HQ – Führung u. Personal – Personalführung
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HQ – Führung u. Personal – Personalführung 4 Seiten einer Nachricht 4-Phasen Modell des Problemlösungsprozesses Allgemeine Merkmale Anerkennungs- und Kritikgespräch Anforderungsmerkmale Anforderungsprofil für Führungskräfte Anforderungsprofil, soziales Anforderungsprofile Anschreiben Nach Schulz von Thun Selbstoffenbarung, Beziehungsseite, Appell und Sachinhalt 1. Problemdefinition und Zielformulierung 2. Problemanalyse 3. Sammeln und Bewerten von Problemlösungen 4. Beschluss Personaldaten wie Geschlecht, Familienstand oder örtliche Gebundenheit… In den ersten Tagen im Betrieb kann der Vorgesetzte durch diese Hilfsmittel steuernd auf das Verhalten des neuen Mitarbeiters einwirken. Anerkennung und Kritik erfüllen folgende Aufgaben: Informieren, Lernen, Finden des Selbstbildes. Mitarbeiter lernen durch Anerkennung und Kritik richtiges und falsches Verhalten zu unterscheiden. Vorsicht ist im umgekehrten Fall geboten. Als Vorgesetzter muss man immer darauf achten, nicht durch Lob von Mitarbeitern in seiner Objektivität beeinflusst zu werden. Anerkennung und Kritik richtig und am richtigen Ort vermitteln (siehe Seite 33) Wichtig: Kritikgespräche unter positiven Vorzeichen zu Ende führen! Entstanden aus dem ursprünglich zur Systematisierung von gestellten Anforderungen entwickelten „Genfer Schema“. 4 Merkmalsgruppen: Allgemeine Merkmale; Merkmale zur Erfassung der erforderlichen Kenntnisse; Physiologische Merkmale; Psychologische Merkmale Soziale Kompetenz, Verhaltensweisen die der Mitarbeiter mitbringen muss um die Aufgabe zu erfüllen. Leistungs- und Führungsmerkmale sind in Abb.8 Seite 14 dargestellt. Siehe außerfachliche Qualifikation Es legt die fachlichen Anforderungen und die persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten sowie deren Ausprägungen fest. Harte Mussanforderungen sind bei der Vorauswahl der Bewerber und weiche Wunschanforderungen in der Endphase interessant. Erstellung des Anforderungsprofils im Idealfall durch den derzeitigen Stelleninhaber. Falls nicht möglich dann durch den Vorgesetzten. Inhalt: Fachliche Qualifikation; soziale Kompetenz; Mitschrift der angefallenen Tätigkeiten über einen definierten Zeitraum nach definierten Methoden (siehe Seite 13) Das Anforderungsprofil von bestehenden Stellenbeschreibungen abzuleiten, wäre zwar eine einfache, aber qualitativ ungenügende Lösung. Es müssen bekannte aktuelle Einflüsse oder Veränderungen bezüglich der Anforderungen aan den Arbeitplatz berücksichtigt werden. Individueller Teil der Bewerbung. Angaben zu den Gründen der Bewerbung 1 von 21 20 42 11 32 33 34 11 14 13 12 13 7 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Appell Arbeits- und Projektgruppen steuern Arbeitsgruppen ArbeitsgruppenZusammensetzung Arbeitszeugnis Ausdrucksorientierte Sender wollen alles was sie bewegt in die Nachricht einbringen. Das damit zu Erreichende bleibt unbeachtet. Wirkungsorientierte Sender bezwecken ganz gezielt eine Reaktion. Die eigentlichen Beweggründe bleiben dabei ungesagt. Um das Erreichen brauchbarer Ziele zu sichern ist ein Hinterfragen gemachter Lösungsvorschläge nötig. Schnelle Lösungen sind meist keine guten Lösungen. Sollte sich herausstellen, dass Bequemlichkeit des Teams, Hartnäckigkeit von Meinungsführern oder fehlende Alternativen einen kleinsten gemeinsamen Nenner als Ergebnis hervorgebracht haben, ist das Ergebnis nochmals zu prüfen! Einen gefährlichen Einfluss auf die Entscheidungsfindung haben Spezialisten und Hierarchen. Unschlagbares Fachwissen und energisches Auftreten verhindern fruchtbare Diskussionen! Auf dieser Basis getroffene einstimmige Entscheidungen sind als wertlos einzustufen! Zusammenarbeit von zwei oder mehr Personen, die sich gegenseitig in ihrem Tun beeinflussen, gemeinsame Ziele verfolgen und in einem gewissen Maße eine Gruppenstruktur entwickelt haben, die durch ein Wir-Gefühl verstärkt wird. Verbindungselement ist die Aufgabenstellung. Lernstattgruppen, Teilautonome Gruppe, Fertigungsgruppen, Lernbüros, Rotationsgruppen, usw. Probleme und Konsequenzen - Untersuchung der technischen und strukturellen Gegebenheiten - Entwicklung der Unternehmensorganisation - Personalentwicklungsmaßnahmen - Schnittstellendefinition - Akzeptanz insbesondere des mittleren Managements - Rationalisierung durch Integration und Arbeitsverdichtung Zielorientierte Projektteams können nach folgenden Kriterien zusammengestellt werden: - Nach der Entwicklungsstufe - Nach Dauer und Form der Zusammenarbeit - Nach der Einheitlichkeit oder Unterschiedlichkeit der Teammitglieder - Nach der fachlichen/funktionellen Zugehörigkeit - Nach der Hauptaufgabe und der Zielsetzung Gibt Aufschluss über die Leistung und den Kündigungsgrund von bisherigen Arbeitsstellen. Über bestimmte Formulierungen können Rückschlüsse auf Hintergründe und Arbeitsverhalten geschlossen werden. 