CMS derzeit noch weniger häufig.
Mit dem Launch der neuen Website steigen die Besucherzahlen stetig. Von durchschnittlich etwa 75.000 Besuchern
(!) monatlich mit der „alten“ Website auf derzeit rund
100.000 Besucher monatlich. Tendenz steigend. Diese Zahlen betreffen ausschließlich www.greenpeace.de. Nicht ent-
halten sind die Besucherzahlen sämtlicher „Satelliten“-Seiten von Greenpeace Deutschland, wie www.einkaufsnetz.org
oder auch die Website für Kinder und Jugendliche. Ebenso
herausgerechnet sind die internen Zugriffe auf die Website
zum Zwecke der Recherche oder Information.
Abgeschlossen ist das Projekt noch nicht. Wir haben, wie
schon angedeutet, noch viel vor mit unserem neuen CMS.
Die ersten Erfahrungen, die wir mit TYPO3 gemacht haben,
stimmen uns zuversichtlich, dass wir unsere Ideen und Vorstellungen hervorragend verwirklichen können. TYPO3 ist
ein sehr umfangreiches Tool, aber es macht Spaß, damit zu
arbeiten.
Beate Steffens
Ausgebildete Juristin, Jahrgang 1960. Leiterin
der Internetredaktion bei Greenpeace e.V. in
Deutschland.
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070
Alltag
News Unternehmen
[email protected]
EMC übernimmt die Captiva Software Corporation
Ceyonic baut internationales
Partnergeschäft aus
Ceyoniq hat auf der Fachmesse DMS Expo
in Essen einen Partnervertrag mit Emax,
einem der größten IT-Dienstleister Polens,
unterzeichnet. Als Solution Provider und
Value Added Reseller wird Emax künftig
die Softwareprodukte von Ceyoniq in Polen vertreiben. Überdies plant Emax die
Entwicklung eigener Lösungen auf Basis
der Ceyoniq-Software für Enterprise Content Management, Dokumenten-Management und digitale Archivierung.
$ Ceyoniq schüttelt zusehends die
Altlasten aus der Vergangenheit ab und
bekommt nun auch im Ausland wieder
mehr Reputation. Der Schritt in Polen ist
ein kleiner, aber vermutlich ein erster von
kommenden interessanteren.
EMC kündigt die Übernahme von Captiva Software an, einem Anbieter von Input-Management-Lösungen. Das Unternehmen zahlt 22,25
Dollar in bar pro Aktie beziehungsweise etwa 275 Millionen Dollar
netto. Die Akquisition muss von Regulierungsbehörden sowie den Anteilseignern bestätigt werden und wird voraussichtlich Ende 2005 oder
Anfang 2006 abgeschlossen sein. Die Übernahme ist eine Erweiterung
der EMC Documentum Enterprise Content-Management-Plattform
und stellt ein wichtiges Element in EMCs Lösungsportfolio für Unternehmensarchive dar. Das EMC Enterprise Archiving Framework wird
Unternehmen künftig ein ganzheitliches Regelwerk für die Klassifizierung, Aufbewahrung, Bereitstellung, Suche und Zugriff von Informationen jeglicher Art bereitstellen. Die Captiva Software wird wie alle
herstellerübergreifenden Software-Komponenten weiterentwickelt.
$ Das Eindringen von EMC in den ECM-Markt erfolgt mit einer
beachtlichen Konsequenz. Nachdem bereits Firmen wie Legato, Documentum und Acartus in diesem Segment übernommen wurden , ist
die Übernahme von Captiva Software eine logische Erweiterung. EMC
dringt damit immer weiter nach vorne in dem Entstehungsprozess,
wenn ein Dokument digitalisiert wird. EMC ist damit auf gutem Weg,
sich eine vollständige ECM-Suite zusammenzustellen. Es wird interessant sein zu sehen, wie das die Kundschaft annimmt – vor allem, wenn
die Suite extrem eng mit den EMC-Storage-Systemen verzahnt wird.
Compliance-Spezialist Yaletown vervollständigt FileNet-Portfolio
11 Millionen US-Dollar ist dem amerikanischen EMC-Spezialsten FileNet die kanadische
Yaletown Technology Group wert. Beide kennen sich bereits im Rahmen einer OEM-Partnerschaft. Mit der Akquisition will FileNet sein Records-Management-Produkt mit Yaletowns
»Records Crawler« ergänzen. In Verbindung mit den FileNet-P8-Records-Manager- und EMail-Manager-Suiten könne der Records-Crawler mit hoher Geschwindigkeit Microsoft-FileServer durchsuchen, um von Anwendern erzeugte Dokumente zu prüfen. „In Unternehmen
bleiben an die 80 Prozent der Inhalte von der Verwaltung und Kontrolle durch elektronische
Records-Management-Systeme ausgeschlossen“, sagt Lee D. Roberts, CEO und Chairman bei
FileNet. „Wir glauben, dass wir mit der Integration der Technologie der Yaletown Technology
Group in die FileNet-P8-ECM-Plattform unsere Führungsposition auf diesem expandierenden Markt forcieren können.“
$ Man möchte es nicht glauben, aber selbst ein Marktschwergewicht wie FileNet hat noch
Lücken in seinem Repository-Angebot. Jetzt ist eigentlich nur offen, wie die Kombination
mit Workflow und Business-Process-Management funktioniert, um die Entstehungs-, Verarbeitungs- und Ablageprozesse vollständig und durchgängig kontrollieren zu können.
Microsoft will Produktzyklen kürzen
Microsoft-Chef Steve Ballmer will in Zukunft dafür Sorge tragen, dass
die Zyklen neuer Produkte wieder kleiner werden. Die Entwicklung
von Vista hat zu viel Zeit gekostet, deshalb muss in Zukunft der Prozess
verkürzt werden. Ursprünglich sollte Windows Longhorn (Vista) bereits
Ende 2004 auf den Markt kommen. Die Fertigstellung wurde zu einem
Problem, und einige Features wurden erst jetzt fertig, deshalb musste man
alles auf 2006 verschieben.
$ Die üblichen Absichtserklärungen. Selbst Windows 95 und 98 kamen
so spät heraus, als die entsprechenden Jahre fast vorbei waren. Das war
mit ein Grund, warum man sich von der Jahreszahlenvergabe wieder
löste – man gab sich ja selbst der Lächerlichkeit preis.
Strategische Partnerschaft
Das JPM-Format ermöglich im Gegensatz zu herkömmlichen Formaten wie JPG eine detailgetreue, nahezu verlustlose
Darstellung auch größter Zeichnungen. Mit LuraDocument
JPM lassen sich farbig gescannte Dokumente komprimieren,
die sowohl bitonale Elemente wie Text oder technische Zeichnungen als auch Bilder enthalten. Die DMSFactory bietet jetzt
eine entsprechende Schnittstelle für LuraDocument-JPM und
hat den Luratech-Viewer in Tinca Enterprise integriert. Die
neuen Partner können bereits auf ein erstes gemeinsames
Projekt verweisen: Mit der integrierten Tinca/Luratech-Lösung werden bei den Stadtwerken Bad Kreuznach künftig
großformatige gescannte Pläne in den Bereichen Plan-Archiv
und Anlagenakten archiviert.
071
$ kommentiert von Engelbert Hörmannsdorfer, Börsen-Infodienst BetaFaktor, www.betafaktor.de
News Unternehmen
Microsoft zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar
Autonomy kauft Verity
Microsoft und der Streaming-Spezialist RealNetworks haben ihre
Rechtsstreitigkeiten beigelegt. In einer Mitteilung aus Redmond heißt
es, die beiden Unternehmen hätten drei Abkommen geschlossen: Microsoft zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar. Außerdem gehen die
beiden eine Partnerschaft ein, um neue Spiele und Produkte rund um
digitale Musik zu entwickeln und zu vermarkten. Microsoft leistet dem
Konkurrenten über 18 Monate Support bei Produktentwicklung, -vertrieb
und Marketing. Im Gegenzug werde Real MSN Search und Windows-Media-Technik für den Dienst Rhapsody to Go unterstützen. RealNetworks
bekommt außerdem Zugang zu Windows-Media-Technik für die Weiterentwicklung der eigenen Media-Software.
