B2 Prozessorientierte Verarbeitung von Kostenrechnungen

Die MARKANT-Gruppe
und ihre Dienstleistungen
im Regulierungsumfeld
Neu: Kostenrechnungsworkflow
Historische Entwicklung
SELEX
1994
1992
1991
1989
1987
1983
1972
1962
1953
1951
Strategische Partnerschaft mit der ZEV Wien/Österreich
Strategische Partnerschaft mit der Syntrade AG in Pfäffikon/Schweiz
Markant forciert konsequent den ECR-Gedanken, Dienstleistungen werden europaweit etabliert
Trennung von Verrechnungs- und Eigengeschäft
Einführung der Europäischen Zentralregulierung (EZR)
Bau eines Musterungszentrums in Worms und eines IT-Gebäudes in Offenburg
Erwerb der Beteiligung MARKANT Finanz AG
Eröffnung des Distributionszentrums Worms Zentrale Handelsgesellschaft -ZHG- mbH
Verschmelzung der rechtlich selbständigen Unternehmen zur MARKANT Handels und Service GmbH
Gründung EMD
MARKANT Handels- und Industriewaren-Vermittlungs AG, CH-Pfäffikon, nimmt ihre Tätigkeit auf
Gründung der S + T Bundeszentrale SELEX + TANIA Handels AG
Strukturelle Änderungen im Handel Æ
Gründung der SELEX Handels GmbH mit
Sitz in Offenburg
Gründung der Internationalen A & O
Erstes Selbstbedienungsgeschäft von A & O
Gründung der ersten freiwilligen Handelskette: A & O aus 20 Lebensmittelgrosshandlungen
TANIA
2009
2008
2007
2006
2002
1979 ZHG Frankfurt und VEK Hamburg
fusionieren zur Tania Handels GmbH mit Sitz
in Hamburg
1970 Zusammenschluss von IFA, VEGE und
VIVO zur ZHG Frankfurt
1969 Fusion von Einkaufskontor Essen und
GEGRO Hamburg
1930 Entstehung der GEGRO Hamburg
1928 Gründung Einkaufskontor Essen
Standorte
Offenburg
- Vermittlungs-/Eigengeschäft Food
- Zentralregulierung/Administration
- Marketing/Zentrale Dienste/Ware
- Informationstechnologie
Standorte
Worms
– Vermittlungs-/Eigengeschäft
Nonfood
– Logistik
– 46.000 m² Lagerfläche
– Musterungszentrum
Markant Worms
Musterungszentrum
Servicegesellschaften
MARKANT Finanz AG
ƒ Der Finanzdienstleister der MARKANTGruppe
ƒ Praxisorientierte Konzepte nach
Bedürfnissen der Geschäftspartner
ƒ Sicherstellung von Planbarkeit und
Liquidität
Outlets der MARKANT-Mitglieder
Lieferung zu
Handelskettengeschäften und
Supermärkten
> 6.500 Outlets
ca. 5,2 Mrd. €
Verbrauchermärkte und
SB-Warenhäuser
ca. 1200 Outlets
ca. 24,4 Mrd. €
Umsatz 2007, Struktur 2008/2
Outlets der MARKANT-Mitglieder
Drogeriemärkte
> 17.000 Outlets
ca. 13,3 Mrd. €
Baumärkte/
Baustoffmärkte
Gartencenter/
Technikmärkte
> 500 Outlets
ca. 3,5 Mrd. €
Umsatz 2007, Struktur 2008/2
Outlets der MARKANT-Mitglieder
Cash & CarryMärkte
> 80 Outlets
ca. 1,2 Mrd. €
Weitere Vetriebsschienen/
Mitglieder
ca. 4,6 Mrd. €
Umsatz 2007, Struktur 2008/2
Was wir tun…
Die Zentralregulierung ist eine der Kerndienstleistungen der Markant zur
effizienten Abwicklung zwischen Industrie und Handel.
Rechnungsfluss zwischen Handel und Industrie
nicht-zentralisierte
Rechnungen und Regulierung
Handel – Industrie
Lieferant
A
Lieferant
B
Rechnungen
Rechnungen
Lieferant
D
Lieferant
C
Lieferant
E
Lieferant
A
Lieferant
B
Lieferant
C
Lieferant
D
Lieferant
E
Rechnungen Rechnungen Rechnungen Rechnungen
Rechnungen
Rechnungen
Zentralisierte Rechnungen und Regulierung
Handel – Markant – Industrie
Rechnungen
Zahlung
Rechnungsliste
Markant
Zentralregulierung
Handelsunternehmen
Handelsunternehmen
Zahlung
Zahlung
Zahlung
Zahlung
Markant – Europäische Zentralregulierung
In 2008 generierten wir über 16,8 Mio. Rechnungen in Europa:
Deutschland
14,5 Mio.