2 von 21 22 43 38 39 39 40 8 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Assessmentcenter In den 70er Jahren aus USA nach Deutschland gekommen. Ursprünglich für die Auswahl von Führungskräften entwickelt. Ein bis dreitägige Veranstaltung. Beurteilung der Bewerber erfolgt durch ausgebildete Mitarbeiter bzw. Führungskräfte des Unternehmens. In Übungen werden Situationen, die an dem zukünftig zu besetzenden Arbeitsplatz ausgerichtet sind, simuliert und die Reaktion der Probanden von mehreren Beobachtern aufgezeichnet. Dies geschieht in Vorstellungsgesprächen, Präsentationen, Diskussionen, Gruppenarbeiten oder Rollenspielen. Überprüfbare Verhaltensdimensionen von allgemeiner Bedeutung sind etwa zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Kooperations-, Durchsetzungs-, Konfliktlöseverhalten, Teamorientierung oder Auftreten; administrative Fähigkeiten wie Planungs-, Strukturierungs-, Analyse- und Problemlösungsverhalten; Leistungsverhalten wie Motivation, Ausdauer, Kreativität und Belastbarkeit. Jeder Bewerber erhält sein Ergebnis mitgeteilt und hat dadurch die Möglichkeit zur Selbsteinschätzung. Aufgabenanalyse Erfassung und Gliederung der zu erfüllenden Aufgaben. Zerlegung der Stelle(n) in einzelne Anforderungen. Aufgabensynthese Zusammensetzung einzelner (meist mittels Aufgabenanalyse gefundener) Anforderungen zu Stellen. Außerfachliche Qualifikation Soziale Anforderungsprofile. Führungskompetenz, Verkaufsverhalten, Kommunikation usw. Auswahl entsprechend der Anforderungen der untersuchten Stelle. Wichtig ist eine Gewichtung (siehe Abb.7 Seite 13) Bestimmungsfaktoren Wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens, neue Technologien, organisatorische Veränderungen, gesetzliche Vorgaben und Bestimmungen, usw. Betriebliches Vorschlagwesen Versucht die Genialität und die Kreativität der Einzelpersonen für das Unternehmen nutzbar zu machen. Es ist unerheblich ob es sich um eine viel versprechende Idee mit Lösungsansatz handelt, oder ob „nur“ Ansätze für Verbesserungen ohne Lösungsvorschlag gemacht werden. Allgemeine Ziele: - Steigerung der Produktivität - Verbesserung der Produkte - Vermeidung von Fehlern - Schaffung verbesserter Arbeitsbedingungen Beurteilungsformular Bewertung von Vorschlägen Siehe Verbesserungsvorschläge bewerten Standardisierte Beurteilungsformulare sind niemals frei von einer persönlichen Wertung des Beurteilenden. Ein Beurteilungsbogen ist ein Leitfaden für die Beurteilung und das zugehörende Beurteilungsgespräch. 3 von 21 9 5 5 13 3 36 37 32 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Beurteilungskonflikt Bewerbungsfoto Bewerbungsunterlagen Bewertungskonflikt Beziehungsseite einer Nachricht Biografischer Fragebogen Das Ziel bleibt, es herrscht Uneinigkeit über den Weg zur Zielerreichung. Ursachen: Unterschiedliche Erfahrungen oder ein unterschiedlicher Informationsstand. Kein veraltetes Bild. Kein billiges Automatenfoto. Erscheinungsbild, Kleidung. Gehört nicht auf das Anschreiben, sondern entweder auf das Deckblatt, rechts oben auf den Lebenslauf oder auf ein leeres weißes Blatt (rechts oben) Anschreiben, Lebenslauf, Bewerbungsfoto, Arbeitszeugnis, äußeres Erscheinungsbild. Zusätzliche Auswahlmittel sind Personalfragebogen, Arbeitsprobe und grafologisches Gutachten (Zustimmungspflichtig!) Uneinigkeit über Ziele und deren Erreichbarkeit. Drückt die Beziehung des Senders zum Empfänger aus. Gefährlichstes Attribut einer Nachricht. Selbst das Schweigen kann fatale Folgen haben. Wertschätzung, Lenkung, Bevormundung und Herabsetzung können vermittelt werden. Der Sender sollte sich immer überlegen, ob er eine Nachricht so akzeptieren würde. Der Empfänger sollte sich überlegen ob er eine Nachricht akzeptiert. Eine deutliche Ablehnung einer Nachricht kann sinnvoll sein. Da dieses Verfahren vor allem aus der Vergangenheit des Bewerbers Schlüsse zu ziehen versucht, ist der Einsatz nur bei Berufserfahrung sinnvoll. Aufgrund der fehlenden inhaltlichen Variationsmöglichkeiten ist dieser Fragebogen als schriftlich zu beantwortendes, standardisiertes Interview einzustufen. (Abb.6 Seite 11) 4 von 21 44 7 6 7 8 44 21 22 10 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Delegation Wesentlicher Faktor positiver Führung. Je höher die Führungsebene umso mehr Aufgaben werden delegiert (Abb.9 Seite 17). Im Hinblick auf die Motivation und die Nutzung von Fachwissen der Mitarbeiter positive Auswirkungen. Führungskräfte haben durch die Delegation weniger wichtiger Aufgaben mehr Zeit für die wichtigeren Aufgaben. Das Delegieren von klar umrissenen Aufgaben setzt aber auch voraus, dass den Mitarbeitern dabei die notwendigen Kompetenzen und die damit verbundene Verantwortung mit übertragen werden. Es ist notwendig den Mitarbeiter in Bezug auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Motivation und Selbstvertrauen richtig einschätzen zu können. Als Grundsatz für das Delegieren von Aufgaben gilt, dass alle Aufgaben die auf einer der nächsten Organisationsebenen entschieden werden können, auch delegiert werden können. Das effektive Delegieren von Aufgaben setzt jedoch in jedem Fall voraus, dass die zu erledigenden Aufgaben mit dem jeweiligen Qualitätsstandard erfüllt werden. Delegierbar: Aufgaben, die ein Teil der Aufgaben der Führungskraft sind. Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe, Handlungsvollmacht für unabhängige Entscheidungen. Nicht delegierbar: Zielsetzung und Planung, Besetzung von Stellen, Abgrenzung von Kompetenzen, Mitarbeiterführung, Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter, Erfolgskontrolle. 