rapport de l`audit

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rapport de l`audit

RAPPORT D’AUDIT
ORGANISME : INP - ENSEEIHT
NORME (S) UTILISEE(S): ISO 9001: 2008
SME PAR ETAPE
ISO 14001: 2004
OHSAS 18001 : 2007
DATE DE REDACTION :
27/04/2016
DATE(S) D’AUDIT :
25 AU 27/04/2016
N° DE CONTRAT :
1603-C048
TYPE D’AUDIT :
PRE-AUDIT
AUDIT INITIAL
AUDIT DE RENOUVELLEMENT
AUDIT DE SUIVI N°
AUDIT COMPLEMENTAIRE
AUTRE (A PRECISER…..)
RESPONSABLE D’AUDIT : MICHEL VAUBOURG
AUDITEUR(S) : /
PIECES JOINTES AU RAPPORT D’AUDIT
Les documents remis sont des copies à l’exception des fiches de non-conformités non soldées
00. FE _ Rapport d’audit Etape 1 (si audit initial)
10. FE _ Revue préparatoire, Objectifs, plan d’audit
21. FE _ Audit chantier (pour audit secteur BTP)
30. FE _ Fiches de non-conformité (s’il y a lieu)
40. FE _ Attestation d’audit (si audit initial / renouvellement)
SIEGE SOCIAL
Le Cleveland
60 avenue Chanoine Cartellier
69230 SAINT-GENIS-LAVAL
Tél 04 72 30 42 28 - Fax 04 72 30 46 79
www.bcs-certification.com
© Toute reproduction intégrale ou partielle est interdite
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RAPPORT D’AUDIT
DONNEES DE L’AUDIT
Version du manuel utilisé lors de l’audit : Version 1.6 du 14/12/2015
Autres types de documents utilisés :
Numéro du certificat ISO 9001 en vigueur : QSE/INP 00/01 Socotec
Périmé le : 09/05/2016
Numéro du certificat ISO 14001 en vigueur :
Périmé le :
Numéro du certificat OHSAS 18001 en vigueur :
Périmé le :
Libellé de certification (libellé en français) :
Organisation, conception et réalisation de formations diplômantes d’ingénieurs.
Libellé de certification (libellé en anglais ou autre) :
Non demandé pour l’instant.
Le certificat en cours doit-il être changé :
Oui : Adresse
Libellé
Norme
Représentant
Préciser la nature de la modification (obligatoire) :
................................................................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................................................................
A renseigner uniquement dans le cadre des audits de suivi
Nom du représentant légal de l’Organisme : Jean-François ROUCHON – Directeur
INP-ENSEEIHT
Externalisation(s), Exclusion(s) :
- L’Organisme a-t-il des processus externalisés ?
Non
Oui
Si oui, lesquels : Le service des marchés est localisé dans les services commun de l’INP (donc hors périmètre)
- L’Organisme a-t-il exclu des chapitres de la norme ?
Si oui, lesquels (à justifier impérativement) :
Non
Oui
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05. FE_Rapport d'audit_ ISO 9001-INP-ENSEEIHT-04-2016
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RAPPORT D’AUDIT
SYNTHESE DE L’AUDIT
Activités du client (Résumé sommaire) :
Les missions de l’INP-ENSEEIHT sont :
Offrir une excellente formation d’ingénieur afin de proposer des ingénieurs aux compétences en adéquation
avec le besoin des entreprises et laboratoires de recherche.
Assurer la délivrance du diplôme d’ingénieur de l’INP-ENSEEIHT, pour tous les élèves.
Assurer des conditions de travail favorables au développement des compétences du personnel.
Optimiser la gestion des ressources de l’école.
Le SMQ intègre la structure hiérarchique et organisationnelle de l’école. La responsabilité est portée par la Direction
constituée du Directeur, du Directeur des Etudes, du Responsable Administratif et Financier (R.A.F.) et du
Responsable Qualité.
Le SMQ s’applique à toutes les activités et à tous les personnels et élèves.
Le périmètre de certification de la formation est schématiquement représenté comme suit :
Le périmètre de certification comprend, exclusivement, les activités de formation d’ingénieur, sous la responsabilité
directe de la direction.
Le contenu et la gestion des Activités Physiques et Sportives (APS), ne sont pas définis à travers la stratégie de
direction de l’école.
Par ailleurs, pour le compte de l’INP-ENSEEIHT, des activités sont réalisées par l’INP (activités administratives,
relations internationales, gestion des salaires, …).