Rund 500 Millionen Dollar lässt sich Autonomy
den Kauf von Verity kosten. Die beiden wichtigsten
Anbieter von Software für die Firmensuche werden
zukünftig unter einem Dach vereint sein. Die Kunden sollen von der breiteren Produktpalette profitieren, die nun aus einer Hand angeboten wird. Die
Produkte von Autonomy und Verity ergänzen sich,
ohne sich zu überschneiden. Autonomys Stärke
besteht in der kontiniuerlichen Überwachung von
Datenströmen und der Lieferung dazu passender
Informationen.
$ Die Einigung hätte Microsoft vor etlichen Jahren auch schon günsti-
$ Verity hat es nie richtig geschafft, sich als
ECM-Anbieter zu positionieren. Während Autonomy sehr gut bei Behörden und staatlichen
Institutionen drin ist (Geheimdienste, FBI etc.)
ist Verity besser bei Firmenkunden aufgestellt.
Vermutlich war es auch weniger die Technologie
als der Kundenzugang, der Autonomy zum Kauf
bewog.
ger haben können. Aber da zierte man sich noch. Die vielen staatlichen
Antitrust-Verfahren bewegen Microsoft jetzt anscheinend dazu, offene
Baustellen zu schließen, um für die wirklich großen Klagen den Rücken
freier zu haben.
SOA-Zugang wird einfacher
Luxus im Netz
In Zukunft wird man in Europa Produkte des französischen LuxusmodenHerstellers Louis Vuitton auch im Internet kaufen können. „Wir wissen, dass
unsere Geschäftsfilialen nicht immer günstig für unsere Kunden liegen. Wenn
sie auf Korsika leben, haben sie dann aber über das Internet Zugriff auf unsere
Kollektion“, sagte Louis-Vuitton-Geschäftsführer Serge Brunschwig in einem
Interview mit der Financial Times Deutschland.
Die Software AG und der japanische Konzern Fujitsu
wollen für Unternehmen, die an serviceorientierter Architektur (SOA) basteln, die notwendigen Integrationsschritte
einfacher machen. Dafür steht jetzt mit CentraSite ein neues
Produkt im Regal. Es soll die Integration einzelner Komponenten erleichtern. Wie Fujitsu mitteilt, handelt es sich dabei
um ein offenes SOA-Repository der nächsten Generation,
das die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsebene und IT
dadurch erleichtern soll, dass die Metadaten aus diversen
Integrationswerkzeugen zusammengefasst werden und so
schneller zur Verfügung stehen. Dabei stellen Fujitsus Interstage Business Process Manager und die Produkte Enterprise
Service Integrator sowie Enterprise Information Integrator
der Software AG die Daten.
Seagate übernimmt Mirra
Der Festplattenhersteller Seagate übernimmt mit Mirra
einen Spezialisten von Kopierschutzlösungen, der den Umgang mit geschützten Dateien im privaten und geschäftlichen
Bereich vereinfachen soll. Mit der Übernahme wird Mirra ab
sofort zu einer 100-prozentigen Tochter von Seagate. Zum
Kaufpreis machte Seagate allerdings keine Angaben. Software
und Dienste von Mirra sollen ein einfaches Backup, die Sychronisation von Datenbeständen und den Remote-Zugang
zu gespeicherten Dateien erlauben. Dazu kombiniert Mirra
eine PC-Software mit Web Services und einem „Always-On
Network Appliance“ zu einer einheitlichen Lösung. So sollen
sich die Datenbestände zwischen vernetzten Rechnern austauschen lassen.
$ Storage & Security wird immer mehr zu einem Megatrend in der Speicherbranche. Nachdem Seagate kürzlich
die Verschlüsselungs-Technologien der deutschen Utimaco
Safeware AG lizenzierte, ist die Übernahme von Mirra keine
Überraschung mehr. Seagate hat als Erster der Festplattenhersteller den Trend aufgegriffen und dürfte ihn demnächst
weiter fortsetzen.
IBM und Red Hat kooperieren
Red Hat und IBM haben eine Initiative gestartet, um
die Nutzung Linux-basierter Lösungen in aufstrebenden
Märkten wie China, Indien, Russland und Korea ebenso zu
fördern wie in etablierten Märkten. Die beiden Unternehmen wollen Software-Entwicklern rund um den Globus
technische Ressourcen, Fachwissen und Implementierungsdienstleistungen zur Verfügung stellen. Somit sollen
ihre neuen Applikationen schneller und kostengünstiger
auf Hard- und Software von IBM sowie Red Hat Enterprise
Linux portiert und zertifiziert werden können.
$ Ein geschickter Schachzug, denn diese Märkte sind
enorm Linux-affin. Bleibt zu hoffen, dass vor lauter
Beackern von Riesenmärkten die Service-Qualität nicht
hinterherhinkt.
072
Alltag
Digitaler Aktenschrank in der Schublade
Antrieb für die
Rechnungsverarbeitung
Berge von Papier schmelzen zu kleinen Silberscheiben. Langwierige Suchprozesse gehören der Vergangenheit an. Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH
schafft den Umstieg von analog zu digital. Rechnungen,
egal welchen Datums, sind damit zeitnah und unternehmensweit verfügbar.
Rund 60.000 Rechnungen gehen jährlich bei der SWU
Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH ein. Rechnungen, die
übers Jahr gesehen mehrere Ordner und Regale füllen.
Benötigte ein Mitarbeiter eine bestimmte Rechnung, so
ließ es sich nur mühsam nachvollziehen, wo sich die Rechnung aktuell befand: in der Buchhaltung? Beim zuständigen Mitarbeiter? Beim Abteilungsleiter? Wo auch immer
- nachdem sie abgezeichnet wurde, landete sie mit einem
entsprechenden Bestätigungsvermerk in der Buchhaltung.
Folge: Immer wieder wurden aktuelle Verbindlichkeiten erst
nach der Verbuchung im SAP-System dokumentiert. Immer
wieder kamen Mahnungen, zu denen die entsprechenden
Rechnungen fehlten – erst gesucht werden mussten. Vor
diesem Hintergrund erhielt die automatisierte Rechnungsverarbeitung in das SAP-System bei den SWU strategische
Bedeutung und eine hohe Priorität.
The winner is ReadSoft
Die Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices wurde
mit drei anderen Softwareprogrammen in die engere Wahl
gezogen. Das Projektteam der SWU betrachtete dabei nicht
nur die Lösungen selbst, sondern erkundigte sich auch bei
bekannten Referenzkunden nach Erfahrungswerten. Das
Gesamtbild setzte sich mosaikhaft zusammen: AND THE
WINNER IS...
Die bei der SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH eingesetzte Lösung integriert zu ReadSoft DOCUMENTS for Invoices noch die SAP-Add-ons Ebydos Invoice Cockpit und
Ebydos Web Cycle. Zusammen überzeugt die Software – besonders mit dem enorm an die SAP-Umgebung angepassten
Komfort in der Sachbearbeitung. Es waren die in SAP nahtlos eingebundenen Prüfszenarien, die den Ausschlag gaben.