17 In der ersten Stufe der Delegation soll geklärt werden was delegiert werden soll, wer die Aufgabe erledigen soll, warum sollen die Aufgaben von diesem Mitarbeiter erledigt werden und wie soll der Mitarbeiter die Aufgabe erledigen. Um die delegierbaren Aufgaben zu identifizieren muss die Führungskraft alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einstufen. Es lassen sich A, B, C und „Papierkorb“ Aufgaben identifizieren (Seite 18). B und C Aufgaben sind delegierbar. Der Entwicklungsstand des Mitarbeiters ist zu berücksichtigen. Ein detailliertes Delegationsgespräch mit Zielvereinbarung ist zu führen (Siehe Seite 19). Deterministische Methoden Probleme beim Delegieren von Aufträgen: - nur unwichtige Aufgaben werden delegiert - Terminvorgaben werden nicht eingehalten - Mitarbeiter lehnen die Aufgabe ab, weil sie nicht wissen, wie diese zu erledigen sind - Keine genauen Zielvorgaben Festlegen, Bestimmen Die Vorgabezeit des Auftrags wird durch die Arbeitszeit eines Mitarbeiters geteilt. Man erhält die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ohne Reservebedarf, usw. 5 von 21 4 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Eigenschaftstheorie Alte Theorie die davon ausging, dass große Persönlichkeiten bestimmte Eigenschaften angeboren haben und deshalb zum Führen geeignet sind. Die Geschichte hat aber gezeigt, dass diese Eigenschaften immer erst im Nachhinein der jeweiligen Person zugeschrieben wurden, also niemals im Voraus festgestellt wurden. Eignungstest Leistungstest, Intelligenztest, Persönlichkeitstest Diese Tests können nur unterstützend wirken. Aufgrund der Lücken in der Urteilsfähigkeit der einzelnen Tests wurden neue, kombinierte Verfahren entwickelt – das bekannteste ist das Assessmentcenter. Einsatzbedarf Der effektive und unmittelbar zur Aufgabenerfüllung erforderliche Personalbedarf. Erforderliche Kenntnisse Beziehen sich auf Schulausbildung, Berufsausbildung, Geschicklichkeit, Arbeitsqualität… Ersatzbedarf Personalbedarf bei Kündigung oder sonstigem Ausscheiden. Fassadentechnik Versuchen zu verbergen oder zu tarnen. Der Sender versteckt sich hinter dem Begriff „man““ anstatt „ich“. Kommt schlecht an. Ist der Sender nicht in der Lage eine eigene Meinung zu haben? Fertigungsgruppe Das Fließband wird in Gruppen zu ca. zehn Personen eingeteilt. Eine Gruppe übernimmt dabei mindestens drei (ehemalige) Arbeitsstationen und stellt im Idealfall sicher, dass jeder Mitarbeiter alle Stationen seines Arbeitsbereiches beherrscht. Dabei sollen keine zu langen Zyklen eingeteilt werden. Zu dieser Arbeitserweiterung (Job-enlargement) kommt die Anreicherung (Job-Enrichment) der Arbeitsinhalte (Selbstkontrolle, Selbstlogistik). Ein erwünschter Nebeneffekt ist das eigenverantwortliche Erkennen von Problemen und deren Abstellung. Es erfolgt automatisch eine ständige Optimierung der Prozesse (KVP). Führungskräfte sind hierbei Manager ihrer Mitarbeiter. Freistellungsbedarf Bei Personalüberschuss. Führung mit Zielvereinbarung Geht von der Gültigkeit folgender Annahmen aus: - Die Zielvereinbarung mit dem MA lässt auf Akzeptanz und ein höheres Zielniveau als bei reinen Vorgaben hoffen. - Hohe Zielsetzungen können mit einem entsprechenden Arbeitseinsatz rechnen. - Zielfortschritt und Grad der Zielerreichung werden regelmäßig kommuniziert. In der Praxis besteht die Gefahr, dass Führen mit Zielvereinbarung durch Einfluss eines autoritären Führungsstils als „management by results“ identifiziert wird und Frustration auslöst. Es ist darauf zu achten, dass sich eine Formalisierung der Ziele und eine Kombination mit Leistungsbeurteilung und Erfolgsbeteiligung nicht zum Schaden der Mitarbeiter entwickelt. 6 von 21 27 9 2 11 2 21 38 2 27 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Führungsmethoden und Führungsmittel Genfer Schema Grid Management Konzept Gruppen Gruppen außerhalb der regulären Arbeitsorganisation Gruppenphasen Harvard Würfel Harzburger Modell Instrumente der Personalauswahl Eigenschaftstheorie (Great-Man-Theorie): Alte Theorie die davon ausging, dass große Persönlichkeiten bestimmte Eigenschaften angeboren haben und deshalb zum Führen geeignet sind. Die Geschichte hat aber gezeigt, dass diese Eigenschaften immer erst im Nachhinein der jeweiligen Person zugeschrieben wurden, also niemals im Voraus festgestellt wurden. Verhaltensansatz: Neuer Ansatz der davon ausgeht, dass das Vorgesetztenverhalten den Führungserfolg bestimmt. Neue Untersuchungen haben gezeigt, dass der Führungserfolg besonders hoch einzustufen ist, wenn - ein mitarbeiterbezogener Führungsstil (Harzburger Modell; Führung mit Zielvereinbarung) oder - eine Verknüpfung von Mitarbeiterorientierung und Aufgabenorientierung (zweidimensionaler Ansatz) Anwendung findet. Siehe Anforderungsmerkmale Siehe Verhaltensgitter nach Blake und Mouton Siehe Arbeitsgruppen Meist Ergänzung zu den organisatorischen Einheiten. z.B. Qualitätszirkel, Projektgruppen. Es ist mehr eine „freiwillig“ formierte Zahl von Mitarbeitern, die an einer Problemlösung arbeiten. Deutliches Zeichen für das Fehlen einer Gruppensituation ist die Zusammenarbeit in Raten. Siehe Phasen der Gruppenbildung Unterstützung zur Erzielung einer Gewinner-Gewinner Situation bei der Konfliktlösung. Dabei ist es wichtig Mensch und Probleme zu trennen. Eine Konzentration auf Interessen, nicht auf Positionen muss erzielt werden. Die Frage nach dem was man aufgeben kann und nach den besten alternativen muss beantwortet und anhand neutraler