Ces activités sont considérées dans le périmètre du SMQ de l’INP-ENSEEIHT comme des activités de service et
gérées en tant que telles.
Un vase projet de re-conception en trois pôles des enseignements est en cours avec présentation imminente à la
Commission des Titres d’Ingénieur (C.T.I.) selon le schéma suivant :
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Les volontés affichées par l’INP – ENSEEIHT à travers ce projet sont :
Etre plus attractif auprès des étudiants par une image rénovée de l’école
•
•
•
•
•
Un Socle Commun de compétences favorisant les mouvements d’étudiants
Des socles communs disciplinaires par pôles donc plus larges offrants plus de ddl
Une maquette pédagogique qui montre le potentiel en termes de formation,
qui doit répondre au Projet Professionnel Personnel des étudiants,
En privilégiant une approche métier plus que disciplinaire.
Un affichage et une structuration des enseignements qui renforcent l’école,
•
•
•
•
•
en donnant une identité à l’N7 à l’extérieur,
qui se concrétise par des axes de formation forts,
structurant une communauté autour de thèmes communs
qui ont du sens pour les étudiants et pour l’industrie,
car répondant à des enjeux sociétaux
Etre en capacité de donner les moyens à l’école d’appliquer sa politique sur différents axes :
•
•
•
la formation continue,
la visibilité internationale,
la mise en œuvre de nouvelles pédagogies
Le but est d’acquérir et conserver une agilité d’adaptation aux contextes identifiés (les thèmes porteurs ou
sous-thèmes prospectifs) par thématiques :
4/11
Points positifs :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Engagement de la direction 2016-2020 et communication associée,
Plan de management du projet stratégique de restructuration des enseignements en trois pôles,
Revue de Direction détaillées bien alimentée par les performances des processus,
Analyses de risque processus sur les cœurs de métiers planifiés,
Pilotage opérationnel de la scolarité, des relations internationales, de la bibliothèque, du service
financier…. dans une logique d’anticipation et d’amélioration continue,
Gestion des RH (fiche de poste, compétences, entretiens individuels, suivi des formations…),
Pilotage rigoureux sécurité et prévention,
Gestion des anomalies et des actions d’amélioration,
Audits internes réalisés (détaillés et pertinents) et procédure associée,
Engagement et professionnalisme des acteurs.
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RAPPORT D’AUDIT
Type
d’audit1
Libellé des constats
Site(s) 2
QSE
PP
PS
NC
PS/NC
vérifiés à
l’audit :
Constat
Soldé3
Processus de maitrise du système documentaire, de gestion réglementaire et de l’analyse des risques 4 :
R-2016
R-2016
R-2016
ISO 9001 : 2008 § 0.1, 7.3.2 et 4.2.4 : Les enregistrements, les suivis, les audits et les indicateurs internes /
externes (tel que facteurs exogènes) ne sont pas encore connectés à l’identification des opportunités et
menaces, à l’évaluation continue des risques des processus avec, par exemple, cotation des gravités /
occurrence / niveau de maîtrise avec améliorations requises pour en diminuer l’impact,
ISO 9001 : 2008 § 4.2. : Structuration du management des connaissances non effectif au jour de l’audit
(voir ISO 9001 : 2015 § 7.1.6 ) mais localement des dispositions sont satisfaisantes en ce domaine (service
financier ou scolarité par exemple qui sécurisent les pratiques par des procédures ou des guides),
ISO 9001 : 2008 § 4.2.4 : Les durées d’archivage, les méthodes de protection et d’élimination des
enregistrements ne sont pas spécifiées par les procédures examinées (telle que la PR/Scolarité V 1.3). De
même l’archivage informatique n’est pas spécifié en terme de durée de conservation des données pour le
logiciel Apogee (base Oracle de suivi des scolarités élèves), Nota : des données papier sont toutefois
disponibles sur des durées importantes (tel que relevé de note d’un élève Marocain diplômé en 1963 pour
l’exemple examiné)
Toulouse
Q
X
Toulouse
Q
X
Toulouse
Q
Toulouse
Q
X
Fonctionnement de BASE
Fonctionnement MAITRISE
Fonctionnement OPTIMISE
Processus de Direction, de pilotage, de management et de gestion des ressources 4 :
Bilan
R-2016
Bilan
ISO 9001 : 2008 § 5.6 : Au jour de l’audit la revue de Direction ne présente pas les analyses de contexte
effectuées (démarche SWOT à implémenter dans les processus par exemple) et les décisions stratégiques
et/ou opérationnelles permettant de répondre aux menaces et opportunités (voir ISO 9001 : 2015 § 4.1 et
notes),
X
(1).Type d’audit : PA : Pré Audit I. Initial, R. Renouvellement, S1. Suivi n°1, S2. Suivi n°2 (Exemple : S1.2012) QSE : Qualité Sécurité Environnement
PP. Piste de Progrès – PS. Point Sensible – NC. Non-Conformité
(2). A préciser dans le cadre des audits multi sites
(3) : Indiquer par une croix que le constat est soldé.