Rechnungen p.a.
MARKANT
EZR
Länder in Planung
Benelux
France
Poland
Österreich
0,82 Mio.
Rechnungen p.a.
Schweiz
1,39 Mio.
Rechnungen p.a.
Tschechei
Slowakei
0,07 Mio. Rechnungen p.a.
Servicegesellschaften
EMD - European Marketing Distribution AG
ƒ Die einzige Alternative für den
unabhängigen Handel
ƒ 1.100 Mitglieder in 22
europäischen Ländern
ƒ Internationales Warengeschäft
und Euromarken (Private Labels)
Servicegesellschaften
Wesentliche Mitglieder der EMD sind:
A
ZEV Markant
CZ
Markant Česko
D / LUX
Markant
DK
SuperGros
E
Euromadi
FIN
Tuko Logistics
GB
Musgrave/Budgens/Londis
IRL
Musgrave
I
ESD Italia (Effisienza e Servizi per la Distribuzione
N
Unil / NorgesGruppen
NL
Superunie
P
Euromadiport
S
Axfood
SK
Markant Slovensko
SLO/HRBIH/
SRB
Mercator
Gesamtumsatz (EVP) € 109 Mrd.
Verrechnungsumsatz
Verrechnungsumsatz DE 2008
ƒ
Food
ƒ
Nonfood
Gesamt
22,4 Mrd. €
3,7 Mrd. €
=
26,1 Mrd. €
Quelle: MARKANT
Kernsysteme der Zentralregulierung
Vorsysteme
Belegerfassung
OCR
EDI
ZAS
U
D
EZR
Dialog
EZR
Zentralregulierung
M
Folgeprozesse EZR
Nachsysteme
Fibu
Datawarehouse
Zahlungsverkehr
Abrechnungsunterlagen
EDI Ausgangsdaten
Mahnwesen
Die 4 Schwerpunkte der Zentralregulierung
1. Papierlose Abwicklung für alle Mitgliedsunternehmen (EDI)
ƒ Synergieeffekte und Kostenreduktion
ƒ Gewährleistung der Datenqualität
ƒ Reduzierung des Handling-Aufwands
ƒ Senkung der Transaktionskosten
ƒ Verarbeitung bilateraler Schnittstellen
Die 4 Schwerpunkte der Zentralregulierung
2. Optische Belegerkennung (OCR)
ƒ unterschiedlichste Dokumente möglich
Kostenrechnungen
Lieferscheine
Versandpapiere
Beitragsfreistellungen
Beitragsfreistellungen
Urlaubs- und
Krankenscheine
u.a.m.
Die 4 Schwerpunkte der Zentralregulierung
3. Archivierung von Fremddokumenten und Rechnungen
1
Bereitstellung einer
Informationsplattform
mit allen aktuellen und
relevanten Dokumenten
Steuerrechtliche
Prüfung auf Basis der
MARKANT - Archive
Archivierung der
elektronischen Ein- bzw.
Ausgangsdaten in
GDPdU-relevanter Form
Dienstleistung
MARKANT
4
Auslieferung der elektronischen Einbzw. Ausgangsdaten in GDPdUrelevanter Form auf Anforderung
3
2
Die 4 Schwerpunkte der Zentralregulierung
4. Zentrale Rechnungsprüfung über MARKANT
Nutzen der über MARKANT laufenden elektronischen
Informationen, um einzelne Prüfungen vor der Rechnungsprüfung der Mitgliedsunternehmen auszuführen
tägliche
Rechnungen von Übertragung
MARKANT-Lieferant
MAREKO
EZR Zentralregulierung
wöchentliche Übertragung
Reklamationen
Vorgangsverknüpfung
Rechnungsprüfung
Proforma vom
Handelspartner
tägliche
Übertragung
Buchungsdaten
zum
Handelspartner
Belegbearbeitung Papierbelege
Wie sieht unsere Rechnungsbearbeitung aus?
1.
Posteingang
2.
Belegvorbereitung
3.
Scanning
4.
Erfassung /
OCR
5.
Qualitätsprüfung
Weitergabe
an
Folgesysteme
2. Täglich werden ca. 2.000 Sendungen (ca. 106.000 p.a.), jährlich ca. 2,8 Mio.
Papierrechnungen vorbereitet.
3. Wir arbeiten mit 8 Scannern: 7 Feeder-Scannern (ca. 3.500 Seiten / Std.) und
1 manuellen Scanner. Jährlich werden ca. 5,9 Mio. Seiten an Papierrechnungen
und ca. 30 Mio. weitere Belege gescannt und archiviert.
4. Erfassung bzw. Auslesung der Papierrechnungen, täglich ca. 11.000 Belege. Das
System ist beliebig skalierbar und bereits für 70.000 Seiten täglich ausgelegt.