Implementierungsphase
Die Software wurde im November 2004 installiert, wird
aber erst seit Juni 2005 im Praxisbetrieb eingesetzt: „Wir
hatten keinen Zeitdruck“, erklärt Projektleiter Oliver Huttenlauch die lange Implementierungsphase. „In der Zwischenzeit arbeiteten wir am Workflow und schulten knapp
200 Mitarbeiter auf dem neuen System.“ Noch wesentlicher
waren die vielen organisatorischen Veränderungen. Ein wesentlicher Aspekt dabei war die Umstellung von der „späten
Archivierung“ auf eine „frühe Archivierung“. Das zog nach
sich, dass die Belege nicht erst wie früher gescannt und in
einem elektronischen Archiv von Ceyoniq geprüft abgelegt
wurden, sondern bereits sofort nach Rechnungseingang.
neue Software, neue Abläufe
Die neuen internen Abläufe stellen sicher, dass die Buchhaltung einen Überblick aller ausstehenden Rechnungen
gibt, was zugleich die Grundlage für die neu eingesetzte
Software ist. Neu im Prozess der Rechnungsverarbeitung
ist die Aufgabenverschiebung vom Einkauf zur Buchhaltung. Das heißt, dass von den Buchhaltern zu den Rechnungen gehörige Unterlagen, Aufträge und Lieferscheine
zusammengefügt werden. Weiterhin mussten die anderen
Abteilungen auf den neuen Prozess vorbereitet werden. In
der Poststelle werden die Rechnungen zunächst aussortiert
und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Es wird darauf
geachtet, dass der Eingangsstempel nur im unteren Bereich
einer Rechnung oder auf deren Rückseite angebracht wird,
um die Erkennungsergebnisse nicht zu beeinträchtigen.
073
ReadSoft GmbH, Patrick Spengler, [email protected] • SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH, Oliver Huttenlauch
Ferner wurden die Kollegen aus der Poststelle angewiesen,
auf Rechnungen keine weiteren Vermerke anzubringen.
Gescannt werden die Dokumente wie bisher zentral in der
Buchhaltung mit einem leistungsfähigen Scanner. Erstaunlich ist, dass „die notwendige Umorganisation in der Holding länger gedauert hat als die Softwareeinführung selbst“,
kommentiert Oliver Huttenlauch. Seit Juni 2005 wird der
Großteil der Rechnungen elektronisch verarbeitet. Im Fokus
stehen Energiebezugsrechnungen, die aufgrund ihrer hohen
Rechnungsbeträge kritisch sind.
hohe Erkennungsrate
Für eine möglichst hohe Erkennungsquote der Dokumente wurden im Projekt Profile für die Hauptlieferanten angelegt. Dadurch passieren nahezu alle Dokumente nahtlos das
System. Aus den Rechnungen werden wesentliche Daten
automatisiert extrahiert wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und
natürlich der Lieferant. Aktuell wird noch durch manuelles
Vorsortieren herausgefiltert, an welche der neun Firmen
innerhalb der Holding die Rechnung gestellt wird. Dies soll
aber ebenfalls bald automatisiert werden.
Für eine Übersicht über den Status jeder Rechnung
kommt das Ebydos Invoice Cockpit zum Einsatz, welches in
der bekannten SAP-Oberfläche bedient wird und höchsten
Anwenderkomfort bietet. Die Prüf- und Freigabevorgänge
werden mit dem Ebydos Web Cycle gesteuert. Rund 200
Mitarbeiter können in diesen Prozess mit eingebunden werden. Dieser Workflow wurde im Verlauf des Projekts an die
individuellen Anforderungen der Stadtwerke angepasst.
von den Anwendern akzeptiert
Die Arbeit mit dem Gesamtsystem gestaltet sich einfach
und erfreut sich hoher Akzeptanz unter den Anwendern.
Hierfür hatte im Vorfeld auch ein professionelles Projektmanagement gesorgt. So bestand das Projektteam aus fünf
Stadtwerke-Mitarbeitern. Neben Oliver Huttenlauch waren
noch Kollegen aus Rechnungsprüfung, Einkauf, Betriebsrat
und Controlling im Team vertreten. Die Mitarbeiter aus der
Buchhaltung, aber auch aus den anderen betroffenen Abteilungen wurden frühzeitig eingebunden. So wurde das System auch intern vorgeführt, um Verständnis für die neuen
Prozesse zu wecken. Allein in der Buchhaltung arbeiten vier
Vollzeit- und drei Teilzeitkräfte mit der Invoices-Lösung.
„Wir erhalten hier sehr positive Resonanz“, sagt Oliver Huttenlauch. „Das Komplettsystem ist sehr transparent und der
Suchaufwand hat sich auf nahezu null reduziert. Da wir die
zum Thema
Anbieter von Posteingangslösungen:
d.velop AG www.d-velop.de
Deutsche Post Direkt GmbH www.postdirekt.com
daa Systemhaus AG www.daa.de
FileNet GmbH www.filenet.de
Océ Document Technologies GmbH www.odt.oce..com
Open Text AG www.opentext.de
Optimal Systems GmbH www.optimal-systems.de
ReadSoft GmbH www.readsoft.com
SER Solutions Deutschland GmbH www.ser.de
Informationen zum Thema:
VOI e.V. www.voi.de
Bundesverwaltungsamt www.bva.bund.de
Mitarbeiter vor Produktivstart für den Web Cycle geschult
hatten, hat die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz.“ Die Informatik-Abteilung dagegen hat von Zeit zu Zeit Einsätze an
den PC-Arbeitsplätzen, da hier der Viewer die eingescannten
Rechnungen im TIFF-Format öffnen muss. Wenn dies an
einzelnen PCs nicht funktioniert, muss nachinstalliert werden. Insgesamt beurteilt der Projektleiter die Zusammenarbeit mit ReadSoft und Ebydos sehr positiv. Insbesondere
die Abstimmung zwischen den beiden Herstellern hat gut
funktioniert. „Man merkt, dass die Lösungen aufeinander
abgestimmt sind. Wir würden uns auch aus heutiger Sicht
noch mal für dieses System entscheiden. Speziell der SAPWorkflow überzeugt in der täglichen Arbeit“, betont Oliver
Huttenlauch. Schon heute profitiert der Energiedienstleister
von beschleunigten Prozessen und damit verbunden auch
von einer optimalen Ausnutzung der Skonti.
Ausblick
In Kürze soll das bisherige produktive System noch erweitert werden. Baurechnungen beispielsweise werden dann
ebenfalls in den automatisierten Prozess integriert. Auch
Netznutzungsrechnungen sollen eingebunden werden. Dies
bedeutet einen großen Schritt für die Stadtwerke, handelt es
sich hierbei doch um weitere 100.000 Rechnungen jährlich,
die völlig anders ausgelesen werden müssen als die „normalen Belege“. Geplant ist, die Daten früh mit dem SAP-System
abzugleichen. Nicht zuletzt haben die Stadtwerke ein hohes
Ziel: In Kürze sollen Rechnungen auch völlig automatisiert
das System durchlaufen, so dass die Rechnungssummen
maschinell gezahlt werden. Die Weichen hierfür sind bereits
gestellt.
Leoni Walter
074
Alltag
Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen
Gemeinsam wachsen
und stark sein
Gebührenpflichtige
Online-Angebote im Mikropayment-Bereich setzen sich am Markt durch. Sie
ermöglichen Anbietern von geringwertigen Produkten
neue Einnahmequellen und Absatzwege. Doch trotz der
größer werdenden Nutzerkreise legt sich die Skepsis nur
langsam – nicht zuletzt wegen der massiven 0190-Nummern-Abzocke der vergangenen Jahre. Im Fahrwasser
neuer Abrechnungsmodelle scheinen die Akzeptanzhürden allerdings niedriger zu werden. Doch gerade wegen
der schlechten Erfahrungen vieler Nutzer, bleibt die
Wahl eines geeigneten Zahlungssystems für den Erfolg
des Unternehmens von zentraler Bedeutung. Welche
Lösung aber eignet sich für Anbieter von digitalen Inhalten im Internet, um mit Kleinstbeträgen Umsätze zu
generieren?