(4) : Evaluation de conformité selon les niveaux présentés en dernière page.
BILAN DE PROCESSUS (Définition à choisir pour juger de la maturité du processus audité)
Fonctionnement de BASE : Les processus mis en œuvre permettent de réaliser l’activité.
Fonctionnement MAITRISE : Les processus traduisent un effort permanent de l’organisme en matière de maitrise des processus qui permettent d’adapter les pratiques à
la situation. Les processus sont améliorés de manière régulière.
Fonctionnement OPTIMISE : Les processus deviennent efficients et impliquent une recherche de performance permettant d’obtenir les résultats avec un minimum de
ressources consommées.
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RAPPORT D’AUDIT
Type
d’audit1
Site(s) 2
QSE
PP
Toulouse
Q
X
Toulouse
Q
X
Toulouse
Q
Toulouse
Q
Toulouse
Q
PS
NC
PS/NC
vérifiés à
l’audit :
Constat
Soldé3
R-2016
X
Processus de production et de réalisation « cœur de métier » 4 :
R-2016
R-2016
S2-2015
Bilan
ISO 9001 :2008 § 6.3 et 7.1 : Pas d’analyse de risque SI /informatique disponible au jour de l’audit sur, par
exemple, les données sensibles étudiants / personnels… confiées. Voir ISO 9001 : 2015 § 6.1.1 et 6.1.2
actions face aux risques et opportunité.
ISO 9001 : 2008 § 7.1 : Pas de gestion des modifications organisée et analysée en terme de conséquences
(positive/négative) sur, par exemple, les améliorations ou modifications de conception impactant les
enseignements (voir § 8.6 de l’ISO 9001 : 2015),
Actions engagées pour la résolution du point sensible suivant : Dans le conseil de département de GEA du 5/03/15
manque un relevé de décision des améliorations retenues (à traiter en CODIR) et leur planification.
X
Processus liés aux clients, fournisseurs, sous-traitants et parties intéressées 4 :
R-2016
R-2016
Bilan
ISO 9001 :2008 § 8.2.: Elargir les capteurs d’écoute et satisfaction client (tel que parties intéressées selon
A.3 ISO 9001:2015) compte tenu des facteurs pertinents à identifier en revue de Direction qui ne sont pas
en l’état connecté à la réflexion stratégique et/ou à l’identification des risques et opportunités.
ISO 9001 :2008 § 7.1 : Risque d’incendie voir explosion potentiel concernant le parking motos / scooters
proche d’une zone fumeur (les mégots vus par terre et les potentielles fuites d’essence sous ces deux
roues garés près d’un bosquet de résineux présentent un risque certain de propagation vers la
bibliothèque très proche). Par ailleurs le stationnement sauvage de véhicules devant la porte de la
bibliothèque présente un frein à l’accès de personnes à mobilité réduite,
X
X
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RAPPORT D’AUDIT
Type
d’audit1
Site(s) 2
QSE
PP
Q
X
PS
NC
PS/NC
vérifiés à
l’audit :
Constat
Soldé3
Processus liés à la gestion des dysfonctionnements et des actions d’amélioration 4 :
R-2016
Bilan
ISO 9001 :2008 § 8.2.2 et 8.2.3 Note : Les audits présentés n’abordent pas l’évaluation des risques avec en
particulier les risques spécifiques au système d’information (en application volontaire éventuelle de la
norme ISO 19011 v 2012),
Toulouse
Commentaires sur les performances du cycle précédent (3 ans) du système de management audité
(A remplir pour un audit de renouvellement uniquement)
Le cycle précédent montre un progrès régulier en terme de management Qualité avec les constats suivants :
Pas de non-conformité notifiée lors du dernier audit SOCOTEC réalisé le 31 mars et 1ier avril 2015 : le point sensible mis en évidence par ce dernier rapport
SOCOTEC a été levé par le présent rapport. Le rapport de l’audit SOCOTEC réalisé en 2014 formalisait trois non-conformités mineures et un point sensible. Le
rapport de l’audit SOCOTEC réalisé en 2014 formalisait trois points sensibles. Les audits SOCOTEC 2013, 2014 et 2015 sont annexés au présent rapport.