Beurteilungskriterien bewertet werden. Abschließend erhält man mehrer Entscheidungsmöglichkeiten mit beiderseitigem Vorteil. Am weitesten verbreitet im deutschsprachigen Raum. Es definiert über die Stellenbeschreibung welche Aufgaben auf den Mitarbeiter übertragen werden sowie dessen Kompetenzen und Verantwortung. In einer allgemeinen Führungsanweisung wird das Verhältnis von Vorgesetzten und Mitarbeitern geregelt. Durch die Vielzahl von mitgeltenden Regeln wird die Freiheit des Führens aber beschnitten. Das Modell entspricht nicht mehr dem heutigen Verständnis von Kooperation und Kommunikation! Es ist autoritär-bürokratisch! Analyse und Bewertung von Bewerbungsunterlagen. Personalauswahlgespräch, Assessmentcenter, biografischer Fragebogen 7 von 21 27 11 27 38 39 44 31 27 6 7 8 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Intelligenztest Kennzahlenmethode Kommunikation Kommunikationsprobleme vermeiden Konfliktanalyse IST70, WILDE-Intelligenztest (WIT). Überprüft Sprache, Denkvermögen, Kombinationsfähigkeit, Raumvorstellungsvermögen und Rechengewandtheit. Methode zur Personalbedarfsermittlung. Eignet sich wenn Arbeitsmengen schwanken und quantifizierbar und planbar sind. Muss individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sein. Empfehlenswert ist eine Berechnung für einzelne Funktionsbereiche. Voraussetzung: stabile Beziehung zwischen Pers. Bedarf und den Bezugsgrößen. Wichtigste Kennzahl: Arbeitsproduktivität Umsatz je Beschäftigter Weitere Kennzahlen: Arbeitsaufwand z.B. Stunden je Tonne Zahlenverhältnis von Gruppen zueinander z.B. Facharbeiter je Führungskraft Bestandteil der Führung. Notwendige Basis. Probleme: Bei mangelnder Kommunikation (Kommunikationsbruch) sind Unsicherheit und Lähmung der Mitarbeiter die Folge. Bei einer Kommunikation kommt es zur Weitergabe von Informationen (Sachinhalten) und zusätzlicher Inhalte (Selbstoffenbarung, Appell und Beziehung) Im Rahmen von KVP wird eine übergreifende Kommunikation und Kooperation angestrebt. Ausreichend Kommunikationsmöglichkeiten schaffen (Standardtermine und Sondertermine). Kommunikation über die Kommunikation selbst ermöglichen (Metakommunikation). Aussagen wie „man“ und „du“ vermeiden. Stehen Sie zu Ihrem Wort! Sprechen Sie in der „Ich“ Form! Achten sie auf ihr nonverbales Verhalten! Dabei sollte man an die Ursachen für Konflikte denken und auch andere Standpunkte akzeptieren. Man kann dann über unterschiedliche Blickwinkel die Antwort auf folgende Fragen erkennen: - Worum geht es? - Wer sind die Konfliktparteien? - Wie war der Konflikt entstanden (Verlauf)? - Wodurch wurde der Konflikt letztendlich ausgelöst? 8 von 21 9 4 20 36 23 29 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Konflikte Konflikte Konfliktlösung Konflikte entstehen durch das Zusammentreffen von Meinungen, Interessen und Wünschen von mehreren Parteien. Nicht der Konflikt selbst, sondern die Unfähigkeit mit dem Konflikt umzugehen bereitet Probleme. Anzeichen sind Gereiztheit, psychosomatische Reaktionen oder der Rückzug nach innen vor Ausbrechen. Experten raten bei Problemsituationen in einer „ruhigen Minute“ auf die Signale des Körpers zu achten, weil der Körper oft vor dem Verstand „weiß“, ob es nun gut geht oder nicht. Es gibt weitere (äußere) Anzeichen: - Desinteresse - Förmlichkeit - Kommunikationsstörungen - Widerstand - Verharren auf dem eigenen Standpunkt Konflikte haben das Potential Nutzen daraus zu ziehen. Wichtig ist dabei der Umgang mit dem Konflikt! Konflikte zeigen Unterschiede auf. Themen, Lösungsvorschläge, Ideen, die ansonsten niemals aufgeworfen worden wären, werden nun berücksichtigt. Erst nach einer genauen Bewertung werden diese weiterverfolgt oder verworfen. Reinigende Wirkung zeigen offene Aussprachen, die Konflikte zutage fördern aber auch die Chance einer besseren Situation danach eröffnen. Ausprägungen von Konflikten: - Innere Konflikte eines Teammitgliedes - Konflikt(e) mit anderen Teammitgliedern - Konflikt(e) eines Mitgliedes mit dem Restteam - Teamkonflikt mit einem Teammitglied - Konflikte unterschiedlicher Gruppierungen innerhalb des Teams - Teamkonflikt mit Menschen/Gruppen außerhalb des Teams Allen Konflikten ist gemeinsam, dass sie die Zusammenarbeit im Team belasten. Konkrete aufgabenbezogene Konflikte: - Bewertungskonflikt - Beurteilungskonflikt - Verteilungskonflikt Gruppenkonflikte können unterschiedliche Ursachen haben. Vorrangig entstehen Konflikte in den Phasen der Gruppenbildung Konflikte innerhalb einer Gruppe sichern den Erfolg! Fehlen diese normalen Konflikte so findet keine Lösungsfindung statt. Lösungen werden nur akzeptiert! Machen Sie keinen Hehl daraus, dass ein Konflikt existiert. Finden Sie eine gemeinsame Grundlage. Versuchen Sie den Konflikt aus dem Blickwinkel anderer zu verstehen. Greifen Sie das Problem und nicht das Teammitglied an. Entwickeln Sie einen Aktionsplan. 9 von 21 28 29 43 44 44 45 44 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Konfliktmanagement Konfliktursachen Systematische Vorgehensweise zur Erkennung, Analyse und Bewältigung von Konflikten. Sehr oft geht es darum, dass das Verhalten von Personen als unerwünscht empfunden wird. Hinter jedem Verhalten steckt aber meist eine gute Absicht. 