Lösungssuche
Die yellowworld AG führt und betreibt Fulfillment-Prozesse in der Leistungsverrechnung und der Informationslogistik für die Schweizerische Post. Stefan Altorfer, Leiter
der Abteilung Billing von der yellowworld AG, erinnert
sich: “Anfang 2004 waren wir auf der Suche nach einem
geeigneten elektronischen Bezahlsystem, das so genannte
Micropay-ments abwickeln kann, um die klassischen elektronischen Zahlungsverfahren der Schweizerischen Post
zu ergänzen. Damit sollte eine wichtige Angebotslücke
zur Abrechnung digitaler Inhalte mit ihren Endkunden
geschlossen werden. Wir haben den Markt sondiert. Bereits
bei den ersten Gesprächen mit Wire Card überzeugte uns
die Flexibilität von CLICK2PAY.“ So fiel die Entscheidung
nicht schwer. Ausschlaggebend waren zum einen die Leistungsmerkmale. Die am Markt konkurrierenden Produkte
sind nicht minder gut. Allerdings konnte die yellowworld
AG ein hohes Maß an Professionalität und Erfahrungen im
Umgang mit dem System CLICK2PAY für sich verbuchen.
Der zügigen Projektumsetzung stand nun nichts mehr
im Wege. Zeitgleich mit dem internationalen Launch von
CLICK2PAY sondierten die Unternehmen, wie die Integration am besten vorgenommen werden könnte. Die Herausforderung bestand darin, CLICK2PAY für den Schweizer
Binnenmarkt anzupassen.
die Schritte der Umsetzung
yellowworld sicherte sich die Vertriebslizenz für
CLICK2PAY in der Schweiz. CLICK2PAY wurde darauf im
„Look&Feel“ der yellowworld AG gestaltet und erhielt den
Namen „CLICK 2PAY by yellowworld“ – einfach mit der
Post. Im Sommer 2004 kündigte yellowworld den Launch
des Produktes für Oktober an. Dr. Markus Braun, Vorstand
der Wire Card AG, betont: “Mit unserer jahrelangen, internationalen Erfahrung achteten wir bei der Entwicklung
von CLICK2PAY besonders darauf, dass wir im Gegensatz
zu Mitbewerbern ein international einsatzfähiges Zahlungssystem lancieren.“ Im nächsten Schritt setzten beide
Unternehmen die technische Adaption von „CLICK2PAY
by yellowworld“ für den Schweizer Markt um. CLICK2PAY
ist in die Finanzplattform der Wire Card AG integriert. Die
technische Anbindung an die Systeme der Schweizerischen
Post stellte kein Problem dar. Die klassischen Wire-CardZahlungssysteme lassen sich in jede vorhandene Infrastruktur integrieren. Im letzten Schritt wurde die Lösung den
schweizerischen Zahlungsarten angepasst. Aktuell stehen
Kreditkarten (Visa und MasterCard) sowie die Direktbelastung des Postkontos (Debit Direct) als Zahlungslösungen
zur Verfügung.
Parallel dazu begann yellowworld bereits die Vermarktung
des neuen Produktes. Zu den ersten Kunden gehörte beispielsweise die one2joy.com Musikdownload-Plattform.
075
Ringier Verlag, [email protected] • yellowworld AG, Stefan Altdorfer, [email protected]
Während der ersten Phase der Marktbearbeitung wurden
die verschiedensten Anbieter, welche in die Zielgruppe passten, kontaktiert. Dabei zeigte sich, dass viele Plattformen
auf der Suche nach einer geeigneten Zahlungslösung waren,
sich aber nicht zuletzt wegen der schlechten Erfahrungen
zurückhaltend und skeptisch einem neuen Produkt gegenüber verhielten. Nach und nach überzeugte die yellowworld
schrittweise immer mehr Schweizer Anbieter, das Produkt
zu integrieren. Zu den ersten Kunden zählten: der bekannte
Online-Vergleichsdienst Comparis, der Anbieter automobiler Marktdaten Eurotax Glass’s, das bekannte Verlagshaus
Jean Frey sowie die Datingplattform www.singels.ch.
neue Form des Abonnements
Im Juli 2005 gewann die yellowworld AG den renommierten Ringier Verlag für eine neue Form der AbonnementBestellung. Das innovative „Instant Abo“ macht es möglich,
Ringier-Produkte jederzeit via Internet zu abonnieren. Damit beabsichtigt das bekannteste Verlagshaus der Schweiz,
eine neue onlineorientierte Leserschaft zu gewinnen. Die
Besonderheit ist die Flexibilität. Ergänzend zur Bestellung
ist das Abo jederzeit online kündbar. Die flexible Laufzeit
und Bezahlung des „Instant Abos“ ist nicht zuletzt dank der
Nutzung der Zahlungslösung „CLICK2PAY by yellowworld“
möglich. Das Produkt erlaubt die einfache und sichere
Bezahlung von digitalen Inhalten, Services und Produkten
selbst bei Kleinstbeträgen, ohne dass jedes Mal sensible Zahlungsverbindungsdaten eingegeben werden müssen. „Im
Bereich innovativer Abonnement-Lösungen scheinen die
Schweizer Verlage mutiger als deutsche Medien zu sein“, sagt
Stefan Altorfer. Dem neuen Abomodell wurde innerhalb der
Medienbranche hohe Aufmerksamkeit zuteil. In der BetaPhase wurde es gegenüber der Leserschaft eher verhalten
kommuniziert - und dementsprechend genutzt. „Mit dem
Instant Abo wurde ein Grundstein für innovative Aboformen in der Medienbranche gelegt“, so Altorfer.
Fazit
Aufgrund der internationalen Nutzung von CLICK2PAY
erhalten Anbieter in der Schweiz mit dem Einsatz von
„CLICK2PAY by yellowworld“ automatisch Zugang zu einer
Vielzahl von potenziellen Endkunden im In- und Ausland.
Das Debitorenrisiko für die Anbieter wird mithilfe der integrierten Adressprüfung von Endkunden sowie den zusätzlichen Riskmanagement-Prozessen reduziert. Nicht zuletzt
können sich diese von der aufwändigen Abrechnung von
Kleinstbeträgen entlasten, neue Geschäftsfelder erschließen
und bleiben dank CLICK2PAY jederzeit über bezogene und
zum Thema
Micropayment – Kleinstbetrag
Der Begriff „Micropayment“ bezeichnet die Bezahlung geringer
Summen von Produkten wie Klingeltönen, einzelnen Musikstücken,
einzelnen Artikeln aus Zeitschriften und Zeitungen uvm. Nach herrschender Meinung fallen hierunter Produkte zwischen 0,01 und
5,00 Euro. Darüber hinausgehende Summen werden entsprechend
als Macropayments bezeichnet. Diese Grenze wird weder in der
Praxis noch in der Theorie einheitlich verwendet. Zusätzlich kommt
es durch neue Begriffsschöpfungen wie Picopayment zu Überlagerungen. Mit Picopayment wird der untere Micropayment-Bereich
noch einmal unterteilt. Es handelt sich dabei um die Bezahlungen
von Cent-Beträgen oder gar von Bruchteilen eines Cents. Die obere
Grenze zu Micropayments ist fließend. Während Picopayments
im traditionellen Handel praktisch nicht vorkommen, sind sie im
Zusammenhang mit digitalen Gütern oder Dienstleistungen sehr
wohl denkbar, etwa für die Inanspruchnahme einer spezialisierten
Datenbank oder dem Abruf einer News. Bislang ist die praktische
Relevanz jedoch gering.