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RAPPORT D’AUDIT
CONCLUSION DE L’AUDIT
Nombre de constats
Points forts
10
Pistes de progrès
6
Points sensibles
2
Non-conformités
Mineures
0
Non-conformités
Majeures
0
Les non-conformités et les points sensibles feront l’objet d’un suivi lors du prochain audit.
Commentaires sur les performances du système de management
Management Qualité conforme à la norme ISO 9001 : 2008 avec planification prévue pour le dynamiser en
terme de management des risques processus, de gestion des connaissances, de gestion des modifications
avec mise en cohérence, aux niveaux requis, des évolutions issues de l’analyse périodique du contexte
d’une part et du projet de refonte des enseignements d’autre part. Par ailleurs les pratiques opérationnelles
auditées sont maîtrisés dans une logique d’anticipation. Ce constat et la rigueur dans la conduite des
opérations expliquent le résultat de cet audit (zéro non-conformité).
Renouvellement de la certification proposé.
Un audit complémentaire est-il nécessaire ? NON
OUI
Si oui imprimer le rapport et le faire valider au client
Date de l’audit complémentaire :
Commentaire suite à l’audit complémentaire :
Nombre de sites concernés : (si + de 5 sites utiliser une feuille à part)
Adresse(s)
du/des site(s) à
faire apparaître
sur le certificat
Site principal :
Site n°1
Site n°2
Site n°3
Site n°4
Site n°5
2, rue Camichel – BP 7122 – 31071 TOULOUSE Cedex 7
Recommandations du responsable d’audit
Nom Resp. d’audit
M. VAUBOURG
Pour la certification
(valable pour les audits initiaux ou renouvellement)
OUI
NON
Date de clôture (1)
27/04/2016
Pour le maintien de la certification (valable
uniquement pour les audits de suivi)
OUI
NON
Visa
Si la case NON est cochée en certification ou en suivi, passage au comité de certification BCS
(1). La date de clôture correspond à la date du dernier jour d’audit lorsqu’aucune non-conformité n’est constatée. En cas de non-conformité, la date de
clôture correspond à la date de levée, par l’auditeur, de la dernière non-conformité.
Décision de la direction technique de BCS
Avis favorable
Avis non favorable
Commentaire sur le rapport (Si non satisfaisant)
Nom directeur technique
Date de validation de la
Direction Technique
Visa
Décision du comité de certification BCS
9/11
Signature du Président du comité de BCS
Date :
RAPPORT D’AUDIT
COMPLEMENTS D’INFORMATION
A l’issue de l’audit, les originaux des non conformités non soldées sont laissés à l’organisme pour réponse. Celle-ci
dispose d’un délai de 60 jours maximum pour définir et/ou mettre en œuvre les actions correctives correspondantes.
Les points sensibles seront revus lors de l’audit suivant. Un plan d’action doit être mis en œuvre, durant l’année qui
suit, par l’organisme afin de supprimer ces points sensibles. Si les points sensibles ne sont pas traités, ils pourront
être qualifiés en non conformité par le responsable d’audit.
1. COMMENT COMPLETER LES FICHES DE NON-CONFORMITES
Par l’organisme :
Le représentant de l’organisme remplira la partie 2 :
 en précisant de manière explicite le détail de l’action corrective réalisée pour corriger la non-conformité,
 en indiquant la personne responsable de l’action et la date à laquelle l’action corrective sera mise en œuvre.
L’organisme adresse l’original de chaque non conformité avec ses actions ou propositions d’actions correctives au
responsable d’audit.
L’organisme doit être précis sur les solutions apportées pour faciliter la lecture par le responsable d’audit.
Par le responsable d’audit BCS (3 cas de traitement des non conformités sont possibles) :
Suite aux réponses communiquées par l’organisme, le responsable d’audit statue sur la pertinence des réponses
fournies.