1. Es geht den Konfliktparteien um die Befriedigung eigener Bedürfnisse. Verhaltensweisen können dabei als verwerflich empfunden werden. Die in Verborgenen liegende Motivation jedoch ist als unverurteilbar zu werten. (Maslowsche Theorie) 2. Erfahrungswerte des eigenen Lebens werden in eine Situation produziert. Die tatsächliche Realität kommt nicht mehr zum Tragen. Verhaltensweisen des Anderen werden ignoriert. Aus den unverständlichen Rückmeldungen des eigenen Verhaltens entstehen auf der anderen Seite Konfliktpotentiale. 3. Ein weiterer Erklärungsansatz sieht die Existenz unterschiedlicher Rollen (z.B. Chef und Mitarbeiter) als Grund für das Entstehen von Konflikten. Typisch dafür ist das Warten auf Verhaltensweisen der Anderen, die dem eigenen Schema entsprechen und damit das eigene Tun meist negativ beeinflussen. An dieser Stelle ist es hilfreich, das Urteil Dritter einzuholen. 10 von 21 28 29 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Konfliktvermeidung und Umgang mit Konflikten 1. Am schnellsten ist eine Abschwächung zu erreichen, wenn eine Partei ihr Verhalten verändert. Damit lenkt sie die Aufmerksamkeit deutlich auf ihr eigenes Sagen und Tun und kann am ehesten auf ein Einlenken der anderen Seite hoffen. Ob damit eine Konfliktlösung zu erreichen ist, muss die reale Situation zeigen. Dies ist die optimale Form der Konfliktlösung aus der die Parteien als Gleichberechtigte – Sieger oder Verlierer- hervorgehen. Diese Gleichstellung der Konfliktparteien möglichst als Gewinner, ist die beste Lösung eines Konfliktes. Diese Gewinner-Gewinner Strategie wird durch sachbezogenes Verhalten erreicht. Die Inhalte des Harvard Würfels sollen im Tun unterstützen. 2. Handelt es sich um eine Führungssituation, liegt es in der Hand des Vorgesetzten Verlierer oder Gewinner zu bestimmen. Handelt er nach dem Laissez-affair-Prinzip, definiert er sich selbst als Verlierer. Setzt sich der Vorgesetzte durch, macht er dadurch den Mitarbeiter zum Verlierer. Situationsbedingt gibt es hierbei immer Verlierer und Gewinner. Ist der Vorgesetzte Verlierer wird seine Führungskompetenz auf Dauer in Frage gestellt. Verliert der Mitarbeiter kann dies zu Demotivierung, Frustration und Verzögerung einer fälligen Leistung führen. 29 31 30 Weitere Varianten sind: - Flucht (Konflikt wird nicht gelöst, Konfliktfeld verlassen) - Vernichtung des Gegners (schlechteste Lösung) - Unterordnung - Delegation an dritte Instanz - Kompromiss - Konsens Die Delegation kann nur glücken wenn es eine falsche und eine richtige Lösung gibt und die dritte, höhere Instanz die richtige Entscheidung fällen kann. Meist fehlt hierfür aber der Bezug. 3. Kompromisse zeugen im Normalfall von einer Annäherung. Dies bedeutet aber auch, dass Teile des Inhalts verloren gegangen sind. „Faule Kompromisse“ beinhalten bereits eine erneute Konfliktsituation. 11 von 21 31 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Kooperation(sbereitschaft) Kritikgespräch Damit die MA eines Unternehmens die bestmögliche Leistung erbringen können, ist es wichtig, dass sie sich mit ihrem betrieblichen Umfeld identifizieren können. Die Kooperations- und Kommunikationsbereitschaft muss daher gefördert werden. Die MA erledigen ihre Aufgaben selbstständig, sind aber dennoch von einander abhängig. Kooperation versteht sich in diesem Sinne als jegliche Art der Zusammenarbeit von Personen und Stellen. Es lassen sich vertikale und laterale (seitliche) Kooperation unterscheiden. Kooperation sichert die Erreichung folgender Ziele: - Entscheidungen werden auf Basis der Mitwirkung aller Bereiche gefällt. - Mehr Leistung durch höhere Motivation - Ausschalten von Reibungsverlusten - Erreichung von wirtschaftlichen Zielen durch gestiegene Zufriedenheit der Mitarbeiter. Beachte hierzu auch KVP! Siehe Anerkennungs- und Kritikgespräch 12 von 21 23 26 32 HQ – Führung u. Personal – Personalführung KVP = kontinuierlicher Verbesserungsprozess Laterale Kooperation Lebenslauf Leistungstest Lob Merkmale des Bewerbers Eine eindeutige Definition des Begriffes KVP gibt es nicht. Es handelt sich um eine ständige Verbesserung des betrieblichen Ablaufes. Egal in welcher Hinsicht. Das Wissen der Mitarbeiter wird dabei als enormes Kapitalpotential des Unternehmens gesehen. Am häufigsten wird Japan als Ursprungsland des KVP angesehen. Dort gibt es Veröffentlichungen mit dem Namen „Kaizen“. Im Grundgedanken muss eine arbeitsteilige, expertokratische und hierarchische Ausrichtung der Organisation aufgegeben und durch eine beteiligungsorientierte Form ersetzt werden. Folgende zentrale Ansatzpunkte sind erkennbar: - Der Mitarbeiter ist Mittelpunkt der Optimierung - Vertikale Kommunikation und Kooperation werden lateral ausgerichtet. - Standards werden in kleinen Schritten ständig verbessert - Die Zahl der Standards wird erhöht 35 Rolle des Mitarbeiters Der Mitarbeiter erhält die Aufgabe des Erkennens, des Findens alternativer Lösungen und deren Umsetzung zugetraut. 