5. Überprüfung der erfassten Papierrechnungen, täglich ca. 1.300 Belege (12 %)
Über das Markant-Portal stehen derzeit über 15.000 Usern 244 Mio. Dokumente
online zur Verfügung.
Warum ein Kostenrechnungsworkflow?
Alle unsere Handelspartner haben Kostenrechnungen, deren Abwicklung
kostenintensiv sind, da diese noch manuell in Papierform verarbeitet
werden.
Konventionelle Verarbeitung
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
personalintensiv
hoher Zeitaufwand
drohender Skontoverlust
Fehlerquellen
Medienbrüche
viel Papier
keine maschinellen Daten zum Prozessvorgang
die Outlets sind im ganzen Bundesgebiet verteilt
Generierung eines zentralen Ablaufs
Einhaltung der im Workflow abgebildeten organisatorischen Vorgaben
Die mit Kunden erhobenen, durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro manuell
abgewickelter Kostenrechnung beträgt 29,46 EUR (38,44 EUR1).
1
Studie SER05b, Seite 5
Rahmenbedingungen
Das System Kostenrechnungsworkflow stellt ein
auf Internet-Technologie basiertes
Anwendungssystem für die
Rechnungskontrolle von Kostenrechnungen
zur Verfügung und ist in das Markant-Portal integriert.
Der Einsatz des Kostenrechnungsworkflows
zur Verarbeitung von Kostenrechnungen reduziert
den manuellen Aufwand in der Finanzbuchhaltung
sowie in den Fachbereichen.
Der Kostenrechnungsworkflow nutzt dabei die modular aufgebauten
Vorsysteme Belegvorbereitung, Scanning, OCR und Archivierung.
Auswahlverfahren
Klärung über Make-or-Buy
ƒ Grundsätzlich stellt sich bei der Komplexität der Markant-Prozesse die
Frage, ob ein Produkt gekauft oder selbst entwickelt wird.
Vergabe einer Diplomarbeit an einen unserer BA-Studenten
der Wirtschaftsinformatik im Zusammenhang mit unserem
Portalsystem
ƒ Erhebungen
ƒ Kosten der bisherigen Verarbeitung
ƒ Potentiale
ƒ für Markant in Frage kommende Anbieter (5)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Ausschreibung
Angebotseinholung
Präsentationen und Demonstrationen der Dienstleister
Gegenüberstellungen
Auswahlverfahren
Festlegungen der KO-Kriterien
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
unterstützte Datenbanken
Anzeige der Client-Daten
Laufzeitumgebungen
Single-Sign-On
Allgemeine Kriterien
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Attraktivität des Lizenzmodells
Usability der Software
Implementierungsaufwand für einen Workflow
Erweiterbarkeit
Installationsaufwand (System/Clients/Schnittstellen)
Monitoring
Support
Verarbeitung
Auswahlverfahren
Das Produkt BPM-Inspire überzeugte uns vor allem mit der Usability und
der einfachen Implementierung von Prozessen.
Ebenso die einfache Anbindung unserer modular gestalteten Prozesse
wie smartFIX (OCR von Insiders), der Anbindung unseres vorhandenen
Archivsystems (MARS*) sowie die Integration in unsere Portallösung.
bpi überzeugte mit zahlreichen Features, die bereits in der
Standardlösung von bpi enthalten sind. Bei anderen Anbietern müssten
diese erst entwickelt oder konnten prinzipiell nicht implementiert
werden.
Æ bpi schnitt mit Abstand als bester Dienstleister für die Intergration des
von uns geforderten Kostenrechnungsworkflows ab!
*Markant Archivierungs- und Retrieval System
Welche Ziele wollen wir erreichen?