InterLake GmbH www.interlake.net
montax payment service GmbH www.billiteasy.com
Firstgate Internet AG www.firstgate.com
Web.de AG www1.webcent.web.de
PayPal Ltd. www.paypal.com
Deutsche Telekom AG www.micromoney.de
infin-Micropayment GmbH & Co. KG www.infin-online.de
bezahlte Leistungen informiert. Endkunden können nach
der Registrierung sofort auf digitale Angebote verschiedenster Anbieter aus dem In- und Ausland zugreifen.
„CLICK2PAY by yellowworld“ bietet ihnen eine Auswahl an
gängigen Zahlungsarten, darunter die Bezahlung via Postkonto. Derzeit wird die Erweiterung der Zahlungsarten um
die Funktion „Prepaid“ sowie Schweizer LSV (Lastschrift)
geprüft.
Ein wesentlicher Vorteil für den Internet-Anbieter besteht
im Zugriff auf die Verwaltung der Kundendaten, dem Produktmanagement sowie der integrierten Risikomanagement-Module. Damit wird ein Zahlungsausfall minimiert.
Da die Transaktionskosten für Micropayments in Relation
zu den geringen Einzelbeträgen für den Händler zu hoch
sind, bietet CLICK2PAY die Aggregation von Kleinstbeträgen bis Ultimo oder bis ein bestimmter Betrag erreicht ist.
Die Zahlungslösung unterstützt elf Sprachen sowohl auf der
Website als auch im 24/7 Helpdesk. Zudem ist eine Vielzahl
nationaler und internationaler Zahlungsverfahren in das
System integriert: chinesische CLICK2PAY-Anwender können allein mit 21 verschiedenen regionalen Debit-Karten,
die der deutschen Lastschrift entsprechen, bezahlen.
Iris Stoeckl
076
Alltag
[email protected]
$
10.12.05 Business-Seminar Kalkutta
21.-23.03.06 Microsoft Office System Developer Conference
Microsoft Office System Developer Conference 2006 is the best opportunity
for your important customers and partners to meet and network with Microsoft Office System product development teams, fellow professional developers
& architects, and partners from around the globe. At this three-day global
forum, members of the product development and management teams will
brief attendees on the latest innovations in the Microsoft Office “12” wave of
programs and servers and will share techniques for building powerful, enterprise-ready solutions with these technologies.
www.microsoft.com
12/13.12.2005 Basis-Seminar DMS in Zürich
Das Basis-Seminar liefert einen fundierten Überblick
über den Markt der Dokumenten-Management-Systeme.
Ziel des Seminars ist es, eine Hilfestellung bei Einsatz,
Auswahl, Konzeption sowie Projektabwicklung von DMS
im Unternehmen zu geben. Darüber hinaus wird auch
auf die Abgrenzung zu verwandten Themen wie z. B.
Content Management, Knowledge Management, Portale
usw. eingegangen. Die DMS-Akademie vermittelt im
Basis-Seminar ECM eine breite und solide Wissensbasis
anhand praktischer Erfahrungen aus einer Vielzahl erfolgreich abgewickelter DMS-Projekte.
Die Veranstaltung richtet sich an Führungskräfte und
verantwortliche Mitarbeiter aus den Bereichen Archivund Dokumenten-Management, DV-Organisation,
Unternehmensplanung und -entwicklung, SAP-Projektmanager Archivierung & DMS, Controlling und Rechnungswesen, Produktion, Vertrieb und Personalwesen
sowie an Organisations- und Unternehmensberater und
Anbieter von Archivierungs-Dienstleistungen.
www.dms-akademie.com
06.03.-07.03. Dokumenten-Management mit PDF
Mit der Spezifikation von PDF als offene Technologie und
der weiten Verbreitung des Anzeigeprogrammes Acrobat Reader
hat sich die PDF-Technologie als weltweiter Austauschstandard
etabliert. Die heutigen Möglichkeiten und Einsatzgebiete gehen
über das einfache Erstellen von PDF über Adobe Acrobat weit hinaus. Zahlreiche weitere Anwendungen unterstützen und generieren dieses Format. Die dynamische Generierung von PDF aus
XML- oder Datenbankdaten oder der Einsatz von PDF zur Dokumentenarchivierung sind hierüber problemlos möglich. Das
Seminar stellt gängige Produkte und Technologien zu diesem
Themenbereich vor. Die Teilnehmer sind nach dem Seminar in
der Lage, PDF als Standard im Unternehmen sinnvoll einzusetzen und kennen die erforderlichen Technologien und Produkte.
www.unilog-integrata.de
Am 10. Dezember 2005 veranstaltet die
Regierung von West Bengalen in Kalkutta ein
Business-Seminar zu Investitionsmöglichkeiten in West Bengalen. Die unter der Leitung
des Industrie- und Handelsministers von West
Bengalen stattfindende Veranstaltung richtet
sich an führende Vertreter ausländischer Unternehmen, die Wirtschaftspresse und an Diplomaten. Eröffnet wird das Seminar durch den
Ministerpräsidenten von West Bengalen. Weitere Informationen zu Anmeldung, Programm
und Unterkünften: [email protected] oder Tel.:
+9133/24791141. Das Generalkonsulat und die
Handelskammer in Kalkutta sind gern bereit,
konkrete Programmwünsche deutscher Teilnehmer an die Veranstalter heranzutragen und
bei der Vermittlung von Kontakten behilflich
zu sein. Das eintägige Business-Seminar steht
in zeitlichem Zusammenhang mit der nationalen IT-Messe INFOCOMM 2005, welche vom
7. bis 11. Dezember in Kalkutta stattfindet.
Die INFOCOMM wird von NASSCOM, der
Dachorganisation der indischen IT-Industrie
gemeinsam mit dem indischen Wirtschaftsmagazin BUSINESSWORLD ausgerichtet.
www.indiainfocom.com
31.01.06 Cross Media in der Praxis
Cross Media Publishing (CMP) und Content Management entwickeln sich nicht nur
für Verlage zu einem Zukunftsfaktor. Die
Aufbereitung und Vermarktung von Inhalten
wird zukünftig einen wesentlichen Teil - auch
Ihres Kerngeschäftes sein. Untergliedert in
Schwerpunkten wie (1) CMP ind der Praxis
an Beispiel von Case Studies, (2) Paid Content,
Inhalte online verkaufen, (3) crossmediale
Werbemittelproduktion und (4) Printing-onDemand stellt das Seminar Modelle vor, wie
sich Verlage mittels modernen und effektiven
Content-Managements zukunftssicher positionieren.
www.hspartner.de
077
12.-13.12.05 Elektronisches Dokumenten-Management
05.12.05 Grundlagen Single-Source-Publishing
Die Informationsmenge wächst und wächst. Oft haben wir
das Gefühl, in der Informationsflut unterzugehen. Weder
Produzenten noch Nutzer haben diese Datenmengen im
Griff. Wir suchen daher nach Mitteln und Wegen, die Informationsfülle auf ein übersichtliches Maß zu begrenzen.
Single-Source-Publishing ist eine Strategie, die dabei Erfolg
verspricht. Single-Source-Publishing hat viele Aspekte: Aus
ein und derselben Quelle werden verschiedene Dokumentationsprodukte generiert. Eine Information wird einmal zentral gespeichert und dann mehrfach verwendet. Außerdem
lässt Single-Source-Publishing auf eine Reduktion der Tools
und eine gute Einbindung in die bestehende IT-Landschaft
hoffen. Wie zeigen sich diese Aspekte in den heutigen Lösungen, und wie sehen zukünftige Lösungsansätze aus? Welche
Werkzeuge stehen für Single-Source-Publishing zur Verfügung? Diesen und anderen Fragen wollen wir nachgehen.