35 Übergreifende Kommunikation und Kooperation Eine weitere Möglichkeit der Verbesserung liegt im Ausbau des Austausches innerhalb von Gruppen mit anderen Fachbereichen. Grundsätzlich werden drei Dimensionen der Zusammenarbeit definiert: - Managementorientierung - Gruppenorientierte Verbesserung - Personenorientiertes Kaizen 36 Bewertung von Verbesserungsvorschlägen Siehe Verbesserungsvorschläge bewerten Zusammenarbeit auf gleicher Hierarchieebene. Darin liegt das größte Konfliktpotential. Gibt Aufschluss über den Bewerber. Zeitfolgeanalyse, Entwicklungsanalyse und Branchen- und Firmenanalyse. Folgende Inhalte sollten abgedeckt sein: Familiäre Situation, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung, besondere Qualifikationen, besondere Leistungen, Auslandsaufenthalte, Hobbys. Drahtbiegemethode, Pauli-Test oder Figuren-/Buchstabentest. Es werden Forderungen an die Psyche oder geistige und körperliche Fähigkeiten gestellt. Siehe Anerkennungs- und Kritikgespräch Wissen, Know-how, körperliche Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale. Feststellung durch Tests möglich. Bestimmte Merkmale können trainiert werden. Zusätzlich wichtig sind das Können und das Wollen. 36 13 von 21 25 7 9 33 6 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Metakommunikation Methoden der Bedarfsermittlung Mitarbeitergespräch Der Sender einer Nachricht muss sein „Ich“ wie es sich aktuell fühlt, öffentlich hinterfragen, z.B. „Warum habe ich mit Ihnen immer wieder Probleme?“ oder „Was hält mich davon ab, meine Meinung zu sagen?“ Damit sollen Kommunikationsprobleme abgebaut werden. Leicht ist diese Flucht nach vorne nicht, aber das Ergebnis – ein Abbau von Frustration und Problemen entschädigt dafür. Deterministische, Stochastische (Praxis), Schätz, Stellenplanmethode und Setzung Zentrales Instrument der Führung. Vorgesetzte und Mitarbeiter tauschen sich gegenseitig aus. Zweite Bedeutung ist Beurteilungsgespräch 14 von 21 21 4 31 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Moderation Die Moderation findet im Rahmen einer Besprechung statt. Oder anders gesagt, die Moderation ist eine besondere Form der Besprechung. 41 Planung: Zuerst checken ob der angesetzte Termin überhaupt Gewinn bringend stattfinden kann. Ist der Aufwand gerechtfertigt? Kann eine Lösung herbeigeführt werden? Ist dies der Fall geht man an die eigentliche Planung. Jedem Teilnehmer ist vor Beginn der Besprechung die Aufgabe als eindeutige Fragestellung klar zu machen. Aufnahmebereitschaft der Teilnehmer nimmt nach ca. 45 Minuten ab. Lange Termine Splitten! Optimale Gruppengröße liegt bei 5-9 Teilnehmern. Zusätzliche organisatorische Merkmale sind Raum, Zeit und die Form der Einladung. - Besprechungen so kurz wie möglich! - Tisch- und Kernzeiten beachten! - Biologische Leistungskurve beachten! - Einladung rechtzeitig (Ort, Termin, Themen, Zeitplan) - Teilnehmer und Umfeldinformationen in der Einladung nennen! Durchführung: Anfangstermine einhalten. Warten versetzt alle in Zeitdruck. Kommt jemand zu spät, Kritik aussprechen! Themen kritisch bearbeiten. Keine vorgefertigten Lösungen nur bestätigen lassen. Schnelle Mehrheitsmeinungen gezielt hinterfragen lassen (advocatus diaboli). Zielerreichung durch Moderation sichern. 4-Phasen Modell des Problemlösungsprozesses: 1. Problemdefinition und Zielformulierung 2. Problemanalyse 3. Sammeln und Bewerten von Problemlösungen 4. Beschluss Moderator Nachbereitung: Ergebnisse im Protokoll festhalten. Durchführungsverantwortlichen und Termin fixieren. Aktiv den Abarbeitungsgrad bis zur nächsten Sitzung begleiten! Bei großen Zielen Zwischenschritte festlegen! Leiter einer Moderation. Bereitet Moderation vor und führt diese durch. Umgang mit Konfliktsituationen und Moderationstechniken muss beherrscht sein. 15 von 21 42 41 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Nachricht Neubedarf Nonverbales Verhalten Personalauswahl, Bedeutung Personalauswahlgespräch Personalbedarfsermittlung Personalbedarfsermittlung, qualititative Personalbedarfsermittlung, quantitativ Persönlichkeitstest Eine Nachricht beinhaltet immer mehr als nur eine reine Sachinformation. Reiner Sachinhalt ist immer anzustreben. Aber schon am Stil der Weitergabe, der Ausdrucksweise usw. werden zusätzliche Attribute mit übertragen. Appell, Selbstoffenbarung und Beziehung (Sender / Empfänger). Zusammenfassung Seite 22 Personalbedarf bei Erweiterung oder Erschließung neuer Aufgabengebiete Blickkontakt, Nicken und kurze Wiederholungen des Gehörten schaffen Klarheit und Akzeptanz für den Sender! Gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Kompetenzen neuer MA werden erst nach einer gewissen Zeit sichtbar, getroffene Entscheidungen können dann nicht mehr Rückgängig gemacht werden. Eigentliche Aufgabe ist das finden der richtigen Person für den zu besetzenden Arbeitsplatz. Prognosefähigkeit ist starken Schwankungen unterworfen. Gründe sind subjektive Einflüsse und mangelnde Vorbereitung. Um dies zu vermeiden sollten stets mehrere Beobachter eingesetzt werden und stellenbezogen Vorbereitet werden. Fragen nach Partei-, Kirchen-, Gewerkschaftszugehörigkeit, Familienplanung, Krankheiten müssen nicht (wahrheitsgemäß) beantwortet werden. Fragen nach Schwangerschaft sind grundsätzlich verboten. Aufgabe ist die Ermittlung des erforderlichen Personals nach Art (Qualifikation), Anzahl, Zeitpunkt und Dauer und gegebenenfalls Einsatzort. Zwei wesentliche Einflussgrößen: Personalbedingte Veränderungen (Fluktuation, Altersstruktur, Fehlzeiten, usw.) und Aufgabenbedingte Veränderungen (Produktionserweiterung, Veränderung der Arbeitssysteme, usw.) Wenn über die reine Anzahl der Mitarbeiter hinaus auch die Qualifikation eine entscheidende Rolle spielt. Die Qualifikation des gegenwärtigen und zukünftigen Personals an die Anforderungen der gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitssysteme anpassen. Mittel zur Erfassung dieser Anforderungen ist die Anforderungsanalyse. Dabei werden die Anforderungen des Arbeitsplatzes ermittelt und mit dem Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters abgeglichen. Bei Unterdeckung muss der MA nachgeschult werden. Bei Überdeckung ist der MA überqualifiziert und soll (muss) an einer anderen Stelle im Betrieb eingesetzt werden. Es sollte immer eine leichte Unterdeckung vorhanden sein, dadurch wird der MA angeregt sich weiter zu bilden. Es wird nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter betrachtet. Einsatzbedarf, Reservebedarf, Neubedarf, Ersatzbedarf, Freistellungsbedarf. Freiburger Persönlichkeitsinventar. Zielen auf Interessen, Einstellungen, Neigungen und Verhaltensweisen ab. 16 von 21 20 21 22 2 23 6 9 9 1 2 2 9 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Phasen der Gruppenbildung Physiologische Merkmale Projektgruppen Projektgruppen steuern Projektteams Psychologische Merkmale Qualitätskriterien für Qualifikationsprognosen Reservebedarf Forming = Testphase Storming = Nahkampfphase Norming = Organisationsphase Performing = Arbeitsphase Parallel dazu existieren auch alle „normalen“ Konfliktgründe. Ein Problem, das insbesondere erfolgreiche Gruppen haben, ist der Hang zur Unverwundbarkeit. Die überschätzte eigene Stärke kann zu folgenschweren Fehlentscheidungen führen! Konflikte innerhalb einer Gruppe sichern den Erfolg! Fehlen diese normalen Konflikte so findet keine Lösungsfindung statt. Lösungen werden nur akzeptiert! Muskelbeanspruchung, Sehvermögen… Wegen der Komplexität der Prozesse und der sich ständig ändernden Anforderungen des Marktes kann die „starre“ Organisation des Unternehmens nur über die Installation von Projektteams zur Problembewältigung reagieren. Über die Zusammensetzung des Teams bestimmt mehr oder weniger die Problemstellung, die es zu bearbeiten gilt. Entsprechend stellt der Projektleiter sein Team zusammen. Die letzte Entscheidung darüber, ob der Mitarbeiter für die Projektdauer ins Projekt „wandert“ oder nur Unterstützungsleistung aus der Fachabteilung beisteuert, liegt beim Ressortchef. Siehe Arbeits- und Projektgruppen steuern Sonderform von Arbeitsgruppen. Ein Team besteht aus Personen, die den temporären Fall analysieren, bewerten, besprechen oder Beschlüsse fassen. Das Team arbeitet ohne organisatorischen Rahmen. Funktion/Qualifikation der Teammitglieder ist sorgfältig ausgewählt. Im Projektteam sind alle Rangstufen der Hierarchie vertreten. Überprüfbare Eigenschaften des Stelleninhabers. Logisches Denkvermögen, sprachliche Ausdrucksfähigkeit, Belastbarkeit… Drei Gütekriterien: Gültigkeit (Validität), Zuverlässigkeit (Reabilität), Unabhängigkeit (Objektivität). Des Weiteren sollen Qualifikationsprognosen dem Anspruch der Praktikabilität genügen. Auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Datenerhebung ist zu achten (BetrVG). Personalbedarf bei dem Mitarbeiter kurzzeitig oder kurzfristig ersetzt werden müssen (Krankheiten, Urlaub, …) 17 von 21 44 45 11 40 43 40 11 12 2 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Schätz Methode Erfahrung des Schätzenden spielt eine entscheidende Rolle. 4 Einfache Schätzung: Der Personalbedarf wird von der jeweiligen Führungskraft geschätzt. Einfache Expertenschätzung: Der zu erwartende Personalbedarf wird von einer Expertengruppe einzeln geschätzt und anschließend abgestimmt. Selbstoffenbarung Selbstverkleinerung Setzung Soll – Ist Vergleich Soll-Anforderungsprofil Mehrfache Expertenschätzung: Jeder Experte schätzt den Bedarf und begründet sein Ergebnis. Anschließend wird eine zweite Schätzung vorgenommen und das Ergebnis abgestimmt. Verborgener Aspekt einer Nachricht. Verdeckte Mitteilung bei der Weitergabe einer Nachricht. Fassadentechnik und Selbstverkleinerung. Wenn persönliche Ziele über den Sachzielen stehen, ist die Zielerreichung gefährdet. Setzen Sender die genannten Mittel bewusst ein, bleibt Misstrauen dauerhaft bestehen. Der Sender macht sich selbst kleiner. Indirekte Aufforderung zur Hilfe. Ein Personalbedarf wird aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder unternehmenspolitischen Gründen vorgeschrieben bzw. notwendig. Sollanforderungen werden mit dem Istprofil verglichen. Für das Unternehmen stellt sich nicht nur die Frage, ob der Bewerber geeignet ist oder nicht. Es kommt vielmehr darauf an, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu sichern. Vor- und Nachteile der Eignung des Mitarbeiters müssen in Relation zu Erfolgs- und Misserfolgsaussichten des Mitarbeiters gestellt werden. Erst wenn ein Ausgleich wirtschaftlicher und menschlicher Interessen zu erwarten ist, kann eine entsprechende Leistung vom Mitarbeiter erwartet werden. Eignungsdefizite können bei entsprechender Zufriedenheit schnell wettgemacht werden! Repräsentiert die Anforderungen der zukünftigen Aufgabe. 