(Direkte) Kostenvorteile
Vermeidung von Kopien und
Lagerung von Papier,
Skontoausnutzung
Qualitätsaspekte
Nachweisbarkeit
Automatische Prüfungen,
Prozesstransparenz, geringere
Fehlerquote bei der Erfassung
KoReWo
Zeitvorteile
Sicherheit
Zufriedenheit
(Semi-)Automation der Erfassung
und Prüfung, schnellere Bearbeitung
und Weitergabe durch
Digitalisierung, weniger
Nachbearbeitungsaufwand
Rechtemanagement,
Zugriffssteuerung, vereinfachte
Spiegelung von digitalen
Informationen
Schnellere Bezahlung der
Lieferanten, bessere
Auskunftsfähigkeit gegenüber
Kunden
Erfassung der Belege und
Rückmeldungen, mögliche
Protokollierung der Bearbeitung
Prozessübersicht Kostenrechnungen
Belegvorbereitung
Scanning
(OCR Verfahren)
Ausgelesene
Daten &
Image-Info
OCR
Fibu-System
Images / PDF
Archivierung
Mail-System
Images / PDF
PDF
Inspire-Workflow
Rechnungseingangsbuch
Buchungsdaten
Protokoll
Buchung OK / Nicht OK
Prozess (grob)
Papier, EDI
Kostenrechnungen in Papier, EDI
Papier, EDI
Standard XMLSchnittstelle zur
(automatische) Ermittlung
Verbuchung im
jeweiligen Fibu-System
KST-Verantwortung
KST-Stelle
KST-Träger
Inspire
Papier Æ Scanner Æ OCR
EDI Æ Mapping
Inhouse SS
Workflow
Stufen 1 - N
manuelle Ergänzungen
durch Anwender möglich
Gesamtleistungsumfang
ƒ Tracking der eingehenden Sendungen innerhalb der Markant-Systeme
ƒ Belegvorbereitung für das Scannen und Erfassen
ƒ Scanning der eingehenden Kostenrechnungen in 200 und 300 dpi,
bitonal
ƒ Erfassung der benötigten Indices von den Kostenrechnungen mittels
OCR
ƒ Archivierung und Weitergabe der Daten in den
Kostenrechnungsworkflow
ƒ Papierbelegloses Abarbeiten der Kostenrechnung gemäß definiertem
Workflow
ƒ Generierung der Buchungsinformationen
ƒ Datenbereitstellung für das Fibu-System der Handelspartner
Überblick Funktionsumfang KoReWo
ƒ
Haupt- und Unterworkflow, dynamisch, fallbezogen
ƒ
Mailbenachrichtigung
ƒ
Rechnungseingangsbuch
ƒ
Rechnungsprüfung / Kontierung in der Fibu
ƒ
Freizeichnungsprozesse mit Kommentarerfassung
ƒ
Positionssplitting
ƒ
Buchungsvarianten
ƒ
Abwesenheitsoption
ƒ
Posteingang / Postausgang / Wiedervorlage
ƒ
komplettes Monitoring
ƒ
Aufzeichnung und Archivierung aller Schritte als PDF zusätzlich zum
Beleg
ƒ
automatische Buchung
Vorteile des Handelspartners
ƒ
klare Prozesswege
ƒ
kurze Prozessdauer
ƒ
automatische Prozesse
ƒ
Monitoring der Belege
ƒ
automatische Buchung des Rechnungseingangsbuch
ƒ
kein Zeitverlust bei Sammelrechnungen, da Möglichkeit der parallelen Prüfung
ƒ
Kosteneinsparung durch schlanke, papierlose, automatisierbare Prozesse
ƒ
technische Infrastruktur für das System liefert Markant
ƒ
ƒ
ƒ
keine Investitionen in die Infrastruktur durch den Kunden nötig
ƒ
keine Investition in die Vorsysteme EDI / OCR
Zentrale Archivierung bei Markant
ƒ
keine gesplitteten Archive
ƒ
kein Papierarchiv
ƒ
Markant ist erfahrener Dienstleister in der Belegverarbeitung
Vertraulichkeit zu 100 % gewährleistet
Nutzen
Vorteile
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
revisionssichere Verarbeitung der Belege
keine eigenen Vorsysteme nötig
Monitoring der Belege in allen Zuständen
keine manuelle Verbuchung
Archivierung der gescannten Belege bei Markant und/oder
Weitergabe an eigene Kunden-Archive
Einsparungen
ƒ Verkürzungen der Beleglaufzeiten
ƒ keine Kosten für Kopien, Ordner oder spezifisches Büromaterial
ƒ 70 % der für Dokumentenverwaltung aufgewendeten Zeit1
1 Studie
Accenture
Zeitplan KoReWo
Q2 2009
Projektfortschritt
Fachkonzeption
Anforderungen
Auswahl
9 Kundengespräche 9 Kick-Off intern
9 Grobspezifikation
Aufnahme der
9 Ausschreibung
9 Nachfassung
Anforderungen
Angebote
9 Angebotseinholung
9 Anforderungsprofil
9 Auswahl Anbieter
DL ermitteln
9 Präsentationen Demo
Dienstleister
9 Beschaffung
9 Fachkonzeption
Hardware,
9 Gegenüberstellungen
9 SystemSoftware
Integrations9 Vertragliche
konzept
Vereinbarungen
Q3 2009
Integration
Ausrollung
9 Implementierung
Hardware,
Betriebssysteme,
Datenbanken
• Präsentation
„Markant“
Workflow
9 Feinspezifikation
• Implementierung
Software
• Systemtests
• Schulung intern
• Pilot „Markant“
• Gesamttest
• Feinjustierung
System, Lasttest
• Definition
individueller
Kunden-Workflows
• Implementierung
Kunden-Workflow
• Test
• Aktivschaltung
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Stefan Tombi
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Telefon: +49-781-616-239
Hanns-Martin-Schleyer-Straße 2
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