Die vor allem für ihre praxisorientierten und umfassenden Informationen bekannte Veranstaltung rund um Dokumenten-Management
und Enterprise Content Management (ECM) vermittelt Teilnehmern
profundes Know-how in einer intensiven 2-Tage-Veranstaltung. Die
Referate der projekterfahrenen Senior-Berater klären über Schlagwörter, Lösungsstrategien, Produkte und Technologien des diversifizierten
Marktes für DMS/ECM-Systeme auf. Im Vordergrund steht dabei,
neben der Schaffung von Wissensgrundlagen, die Beantwortung von
Fragen aus typischen Projektsituationen. Ob es um die Dokumentenerfassung, die Archivierung von Druckdaten oder E-Mails, elektronische
Formulare, Postkorb- und Workflow-Lösungen, die Integration in SAP
oder Migrationsfragen bei Altsystemen geht – die Intensivseminare mit
täglich neun Vorträgen und umfangreichen Checklisten und Werkzeugen decken Grundlagen, aktuelle Themen und zahlreiche Projektanforderungen ab. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größenordnung und
über aller Branchen.
www.comet-comm.de
06.-07.12.05 (München) und 30.-31.01.06
(Frankfurt a. M.) Wissen strukturiert übergeben
Dieses Seminar ist interessant für Leiter und Mitarbeiter
der Bereiche Personal, Personalentwicklung, Weiterbildung,
Informationsmanagement, Organisation, Organisationsentwicklung, Wissens- und Knowledge-Management. Außerdem
wenden wir uns branchenübergreifend an Führungskräfte
mit Personalverantwortung, die mögliche Personalwechsel
optimal durchführen wollen.
www.management-circle.de
09.-15.03.06 CeBIT
www.zoeller.de
30.01.-01.02.06 Strategisches IT-Management
Innovation, Organisation, Transformation – diese drei
Schlagworte kennzeichnen die Tätigkeit des CIOs in naher
Zukunft. Statt Technik-Beherrschung und Einführung neuer
Produkte geht es jetzt um die Flexibilisierung der IT und die
Harmonisierung der Prozesse. Wieder steigende IT-Budgets bestätigen den allgemeinen positiven Markttrend und
eröffnen neue Wege in der Umsetzung der strategischen
Ziele. Dem CIO kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Diese
Handelsblatt-Tagung ist die richtige Plattform, genau diese
strategischen Themen zu diskutieren. Wichtig für alle ITVerantwortlichen: Der Erfahrungsaustausch steht immer im
Vordergrund. Die Vortragsthemen decken dabei die Bandbreite der künftigen Aufgaben ab und bilden eine exzellente
Grundlage für Diskussionen und weiterführende Gespräche.
domains.euroforum.com/it-kompakt
In Hannover wird auch
2006 im Bereich „Business
Processes“ die Gesamtheit an Lösungen und
Services für den Aufbau
und die Optimierung digitaler Geschäftsprozesse
einen hohen Stellenwert
einnehmen. In insgesamt
7 Hallen werden dabei
sämtliche Prozesse der
Wertschöpfungskette eines
Unternehmens in einem
praxisnah strukturierten
Kontext dargestellt.
www.cebit.de
$ Schicken Sie uns Ihre Veranstaltungstermine!
078
Alltag
nachgefragt
[email protected]
Zu Gast bei der Stadt München
Wir fassen kurz zusammen: Die Stadt München beschließt
2003, auf Server- und Arbeitsplatzlizenzen von Microsoft
zu verzichten und innerhalb der öffentlichen Verwaltung
komplett auf Open-Source-Lösungen umzusatteln. Vorausgegangen war die Ankündigung von Microsoft, Support
und Wartung für das Betriebssystem Windows NT 4 einzustellen. Die Meldung rief zum Handeln auf. Die unter Druck
gesetzten Anwender entscheiden sich. Denn plötzlich hieß
es, dass neue Software und Software-Updates für das eingesetzte Betriebssystem nicht mehr verfügbar sein würden.
Ebenso würden neue Hardware/Schnittstellen (etwa USB)
nicht weiter unterstützt. Die Umstellung von Windows NT
4.0 auf dessen Nachfolger oder eine andere Plattform war
nicht sofort, aber auf Zeit gesehen zwingend erforderlich.
Die Kosten der mehrere Jahre dauernden Umstellung wurden in München einschließlich Personal- und Schulungskosten auf knapp 35 Millionen Euro taxiert. Das wollte
Microsoft nicht auf sich sitzen lassen. Und setzte der Kalkulation ein attraktives Angebot entgegen, besserte nach – und
hatte trotzdem das Nachsehen. Grünen-Stadtrat Jens Mühlhaus dazu: „Wir sind hier doch nicht auf einem Basar.“ Die
Brüsseler Gesetzgebung und die Diskussion über Softwarepatente legte die Entscheidung dann doch noch auf Eis. Es
kam zu einem vorübergehenden Stopp des LiMux-Projektes
der Stadt München. Nicht der Pause zum Trotz, sondern
auf Basis der zukunftsweisenden Grundsatzentscheidung.
Die Stadt München hält an LiMux fest und implementiert
voraussichtlich bis 2007 stadtweit die benutzerfreundliche
Open-Source-Teechnologie
Schnitt
Vorausschauend verlangte der Münchner Stadtrat bereits
im Herbst 2001 von der Verwaltung, dass für die notwendige IT-Migration verschiedene Alternativen zur Verfügung
stehen. Der Gewinner der europaweiten Ausschreibung war
die Firma Unilog. Unilog erstellte eine Client-Studie, in der
Kunde ... Stadt München
Agentur ... Softcon
Lizenz ... Linux, Mozilla, Open Office
Projektdauer ... ca. 2 Jahre/bis 2007
.
Anzahl Anwender ... ca. 14.000 Arbeitsplätze
Kontakt ... www.softcon.de
fünf unterschiedliche Szenarien untersucht wurden, die auf
technische Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit sowie qualitativstrategische Auswirkungen hin bewertet wurden. Es kam zu
einen Gleichstand zweier Alternativen: einer Herstellerabhängigen und einer Hersteller-unabhängigen Variante. Der
Beschluss 2003 bestand aus zwei Teilen:
(1) Auf den 14.000 Arbeitsplatzrechnern werde künftig
weitgehend freie Software eingesetzt. Ausnahmen,
beispielsweise innerhalb der Grafik, wo weiterhin auf
Photoshop gesetzt werde, bleiben.
(2) Außerdem bleibt es bei dem strategischen Grundsatz,
dass neue Client-Server-Anwendungen nur noch als
Webanwendungen entwickelt und ausgeschrieben
werden.
Oberbürgermeister Ude: „Mit diesem richtungsweisenden
Grundsatzbeschluss sichert sich München nicht nur als
erste deutsche Großstadt eine größere Herstellerunabhängigkeit ihrer IT-Infrastruktur, sondern setzt auch ein klares
Zeichen für mehr Wettbewerb im Software-Markt.“ „Der
Umstieg von Microsoft auf Open Office ist freiwillig“, so
Peter Hofmann, Projektleiter der Stadt München.
Erste Ergebnisse
Im ersten Schritt wurde auf etwa 8.000 der 14.000 Arbeitsplätze die aktuelle Version 1.0.7 des Mozilla-Browsers
installiert. Zum Test gehen wir mit beiden Browsern auf
die Site www.zdf.de. Die Startseite des Zweiten Deutschen
Fernsehens benötigt bei Mozilla etwa 2-3 Sekunden. Dem
Internet Explorer reicht nicht einmal die doppelte Zeit. Erst
nach 8 Sekunden ist die Seite vollständig aufgebaut. Nicht
nur bei Geschwindigkeit, sondern auch im Layout fühlen
wir uns bei Mozilla wohler. Irgendwie aufgeräumter. Auf das
Wesentliche reduziert. Unübersichtlich für den einen, für
den anderen aber geordnet wird es, wenn User die Tabbrowsing-Funktion nutzen. Im Browser selbst duplizieren sich
einzelne gut beschriftete Fenster. Dazu glänzt der Browser
mit einer Popup-Blocker-Funktion. Fazit: „gebrauchstauglicher“. Parallel arbeitet die IT-Abteilung der Stadt daran, alle
Macros und Vorlagen umzustellen. Zu Testzwecken wurde
auf etwa 50 Arbeitsplätzen die Version 2 von Open Office
installiert. Damit arbeiten erst einmal nur EDV-Mitarbeiter,
also geübte Anwender. Wie kommen die weniger EDV-affinen Mitarbeiter der Stadt München mit den neuen Systemen zurecht? Lassen sich Anwendungen wie das Microsoft
Office-Paket bedienen? c//mag bleibt dran und beobachtet,
wie auch Mannheim durch eine „sanfte“ Linux-Migration
„fit für die Zukunft werden will“.