18 von 21 21 21 5 14 14 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Stellenbeschreibung Vermitteln dem Mitarbeiter, was er zu tun hat, welche Kompetenzen oder Vollmachten er besitzt oder wie seine Stelle in die Organisation eingebettet ist. Man unterscheidet: 15 Anweisungsorientierte Stellenbeschreibung: Schreibt die Ausführung der aufgelisteten Tätigkeiten vor. Nach neuem Verständnis ist diese Art der Einflussnahme nicht mehr akzeptabel. Anforderungsorientierte Stellenbeschreibung: Am Weitesten verbreitet. Im Grundprinzip wird versucht, durch eine quantitative Ausrichtung den qualitativen Hintergrund abzusichern. Es geht dabei jedoch nicht darum das „Wie“, sondern die inhaltliche Seite festzuschreiben. Mitarbeitern werden innerhalb klar abgegrenzten Aufgabenbereichen entsprechende Kompetenzen und Verantwortung übertragen. Klare Abgrenzungen nach Außen sind nötig! Aktuell aufgrund negativer Erfahrungen meist nur noch im Finanzsektor (Unterschriftenregelung) anzutreffen. (Führen durch Aufgabendelegation) Stellenplanmethode Stellenplanung Stochastische Methoden Teamuhr Ziel-/Ergebnisorientiertes Verfahren: Beschreibt warum etwas zu machen ist oder erreicht werden soll. Dabei bedient man sich der Aufgabenanalyse und der Aufgabensynthese. Die bei der Analyse gefundenen einzelnen Aufgaben werden mittels Aufgabensynthese Stellen zusammengesetzt. Über die Organisation wird festgelegt, welche Aufgaben zu erfüllen sind. Die Zeit, die insgesamt benötigt wird, wird durch die durchschnittliche Einsatzzeit der Arbeitskraft geteilt. Die daraus resultierende Zahl, stellt die Anzahl der Köpfe dar, die benötigt wird, um den prognostizierten Aufwand zu bewältigen. Wichtig ist dabei, dass die Tätigkeiten in bestimmten Anforderungsprofilen zusammengefasst werden. Daraus wird der Personalbedarf für das entsprechende Sollprofil errechnet. Es wäre wenig sinnvoll, den Bedarf ohne Unterscheidung der gesuchten Qualifikationen auszuweisen. In der Praxis anzutreffendes Modell! Am häufigsten wird hier die Kennzahlenmethode angewandt. Zusammenhänge zwischen Personalbedarf und anderen Parametern werden untersucht. Es werden dabei Daten aus der Vergangenheit verwendet. Man geht davon aus das diese Verhältnisse auch in Zukunft bestand haben werden. Siehe Phasen der Gruppenbildung 19 von 21 16 5 16 4 45 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Teilautonome Gruppe Verbesserungsvorschläge Verbesserungsvorschläge bewerten Größter Unterschied zur Fertigungsgruppe liegt im Erfüllungsort. Der Unterschied liegt in der Loslösung von der Fließfertigung und der Eigenverantwortlichkeit für den Fertigungsprozess. Laut Definition arbeiten teilautonome Gruppen an der Erstellung eines Produktes. Zur handwerklichen Betätigung kommen im Rahmen der Selbstregulierung Aufgaben wie Materialversorgung, Auftrags- und Produktionsplanung und Steuerung. Betrachtet man den äußeren Rahmen, so ist zu erkennen, dass die Teilautonomie über Zielsetzungen (Produktionsziele) und nicht über die Bandgeschwindigkeit bestimmt wird. Teilautonome Gruppen haben keinen Meister. Sie entscheiden über die Verteilung der Arbeit innerhalb der Gruppe selbst. Vorschläge die eine Verbesserung zum Ziel haben. Es ist unerheblich ob es sich um eine viel versprechende Idee mit Lösungsansatz handelt, oder ob „nur“ Ansätze für Verbesserungen ohne Lösungsvorschlag gemacht werden. Es ist unerheblich ob es sich um eine viel versprechende Idee mit Lösungsansatz handelt, oder ob „nur“ Ansätze für Verbesserungen ohne Lösungsvorschlag gemacht werden. Verzichtet man darauf, eingereichte Vorschläge zu bewerten, zerstört man die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich weiterhin am Verbesserungsprozess zu beteiligen. Ablauf Der Mitarbeiter reicht den VV bei der innerbetrieblich zuständigen Stelle ein. Er erhält eine Eingangsbestätigung mit Datum und Unterschrift. Der VV wird an den zuständigen Gutachter (Fachstelle) weitergereicht und auf eine rasche Bearbeitung wird geachtet. Das klare, begründete Ergebnis wird dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters mitgeteilt. Dieser teilt es dem Mitarbeiter in einem Gespräch mit. Dabei soll Anerkennung für das Einreichen ausgesprochen werden und zu weiteren Vorschlägen angespornt werden. Berechnung des Nutzens von Verbesserungsvorschlägen Schema: 1. Beschreibung des bisherigen Zustandes 2. Beschreibung des Verbesserungsvorschlages 3. Meinung des Gutachters 4. Betriebsdaten 5. Einsparungs- und Prämienrechnung Die Berechnung der Prämie kann als prozentualer Anteil der Jahreseinsparung oder als Ergebnis eines Punktbewertungsverfahrens ermittelt werden. Basis sind z.B. die Festlegungen in der Betriebsvereinbarung des Unternehmens. 20 von 21 38 36 36 37 HQ – Führung u. Personal – Personalführung Verhaltensansatz Verhaltensgitter nach Blake und Mouton Verteilungskonflikt Vertikale Kooperation Neuer Ansatz der davon ausgeht, dass das Vorgesetztenverhalten den Führungserfolg bestimmt. Neue Untersuchungen haben gezeigt, dass der Führungserfolg besonders hoch einzustufen ist, wenn - ein mitarbeiterbezogener Führungsstil (Harzburger Modell; Führung mit Zielvereinbarung) oder - eine Verknüpfung von Mitarbeiterorientierung und Aufgabenorientierung (Verhaltensgitter - zweidimensionaler Ansatz) Anwendung findet. Von Blake und Mouton. Zweidimensionale Ansatz der auf die Unabhängigkeit der Merkmale Mitarbeiterorientierung und Aufgabenorientierung setzt. Mehrere Parteien sind gezwungen, sich auf die Verteilung finanzieller oder technischer Ressourcen zu einigen. Im Extremfall geht es um ein „Nullsummenspiel“ einer Partei. Ursachen: Fehlen neutraler, anerkannter Regeln zur Verteilung! Zusammenarbeit verschiedener Hierarchieebenen 21 von 21 27 27 28 44 23