Le Responsable d’audit examine les propositions d’actions correctives. Il juge (après examen des documents
transmis) de la pertinence des actions ou de l’action envisagée. Dans le cas contraire, il demande des éléments
complémentaires.
er
1 CAS : NON CONFORMITE SOLDEE DOCUMENTAIREMENT
La partie 3 de la fiche de non-conformité est alors renseignée par le responsable d’audit.
La non-conformité peut être soldée aux vues des pièces fournies et de l’action corrective rédigée.
Le responsable d’audit doit justifier de sa décision.
Les pièces jointes nécessaires pour prouver la mise en place effective de l’action corrective seront annexées.
Dans ce cas, la fiche de non-conformité est clôturée et jointe au rapport d’audit pour passage au comité de
certification.
ème
2
CAS : NON CONFORMITE SOLDEE AVEC VERIFICATION SUR SITE
La partie 3 de la fiche de non-conformité est alors renseignée par le responsable d’audit.
La non-conformité peut être soldée aux vues des pièces fournies et de l’action corrective rédigée. L’auditeur peut
cependant estimer qu’une vérification est nécessaire sur site.
La fiche de non-conformité sera reprise lors de l’audit suivant avec l’enregistrement de la Partie 4 : RA.
Les pièces jointes nécessaires pour prouver la mise en place effective de l’action corrective seront annexées.
L’année suivante lorsque la vérification sur site a été réalisée, la partie 4 de la fiche de non-conformité est alors
renseignée par le responsable d’audit.
La non-conformité peut être soldée au vue de l’application de l’action corrective.
Dans ce cas, la rédaction de la fiche de non-conformité est clôturée et jointe au rapport d’audit.
10/11
ème
3
CAS : NON CONFORMITE SOLDEE PAR AUDIT COMPLEMENTAIRE :
Si le responsable d’audit estime que la non-conformité ne peut être soldée aux vues des pièces fournies et qu’il juge
qu’une vérification IMMEDIATE sur site est nécessaire, il en informe l’organisme pour accord.
Dans ce cas, seul un audit complémentaire pourra solder la non-conformité.
Un avenant sera donc adressé à l’organisme par le service commercial de BCS.
A l’issue de l’audit complémentaire, la fiche de non-conformité sera reprise avec l’enregistrement de la Partie 4 : RA.
Nota : La procédure de délivrance du certificat ne peut s’effectuer que lorsque toutes les réponses aux NC sont jugées
pertinentes par le responsable d’audit.
2. LEXIQUE :
Points Forts :
- Constat du système de management où l’organisme va au-delà des exigences du référentiel, soit par une
méthode, technique ou pratique performante.
Pistes de progrès :
- Constat mise en évidence où l’organisme peut progresser.
Points sensibles :
- Constat du système de management montrant que l’organisme est conforme au référentiel mais des éléments
factuels de dérive traduisent un risque de ne plus garantir à court terme la bonne application des exigences.
Non-conformité mineure :
- La non-conformité ne remet pas en cause la fiabilité du Système de Management
- Constat isolé de non respect d’une exigence
- Est considérée mineure toute non-conformité qui n’est pas jugée majeure
Non conformité majeure :
- Non respect d’une exigence de la Norme mettant en cause la fiabilité du Système de Management
(exemples : il manque une des procédures obligatoires, il n’y a pas d’audit interne…),
- Non respect d’exigences réglementaires significatives (notion de risque),
- Multiples non conformités mineures sur la même exigence du référentiel ou du Système de Management
3. CLAUSE DE CONFIDENTIALITE :
La diffusion de ce rapport d’audit est limité entre BCS et l’organisme audité, il est donc confidentiel. Il est la
propriété exclusive de BCS.
L’audit est réalisé sur un échantillonnage du système de management de l’organisme audité et de ce fait ne peut
garantir à 100% les exigences du référentiel.
4. NIVEAUX POUR L’EVALUATION SUR LA MATURITE DES PROCESSUS :
-
FONCTIONNEMENT DE BASE : Les processus mis en œuvre permettent de réaliser l’activité.
-
PROCESSUS MAITRISE : Les processus traduisent un effort permanent de l’Organisme en matière de maîtrise
des processus qui permettent d’adapter les pratiques à la situation. Les processus sont améliorés de manière
régulière.
-
PROCESSUS OPTIMISE : Les processus deviennent efficients et impliquent une recherche de performances
permettant d’obtenir les résultats avec un minimum de ressources consommées.
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rapport de l`audit

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