079
Forschung
Informationslogistik, die filtert
und liefert
„Mist, sämtliche Unterlagen zu Hause auf dem Küchentisch liegen gelassen“, denke ich mir an einem Samstagmorgen im Auto, auf dem Weg von Dortmund nach Heidelberg.
Routenplaner, Reiseführer, Hotelliste und ÖPNV-Fahrplan:
Alles hatte ich sorgfältig rausgesucht. Jetzt muss ich improvisieren. Auf der Weiterfahrt denke ich an die letzte Woche
im Büro und an ein ganz anderes Problem: Wie oft habe
ich mich wieder über unnötige E-Mails, Massenmailings
und Newsletter geärgert, die für mich völlig irrelevant sind,
aber trotzdem in meinem Postfach landen? Wie oft habe ich
gedacht, dass es doch möglich sein muss, diesen „Informationsmüll“, dessen Filterung mich Arbeitszeit kostet, auszublenden.
„Info-Schnäppchen“ so selten wie am Wühltisch
Jeder von uns kennt solche Situationen: Wo auch immer
wir sind, werden wir von unbrauchbaren Informationen
eingeholt, oder uns fehlen genau die Informationen, die
wir eigentlich benötigen. Nicht selten tragen wir sogar
selbst zu dieser „Informations-Fehlversorgung“ bei: Weil
wir zum Beispiel niemanden übergehen wollen, für den
eine Information wichtig sein könnte. Doch trotz der Informationsdichte haben wir häufig das Gefühl, an völliger
Informationsarmut zu leiden. Der Grund ist einfach: Es gibt
zwar ebenso viele Informationen, wie es Schnäppchen auf
dem Wühltisch gibt, doch genau das Angebot in der Größe,
die uns passt, der Farbe, die uns gefällt, und der Qualität, die
wir benötigen, fällt uns selten in die Hände.
mit Logistik gegen den Informationsmüll
Das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST forscht deshalb an innovativen Konzepten und
Technologien für eine Informationsversorgung, die sich
dem persönlichen Bedarf der Nutzer solcher Lösungen anpassen – nicht umgekehrt. Die Forschungsarbeiten stehen
unter dem Titel „Informationslogistik“, was gleichzeitig die
Philosophie der Lösungen auf den Punkt bringt. Es geht
den Fraunhofer-Forschern nicht darum, jede Information
immer und überall für jeden verfügbar zu machen. Die Maxime ist vielmehr, die richtigen Informationen zur richtigen
Zeit an den richtigen Ort zu bringen.
Für das oben geschilderte Problem bedeutet dies: Wer
mobil ist, braucht die Informationen dort, wo er sich gerade
aufhält. Die Wissenschaftler des Fraunhofer ISST haben da-
her den informationslogistischen Forschungszweig „Digitale
Begleiter“ aufgebaut. Hier entstehen mobil einsetzbare und
interaktive Anwendungen, die jederzeit das individuell benötigte Informationsangebot bereithalten. Einsatzbereiche
der kleinen Helferlein sehen die Forscher zum Beispiel als
individuelles Besucherinformationssystem für Großveranstaltungen wie die Olympischen Spiele 2008 in Peking oder
als Assistent für Patienten mit chronischen Erkrankungen,
die eine grundlegende Umstellung des Alltagsverhaltens
erfordern.
E-Mails von 1004 bis 2006 verdoppelt
Der zweite Teil des eingangs beschriebenen Szenarios
– meine Gedanken an den Informationsmüll in meinem
E-Mail-Postfach – deckt ein weiterer informationslogistischer Forschungsbereich ab: Hier werden intelligente
Informations- und Kommunikationsfluss-Steuerungen in
Unternehmen konzipiert und pilotiert. Wie wichtig diese
Forschungsleistung ist, belegt ein Blick in die Presse: Die
Wirtschaftswoche hat berichtet, dass bis 2006 die E-MailFlut auf etwa 60 Milliarden Mails steigt. Noch 2004 war
es gerade die Hälfte. Schon jetzt verbringen manche Führungskräfte fünf Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit mit der
Bearbeitung von bis zu 150 Mails.
eine Plattform für viele Dienste
Dies sind nur zwei Beispiele für informationslogistische
Anwendungen, von denen die Forscher des Fraunhofer
ISST glauben, dass sie in der jeweiligen Branche effizient
zur Wertschöpfung beitragen können. Häufig kann mit
der informationslogistischen Diensteplattform, die das Institut als Basis für alle Lösungen entwickelt hat, auf einer
technologischen Grundlage eine Vielzahl unterschiedlicher
Probleme gelöst werden. So lässt sich beispielsweise die
Kommunikationsfluss-Steuerung im Unternehmen auch
auf das Gesundheitswesen übertragen : Hier können informationslogistische Lösungen Mediziner bei der Umsetzung
der integrierten Versorgung unterstützen, indem zum Beispiel Kommunikationsplattformen für medizinische Ärztenetze konzipiert werden.
Britta Schmitz
Sozialwissenschaftlerin, Jahrgang 1979.
Verantwortet die Presse- und Öffentlchkeitsarbeit des Fraunhofer-Instituts für Software- und
Systemtechnik ISST.
080
Alltag
in die Nesseln
[email protected]
übernehmen kann. Warum auch nicht: Aufträge für über 30
Milliarden stehen für die nächsten 18 Monate an. Allerdings
geht es Lockheed nur um den Geschäftsbereich für öffentliche Aufträge, den Rest kriegen die „Heuschrecken“.
Wie geht es eigentlich bei VW weiter? Nachdem der Vorsitzende der Regierungskommission für Corporate Governance Cromme aus dem VW-Aufsichtsrat gegangen wurde,
fragen wir besser nicht mehr nach der Zukunft von GEDAS,
dem hauseigenen IT-Dienstleister. Wir kennen ja die Interessenten aus Indien, Pakistan und Usbekistan gar nicht.
in die Nesseln
Die Spatzen fallen von den Dächern: Web 2.0 ist da. Sie
wissen nicht, was das ist? Keine Sorge, sogar diejenigen, die
sich dieses schöne Buzzword ausdachten, kennen den Inhalt
nicht so genau. Eines ist aber Konsens: Früher haben nur
Firmen und Institutionen die Inhalte auf Websites geliefert.
Jetzt plötzlich tun das auch Privatpersonen. Software, die es
diesen Privatanwendern erlaubt, im Web Inhalte zu verteilen, zu publizieren oder gemeinsam Bookmarks zu kategorisieren, die heißt jetzt Web 2.0 oder auch Social Software!
„Social Software“ macht Unternehmen Spaß
Da alteingesessene Suchmaschinenhersteller wie das frische Geschwisterpaar Verity/Autonomy auch bei Web 2.0
mitmischen, gibt es seit einiger Zeit das Überwachen von
Weblogs nach (un)erwünschten Inhalten über die eigene
Firma. Sogar IBM will mit seiner Suchlösung dabei sein.
Denn Social Software soll ja nicht zu social werden. Mal
sehen, ob dieser Hype das nächste Sommerloch übersteht.
Eine Frage, die man auch Autonomy stellen könnte angesichts der Tatsache, dass man für eine halbe Milliarde Dollar
sicher mehr hätte bekommen können als nur den zusammengekauften Kundenstamm von Verity.
Dabeisein ist aber nicht alles und deshalb hat sich Hyperwave verabschiedet. Comeback nicht ausgeschlossen, aber
auch nicht direkt erforderlich. Nachdem OpenText nach
dem Kaufrausch nur wenig erfolgreiche Quartale erzielt,
kommen auch kleinere Mitbewerber wie die Schweizer Day
Interactive aus dem Tritt. Sinkende Lizenzeinnahmen, das
Fokussieren auf Services verpasst und so weiter. Wir kennen
die Entwicklung aus anderen Häusern, die nur noch wegen
ein oder zwei Großkunden „leben“.
CSC Ploenzke, das Sorgenkind von CSC, könnte übrigens
bald in einer 4-Zimmer-Wohnung Platz finden. Unter Leitung von Lockheed, Warburg Pincus und anderen Kapitalgebern wird gerade der Aktienkurs nach unten geprügelt.
Vielleicht, damit man den Laden für unter 55 Dollar je Aktie
Computer Associates surft auf der Welle der Wiederbekehrten Christen und hat einen neuen Claim: Believe
again! Und man benennt sich nach einer langen Reihe von
Finanzskandalen um: CA. Schade, dass es keinen Sommerschlussverkauf mehr gibt, sonst könnte man bei C&A auch
gleich ein paar Workflow-Lizenzen oder gar die ganze Integrations-Plattform zum neuen Sakko dazukaufen.
Macht auch Spaß: das Web der Dinge
Vielleicht wird das der neue Trend? Nein, sicher nicht.
Denn der heißt Web 3.0, und das geht nach Nicholas Negroponte vom MIT-LAB so: „Nehmen wir einmal an, Sie wären
ein Türgriff, verbunden mit dem Internet“, erklärte Negroponte seine Vorstellungen. „Sie wären ein smarter Türgriff,
der Türgriff an der Eingangstür. Dieser Türgriff würde
wissen, wenn Sie zu Hause sind. Er wäre so schlau, dass er
den Hund rauslassen würde und wieder hinein, er würde
aber eben nicht sechs andere Hunde ins Haus lassen. Er
würde Päckchen annehmen und signieren, wenn Sie nicht
da sind.“ Und damit ist das Internet der Dinge ausgerufen.
Das ist also Web 3.0. Nicht mehr Social Software. Es geht um
Dinge, und hier meint man digital definierte technische Objekte, die in (MESH-)Netzen miteinander kommunizieren.
Nehmen wir an, Sie wären ein Türgriff zu Ihrem Konto.
(Anonymus)
081
der Beobachter
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Zweiter Frühling
Als zentrales Ereignis der Branche schloss die DMS Expo
im September 2005 zum letzten Mal die Tore am Essener
Messegelände. Unter Leitung der Kölnmesse wurde deutlich: Zum 10-jährigen Jubiläum wollte die Fachmesse für
Dokumentenmanagement Größe zeigen. Schwarze Inseln,
wie im letzten Jahr besonders in der Halle 2 vertreten (die
markante Farbe der Bodenplatten war nicht zu übersehen),
wurden auf der diesjährigen Veranstaltung positiv besetzt.
Zum Beispiel mit der Kaffeebar auf Rädern. Die Idee des
VOI e.V. entpuppte sich als Renner, das Personal an der
Theke kam kaum zum Luft Holen. Die Betreiber des Magneten wurden direkt für die CeBIT 2006 verpflichtet.
Den Besuchern dürfte jedenfalls leichter gefallen sein
festzustellen, dass es nicht wirklich Innovatives zu sehen
gab. Die Aussteller begnügten sich mit noch mehr Funktionalitäten und mit neuen Suiten. Einmal mehr gibt es neue
Funktionen, die wieder erst einmal bedient werden müssen.
Was, Sie kennen noch nicht alle Features von Word? Vielleicht aber die 17.500 Besucher – die, so sagen es die Veranstalter, zur Hälfte das erste Mal auf der DMS Expo waren.
Das erklärt das Statement eines alteingesessenen Austellers:
„Kamen wir in den ersten Jahren noch mit der Absicht hierher, Verträge zu unterschreiben, begnügen wir uns heute
damit, qualitativ hochwertige Gespräche zu führen.“ Und
die nahmen, glauben wir der Kölnmesse, im Vergleich zum
letzten Jahr zu – und tragen zu einem beginnenden zweiten
Frühling (Veranstaltungsserien) bei.
oder gar 100“, heißt es zu Beginn einer Veranstaltung. Für
die neun Teilnehmer hat sich der Weg auf jeden Fall bezahlt
gemacht. Denn Inhalte und der Aufbau der Veranstaltung
waren alles andere als Werbung. Ein frei an dem Thema
Compliance angelegter Eingangsvortrag vermittelte einen
gelungenen Einblick in ein spannendes Thema. Die Referenten, unter anderem „der führende ECM-Berater“, gaben
BPM-Compliance Kongress in München mit einer nachgestellten
Gerichtsverhandlung
Steigendes Interesse an Content Management
Das Interesse an Veranstaltungen zum Thema CMS steigt.
Nicht die Masse, sondern der interessierte Teilnehmer wird
angesprochen und im 1:1-Gespräch informiert. Fehlen die
Fragen, übernimmt der Moderator das Heft, so bei Veranstaltungen wie „Content Management in Hochschulen und
Forschungseinrichtungen“, „Content Management Forum“,
„Cross Media Publishing Forum“, „BPM Compliance Kongress“ oder dem „ECM-Tag“. Und setzt sich in den Standpunkt der Teilnehmer hinein. Wie die Veranstaltungen auch
heißen – die Inhalte gleichen einander. Es geht um Papier,
Papier, das mithilfe von elektronischen Lösungen verwaltet
werden will. Um Prozessoptimierung und die rechtskonforme Behandlung von Dokumenten. Ein spannendes Thema,
nicht nur in Forschung, Technik oder Handel. Und glaubt
man den Stimmen, so ist das Thema noch längst nicht ausreichend im Bewusstsein der Verantwortlichen verankert.
„Sonst säßen hier heute nicht neun Teilnehmer, sondern 50
den Teilnehmern jederzeit Raum für Fragen. Im mitttleren
Praxisteil legten ECM-Hersteller wie ELO, ALOS oder SER
die Basis für die schließende Podiumsdiskussion. Die Struktur der beschriebenen Veranstaltung hebt sich erfrischend
von den sonst üblichen Frontalvorträgen ab.
Infos im Hörsaal
Das trifft auch auf das „CMS Symposium“ in Berlin
zu. Zusammen mit der Freien Universität lud ein CMSHersteller die Verantwortlichen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen ein. Obwohl im Mittelpunkt der
Veranstaltung der neue Internetauftritt der Uni stand – keine Werbeveranstaltung. Nicht der CMS-Hersteller gab den
Ton an, sondern Experten mit Themen wie Suchstrategien,
Barrierefreiheit, vom Editor zum CMS oder rechtliche Problemstellungen. Weiter so!
082
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Prof. Jürg Häusermann, Lehrstuhl Medienpraxis, Medienanalyse
und Medienproduktion, Universität Tübingen
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Unternehmensberater, Analyst, Autor
und langjähriger Vorstand von DMS-Branchenverbänden wie
IMC, AIIM und VOI e.V.
Prof. Dr. Hermann Maurer, Institut für Informationsverarbeitung
und Computergestützte neue Medien (IICM), Technische Universität Graz
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